Nouvelle cotisation de TPS/TVH de l'ARC : écriture de journal

Comment inscrire un montant de TPS/TVH dû à l'ARC après une nouvelle cotisation?

Inscrivez l'avis en une seule écriture : un seul crédit et trois sortes de débits. La taxe additionnelle, les intérêts et la pénalité vont chacun à leur propre compte, et le total va à un compte de TPS/TVH à payer pour la nouvelle cotisation. L'ARC ne publie ni écritures de journal ni noms de comptes : cette présentation est une pratique courante de tenue de livres, fondée sur les trois montants que montre un avis. Pour un avis de cotisation qui impose des intérêts ou une pénalité pour production tardive ou paiement tardif, n'inscrivez que les frais qui ne sont pas déjà comptabilisés; la taxe est habituellement déjà dans votre TPS/TVH à payer courante.

Datez l'écriture du jour de l'avis. L'ARC considère qu'un montant cotisé est payable dès qu'elle envoie l'avis (Loi sur la taxe d'accise, par. 315(2)); la plupart des petites entreprises l'inscrivent donc à la date de l'avis. Si vous vous opposez, la façon d'inscrire un montant contesté (au complet, en partie ou seulement en note) dépend du référentiel comptable utilisé et de la personne qui signe les états financiers. Annulez dans le compte de TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation, ce que l'ARC annule ou réduit plus tard; un remboursement que l'ARC verse s'inscrit dans l'autre sens. Que l'on retraite ou non un exercice antérieur déjà clos relève aussi de cette personne; voyez la correction des états financiers de l'an dernier.

Le dossier n'est pas simple si l'avis couvre plusieurs périodes, refuse des crédits de taxe sur les intrants (la TPS/TVH payée sur les achats d'entreprise et récupérée), comporte plus d'une sorte de pénalité, accompagne une nouvelle cotisation d'impôt sur le revenu, ou tombe sur des livres qui ne séparent pas la taxe, les intérêts et la pénalité. Rassemblez l'avis, le relevé de compte de l'ARC, la déclaration d'origine de chaque période et les pièces qui appuient chaque crédit en cause. Quand deux de ces situations ou plus s'appliquent, les écritures, la déclaration et les pièces manquantes se règlent habituellement ensemble; voyez l'aide en tenue de livres.

Cette page traite de la TPS/TVH administrée par l'ARC. Une entreprise dont l'emplacement physique est au Québec produit sa déclaration auprès de Revenu Québec, qui administre généralement la TPS/TVH au Québec (ARC : RC4022); ses avis ne sont pas traités ici.

Que montre un avis de nouvelle cotisation, et comment le séparer?

Un avis de TPS/TVH peut montrer les changements que l'ARC a apportés à une déclaration, avec le détail des pénalités de production et des intérêts sur le montant dû. Les avis d'entreprise ne sont généralement publiés que dans le compte en ligne de l'ARC, sauf exceptions comme l'envoi postal (ARC : après la production). Séparez-le en quatre étapes :

1. Taxe. Pour chaque période, repérez le changement que l'ARC a apporté à la taxe nette (taxe perçue moins crédits de taxe sur les intrants). Ce changement est la partie « taxe »; la taxe déjà inscrite à partir de la déclaration produite n'est pas inscrite une deuxième fois.
2. Intérêts. Prenez les intérêts que montre l'avis. Les intérêts sur la taxe additionnelle courent à partir du lendemain de la date où la taxe nette était exigible la première fois, et non de la date de l'avis, jusqu'au paiement (Loi sur la taxe d'accise, par. 228(2); par. 280(1)). Lisez dans l'avis la date de départ des intérêts sur une pénalité; les pages de l'ARC citées ici ne la donnent pas.
3. Pénalité. Dressez la liste de chaque pénalité par nom et par période.
4. Vérification. Additionnez les trois parties et comparez le total avec les opérations du compte de l'ARC pour les mêmes périodes. Le solde du compte exclut les montants contestés, les montants pas encore exigibles et les paiements pas encore appliqués (ARC : FAQ sur le solde du compte), et il peut afficher les intérêts calculés jusqu'à une date que vous choisissez (ARC : verser la TPS/TVH). Votre TPS/TVH à payer courante plus la TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation, doivent concorder avec l'ARC une fois ces éléments, compensations et acomptes provisionnels expliqués; voyez le rapprochement de la TPS/TVH à payer avec l'ARC.

Un seul avis peut remonter sur plusieurs périodes; pour savoir jusqu'où l'ARC peut remonter, voyez Examens et vérifications de la TPS/TVH.

