补账服务怎么选：找能把账真正做完的服务商

补账或账簿清理服务做完之后，应该交给我什么？

补账工作真正完成时，您拿到的账簿应满足三点：范围内每个月的每个账户都已与对账单核对一致；账簿合计数与您已报的税表相符，或逐项列出差异；文件由您持有。只把交易分好类的工作只算接近完成，不算完成。核对一致是指：账簿中每个账户在每个月末的余额，等于对账单上的余额，所有差异都有说明。

有些差异是正常的：填写 Schedule M-1 或 M-3 的合伙企业或 S 公司，会在其中把账面收入与税表收入对上，因为税法规则会改变税表的申报口径，例如部分餐饮费用（1065 表；1120-S 表）。税法解释不了的差异，可能说明已报的税表有误。请让服务商把这类差异列出来，而不是硬把账簿改得与税表一致；是否更正税表，应请 CPA、注册税务代理或律师判断。

如果您的账簿已落后数月或数年，税表或贷款方的截止日期临近，而且自己动手补账或前一位记账员已经做不下去，本文适合您。此时有三点尚未确定：工作涵盖哪些月份和账户，谁来编制依赖这些账簿的税表，以及先做什么、后做什么。如果税表也没有报、已收到 IRS 通知，或缺少发薪或销售税申报，情况就不简单了。这类情况需要既能编制税表、又能与 IRS 沟通的人（见下文），而收到通知、面临审计或多年税表未报时，应先处理这些事（见“什么情况下，补账服务不该是第一步？”）。索取报价之前先把资料备齐（清单见文末）。关于让账簿达到可报税状态的步骤，请参阅补做逾期账簿。

替我补账的人必须是 CPA 吗？

就 IRS 而言，一般不需要。IRS 的资质名单针对的是编制税表和代表纳税人，不涉及记账，所以做账本身，是否合适比头衔更重要（IRS 资质说明）。各州对谁可以提供会计服务的规定不在本文范围内，请参阅本地还是线上记账员。一旦工作涉及税表或 IRS，资质就变得重要了。

没有上述任何资质的外部服务商，无论账做得多好，一般都不能在催收或申诉中代表您（第 947 号出版物）。关于这几类人的区别，请参阅记账员、会计师与 CPA 的区别。

我的税表也逾期了：谁能替我编制，并替我与 IRS 沟通？

编制并签署每份逾期税表的人都需要有 PTIN，而只有 CPA、注册税务代理或律师，才能在各类 IRS 事务中代表您。如果书面范围写明了谁做什么，也可以由两家服务商分工完成。

• 编制和代表是两回事。 收费的报税人员在税表上签名，但税表上的每一项内容仍由您负责（第 254 号专题）。2848 表上的授权委托书写的是具体个人，因为事务所不能在 IRS 面前执业（第 947 号出版物）。
• 仅供查看信息。 8821 表让被指名的人查看或接收您的 IRS 信息，但不能代表您发言（8821 表填报说明）。

书面范围应写明：每份逾期税表由谁编制，谁签名并报税，以及收到通知或被审计时由谁持有 2848 表。2848 表只适用于 IRS；适用集中审计制度的合伙企业（默认适用，除非已选择不适用）通过其合伙企业代表行事，由该代表签署（填报说明）。至于销售税、州发薪或州所得税事务，由谁代表您发言，各州机构自行规定，本文不涉及，请在范围中写明由谁负责这些申报。逾期税表本身请参阅补报未报的企业税表。

如何核实服务商的资质？线上和本地有区别吗？

线上和本地的核实方法相同：问清实际做事的人是谁，拿到其资质和编号，再向颁发机构确认。就在 IRS 面前执业而言，所在地并不重要，因为在任何一州具备资格的 CPA 都可以在 IRS 面前执业（Circular 230，第 10.2 条和第 10.3 条）。各州的执照、发薪和销售税规则可能不同，本文不涉及。

