Tenue de livres dans un chiffrier : quand il ne suffit plus

Puis-je faire ma tenue de livres dans un chiffrier?

Oui. L'IRS vous laisse choisir n'importe quel système de registres qui montre clairement vos revenus et vos dépenses, et la loi n'exige aucun type particulier de registres, sauf dans quelques cas (IRS : tenue des registres). Le règlement demande des livres ou registres permanents suffisants pour établir le revenu brut, les déductions et les crédits (26 CFR 1.6001-1). Un chiffrier peut répondre à cette norme s'il concorde avec la déclaration, remonte aux pièces justificatives et fait l'objet d'un rapprochement bancaire chaque mois (chaque écriture est comparée au relevé bancaire, ligne par ligne), comme le conseille l'IRS. La Publication 583 ajoute des critères pour les registres informatisés, qu'un simple chiffrier peut ne pas respecter sans travail supplémentaire. Ni cette publication ni la procédure administrative Rev. Proc. 98-25 ne nomment les chiffriers, mais cette procédure vise tout système qui traite les registres autrement que manuellement, y compris un système de micro-ordinateur autonome. Considérez ces critères comme la norme pour un chiffrier qui contient vos seuls livres.

Un chiffrier devient moins fiable lorsque :

• personne ne le rapproche des relevés bancaires chaque mois;
• toute personne qui a le fichier peut modifier des mois clos sans laisser de trace;
• vous avez des employés, vous payez des entrepreneurs indépendants ou vous revendez des marchandises;
• un prêteur, un investisseur, un copropriétaire ou l'IRS doit s'y fier;
• des mois d'activité bancaire n'ont jamais été inscrits.

Si plusieurs de ces situations s'appliquent, ou si des mois n'ont jamais été inscrits, il faut souvent reconstruire le chiffrier en livres rapprochés plutôt que de le rapiécer; la dernière section indique où va chaque cas.

À rassembler d'abord : les relevés de chaque compte bancaire et de carte pour l'année; le chiffrier et toutes ses copies plus anciennes; les factures et les reçus; la dernière déclaration produite; les registres de paie et des entrepreneurs indépendants, s'il y en a.

Que doivent montrer les registres de mon chiffrier, et quelles pièces les accompagnent?

Les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et chaque écriture a besoin d'une pièce justificative. La Publication 583 précise que les livres résument vos opérations et que les bordereaux de vente, les factures acquittées, les factures, les reçus, les bordereaux de dépôt et les chèques payés contiennent les renseignements qui y sont reportés. Pour les achats et les dépenses, l'IRS indique que les pièces devraient identifier le bénéficiaire du paiement, le montant, la preuve de paiement, la date et ce qui a été acheté (IRS : quels registres conserver).

Gardez un compte bancaire d'entreprise distinct de votre compte personnel, et notez la source de chaque dépôt : revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (Publication 583). Un registre préparé par ordinateur compte comme un registre écrit pour les frais de voyage, d'automobile et de cadeaux, mais vous devriez les inscrire au moment où ils surviennent ou peu après (Publication 463). Si vous conservez des numérisations ou des photos plutôt que le papier, le système de stockage électronique doit les indexer, les stocker et les reproduire de façon lisible, et le papier ne peut être détruit qu'après que le système a été testé pour répondre aux exigences de l'IRS (Publication 583, section sur les registres électroniques).

Partie simple ou partie double : que peut bien faire un chiffrier?

Un chiffrier fait bien la partie simple, parce que ce système n'enregistre que le flux des revenus et des dépenses. La Publication 583 la présente comme la plus simple à tenir et précise qu'elle ne convient peut-être pas à tout le monde. La partie double enregistre chaque opération deux fois, en débit dans un compte et en crédit dans un autre, et l'IRS indique qu'elle comporte des contrôles et des équilibres intégrés.

Que manque-t-il à un chiffrier de ce qu'un examinateur ou un prêteur recherche?

Un simple chiffrier n'a souvent ni les contrôles, ni la description écrite, ni la piste de vérification que l'IRS énumère pour les registres informatisés. La Publication 583 indique que les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration et identifier les documents sources, et que votre documentation doit montrer des contrôles qui empêchent l'ajout, la modification ou la suppression non autorisés. La procédure administrative Rev. Proc. 98-25 en donne le détail.

