Einzelunternehmer in Kanada: Entnahmen und Form T2125

Wie bezahle ich mich als Einzelunternehmer in Kanada selbst?

Ein Einzelunternehmer in Kanada kann sich kein abzugsfähiges Gehalt zahlen. Sie bezahlen sich selbst, indem Sie Geld aus dem Unternehmen entnehmen. Das ist eine Entnahme (Owner's Drawing). Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) sagt: Gehälter oder Entnahmen, die Sie sich selbst zahlen oder schulden, dürfen Sie nicht abziehen. Nichts, was Sie sich selbst zahlen, senkt also die Geschäftseinkünfte.

Ein Einzelunternehmen hat keine eigene Rechtspersönlichkeit neben seinem Eigentümer. Sie sind also nicht Ihr eigener Arbeitnehmer: Die Zahlung läuft nicht über die Lohnabrechnung, und es gibt keine T4-Bescheinigung (Lohnbescheinigung). Ein Selbstständiger zahlt bei der Steuererklärung sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil am CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) auf Schedule 8. Wer in Québec ansässig ist, macht die Beiträge zum Québec Pension Plan stattdessen in der Erklärung bei Revenu Québec geltend.

Diese Regel betrifft nur Zahlungen an Sie selbst. Eine angemessene Vergütung an Ehepartner, Lebenspartner (Common-Law Partner) oder Kinder für Arbeit, die das Unternehmen braucht, ist ein abzugsfähiges Gehalt; siehe Familienmitglieder bezahlen.

In der Praxis ist eine Entnahme meist eine Überweisung vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto. Eine regelmäßige Überweisung lässt sich leichter nachverfolgen als gelegentliche Abhebungen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Geschäfts- und Privatausgaben über dasselbe Konto oder dieselbe Karte laufen;
• Sie Bargeld entnommen oder private Rechnungen vom Geschäft bezahlt haben, ohne es festzuhalten;
• Sie Betriebsvermögen privat genutzt haben, etwa Waren, die Sie verkaufen, oder ein Geschäftsfahrzeug;
• Sie nichts für Steuern, CPP oder Vorauszahlungen zurückgelegt haben;
• die Buchhaltung Monate oder Jahre im Rückstand ist.

Sammeln Sie Konto- und Kartenauszüge, Verkaufs- und Ausgabenunterlagen, die Form T2125 des Vorjahres und alle Mitteilungen der CRA zu Vorauszahlungen.

Senken Entnahmen meine Geschäftseinkünfte oder meine Steuer?

Nein. Geschäftseinkünfte sind der Gewinn des Unternehmens, und der Income Tax Act untersagt den Abzug persönlicher Aufwendungen und Lebenshaltungskosten. Sie zahlen Steuer auf die Netto-Geschäftseinkünfte, ob Sie den Gewinn im Unternehmen lassen oder entnehmen. Eine Bargeldentnahme kann höher sein als der Jahresgewinn, ohne die Nettoeinkünfte zu verändern.

Auch der CPP bemisst sich nach den Netto-Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit, nicht nach Entnahmen (Government of Canada). Sätze und Höchstbeträge finden Sie unter Besteuerung von Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit.

Wie buche ich eine Entnahme?

Buchen Sie eine Entnahme auf ein Eigenkapitalkonto wie „Entnahmen“, niemals auf ein Aufwandskonto. Ein Eigenkapitalkonto erfasst, was Sie in das Unternehmen eingelegt und entnommen haben. Ein Aufwandskonto senkt den Gewinn, und eine Entnahme ist keine Ausgabe.

1. Legen Sie ein Eigenkapitalkonto für Entnahmen an und eines für Einlagen (Geld oder Vermögenswerte, die Sie einbringen).
2. Buchen Sie jede Überweisung an sich selbst und jede private Ausgabe, die das Unternehmen bezahlt hat, als Entnahme. Eine Überweisung an Sie ist eine Belastung des Entnahmekontos und eine Gutschrift auf dem Geschäftsbankkonto.
3. Buchen Sie einen betrieblichen Einkauf, den Sie privat bezahlt haben, auf das passende Aufwands- oder Vermögenskonto und in gleicher Höhe als Einlage. Begleicht er eine bereits gebuchte Rechnung, buchen Sie stattdessen diese Verbindlichkeit aus und erfassen die Kosten nicht noch einmal.
4. Verwenden Sie für sich selbst keine Kategorie wie Löhne, Gehalt, „Eigentümervergütung“ oder Lohnabrechnung. Sonst fällt der Gewinn in der Form T2125 zu niedrig aus.
5. Addieren Sie zum Jahresende das Entnahmekonto. Die Summe fließt in Teil 9 der Form T2125.

Was zählt als Entnahme?

Eine Entnahme ist jede Entnahme von Bargeld, anderen Vermögenswerten oder Leistungen des Unternehmens durch Sie oder Ihre Familie. Der Leitfaden T4002 der CRA sagt, dass Sie die Kosten oder den Wert der privaten Nutzung von Betriebsvermögen oder betrieblichen Leistungen in die Entnahmen des Jahres aufnehmen.