Quelle écriture de journal inscrit la TPS/TVH additionnelle que l'ARC dit que je dois?

Créditez la taxe additionnelle à la TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation, et débitez le coût auquel elle se rattache. Le cas le plus simple est la taxe que l'entreprise n'a jamais facturée : les clients ne l'ont pas payée, ce n'est donc pas un solde perçu.

La TPS/TVH perçue et la TPS/TVH payée restent normalement liées aux déclarations déjà produites; la nouvelle cotisation en est la différence. Pour leur fonctionnement, voyez la TPS/TVH dans vos livres.

La question de savoir si la taxe elle-même réduit le revenu relève de la déclaration. Les règles de la Loi de l'impôt sur le revenu citées plus bas sur les intérêts et les pénalités ne la tranchent pas. Gardez la taxe dans son propre compte pour que la personne qui prépare la déclaration puisse la traiter selon les faits.

Quelle est l'écriture de journal pour les intérêts et pénalités de l'ARC sur la TPS/TVH?

Débitez les intérêts et les pénalités à leurs propres comptes, créditez le même compte à payer, et gardez les deux hors des frais d'intérêts ordinaires et des frais bancaires.

Des comptes distincts font trois choses :

• Ils gardent les montants non déductibles loin des lignes déductibles. Tout ce qui est inscrit aux frais d'intérêts ordinaires passe dans la déclaration comme une déduction, à moins que quelqu'un le repère.
• Ils isolent ce qui peut changer. Le ministre du Revenu national (en pratique, l'ARC) peut annuler des pénalités ou des intérêts, ou y renoncer, dans certaines circonstances (ARC : verser la TPS/TVH). Avec des comptes distincts, vous n'annulez que la partie annulée.
• Ils donnent un seul endroit aux intérêts à venir. Les intérêts continuent de s'ajouter : chaque nouveau montant est une écriture dans un seul compte.

Un seul compte combiné pour les intérêts et les pénalités ne fonctionne que si chaque écriture nomme l'avis et que les deux montants peuvent être séparés de nouveau. Pour l'allègement, voyez pénalités, intérêts et allègement.

Les intérêts et pénalités de l'ARC sur la TPS/TVH sont-ils déductibles?

Intérêts et pénalités : non. La partie « taxe » est différente : ce n'est pas une dépense en soi. Un crédit refusé s'ajoute au coût de l'achat, et pour la taxe jamais facturée sur les ventes, la personne qui prépare la déclaration décide du traitement (voyez les sections sur la taxe additionnelle et sur les crédits de taxe sur les intrants). Les intérêts prévus par la partie IX de la Loi sur la taxe d'accise sont refusés par la Loi de l'impôt sur le revenu, art. 18(1)(t)(ii). Pour les pénalités, l'ARC indique que vous ne pouvez pas demander de déduction de l'impôt sur le revenu pour une pénalité payée ou payable pour avoir omis de produire correctement une déclaration de TPS/TVH (ARC : pénalités de production de la TPS/TVH). La Loi refuse aussi la déduction d'une amende ou d'une pénalité imposée en vertu d'une loi d'un pays ou d'une province, sauf une amende ou pénalité visée par règlement (art. 67.6).

Comment les garder hors des comptes déductibles :

• Entrepreneur individuel. Ne mettez aucun des deux montants sur une ligne de dépenses d'entreprise, y compris intérêts et frais bancaires (ligne 8710 du T2125). L'ARC range la plupart des amendes et pénalités parmi les montants qui ne sont pas des dépenses d'entreprise (ARC : dépenses du T2125).
• Société. La déclaration T2 part des états financiers, et l'annexe 1 réintègre les dépenses qui y sont inscrites mais que les règles fiscales n'admettent pas (ARC : guide T2). Un compte par élément fait de chaque réintégration une simple recherche.
• Déjà inscrits aux frais d'intérêts. Déplacez les montants vers les comptes prévus avant la préparation de la déclaration. Si la déclaration a déjà été produite avec ces montants déduits, il faut aussi la corriger.

L'ARC a refusé mes crédits de taxe sur les intrants : qu'est-ce qui change dans les livres?

Le crédit est retiré, la taxe devient due, et le débit retourne généralement à l'achat d'où venait le crédit, de sorte que la dépense ou l'actif montre son coût complet. L'avis indique le changement net; comparez-le donc avec les crédits que l'ARC a admis dans la même cotisation. Débitez le crédit refusé au compte où l'achat a été inscrit, débitez les intérêts et la pénalité à leurs propres comptes, et créditez le total à la TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation, comme dans le premier tableau.

