Bút toán khi CRA ấn định lại GST/HST: thuế, tiền lãi, tiền phạt

Tôi ghi nhận thế nào khoản GST/HST nợ CRA sau khi bị ấn định lại?

Hãy ghi thông báo thành một bút toán có một dòng ghi có và ba loại ghi nợ: phần thuế phát sinh thêm, tiền lãi và tiền phạt, mỗi khoản vào một tài khoản riêng, còn tổng số ghi có vào dòng GST/HST phải trả cho lần ấn định lại. CRA không công bố mẫu bút toán hay tên tài khoản, nên cách trình bày này là thông lệ ghi sổ phổ biến, dựa trên ba số tiền mà thông báo nêu. Với thông báo ấn định thuế tính tiền lãi hoặc tiền phạt nộp trễ vì nộp tờ khai hoặc nộp tiền trễ, chỉ ghi các khoản phí chưa được ghi; phần thuế thường đã nằm trong khoản GST/HST phải trả thông thường của bạn.

Hãy ghi bút toán vào đúng ngày của thông báo. CRA coi số tiền bị ấn định là phải nộp ngay khi gửi thông báo (Excise Tax Act, s. 315(2)), nên sổ sách của hầu hết doanh nghiệp nhỏ ghi khoản này vào ngày thông báo. Nếu bạn đang khiếu nại, việc ghi đủ, ghi một phần hay chỉ ghi chú thuyết minh cho khoản đang tranh chấp phụ thuộc vào chuẩn mực kế toán áp dụng và người ký báo cáo tài chính. Khoản nào CRA sau đó hủy hoặc giảm thì ghi đảo lại đối ứng với GST/HST phải trả, ấn định lại; khoản hoàn thuế CRA trả cho bạn thì ghi theo chiều ngược lại. Việc có điều chỉnh lại năm trước đã khóa sổ hay không cũng do người đó quyết định; xem sửa báo cáo tài chính của năm trước.

Trường hợp không đơn giản khi thông báo bao gồm nhiều kỳ, bác tín thuế đầu vào (GST/HST đã trả khi mua hàng cho doanh nghiệp, được đòi lại), có nhiều loại tiền phạt, đi kèm một lần ấn định lại thuế thu nhập, hoặc rơi vào sổ sách không tách riêng thuế, tiền lãi và tiền phạt. Hãy tập hợp thông báo, bảng sao kê tài khoản CRA, tờ khai gốc của từng kỳ và chứng từ cho mọi khoản tín thuế đang bị xem xét. Khi có từ hai yếu tố trở lên, các bút toán, tờ khai và chứng từ còn thiếu thường được giải quyết cùng nhau; xem dịch vụ ghi sổ kế toán.

Trang này nói về GST/HST do CRA quản lý. Doanh nghiệp có địa điểm thực tế tại Quebec nộp tờ khai cho Revenu Québec, cơ quan thường quản lý GST/HST tại đó (CRA: RC4022); thông báo của Revenu Québec nằm ngoài phạm vi trang này.

Thông báo ấn định lại cho thấy những gì, và tôi tách nó ra sao?

Thông báo GST/HST có thể nêu các thay đổi CRA đã thực hiện trên tờ khai, kèm chi tiết về tiền phạt nộp tờ khai và tiền lãi trên số tiền còn nợ. Thông báo dành cho doanh nghiệp thường chỉ được đăng trong tài khoản CRA trực tuyến, trừ một số trường hợp như gửi thư giấy (CRA: sau khi nộp tờ khai). Hãy tách theo bốn bước:

1. Thuế. Với mỗi kỳ, tìm khoản thay đổi CRA đã làm trên thuế ròng (thuế đã thu trừ tín thuế đầu vào). Khoản thay đổi đó là phần thuế; thuế bạn đã ghi từ tờ khai đã nộp thì không ghi lại.
2. Tiền lãi. Lấy số tiền lãi ghi trên thông báo. Tiền lãi trên khoản thuế phát sinh thêm được tính từ ngày sau ngày thuế ròng đến hạn nộp lần đầu, không phải từ ngày thông báo, cho đến khi khoản đó được nộp (Excise Tax Act, s. 228(2); s. 280(1)). Ngày bắt đầu tính lãi trên tiền phạt hãy đọc trong thông báo; các trang CRA được trích ở đây không nêu ngày này.
3. Tiền phạt. Liệt kê từng khoản phạt theo tên và theo kỳ.
4. Đối chiếu. Cộng ba phần lại và so tổng với các giao dịch trong tài khoản CRA của cùng các kỳ. Số dư tài khoản không gồm các khoản đang tranh chấp, các khoản chưa đến hạn và các khoản thanh toán chưa được áp dụng (CRA: câu hỏi thường gặp về số dư tài khoản), và có thể hiển thị tiền lãi tính đến ngày bạn chọn (CRA: nộp GST/HST). Khoản GST/HST phải trả thông thường cộng với GST/HST phải trả, ấn định lại cần khớp với CRA sau khi đã giải thích các khoản đó, các khoản bù trừ và các khoản nộp tạm tính; xem đối chiếu GST/HST phải trả với CRA.

Một thông báo có thể truy ngược nhiều kỳ; xem CRA rà soát và kiểm tra GST/HST để biết CRA có thể truy ngược đến đâu.

Bút toán nào ghi nhận khoản GST/HST phải nộp thêm mà CRA nói tôi nợ?

Ghi có khoản thuế phát sinh thêm vào GST/HST phải trả, ấn định lại, và ghi nợ vào khoản chi phí mà thuế đó gắn với. Trường hợp đơn giản nhất là thuế doanh nghiệp chưa bao giờ thu: khách hàng không trả khoản này, nên nó không phải số dư đã thu.

GST/HST đã thu và GST/HST đã trả thường vẫn gắn với các tờ khai đã nộp; phần ấn định lại là khoản chênh lệch. Cách các tài khoản này vận hành xem tại GST/HST trong sổ sách của bạn.

Việc bản thân khoản thuế có làm giảm thu nhập hay không là câu hỏi của tờ khai. Các quy định của Income Tax Act được trích dưới đây về tiền lãi và tiền phạt không giải quyết vấn đề này. Hãy giữ khoản thuế trong một tài khoản riêng để người lập tờ khai xử lý theo đúng thực tế.

Bút toán cho tiền lãi và tiền phạt CRA tính trên GST/HST là gì?

Ghi nợ tiền lãi và tiền phạt vào các tài khoản riêng của từng khoản, ghi có cùng dòng khoản phải trả, và không để cả hai lẫn vào chi phí lãi vay thông thường hay phí ngân hàng.

Tài khoản riêng làm được ba việc:

• Giữ các khoản không được khấu trừ tách khỏi các dòng được khấu trừ. Mọi khoản ghi vào chi phí lãi vay thông thường đều chảy sang tờ khai như một khoản khấu trừ, trừ khi có người phát hiện.
• Tách riêng những gì có thể thay đổi. Bộ trưởng Doanh thu Quốc gia (trên thực tế là CRA) có thể hủy hoặc miễn tiền phạt hay tiền lãi trong một số trường hợp (CRA: nộp GST/HST). Có tài khoản riêng, bạn chỉ cần ghi đảo phần được hủy.
• Cho tiền lãi phát sinh sau này một chỗ ghi. Tiền lãi cứ tiếp tục phát sinh, nên mỗi lần tính thêm chỉ là một bút toán vào một tài khoản.

Một tài khoản chung cho cả tiền lãi và tiền phạt chỉ dùng được nếu mỗi bút toán đều nêu rõ thông báo và có thể tách lại hai khoản. Về việc xin xóa hoặc giảm, xem tiền phạt, tiền lãi và cách xin miễn.

Tiền lãi và tiền phạt CRA tính trên GST/HST có được khấu trừ không?

