यह किसके लिए है
- अमेरिका के एकल स्वामी, साझेदारियाँ और कंपनियाँ, जिनका बहीखाता स्प्रेडशीट में है
- स्वामी, जो तय कर रहे हैं कि अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर जाएँ या नहीं
- स्वामी, जिनसे ऋणदाता, सह-स्वामी, लेखाकार या IRS ने बहीखाता माँगा है
यहाँ शामिल नहीं
- कौन-सा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर खरीदें
- किराये की संपत्ति का बहीखाता और नकद या उपार्जन पद्धति का चुनाव
- महीनों का छूटा बहीखाता दोबारा बनाना और जुर्माने की राशि
- हर तरह का रिकॉर्ड कितने समय तक रखें
क्या मैं अपना बहीखाता स्प्रेडशीट में रख सकता हूँ?
हाँ। IRS आपको कोई भी रिकॉर्ड प्रणाली चुनने देता है जो आपकी आय और खर्च साफ़ दिखाए, और कानून कुछ ही मामलों को छोड़कर किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता (IRS: रिकॉर्ड रखना)। नियम कहता है कि स्थायी बही या रिकॉर्ड ऐसे हों जिनसे कुल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित हो सकें (26 CFR 1.6001-1)। स्प्रेडशीट इस कसौटी पर खरी उतर सकती है, अगर वह रिटर्न से जुड़ती हो, मूल दस्तावेज़ों तक पीछे जाती हो और IRS की सलाह के अनुसार हर महीने बैंक से मिलाई जाती हो (यानी हर प्रविष्टि का बैंक विवरण से लाइन-दर-लाइन मिलान)। Publication 583 कंप्यूटर पर रखे रिकॉर्ड के लिए अतिरिक्त कसौटियाँ जोड़ता है, और सादी स्प्रेडशीट अतिरिक्त मेहनत के बिना उन्हें पूरा नहीं कर पाती। न यह और न Revenue Procedure 98-25 स्प्रेडशीट का नाम लेता है, लेकिन यह revenue procedure हाथ से हटकर किसी भी तरीके से रिकॉर्ड संसाधित करने वाली हर प्रणाली पर लागू होती है, अकेले चलने वाला माइक्रोकंप्यूटर सिस्टम भी इसमें आता है। अगर शीट ही आपका एकमात्र बहीखाता है, तो इन कसौटियों को अपना पैमाना मानें।
स्प्रेडशीट पर भरोसा करना तब कठिन हो जाता है जब:
- कोई हर महीने उसे बैंक विवरणों से नहीं मिलाता;
- फ़ाइल रखने वाला कोई भी व्यक्ति बंद महीनों में बिना निशान छोड़े बदलाव कर सकता है;
- आपके कर्मचारी हैं, आप ठेकेदारों को भुगतान करते हैं, या माल दोबारा बेचते हैं;
- ऋणदाता, निवेशक, सह-स्वामी या IRS को उस पर भरोसा करना पड़ता है;
- बैंक के कई महीनों का लेन-देन कभी दर्ज ही नहीं हुआ।
अगर इनमें से कई बातें लागू हों, या महीने दर्ज ही न हुए हों, तो शीट को अक्सर जोड़-तोड़ से ठीक करने के बजाय मिलान किए हुए बहीखाते के रूप में दोबारा बनाना पड़ता है; आखिरी भाग बताता है कि हर स्थिति में कहाँ जाएँ।
पहले जुटाएँ: साल भर के हर बैंक और कार्ड खाते के विवरण; स्प्रेडशीट और उसकी हर पुरानी प्रति; चालान और रसीदें; आखिरी फ़ाइल किया हुआ रिटर्न; पेरोल और ठेकेदारों के रिकॉर्ड, अगर हों।
मेरी स्प्रेडशीट के रिकॉर्ड में क्या दिखना चाहिए, और उनके साथ कौन-से कागज़ात हों?
