Novo lançamento da CRA: contabilizar GST/HST, multas e juros

Como registro um valor de GST/HST devido à CRA depois de um novo lançamento?

Lance o aviso em um único lançamento, com um crédito e três tipos de débito: o imposto adicional, os juros e a multa vão cada um para sua própria conta, e o total vai para uma conta de GST/HST a pagar do novo lançamento. A CRA não publica lançamentos contábeis nem nomes de contas; este modelo é prática comum de escrituração contábil, construída sobre os três valores que um aviso mostra. Se o aviso cobra juros ou multa por atraso na entrega ou no pagamento de uma declaração, lance só os encargos que ainda não foram registrados; o imposto em si geralmente já está no seu GST/HST a pagar normal.

Date o lançamento no dia do aviso. A CRA trata um valor lançado como devido assim que envia o aviso (Excise Tax Act, seção 315(2)); por isso, a maioria das pequenas empresas registra o valor na data do aviso. Se você está contestando, lançar um valor em disputa por inteiro, em parte ou apenas divulgá-lo depende do padrão contábil usado e de quem assina as demonstrações financeiras. Estorne o que a CRA cancelar ou reduzir depois, contra a conta GST/HST a pagar, novo lançamento; uma restituição paga pela CRA segue o caminho inverso. Refazer ou não um ano anterior já encerrado também cabe a essa pessoa; veja como corrigir as demonstrações financeiras do ano passado.

O caso não é simples quando o aviso cobre vários períodos, nega créditos de imposto sobre insumos (o GST/HST pago em compras da empresa e recuperado depois), traz mais de um tipo de multa, chega junto com um novo lançamento de imposto de renda ou cai em uma contabilidade sem registro separado de imposto, juros e multa. Reúna o aviso, o extrato da conta da CRA, a declaração original de cada período e a comprovação de qualquer crédito em questão. Quando duas ou mais dessas situações se somam, os lançamentos, a declaração e a prova que falta costumam ser resolvidos juntos; veja ajuda com escrituração contábil.

Esta página trata do GST/HST administrado pela CRA. Uma empresa com localização física em Quebec entrega a declaração à Revenu Québec, que geralmente administra o GST/HST lá (CRA: RC4022); os avisos dessa autoridade ficam fora desta página.

O que um aviso de novo lançamento mostra e como eu o separo?

Um aviso de GST/HST pode mostrar as alterações que a CRA fez em uma declaração, com detalhes de multas por atraso ou erro na entrega e dos juros sobre o valor devido. Os avisos de empresas geralmente ficam disponíveis apenas na conta online da CRA, com exceções como o correio (CRA: depois de entregar). Separe o aviso em quatro etapas:

1. Imposto. Em cada período, encontre a alteração que a CRA fez no imposto líquido (imposto cobrado menos créditos de imposto sobre insumos). Essa alteração é a parte do imposto; o imposto que você já lançou a partir da declaração entregue não é lançado de novo.
2. Juros. Use os juros que o aviso mostra. Os juros sobre o imposto adicional correm desde o dia seguinte ao primeiro vencimento do imposto líquido, não desde a data do aviso, até o pagamento (Excise Tax Act, seção 228(2); seção 280(1)). Leia no aviso a data de início dos juros sobre uma multa; as páginas da CRA citadas aqui não a informam.
3. Multa. Liste cada multa pelo nome e pelo período.
4. Conferência. Some as três partes e compare o total com as movimentações da conta da CRA nos mesmos períodos. O saldo da conta deixa de fora valores em disputa, valores ainda não vencidos e pagamentos ainda não aplicados (CRA: perguntas sobre o saldo da conta), e pode mostrar juros calculados até uma data que você escolher (CRA: recolher o GST/HST). O seu GST/HST a pagar normal mais o GST/HST a pagar, novo lançamento, deve bater com a CRA depois que esses itens, compensações e parcelas (instalments) forem explicados; veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA.

