加拿大自雇人士的记账软件：T2125、GST/HST 与行车日志

我该用哪款软件来记录营业费用并给客户开发票，以便填 T2125 表？

CRA 的记录保存指引没有指定、也没有认可任何软件，所以请按软件必须产出什么来选，而不是按品牌。CRA 要求记录足够详细，能据以确定您的纳税义务；日记账、电脑文件或会计软件都可以（CRA：保存记录；CRA：核算您的收益）。T2125 表申报您的营业或专业收入和费用（CRA：T2125 表）；软件只是为它提供数据。

有以下情况就不简单了：您已登记 GST/HST、因工作开车、用美元给客户开发票、记录存放在加拿大境外的服务器上，或者记账落后了好几个月。下文逐一说明，美元发票的文章链接在最后。如果数字已经对不上，在据此编制税表之前，需要专业人士先看一遍。

先准备好：银行和信用卡对账单、销售发票、收据，以及每辆车年初的里程表读数。想比较具体产品的价格和加拿大银行账户同步功能，见加拿大小企业的会计软件；免费方案见免费会计软件能做什么、不能做什么。哪项费用填在 T2125 表的哪一行，见自雇人士费用行；与税表对应的会计科目表，见对应税表的会计科目表。

CRA 对我的账簿有什么要求？它指定用哪款软件吗？

CRA 要求的是能让它确定您纳税义务的记录，并没有指定用哪种工具。所有记录，包括电脑记录，您都必须应要求提供；即使记录由记账员或会计师保管，责任仍在您（CRA：保存记录）。

记录至少要从其所涉最后一个纳税年度结束起保存 六年；有些情况需要保存更久（CRA：记录存放在哪里）。起算日和逾期报税的规则，见营业记录要保存多久。

费用申报要用销售发票、买卖合同、收据或其他凭证来支持。现金付款要拿收据，已兑付的支票要保留，作为付款证明（CRA：营业费用）。

软件里的收据照片是副本，不会自动替代原件。电子记录通函规定，只有当扫描成像符合国家标准及其他条件（第 25 段至第 29 段）时，才可以处置纸质原件，所以丢弃任何纸张之前请先核对这些条件（CRA：电子记录保存）。具体条件见给 CRA 的扫描收据。

软件里需要追踪 GST/HST 吗？

已登记的话需要；而一旦您不再是小供应商，就必须登记。小供应商不要求登记，但可以自愿登记（CRA：GST/HST 备忘录 2-2；CRA：何时登记）。

小供应商限额是：您所有业务及关联人士在单个日历季度或连续四个季度累计的全球应税销售额 $30,000，含零税率销售。金融服务、资本财产的销售，以及出售业务所得的商誉要排除在外，所以软件要把这些销售单独标记（《消费税法》第 148 条）。一旦超过，您必须在登记生效日期起 29 天内完成登记。如果是在单个季度内超过，超出限额的那笔销售就要征税，所以软件必须能给您可能已经开出发票的销售补加税款（CRA：何时登记）。在登记之前，软件也应当显示您当前季度和最近四个季度的应税销售额。出租车经营者和商业共乘司机，无论收入多少，都必须为该业务登记（CRA：备忘录 2-2；CRA：GI-196）。两种测试怎么算、何时开始收税，见何时登记 GST/HST。

按常规方法，登记人的应缴净税额，等于销售时收取的 GST/HST，减去符合条件的营业采购所付的 GST/HST（CRA：RC4022）。抵免在税款到期应付或已付时产生，所以未付账单也有影响（《消费税法》第 169 条）。因此软件必须在每一行里，把这两笔金额与销售或成本本身分开存放，把无法收回的税款计入成本，并按申报期间汇总。请保存支持抵免的供应商发票（CRA：GST/HST 记录）。申报频率和到期日，见申报 GST/HST 与进项税抵免。设置方法见在账簿里记录 GST/HST；简化汇缴方法（一般会放弃大部分采购的抵免，见CRA：RC4058）见快速法（Quick Method），它对账簿的影响见账簿中的快速法。

