Ghi sổ, kế toán viên hay CPA tại Canada: doanh nghiệp cần ai?

Nhân viên ghi sổ, kế toán viên và CPA tại Canada khác nhau thế nào?

Một doanh nghiệp nhỏ có tối đa ba nhóm việc: sổ sách hằng tháng, tờ khai GST/HST và tờ khai thuế lương, và cuối năm là báo cáo tài chính, chứng từ (T4 cho tiền lương, T5 cho cổ tức) cùng tờ khai thuế thu nhập (T1 với chủ doanh nghiệp một chủ, T2 với công ty). Một người có thể làm nhiều nhóm việc. Nhân viên ghi sổ giữ sổ sách, kế toán viên biến sổ sách thành báo cáo và tờ khai, còn CPA là kế toán viên thuộc một hiệp hội CPA cấp tỉnh bang. Mô tả nghề nhân viên ghi sổ của Chính phủ Canada liệt kê việc ghi sổ, đối chiếu tài khoản, lập séc trả lương và biểu mẫu nộp thuế, cũng như lập báo cáo tài chính và tờ khai thuế. Mô tả nghề kế toán viên liệt kê việc lập kế hoạch hệ thống kế toán và lập báo cáo tài chính. Vì vậy, chức danh cho bạn biết rất ít. Điều phân biệt các công việc theo luật là tỉnh bang dành riêng việc nào và ai được dùng danh xưng CPA. Tại các tỉnh bang nêu dưới đây, kiểm toán, soát xét và một số báo cáo mà bên thứ ba dựa vào, chẳng hạn khi ngân hàng yêu cầu, được dành riêng cho CPA và công ty được cấp phép; ghi sổ và chuẩn bị tờ khai thông thường thì không.

Nếu đây là năm đầu tiên hoặc tờ khai T2 đầu tiên và bạn đang cân nhắc giữa dịch vụ nộp tờ khai và CPA, thì các công việc doanh nghiệp của bạn quyết định lựa chọn: GST/HST, thuế lương, báo cáo tài chính cuối năm và T2 cái nào áp dụng, và việc nào làm hằng tháng, việc nào mỗi năm một lần.

Trường hợp không đơn giản là khi doanh nghiệp:

• là một công ty, vì tờ khai T2, khoản chi trả cho chủ sở hữu và tờ khai cá nhân của chủ sở hữu liên quan đến nhau;
• đã đăng ký, hoặc phải đăng ký, GST/HST, hoặc trả lương cho nhân viên;
• có ngân hàng, bên nhượng quyền, nhà đầu tư hoặc người mua yêu cầu báo cáo tài chính;
• có sổ sách chậm nhiều tháng hoặc chưa nộp tờ khai;
• đặt tại Quebec hoặc Alberta, hai nơi tự quản lý thuế thu nhập công ty (xem phần Quebec bên dưới);
• có thu nhập hoặc tài sản ở nước khác.

Hãy chuẩn bị trước khi gọi bất kỳ ai: ngày kết thúc năm tài chính và tỉnh bang của bạn; bạn có tài khoản GST/HST và thuế lương không (số tài khoản và tần suất nộp); ngân hàng, bên nhượng quyền hoặc nhà đầu tư có yêu cầu báo cáo tài chính không; tờ khai năm ngoái và thông báo ấn định thuế; và sao kê ngân hàng, thẻ kể từ kỳ đã nộp gần nhất.

"Kế toán viên" có phải danh xưng được bảo hộ không, và ai được gọi mình là CPA?

Tại Ontario, Quebec, Alberta và British Columbia, danh hiệu CPA được pháp luật tỉnh bang bảo hộ, và không đạo luật nào trong số đó nêu danh xưng "accountant" đơn thuần là danh xưng được bảo hộ. Mỗi tỉnh bang có đạo luật riêng:

• Ontario. Chỉ thành viên của CPA Ontario mới được dùng danh hiệu hoặc chữ viết tắt CPA, các danh xưng cũ Chartered Accountant, Certified Management Accountant, Registered Industrial Accountant hoặc Certified General Accountant, hoặc danh xưng hàm ý một trong những danh xưng đó, hoặc hành nghề với tư cách CPA (Chartered Professional Accountants of Ontario Act, 2017, s. 29).
• Quebec. Không ai được xưng là kế toán viên công chứng nếu không có giấy phép và tên trong danh sách thành viên của Order (Professional Code, s. 32). Chartered Professional Accountants Act, s. 13 cũng cấm dùng danh xưng "professional accountant" và "public accountant" cùng các danh xưng cũ "chartered accountant", "certified general accountant" và "certified management accountant".
• Alberta. Chỉ người đăng ký được quy định cho phép, hoặc cá nhân được quy chế nội bộ cho phép, mới được dùng các danh xưng như "chartered professional accountant", "CPA", "professional accountant" hoặc "chartered accountant" theo cách nêu hoặc hàm ý rằng mình được phép (CPA Act, s. 7(3)).
• British Columbia. Thành viên đang hoạt động hợp lệ được dùng "Chartered Professional Accountant", "CPA" và "professional accountant"; người khác không được dùng các danh xưng này hoặc tự xưng là CPA (CPA Act, ss. 44 và 45). Đạo luật không ảnh hưởng đến quyền hành nghề kế toán viên hoặc kiểm toán viên của người không phải thành viên, trừ các dịch vụ dành riêng nêu trong s. 47 (s. 46).

Người chỉ tự gọi mình là "accountant" có thể không có chứng chỉ nào. Việc dùng từ đó trong một trường hợp cụ thể có hàm ý danh hiệu CPA hay không tùy theo câu chữ trong đạo luật của tỉnh bang đó; hiệp hội CPA của tỉnh bang có thể cho biết họ áp dụng thế nào. Hướng dẫn này chỉ nói về Ontario, Quebec, Alberta và British Columbia. Các tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác có đạo luật riêng: hãy hỏi hiệp hội CPA tại nơi bạn ở. Để kiểm tra tư cách của một người, xem chọn kế toán viên.

Ai có thể nộp tờ khai T2 và tờ khai GST/HST của tôi, và CRA cần gì từ tôi?

Người bạn ủy quyền có thể nộp cả hai tờ khai, nhưng doanh nghiệp vẫn là bên có nghĩa vụ nộp, và người đại diện cần được bạn ủy quyền trước khi thao tác trên tài khoản CRA của bạn. Bạn có thể ủy quyền trong My Business Account, hoặc người đại diện có thể yêu cầu ủy quyền qua phần mềm EFILE (sau khi bạn ký trang chữ ký mà người đại diện lưu sáu năm) hoặc trong Represent a Client. Với hai cách yêu cầu này, bạn xác nhận hoặc từ chối trong My Business Account (không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được). Form AUT-01 gửi qua đường bưu điện chỉ cho quyền truy cập ngoại tuyến.

Cấp ủy quyền bạn chọn quyết định người đại diện được làm gì:

Bạn có thể giới hạn sự ủy quyền cho toàn bộ mã số doanh nghiệp, cho một số tài khoản chương trình, hoặc cho một tài khoản chương trình (CRA). Để hủy người đại diện, xem đổi kế toán viên; về My Business Account cho công ty mới, xem sau khi thành lập công ty.

T2. Công ty nộp tờ khai T2 cho mỗi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải nộp, trong vòng sáu tháng sau khi năm tính thuế kết thúc, và phải nộp điện tử trừ khi thuộc diện ngoại lệ, chẳng hạn công ty bảo hiểm hoặc công ty không cư trú. Số thuế còn nợ đến hạn sớm hơn tờ khai: hai tháng sau khi năm thuế kết thúc, hoặc ba tháng đối với công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) đủ điều kiện (CRA). Công ty bắt buộc nộp điện tử mà không nộp sẽ bị phạt $1.000 (Income Tax Act, s. 162(7.2)). Khi một bên truyền dữ liệu (transmitter) nộp thay công ty, cán bộ có thẩm quyền ký của công ty phải điền và ký Form T183CORP trước khi truyền. Các số tiền trong đó phải khớp với tờ khai đã nộp. Income Tax Act (s. 150.1(4)) đặt tờ khai thông tin này lên người có nghĩa vụ nộp, không phải lên bên nộp thay.