Um único aviso pode alcançar vários períodos; veja revisões e auditorias do GST/HST para saber até onde a CRA pode voltar no tempo.

Que lançamento contábil registra o GST/HST adicional que a CRA diz que devo?

Credite o imposto adicional em GST/HST a pagar, novo lançamento, e debite o custo a que ele pertence. O caso mais simples é o imposto que a empresa nunca cobrou: os clientes não o pagaram, então ele não é um saldo arrecadado.

O GST/HST cobrado e o GST/HST pago normalmente continuam ligados às declarações já entregues; o novo lançamento é a diferença. Para entender como funcionam, veja o GST/HST na sua contabilidade.

Se o imposto em si reduz a renda é uma questão da declaração. As regras do Income Tax Act citadas abaixo sobre juros e multas não resolvem isso. Mantenha o imposto em uma conta própria, para que quem prepara a declaração possa tratá-lo conforme os fatos exigirem.

Qual é o lançamento contábil dos juros e das multas da CRA sobre o GST/HST?

Debite juros e multas em contas próprias, credite a mesma conta a pagar e mantenha os dois fora da despesa de juros comum e das tarifas bancárias.

Contas separadas cumprem três funções:

• Mantêm os valores não dedutíveis longe das linhas dedutíveis. Tudo o que é lançado na despesa de juros comum vai para a declaração como dedução, a menos que alguém perceba.
• Isolam o que pode mudar. O Ministro da Receita Nacional (Minister of National Revenue, na prática a CRA) pode cancelar ou dispensar multas ou juros em certas circunstâncias (CRA: recolher o GST/HST). Com contas separadas, você estorna só a parte cancelada.
• Dão um lugar único aos juros futuros. Os juros continuam sendo acrescentados, então cada novo encargo é um lançamento em uma conta.

Uma conta combinada para juros e multas só funciona se cada lançamento citar o aviso e os dois valores puderem ser separados de novo. Sobre alívio, veja multas, juros e alívio.

Os juros e as multas da CRA sobre o GST/HST são dedutíveis?

Juros e multas: não. A parte do imposto é diferente: ela não é uma despesa em si. Um crédito negado passa a fazer parte do custo da compra e, no caso de imposto nunca cobrado nas vendas, quem prepara a declaração decide o tratamento (veja as seções sobre imposto adicional e créditos de imposto sobre insumos). Os juros previstos na Parte IX do Excise Tax Act são vedados pelo Income Tax Act, seção 18(1)(t)(ii). Sobre as multas, a CRA diz que você não pode deduzir no imposto de renda nenhuma multa paga ou a pagar por deixar de entregar corretamente uma declaração de GST/HST (CRA: multas por atraso e erro na entrega do GST/HST). A lei também veda a dedução de multa imposta por lei de um país ou de uma província, exceto multa prescrita (seção 67.6).

Como mantê-los fora das contas dedutíveis:

• Empresário individual. Não coloque nenhum dos dois valores em uma linha de despesa da empresa, nem em juros e tarifas bancárias (linha 8710 do T2125). A CRA lista a maioria das multas entre os valores que não são despesas da empresa (CRA: despesas do T2125).
• Corporação. A declaração T2 parte das demonstrações financeiras, e o Schedule 1 soma de volta as despesas lançadas ali que as regras fiscais não permitem (CRA: guia da T2). Uma conta por item faz de cada soma de volta uma consulta só.
• Já lançado na despesa de juros. Passe os valores para as contas próprias antes de preparar a declaração. Se a declaração já foi entregue com eles deduzidos, ela também precisa ser corrigida.

A CRA negou meus créditos de imposto sobre insumos: o que muda na contabilidade?

O crédito sai, o imposto passa a ser devido e o débito geralmente volta para a compra de onde o crédito veio, de modo que a despesa ou o ativo mostre o custo total. O aviso mostra a mudança líquida; por isso, confira-o com os créditos que a CRA aceitou no mesmo lançamento. Debite o crédito negado na conta em que a compra foi lançada, debite juros e multa em contas próprias e credite o total em GST/HST a pagar, novo lançamento, como na primeira tabela.