Si le crédit a été refusé parce que le coût était personnel et non d'entreprise, ne débitez pas de dépense; le coût peut appartenir au propriétaire. Voyez l'avantage accordé à l'actionnaire relevé lors d'une vérification et les frais d'entreprise payés personnellement.

L'ARC demande aux entrepreneurs individuels de réduire leurs dépenses d'entreprise des crédits demandés (ARC : dépenses du T2125); un crédit qui ne tient pas laisse donc la dépense non réduite. Pour l'impôt sur le revenu, la Loi traite un crédit demandé comme une aide gouvernementale, et un crédit ajouté à la taxe nette comme une aide remboursée (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 248(16) et (18)). L'effet du remboursement sur le coût dépend de l'élément; remettez donc au préparateur les crédits refusés élément par élément.

Quelle preuve manquait. Un inscrit ne peut demander un crédit que s'il détient, avant de produire la déclaration qui le demande, des renseignements suffisants pour établir les renseignements prescrits (Loi sur la taxe d'accise, par. 169(4)). Les détails qu'un reçu doit montrer figurent dans les renseignements d'un reçu de TPS/TVH pour les crédits de taxe sur les intrants; la durée de conservation figure dans combien de temps conserver les registres d'entreprise. Si vous avez omis des crédits auxquels vous aviez droit, l'ARC doit en tenir compte quand elle établit une nouvelle cotisation, pourvu que vous déteniez la preuve exigée (par. 296(2)); rassemblez aussi ces factures. La question de savoir si une preuve trouvée après la production peut sauver un crédit dépend des faits; voyez Examens et vérifications de la TPS/TVH.

La nouvelle cotisation vise l'impôt sur le revenu (T1 ou T2), et non la TPS/TVH : l'écriture est-elle la même?

La séparation en trois parties est la même, mais la partie « taxe » s'inscrit autrement, et les trois parties sont non déductibles. La Loi de l'impôt sur le revenu refuse la déduction de toute somme payée ou payable en vertu de cette loi, sauf l'impôt des parties XII.2 et XII.6 (art. 18(1)(t)(i)), ce qui vise autant l'impôt que les intérêts et les pénalités.

Utilisez un compte à payer distinct pour l'impôt sur le revenu, afin que chaque compte à payer concorde avec son propre relevé de l'ARC. Une nouvelle cotisation de paie (RPC, AE et impôt sur le revenu retenu sur la paie) n'est pas traitée ici; voyez l'écriture de journal de la paie. Si l'ARC a établi une nouvelle cotisation d'impôt sur le revenu parce qu'elle a jugé une dépense personnelle, voyez l'avantage accordé à l'actionnaire relevé lors d'une vérification.

Comment inscrire les paiements sur le solde, et que deviennent les intérêts tant que le solde n'est pas payé?

Débitez chaque paiement à la TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation, et créditez la banque. Inscrivez chaque nouveau montant d'intérêts à partir du relevé de l'ARC : débitez Intérêts de l'ARC, non déductibles, et créditez le même compte à payer.

L'ARC impose des intérêts sur arriérés au taux prescrit, établi tous les 3 mois et composé quotidiennement (ARC : verser la TPS/TVH). Ils courent jusqu'au paiement, et les intérêts composés s'ajoutent au montant dû (Loi sur la taxe d'accise, art. 280). Un paiement partiel réduit le solde sur lequel les intérêts courent. Comparez le grand livre avec les opérations du compte de l'ARC pour les mêmes périodes au moins une fois par mois. N'inscrivez comme intérêts que les nouveaux frais d'intérêts identifiés; tout autre écart doit d'abord être examiné.

Une opposition doit être produite dans les 90 jours suivant l'envoi de l'avis (Loi sur la taxe d'accise, par. 301(1.1)). Si ce délai est manqué, une demande de prorogation doit parvenir au ministre dans l'année qui suit cette date limite et peut être refusée (art. 303). Une opposition n'arrête pas à elle seule le recouvrement. Pour les étapes, voyez examens, vérifications et divulgation volontaire.

Pour les compensations, les acomptes provisionnels et les remboursements qui font différer le montant à payer du compte de l'ARC, voyez le rapprochement de la TPS/TVH à payer avec l'ARC. Si vous ne pouvez pas payer d'un coup, voyez les ententes de paiement de l'ARC pour une dette d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars canadiens ($ CA).

