Asiento contable por nueva determinación de la CRA: GST/HST

¿Cómo registro un monto de GST/HST que debo a la CRA después de una nueva determinación?

Registre el aviso como un solo asiento con un solo crédito y tres tipos de débito: el impuesto adicional, los intereses y la multa van cada uno a su propia cuenta, y el total va a una línea de GST/HST por pagar de la nueva determinación. La CRA no publica asientos contables ni nombres de cuentas, así que este esquema es práctica contable común, basada en los tres montos que muestra un aviso. Si es un aviso de determinación que cobra intereses o una multa por presentación tardía por una declaración presentada o pagada tarde, registre solo los cargos que aún no estén contabilizados; el impuesto normalmente ya está en su cuenta regular de GST/HST por pagar.

Ponga al asiento la fecha del aviso. La CRA considera que un monto determinado es pagadero una vez que envía el aviso (Excise Tax Act, sección 315(2)), por lo que la mayoría de los libros de pequeñas empresas lo registran en la fecha del aviso. Si va a objetar, que un monto en disputa se registre completo, en parte o solo se revele depende del marco contable que se use y de quien firme los estados financieros. Revierta lo que la CRA cancele o reduzca después, contra GST/HST por pagar, nueva determinación; un reembolso que pague la CRA va en sentido contrario. Si se reformulan los estados de un año anterior ya cerrado también lo decide esa persona; vea corregir los estados financieros del año pasado.

El caso no es sencillo si el aviso abarca varios períodos, deniega créditos fiscales por insumos (el GST/HST pagado en compras del negocio, que se reclama de vuelta), trae más de un tipo de multa, llega junto con una nueva determinación del impuesto sobre la renta, o cae en libros sin un rastro separado del impuesto, los intereses y la multa. Reúna el aviso, el estado de cuenta de la CRA, la declaración original de cada período y el respaldo de cualquier crédito en duda. Cuando se dan dos o más de estas situaciones, los asientos, la declaración y las pruebas que faltan suelen resolverse juntos; vea ayuda con registro contable.

Esta página trata del GST/HST que administra la CRA. Un negocio cuya ubicación física está en Quebec presenta sus declaraciones ante Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec), que por lo general administra allí el GST/HST (CRA: RC4022); sus avisos quedan fuera de esta página.

¿Qué muestra un aviso de nueva determinación y cómo lo divido?

Un aviso de GST/HST puede mostrar los cambios que la CRA hizo a una declaración, con el detalle de las multas por presentación y de los intereses sobre el monto adeudado. Los avisos de negocios generalmente se publican solo en la cuenta en línea de la CRA, con excepciones como el correo postal (CRA: después de presentar su declaración). Divídalo en cuatro pasos:

1. Impuesto. Para cada período, busque el cambio que la CRA hizo al impuesto neto (impuesto cobrado menos créditos fiscales por insumos). Ese cambio es la parte del impuesto; el impuesto que ya registró a partir de la declaración presentada no se registra otra vez.
2. Intereses. Tome los intereses que muestra el aviso. Los intereses sobre el impuesto adicional corren desde el día siguiente a la primera fecha de vencimiento del impuesto neto, no desde la fecha del aviso, hasta que se pague (Excise Tax Act, sección 228(2); sección 280(1)). Para los intereses sobre una multa, lea en el aviso la fecha de inicio; las páginas de la CRA citadas aquí no la indican.
3. Multa. Anote cada multa por nombre y período.
4. Verificación. Sume las tres partes y compare el total con los movimientos de la cuenta de la CRA para los mismos períodos. El saldo de la cuenta excluye los montos en disputa, los montos aún no vencidos y los pagos aún no aplicados (CRA: preguntas frecuentes sobre el saldo de la cuenta), y puede mostrar intereses calculados a una fecha que usted elija (CRA: remitir el GST/HST). Su cuenta regular de GST/HST por pagar más GST/HST por pagar, nueva determinación debe coincidir con la CRA una vez que se expliquen esas partidas, las compensaciones y los pagos anticipados; vea conciliar el GST/HST por pagar con la CRA.

