補帳服務怎麼選：找真正能把帳做完的業者

補帳或整理舊帳的記帳服務完成工作時，應該交回什麼？

完成的補帳工作，交給您的是這樣一套帳簿：範圍內的每個月，每個帳戶都與對帳單核對完畢；合計數與您已提交的內容相符，否則列出每一項差異；而且檔案在您手上。只把交易分類的工作只算快完成，不算完成。對帳完畢是指每個月底，帳簿上某個帳戶的餘額等於對帳單餘額，每一項差異都有說明。

有些差異是正常的：填寫 Schedule M-1 或 M-3 的合夥企業或 S 公司，會在那裡把帳面收入與稅表收入調節一致，因為稅法規定會改變稅表申報的內容，例如某些餐費（1065 表; 1120-S 表）。稅法規定解釋不了的差異，可能表示已提交的稅表有誤。請服務商把它列出來，不要為了對上而強行調整帳簿；是否更正稅表，要請 CPA、註冊代理人或律師判斷。

如果您的帳已落後數月或數年、稅表或貸款機構的日期快到了，而且自己動手試過或前一位記帳員做到一半就停了，這一頁就是為您準備的。這時有三件事還沒定：工作涵蓋哪些月份和帳戶、誰來編製取決於這些帳簿的稅表，以及工作的先後順序。如果稅表也還沒提交、已收到 IRS 通知，或工資稅、銷售稅申報有缺漏，情況就不算簡單。這些情況需要既能編製稅表、又能與 IRS 溝通的人（下文會說明）；而收到通知、遇到審查或有多年稅表未提交時，要先處理這些（請見「什麼時候補帳服務不該是第一步？」）。在請服務商報價之前，先備齊所需資料（清單在文末）。讓帳簿達到可報稅狀態的步驟，請見補記逾期未處理的帳。

替我補帳的人一定要是 CPA 嗎？

就 IRS 而言，一般不需要。IRS 的資格證照清單涵蓋的是編製稅表和代表納稅人，不包括記帳，所以對於帳簿本身，是否合適比頭銜更重要（IRS 資格證照說明）。各州對誰可以提供會計服務的規定，這裡不討論；請參閱本地還是線上記帳員。當工作涉及稅表或 IRS 時，資格證照才變得重要。

不具備上述任何資格證照的外部服務商，無論帳做得多好，一般都不能在催收或申訴中代表您（Publication 947）。想進一步了解其中的差別，請見記帳員、會計師或 CPA。

我的稅表也落後了：誰能替我編製稅表並與 IRS 溝通？

編製並簽署每份逾期稅表的人，都需要報稅員稅務識別號碼（PTIN）；而只有 CPA、註冊代理人或律師，才能在各類 IRS 事務中代表您。如果工作範圍寫明各自負責什麼，也可以由兩家服務商分工。

• 編製和代表是兩回事。 收費報稅員在稅表上簽名，但您仍須對稅表上的每一項負責（Topic 254）。2848 表上的授權書須寫明個人姓名，因為事務所不能在 IRS 執業（Publication 947）。
• 僅限資料。 8821 表只讓指定的人查看或接收您的 IRS 資料，不能代表您發言（8821 表填表說明）。

書面工作範圍應寫明：每份逾期稅表由誰編製、誰簽署並提交，以及之後如果收到通知或遇到審查，誰持有 2848 表。2848 表只適用於 IRS；採用集中審查制度的合夥企業（除非選擇退出，否則預設適用）透過其合夥企業代表行事，由該代表簽署（填表說明）。各州機構對誰可以代表您處理銷售稅、州工資稅或州所得稅有自己的規定，本頁不涵蓋；請在工作範圍中寫明誰負責這些申報。逾期稅表本身的處理，請見補提交逾期未提交的企業稅表。

怎麼查證服務商的資格證照，不論線上或本地？

不論線上或本地，查證方法都一樣：取得實際做這項工作的人的姓名、資格證照及其編號，並向發出證照的機構確認。就在 IRS 執業而言，所在地不重要，因為在任何一州取得資格的 CPA 都可以在 IRS 執業（Circular 230，第 10.2 條和第 10.3 條）。各州的執照、工資稅和銷售稅規定可能不同，這裡不討論。