1. 问清具体的人。 要问由谁来编制、签名和代表您，而不是只知道公司名称。
2. 到发证机构核实资质。 IRS 颁发注册税务代理执照，各州会计委员会颁发 CPA 执照，各州法院或律师协会批准律师执业（IRS 资质说明）。请对方提供所在州和执照号码，并向该机构确认。
3. 把 IRS 名录当作其中一项核实手段。 名录列有律师、CPA、注册税务代理和年度申报季计划持有人，入口在选择税务专业人士页面。持有 PTIN 但未列入名录的报税人员，也可能服务良好，所以名字不在名录里，是需要问清的问题，而不是有问题的证明。
4. 问清报税之后谁来回答问题（第 254 号专题）。

没有任何官方来源会给服务商排名，评价也代替不了您自己核实过的资质。无论线上还是本地，都先让服务商做一批试用，具体做法见下文的书面范围。关于适配度和软件，请参阅本地还是线上记账员；如果服务商在其他国家，请参阅聘请离岸记账员。

工作结束后，账簿和文件归谁所有？

做好的账簿归谁所有，取决于您的协议和州法律，但税法要求纳税人自己负责保存足够的账簿和记录，而且在许多审查中，IRS 会要求提供会计软件的备份文件，以及管理员的用户名和密码（IRS 软件常见问题）。请以企业名义建立文件，自己担任管理员，只给服务商一个具名用户。

• 保留原始分录。 请让服务商用带日期的更正分录来改错，而不是删除分录或另建替代文件，并在大幅修改之前存档一份副本。IRS 表示，为接受审查而新建的文件（例如重新录入某一年）不属于原始记账分录账簿的副本，对于被审计的年度，压缩后的数据也不可接受（同一常见问题页面）。
• 归还记录是针对执业人员的规定，它在这里适用到什么程度并不明确。 CPA、注册税务代理或律师等执业人员，必须在客户要求时及时归还客户履行联邦税务义务所需的记录（Circular 230，第 10.28 条）。费用纠纷一般不能成为不归还的理由；如果州法律允许执业人员在纠纷期间留存记录，执业人员只需归还必须附在您税表上的记录，并让您查阅和复制其余记录。执业人员自己编制、并因费用未付而扣留的文件，不属于该规则下的客户记录（同一条）。该规则把客户记录与执业人员对客户的代表联系在一起，没有说明仅提供记账服务是否算在内。不属于执业人员的服务商不受此规则约束，州法律还可能有本文没有涉及的其他规定。如果服务商已经持有您的文件，请参阅从前任会计师手中接手账簿。

因为做好的账簿可能被扣住不还，请把交接写进范围，并从第一天起就保留管理员权限。结束时，要拿回完整备份、对账报告、未决事项清单和您的原件，并取消服务商的访问权限。IRS 要求税务专业人员撤销已不再是客户的人的授权（第 4557 号出版物）。要撤销授权，请在表格顶部写上“REVOKE”，附上当前的签名和日期，并将副本寄给 IRS（8821 表填报说明；2848 表填报说明）。

我该给服务商哪些资料？哪些不该交出去？

只给服务商工作所需的东西，不要给能让他们转走资金、领取您的退税，或在没有记录的情况下代您行事的东西。每个人都给一个自己的登录账号。

我的财务数据如何保护？该问什么？

请对方提供书面的安全计划。FTC 保障规则（Safeguards Rule）要求报税人员制订并执行这样的计划（第 4557 号出版物）。这条规则是否适用于某位记账员，取决于该服务商所做的工作，所以请把第 4557 号出版物当作衡量标准，用来衡量任何持有您银行和税务数据的人，而不是当成约束每位记账员的规定。请问：

1. 谁负责执行书面安全计划？
2. 凡是接触我数据的人，登录时是否都不止用密码？
3. 文件和电子邮件是否加密？
4. 谁能看到我的数据？还有哪些其他公司会处理这些数据？
5. 我们合作结束后，或数据丢失时，我的数据会怎样处理？

第 4557 号出版物要求税务专业人员对这几项都作出安排。明确具体的回答，比笼统的承诺更可靠。关于记账加报税的套餐与 CPA 事务所的比较，请参阅线上记账服务还是 CPA 事务所。

