Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty tại Hoa Kỳ đang giữ sổ sách trong bảng tính
- Chủ doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang phần mềm kế toán
- Chủ doanh nghiệp bị bên cho vay, đồng sở hữu, kế toán viên hoặc IRS yêu cầu xuất trình sổ sách
Không đề cập ở đây
- Nên mua phần mềm kế toán nào
- Sổ sách bất động sản cho thuê và việc chọn phương pháp tiền mặt hay dồn tích
- Dựng lại sổ sách của nhiều tháng bị bỏ trống, và mức tiền phạt
- Mỗi loại hồ sơ cần giữ bao lâu
Tôi có thể ghi sổ kế toán bằng bảng tính không?
Được. IRS cho phép bạn chọn bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí của bạn, và luật không đòi hỏi loại hồ sơ đặc biệt nào, trừ vài trường hợp (IRS: Lưu giữ hồ sơ). Quy định yêu cầu sổ sách hoặc hồ sơ lâu dài đủ để xác lập tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (26 CFR 1.6001-1). Bảng tính có thể đạt chuẩn này khi khớp với tờ khai, truy ngược được đến chứng từ gốc và được đối chiếu với ngân hàng mỗi tháng (từng khoản được đối chiếu với sao kê ngân hàng, từng dòng một), như IRS khuyến nghị. Publication 583 bổ sung các tiêu chí cho hồ sơ lưu trên máy tính, và một bảng tính đơn giản có thể không đạt nếu không làm thêm. Cả tài liệu này lẫn Revenue Procedure 98-25 đều không nêu tên bảng tính, nhưng revenue procedure này áp dụng cho mọi hệ thống xử lý hồ sơ bằng phương pháp không thủ công, kể cả hệ thống máy vi tính đơn lẻ. Hãy coi các tiêu chí đó là chuẩn cho bảng tính đang chứa toàn bộ sổ sách của bạn.
Bảng tính trở nên khó tin cậy hơn khi:
- không ai đối chiếu bảng tính với sao kê ngân hàng mỗi tháng;
- bất kỳ ai có tệp đều có thể sửa các tháng đã khóa sổ mà không để lại dấu vết;
- bạn có nhân viên, trả tiền cho nhà thầu hoặc bán lại hàng tồn kho;
- bên cho vay, nhà đầu tư, đồng sở hữu hoặc IRS phải dựa vào bảng tính đó;
- có những tháng giao dịch ngân hàng chưa bao giờ được ghi sổ.
Nếu nhiều tình huống trên cùng xảy ra, hoặc có tháng chưa được ghi sổ, bảng tính thường phải được dựng lại thành sổ sách đã đối chiếu thay vì vá từng chỗ; phần cuối bài cho biết mỗi trường hợp nên xem hướng dẫn nào.
Chuẩn bị trước: sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ trong năm; bảng tính và mọi bản cũ của nó; hóa đơn và biên lai; tờ khai gần nhất đã nộp; hồ sơ bảng lương và nhà thầu, nếu có.
Hồ sơ trong bảng tính phải thể hiện những gì, và cần kèm chứng từ nào?
Sổ sách phải cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và mỗi khoản ghi phải có một chứng từ gốc phía sau. Publication 583 nêu rằng sổ sách tóm tắt các giao dịch của bạn, còn phiếu bán hàng, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn, biên lai, phiếu gửi tiền và séc đã hủy chứa thông tin được đưa vào sổ. Với các khoản mua hàng và chi phí, IRS cho biết chứng từ nên ghi rõ người nhận tiền, số tiền, bằng chứng thanh toán, ngày và nội dung đã mua (IRS: loại hồ sơ cần giữ).