Se o crédito foi negado porque o custo era pessoal e não da empresa, não debite uma despesa; o custo pode pertencer ao proprietário. Veja benefício do acionista apurado em auditoria e custos da empresa pagos com dinheiro pessoal.

A CRA orienta o empresário individual a reduzir as despesas da empresa pelos créditos pedidos (CRA: despesas do T2125); assim, um crédito que não se sustenta deixa a despesa sem redução. No imposto de renda, a lei trata o crédito pedido como assistência governamental e o crédito somado de volta ao imposto líquido como assistência devolvida (Income Tax Act, seção 248(16) e (18)). Como a devolução entra no custo depende do item; por isso, entregue ao preparador os créditos negados item por item.

Que prova faltou. Um inscrito não pode pedir um crédito sem ter, antes de entregar a declaração que o pede, comprovação suficiente com as informações prescritas (Excise Tax Act, seção 169(4)). Quais dados um recibo deve mostrar está em dados do recibo de GST/HST para créditos de imposto sobre insumos; por quanto tempo guardá-lo está em por quanto tempo guardar os registros da empresa. Se você deixou de pedir créditos a que tinha direito, a CRA deve contá-los ao fazer o novo lançamento, desde que você tenha a prova exigida (seção 296(2)); reúna também essas faturas. Se uma prova encontrada depois da entrega pode salvar um crédito depende dos fatos; veja revisões e auditorias do GST/HST.

O novo lançamento é de imposto de renda (T1 ou T2), não de GST/HST: o lançamento contábil é o mesmo?

A divisão em três partes é a mesma, mas a parte do imposto é lançada de outro modo, e as três partes não são dedutíveis. O Income Tax Act veda a dedução de qualquer valor pago ou a pagar segundo essa lei, exceto o imposto das Partes XII.2 e XII.6 (seção 18(1)(t)(i)), o que alcança imposto, juros e multas por igual.

Use uma conta a pagar separada para o imposto de renda, de modo que cada uma bata com o seu extrato da CRA. Um novo lançamento da folha de pagamento (CPP, EI e imposto de renda retido na fonte do salário) fica fora desta página; veja lançamento contábil da folha de pagamento. Se a CRA fez um novo lançamento de imposto de renda por considerar uma despesa pessoal, veja benefício do acionista apurado em auditoria.

Como registro os pagamentos do saldo e o que acontece com os juros enquanto ele não é pago?

Debite cada pagamento em GST/HST a pagar, novo lançamento, e credite o banco. Lance cada novo encargo de juros a partir do extrato da CRA: debite Juros da CRA, não dedutíveis, e credite a mesma conta a pagar.

A CRA cobra juros de mora à taxa prescrita, definida a cada 3 meses e capitalizada diariamente (CRA: recolher o GST/HST). Os juros correm até o pagamento do valor, e os juros capitalizados são somados ao valor devido (Excise Tax Act, seção 280). Um pagamento parcial reduz o saldo sobre o qual os juros incidem. Compare o livro-razão com as movimentações da conta da CRA nos mesmos períodos pelo menos uma vez por mês. Lance como juros apenas os novos encargos identificados; investigue primeiro qualquer outra diferença.

Uma contestação deve ser apresentada em até 90 dias depois do envio do aviso (Excise Tax Act, seção 301(1.1)). Se o prazo for perdido, um pedido de prorrogação deve chegar ao Ministro em até um ano depois desse prazo e pode ser recusado (seção 303). Contestar, por si só, não suspende a cobrança. Sobre as etapas, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Para compensações, parcelas e restituições que fazem o valor a pagar diferir da conta da CRA, veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA. Se você não puder pagar de uma vez, veja acordos de pagamento com a CRA para dívida de empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses (C$).