服务商误期或出错，我对 IRS 还有责任吗？

一般有。聘请服务商不会转移您申报、缴税和保存记录的义务，而且 IRS 表示，依赖税务专业人员一般不能成为逾期申报或逾期缴税的借口（IRS：合理理由）。能否减免要看每个案件的具体情况。IRS 举出的有效理由中包括无法取得记录，但仅限于已尽通常的注意和谨慎、仍然无法按时申报或缴税的人（同一页面）。

• 准确性罚款： IRS 会看您是否把所需的全部信息交给了顾问，以及顾问在该情形下是否称职、有经验（同一页面）。
• 发薪： 把发薪外包出去的雇主，一般仍须对缴存和申报负责，IRS 可能对雇主的账户核定罚款和利息。第 15 号出版物指出了一个例外，即经认证的专业雇主组织（第 15 号出版物）。

把控制权握在自己手里：把申报和缴款日期写进范围，要求对方提供每份税表或每笔付款已发出的证明（见上文合理理由页面），并自己查看 IRS 账户：企业税务账户（Business Tax Account，IRS）或您个人的在线账户（IRS）会显示余额、税务记录和通知，谁能使用企业税务账户则取决于实体类型和角色。关于发薪，请参阅给记账员开通账户权限。如果罚款已经寄到，请参阅记账员的失误及罚款由谁承担。

付款之前，书面范围应写明什么？

范围应让一个外人也能判断工作有没有做完。支付任何定金之前，先把这些要点写下来：

1. 期间与账户。 起止月份，以及每个账户的名称和后四位数字：银行、信用卡、贷款、支付处理商、电商平台和发薪账户。
2. 交付成果。 每个月都有每个账户已核对一致的对账单，另有一份损益表和一份资产负债表。
3. 与已报税表相符。 期初余额（每个账户在范围内第一天的余额）取自最近一份已报的资产负债表；如果税表没有资产负债表，则取自年末对账单。每个已报年度都与其税表相符，或逐项列出差异；收入要与 1099 表和平台的付款报告比对。
4. 工资税和销售税。 账簿要与已报的税表和已缴的款项比对，范围中还要写明是否包括逾期申报。
5. 税表。 对于依赖这些账簿的每份税表，写明：谁编制，谁签名并报税，如果包括代表服务则由谁持有 2848 表，以及不包括什么，例如通知、审计或更正税表。
6. 顺序与日期。 先完成哪个期间（税表或贷款方需要的那个期间），每一批的完成日期，以及哪些情况会使日期推迟。请把第一批当作试用：在下一批开始前，或下一笔款项到期前，对照对账单检查。
7. 未决问题。 服务商保留一份带日期的清单，列出无法归类的项目，以及怎样才能解决每一项。您在约定日期前答复；到最后仍未解决的项目要列出来，不能猜着记。
8. 所有权与权限。 文件以您的名义建立，您是管理员，服务商是具名用户，范围中列明结束时要归还哪些东西。
9. 收费依据。 固定价、按小时或按月，以及什么情况会加价：账户增加、缺少对账单，或在签字确认后又有改动。影响报价的因素见补账成本。

关于合同条款，请参阅记账服务协议书；关于聘请前该问什么、如何检查第一批成果，请参阅聘请记账员前要问的问题和检查记账员的工作；关于账簿补到最新之后服务应该包括什么，请参阅月度记账服务包括哪些内容。

什么情况下，补账服务不该是第一步？

当决定先后顺序的是截止日期或执法程序，而不是账簿时。下面每种情况，都应先处理那一步，必要时请能代表您的人出面，账簿随后再做。

贷款方或出售日期并不会使补账变成错误的第一步，它只是决定先后顺序：问清贷款方或买方想要哪些期间，先做那些期间。税表缺失时，贷款可能被延误（IRS）。如果您只有银行对账单，没有账簿，请参阅根据银行对账单重建账簿。

