Tài khoản vốn LLC: góp vốn, rút tiền và lợi nhuận giữ lại

LLC cần những tài khoản vốn chủ sở hữu nào?

Tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC phụ thuộc vào cách IRS đánh thuế LLC, không phụ thuộc vào chữ "LLC" hay cách gọi của tiểu bang. IRS coi LLC trong nước có từ hai thành viên trở lên là hợp danh, và LLC có một thành viên là một phần của tờ khai của chủ sở hữu, trừ khi LLC nộp Form 8832 để bị đánh thuế như công ty. Trừ một vài trường hợp, luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào, nên tên tài khoản là thông lệ ghi sổ. Còn những gì tờ khai đọc thì đã được quy định cố định.

Trường hợp không đơn giản khi LLC có từ hai thành viên trở lên hoặc có bầu chọn S hay C, chưa biết cách phân loại thuế, đã nộp đơn bầu chọn nhưng sổ sách chưa bao giờ đổi, có thành viên tham gia hoặc rời đi, hoặc tiền của chủ sở hữu đã chạy qua tài khoản doanh nghiệp nhiều tháng mà không gắn nhãn. Hãy chuẩn bị trước: ngày thành lập, thỏa thuận hoạt động, mọi Form 8832 hoặc 2553 cùng thư trả lời của IRS, các khoản chủ sở hữu gửi vào và rút ra có ghi ngày, và bảng cân đối kế toán gần nhất. Với LLC mới thành lập, hãy bắt đầu từ lập sổ sách cho LLC mới.

LLC một thành viên cần những tài khoản vốn chủ sở hữu nào?

LLC một thành viên thường giữ ba tài khoản vốn chủ sở hữu: vốn góp của chủ sở hữu cho tiền đưa vào, khoản rút tiền của chủ sở hữu cho tiền lấy ra, và vốn chủ sở hữu cho phần vốn tích lũy của chủ sở hữu. Hoạt động của LLC được khai trên tờ khai của chủ sở hữu và Schedule C, E và F không có phần vốn chủ sở hữu, nên các tài khoản này phục vụ chủ sở hữu, bên cho vay và số dư đầu kỳ của năm sau.

Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền là một tài khoản riêng cho thu nhập kinh doanh được rút ra để chi tiêu cá nhân và gia đình. Publication 583 nêu rằng các tài khoản thu nhập và chi phí được đóng vào cuối mỗi năm thuế, còn các tài khoản tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng vẫn mở. Trên thực tế, lợi nhuận được kết chuyển vào vốn chủ sở hữu, và nhiều sổ sách cũng kết chuyển vốn góp và khoản rút tiền vào đó để mỗi năm bắt đầu từ số không; vốn chủ sở hữu cuối kỳ giống nhau trong cả hai cách. Phần mềm thường gọi tài khoản vốn chủ sở hữu là Retained Earnings. Với LLC một chủ, tài khoản đó chứa lợi nhuận tích lũy, cùng khoản rút tiền và tiền đưa vào sau khi các tài khoản kia được kết chuyển vào.

Vì sao mỗi thành viên của LLC nhiều thành viên cần tài khoản vốn riêng?

Mỗi thành viên nên có một tài khoản vốn riêng vì khoản góp vốn, khoản rút tiền và phần lợi nhuận khác nhau theo từng thành viên, và tờ khai hợp danh khai tài khoản của từng thành viên, trừ khi hợp danh đủ nhỏ để được bỏ qua (xem Schedule L trên tờ khai của công ty). Item L của mỗi Schedule K-1 cho thấy vốn đầu kỳ, vốn đã góp, phần thu nhập hoặc lỗ ròng, các khoản tăng hoặc giảm khác, khoản rút và phân phối, và vốn cuối kỳ của thành viên. Một dòng vốn chủ sở hữu chung không thể cho ra các con số đó.

Trong sổ sách, hãy cho mỗi thành viên một tài khoản vốn với một tài khoản con cho khoản góp vốn và một tài khoản con cho khoản rút tiền. Thu nhập ròng nhìn chung được chia theo thỏa thuận hoạt động, và thành viên có thể phải nộp thuế trên phần của mình dù có được phân phối hay không. Item L tính tài sản đã góp theo giá gốc tính thuế đã điều chỉnh, không phải giá thị trường, nên phương pháp rất quan trọng; xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh.