Uma corporação com créditos negados

Uma revisão nega C$8.000 de créditos de imposto sobre insumos. O aviso mostra imposto de C$8.000, juros sobre o valor em atraso de C$600 e multa de C$400.

Os C$600 e os C$400 ficam fora da despesa de juros comum. Como os C$8.000 entram no custo de cada compra para fins de imposto de renda é uma questão para quem prepara a T2.

Um empresário individual que não cobrou GST

A CRA constata que o GST não foi cobrado sobre C$30.000 de vendas e lança C$1.500 de imposto (5% de C$30.000, valor suposto aqui; o aviso define o valor real) mais C$120 de juros.

O aviso soma C$1.620 ao que a empresa deve. Os C$120 ficam fora de juros e tarifas bancárias no T2125.

Uma corporação que paga mensalmente um novo lançamento de C$12.000

O aviso mostra imposto de C$10.500, juros de C$1.000 e multa de C$500. A corporação debita C$10.500 no custo a que o imposto pertence, C$1.000 em Juros da CRA, não dedutíveis, e C$500 em Multas da CRA, não dedutíveis, e credita C$12.000 em GST/HST a pagar, novo lançamento. Depois, paga C$1.000 por mês. Os valores de juros abaixo são inventados; use os reais do extrato da CRA.

Cada pagamento debita a conta a pagar e credita o banco. Cada novo encargo de juros debita Juros da CRA, não dedutíveis, e credita a conta a pagar. O passivo fica na contabilidade até chegar a zero.

E no seu caso?

• A contabilidade não tem registro separado de imposto, juros e multa, o aviso também negou créditos ou cobre vários períodos, ou um novo lançamento de imposto de renda chegou junto: como os valores ficam na contabilidade e na declaração, que prova falta a um crédito e se é melhor contestar ou pedir alívio primeiro costumam ser resolvidos juntos; veja ajuda com escrituração contábil.
• Os juros ou as multas já foram deduzidos em uma declaração entregue: a declaração precisa ser corrigida, além da contabilidade; veja como corrigir as demonstrações financeiras do ano passado e ajuda com escrituração contábil.
• Você está contestando e as demonstrações irão a um banco ou a um contador: como um valor em disputa aparece é combinado com quem assina as demonstrações. Uma contestação, por si só, não significa que a declaração entregue precise ser corrigida.
• O aviso cita um administrador ou sócio pessoalmente: um sócio geral pode dever o GST/HST da sociedade (Excise Tax Act, seção 272.1(5)), e um administrador pode dever o imposto líquido não recolhido, com seus juros e multas (seção 323), sujeito a condições de cobrança e a uma defesa de diligência devida (due diligence); a CRA deve lançar contra o administrador em até dois anos depois de a pessoa deixar de ser administrador. Um empresário individual deve pessoalmente. Veja revisões e auditorias do GST/HST e ajuda com escrituração contábil.
• A sua contabilidade está atrasada há meses: veja como atualizar uma contabilidade atrasada antes de lançar um novo lançamento nela.
• Você quer cancelar uma multa ou os juros: veja multas, juros e alívio; para a fórmula da multa por atraso, veja multa por atraso na entrega do GST/HST.
• Você quer contestar, ou a CRA enviou antes uma proposta: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária e revisões e auditorias do GST/HST.
• Declarações nunca foram entregues e a CRA estimou o valor: veja declarações de GST/HST não entregues e lançamentos por estimativa.
• O valor a pagar não bate com a conta da CRA: veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA.
• Você não consegue pagar o saldo de uma vez: veja acordos de pagamento com a CRA para dívida de empresa.
• Sua empresa fica em Quebec: a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST lá; por isso, os avisos e as regras de alívio dela ficam fora desta página. Confira o aviso da Revenu Québec e fale com ela. Para uma contabilidade que mistura Quebec e outras províncias, veja ajuda com escrituração contábil.