1. 問清楚是哪個人。 要問由誰編製、簽署和代表，不能只知道事務所的名稱。
2. 到源頭查證資格證照。 註冊代理人由 IRS 授予執照，CPA 由各州會計師委員會（state board of accountancy）授予執照，律師則由各州法院或律師公會准許執業（IRS 資格證照說明）。請對方提供州別和執照號碼，並向該機構確認。
3. 把 IRS 名錄當作查證方式之一。 名錄列有律師、CPA、註冊代理人和年度申報季計劃資格持有人，連結見選擇稅務專業人員。持有 PTIN 但未列入名錄的報稅員，也可能提供優質服務，所以名字沒有出現只是一個該問的問題，不能證明有問題。
4. 問清楚提交之後由誰回答問題（Topic 254）。

沒有任何官方資料為服務商排名，網路評價也不能取代您自己查證過的資格證照。不論線上或本地，先用一批帳務試用任何服務商，做法見下面的書面工作範圍。關於是否合適和使用的軟體，請見本地還是線上記帳員；服務商在另一個國家的情況，請見僱用境外記帳員。

工作結束時，帳簿和檔案歸誰所有？

做好的總帳歸誰所有，取決於您的協議和州法；但稅制要求納稅人負責保存足夠的帳簿和記錄，而且在許多審查中，IRS 會要求提供會計軟體的備份檔案，以及管理員的使用者名稱和密碼（IRS 軟體常見問題）。請以企業名義建立檔案，您自己保持管理員身份，並給服務商一個指定的使用者帳號。

• 保留原始分錄。 請服務商用註明日期的更正分錄修正錯誤，不要刪除分錄或另建替代檔案，並在大幅修改之前先存檔一份副本。IRS 表示，為審查而新建的檔案（例如重新輸入某一年度的資料），不是原始記帳帳簿的副本，被審查年度也不接受精簡過的資料（同一份常見問題）。
• 歸還記錄是對執業人員的規定，它在這裡適用到什麼程度並不清楚。 執業人員（例如 CPA、註冊代理人或律師）在客戶要求時，必須及時歸還客戶為履行聯邦稅務義務所需要的客戶記錄（Circular 230，第 10.28 條）。費用糾紛一般不能作為不歸還的理由；州法允許執業人員在糾紛期間扣留記錄時，執業人員只需歸還必須附在您稅表上的記錄，其餘的須讓您查閱和複製。執業人員自己編製、並在費用付清前扣著不給的文件，不屬於這項規定所指的客戶記錄（同一條）。這項規定把客戶記錄與執業人員代表客戶的工作掛鉤，沒有說明單純記帳是否算在內。不是執業人員的服務商不在規範範圍內，州法也可能另有本頁未審視的規定。如果服務商已經握有您的檔案，請見接手前任會計師的帳簿。

因為做好的總帳可能被扣著不給，請把交接寫進工作範圍，並從第一天起就保有管理員權限。結束時，要拿到完整備份、對帳報表、未決事項清單和您的原始文件，並撤銷服務商的存取權限。IRS 要求稅務專業人員，把不再是客戶的人的授權移除（Publication 4557）。要撤銷授權，請在表格上方寫上「REVOKE」，附上現在的簽名和日期，並把副本寄給 IRS（8821 表填表說明; 2848 表填表說明）。

我該給服務商什麼，哪些東西不該交出去？

只給服務商工作所需的東西，不要給任何能讓他們轉移資金、領取您的退稅款，或在沒有記錄的情況下代您行事的東西。每個人都要有自己的登入帳號。

我的財務資料如何受到保護，我該問什麼？

請服務商提供書面安全計劃。美國聯邦貿易委員會（FTC）的保障規則（Safeguards Rule）要求報稅員制定並遵守這樣的計劃（Publication 4557）。它是否適用於某位記帳員，取決於該服務商做什麼，所以請把 Publication 4557 當作衡量標準，用在任何握有您銀行和稅務資料的人身上，而不要當成約束每位記帳員的規定。請問：

1. 誰負責執行書面安全計劃？
2. 每個能接觸到我的資料的人，登入時是否不只用密碼？
3. 檔案和電子郵件是否加密？
4. 誰能看到我的資料，還有哪些其他公司會處理這些資料？
5. 合作結束後，或資料遺失時，我的資料會怎麼處理？

Publication 4557 要求稅務專業人員做到上述每一項。簡單、具體的回答，比籠統的承諾更值得信賴。記帳加報稅的套餐與 CPA 事務所的比較，請見線上記帳服務或 CPA 事務所。