बहीखाते में कुल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, और हर प्रविष्टि के पीछे कोई मूल दस्तावेज़ होना चाहिए। Publication 583 के अनुसार बहीखाता आपके लेन-देन का सार होता है, और उसमें जाने वाली जानकारी बिक्री पर्चियों, चुकाए गए बिलों, चालानों, रसीदों, जमा पर्चियों और रद्द किए गए चेकों में रहती है। खरीद और खर्च के लिए IRS कहता है कि कागज़ात में पाने वाले का नाम, राशि, भुगतान का प्रमाण, तारीख और खरीदी गई चीज़ दिखनी चाहिए (IRS: कौन-से रिकॉर्ड रखें)।
| रिकॉर्ड | मूल दस्तावेज़ | स्प्रेडशीट की हर पंक्ति से आपको क्या मिलना चाहिए |
|---|---|---|
| आय | चालान, जमा पर्चियाँ, रसीद बुक, कार्ड पर्चियाँ, Forms 1099-NEC और 1099-MISC | वह कागज़ और वह जमा, जिसमें रकम आई |
| दोबारा बेचने के लिए खरीदा माल | चालान, भुगतान का प्रमाण | आपूर्तिकर्ता का चालान और क्या खरीदा गया |
| खर्च | चालान, रसीदें, खाता विवरण, छोटे नकद खर्च की पर्चियाँ | पाने वाला, तारीख, व्यावसायिक उद्देश्य और भुगतान का तरीका |
| व्यावसायिक संपत्ति | खरीद के चालान, क्लोज़िंग विवरण | खरीद की तारीख, लागत, सुधार पर खर्च और लिया गया मूल्यह्रास |
व्यवसाय का बैंक खाता अपने निजी खाते से अलग रखें, और हर जमा का स्रोत लिखें: व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण (Publication 583)। यात्रा, कार और उपहार के खर्चों के लिए कंप्यूटर पर तैयार रिकॉर्ड लिखित माना जाता है, लेकिन इन्हें खर्च होने के समय या उसके आसपास दर्ज करें (Publication 463)। अगर आप कागज़ की जगह स्कैन या फ़ोटो रखते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक भंडारण प्रणाली को उन्हें सूचीबद्ध करना, सहेजना और साफ़ पढ़ने लायक दोबारा बनाना आना चाहिए, और कागज़ तभी नष्ट करें जब प्रणाली IRS की शर्तें पूरी करती हुई परखी जा चुकी हो (Publication 583, Electronic records)।
सिंगल-एंट्री या डबल-एंट्री: स्प्रेडशीट क्या अच्छी तरह कर सकती है?
स्प्रेडशीट सिंगल-एंट्री अच्छी तरह कर लेती है, क्योंकि उस प्रणाली में सिर्फ़ आय और खर्च का प्रवाह दर्ज होता है। Publication 583 इसे चलाने में सबसे आसान बताता है, और कहता है कि यह सबके लिए ठीक न हो। डबल-एंट्री में हर लेन-देन दो बार दर्ज होता है, एक खाते में डेबिट और दूसरे में क्रेडिट, और IRS के अनुसार इसमें जाँच और संतुलन अंतर्निहित होते हैं।
| सिंगल-एंट्री | डबल-एंट्री | |
|---|---|---|
| रिकॉर्ड | आय और खर्च | आय, खर्च, संपत्तियाँ, देनदारियाँ और कुल मूल्य (net worth) |
| क्या बनता है | आय विवरण | आय विवरण और तुलन पत्र |
| गलती की अंतर्निहित जाँच | कोई नहीं; आप खुद बैंक से मिलान करते हैं | कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होने चाहिए |
| स्प्रेडशीट में | हर लेन-देन के लिए एक पंक्ति | संभव है, लेकिन डेबिट और क्रेडिट के कॉलम और संतुलन की जाँच आपको खुद बनानी होगी |
ऑडिट अधिकारी या ऋणदाता स्प्रेडशीट में क्या ढूँढ़ते हैं जो अक्सर नहीं मिलता?