Hai cái bẫy:

• Vốn không phải là giá gốc tính thuế. Số trên item L có thể không bằng giá gốc tính thuế đã điều chỉnh của thành viên trong phần vốn LLC (basis là khoản đầu tư tính thuế của thành viên vào đó), nên mỗi thành viên giữ một hồ sơ giá gốc riêng.
• Vốn có thể âm. Tài khoản vốn cuối kỳ có thể âm khi lỗ và các khoản phân phối vượt khoản góp vốn và phần thu nhập; xem vốn chủ sở hữu âm.

Tài khoản chưa từng được ghi nằm trong dựng lại tài khoản vốn của hợp danh, và khoản trả cho thành viên để đổi lấy dịch vụ nằm trong khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút tiền của thành viên hợp danh.

LLC bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation dùng những tài khoản nào?

LLC bị đánh thuế như công ty dùng thặng dư vốn cổ phần (paid-in capital), lợi nhuận giữ lại và các khoản phân phối thay cho khoản góp vốn, vốn chủ sở hữu và khoản rút tiền. Thặng dư vốn cổ phần và lợi nhuận giữ lại khớp với các dòng vốn chủ sở hữu của Schedule L, bảng cân đối kế toán trên Form 1120-S và Form 1120; các khoản phân phối được khai trên các schedule khác (Schedule K và từng K-1 cho Form 1120-S, Schedule M-2 cho Form 1120).

LLC nộp Form 8832 để có tư cách công ty thì nộp Form 1120. LLC nộp Form 2553 đúng hạn (trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế bắt đầu hoặc trong năm trước, với sự đồng ý của từng chủ sở hữu) được coi là đã bầu chọn phân loại như công ty kể từ ngày S bầu chọn có hiệu lực, nếu đáp ứng yêu cầu của công ty nhỏ, và nộp Form 1120-S. LLC phát hành phần vốn thành viên, không phải cổ phần, và Schedule L không có dòng cho phần vốn đó, nên hãy hỏi người chuẩn bị tờ khai dòng nào chứa vốn đã góp.

S corporation chỉ được có một loại cổ phần. Quy định kiểm tra điều đó bằng việc các điều khoản điều chỉnh, kể cả thỏa thuận ràng buộc về phân phối, có cho mọi cổ phần quyền phân phối và quyền thanh lý giống hệt nhau hay không, và các khoản phân phối khác nhau về thời điểm hoặc số tiền được xác định hệ quả thuế dựa trên thực tế. Hãy so sánh các khoản phân phối của từng cổ đông với tỷ lệ sở hữu, và nhờ chuyên gia đọc thỏa thuận hoạt động đối chiếu với chúng.

Khoản phân phối không thay thế tiền lương cho công việc. Hướng dẫn Form 1120-S nêu rằng khoản phân phối và các khoản thanh toán khác cho cán bộ điều hành là tiền lương trong phạm vi chúng là thù lao hợp lý cho dịch vụ. Xem ghi sổ cho S corporation và tự trả lương từ LLC.

Thuế của chủ sở hữu trên khoản phân phối cũng khác. Khoản phân phối của S corporation nhìn chung không chịu thuế chỉ đến mức giá gốc cổ phần của chủ sở hữu (section 1368); xem ghi các khoản phân phối của S corporation. Khoản phân phối của C corporation nhìn chung là cổ tức trong phạm vi lợi nhuận và thu nhập tích lũy (earnings and profits), được báo cho chủ sở hữu trên Form 1099-DIV (Publication 542); xem cổ tức của chủ sở hữu C corporation.

Làm thế nào để ghi khoản chủ sở hữu góp vốn vào LLC của tôi, và đó có phải thu nhập không?

Hãy ghi tiền chủ sở hữu đưa vào là khoản tăng vốn chủ sở hữu (vốn góp của chủ sở hữu, khoản góp vốn của thành viên hoặc thặng dư vốn cổ phần), không phải thu nhập. Đó là khoản vay, và là nợ phải trả, chỉ khi đó là khoản nợ thật: LLC có nghĩa vụ pháp lý phải trả, cả hai bên đều có ý định trả nợ và chủ sở hữu là chủ nợ thật sự (Publication 334). Publication 583 gợi ý dùng sổ séc có chỗ ghi chú xem mỗi khoản gửi vào là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay.