Une société dont des crédits sont refusés

Un examen refuse 8 000 $ CA de crédits de taxe sur les intrants. L'avis montre une taxe de 8 000 $ CA, des intérêts de 600 $ CA sur le montant en retard et une pénalité de 400 $ CA.

Les 600 $ CA et les 400 $ CA restent hors des frais d'intérêts ordinaires. La façon dont les 8 000 $ CA s'ajoutent au coût de chaque achat pour l'impôt sur le revenu est une question pour la personne qui prépare la déclaration T2.

Un entrepreneur individuel qui n'a pas facturé la TPS

L'ARC constate que la TPS n'a pas été facturée sur 30 000 $ CA de ventes et cotise 1 500 $ CA de taxe (5 % de 30 000 $ CA, hypothèse retenue ici; l'avis fixe le chiffre réel) plus 120 $ CA d'intérêts.

L'avis ajoute 1 620 $ CA à ce que l'entreprise doit. Les 120 $ CA restent hors des intérêts et frais bancaires du T2125.

Une société qui paie mensuellement une nouvelle cotisation de 12 000 $ CA

L'avis montre une taxe de 10 500 $ CA, des intérêts de 1 000 $ CA et une pénalité de 500 $ CA. La société débite 10 500 $ CA au coût auquel la taxe se rattache, 1 000 $ CA à Intérêts de l'ARC, non déductibles, et 500 $ CA à Pénalités de l'ARC, non déductibles, et crédite 12 000 $ CA à la TPS/TVH à payer, nouvelle cotisation. Elle paie ensuite 1 000 $ CA par mois. Les montants d'intérêts ci-dessous sont inventés; prenez les vrais montants dans le relevé de l'ARC.

Chaque paiement débite le compte à payer et crédite la banque. Chaque nouveau montant d'intérêts débite Intérêts de l'ARC, non déductibles, et crédite le compte à payer. Le passif reste dans les livres jusqu'à ce qu'il atteigne zéro.

Votre situation est différente?

• Vos livres ne séparent pas la taxe, les intérêts et la pénalité, l'avis refuse aussi des crédits ou couvre plusieurs périodes, ou une nouvelle cotisation d'impôt sur le revenu est arrivée en même temps : la façon dont les montants figurent dans les livres et la déclaration, la preuve qui manque à un crédit, et le choix entre s'opposer ou demander un allègement d'abord se règlent habituellement ensemble; voyez l'aide en tenue de livres.
• Les intérêts ou les pénalités ont déjà été déduits dans une déclaration produite : il faut corriger la déclaration en plus des livres; voyez la correction des états financiers de l'an dernier et l'aide en tenue de livres.
• Vous vous opposez et les états financiers iront à un prêteur ou à un comptable : la façon de présenter un montant contesté se règle avec la personne qui signe les états financiers. Une opposition seule ne signifie pas que la déclaration produite doit être corrigée.
• L'avis nomme personnellement un administrateur ou un associé : un associé commandité peut devoir la TPS/TVH de la société de personnes (Loi sur la taxe d'accise, par. 272.1(5)), et un administrateur peut devoir la taxe nette non versée avec ses intérêts et pénalités (art. 323), sous réserve de conditions de recouvrement et d'une défense de diligence raisonnable; l'ARC doit établir une cotisation à l'administrateur dans les deux ans suivant le moment où la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois. Un entrepreneur individuel doit la dette personnellement. Voyez Examens et vérifications de la TPS/TVH et l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont des mois de retard : voyez le rattrapage de livres en retard avant d'y inscrire une nouvelle cotisation.
• Vous voulez faire annuler une pénalité ou des intérêts : voyez pénalités, intérêts et allègement; pour la formule de la pénalité pour production tardive, voyez la pénalité pour production tardive de la TPS/TVH.
• Vous voulez vous opposer, ou l'ARC a d'abord envoyé une proposition : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire et Examens et vérifications de la TPS/TVH.
• Des déclarations n'ont jamais été produites et l'ARC a estimé le montant : voyez les déclarations de TPS/TVH non produites et les cotisations estimatives.
• Le montant à payer ne concorde pas avec le compte de l'ARC : voyez le rapprochement de la TPS/TVH à payer avec l'ARC.
• Vous ne pouvez pas payer le solde d'un coup : voyez ententes de paiement de l'ARC pour une dette d'entreprise.
• Votre entreprise est située au Québec : Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH au Québec; ses avis et ses règles d'allègement ne sont donc pas traités ici. Vérifiez l'avis de Revenu Québec et communiquez avec Revenu Québec. Pour des livres qui mélangent le Québec et d'autres provinces, voyez l'aide en tenue de livres.