सादी स्प्रेडशीट में अक्सर वे नियंत्रण, लिखित विवरण और ऑडिट ट्रेल नहीं होते जो IRS कंप्यूटर पर रखे रिकॉर्ड के लिए गिनाता है। Publication 583 के अनुसार कंप्यूटर के रिकॉर्ड का आपके बहीखाते और रिटर्न से मिलान होना चाहिए और उनसे मूल दस्तावेज़ पहचाने जाने चाहिए, और आपके दस्तावेज़ों में ऐसे नियंत्रण दिखने चाहिए जो बिना अनुमति जोड़ने, बदलने या हटाने से रोकें। Revenue Procedure 98-25 में पूरा ब्योरा है।
| IRS क्या देखता है | यह कहाँ लिखा है | ढीली स्प्रेडशीट में अक्सर क्या नहीं होता |
|---|---|---|
| खातेवार कुल राशियाँ, जिनका बहीखाते और रिटर्न से मिलान हो | Rev. Proc. 98-25 की section 5; Publication 583 | हर बैंक विवरण से मासिक मिलान, और साल के अंत की कुल राशियाँ रिटर्न की लाइनों से जुड़ी हुई |
| लेन-देन का ब्योरा, जिससे मूल दस्तावेज़ पहचाने जा सकें | Rev. Proc. 98-25 की section 5; Publication 583 | हर लेन-देन की एक पंक्ति, दस्तावेज़ के संदर्भ के साथ, इकट्ठी प्रविष्टियाँ नहीं |
| बिना अनुमति जोड़ने, बदलने या हटाने के खिलाफ़ नियंत्रण | Rev. Proc. 98-25 की section 6; Publication 583 | कोई भी सेल बदला जा सकता है, कोई पंक्ति हटाई जा सकती है या कॉलम का क्रम बदला जा सकता है, और इसका कोई रिकॉर्ड नहीं रहता |
| लिखित विवरण: डेटा का प्रवाह, नियंत्रण, खातों की सूची (chart of accounts, यानी वे श्रेणियाँ जिनमें आप प्रविष्टियाँ छाँटते हैं) और तारीख सहित बदलाव | Rev. Proc. 98-25 की section 6 | एक नोट, जिसमें लिखा हो कि हर कॉलम और कोड का क्या मतलब है, और कोई सूत्र कब बदला गया |
| आंतरिक नियंत्रण, जिन्हें ऑडिट अधिकारी परख सके | IRS FAQ, उत्तर 11 | बंद महीने लॉक किए गए हों या तारीख वाली प्रतियों में रखे गए हों |
यह revenue procedure उन रिकॉर्ड पर लागू होती है जो हाथ से अलग तरीकों से रखे जाते हैं। छोटे व्यवसाय पर यह तब लागू होती है जब, उदाहरण के लिए, ज़रूरी जानकारी में से कुछ सिर्फ़ इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड में हो। दोनों में से कोई भी दस्तावेज़ स्प्रेडशीट का नाम नहीं लेता, इसलिए कोई खास शीट इसके दायरे में आती है या नहीं, यह CPA तय करे, और जिस शीट में आपका एकमात्र बहीखाता है वह इसके दायरे में आने की सबसे ज़्यादा संभावना वाला मामला है।
अगर करदाता इस revenue procedure का पालन नहीं करता, तो IRS 26 CFR 1.6001-1(d) के तहत अपर्याप्त रिकॉर्ड का नोटिस (Notice of Inadequate Records) जारी कर सकता है, और revenue procedure (section 12) परिणामों में सटीकता से जुड़े जुर्माने को गिनाती है। देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने। बैंक की लाइनें शीट में आयात करने से मिलान नहीं हो जाता; देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं हैं।
मैं ऐसी स्प्रेडशीट कैसे बनाऊँ जो इस कसौटी पर खरी उतरे?
हर लेन-देन के लिए एक पंक्ति रखें, हर महीने मिलान करें और बंद महीनों की तारीख वाली प्रतियाँ सहेजें। हर पंक्ति में तारीख, पाने वाला या ग्राहक और राशि हो; रिटर्न की लाइन से जुड़ने वाली श्रेणी हो; वह खाता जिससे भुगतान हुआ या जिसमें जमा हुआ; दस्तावेज़ का संदर्भ, जैसे चालान नंबर या फ़ाइल का नाम; खर्च के लिए व्यावसायिक उद्देश्य; और एक निशान जो बताए कि किस विवरण के महीने से मिलान हुआ।
हर महीने हर खाते का शेष राशि उसके विवरण से मिलाएँ, सिर्फ़ पढ़ी जा सकने वाली तारीख वाली एक प्रति सहेजें, और किसी भी सूत्र या कॉलम के बदलाव को नोट्स टैब पर दर्ज करें। कुछ स्प्रेडशीट प्रोग्राम संस्करण इतिहास रखते हैं या सेल लॉक करने देते हैं। IRS के दोनों दस्तावेज़ों में यह नहीं लिखा कि यह नियंत्रण की कसौटी पूरी करता है या नहीं, इसलिए इसे सहारा मानें और तारीख वाली प्रतियाँ भी रखें।
अगर मेरे पास पहले से लेखाकार है, तो क्या सॉफ़्टवेयर लेना फ़ायदेमंद है?