各省收的税有什么不同？软件必须分开什么？

发票上的税取决于这笔销售被视为在哪个省发生，软件必须把每种税放在各自的科目里。在 CRA 的税率表中，各省和地区分成四组（CRA：GST/HST 税率）。

CRA 把这称为供应地点。对服务的 GST/HST，一般规则是看客户在加拿大的地址所在省，但对不动产相关的工作、个人服务和运输，有特别规则优先适用；对商品，一般看交付或发送到的地点。所以，客户在另一个省，或者工作地点在另一个省，都可能改变发票上的税（CRA：供应地点）。

您卖的东西适用 PST 或 QST，以及您是否必须为它登记，由各省规定，而不是 CRA 规定；CRA 会把 PST 的问题转给各省自己的网站。在魁北克，一般由魁北克税务局负责管理 GST/HST（CRA：RC4022）。见按省份收取 GST、HST、PST 和 QST；卑诗省的服务，见卑诗省服务的 PST。

行车日志必须记录什么？软件能保存吗？

CRA 描述的是逐次行程的记录，不是年末估算（CRA：汽车费用）。软件需要保存：

• 每次营业行程： 日期、目的地、事由和行驶的公里数。
• 每辆车： 会计期间开始和结束时的里程表读数，以及总公里数和营业公里数的单独记录。

以后年度的三个月抽样法和其他规则，见CRA 行车日志。

CRA 的汽车页面没有说行车日志能不能用电子形式。软件里的日志是电子记录，所以适用电子记录规则：以可读的电子形式保存，保留审计轨迹，并能向 CRA 提供可用的副本（CRA：电子记录保存）。

我的记录必须存放在哪里？软件把它们存在加拿大境外有关系吗？

可能有关系。CRA 表示，记录要保存在您在加拿大的营业场所或住所；保存在加拿大境外、从加拿大通过电子方式访问的记录，不视为保存在加拿大（CRA：记录存放在哪里；CRA：IC78-10）。

CRA 可以通过您的税务服务办公室书面许可，让您把电子记录保存在加拿大境外。这时它可能接受这样的真实副本：其官员可在加拿大查阅，格式是其软件能读取的，而且细节足以支持您的税表。

使用服务商，并不会转移这项责任。第三方保管的记录，您必须能提供给 CRA 使用（CRA：保存记录），通函也建议让服务商给您一份可接受的副本（CRA：电子记录保存）。这些文件针对任何服务商而写，而且保存期限通函的日期是 2010 年 6 月，所以它们并不决定某款软件的服务器是否可以接受。如果您的记录唯一的副本在加拿大境外的服务器上，CRA 描述的办法是书面许可；您所用的软件是否需要这个许可，要问 CRA 或专业人士。请问服务商把您的数据存在哪里，能否给您一份完整的副本。

收付实现制还是权责发生制：软件需要追踪未付发票吗？

一般需要。CRA 表示，营业收入一般按权责发生制申报：收入记在赚取的期间，费用记在发生的期间，不论钱有没有动。农民、渔民和自雇的佣金销售代理可以使用收付实现制，但不能两种混用（CRA：核算您的收益）。

按权责发生制，软件需要在工作完成、收入赚取时记录发票，付款之前显示为未付，账单也一样处理。只看银行存款的视图，会漏掉未付发票。您适用哪种方法，见收付实现制还是权责发生制。

分期预缴税：软件应当给我显示什么？门槛是多少？

当您在当年以及前两年中任一年的应缴净税额超过 $3,000（魁北克超过 $1,800）时，一般要缴所得税分期预缴税。CRA 点名，自雇人士可能需要缴（CRA：谁需要缴分期预缴税）。

应缴净税额来自税表，不能只看账簿。软件能做的，是显示年初至今的收入、费用和净利润，并且按常规方法，把收取的 GST/HST 排除在收入之外，这样提前估算就不会虚高。按年度申报的 GST/HST 登记人也可能要缴 GST/HST 分期预缴税。CRA 的页面写明，上一个会计年度的净税额达到 $3,000 或以上（CRA：GST/HST 分期预缴税）；法律规定每期分期预缴税以本年度和上一年度净税额中较小者为基础，基础低于 $3,000 的视为零，所以两个年度一般都要达到这个数额（《消费税法》第 237 条）。在魁北克，一般由魁北克税务局管理 GST/HST（CRA：RC4022），所以 GST/HST、QST 和省所得税的分期预缴规则，请查它的规定。见分期预缴税提醒。

