Cách ghi sổ khoản nộp thuế tạm tính của công ty ở Canada

Công ty có phải nộp thuế tạm tính không, và nộp theo tháng hay theo quý?

Công ty thường nộp thuế thu nhập theo các khoản nộp tạm tính hằng tháng trong năm và nộp phần còn lại sau khi kết thúc năm. Chỉ công ty tư nhân nhỏ do người Canada kiểm soát (CCPC, công ty tư nhân được kiểm soát tại Canada) đạt các điều kiện của CRA mới được nộp theo quý, và một số công ty không phải nộp tạm tính (Income Tax Act, s. 157; CRA: ngày nộp tạm tính).

Các điều kiện nộp theo quý gồm khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ, các giới hạn thu nhập và vốn có tính đến các công ty liên kết (associated corporations, tức công ty gắn với nhau qua quyền sở hữu hoặc kiểm soát, như công ty holding và công ty hoạt động của nó), và lịch sử nộp tờ khai và nộp tiền đúng hạn, được kiểm tra mỗi khi một khoản nộp tạm tính đến hạn (Income Tax Act, s. 157(1.2)). Các điều kiện và ba cách tính khoản nộp tạm tính được nêu trong nộp tờ khai công ty. Khoản nộp hằng tháng đến hạn vào ngày cuối mỗi tháng của năm thuế theo năm dương lịch, và khoản nộp theo quý vào ngày cuối mỗi giai đoạn ba tháng. Với năm bắt đầu giữa tháng, khoản nộp đầu tiên đến hạn sau khi bắt đầu một tháng (nộp theo tháng) hoặc một quý (nộp theo quý) trừ một ngày. Công ty không còn đủ điều kiện nộp theo quý trong năm vẫn có thể nộp khoản kế tiếp vào cuối quý hiện tại rồi chuyển sang nộp hằng tháng (CRA: ngày nộp tạm tính; Income Tax Act, s. 157(1.1) và (1.5)).

Dù theo lịch nào, hãy ghi mỗi khoản nộp theo cùng một cách: là khoản trả trước của thuế năm trên bảng cân đối kế toán, không phải chi phí, và bù vào thuế của năm vào cuối năm. Trường hợp không đơn giản khi các khoản nộp tạm tính đã bị ghi thành chi phí hoặc chưa được ghi, khi sổ sách và tài khoản CRA hiện các khoản nộp khác nhau, khi tiền lãi nộp tạm tính đã bắt đầu, khi năm đầu có lợi nhuận lớn làm các khoản nộp quá thấp, hoặc khi bạn còn nộp cho Quebec hay Alberta. Hãy sửa những điều đó trước khi chuẩn bị T2. Hãy gom T2 gần nhất, sao kê tài khoản CRA theo từng năm thuế và hồ sơ ngân hàng của mọi khoản nộp cho CRA. CRA không gửi thông báo nhắc nộp tạm tính, nên công ty tự tính số tiền của mình (CRA: T7B-CORP).

Tôi ghi sổ khoản nộp thuế thu nhập tạm tính của công ty thế nào khi nộp?

Khoản nộp thuế thu nhập tạm tính của công ty thường được ghi là khoản trả trước của thuế năm, không phải chi phí. Ghi nợ một tài khoản như "Khoản nộp thuế thu nhập tạm tính" (tài sản ngắn hạn) và ghi có tài khoản ngân hàng. Khoản nộp tạm tính là khoản thanh toán trước trên số thuế của năm (Income Tax Act, s. 157(1)); chi phí là thuế của năm, chỉ ghi một lần vào cuối năm.

Không có nguồn chính thức nào quy định tên tài khoản, nên cách bố trí này là thông lệ ghi sổ dựa trên cách Income Tax Act xử lý khoản nộp tạm tính.

Hãy ghi khoản nộp vào ngày tiền rời ngân hàng, để việc đối chiếu ngân hàng khớp. Ghi ngày thanh toán theo CRA vào phần ghi chú: ngày CRA nhận được khoản tiền, hoặc ngày một tổ chức tài chính tại Canada xử lý nó, quyết định khoản nộp tạm tính có đúng hạn hay không (CRA: T7B-CORP). Hãy ghi năm thuế của công ty trên mỗi khoản nộp. Tài khoản CRA được giữ theo năm thuế, và năm thuế không nhất thiết trùng năm dương lịch.

Nếu chủ sở hữu trả khoản nộp tạm tính từ tài khoản cá nhân, hãy ghi có tài khoản khoản vay của cổ đông thay vì ngân hàng; bên ghi nợ vẫn như vậy. Xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân và tài khoản khoản vay của cổ đông.