如果服務商遲交或出錯，我對 IRS 仍然要負責嗎？

一般仍須負責。請服務商幫忙，並不會轉移您提交、付款和保存記錄的責任；IRS 表示，信賴稅務專業人員一般不能作為遲交或遲付的理由（IRS 合理原因說明）。能否減免，取決於每個案件的事實。IRS 列舉的有效理由中，包括無法取得記錄，但只適用於已盡一般的注意和審慎、仍然無法按時提交或付款的人（同一頁）。

• 準確性罰款： IRS 會看您是否向顧問提供了所需的全部資料，以及該顧問在這類情況下是否稱職且有經驗（同一頁）。
• 工資稅： 把工資處理外包的雇主，一般仍須對存款和申報負責，IRS 可能對雇主的帳戶課以罰款和利息。Publication 15 列出一項例外，即經認證的專業雇主組織（certified professional employer organization）（Publication 15）。

把控制權握在自己手上：在工作範圍中寫明提交和付款日期，要求提供每份稅表或每筆付款已經送出的證明（見上面的合理原因說明頁），並自己查看您的 IRS 帳戶：企業稅務帳戶（Business Tax Account）（IRS）或您的個人線上帳戶（IRS）會顯示餘額、稅務記錄副本（transcript）和通知，而誰能使用企業稅務帳戶，取決於實體類型和角色。工資稅方面，請見讓記帳員存取您的帳戶。如果已經收到罰款，請見記帳員的錯誤與誰來付罰款。

付款之前，書面工作範圍應該寫什麼？

工作範圍要寫到讓一個外人也能判斷工作有沒有做完。支付任何訂金之前，先寫下這些要點：

1. 期間和帳戶。 起訖月份，以及每個帳戶的名稱和末四碼：銀行、信用卡、貸款、支付處理商、電商平台和工資處理。
2. 交付成果。 每個月每個帳戶的對帳完畢報表，加上損益表和資產負債表。
3. 與已提交稅表一致。 期初餘額（範圍內第一天各帳戶的餘額）取自最後一份已提交的資產負債表；如果稅表沒有資產負債表，就取自年底對帳單。每個已提交的年度都與其稅表一致，否則列出差異，並把收入與 1099 表和平台撥款報表比對。
4. 工資稅和銷售稅。 帳簿與已提交的稅表和已付款項比對，工作範圍也要寫明是否包括逾期申報。
5. 稅表。 對每份取決於這些帳簿的稅表：誰編製、誰簽署並提交、如果包括代表服務則誰持有 2848 表，以及排除什麼，例如通知、審查或更正稅表。
6. 順序和日期。 哪個期間先完成（稅表或貸款機構需要的那個期間）、每一批的完工日期，以及什麼情況會讓日期推遲。把第一批當作測試：在下一批開始或下一筆款項到期之前，先用對帳單檢查它。
7. 未決問題。 服務商保存一份註明日期的清單，列出無法分類的項目，以及什麼能解決每一項。您在約定日期前回覆，到最後仍未解決的項目要列出來，不要用猜的。
8. 所有權和存取權限。 檔案用您的名義，您是管理員，服務商是指定使用者，工作範圍列明結束時要歸還什麼。
9. 計價基礎。 固定價格、按小時或按月，以及什麼情況會加價：增加帳戶、缺少對帳單，或驗收後的修改。影響價格的因素請見補帳的費用。

合約條款請見記帳委任書；僱用前該問什麼、如何檢查第一批成果，請見僱用記帳員前該問的問題和檢查記帳員的工作；帳簿補完之後服務應該提供什麼，請見每月記帳服務包括什麼。

什麼時候補帳服務不該是第一步？

當決定工作先後順序的是期限或執法程序，而不是帳簿時。在下列每一種情況中，都要先處理那個程序；如果需要，請找能代表您的人，帳簿隨後再補。

貸款機構或出售日期並不會讓補帳變成錯誤的第一步，它決定的是順序：問清楚貸款機構或買家想看哪些期間，並把這些期間排在前面。稅表缺漏時，貸款可能被延遲（IRS）。如果您只有銀行對帳單、沒有帳簿，請見用銀行對帳單重建帳簿。