Un aviso puede abarcar varios períodos; vea Revisiones y auditorías de GST/HST para saber hasta dónde puede retroceder la CRA.

¿Qué asiento contable registra el GST/HST adicional que la CRA dice que debo?

Acredite el impuesto adicional a GST/HST por pagar, nueva determinación, y debite el costo al que pertenece. El caso más simple es el impuesto que el negocio nunca cobró: los clientes no lo pagaron, así que no es un saldo cobrado.

El GST/HST cobrado y el GST/HST pagado normalmente siguen ligados a las declaraciones ya presentadas; la nueva determinación es la diferencia. Para ver cómo funcionan, vea el GST/HST en sus libros.

Si el impuesto en sí reduce el ingreso es una cuestión de la declaración. Las reglas de la Income Tax Act citadas más abajo sobre intereses y multas no la resuelven. Mantenga el impuesto en su propia cuenta para que quien prepara la declaración lo trate según los hechos.

¿Cuál es el asiento contable de los intereses y multas de la CRA sobre el GST/HST?

Debite los intereses y las multas a sus propias cuentas, acredite la misma línea por pagar y mantenga ambos fuera del gasto de intereses ordinario y de los cargos bancarios.

Las cuentas separadas cumplen tres funciones:

• Mantienen los montos no deducibles lejos de las líneas deducibles. Todo lo que se registre en el gasto de intereses ordinario pasa a la declaración como deducción, salvo que alguien lo detecte.
• Aíslan lo que puede cambiar. El Ministro del Ingreso Nacional (Minister of National Revenue; en la práctica, la CRA) puede cancelar o eximir multas o intereses en ciertas circunstancias (CRA: remitir el GST/HST). Con cuentas separadas, solo se revierte la parte cancelada.
• Dan un solo lugar a los intereses posteriores. Los intereses se siguen sumando, así que cada nuevo cargo es un asiento a una sola cuenta.

Una sola cuenta combinada para intereses y multas funciona solo si cada asiento nombra el aviso y los dos montos se pueden volver a separar. Para el alivio, vea multas, intereses y alivio.

¿Son deducibles los intereses y multas de la CRA sobre el GST/HST?

Los intereses y las multas: no. La parte del impuesto es distinta: no es un gasto en sí misma. Un crédito denegado pasa a formar parte del costo de la compra, y para el impuesto que nunca se cobró sobre ventas, el tratamiento lo decide quien prepara la declaración (vea las secciones sobre impuesto adicional y créditos fiscales por insumos). Los intereses conforme a la Parte IX de la Excise Tax Act no son deducibles según Income Tax Act, sección 18(1)(t)(ii). En cuanto a las multas, la CRA indica que no se puede reclamar una deducción del impuesto sobre la renta por ninguna multa pagada o pagadera por no presentar correctamente una declaración de GST/HST (CRA: multas por presentación de GST/HST). La Ley también niega la deducción de una multa impuesta conforme a una ley de un país o de una provincia, salvo una multa prescrita (sección 67.6).

Cómo mantenerlos fuera de las cuentas deducibles:

• Propietario único. No ponga ninguno de los dos montos en una línea de gastos del negocio, incluida la de intereses y cargos bancarios (línea 8710 del T2125). La CRA incluye la mayoría de las multas entre los montos que no son gastos del negocio (CRA: gastos del T2125).
• Corporación. La declaración T2 parte de los estados financieros, y el Schedule 1 suma de nuevo los gastos registrados allí que las reglas tributarias no permiten (CRA: guía de la T2). Con una cuenta por partida, cada ajuste se encuentra con una sola consulta.
• Ya registrados como gasto de intereses. Pase los montos a las cuentas dedicadas antes de preparar la declaración. Si la declaración ya se presentó con ellos deducidos, también hay que corregirla.

La CRA denegó mis créditos fiscales por insumos: ¿qué cambia en los libros?