Ghi chi phí từng khoản nộp rồi lại ghi toàn bộ thuế lần nữa vào cuối năm là tính thuế hai lần. Nếu các khoản nộp đã nằm trong tài khoản chi phí, hãy chuyển chúng đi trước bút toán cuối năm:

Khoản nộp cho CRA về GST/HST hoặc tiền lương thuộc các tài khoản đó, không thuộc đây. Xem đối chiếu GST/HST phải nộp.

Tôi ghi sổ thuế công ty của năm vào cuối năm thế nào?

Hãy ghi thuế thu nhập công ty của năm bằng một bút toán: ghi nợ chi phí thuế thu nhập hiện hành, ghi có tài khoản khoản nộp tạm tính cho phần đã nộp, và ghi có thuế thu nhập phải nộp cho phần còn lại. Chỉ số thông tin tài chính chung (GIFI) của CRA, bộ mã tài khoản chuẩn mà T2 dùng, xếp thuế thu nhập hiện hành, liên bang và cấp tỉnh bang, vào mục 9990 của báo cáo kết quả kinh doanh, và thuế chưa nộp vào mục 2680, Taxes payable, trên bảng cân đối kế toán.

Số thuế còn nợ trên T2 là tổng thuế phải nộp (line 770) trừ mọi khoản tín thuế ở lines 780 đến 840, không chỉ các khoản nộp tạm tính (CRA: hướng dẫn T2). Các khoản tín thuế khác, như hoàn tín thuế đầu tư, hoàn thuế cổ tức hoặc thuế khấu trừ tại nguồn, cũng làm giảm số còn nợ, nên thuế thu nhập phải nộp phải tính đến chúng để khớp với T2. Hãy hỏi người chuẩn bị T2 về line 770 và tổng các khoản tín thuế (line 890). Các ví dụ bên dưới không có khoản tín thuế nào khác.

GIFI 2680 cũng chứa GST/HST phải nộp. Hãy giữ thuế thu nhập phải nộp trong một tài khoản riêng và ánh xạ cả hai vào 2680, để mỗi tài khoản khớp với sao kê CRA của riêng nó.

Công ty ghi thuế thu nhập hoãn lại (GIFI 9995) có thêm một bút toán thứ hai. Trang này chỉ nói về thuế hiện hành.

Con số thuế cuối năm lấy từ đâu, và tôi cập nhật nó thế nào khi T2 được chuẩn bị?

Số thuế thu nhập liên bang cuối năm là tổng thuế phải nộp trên T2 (line 770, theo hướng dẫn T2 của CRA). Line 770 không gồm thuế cấp tỉnh bang của Alberta và Quebec, được lấy từ AT1 hoặc CO-17; hãy giữ riêng khoản nộp tạm tính, tín thuế và số dư của từng cơ quan. T2 thường được chuẩn bị sau khi đóng sổ, nên sổ sách mang số ước tính cho đến khi có số cuối cùng.

1. Hãy hỏi người chuẩn bị T2 về con số thuế. Thu nhập chịu thuế không phải lợi nhuận kế toán; T2 điều chỉnh nó cho các chênh lệch do quy định thuế tạo ra. Xem thu nhập tính thuế so với lợi nhuận kế toán.
2. Nếu cần con số sớm hơn, hãy ước tính từ lợi nhuận kế toán, điều chỉnh theo các chênh lệch đã biết, và theo thuế suất của công ty (cách công ty bị đánh thuế). Hãy ghi rõ bút toán là ước tính.
3. Khi T2 đã chốt, hãy ghi phần chênh vào cùng tài khoản chi phí và cùng tài khoản phải nộp. Mô tả GIFI của mục 9990 gồm cả các điều chỉnh cho thuế của năm trước.
4. Đối chiếu các khoản nộp tạm tính. Các khoản nộp trong năm ở tài khoản khoản nộp tạm tính, trước bút toán cuối năm, phải bằng line 840, Tax instalments paid, trên T2. Nếu không, hãy tìm ra khoản nộp trước khi tờ khai được nộp.

Báo cáo tài chính và T2 thường được hoàn tất cùng nhau; xem báo cáo tài chính cuối năm. Việc CRA ấn định lại sau đó là một bút toán mới: xem ghi sổ khi CRA ấn định lại.

Sau khi kết thúc năm bao lâu thì phải nộp thuế, và tôi ghi sổ khoản nộp số dư thế nào?