| Hồ sơ | Chứng từ gốc | Mỗi dòng trong bảng tính nên giúp bạn tìm ra điều gì |
|---|---|---|
| Thu nhập | Hóa đơn, phiếu gửi tiền, sổ biên lai, phiếu thanh toán thẻ, Form 1099-NEC và Form 1099-MISC | Chứng từ đó và khoản tiền gửi tương ứng |
| Hàng mua về để bán lại | Hóa đơn, bằng chứng thanh toán | Hóa đơn của nhà cung cấp và món hàng đã mua |
| Chi phí | Hóa đơn, biên lai, sao kê tài khoản, phiếu chi quỹ tiền mặt nhỏ | Người nhận tiền, ngày, mục đích kinh doanh và cách thanh toán |
| Tài sản kinh doanh | Hóa đơn mua hàng, bản kê quyết toán giao dịch (closing statements) | Ngày mua, giá mua, chi phí cải tạo và khoản khấu hao đã tính |
Hãy giữ tài khoản ngân hàng kinh doanh tách biệt với tài khoản cá nhân, và ghi chú nguồn của từng khoản tiền gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (Publication 583). Hồ sơ lập bằng máy tính được coi là hồ sơ bằng văn bản đối với chi phí đi lại, xe và quà tặng, nhưng bạn nên ghi ngay khi phát sinh hoặc gần thời điểm đó (Publication 463). Nếu bạn giữ bản quét hoặc ảnh thay cho giấy, hệ thống lưu trữ điện tử phải lập chỉ mục, lưu và tái tạo chúng rõ ràng, và chỉ được hủy giấy sau khi hệ thống đã được kiểm tra là đáp ứng yêu cầu của IRS (Publication 583, mục Electronic records).
Ghi sổ đơn hay ghi sổ kép: bảng tính làm tốt việc nào?
Bảng tính làm tốt việc ghi sổ đơn, vì hệ thống này chỉ ghi dòng thu nhập và chi phí. Publication 583 gọi đó là hệ thống dễ duy trì nhất và cho biết nó có thể không phù hợp với mọi người. Ghi sổ kép ghi mỗi giao dịch hai lần, một lần ghi nợ vào một tài khoản và một lần ghi có vào tài khoản khác, và IRS cho biết hệ thống này có sẵn cơ chế kiểm tra và đối trọng.
| Ghi sổ đơn | Ghi sổ kép | |
|---|---|---|
| Hồ sơ | Thu nhập và chi phí | Thu nhập, chi phí, tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng |
| Tạo ra | Báo cáo kết quả kinh doanh | Báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán |
| Cơ chế tự kiểm tra lỗi | Không có; bạn tự đối chiếu với ngân hàng | Tổng ghi nợ phải bằng tổng ghi có |
| Trong bảng tính | Một dòng cho mỗi giao dịch | Làm được, nhưng bạn phải tự dựng các cột ghi nợ, ghi có và phép kiểm tra cân đối |
Bảng tính thiếu gì mà nhân viên kiểm tra thuế hay bên cho vay tìm kiếm?
Bảng tính đơn giản thường thiếu các biện pháp kiểm soát, bản mô tả bằng văn bản và dấu vết kiểm toán mà IRS nêu cho hồ sơ lưu trên máy tính. Publication 583 nêu rằng hồ sơ trên máy tính phải đối chiếu khớp với sổ sách và tờ khai của bạn và xác định được chứng từ gốc, và tài liệu mô tả của bạn phải cho thấy các biện pháp kiểm soát ngăn việc thêm, sửa hoặc xóa trái phép. Revenue Procedure 98-25 nêu chi tiết.
| Điều IRS tìm kiếm | Nơi quy định | Điều bảng tính lỏng lẻo thường thiếu |
|---|---|---|
| Tổng theo từng tài khoản khớp với sổ sách và với tờ khai | Rev. Proc. 98-25 section 5; Publication 583 | Đối chiếu hằng tháng với từng sao kê ngân hàng, và tổng cuối năm được gắn với từng dòng trên tờ khai |
| Chi tiết giao dịch xác định được chứng từ gốc | Rev. Proc. 98-25 section 5; Publication 583 | Mỗi giao dịch một dòng, kèm số tham chiếu chứng từ, không gộp chung các khoản |
| Biện pháp kiểm soát chống việc thêm, sửa hoặc xóa trái phép | Rev. Proc. 98-25 section 6; Publication 583 | Ô nào cũng có thể bị ghi đè, dòng bị xóa hoặc cột bị sắp xếp lại mà không để lại dấu vết |
| Bản mô tả bằng văn bản: luồng dữ liệu, biện pháp kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán (danh sách các hạng mục dùng để phân loại các khoản ghi) và các thay đổi có ghi ngày | Rev. Proc. 98-25 section 6 | Một ghi chú nêu ý nghĩa của từng cột và mã, và thời điểm công thức được đổi |
| Biện pháp kiểm soát nội bộ mà nhân viên kiểm tra thuế có thể đánh giá | IRS FAQ, câu trả lời 11 | Các tháng đã khóa sổ được khóa lại hoặc lưu thành bản sao có ghi ngày |
Revenue procedure này áp dụng cho hồ sơ lưu bằng phương pháp không thủ công. Với doanh nghiệp nhỏ, nó áp dụng khi, chẳng hạn, một số thông tin bắt buộc chỉ tồn tại trong hồ sơ điện tử. Cả hai văn bản đều không nêu tên bảng tính, nên việc một bảng tính cụ thể có thuộc phạm vi hay không là do CPA quyết định, và bảng tính chứa toàn bộ sổ sách của bạn là trường hợp dễ thuộc phạm vi nhất.