Chủ doanh nghiệp một chủ. Tờ khai là T1 kèm báo cáo kinh doanh (Form T2125). Người chuẩn bị thuế được trả phí thường nộp điện tử và người nộp thuế ký Form T183, biểu mẫu này phải khớp với tờ khai điện tử. Người tự kinh doanh có thời gian đến ngày 15 tháng 6 để nộp tờ khai, nhưng ngày 30 tháng 4 vẫn là hạn nộp thuế. Người cư trú tại Quebec cũng có thể phải nộp một tờ khai Quebec riêng cho Revenu Québec.

GST/HST. Người đăng ký nộp tờ khai theo kỳ báo cáo mà CRA thường ấn định; doanh nghiệp đặt tại Quebec thì nộp cho Revenu Québec (xem phần Quebec bên dưới). Bạn có phải đăng ký hay không tùy vào doanh số của bạn: xem khi nào đăng ký GST/HST. Người sử dụng lao động cũng phải tính các khoản khấu trừ tiền lương và nộp đúng hạn; xem chạy bảng lương.

Dịch vụ chuẩn bị thuế có xử lý được tờ khai của doanh nghiệp nhỏ không?

Dịch vụ chuẩn bị thuế có thể nộp tờ khai doanh nghiệp nếu sổ sách đã xong và dịch vụ đó làm được loại biểu mẫu này. Dịch vụ có thể chỉ làm tờ khai, không làm sổ sách của bạn, và tờ khai của công ty phức tạp hơn tờ khai cá nhân. Trong các đạo luật nêu ở đây, quy định về người chuẩn bị thuế nói về cách nộp tờ khai, không nói ai được chuẩn bị:

• Người được trả phí để chuẩn bị hơn năm tờ khai thuộc cùng một loại (công ty, cá nhân, hoặc di sản và quỹ tín thác) trong một năm phải nộp điện tử mọi tờ khai họ chuẩn bị có thu phí, trừ năm tờ khai mỗi loại và một vài ngoại lệ được liệt kê (Income Tax Act, s. 150.1(2.2) to (2.4)).
• Các đạo luật cấp tỉnh bang nêu ở đây không coi giấy phép CPA là điều kiện để chuẩn bị tờ khai; bảng đầu tiên cho biết quy định của từng tỉnh bang. Tại Quebec, nơi dành riêng các compilation không chỉ dùng cho quản lý nội bộ (CPA Act, s. 4), hãy hỏi hiệp hội CPA của tỉnh bang xem báo cáo mà tờ khai của bạn cần có thuộc diện đó không.

Dịch vụ nộp tờ khai có thể chỉ làm chính tờ khai. Trước khi thuê, hãy hỏi từng câu dưới đây.

Nếu sổ sách chậm nhiều tháng, xem bù sổ sách quá hạn.

Khi nào công việc cần CPA có giấy phép kế toán công?

Khi đó là kiểm toán, soát xét hoặc báo cáo đảm bảo khác, hoặc, tại một số tỉnh bang, một compilation mà bên thứ ba sẽ dựa vào. Luật tỉnh bang dành riêng các công việc này, và quy định khác nhau theo tỉnh bang.

Danh hiệu CPA tự nó chưa phải là giấy phép: giấy phép của Ontario, giấy phép hành nghề của Quebec, việc đăng ký công ty của Alberta và sự ủy quyền của British Columbia đều là một bước nữa. Các tình huống áp dụng quy định này là khi ngân hàng, bên nhượng quyền, nhà đầu tư hoặc người mua yêu cầu báo cáo tài chính có soát xét hoặc kiểm toán, hoặc khi luật hay hợp đồng đòi hỏi kiểm toán viên. Bản thân tờ khai T2 không yêu cầu cả hai: tờ khai chỉ hỏi báo cáo của kiểm toán viên hoặc kế toán viên "nếu đã được lập". Mỗi mức báo cáo gồm những gì, và khi nào bắt buộc kiểm toán, có trong compilation hay soát xét.

Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty mới thành lập nên chọn cách nào?

Cấu trúc doanh nghiệp quyết định phải nộp gì, và do đó doanh nghiệp cần công việc gì.

Đây là các cách chia việc thường gặp, không phải quy tắc; cách chia phù hợp tùy quy mô doanh nghiệp, các đăng ký thuế và ai yêu cầu báo cáo tài chính.