Quy tắc thuế cũng theo hướng đó. Publication 541 nêu rằng thành viên hợp danh hay hợp danh thường không ghi nhận lãi hoặc lỗ khi tài sản được góp để đổi lấy phần vốn hợp danh. Publication 542 nêu rằng khoản góp vào vốn của công ty là thặng dư vốn cổ phần và không chịu thuế đối với công ty. Tiền từ khoản vay thật cũng không phải thu nhập, nhưng đó là nợ phải trả, không phải vốn chủ sở hữu.

1. Chuyển tiền bằng chuyển khoản ngân hàng và giữ sao kê.
2. Quyết định đó là khoản góp vốn hay khoản vay trước khi ghi sổ; xem chủ sở hữu góp vốn hay cho vay.
3. Tăng tài khoản ngân hàng và tài khoản vốn chủ sở hữu, kèm ngày, số tiền và thành viên hoặc cổ đông nào.
4. Với tài sản, hãy ghi giá thị trường, giá gốc tính thuế đã điều chỉnh của người góp và mọi khoản nợ đi kèm. Item L và Schedule M-2 dùng giá gốc tính thuế đã điều chỉnh trừ nợ phải trả.

Hóa đơn kinh doanh trả từ tài khoản cá nhân vẫn là chi phí kinh doanh trong sổ sách. Hãy ghi vế còn lại vào vốn góp của chủ sở hữu, hoặc vào khoản phải trả cho chủ sở hữu nếu LLC sẽ hoàn lại. Cách tính thuế cho chi phí chủ sở hữu đã trả mà không bao giờ được hoàn lại tùy vào thực tế. Thành viên hợp danh bị thỏa thuận hợp danh yêu cầu phải trả một khoản chi có thể khấu trừ trên Schedule E, khi đó LLC nên bỏ khoản đó khỏi chi phí của mình; xem chi phí LLC do thành viên hợp danh tự trả. Với S corporation, xem chi phí S corporation chưa bao giờ được hoàn lại. Khoản tiền gửi vào bị ghi là doanh thu bán hàng sẽ làm thu nhập bị khai quá cao.

Làm thế nào để ghi khoản rút tiền của thành viên, và vì sao đó không phải chi phí?

Hãy ghi tiền chủ sở hữu lấy ra vào tài khoản khoản rút tiền của chủ sở hữu, khoản rút tiền của thành viên hoặc khoản phân phối của cổ đông, không ghi vào tài khoản chi phí. Mỗi loại đều làm giảm vốn chủ sở hữu, nên không loại nào ảnh hưởng đến báo cáo kết quả kinh doanh. Publication 334 nêu rằng chủ doanh nghiệp một chủ không thể khấu trừ tiền lương của chính mình hay các khoản rút cá nhân, và Publication 583 nêu rằng chỉ nên viết séc trả cho chính mình để rút tiền dùng cho cá nhân.

Với thành viên, khoản rút tiền từ lợi nhuận không phải là khoản thanh toán đảm bảo được khấu trừ: hướng dẫn Form 1065 giới hạn dòng đó cho các khoản thanh toán cho dịch vụ hoặc cho việc sử dụng vốn, xác định không phụ thuộc vào thu nhập của hợp danh. Publication 542 cho thấy công ty không khấu trừ cổ tức mình trả.

Những cái bẫy là khoản rút tiền bị mã hóa vào tài khoản chi phí, làm lợi nhuận bị khai thấp, và các khoản chi cá nhân trên thẻ công ty, cũng là khoản rút tiền (khoản chi cá nhân trên thẻ công ty). Từng bút toán một: ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Lợi nhuận giữ lại là gì, và lợi nhuận đi vào vốn chủ sở hữu thế nào vào cuối năm?

Lợi nhuận giữ lại là lợi nhuận kiếm được ở các năm trước và được giữ lại trong doanh nghiệp. Thu nhập năm hiện tại là lợi nhuận tính đến nay trong năm, thường hiện là một dòng thu nhập ròng trong phần vốn chủ sở hữu cho đến khi năm được kết sổ. Vào cuối năm, lợi nhuận chuyển vào lợi nhuận giữ lại đối với công ty, và vào vốn chủ sở hữu hoặc tài khoản vốn của từng thành viên đối với LLC chuyển tiếp thu nhập.