Nếu người nộp thuế không tuân thủ revenue procedure này, IRS có thể gửi Thông báo hồ sơ không đầy đủ (Notice of Inadequate Records) theo 26 CFR 1.6001-1(d), và revenue procedure (section 12) liệt kê tiền phạt do khai sai (accuracy-related penalty) trong số các hậu quả. Xem tiền phạt khi không giữ hồ sơ kinh doanh. Nhập các dòng giao dịch ngân hàng vào bảng tính không có nghĩa là đã đối chiếu; xem dữ liệu ngân hàng tự động không phải là đối chiếu.
Tôi nên thiết lập bảng tính thế nào để đạt chuẩn?
Dùng mỗi giao dịch một dòng, đối chiếu hằng tháng và lưu bản sao có ghi ngày cho các tháng đã khóa sổ. Mỗi dòng cần có: ngày, người nhận tiền hoặc khách hàng và số tiền; hạng mục gắn được với một dòng trên tờ khai; tài khoản đã chi tiền hoặc nhận tiền; số tham chiếu chứng từ như số hóa đơn hoặc tên tệp; mục đích kinh doanh, với các khoản chi phí; và dấu cho biết dòng đó đã được đối chiếu với sao kê của tháng nào.
Mỗi tháng, hãy khớp từng tài khoản với số dư trên sao kê, lưu một bản sao chỉ đọc có ghi ngày và ghi chú mọi thay đổi về công thức hoặc cột vào một thẻ ghi chú. Một số chương trình bảng tính lưu lịch sử phiên bản hoặc cho phép khóa ô. Cả hai tài liệu của IRS đều không nói liệu như vậy có đạt tiêu chí kiểm soát hay không, nên hãy coi đó là công cụ hỗ trợ và vẫn giữ các bản sao có ghi ngày.
Nếu đã có kế toán viên thì có đáng dùng phần mềm không?
Phần mềm có thể cung cấp một số phép kiểm tra mà bảng tính đơn giản không có, nhưng có kế toán viên không làm thay đổi chuẩn: IRS cho biết người nộp thuế chịu trách nhiệm giữ sổ sách và hồ sơ hỗ trợ tờ khai của mình (IRS FAQ, câu trả lời 8). Các phép kiểm tra đó gồm các tài khoản phải cân đối, các báo cáo, và một tệp sao lưu là bản sao chính xác của sổ ghi nhận ban đầu (hồ sơ như được nhập lần đầu). Các tiêu chí của Publication 583 cho hồ sơ trên máy tính vẫn áp dụng cho phần mềm, và phần mềm không tự đối chiếu ngân hàng cho bạn. IRS cho biết họ có thể kiểm tra tính toàn vẹn của tệp đó, nhưng không thể kiểm tra đầy đủ các hồ sơ đã được chuyển từ phần mềm sang bảng tính (IRS FAQ, câu trả lời 11).
Kế toán viên có thể lập tờ khai từ một bảng tính đã đối chiếu khớp với ngân hàng. Bảng tính không khớp thường phải được dựng lại trước; xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Về những gì một ứng dụng phải làm được, xem ứng dụng ghi sổ cho Schedule C.
Khi nào hàng tồn kho, bảng lương hoặc các biểu mẫu nhà thầu buộc bạn phải chuyển sang phần mềm?