Khoản chi trả cho chủ sở hữu của công ty, khoản vay của cổ đông và cổ tức đều ảnh hưởng đến tờ khai của công ty lẫn tờ khai của chủ sở hữu. Đó là lúc công việc trở thành tư vấn, không chỉ nộp tờ khai: xem tự trả lương cho mình từ công ty.

Tôi có cần cả nhân viên ghi sổ, kế toán viên và người chuẩn bị thuế không?

Điều đó tùy doanh nghiệp của bạn có những công việc nào. Hãy giao từng công việc cho một người, đừng ghép từng chức danh với một người. Một người có thể làm hai hoặc cả ba công việc; điều quan trọng là mỗi công việc đều có người phụ trách, và người đó phải có giấy phép nếu công việc thuộc diện dành riêng. Về tần suất trả phí, xem hằng tháng hay chỉ cuối năm; về việc tự giữ sổ sách, xem tự ghi sổ; về quy trình hằng tháng, xem nhân viên ghi sổ nên làm gì mỗi tháng.

Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về hồ sơ và các khoản nộp thuế của mình. CRA liệt kê bảo vệ hồ sơ của bạn, kể cả khi bạn thuê bên thứ ba lưu giữ trong số trách nhiệm của bạn. Giám đốc của công ty cũng có thể phải cùng công ty chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản khấu trừ tiền lương chưa nộp (Income Tax Act, s. 227.1) và GST/HST ròng chưa nộp (Excise Tax Act, s. 323) khi các điều kiện trong những điều khoản đó được đáp ứng, trừ khi giám đốc đã thận trọng như một người hợp lý thận trọng sẽ làm; thời hạn là hai năm kể từ khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối. Thành viên hợp danh chung có thể phải trả GST/HST của hợp danh (Excise Tax Act, s. 272.1(5)).

Khi nào tôi nên thuê kế toán viên, không chỉ nhân viên ghi sổ?

Những việc cần kế toán viên là các quyết định, không phải sổ sách: tờ khai T2 đầu tiên hoặc có nên thành lập công ty hay không (doanh nghiệp một chủ hay công ty); cách bạn trả cho mình (tiền lương hay cổ tức); ngân hàng, nhà đầu tư hoặc người mua yêu cầu báo cáo tài chính; thư của CRA hoặc một lần nộp trễ; và thu nhập hoặc tài sản ở nước khác. Nếu không có điều nào trong số đó, sổ sách do phần mềm hoặc nhân viên ghi sổ giữ và tờ khai do người chuẩn bị thuế nộp có thể là đủ.

Quy định thay đổi thế nào ở Quebec hoặc tỉnh bang khác?

Đạo luật của tỉnh bang quyết định ai được làm công việc dành riêng và ai được dùng danh xưng CPA, và Quebec cùng Alberta còn có cơ quan quản lý thuế riêng.

• Quebec. Kế toán công và danh xưng CPA do các đạo luật nêu trên điều chỉnh. Tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý GST/HST, và doanh nghiệp đặt tại đó nộp tờ khai cho Revenu Québec theo biểu mẫu của cơ quan này. Người sử dụng lao động có cơ sở kinh doanh tại Quebec cũng có thể phải đăng ký với Revenu Québec để khấu trừ thuế tại nguồn.
• Quebec và Alberta. Các tỉnh bang ban hành luật về thuế thu nhập công ty, nhưng CRA quản lý thuế này trừ Quebec và Alberta. Công ty có cơ sở thường trú tại một trong hai nơi nộp thêm một tờ khai thuế thu nhập công ty cấp tỉnh bang riêng cho tỉnh bang đó, ngoài T2. Tại Alberta, trừ khi được miễn, công ty có cơ sở thường trú tại đó phải nộp tờ khai Alberta (AT1), đến hạn trong vòng sáu tháng sau khi năm thuế kết thúc.
• Các tỉnh bang và vùng lãnh thổ khác. Không nói đến ở đây. Hãy xem đạo luật và hiệp hội CPA của tỉnh bang đó trước khi cho rằng quy định giống nhau.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Canada.