La procédure administrative vise les registres tenus autrement que manuellement. Pour une petite entreprise, elle s'applique lorsque, par exemple, une partie des renseignements exigés n'existe que dans des registres électroniques. Aucun des deux textes ne nomme les chiffriers; c'est donc à un CPA de dire si un chiffrier donné est visé, et un chiffrier qui contient vos seuls livres est le cas le plus susceptible de l'être.

Si un contribuable ne se conforme pas à la procédure administrative, l'IRS peut lui envoyer un avis de registres inadéquats (Notice of Inadequate Records) en vertu du 26 CFR 1.6001-1(d), et la procédure administrative (section 12) range la pénalité liée à l'exactitude parmi les conséquences. Voyez pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise. Importer des lignes bancaires dans un chiffrier ne constitue pas un rapprochement; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Comment configurer un chiffrier qui respecte la norme?

Utilisez une ligne par opération, faites le rapprochement chaque mois et gardez des copies datées des mois clos. Chaque ligne a besoin de la date, du bénéficiaire ou du client et du montant; d'une catégorie qui correspond à une ligne de la déclaration; du compte d'où le paiement est parti ou où le dépôt a été fait; d'une référence au document, comme un numéro de facture ou un nom de fichier; du but commercial, pour les dépenses; et d'une marque qui indique le mois de relevé auquel elle a été rapprochée.

Chaque mois, faites concorder chaque compte avec le solde de son relevé, enregistrez une copie datée en lecture seule et notez toute modification de formule ou de colonne dans un onglet de notes. Certains chiffriers conservent un historique des versions ou permettent de verrouiller des cellules. Aucun des deux documents de l'IRS ne dit si cela satisfait au critère de contrôle; voyez-y donc une aide et conservez aussi les copies datées.

Un logiciel vaut-il la peine si j'ai déjà un comptable?

Un logiciel peut offrir certains contrôles qu'un simple chiffrier n'a pas, mais la présence d'un comptable ne change pas la norme : selon l'IRS, les contribuables sont responsables de tenir les livres et registres qui appuient leurs déclarations (FAQ de l'IRS, réponse 8). Ces contrôles sont des comptes qui doivent s'équilibrer, des relevés et un fichier de sauvegarde qui est une copie exacte des livres d'écritures originales (les registres tels qu'ils ont été saisis la première fois). Les critères de la Publication 583 pour les registres informatisés s'appliquent quand même au logiciel, et il ne fait pas le rapprochement bancaire à votre place. L'IRS dit pouvoir tester l'intégrité de ce fichier, mais ne pas pouvoir tester adéquatement des registres déjà convertis d'un logiciel vers des chiffriers (FAQ de l'IRS, réponse 11).

Un comptable peut préparer une déclaration à partir d'un chiffrier rapproché de la banque. Un chiffrier qui ne l'est pas doit généralement être reconstruit d'abord; voyez reconstruire des livres à partir des relevés bancaires. Pour savoir ce que doit faire une application, voyez une application de tenue de livres pour l'annexe C.

Quand les stocks, la paie ou les formulaires pour entrepreneurs indépendants obligent-ils à passer à un logiciel?

Aucune règle ne nomme un logiciel pour l'un ou l'autre. Chacun ajoute des registres qui doivent concorder avec une déclaration, et une liste de ventes et de dépenses n'a pas de place pour cela.

Les registres de taxe de vente suivent les règles de chaque État; voyez produire les déclarations de taxe de vente. Pour la mise en place, voyez mettre en place la paie, quels entrepreneurs indépendants reçoivent un formulaire fiscal et stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Quand un prêteur, un investisseur, un copropriétaire ou un comptable rend-il un chiffrier inutilisable?

Un chiffrier cesse de fonctionner lorsqu'il ne peut pas produire ce dont l'autre lecteur a besoin; le recours à un tiers relève le niveau d'exigence, mais n'impose pas à lui seul un logiciel. La Publication 583 indique que les livres devraient produire des états financiers utiles dans les relations avec une banque ou des créanciers : un état des résultats, qui montre les revenus et les dépenses d'une période, et un bilan, qui montre les actifs, les passifs et votre avoir à une date.

Comment passer d'un chiffrier à un logiciel sans perdre l'historique ni compter un revenu deux fois?

Choisissez une date de bascule, rapprochez le chiffrier jusqu'à cette date, reportez soit les soldes d'ouverture, soit les anciennes opérations, mais pas les deux, et gardez le fichier d'origine. Pour un changement entre deux logiciels en cours d'année, voyez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.