Không quy định nào nêu tên phần mềm cho các trường hợp này. Mỗi trường hợp đòi thêm hồ sơ phải khớp với tờ khai, mà một danh sách doanh thu và chi phí không có chỗ cho việc đó.
| Yếu tố kích hoạt | Quy định yêu cầu gì | Bảng tính phải bổ sung gì |
|---|---|---|
| Hàng tồn kho bạn bán lại | Khi hàng hóa là yếu tố tạo ra thu nhập, nhìn chung phải lập hàng tồn kho và việc mua bán dùng phương pháp dồn tích. Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ, có doanh thu gộp bình quân hằng năm của ba năm thuế trước là $32.000.000 trở xuống và không phải là tax shelter, có thể chọn không lập hàng tồn kho, nhưng vẫn phải dùng phương pháp phản ánh rõ thu nhập: coi hàng là vật tư không thứ yếu, hoặc theo cách xử lý trong báo cáo tài chính hoặc, nếu không có báo cáo, theo sổ sách và hồ sơ của bạn (26 U.S.C. 471(c)). Nếu bạn lập hàng tồn kho, mỗi năm bạn phải định giá nó để tính giá vốn hàng bán, và việc đổi phương pháp hàng tồn kho hiện có đòi hỏi nộp Form 3115 (Publication 538; hướng dẫn Schedule C) | Hàng tồn đầu kỳ, các khoản mua hàng, kiểm kê cuối năm và phép tính giá vốn hàng bán |
| Nhân viên | Giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm, và lâu hơn với một số khoản tín thuế (Publication 583). Hồ sơ gồm họ tên, địa chỉ, số An sinh Xã hội, ngày và số tiền lương, Form W-4, ngày và số tiền đã nộp, và các tờ khai đã nộp (IRS: lưu giữ hồ sơ thuế lao động). Form W-2 và W-3 (báo cáo tiền lương hằng năm) phải khớp với Form 941 (tờ khai thuế lương hằng quý), hoặc Form 944 với người khai theo năm; nếu không khớp, IRS hoặc Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ có thể liên hệ với bạn (Publication 15) | Các phép kiểm tra khấu trừ, nộp thuế và đối chiếu mà bạn tự xây dựng và tự thử nghiệm |
| Nhà thầu | Form 1099-NEC (báo cáo hằng năm về các khoản trả cho nhà thầu) đến hạn vào ngày 31 tháng 1 sau năm thuế, đối với các khoản trả cho dịch vụ từ $2.000 trở lên cho một người nhận trong năm thuế, với một số ngoại lệ như phần lớn các khoản trả cho công ty và các khoản trả bằng thẻ, do bên xử lý thẻ báo cáo trên Form 1099-K (hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC; IRS: Tôi có phải nộp Form 1099 không) | Tổng số tiền hằng năm cho từng người nhận, kèm tên, địa chỉ và mã số thuế của họ (lấy từ Form W-9), giữ tách khỏi các chi phí khác |
Hồ sơ thuế bán hàng theo quy định của từng tiểu bang; xem nộp tờ khai thuế bán hàng. Về cách thiết lập, xem thiết lập bảng lương, nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế và hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.
Khi nào bên cho vay, nhà đầu tư, đồng sở hữu hoặc kế toán viên khiến bảng tính không còn đủ dùng?
Bảng tính không còn đủ dùng khi nó không tạo ra được thứ mà người đọc khác cần; việc có người bên ngoài dựa vào nó nâng cao yêu cầu nhưng tự nó không buộc phải dùng phần mềm. Publication 583 nêu rằng sổ sách phải cho ra các báo cáo tài chính giúp bạn làm việc với ngân hàng hoặc chủ nợ: báo cáo kết quả kinh doanh, cho thấy thu nhập và chi phí trong một kỳ, và bảng cân đối kế toán, cho thấy tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn tại một ngày.