Tiền lãi và tiền phạt: không. Phần thuế thì khác: bản thân nó không phải chi phí. Tín thuế bị bác trở thành một phần giá vốn của khoản mua, còn với thuế chưa từng thu trên doanh thu, người lập tờ khai quyết định cách xử lý (xem các phần về thuế phát sinh thêm và tín thuế đầu vào). Tiền lãi theo Part IX của Excise Tax Act bị cấm khấu trừ theo Income Tax Act, s. 18(1)(t)(ii). Với tiền phạt, CRA cho biết bạn không thể khấu trừ thuế thu nhập cho bất kỳ khoản tiền phạt nào đã trả hoặc phải trả vì không khai đúng tờ khai GST/HST (CRA: Tiền phạt khi nộp tờ khai GST/HST). Đạo luật này cũng không cho khấu trừ khoản phạt tiền hay tiền phạt do luật của một quốc gia hoặc tỉnh bang áp đặt, trừ khoản phạt được quy định riêng (s. 67.6).

Cách giữ chúng ngoài các tài khoản được khấu trừ:

• Chủ doanh nghiệp một chủ. Không đưa cả hai khoản vào dòng chi phí kinh doanh nào, kể cả lãi vay và phí ngân hàng (line 8710 của T2125). CRA liệt kê hầu hết các khoản phạt tiền và tiền phạt vào nhóm không phải chi phí kinh doanh (CRA: chi phí trên T2125).
• Công ty. Tờ khai T2 xuất phát từ báo cáo tài chính, và Schedule 1 cộng lại các khoản chi phí đã ghi trong đó nhưng quy định thuế không cho phép (CRA: hướng dẫn T2). Mỗi khoản một tài khoản giúp mỗi khoản cộng lại chỉ cần tra một chỗ.
• Đã ghi vào chi phí lãi vay. Chuyển các khoản đó sang tài khoản riêng trước khi lập tờ khai. Nếu tờ khai đã nộp với các khoản này được khấu trừ, tờ khai cũng cần được sửa.

CRA bác tín thuế đầu vào của tôi: sổ sách thay đổi thế nào?

Khoản tín thuế bị rút lại, thuế trở thành khoản còn nợ, và khoản ghi nợ thường quay về khoản mua mà tín thuế đó đến từ, để chi phí hoặc tài sản hiện đủ giá vốn. Thông báo nêu khoản thay đổi ròng, nên hãy đối chiếu với các khoản tín thuế CRA đã chấp nhận trong cùng lần ấn định. Ghi nợ khoản tín thuế bị bác vào tài khoản đã ghi khoản mua, ghi nợ tiền lãi và tiền phạt vào tài khoản riêng của chúng, và ghi có tổng số vào GST/HST phải trả, ấn định lại, như trong bảng đầu tiên.

Nếu tín thuế bị từ chối vì chi phí đó là chi tiêu cá nhân chứ không phải kinh doanh, đừng ghi nợ vào chi phí; khoản chi đó có thể thuộc về chủ sở hữu. Xem lợi ích cổ đông bị phát hiện trong kiểm tra và chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

CRA hướng dẫn chủ doanh nghiệp một chủ giảm chi phí kinh doanh đi bằng số tín thuế đã đòi (CRA: chi phí trên T2125), nên khoản tín thuế không được chấp nhận sẽ khiến chi phí không bị giảm. Về thuế thu nhập, đạo luật coi khoản tín thuế đã đòi là hỗ trợ của chính phủ, và khoản tín thuế bị cộng lại vào thuế ròng là khoản hỗ trợ phải hoàn trả (Income Tax Act, s. 248(16) và (18)). Việc khoản hoàn trả đó tác động vào giá vốn ra sao tùy từng khoản mục, nên hãy đưa cho người lập tờ khai danh sách các khoản tín thuế bị bác theo từng khoản.