1. Choisissez la date. Le chiffrier se termine la veille du début du logiciel, de sorte qu'il n'y a ni trou ni chevauchement. Le premier jour d'une année d'imposition est la solution la plus nette.
2. Rapprochez d'abord. Faites concorder le chiffrier avec chaque relevé de banque et de carte jusqu'à la date de bascule, et corrigez les écarts avant de transférer quoi que ce soit (la Publication 583 dit de rapprocher le compte chèques chaque mois).
3. Chargez les soldes ou l'historique, pas les deux. Les soldes d'ouverture contiennent déjà l'effet des revenus et des dépenses antérieurs; charger d'anciennes opérations par-dessus, vous les comptez donc deux fois. Si vous basculez en cours d'année avec les soldes seulement, l'état des résultats du logiciel commence à cette date; conservez donc les totaux cumulatifs du chiffrier depuis le début de l'année : la déclaration a besoin des deux. Si vous chargez les revenus et les dépenses antérieurs de l'année, le logiciel les contient déjà; ne les ajoutez pas de nouveau. Pour les soldes d'ouverture, voyez soldes d'ouverture quand les livres commencent tard.
4. Saisissez une seule fois les factures et les comptes impayés. Avec la méthode de caisse, le revenu compte quand vous le recevez; avec une méthode d'exercice, il compte quand il est gagné (Publication 538). Dans des livres tenus selon la méthode d'exercice, saisissez chaque facture client ou facture fournisseur impayée comme un poste ouvert par rapport aux soldes d'ouverture, de façon qu'elle n'ajoute ni nouvelle vente ni nouvelle dépense, et inscrivez son paiement contre ce poste. Dans des livres tenus selon la méthode de caisse, gardez une liste des postes impayés et inscrivez chacun quand il est payé. Dans les deux cas, un poste que le chiffrier a déjà compté ne doit pas être compté de nouveau; pour les écritures d'ouverture, voyez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.
5. Comparez les totaux. Faites concorder les soldes d'ouverture du logiciel avec les chiffres de clôture du chiffrier à la date de bascule. À la fin de l'année, ne combinez que des périodes qui ne se chevauchent pas : le chiffrier jusqu'à la date de bascule, plus le logiciel après cette date (sauf si le logiciel contient déjà les mois antérieurs), et faites concorder le résultat avec la déclaration.
6. Gardez l'original intact. Lors d'un examen, l'IRS a indiqué qu'un fichier reconstruit en ressaisissant des opérations ne constitue pas les livres d'écritures originales (FAQ de l'IRS, réponse 10). Enregistrez donc le chiffrier en lecture seule, dans un format que vous pouvez encore ouvrir et traiter, même une fois que le logiciel contient le même historique.

Que demande l'IRS quand les livres sont électroniques, et combien de temps dois-je conserver chaque version?

L'IRS demande les livres électroniques eux-mêmes, et pas seulement des copies imprimées, et vous les conservez au moins jusqu'à l'expiration du délai dont l'IRS dispose pour établir un impôt supplémentaire sur chaque déclaration. La FAQ de l'IRS est rédigée pour les logiciels de comptabilité. Elle indique que les examinateurs demandent les fichiers électroniques tôt dans un examen, par demande écrite, et peuvent examiner les opérations créées ou modifiées pendant l'année examinée. La procédure administrative Rev. Proc. 98-25 exige que les registres électroniques soient conservés aussi longtemps, qu'ils soient mis à disposition sur demande et qu'ils puissent être traités. La documentation du système doit inclure les modifications et leurs dates, et la procédure recommande des copies de sauvegarde conservées en lieu sûr. Aucune source ne fixe un nombre de versions à enregistrer. Des copies datées de fin de mois et de fin d'année sont une façon simple de montrer ce qui a changé et à quel moment.

Pour la durée de conservation de chaque type de registre, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise et le Topic no. 305.

Que remettre à mon comptable si mes livres sont dans un chiffrier?

Remettez le fichier de travail, et non une copie imprimée, avec tout ce qui figure sous « À rassembler d'abord », plus :

• les copies datées des mois clos, et une note sur tout mois qui n'a pas encore été rapproché;
• les relevés de prêt et les factures des actifs achetés;
• les apports et les retraits des propriétaires, tenus à part des revenus et des dépenses;
• une note d'une page expliquant ce que signifie chaque colonne et chaque code (la Rev. Proc. 98-25 demande un plan comptable et des descriptions de comptes).