Số dư thuế của năm đến hạn hai tháng sau ngày kết thúc năm của công ty, hoặc ba tháng sau đó đối với CCPC đạt các điều kiện của CRA. Với công ty kết thúc năm ngày 31 tháng 12, đó là cuối tháng 2, hoặc cuối tháng 3 khi áp dụng mốc ba tháng; ngày rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được coi là đúng hạn nếu tiền đến vào ngày làm việc kế tiếp. Cả hai mốc đều đến rất sớm trước T2, vốn đến hạn sáu tháng sau khi kết thúc năm (CRA: ngày phải nộp số dư).

Mốc ba tháng áp dụng khi:

• công ty là CCPC trong suốt năm thuế;
• công ty đã hưởng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ cho năm hiện tại hoặc năm trước; và
• thu nhập chịu thuế của năm trước, tính trước khi chuyển lỗ về năm trước, không vượt hạn mức doanh nghiệp (business limit, mức trần thu nhập đủ điều kiện hưởng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ; xem cách công ty bị đánh thuế). Với các công ty liên kết, tổng thu nhập chịu thuế của các năm thuế cuối cùng của họ kết thúc trong năm dương lịch trước không được vượt tổng các hạn mức doanh nghiệp của họ.

Hãy ghi khoản nộp vào tài khoản phải nộp, không phải chi phí:

Số dư đến hạn vào ngày phải nộp số dư dù T2 chưa sẵn sàng, nên được nộp theo số ước tính. Tiền lãi trả chậm tính trên mọi số dư chưa nộp từ ngày phải nộp số dư đến ngày thanh toán và lãi kép hằng ngày, nên thuế cuối cùng cao hơn ước tính sẽ phát sinh tiền lãi từ ngày phải nộp số dư, không phải từ ngày nộp tờ khai (CRA: tìm hiểu tiền lãi).

Nếu các khoản nộp tạm tính cộng lại nhiều hơn số thuế thì sao?

Nếu các khoản nộp tạm tính cộng lại nhiều hơn thuế của năm, phần thừa nằm trên bảng cân đối kế toán như thuế thu nhập phải thu cho đến khi CRA hoàn lại, chuyển hoặc bù vào số dư khác. CRA thường không hoàn các khoản nộp tạm tính cho đến khi đã ấn định T2 (CRA có thể hoàn sớm hơn phần nộp thừa nếu việc nộp gây khó khăn quá mức và công ty chứng minh được, Income Tax Act, s. 164(1.51)), chỉ hoàn khoản nộp thừa nếu tài khoản không có nợ hay tờ khai bị thiếu, và cần T2 được nộp chậm nhất ba năm sau khi năm thuế kết thúc (CRA: T7B-CORP).

Trên T2, mã hoàn thuế ở line 894 quyết định: "1" hoặc để trống là CRA gửi tiền hoàn, "2" chuyển nó vào tài khoản nộp tạm tính của năm sau, và một lá thư đính kèm tờ khai có thể yêu cầu CRA bù vào một nghĩa vụ khác (CRA: hướng dẫn T2).

Mục GIFI 1066, Taxes receivable, gồm các khoản hoàn thuế thu nhập (GIFI). Tiền lãi CRA trả cho khoản hoàn là khoản riêng, tách khỏi khoản phải thu, và thường được ghi là thu nhập lãi.

Tôi ghi sổ tiền lãi hoặc tiền phạt do nộp tạm tính thế nào?

Hãy ghi tiền lãi nộp tạm tính và mọi khoản tiền phạt nộp tạm tính, mỗi loại vào tài khoản chi phí riêng, tách khỏi chi phí thuế thu nhập, và ghi có thuế thu nhập phải nộp (hoặc ngân hàng, nếu đã trả). CRA tính tiền lãi nộp tạm tính cho các khoản nộp trễ hoặc thiếu, và có thể thêm tiền phạt nộp tạm tính khi khoản lãi đó vượt $1.000 (CRA: T7B-CORP). Hãy lấy số tiền từ thông báo hoặc sao kê tài khoản của CRA.

Tách chúng khỏi chi phí thuế giúp tài khoản đó bằng đúng thuế trên T2, và tách khỏi chi phí lãi thông thường giúp người chuẩn bị T2 tìm thấy chúng. Cách xử lý chúng trên T2, cách tính tiền lãi và việc có hủy được hay không nằm trong tiền phạt, tiền lãi và cách được giảm nhẹ. Một năm có lợi nhuận cao hơn nhiều so với giả định của các khoản nộp tạm tính có thể làm phát sinh tiền lãi nộp tạm tính.

Tôi kiểm tra sổ sách với số liệu CRA hiển thị thế nào?