| Người đọc | Họ yêu cầu gì | Vì sao bảng tính đơn giản chưa đáp ứng được |
|---|---|---|
| Bên cho vay | Thường là báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán khớp với sao kê ngân hàng và tờ khai đã nộp | Bảng thu nhập và chi phí mới chỉ là báo cáo đầu tiên; bảng cân đối kế toán cần có tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Xem chứng minh thu nhập với bên cho vay |
| Nhà đầu tư hoặc bên mua | Các báo cáo tương tự cho những kỳ trước | Các kỳ đã khóa sổ phải được giữ nguyên, và các thay đổi phải ghi ngày. Xem dọn dẹp sổ sách trước khi gọi vốn |
| Đồng sở hữu | Phần thu nhập của từng chủ sở hữu và khoản mỗi người đã góp vào hoặc rút ra | Hợp danh phát cho mỗi thành viên hợp danh một Schedule K-1 và phải giữ hồ sơ hỗ trợ phần lợi nhuận, lỗ và vốn của từng thành viên (hướng dẫn Form 1065). Nhiều người cùng sửa một tệp khiến các biện pháp kiểm soát nêu trên càng quan trọng |
| Tờ khai thuế | Bảng cân đối kế toán (Schedule L) đi kèm tờ khai của hợp danh hoặc công ty, trừ khi tờ khai đáp ứng các điều kiện quy mô nhỏ | Schedule L phải khớp với sổ sách (Form 1065, Form 1120-S và Form 1120 cùng hướng dẫn của các form này); bảng chỉ có thu nhập và chi phí không thể điền được Schedule L |
| IRS | Sổ sách, khi có yêu cầu | Hồ sơ phải sẵn sàng khi có yêu cầu và có thể xử lý được (Rev. Proc. 98-25, section 5) |
Làm thế nào chuyển từ bảng tính sang phần mềm mà không mất lịch sử hay tính thu nhập hai lần?
Chọn một ngày chuyển đổi, đối chiếu bảng tính đến ngày đó, đưa sang số dư đầu kỳ hoặc các giao dịch cũ chứ không đưa cả hai, và giữ nguyên tệp gốc. Nếu bạn đổi giữa hai chương trình ngay trong năm, xem đổi phần mềm kế toán giữa năm.
- Chọn ngày. Bảng tính kết thúc vào ngày trước khi phần mềm bắt đầu, để không có khoảng trống và không chồng lấn. Ngày đầu tiên của năm thuế là sạch nhất.
- Đối chiếu trước. Khớp bảng tính với mọi sao kê ngân hàng và thẻ đến hết ngày chuyển đổi, và sửa các chênh lệch trước khi chuyển bất cứ thứ gì (Publication 583 nói phải đối chiếu tài khoản séc hằng tháng).
- Đưa sang số dư hoặc lịch sử, không phải cả hai. Số dư đầu kỳ đã bao gồm tác động của thu nhập và chi phí trước đó, nên nạp thêm các giao dịch cũ lên trên sẽ tính chúng hai lần. Nếu bạn chuyển giữa năm chỉ bằng số dư, báo cáo kết quả kinh doanh của phần mềm bắt đầu từ ngày đó, vì vậy hãy giữ tổng lũy kế từ đầu năm của bảng tính: tờ khai cần cả hai. Nếu bạn nạp thu nhập và chi phí trước đó trong năm, phần mềm đã có sẵn; đừng cộng lại lần nữa. Về số dư đầu kỳ, xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn.
- Nhập hóa đơn và khoản phải trả chưa thanh toán đúng một lần. Với phương pháp tiền mặt, thu nhập được tính khi bạn nhận tiền; với phương pháp dồn tích, thu nhập được tính khi phát sinh (Publication 538). Với sổ dồn tích, hãy nhập từng hóa đơn hoặc khoản phải trả chưa thanh toán như một mục mở đối ứng với số dư đầu kỳ, để nó không tạo thêm doanh thu hay chi phí mới, rồi ghi khoản thanh toán của nó vào mục đó. Với sổ theo tiền mặt, hãy giữ danh sách các khoản chưa thanh toán và ghi từng khoản khi được thanh toán. Dù cách nào, khoản mà bảng tính đã tính rồi thì không được tính lại; xem đổi phần mềm kế toán giữa năm để biết các bút toán đầu kỳ.
- So sánh tổng số. Khớp số dư đầu kỳ của phần mềm với số liệu cuối kỳ của bảng tính tại ngày chuyển đổi. Cuối năm, chỉ gộp các kỳ không chồng lấn nhau: bảng tính đến ngày chuyển đổi cộng với phần mềm sau ngày đó (trừ khi phần mềm đã có các tháng trước), rồi khớp kết quả với tờ khai.