सॉफ़्टवेयर कुछ ऐसी जाँचें दे सकता है जो सादी स्प्रेडशीट में नहीं होतीं, लेकिन लेखाकार होने से कसौटी नहीं बदलती: IRS के अनुसार रिटर्न का आधार बनने वाली बही और रिकॉर्ड रखना करदाता की ज़िम्मेदारी है (IRS FAQ, उत्तर 8)। ये जाँचें हैं: ऐसे खाते जिनका संतुलन बनना ज़रूरी है, विवरण, और एक बैकअप फ़ाइल जो मूल प्रविष्टि की बही (books of original entry, यानी रिकॉर्ड जैसे पहली बार दर्ज हुए) की हू-ब-हू प्रति हो। कंप्यूटर के रिकॉर्ड के लिए Publication 583 की कसौटियाँ तब भी लागू रहती हैं, और सॉफ़्टवेयर आपके लिए बैंक का मिलान नहीं करता। IRS के अनुसार वह उस फ़ाइल की विश्वसनीयता परख सकता है, लेकिन सॉफ़्टवेयर से स्प्रेडशीट में बदले जा चुके रिकॉर्ड को ठीक से नहीं परख सकता (IRS FAQ, उत्तर 11)।
लेखाकार ऐसी स्प्रेडशीट से रिटर्न तैयार कर सकता है जिसका बैंक से मिलान हो। जिसका मिलान नहीं होता, उसे आमतौर पर पहले दोबारा बनाना पड़ता है; देखें बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना। ऐप को क्या करना चाहिए, इसके लिए देखें Schedule C के लिए बहीखाता ऐप।
इन्वेंटरी, पेरोल या ठेकेदारों के फ़ॉर्म कब सॉफ़्टवेयर पर जाना ज़रूरी कर देते हैं?
किसी भी मामले में कोई नियम सॉफ़्टवेयर का नाम नहीं लेता। हर मामला ऐसे रिकॉर्ड जोड़ता है जिनका रिटर्न से मिलना ज़रूरी है, और बिक्री-खर्च की सूची में इसके लिए जगह नहीं होती।
| कारण | नियम क्या माँगते हैं | स्प्रेडशीट में क्या जोड़ना होगा |
|---|---|---|
| दोबारा बेचा जाने वाला माल | जहाँ माल आय कमाने का एक कारक हो, वहाँ आम तौर पर इन्वेंटरी ज़रूरी है और खरीद-बिक्री उपार्जन पद्धति (accrual method) से दर्ज होती है। जो छोटा व्यवसाय करदाता है, यानी जिसकी पिछले तीन कर वर्षों की औसत वार्षिक सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हैं और जो tax shelter नहीं है, वह इन्वेंटरी न रखने का विकल्प चुन सकता है, पर उसे फिर भी ऐसी पद्धति अपनानी होगी जो आय को साफ़ दिखाए: माल को non-incidental materials and supplies की तरह गिनें, या अपने वित्तीय विवरणों में अपनाया गया तरीका, और वे न हों तो अपनी बही और रिकॉर्ड का तरीका अपनाएँ (26 U.S.C. 471(c))। अगर आप इन्वेंटरी रखते हैं, तो बेची गई वस्तुओं की लागत निकालने के लिए हर साल उसका मूल्य तय करना होगा, और मौजूदा इन्वेंटरी पद्धति बदलने के लिए Form 3115 फ़ाइल करना पड़ता है (Publication 538; Schedule C के निर्देश) | शुरुआती माल, खरीद, साल के अंत की गिनती और बेची गई वस्तुओं की लागत की गणना |
| कर्मचारी | रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखें, और कुछ क्रेडिट के लिए इससे ज़्यादा (Publication 583)। इनमें नाम, पते, सामाजिक सुरक्षा संख्याएँ, वेतन की तारीखें और राशियाँ, Forms W-4, जमा की तारीखें और राशियाँ, और फ़ाइल किए गए रिटर्न शामिल हैं (IRS: रोज़गार कर का रिकॉर्ड रखना)। Forms W-2 और W-3 (वार्षिक वेतन विवरण) का Forms 941 (तिमाही पेरोल कर रिटर्न) से मेल होना चाहिए, या सालाना फ़ाइल करने वालों के लिए Form 944 से; मेल न हो तो IRS या सामाजिक सुरक्षा प्रशासन आपसे संपर्क कर सकता है (Publication 15) | विथहोल्डिंग, जमा और मिलान की जाँचें, जिन्हें आप खुद बनाते और परखते हैं |
| ठेकेदार | Form 1099-NEC (ठेकेदारों को किए गए भुगतान की वार्षिक रिपोर्ट) कर वर्ष के बाद 31 जनवरी तक देय है, अगर किसी एक पाने वाले को कर वर्ष में सेवाओं के लिए $2,000 या ज़्यादा का भुगतान हुआ हो। अपवाद भी हैं, जैसे कंपनियों को किए ज़्यादातर भुगतान और कार्ड से किए भुगतान, जिन्हें कार्ड प्रोसेसर Form 1099-K पर रिपोर्ट करता है (Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश; IRS: क्या मुझे Form 1099 फ़ाइल करना ज़रूरी है) | हर पाने वाले का साल भर का कुल भुगतान, उसके नाम, पते और कर पहचान संख्या (Form W-9 से) के साथ, बाकी खर्चों से अलग रखा हुआ |
बिक्री कर के रिकॉर्ड हर राज्य के नियमों के अनुसार रखे जाते हैं; देखें बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना। शुरू करने के लिए देखें पेरोल शुरू करना, किन ठेकेदारों को कर फ़ॉर्म मिलता है और छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या सप्लाई।
ऋणदाता, निवेशक, सह-स्वामी या लेखाकार के कारण स्प्रेडशीट कब काम करना बंद कर देती है?