Trong LLC nhiều thành viên, hãy phân bổ lợi nhuận mỗi năm cho các tài khoản vốn của thành viên theo thỏa thuận hoạt động, để các tài khoản vốn cộng lại bằng tổng vốn chủ sở hữu.

Cột công ty theo Schedule M-2 của Form 1120. Tiền chủ sở hữu đưa vào công ty đi vào thặng dư vốn cổ phần, không đi vào lợi nhuận giữ lại. Trên Form 1065, Schedule M-2 chạy bảng chuyển số dư cho các tài khoản vốn của thành viên hợp danh, gồm cả khoản góp vốn. Trên Form 1120-S, Schedule M-2 là một phân tích khác: nó theo dõi tài khoản điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments account), một tài khoản thuế không giống lợi nhuận giữ lại theo sổ sách.

Nếu vốn chủ sở hữu đầu kỳ không khớp với tờ khai năm ngoái, xem lợi nhuận giữ lại không khớp tờ khai năm ngoái.

Phần vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán phải bằng bao nhiêu mỗi tháng?

Tổng vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán của LLC phải bằng tổng tài sản trừ tổng nợ phải trả vào cuối mỗi tháng. Publication 583 mô tả bảng cân đối kế toán gồm tài sản, nợ phải trả và vốn của bạn trong doanh nghiệp, còn giá trị ròng là phần tài sản vượt nợ phải trả.

Hướng dẫn Form 1065 yêu cầu giải thích khi tổng tài sản đầu năm khác với số dư cuối năm trước. Số dư còn lại trong Opening Balance Equity có nghĩa là thiếu một bút toán; xem xóa Opening Balance Equity.

Những schedule nào trên tờ khai thuế đọc tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC tôi?

Schedule C, E và F không đọc tài khoản vốn chủ sở hữu nào; tờ khai hợp danh và công ty thì có, trên các schedule dưới đây. Schedule L phải khớp với sổ sách và hồ sơ, theo hướng dẫn của Form 1065 và Form 1120-S.

Nguồn: Form 1065, Form 1120-S và Form 1120. Bỏ qua một schedule không có nghĩa là bỏ qua sổ sách: Publication 583 lưu ý rằng báo cáo tài chính giúp ích khi làm việc với ngân hàng hoặc chủ nợ. Các pháp nhân nhỏ có thể bỏ qua một số schedule này. Để biết ai được phép, hoặc khi tờ khai yêu cầu Schedule L mà sổ sách của bạn không tạo ra được, xem Schedule L trên tờ khai của công ty.

Tài khoản vốn chủ sở hữu thay đổi thế nào nếu LLC đổi cách phân loại thuế?

Đổi cách phân loại thuế chấm dứt một bộ tài khoản vốn chủ sở hữu và mở một bộ khác vào ngày có hiệu lực. Quy định coi mỗi thay đổi do bầu chọn là một giao dịch được coi là đã xảy ra (deemed transaction), được coi là diễn ra ngay trước khi kết thúc ngày liền trước ngày bầu chọn có hiệu lực:

Đi theo chiều ngược lại cần một bầu chọn Form 8832 mới; chỉ chấm dứt bầu chọn S thì LLC vẫn bị đánh thuế như C corporation. Công ty khi đó được coi là phân phối mọi thứ cho các chủ sở hữu khi thanh lý, có thể phát sinh lãi hoặc lỗ cho công ty và các chủ sở hữu (section 336, section 331). Bầu chọn Form 8832 có thể có hiệu lực sớm nhất 75 ngày trước ngày nộp và muộn nhất 12 tháng sau đó, nên sổ sách có thể phải làm lại từ một ngày đã qua, và LLC nhìn chung không thể bầu chọn lại trong 60 tháng. Lãi hoặc lỗ, giá gốc tính thuế và số dư đầu kỳ tùy vào thực tế; xem cách LLC bị đánh thuế.