Chứng từ nào còn thiếu. Người đăng ký không được đòi tín thuế trừ khi, trước khi nộp tờ khai có đòi khoản đó, họ đã có đủ bằng chứng cho thấy các thông tin theo quy định (Excise Tax Act, s. 169(4)). Biên lai phải ghi những chi tiết nào xem tại chi tiết biên lai GST/HST để đòi tín thuế đầu vào; giữ bao lâu xem tại giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu. Nếu bạn đã bỏ sót những khoản tín thuế mình có quyền đòi, CRA phải tính chúng khi ấn định lại, miễn là bạn có chứng từ bắt buộc (s. 296(2)); hãy tập hợp cả những hóa đơn đó. Bằng chứng tìm được sau khi nộp tờ khai có cứu được một khoản tín thuế hay không tùy vào hoàn cảnh cụ thể; xem CRA rà soát và kiểm tra GST/HST.

CRA ấn định lại thuế thu nhập (T1 hoặc T2), không phải GST/HST: bút toán có giống nhau không?

Cách tách thành ba phần là như nhau, nhưng phần thuế được ghi khác đi, và cả ba phần đều không được khấu trừ. Income Tax Act cấm khấu trừ mọi khoản đã trả hoặc phải trả theo đạo luật đó, ngoại trừ thuế theo Parts XII.2 và XII.6 (s. 18(1)(t)(i)); quy định này bao gồm cả thuế, tiền lãi và tiền phạt.

Hãy dùng một khoản phải trả riêng cho thuế thu nhập, để mỗi khoản phải trả khớp với bảng sao kê CRA riêng của nó. Việc ấn định lại tiền lương (CPP, EI và thuế thu nhập khấu trừ từ tiền lương) nằm ngoài trang này; xem bút toán tiền lương. Nếu CRA ấn định lại thuế thu nhập vì coi một khoản chi là chi tiêu cá nhân, xem lợi ích cổ đông bị phát hiện trong kiểm tra.

Tôi ghi các khoản đã nộp trên số dư ra sao, và tiền lãi thế nào khi chưa trả?

Ghi nợ mỗi khoản thanh toán vào GST/HST phải trả, ấn định lại, và ghi có ngân hàng. Mỗi lần CRA tính thêm tiền lãi, hãy ghi từ bảng sao kê của CRA: ghi nợ Tiền lãi CRA, không được khấu trừ, và ghi có cùng dòng khoản phải trả.

CRA tính lãi trên khoản nợ quá hạn theo lãi suất quy định, được đặt lại mỗi 3 tháng và tính lãi kép theo ngày (CRA: nộp GST/HST). Tiền lãi chạy cho đến khi khoản nợ được trả, và tiền lãi kép được cộng vào số tiền còn nợ (Excise Tax Act, s. 280). Khoản trả một phần làm giảm số dư mà tiền lãi tính trên đó. Hãy so sổ sách với các giao dịch trong tài khoản CRA của cùng kỳ ít nhất mỗi tháng. Chỉ ghi vào tiền lãi những khoản lãi mới đã xác định được; mọi khoản chênh lệch khác cần được tìm hiểu trước.

Đơn khiếu nại phải được nộp trong vòng 90 ngày kể từ khi thông báo được gửi (Excise Tax Act, s. 301(1.1)). Nếu bỏ lỡ hạn đó, đơn xin gia hạn phải đến tay Bộ trưởng trong vòng một năm sau hạn ấy và có thể bị từ chối (s. 303). Việc khiếu nại không tự nó làm dừng việc thu nợ. Các bước thực hiện xem tại rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo.

Về các khoản bù trừ, khoản nộp tạm tính và khoản hoàn thuế khiến khoản phải trả khác với tài khoản CRA, xem đối chiếu GST/HST phải trả với CRA. Nếu bạn không thể trả ngay một lần, xem thỏa thuận trả nợ của CRA cho nợ doanh nghiệp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Canada (C$).

Một công ty bị bác tín thuế

Một đợt rà soát bác C$8.000 tín thuế đầu vào. Thông báo ghi thuế C$8.000, tiền lãi trên khoản quá hạn C$600 và tiền phạt C$400.

C$600 và C$400 không được đưa vào chi phí lãi vay thông thường. Việc C$8.000 nằm trong giá vốn của từng khoản mua thế nào về thuế thu nhập là câu hỏi dành cho người lập tờ khai T2.