Hãy so tài khoản khoản nộp tạm tính với tài khoản CRA, từng năm thuế một. Dịch vụ "View and pay account balance" của CRA trong My Business Account hiện số dư tạm thời, số dư tài khoản và các giao dịch, và CRA cấp bản sao kê tài khoản theo yêu cầu (CRA: T7B-CORP).

1. Liệt kê mọi khoản nộp cho CRA trong hồ sơ ngân hàng của năm thuế, kèm ngày, số tiền và mục đích.
2. Lấy các giao dịch CRA của cùng năm thuế.
3. Khớp từng khoản theo số tiền và theo ngày thanh toán của CRA, không phải ngày gửi đi.
4. Thêm những gì chỉ CRA hiện: tiền lãi, tiền phạt và mọi số dư đã ấn định.
5. Xác nhận các khoản nộp của năm trong tài khoản khoản nộp tạm tính (trước bút toán cuối năm) bằng các khoản CRA ghi nhận cho năm đó. Trước khi T2 được ấn định, số dư tạm thời của CRA hiện các khoản nộp nhưng chưa hiện thuế của năm, nên thuế phải nộp trong sổ sách chưa khớp với nó. Sau khi ấn định, thuế thu nhập phải nộp phải bằng số dư CRA, khi các khoản nộp sau đó, các tín thuế khác trên T2, tiền lãi và tiền phạt đã được giải thích. Đừng đổi chi phí thuế chỉ để ép cho khớp.

Hướng dẫn của CRA nói hãy cố hết sức nộp đúng tài khoản, và CRA cho phép chuyển giữa các năm thuế và sang tài khoản khác. Khi CRA chuyển một khoản nộp, hãy chuyển bút toán trong sổ sách theo cách tương tự (CRA: T7B-CORP).

Tôi ở Quebec hoặc Alberta: các khoản nộp tạm tính cấp tỉnh bang thay đổi điều tôi ghi sổ thế nào?

Quebec và Alberta tự quản lý và thu thuế công ty của mình, nên công ty có cơ sở thường trú tại đó nộp trực tiếp cho tỉnh bang (CRA: T7B-CORP). Hãy giữ một tài khoản khoản nộp tạm tính và một tài khoản phải nộp cho CRA, và một cặp khác cho tỉnh bang, mỗi tài khoản khớp với sao kê riêng. Chi phí có thể nằm trong một tài khoản (GIFI 9990 chứa cả thuế thu nhập liên bang và cấp tỉnh bang) hoặc tách theo cơ quan. Số thuế cấp tỉnh bang của năm lấy từ tờ khai riêng của tỉnh bang: AT1 ở Alberta, CO-17 ở Quebec.

Alberta tự đặt quy tắc cho thuế Alberta (Alberta: thuế thu nhập công ty):

Ngày đến hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp, và Alberta tính lãi kép hằng ngày đối với các khoản nộp trễ hoặc thiếu.

Ngày và số tiền của Quebec do Revenu Québec quy định, và trang này không nêu số nào. Công ty phải nộp tạm tính cho Quebec dùng các biểu mẫu nộp tạm tính của Revenu Québec, như CO-1027, tính các khoản nộp tạm tính cho công ty. Hãy xem trang của Revenu Québec để biết biểu mẫu và ngày hiện hành.

Công ty mới có ghi sổ các khoản nộp tạm tính trong năm đầu không?

Không bắt buộc. Công ty mới thành lập không phải nộp tạm tính liên bang cho đến khi bắt đầu năm hoạt động thứ hai, nên năm đầu không có khoản nộp tạm tính bắt buộc; mọi khoản thực tế đã nộp vẫn được ghi là khoản trả trước. Công ty hình thành do hợp nhất được coi là sự tiếp nối của các công ty tiền thân và nói chung kế thừa cơ sở tính khoản nộp tạm tính của họ, nên có thể phải nộp tạm tính ngay năm đầu (CRA: T7B-CORP). Hãy ghi có toàn bộ thuế của năm vào thuế thu nhập phải nộp và nộp vào ngày phải nộp số dư. Thuế Alberta theo quy tắc năm đầu riêng của Alberta trong bảng ở trên.

Sang năm thứ hai, các khoản nộp tạm tính bắt đầu trừ khi thuế bằng hoặc thấp hơn ngưỡng trong bảng đầu tiên. Việc thiết lập tài khoản trong năm đầu được nói trong sổ sách cho CCPC mới.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều là đô la Canada, không có tín thuế T2 nào khác.