स्प्रेडशीट तब काम करना बंद करती है जब वह दूसरे पाठक की ज़रूरत का रिकॉर्ड नहीं दे पाती; बाहरी लोगों का भरोसा कसौटी ऊँची करता है, पर अपने आप सॉफ़्टवेयर अनिवार्य नहीं करता। Publication 583 के अनुसार बहीखाते से ऐसे वित्तीय विवरण बनने चाहिए जो बैंक या लेनदारों से बात करने में काम आएँ: आय विवरण, जो किसी अवधि की आय और खर्च दिखाता है, और तुलन पत्र, जो किसी तारीख पर संपत्तियाँ, देनदारियाँ और आपकी पूँजी (equity) दिखाता है।
| पाठक | वे क्या माँगते हैं | सादी स्प्रेडशीट क्यों कम पड़ती है |
|---|---|---|
| ऋणदाता | अक्सर लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र, जिनका बैंक विवरणों और फ़ाइल किए रिटर्न से मेल हो | आय और खर्च की शीट सिर्फ़ पहला विवरण है; तुलन पत्र के लिए संपत्तियाँ, देनदारियाँ और पूँजी चाहिए। देखें ऋणदाता को आय साबित करना |
| निवेशक या खरीदार | पिछली अवधियों के वही विवरण | बंद अवधियाँ स्थिर रहनी चाहिए, और बदलाव तारीख के साथ दर्ज हों। देखें फ़ंडरेज़िंग से पहले अपना बहीखाता साफ़ करना |
| सह-स्वामी | हर स्वामी की आय में हिस्सेदारी, और हर किसी ने कितना लगाया या निकाला | साझेदारी हर साझेदार को Schedule K-1 देती है और उसे हर साझेदार के लाभ, हानि और पूँजी में हिस्से के रिकॉर्ड रखने होते हैं (Form 1065 के निर्देश)। एक फ़ाइल को कई लोग बदलें, तो ऊपर बताए नियंत्रण और ज़्यादा ज़रूरी हो जाते हैं |
| कर रिटर्न | साझेदारी या कंपनी के रिटर्न के साथ तुलन पत्र (Schedule L), जब तक रिटर्न की छोटे आकार वाली शर्तें पूरी न हों | Schedule L का बहीखाते से मेल होना चाहिए (Form 1065, Form 1120-S और Form 1120 और उनके निर्देश); सिर्फ़ आय और खर्च की शीट से यह नहीं भरा जा सकता |
| IRS | माँगे जाने पर बहीखाता | रिकॉर्ड माँगे जाने पर उपलब्ध होने चाहिए और संसाधित किए जाने लायक होने चाहिए (Rev. Proc. 98-25, section 5) |
इतिहास खोए बिना और आय को दो बार गिने बिना मैं स्प्रेडशीट से सॉफ़्टवेयर पर कैसे जाऊँ?