- Giữ nguyên bản gốc. Trong một cuộc kiểm tra, IRS đã cho biết tệp được dựng lại bằng cách nhập lại các giao dịch không phải là sổ ghi nhận ban đầu (IRS FAQ, câu trả lời 10). Vì vậy hãy lưu bảng tính ở chế độ chỉ đọc, trong định dạng bạn vẫn mở và xử lý được, ngay cả khi phần mềm đã có cùng lịch sử đó.
IRS yêu cầu gì khi sổ sách ở dạng điện tử, và tôi phải giữ mọi phiên bản trong bao lâu?
IRS yêu cầu chính tệp sổ sách điện tử, không chỉ bản in, và bạn phải giữ chúng ít nhất cho đến khi hết thời hạn IRS được ấn định thêm thuế trên từng tờ khai. IRS FAQ được viết cho phần mềm kế toán. Tài liệu này cho biết nhân viên kiểm tra yêu cầu các tệp điện tử từ sớm trong cuộc kiểm tra, bằng văn bản, và có thể xem xét các giao dịch được tạo hoặc thay đổi trong năm bị kiểm tra. Revenue Procedure 98-25 yêu cầu hồ sơ điện tử được giữ trong khoảng thời gian đó, sẵn sàng khi có yêu cầu và có thể xử lý được. Tài liệu mô tả hệ thống phải bao gồm các thay đổi và ngày thay đổi, và revenue procedure khuyến nghị lưu các bản sao lưu một cách an toàn. Không nguồn nào quy định phải lưu bao nhiêu phiên bản. Các bản sao cuối tháng và cuối năm có ghi ngày là cách đơn giản để cho thấy cái gì đã thay đổi và khi nào.
Về thời gian giữ từng loại hồ sơ, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu và Topic no. 305.
Nếu sổ sách của tôi nằm trong bảng tính thì nên đưa gì cho kế toán viên?
Hãy đưa tệp đang dùng, không phải bản in, cùng mọi thứ trong phần "Chuẩn bị trước", và thêm:
- các bản sao có ghi ngày cho những tháng đã khóa sổ, và ghi chú về tháng nào chưa được đối chiếu;
- sao kê khoản vay và hóa đơn của các tài sản đã mua;
- các khoản chủ sở hữu góp vào và rút ra, giữ tách khỏi thu nhập và chi phí;
- ghi chú một trang về ý nghĩa của từng cột và mã (Revenue Procedure 98-25 yêu cầu có hệ thống tài khoản kế toán và mô tả tài khoản).
Về một quy trình đơn giản, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
Một chuyên viên tư vấn có năm kinh doanh đều đặn, đơn giản
Một chuyên viên tư vấn xuất hóa đơn $90.000 mỗi năm, với khoảng 40 giao dịch mỗi tháng. Chị giữ mỗi giao dịch một dòng kèm số tham chiếu chứng từ, đối chiếu với ngân hàng hằng tháng và lưu một bản sao có ghi ngày vào cuối tháng. Bảng tính đó có thể đạt chuẩn của IRS. Đến ngày bên cho vay yêu cầu báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, chị chỉ có báo cáo đầu tiên, và phải bổ sung tài sản, nợ phải trả cùng các khoản chị tự góp vào và rút ra.
Một LLC làm cảnh quan có hai nhân viên
Một LLC làm cảnh quan có doanh thu $180.000 trả lương cho hai nhân viên và trả cho một nhà thầu phụ trong đội thi công $6.000 bằng séc. LLC phải giữ hồ sơ tiền lương, khấu trừ và nộp thuế ít nhất 4 năm. Các Form 941 của LLC phải khớp với Form W-2 và W-3, và nếu nhà thầu phụ không phải là công ty (một LLC chọn đóng thuế như công ty cũng được tính là công ty), LLC phải cộng tổng các khoản đã trả cho nhà thầu phụ đó để lập Form 1099-NEC. Một bảng doanh thu và chi phí không chứa được điều nào trong số đó. Chủ doanh nghiệp hoặc tự xây dựng và thử nghiệm các phép kiểm tra, hoặc chuyển hồ sơ bảng lương và nhà thầu sang phần mềm.