El crédito se retira, el impuesto pasa a ser adeudado y el débito generalmente vuelve a la compra de la que salió el crédito, de modo que el gasto o el activo muestre su costo total. El aviso muestra el cambio neto, así que verifíquelo contra los créditos que la CRA haya permitido en la misma determinación. Debite el crédito denegado a la cuenta donde se registró la compra, debite los intereses y la multa a sus propias cuentas y acredite el total a GST/HST por pagar, nueva determinación, como en la primera tabla.

Si el crédito se negó porque el costo era personal y no del negocio, no debite un gasto; el costo puede corresponder al propietario. Vea beneficio al accionista detectado en una auditoría y costos del negocio pagados personalmente.

La CRA indica a los propietarios únicos que reduzcan los gastos del negocio por los créditos reclamados (CRA: gastos del T2125), así que un crédito que no se sostiene deja el gasto sin reducir. Para el impuesto sobre la renta, la Ley trata un crédito reclamado como ayuda gubernamental y un crédito sumado de nuevo al impuesto neto como ayuda reembolsada (Income Tax Act, sección 248(16) y (18)). Cómo se refleja el reembolso en el costo depende de la partida, así que entregue a quien prepara la declaración los créditos denegados partida por partida.

Qué prueba faltaba. Un inscrito no puede reclamar un crédito a menos que, antes de presentar la declaración que lo reclama, tenga evidencia suficiente que muestre la información prescrita (Excise Tax Act, sección 169(4)). Los datos que debe mostrar un recibo están en datos del recibo de GST/HST para créditos fiscales por insumos; cuánto tiempo conservarlo está en cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Si omitió créditos a los que tenía derecho, la CRA debe contarlos cuando haga una nueva determinación, siempre que usted tenga la prueba requerida (sección 296(2)); reúna también esas facturas. Si la evidencia hallada después de presentar puede salvar un crédito depende de los hechos; vea Revisiones y auditorías de GST/HST.

La nueva determinación es del impuesto sobre la renta (T1 o T2), no de GST/HST: ¿el asiento es el mismo?

La división en tres partes es la misma, pero la parte del impuesto se registra de otra forma, y las tres partes no son deducibles. La Income Tax Act niega la deducción de cualquier monto pagado o pagadero conforme a esa Ley, salvo el impuesto de las Partes XII.2 y XII.6 (sección 18(1)(t)(i)), lo que abarca por igual el impuesto, los intereses y las multas.

Use una cuenta por pagar separada para el impuesto sobre la renta, de modo que cada cuenta por pagar concilie con su propio estado de cuenta de la CRA. Una nueva determinación de nómina (CPP, EI e impuesto sobre la renta retenido del pago) queda fuera de esta página; vea asiento contable de nómina. Si la CRA hizo una nueva determinación del impuesto sobre la renta porque consideró personal un gasto, vea beneficio al accionista detectado en una auditoría.

¿Cómo registro los pagos del saldo y qué pasa con los intereses mientras no se pague?

Debite cada pago a GST/HST por pagar, nueva determinación, y acredite el banco. Registre cada nuevo cargo de intereses según el estado de cuenta de la CRA: debite Intereses de la CRA, no deducibles, y acredite la misma línea por pagar.

La CRA cobra intereses por atraso a la tasa prescrita, que se fija cada 3 meses y se capitaliza diariamente (CRA: remitir el GST/HST). Corren hasta que se pague el monto, y los intereses capitalizados se suman al monto adeudado (Excise Tax Act, sección 280). Un pago parcial reduce el saldo sobre el que corren los intereses. Compare el libro con los movimientos de la cuenta de la CRA para los mismos períodos al menos una vez al mes. Registre como intereses solo los nuevos cargos identificados; investigue primero cualquier otra diferencia.

Una objeción debe presentarse dentro de 90 días después de que se envía el aviso (Excise Tax Act, sección 301(1.1)). Si se vence ese plazo, una solicitud de prórroga debe llegar al Ministro dentro de un año después de esa fecha límite y puede ser rechazada (sección 303). Objetar no detiene por sí solo el cobro. Para los pasos, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

Para las compensaciones, los pagos anticipados y los reembolsos que hacen que la cuenta por pagar difiera de la cuenta de la CRA, vea conciliar el GST/HST por pagar con la CRA. Si no puede pagar de una vez, vea acuerdos de pago con la CRA para deudas de un negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses (C$).