Một nhà tư vấn ở Ontario

Một nhà tư vấn là chủ doanh nghiệp một chủ có thu nhập C$80.000 và đã đăng ký HST vì doanh số vượt ngưỡng nhà cung cấp nhỏ C$30.000. Nhân viên ghi sổ giữ sổ sách và lập tờ khai HST. Tờ khai T1 kèm báo cáo của người tự kinh doanh giao cho người chuẩn bị thuế hoặc kế toán viên, hạn ngày 15 tháng 6, còn thuế phải nộp thì hạn ngày 30 tháng 4. Public Accounting Act, 2004 của Ontario cấp phép cho kiểm toán, soát xét và compilation mà bên thứ ba dựa vào khi không có thông báo theo quy định; luật này loại trừ ghi sổ và báo cáo tài chính chỉ được lập như một phần của tờ khai thuế (s. 3(3)).

Một công ty mới thành lập tại Alberta

Một công ty mới thành lập tại Alberta trả cho chủ sở hữu, người cư trú tại Alberta, C$100.000 cổ tức. Nhân viên ghi sổ giữ sổ sách hằng tháng. Kế toán viên, ở đây là CPA, lập báo cáo tài chính cuối năm và tờ khai T2, đồng thời tư vấn cách trả tiền cho chủ sở hữu. Công ty cũng cấp cho chủ sở hữu chứng từ T5 và nộp tờ khai T5 chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm chi trả cổ tức. Trừ khi được miễn, công ty còn nộp tờ khai Alberta, vì Alberta tự quản lý thuế thu nhập công ty. Cách trả C$100.000 thay đổi cả tờ khai của công ty lẫn của chủ sở hữu, và đó là chỗ lời tư vấn quan trọng hơn việc nộp tờ khai. CPA Act, s. 3 của Alberta dành riêng hợp đồng kiểm toán và soát xét cho các công ty kế toán chuyên nghiệp và không nêu công việc nào khác, nên không việc nào ở đây bắt buộc phải có CPA.

Một công ty nhà hàng ở Quebec được ngân hàng yêu cầu báo cáo có soát xét

Ngân hàng của một công ty nhà hàng ở Quebec yêu cầu báo cáo tài chính có soát xét. Soát xét là một hợp đồng đảm bảo, mà đạo luật của Quebec coi là kế toán công: chỉ CPA có giấy phép kế toán công mới được làm, trừ các ngoại lệ trong đạo luật (ss. 4, 5 và 12). Nếu không có giấy phép, nhân viên ghi sổ hoặc người chỉ chuẩn bị tờ khai không được làm việc này, trừ khi có ngoại lệ. Công ty trong tình huống này có thể hỏi ngân hàng muốn mức nào (compilation, soát xét hay kiểm toán) trước khi thuê người, vì câu trả lời quyết định ai được làm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Năm đầu tiên hoặc tờ khai T2 đầu tiên, và bạn chưa chắc cần làm những việc nào: GST/HST, thuế lương, báo cáo tài chính cuối năm và T2 cái nào áp dụng tùy ngày kết thúc năm tài chính, tỉnh bang và các đăng ký của bạn. Xem thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn bị chậm, thiếu tờ khai hoặc đã bỏ lỡ một khoản nộp thuế lương hay GST/HST: xem bù sổ sách quá hạn và nộp bù tờ khai công ty chưa nộp, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Ngân hàng hoặc bên nhượng quyền yêu cầu báo cáo tài chính có soát xét hoặc kiểm toán: xem compilation hay soát xét và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn sở hữu một công ty và tự trả cho mình bằng tiền lương, cổ tức hoặc khoản vay: xem tự trả lương cho mình từ công ty và nhận hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn có nhân viên đầu tiên: xem chạy bảng lương.
• Bạn hoặc doanh nghiệp có thu nhập hoặc tài sản ở nước khác: xem khi nào doanh nghiệp Canada cần kế toán viên xuyên biên giới và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn muốn tìm hoặc kiểm tra một kế toán viên: xem chọn kế toán viên.
• Bạn muốn biết một tờ khai T2 hoặc dịch vụ ghi sổ hằng tháng nên tốn bao nhiêu: xem chi phí và báo giá tờ khai công ty và chi phí ghi sổ mỗi tháng.
• Kế toán viên của bạn ngừng trả lời hoặc bỏ lỡ việc nộp tờ khai: xem bỏ lỡ việc nộp tờ khai và đổi kế toán viên, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn tự nộp tờ khai cá nhân của mình: xem khi nào bạn cần kế toán viên thuế.