Pour une routine simple, voyez la tenue des registres pour un travailleur autonome.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Une consultante dont l'année est stable et simple

Une consultante facture 90 000 $ par année, avec environ 40 opérations par mois. Elle tient une ligne par opération avec une référence au document, fait le rapprochement bancaire chaque mois et enregistre une copie datée à la fin du mois. Ce chiffrier peut répondre à la norme de l'IRS. Le jour où un prêteur lui demande un état des résultats et un bilan, elle n'a que le premier et doit ajouter les actifs, les passifs ainsi que ses propres apports et retraits.

Une LLC d'aménagement paysager avec deux employés

Une LLC d'aménagement paysager dont les revenus sont de 180 000 $ paie deux employés et verse 6 000 $ par chèque à un entrepreneur indépendant de l'équipe. Elle doit conserver les registres de salaires, de retenues et de dépôts pendant au moins 4 ans. Ses formulaires 941 devraient concorder avec les formulaires W-2 et W-3, et si l'entrepreneur indépendant n'est pas une société (une LLC imposée comme une société en est une), elle totalise ses paiements pour un formulaire 1099-NEC. Un seul chiffrier de ventes et de dépenses ne contient rien de tout cela. Le propriétaire doit soit construire et tester les contrôles, soit transférer la paie et les registres des entrepreneurs indépendants dans un logiciel.

Une vendeuse en ligne d'articles artisanaux

Une vendeuse réalise 40 000 $ de ventes sur 600 commandes et achète des marchandises. Si elle tient un état des stocks, elle dénombre ses stocks à la fin de l'année et calcule le coût des marchandises vendues : 3 000 $ de stock d'ouverture plus 14 000 $ d'achats moins 4 000 $ de stock de clôture donnent 13 000 $. Elle peut se qualifier comme contribuable de petite entreprise et choisir de ne pas tenir d'état des stocks, mais elle doit quand même suivre l'un des deux traitements acceptés : les marchandises comme fournitures non accessoires, ou ses livres et registres. Un chiffrier de ventes et de dépenses sans registres d'achats ni de dénombrement ne soutient ni l'un ni l'autre choix.

Votre situation est différente?

• Un prêteur, un acheteur ou un investisseur veut un état des résultats et un bilan, et votre chiffrier ne peut pas les produire : voyez prouver votre revenu à un prêteur et mettre vos livres en ordre avant une collecte de fonds. La question de savoir si le chiffrier peut être reconstruit en livres rapprochés relève de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez reçu une lettre de l'IRS qui demande des registres : le fichier électronique, ses rapprochements et son historique des modifications entrent en jeu. Voyez pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise. Une réponse sur la déclaration elle-même relève d'un professionnel de la fiscalité; la question de savoir si les livres qui la sous-tendent concordent relève de l'aide en tenue de livres.
• Des mois d'activité bancaire n'ont jamais été inscrits : voyez rattraper des livres en retard et reconstruire des livres à partir des relevés bancaires, puis l'aide en tenue de livres pour passer à un logiciel sans trou à la limite de l'année.
• Des copropriétaires se partagent le revenu, ou un même compte mélange argent personnel et argent d'entreprise : voyez corriger le mélange des fonds d'entreprise et des fonds personnels et paiements garantis ou retraits d'associés; un fichier partagé exige aussi de l'aide en tenue de livres pour mettre en place les comptes des propriétaires.
• Vous avez des employés ou des entrepreneurs indépendants, ou vous revendez des marchandises, et tout se trouve dans un seul chiffrier : voyez mettre en place la paie et stocks ou fournitures pour les petits vendeurs. L'impôt retenu sur la paie et non versé peut atteindre personnellement les propriétaires et les dirigeants : voyez pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Mettre la paie, les registres des entrepreneurs indépendants et ceux des stocks dans des livres qui concordent avec les formulaires 941, W-2, 1099-NEC et le coût des marchandises vendues est un travail pour l'aide en tenue de livres.
• Vous exploitez une société, ou elle appartient à des propriétaires étrangers : voyez mise en place de la tenue de livres d'une société de type S et tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers; les comptes des propriétaires et le bilan relèvent de l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez un immeuble locatif : voyez tenue de livres d'un immeuble locatif, chiffrier ou logiciel.
• Vous êtes propriétaire unique et votre année est simple : voyez la tenue des registres pour un travailleur autonome et tenir ses propres livres ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
• Votre choix de méthode a une incidence sur les chiffres : voyez méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.