我的会计师能用它吗？换软件时记录怎么办？

请确认您的会计师能看到交易层面的明细，不论是通过登录还是完整导出，而不是只有年末汇总。审计轨迹必须从原始凭证一直连到汇总账目，并有足够的细节支持它们（CRA：电子记录保存）。该交给会计师什么，见独资经营者该给会计师什么。

关闭软件账户之前，请导出完整的交易历史和附带的收据，并确认文件能打开。电子记录必须在整个保存期内保持可读，保存期是从其所涉最后一个纳税年度结束起 六年（CRA：电子记录保存）。换软件之后，通函要求对已记录交易的任何改动，都要有书面记录的分录，而不是直接覆盖（第 40 段）。

示例

以下示例仅为示意，金额为加元。

已登记 HST 的安大略省自由职业设计师

一位采用常规方法的设计师，收入 C$70,000，给一位安大略省客户开了 C$2,000 加 C$260 HST（13%）的发票。软件把 C$2,000 记为收入，把 C$260 记为收取的 HST。一笔 C$500 的软件费用含 C$65 HST，记为已付 HST。如果这笔采购符合条件，这一期的应缴净税额是 C$260 减 C$65，即 C$195。如果软件把 C$2,260 全部记为收入，T2125 表上的收入就被高估了，HST 申报表也没有清晰的数据来源。

开自己的车的阿尔伯塔省快递员

一位收入 C$45,000 的快递员，营业行驶了 20,000 公里。他的里程表年初读数为 52,000，年末为 77,000，所以全年共行驶 25,000 公里，营业用途占 80%。日志里每次行程都要有日期、目的地、事由和公里数，不能只有年末估算。如果全部 C$45,000 都是连续四个日历季度内的应税销售额，他就超过了 C$30,000 的小供应商限额。如果他还没有登记，单个季度超过限额，就要对超出限额的那笔销售收取 GST；如果是跨季度累计超过，则小供应商身份在该季度之后那个月的月底结束（何时登记）。阿尔伯塔省没有 PST。

魁北克的手艺人

一位已登记 GST 和 QST 的手艺人，从魁北克建筑物的应税工作中获得收入 C$90,000，每项工作都收取 GST 和 QST；而在安大略省的建筑物上做工作，则要收安大略省 HST。软件要保存两个税科目，外加采购时已付的 GST 和 QST。魁北克的联邦分期预缴税门槛是 C$1,800，其他地方是 C$3,000，所以软件应当全年显示净利润和已收税款，而不是只在年末显示。

您的情况不同？

• 您的软件没有把收取的税款与收入分开、您已登记、因工作开车，或者记账落后了： 在申报之前，账簿需要能为 T2125 表和 GST/HST 申报表提供数据，是否自己继续记账，要自行判断。请把对账单、发票、收据和里程表记录带到记账服务，或带到自雇税表服务，据此编制 T2125 表。
• 您接近登记限额，或者已经超过： 选择税务设置之前，请先读何时登记 GST/HST。
• 您用美元给客户开发票： 见用美元收款的自由职业者：账簿和银行。
• 记账落后了好几个月，或者余额与银行对不上： 见补做逾期的账或用银行对账单重建账簿。如果对不上，请带到记账服务。
• CRA 已要求您提供日志或收据： 见为 CRA 审查重建行车日志和没有收据的营业费用，并把来函带到自雇税表服务。
• 您为共乘或配送平台开车： 见共乘和配送司机的费用，或一直没有登记 GST/HST 的司机。
• 您在考虑自己记账还是花钱请人： 见自己记账还是请记账员。
• 您已经成立公司： 这项业务填 T2 税表，不是 T2125 表。见新公司的账簿。