我要准备哪些资料，报价和时间表才可靠？

请备齐每个账户每个月的对账单、已报税表、发薪和销售税报告，以及 1099 表：服务商只能按他们看得到的东西报价，缺少的每一项都会增加时间。IRS 把账户对账单、发票、收据和已兑现的支票列为支持您账簿的凭证（第 583 号出版物）。请带上：

再附一段简短说明：哪些账户或信用卡是个人的，您所知道的自己投入或取出的资金，以及您知道缺少的任何东西。所有原件都要保留。

示例

这些示例仅为说明，金额以美元计。

餐厅，落后 18 个月

一位餐厅业主的收入为 US$600,000，有四个账户落后了 18 个月：一个经营账户、一个发薪账户和两张信用卡。在同意价格之前，业主要求每个账户按月做银行和信用卡对账，把收银系统报告里的销售税与税表核对（参阅餐厅销售税与收银系统对账），并为每一批定出完成日期，贷款方最先要的月份排在最前面。业主全程担任会计文件的管理员。

S 公司，两份税表也没报

一位 S 公司的业主账簿落后了两年，而且这两年的 1120-S 表都没有报。假设 S 公司选择已经生效。只做记账的范围既不包括税表，也不包括收到信函时的处理，而每份逾期税表可能每月为每位股东各罚一笔款，不论是否有应缴税款。因此范围要写明：每份税表由谁编制并报税，谁签名，以及哪位 CPA、注册税务代理或律师持有 2848 表。

• 第 1 年： 核对每个账户，期初余额取自最近一份已报的资产负债表或年末对账单，并先完成第 1 年，因为它的税表要用到。
• 第 2 年： 从第 1 年的期末余额接着做，然后编制第 2 年的税表。

网店卖家，付款与 1099-K 表对不上

一位网店卖家通过两个电商平台实现了 US$80,000 的销售额。假设每个平台都达到了 1099-K 表的申报门槛，且表中不含运费或销售税。两份 1099-K 表合计 US$80,000，是总额。存款合计 US$73,000。销售额减去 US$7,200 的手续费和 US$1,800 的退款，能解释其中的 US$71,000，另有 US$2,000 对不上任何销售。在同意价格之前，卖家先问服务商对对不上销售的存款怎么处理。范围随后写明：每笔付款都要从销售总额，经手续费和退款，对到存款；对不上的存款列入未决事项清单，而不是记入销售额。请参阅销售额与平台付款对账。

您的情况不同？

• 您的账簿已落后数月或数年，税表或贷款方的日期临近，而且自己动手补账或前一位记账员已经做不下去： 尚未确定的是工作涵盖哪些月份和账户、谁来编制依赖这些账簿的税表，以及先做什么、后做什么。这些都要在签订范围之前定下来；请参阅记账协助。
• 以前年度的税表一直没有报： 请参阅补报未报的企业税表。这些税表所需的账簿，请参阅记账协助；税表本身，请参阅公司报税协助，独资经营者请参阅个人报税协助。
• 已收到 IRS 通知或审计信函： 请参阅企业收到的 IRS 通知。CPA、注册税务代理或律师可以在通知或审计中代表您，所以对文件的任何改动，都应先请教其中一位。
• 服务商的失误已经引发罚款，或工资税已代扣但没有缴纳： 请参阅记账员的失误及罚款由谁承担。
• 您还在考虑是否聘请人手、是清理旧文件还是重新开始，或者报价应该包括什么： 请参阅自己做账还是聘请记账员、清理旧账还是重新开始和补账成本。
• 您的 S 公司支付过个人费用或大额业主款项，您报 Schedule C，或您拥有出租房： 请参阅S 公司补账、未报年度的 Schedule C 费用和补做出租房账簿。
• 您或您的公司涉及两个国家，或希望找会说中文的服务商： 请参阅加拿大人持有的美国 LLC 的账簿、外国人持有的美国公司的记账和会说中文的记账员与会计师。
• 您的账簿和报税都在加拿大： 请参阅在加拿大补做逾期账簿和在加拿大选择会计师。