Bốn khoản nộp tạm tính theo quý, thuế cao hơn số đã nộp

Một CCPC ở Ontario có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 nộp bốn khoản tạm tính theo quý, mỗi khoản C$6.000, dựa trên thuế của năm trước. Mỗi lần nộp được ghi nợ vào khoản nộp thuế thu nhập tạm tính, tổng cộng C$24.000. T2 cho thấy thuế C$30.000.

• Cuối năm: ghi nợ chi phí thuế thu nhập hiện hành C$30.000; ghi có khoản nộp thuế thu nhập tạm tính C$24.000; ghi có thuế thu nhập phải nộp C$6.000.
• C$6.000 đến hạn vào cuối tháng 2, hoặc cuối tháng 3 nếu công ty đủ điều kiện hưởng mốc ba tháng (cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp). Khi nộp: ghi nợ thuế thu nhập phải nộp và ghi có ngân hàng, C$6.000.

Dự kiến năm lớn, thuế thấp hơn số đã nộp

Một công ty tư vấn dự kiến một năm lợi nhuận lớn và nộp C$18.000 tiền tạm tính. Thuế cuối cùng là C$12.000.

• Cuối năm: ghi nợ chi phí thuế thu nhập hiện hành C$12.000; ghi có khoản nộp thuế thu nhập tạm tính C$12.000.
• C$6.000 còn lại chuyển sang thuế thu nhập phải thu: ghi nợ thuế thu nhập phải thu, ghi có khoản nộp thuế thu nhập tạm tính. Khoản này nằm đó cho đến khi CRA hoàn lại sau khi ấn định T2, hoặc chuyển sang khoản nộp tạm tính của năm sau nếu line 894 ghi "2".

Công ty Alberta, hai cơ quan thuế

Một công ty Alberta có thu nhập chịu thuế vượt hạn mức doanh nghiệp nhỏ năm ngoái và dự kiến năm nay cũng vậy, nên nộp hằng tháng cho cả CRA và Alberta. Thuế liên bang là C$150.000 và các khoản nộp tạm tính là 12 lần nộp C$12.000, tức C$144.000. Thuế Alberta là C$80.000 và các khoản nộp tạm tính là 12 lần nộp C$6.500, tức C$78.000.

• Cuối năm, liên bang: ghi nợ chi phí thuế thu nhập hiện hành C$150.000; ghi có khoản nộp tạm tính liên bang C$144.000; ghi có thuế thu nhập liên bang phải nộp C$6.000.
• Cuối năm, Alberta: ghi nợ chi phí thuế thu nhập hiện hành C$80.000; ghi có khoản nộp tạm tính Alberta C$78.000; ghi có thuế thu nhập Alberta phải nộp C$2.000.
• Sổ sách giữ hai tài khoản khoản nộp tạm tính và hai tài khoản phải nộp. Mỗi tài khoản khớp với sao kê riêng, và mỗi số dư đến hạn vào cuối tháng thứ hai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách và tài khoản CRA không khớp, các khoản nộp tạm tính đã bị ghi thành chi phí hoặc chưa được ghi, hoặc tiền lãi đã bắt đầu và T2 sắp đến hạn: các tài khoản thuế cần được dọn dẹp và đối chiếu với CRA trước khi chuẩn bị tờ khai. Đó là việc của hỗ trợ ghi sổ kế toán; danh sách kiểm tra đóng sổ cuối năm cho thấy các tài khoản khác cần xử lý trước.
• Năm có lợi nhuận lớn đầu tiên đã đến, hoặc các khoản nộp tạm tính dựa trên sai năm: cách chọn cơ sở tính khoản nộp tạm tính nằm trong nộp tờ khai công ty; xác định đúng thuế của năm là hỗ trợ thuế công ty, và chuẩn bị sổ sách là hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhiều năm nộp thuế chưa được ghi sổ, hoặc sổ sách bị chậm: hãy bắt đầu với làm bù sổ sách quá hạn, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn nộp cho cả CRA và một tỉnh bang, hoặc bạn ở Quebec: hai cơ quan nghĩa là hai bộ tài khoản và hai sao kê cần đối chiếu. Nếu sổ sách chưa thiết lập như vậy, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• CRA đã tính tiền lãi hoặc tiền phạt, hoặc đã ấn định lại một tờ khai: xem tiền phạt, tiền lãi và cách được giảm nhẹ và ghi sổ khi CRA ấn định lại.
• Bạn không thể trả ngay số dư: xem hướng dẫn thỏa thuận thanh toán.
• Các khoản nộp là GST/HST, hoặc là thuế tạm tính cá nhân của bạn: dùng đối chiếu GST/HST phải nộp hoặc nhắc nộp thuế tạm tính.