एक बदलाव की तारीख चुनें, स्प्रेडशीट का उस तारीख तक मिलान करें, शुरुआती शेष राशियाँ लाएँ या पुराने लेन-देन, दोनों नहीं, और मूल फ़ाइल सुरक्षित रखें। साल के बीच में दो प्रोग्रामों के बीच बदलाव के लिए देखें साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना।
- तारीख चुनें। सॉफ़्टवेयर शुरू होने से एक दिन पहले स्प्रेडशीट खत्म होती है, ताकि न कोई खाली जगह रहे और न दोहराव। कर वर्ष का पहला दिन सबसे साफ़ रहता है।
- पहले मिलान करें। बदलाव की तारीख तक स्प्रेडशीट का हर बैंक और कार्ड विवरण से मिलान करें, और कुछ भी ले जाने से पहले अंतर ठीक करें (Publication 583 कहता है कि चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करें)।
- शेष राशियाँ लाएँ या इतिहास, दोनों नहीं। शुरुआती शेष राशियों में पहले की आय और खर्च का असर पहले से शामिल होता है, इसलिए उनके ऊपर पुराने लेन-देन भी डालने से वे दो बार गिने जाते हैं। अगर आप साल के बीच में सिर्फ़ शेष राशियों के साथ बदलते हैं, तो सॉफ़्टवेयर का लाभ-हानि विवरण उसी तारीख से शुरू होता है, इसलिए स्प्रेडशीट की साल-से-अब तक की कुल राशियाँ रखें: रिटर्न को दोनों चाहिए। अगर आप साल की पहले की आय और खर्च लोड करते हैं, तो सॉफ़्टवेयर के पास वे पहले से हैं; उन्हें दोबारा न जोड़ें। शुरुआती शेष राशियों के लिए देखें बहीखाता देर से शुरू होने पर शुरुआती शेष राशियाँ।
- बिना चुकाए चालान और बिल एक ही बार दर्ज करें। नकद पद्धति (cash method) में आय तब गिनी जाती है जब रकम मिले; उपार्जन पद्धति (accrual method) में तब जब वह कमाई जाए (Publication 538)। उपार्जन बहीखाते में हर बिना चुकाए चालान या बिल को शुरुआती शेष राशियों के विरुद्ध खुली मद के रूप में दर्ज करें, ताकि कोई नई बिक्री या खर्च न जुड़े, और उसका भुगतान उसी के विरुद्ध दर्ज करें। नकद बहीखाते में बिना चुकाई मदों की सूची रखें और हर मद का भुगतान होने पर उसे दर्ज करें। दोनों में, जिस मद को स्प्रेडशीट पहले गिन चुकी है उसे दोबारा नहीं गिनना चाहिए; शुरुआती प्रविष्टियों के लिए देखें साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना।
- कुल राशियों की तुलना करें। सॉफ़्टवेयर की शुरुआती शेष राशियों का बदलाव की तारीख पर स्प्रेडशीट की अंतिम राशियों से मिलान करें। साल के अंत में सिर्फ़ वे अवधियाँ मिलाएँ जो एक-दूसरे पर न चढ़ती हों, यानी बदलाव की तारीख तक स्प्रेडशीट और उसके बाद सॉफ़्टवेयर (जब तक सॉफ़्टवेयर में पहले के महीने पहले से न हों), और नतीजे को रिटर्न से मिलाएँ।
- मूल फ़ाइल को छुए बिना रखें। ऑडिट में IRS कह चुका है कि लेन-देन दोबारा दर्ज करके बनाई गई फ़ाइल मूल प्रविष्टि की बही नहीं होती (IRS FAQ, उत्तर 10)। इसलिए स्प्रेडशीट को सिर्फ़ पढ़ने वाली फ़ाइल के रूप में ऐसे फ़ॉर्मैट में सहेजें जिसे आप आगे भी खोल और संसाधित कर सकें, भले ही सॉफ़्टवेयर में वही इतिहास आ चुका हो।
बहीखाता इलेक्ट्रॉनिक हो तो IRS क्या माँगता है, और हर संस्करण कितने समय तक रखूँ?
IRS इलेक्ट्रॉनिक बहीखाता ही माँगता है, सिर्फ़ प्रिंटआउट नहीं, और आपको उसे कम से कम तब तक रखना है जब तक हर रिटर्न पर IRS के अतिरिक्त कर निर्धारित करने का समय खत्म न हो जाए। IRS FAQ अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को ध्यान में रखकर लिखा गया है। उसके अनुसार जाँच अधिकारी जाँच की शुरुआत में ही लिखित अनुरोध से इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें माँगते हैं, और जाँच वाले वर्ष में बनाए या बदले गए लेन-देन देख सकते हैं। Revenue Procedure 98-25 कहती है कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड उतने समय तक रखे जाएँ, माँगे जाने पर उपलब्ध कराए जाएँ और संसाधित करने लायक हों। प्रणाली के दस्तावेज़ों में बदलाव और उनकी तारीखें शामिल होनी चाहिए, और वह बैकअप प्रतियाँ सुरक्षित रखने की सिफ़ारिश करती है। कोई भी स्रोत नहीं बताता कि कितने संस्करण सहेजने हैं। महीने के अंत और साल के अंत की तारीख वाली प्रतियाँ यह दिखाने का आसान तरीका हैं कि क्या, कब बदला।
हर तरह का रिकॉर्ड कितने समय तक रखें, इसके लिए देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें और Topic no. 305।
अगर मेरा बहीखाता स्प्रेडशीट में है तो लेखाकार को क्या दूँ?