Thêm hoặc mất một thành viên cũng chuyển LLC giữa mặc định một thành viên và nhiều thành viên, và tài khoản vốn đầu kỳ của thành viên khác nhau tùy việc thành viên đó tham gia bằng cách góp vốn hay mua một phần vốn có sẵn; xem ghi sổ khi mua lại phần vốn của thành viên hợp danh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một thành viên

Một chủ sở hữu gửi vào US$5.000 để bắt đầu, rút US$2.000 mỗi tháng trong sáu tháng (US$12.000) và kiếm được US$30.000. Vốn chủ sở hữu kết thúc ở US$23.000 (5.000 − 12.000 + 30.000). Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy US$30.000 và không có khoản rút tiền nào, vì khoản rút tiền không được khấu trừ.

Hai thành viên

Hai thành viên mỗi người góp US$10.000, và người thứ nhất rút US$3.000. Trước khi có thu nhập, các tài khoản vốn là US$7.000 và US$10.000. Nếu LLC sau đó kiếm được US$20.000 và thỏa thuận chia đều, các tài khoản vốn là US$17.000 và US$20.000. Một dòng vốn chủ sở hữu chung là US$37.000 sẽ che mất điều đó.

Bầu chọn S corporation

LLC bị đánh thuế như S corporation bắt đầu năm với US$50.000 lợi nhuận giữ lại. Chủ sở hữu góp US$8.000 tiền mặt, ghi là thặng dư vốn cổ phần, không phải thu nhập. Khoản chi US$20.000 tiền mặt được ghi là khoản phân phối, không phải tiền lương hay chi phí, và lợi nhuận giữ lại giảm xuống US$30.000 trước lợi nhuận của năm. Nếu một phần trong đó trả cho công việc chủ sở hữu làm, phần đó là tiền lương và đi qua bảng lương. Khoản chi đó có bị đánh thuế hay không tùy vào giá gốc cổ phần của chủ sở hữu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Từ hai thành viên trở lên, có bầu chọn S, hoặc tiền chủ sở hữu chạy qua tài khoản doanh nghiệp nhiều tháng mà không gắn nhãn: cấu trúc vốn chủ sở hữu phù hợp tùy vào cách phân loại thuế, và các bút toán đã ghi có thể phải chỉnh lại trước khi K-1, Form 1120-S hoặc bảng cân đối kế toán được gửi đi. Xem gỡ rối tiền cá nhân và tiền kinh doanh bị lẫn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Có thành viên tham gia hoặc rời đi, hoặc đã nộp đơn bầu chọn nhưng sổ sách chưa bao giờ đổi: vốn chủ sở hữu có thể phải làm lại từ ngày có hiệu lực. Xem ghi sổ khi mua lại phần vốn của thành viên hợp danh, sổ sách sau khi bầu chọn S corporation và hỗ trợ ghi sổ kế toán. Với bầu chọn nộp trễ hoặc thất bại, xem xin xét lại bầu chọn thuế LLC nộp trễ.
• Tài khoản vốn chưa bao giờ được ghi và Form 1065 đã trễ: xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• LLC có chủ sở hữu nước ngoài: LLC do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ, hoặc bị đánh thuế như công ty và có ít nhất 25% thuộc sở hữu nước ngoài, có thể phải khai khoản góp vốn và phân phối của chủ sở hữu trên Form 5472, nên hồ sơ có ghi ngày rất quan trọng; xem nộp tờ khai LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài. LLC nhiều thành viên có thành viên nước ngoài nhìn chung phải nộp thuế khấu trừ trên phần thu nhập của thành viên đó liên quan đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, và khoản nộp được tính là khoản phân phối cho thành viên đó. Xem thành viên hợp danh nước ngoài và khấu trừ thuế và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Vợ chồng là chủ sở hữu duy nhất: tài sản chung của vợ chồng (community property) và cách vợ chồng khai quyết định chọn một tài khoản vốn chủ sở hữu hay một tài khoản vốn cho mỗi người. Xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Bên cho vay hoặc nhà đầu tư yêu cầu bảng cân đối kế toán: xem báo cáo tài chính cho khoản vay ngân hàng.
• Bạn không chắc một khoản gửi vào là góp vốn hay khoản vay, hoặc có số dư nằm trong Opening Balance Equity, hoặc vốn chủ sở hữu bị âm: xem chủ sở hữu góp vốn hay cho vay, Opening Balance Equity và vốn chủ sở hữu âm.