Chủ doanh nghiệp một chủ không thu GST

CRA phát hiện GST không được thu trên C$30.000 doanh thu và ấn định C$1.500 tiền thuế (5% của C$30.000, giả định ở đây; thông báo mới ấn định số thật) cùng C$120 tiền lãi.

Thông báo cộng thêm C$1.620 vào số tiền doanh nghiệp nợ. C$120 không được đưa vào lãi vay và phí ngân hàng trên T2125.

Một công ty trả khoản bị ấn định lại C$12.000 theo từng tháng

Thông báo ghi thuế C$10.500, tiền lãi C$1.000 và tiền phạt C$500. Công ty ghi nợ C$10.500 vào khoản chi phí mà thuế đó gắn với, C$1.000 vào Tiền lãi CRA, không được khấu trừ, và C$500 vào Tiền phạt CRA, không được khấu trừ, đồng thời ghi có C$12.000 vào GST/HST phải trả, ấn định lại. Sau đó công ty trả C$1.000 mỗi tháng. Số tiền lãi trong bảng dưới đây chỉ là số giả định; hãy lấy số thật từ bảng sao kê CRA.

Mỗi khoản thanh toán ghi nợ khoản phải trả và ghi có ngân hàng. Mỗi lần tính thêm tiền lãi ghi nợ Tiền lãi CRA, không được khấu trừ, và ghi có khoản phải trả. Khoản nợ nằm trên sổ sách cho đến khi về không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách không tách riêng thuế, tiền lãi và tiền phạt, thông báo còn bác tín thuế hoặc bao gồm nhiều kỳ, hoặc có kèm một lần ấn định lại thuế thu nhập: cách ghi các khoản trong sổ sách và tờ khai, chứng từ nào còn thiếu cho khoản tín thuế, và nên khiếu nại hay xin miễn trước thường được giải quyết cùng nhau; xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tiền lãi hoặc tiền phạt đã được khấu trừ trên tờ khai đã nộp: tờ khai cần được sửa, không chỉ sổ sách; xem sửa báo cáo tài chính của năm trước và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang khiếu nại và báo cáo sẽ gửi cho ngân hàng cho vay hoặc kế toán viên: cách thể hiện khoản đang tranh chấp được thống nhất với người ký báo cáo. Riêng việc khiếu nại không có nghĩa là tờ khai đã nộp cần được sửa.
• Thông báo nêu đích danh một giám đốc hoặc thành viên hợp danh: thành viên hợp danh chung có thể phải trả GST/HST của hợp danh (Excise Tax Act, s. 272.1(5)), và giám đốc có thể phải trả thuế ròng chưa nộp kèm tiền lãi và tiền phạt (s. 323), tùy điều kiện thu nợ và lý lẽ bào chữa là đã thận trọng hợp lý (due diligence); CRA phải ấn định cho giám đốc trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc. Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu trách nhiệm cá nhân. Xem CRA rà soát và kiểm tra GST/HST và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng: xem làm cho kịp sổ sách bị chậm trước khi ghi một lần ấn định lại vào đó.
• Bạn muốn hủy tiền phạt hoặc tiền lãi: xem tiền phạt, tiền lãi và cách xin miễn; về công thức tiền phạt nộp trễ, xem tiền phạt nộp trễ tờ khai GST/HST.
• Bạn muốn khiếu nại, hoặc CRA đã gửi đề xuất trước: xem rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo và CRA rà soát và kiểm tra GST/HST.
• Tờ khai chưa bao giờ được nộp và CRA đã ước tính số tiền: xem tờ khai GST/HST chưa nộp và ấn định ước tính.
• Khoản phải trả không khớp với tài khoản CRA: xem đối chiếu GST/HST phải trả với CRA.
• Bạn không thể trả ngay toàn bộ số dư: xem thỏa thuận trả nợ của CRA cho nợ doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec: Revenu Québec thường quản lý GST/HST tại đó, nên thông báo và quy định miễn giảm của cơ quan này nằm ngoài trang này; hãy xem thông báo của Revenu Québec và liên hệ Revenu Québec. Với sổ sách có cả Quebec và các tỉnh bang khác, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.