कार्यशील फ़ाइल दें, प्रिंटआउट नहीं, साथ में वह सब जो "पहले जुटाएँ" के तहत है, और:
- बंद महीनों की तारीख वाली प्रतियाँ, और उन महीनों का नोट जिनका मिलान अभी नहीं हुआ;
- ऋण विवरण और खरीदी गई संपत्तियों के चालान;
- स्वामी का डाला और निकाला पैसा, आय और खर्च से अलग रखा हुआ;
- एक पन्ने का नोट कि हर कॉलम और कोड का क्या मतलब है (Revenue Procedure 98-25 खातों की सूची और खातों का विवरण माँगती है)।
सरल दिनचर्या के लिए देखें स्वरोज़गार करने वालों के लिए रिकॉर्ड रखना।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।
एक सलाहकार, जिसका साल सीधा-सादा रहा
एक सलाहकार साल में $90,000 का बिल बनाती है, महीने में लगभग 40 लेन-देन। वह हर लेन-देन की एक पंक्ति दस्तावेज़ के संदर्भ के साथ रखती है, हर महीने बैंक से मिलान करती है और महीने के अंत में तारीख वाली प्रति सहेजती है। वह स्प्रेडशीट IRS की कसौटी पूरी कर सकती है। जिस दिन ऋणदाता लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र माँगता है, उसके पास सिर्फ़ पहला होता है, और उसे संपत्तियाँ, देनदारियाँ और अपना डाला-निकाला पैसा जोड़ना पड़ता है।
दो कर्मचारियों वाली एक landscaping LLC
एक landscaping LLC का राजस्व $180,000 है। वह दो कर्मचारियों को वेतन देती है और एक ठेकेदार कर्मी-दल को चेक से $6,000 देती है। उसे वेतन, विथहोल्डिंग और जमा के रिकॉर्ड कम से कम 4 साल रखने होंगे। उसके Forms 941 का Forms W-2 और W-3 से मेल होना चाहिए, और अगर वह ठेकेदार कंपनी नहीं है (कंपनी की तरह कर चुकाने वाली LLC भी कंपनी गिनी जाती है), तो उसे Form 1099-NEC के लिए उस ठेकेदार के भुगतानों का कुल जोड़ निकालना होगा। बिक्री और खर्च की एक शीट में इनमें से कुछ भी नहीं होता। स्वामी या तो जाँचें खुद बनाए और परखे, या पेरोल और ठेकेदार के रिकॉर्ड सॉफ़्टवेयर में ले जाए।
एक ऑनलाइन हस्तशिल्प विक्रेता
एक विक्रेता की $40,000 की बिक्री 600 ऑर्डरों में हुई है और वह माल खरीदती है। अगर वह इन्वेंटरी रखती है, तो वह साल के अंत में माल गिनती है और बेची गई वस्तुओं की लागत निकालती है: $3,000 का शुरुआती माल जमा $14,000 की खरीद, घटा $4,000 का अंतिम माल, यानी $13,000। वह छोटे व्यवसाय करदाता के रूप में पात्र हो सकती है और इन्वेंटरी न रखने का विकल्प चुन सकती है, पर उसे फिर भी दो मान्य तरीकों में से एक अपनाना होगा: माल को non-incidental सप्लाई मानना, या अपनी बही और रिकॉर्ड का तरीका अपनाना। जिस शीट में बिक्री और खर्च हैं पर खरीद या गिनती के रिकॉर्ड नहीं हैं, वह दोनों में से किसी भी विकल्प का आधार नहीं बनती।
आपके मामले में फ़र्क है?