Una corporación con créditos denegados

Una revisión deniega C$8,000 de créditos fiscales por insumos. El aviso muestra impuesto de C$8,000, intereses sobre el monto vencido de C$600 y una multa de C$400.

Los C$600 y C$400 quedan fuera del gasto de intereses ordinario. Cómo se refleja el monto de C$8,000 en el costo de cada compra para el impuesto sobre la renta es una cuestión para quien prepara la T2.

Un propietario único que no cobró GST

La CRA encuentra que no se cobró GST sobre C$30,000 de ventas y determina C$1,500 de impuesto (5% de C$30,000, supuesto aquí; el aviso fija la cifra real) más C$120 de intereses.

El aviso suma C$1,620 a lo que el negocio debe. Los C$120 quedan fuera de los intereses y cargos bancarios del T2125.

Una corporación que paga mensualmente una nueva determinación de C$12,000

El aviso muestra impuesto de C$10,500, intereses de C$1,000 y una multa de C$500. La corporación debita C$10,500 al costo al que pertenece el impuesto, C$1,000 a Intereses de la CRA, no deducibles, y C$500 a Multas de la CRA, no deducibles, y acredita C$12,000 a GST/HST por pagar, nueva determinación. Luego paga C$1,000 al mes. Los montos de intereses de abajo son inventados; tome los reales del estado de cuenta de la CRA.

Cada pago debita la cuenta por pagar y acredita el banco. Cada nuevo cargo de intereses debita Intereses de la CRA, no deducibles, y acredita la cuenta por pagar. El pasivo se mantiene en los libros hasta llegar a cero.

¿Su caso es distinto?

• Los libros no tienen un rastro separado del impuesto, los intereses y la multa, el aviso también denegó créditos o abarca varios períodos, o llegó junto con una nueva determinación del impuesto sobre la renta: cómo quedan los montos en los libros y en la declaración, qué prueba le falta a un crédito y si conviene objetar o pedir alivio primero suelen resolverse juntos; vea ayuda con registro contable.
• Los intereses o las multas ya se dedujeron en una declaración presentada: hay que corregir la declaración además de los libros; vea corregir los estados financieros del año pasado y ayuda con registro contable.
• Va a objetar y los estados financieros irán a un prestamista o a un contador: cómo se muestra un monto en disputa se acuerda con quien firma los estados financieros. Una objeción por sí sola no significa que haya que corregir la declaración presentada.
• El aviso nombra personalmente a un director o a un socio: un socio general puede deber el GST/HST de la sociedad (Excise Tax Act, sección 272.1(5)), y un director puede deber el impuesto neto no remitido con sus intereses y multas (sección 323), sujeto a condiciones de cobro y a una defensa de debida diligencia; la CRA debe determinar a un director dentro de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez. Un propietario único debe personalmente. Vea Revisiones y auditorías de GST/HST y ayuda con registro contable.
• Sus libros llevan meses de atraso: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada antes de registrar en ellos una nueva determinación.
• Quiere que se cancele una multa o los intereses: vea multas, intereses y alivio; para la fórmula de la multa por presentación tardía, vea multa por presentación tardía de GST/HST.
• Quiere objetar, o la CRA envió primero una propuesta: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y Revisiones y auditorías de GST/HST.
• Nunca se presentaron las declaraciones y la CRA estimó el monto: vea declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.
• La cuenta por pagar no coincide con la cuenta de la CRA: vea conciliar el GST/HST por pagar con la CRA.
• No puede pagar el saldo de una vez: vea acuerdos de pago con la CRA para deudas de un negocio.
• Su negocio está ubicado en Quebec: Revenu Québec generalmente administra allí el GST/HST, así que sus avisos y sus reglas de alivio quedan fuera de esta página; revise el aviso de Revenu Québec y comuníquese con Revenu Québec. Para libros que mezclan Quebec y otras provincias, vea ayuda con registro contable.