Người bán đồ thủ công trực tuyến
Một người bán hàng thủ công trực tuyến có $40.000 doanh thu từ 600 đơn hàng và có mua hàng về bán. Nếu chị lập hàng tồn kho, chị kiểm kê hàng cuối năm và tính giá vốn hàng bán: hàng tồn đầu kỳ $3.000 cộng các khoản mua $14.000 trừ hàng tồn cuối kỳ $4.000 ra $13.000. Chị có thể đủ điều kiện là doanh nghiệp nhỏ và chọn không lập hàng tồn kho, nhưng vẫn phải theo một trong hai cách xử lý được chấp nhận: coi hàng là vật tư không thứ yếu, hoặc theo sổ sách và hồ sơ của chị. Một bảng chỉ có doanh thu và chi phí, không có hồ sơ mua hàng hay kiểm kê, không hỗ trợ được cách nào trong hai cách đó.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bên cho vay, bên mua hoặc nhà đầu tư muốn có báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, mà bảng tính của bạn không tạo ra được: xem chứng minh thu nhập với bên cho vay và dọn dẹp sổ sách trước khi gọi vốn. Việc bảng tính có dựng lại được thành sổ sách đã đối chiếu hay không là câu hỏi dành cho dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Bạn nhận được thư của IRS yêu cầu hồ sơ: tệp điện tử, các bản đối chiếu và lịch sử thay đổi của nó sẽ được đưa ra xem xét. Xem tiền phạt khi không giữ hồ sơ kinh doanh. Việc trả lời về chính tờ khai thuộc về chuyên gia thuế; còn sổ sách phía sau có khớp hay không là câu hỏi dành cho dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Nhiều tháng giao dịch ngân hàng chưa bao giờ được ghi sổ: xem bù sổ sách bị trễ và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng, rồi đến dịch vụ hỗ trợ ghi sổ để chuyển sang phần mềm mà không có khoảng trống ở ranh giới năm.
- Đồng sở hữu chia thu nhập, hoặc một tài khoản lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh: xem sửa tình trạng lẫn lộn tiền kinh doanh và tiền cá nhân và khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút của thành viên hợp danh; tệp dùng chung cũng cần dịch vụ hỗ trợ ghi sổ để thiết lập tài khoản chủ sở hữu.
- Bạn có nhân viên hoặc nhà thầu, hoặc bán lại hàng, và tất cả nằm trong một bảng tính: xem thiết lập bảng lương và hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ. Thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp có thể truy đến cá nhân chủ sở hữu và cán bộ điều hành: xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác. Đưa hồ sơ bảng lương, nhà thầu và hàng tồn kho vào sổ sách khớp với Form 941, W-2, 1099-NEC và giá vốn hàng bán là việc của dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Bạn điều hành một công ty, hoặc công ty do người ở nước ngoài sở hữu: xem thiết lập ghi sổ cho S corporation và ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu; tài khoản chủ sở hữu và bảng cân đối kế toán là câu hỏi dành cho dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Bạn sở hữu bất động sản cho thuê: xem ghi sổ bất động sản cho thuê, bảng tính hay phần mềm.
- Bạn là chủ một mình và năm kinh doanh đơn giản: xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh và tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
- Cách bạn chọn phương pháp ảnh hưởng đến con số: xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Phép thử tổng doanh thu để áp dụng quy tắc hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ Tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước theo section 448(c); còn áp dụng các điều kiện khác cho ngoại lệ về phương pháp hàng tồn kho. | $32.000.000 Năm thuế 2026 | IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Tôi nên lưu những loại hồ sơ nào
- IRS: Topic no. 305, Lưu giữ hồ sơ
- 26 CFR 1.6001-1, hồ sơ
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: Sử dụng hồ sơ phần mềm kế toán điện tử, các câu hỏi thường gặp
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Hướng dẫn cho Schedule C (Form 1040)
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Lưu giữ hồ sơ thuế lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và Form 1099-NEC
- IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động
- IRS: Tôi có phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không?
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 (Revenue Procedure 2025-32)
- 26 U.S.C. 471, Quy tắc chung về hàng tồn kho
- IRS: Form 1065, Tờ khai thu nhập của hợp danh Hoa Kỳ
- IRS: Form 1120-S, Tờ khai thuế thu nhập của S corporation Hoa Kỳ
- IRS: Form 1120, Tờ khai thuế thu nhập công ty Hoa Kỳ
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.