- ऋणदाता, खरीदार या निवेशक लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र चाहता है, और आपकी स्प्रेडशीट उन्हें नहीं बना सकती: देखें ऋणदाता को आय साबित करना और फ़ंडरेज़िंग से पहले अपना बहीखाता साफ़ करना। शीट को मिलान किए हुए बहीखाते में दोबारा बनाया जा सकता है या नहीं, यह सवाल बहीखाता सहायता का है।
- आपको रिकॉर्ड माँगने वाला IRS का पत्र मिला है: तब इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल, उसके मिलान और बदलावों का इतिहास सामने आते हैं। देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने पर जुर्माने। रिटर्न पर खुद जवाब देना कर विशेषज्ञ का काम है; उसके पीछे का बहीखाता मिलता है या नहीं, यह सवाल बहीखाता सहायता का है।
- बैंक के कई महीनों का लेन-देन कभी दर्ज नहीं हुआ: देखें छूटा हुआ बहीखाता पूरा करना और बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना, फिर साल की सीमा पर खाली जगह छोड़े बिना सॉफ़्टवेयर पर जाने के लिए बहीखाता सहायता लें।
- सह-स्वामी आय बाँटते हैं, या एक खाते में निजी और व्यावसायिक पैसा मिला है: देखें व्यावसायिक और निजी पैसे का मिश्रण ठीक करना और guaranteed payments बनाम साझेदार की निकासी; साझा फ़ाइल में स्वामियों के खाते बनाने के लिए भी बहीखाता सहायता चाहिए।
- आपके कर्मचारी या ठेकेदार हैं, या आप माल दोबारा बेचते हैं, और सब एक ही शीट में है: देखें पेरोल शुरू करना और छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या सप्लाई। काटा गया पर जमा न हुआ पेरोल कर स्वामियों और अधिकारियों पर निजी तौर पर आ सकता है: देखें ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माना। पेरोल, ठेकेदार और माल के रिकॉर्ड को ऐसे बहीखाते में लाना, जो Forms 941, W-2, 1099-NEC और बेची गई वस्तुओं की लागत से मेल खाए, बहीखाता सहायता का काम है।
- आप कंपनी चलाते हैं, या वह विदेश से स्वामित्व में है: देखें S corporation का बहीखाता सेटअप और विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी का बहीखाता; स्वामियों के खाते और तुलन पत्र का सवाल बहीखाता सहायता का है।
- आपके पास किराये की संपत्ति है: देखें किराये की संपत्ति का बहीखाता, स्प्रेडशीट या सॉफ़्टवेयर।
- आप अकेले स्वामी हैं और आपका साल सीधा-सादा है: देखें स्वरोज़गार करने वालों के लिए रिकॉर्ड रखना और खुद बहीखाता रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें।
- आपका पद्धति का चुनाव आँकड़ों पर असर डालता है: देखें छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन।
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| आँकड़ा | मान | स्रोत |
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| छोटे व्यवसाय की इन्वेंटरी के लिए सकल प्राप्तियों का परीक्षण धारा 448(c) के तहत पिछले तीन कर वर्षों की औसत वार्षिक सकल प्राप्तियाँ; इन्वेंट्री-पद्धति के अपवाद पर अन्य शर्तें लागू होती हैं। | $32,000,000 कर वर्ष 2026 | IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 जाँचा गया |
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records जाँचा गया |
| 2026 में किए गए भुगतानों के लिए Form 1099-NEC रिपोर्टिंग की सीमा आमतौर पर 2026 के दौरान एक प्राप्तकर्ता को रिपोर्ट योग्य सेवा भुगतान; बैकअप विथहोल्डिंग किसी भी राशि पर फ़ाइलिंग ज़रूरी कर सकती है | $2,000 कर वर्ष 2026 | IRS: क्या मुझे Form 1099 या कोई दूसरा सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है? जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: रिकॉर्ड रखना (Recordkeeping)
- IRS: कौन-से रिकॉर्ड रखने चाहिए
- IRS: Topic no. 305, Recordkeeping
- 26 CFR 1.6001-1, रिकॉर्ड
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- IRS: Publication 538, Accounting Periods and Methods
- IRS: Schedule C (Form 1040) के निर्देश
- IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS: रोज़गार कर का रिकॉर्ड रखना
- IRS: Forms 1099-MISC और 1099-NEC के निर्देश
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide
- IRS: क्या मुझे Form 1099 या कोई दूसरा सूचना रिटर्न फ़ाइल करना ज़रूरी है?
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 (Revenue Procedure 2025-32)
- 26 U.S.C. 471, इन्वेंटरी का सामान्य नियम
- IRS: Form 1065, U.S. Return of Partnership Income
- IRS: Form 1120-S, S corporation का अमेरिकी आयकर रिटर्न
- IRS: Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।