我該備齊什麼，報價和時程才可靠？

請備齊每個帳戶每個月的對帳單、已提交的稅表、工資稅和銷售稅報表，以及 1099 表：服務商只能對看得到的東西報價，每缺一樣都會增加時間。IRS 把帳戶對帳單、發票、收據和已兌現的支票，列為支持您帳簿的憑證（Publication 583）。請帶來：

再附一份簡短說明：哪些帳戶或信用卡是個人的、您所知道的投入或取出的資金，以及您知道缺少的任何東西。所有原件都要保留。

舉例

以下例子僅作說明，使用美元。

餐廳，落後 18 個月

一位營收 US$600,000 的餐廳老闆，四個帳戶（一個營運帳戶、一個工資帳戶和兩張信用卡）共落後 18 個月。在同意報價之前，這位老闆要求：每個帳戶每月的銀行和信用卡對帳、把收銀機報表上的銷售稅與稅表核對的對帳（請見餐廳銷售稅與 POS 對帳），以及每一批的完工日期，並先做貸款機構會要求的月份。老闆全程都是會計檔案的管理員。

S 公司，兩份稅表也沒有提交

一位 S 公司所有者的帳落後兩年，而且這兩年的 1120-S 表都沒有提交。假設 S 公司選擇已經生效。只涵蓋記帳的工作範圍，既不包括這些稅表，也不包括萬一收到來函時的處理；而每份逾期稅表，不論有沒有應繳稅款，都可能對每位股東按月罰款。所以工作範圍要寫明誰編製並提交每份稅表、誰簽署，以及由哪位 CPA、註冊代理人或律師持有 2848 表。

• 第 1 年： 對每個帳戶對帳，期初餘額取自最後一份已提交的資產負債表或年底對帳單，並先完成第 1 年，因為那一年的稅表需要它。
• 第 2 年： 從第 1 年的期末餘額接續，再編製第 2 年的稅表。

網路賣家，撥款與 1099-K 表對不上

一位網路賣家透過兩個電商平台賣出 US$80,000。假設每個平台都達到了 1099-K 表的申報門檻，而且表上不含運費或銷售稅。兩份 1099-K 表合計 US$80,000，這是總額。存款合計 US$73,000。銷售額減去 US$7,200 的手續費和 US$1,800 的退款，可以解釋其中的 US$71,000，另有 US$2,000 對不上任何一筆銷售。在同意報價之前，這位賣家問服務商：對不上任何銷售的存款要怎麼處理。工作範圍於是寫明：每筆撥款都要從銷售總額，經手續費和退款，核對到存款；對不上的存款列入未決事項清單，不記為銷售。請參閱銷售額與平台撥款的對帳。

您的情況不同嗎？

• 您的帳已落後數月或數年、稅表或貸款機構的日期快到了，而且自己動手試過或前一位記帳員做到一半就停了： 尚待確定的是工作涵蓋哪些月份和帳戶、誰編製取決於這些帳簿的稅表，以及工作的先後順序。這些是簽署工作範圍之前要先敲定的事項；請參閱記帳協助。
• 以前年度的稅表一直沒有提交： 請參閱補提交逾期未提交的企業稅表。這些稅表所需的帳簿，請參閱記帳協助；稅表本身，請參閱公司稅務協助，獨資經營者則請參閱個人稅務協助。
• 已收到 IRS 通知或審查函： 請參閱企業收到的 IRS 通知。CPA、註冊代理人或律師可以在通知或審查中代表您，所以要不要修改檔案，應先問其中一位。
• 服務商的錯誤已經導致罰款，或工資稅已預扣但沒有繳納： 請參閱記帳員的錯誤與誰來付罰款。
• 您還在考慮要不要請人、整理舊檔案還是重新開始，或報價應涵蓋什麼： 請參閱自己記帳還是僱用記帳員、整理舊帳還是重新開始和補帳的費用。
• 您的 S 公司支付了個人開支或大額所有者款項、您提交 Schedule C，或您擁有出租房產： 請參閱 S 公司補帳、未提交年度的 Schedule C 費用和補記出租房產的帳。
• 您或您的公司跨兩個國家，或您想找能用中文服務的服務商： 請參閱加拿大人持有的美國 LLC 帳簿、外資持有的美國公司記帳和講中文的記帳員與會計師。
• 您的帳簿和申報都在加拿大： 請參閱加拿大逾期帳務的補記和在加拿大選擇會計師。