Die CRA sagt, Sie sollen nur den betrieblichen Teil einer Ausgabe eintragen, denn private Ausgaben sind nicht abziehbar. Zum Warenbestand siehe Wareneinsatz. Wer für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registriert ist, kann Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) nur im Umfang der gewerblichen Nutzung eines Einkaufs geltend machen. Der private Anteil einer Ausgabe berechtigt daher möglicherweise nicht dazu. Eine registrierte Privatperson, die für das Unternehmen gekaufte Waren oder Leistungen privat oder für nahestehende Personen verwendet, gilt außerdem als Person, die eine Leistung zum Marktwert erbracht und die Steuer darauf erhoben hat, auch ohne Verkauf, sofern keine Ausnahme greift (Excise Tax Act, Abschnitt 172). Siehe GST/HST-Erklärungen und Vorsteuerabzüge.

Wenn Sie Anlagevermögen wie Geräte oder ein Fahrzeug aus der betrieblichen Nutzung nehmen, ist das keine einfache Entnahme. Der Income Tax Act behandelt es bei einer Änderung der Nutzung als zum Marktwert verkauft. Das kann einen Kapitalgewinn oder eine CCA-Recapture (Nachversteuerung früherer Abschreibungen) bedeuten; siehe Verkauf eines Betriebsvermögenswerts.

Was fragt die Form T2125 zu Entnahmen und Einlagen ab?

Teil 9 der zuletzt veröffentlichten Form T2125, „Details of equity“ (Angaben zum Eigenkapital), fragt drei Beträge ab (Form T2125). Die CRA empfiehlt die T2125, um Geschäftseinkünfte und -ausgaben anzugeben.

Wer Gesellschafter einer Personengesellschaft ist, die eine Informationserklärung einreicht, füllt Teil 9 nicht aus. Entnahmen sind keine Ausgabe, daher ändert Zeile 9932 die Nettoeinkünfte nicht. Sie sollte trotzdem mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmen. Der Leitfaden T4002 der CRA erklärt jede Zeile.

Wer in Québec ansässig ist, gibt Geschäftseinkünfte auch bei Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) an. Diese Seite behandelt die Bundesregeln.

Brauche ich ein eigenes Geschäftskonto?

Die Hinweise der CRA zu Geschäftsunterlagen sagen nicht, dass ein eigenes Bankkonto Pflicht ist. Wenn das Unternehmen aber unter einem anderen Namen als Ihrem eigenen auftritt, brauchen Sie eines, um Schecks auf den Firmennamen einzulösen. Jede private Ausgabe über ein gemeinsames Konto wird zu einer Entnahme, die Sie finden und addieren müssen. Mit einem eigenen Konto ist diese Summe ein Kontoauszug statt einer Rekonstruktion.

Ihre Unterlagen müssen Datum, Betrag und Quelle jeder Einnahme zeigen, außerdem einen Beleg für jede Ausgabe und eine tägliche Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben. Bewahren Sie sie mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Bei einer verspätet eingereichten Erklärung, einem Einspruch und bei GST/HST-Unterlagen gelten andere Fristen (siehe Wie lange Sie Geschäftsunterlagen aufbewahren). Mehr dazu: Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.

Wenn Sie mehrere Konten oder Karten haben, führen Sie jedes in Ihrer Buchhaltung als eigenes Konto und stimmen Sie jedes monatlich ab. Eine Überweisung zwischen Ihren eigenen Konten oder die Zahlung Ihrer eigenen Kreditkarte ist weder Einnahme noch Ausgabe. Die Zahlung eines Kunden, die auf einem Privatkonto eingeht, bleibt Geschäftseinkunft und ist keine Einlage.

Ich habe das Geschäftskonto für private Ausgaben genutzt oder Geschäftsausgaben privat bezahlt. Wohin gehört das?

Private Ausgaben, die das Unternehmen bezahlt hat, sind Entnahmen. Betriebliche Einkäufe, die Sie privat bezahlt haben, gehören auf ein Aufwands-, Vermögens- oder bestehendes Verbindlichkeitskonto und werden durch eine Einlage gegengebucht. Teilen Sie gemischte Kosten zuerst auf. Zu Rückzahlung und Home-Office siehe Geschäftsausgaben, die privat bezahlt wurden.

Wie viel lasse ich für Steuern und Vorauszahlungen im Unternehmen?

Einkommensteuer und CPP fallen auf die Nettoeinkünfte an, und die eingenommene GST/HST schulden Sie dem Staat, egal wie viel Sie entnommen haben. Vorauszahlungen sind, falls fällig, Anzahlungen auf diese Steuer und kein zusätzlicher Betrag.

Sie müssen möglicherweise Vorauszahlungen leisten, wenn Ihre Steuerschuld im laufenden Jahr und in einem der beiden Vorjahre über $3.000 liegt ($1.800 für Personen mit Wohnsitz in Québec nach dem Test der CRA) (CRA). Revenu Québec hat eigene Regeln für Vorauszahlungen. Wenn Land- und Forstwirtschaft oder Fischerei Ihre Haupteinkunftsquelle ist, muss der Betrag den Schwellenwert im laufenden Jahr und in beiden Vorjahren übersteigen (Income Tax Act, Abschnitt 156.1). Fälligkeitstermine und versäumte Zahlungen: Erinnerungen an Vorauszahlungen.

Viele Eigentümer verfolgen die bisherigen Nettoeinkünfte (Umsatz abzüglich Betriebsausgaben), schätzen die Steuer des Jahres und überweisen diesen Anteil bei jedem Zahlungseingang auf ein separates Sparkonto.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, verwenden kanadische Dollar und lassen die GST/HST außen vor.

Amara überweist sich jeden Monat denselben Betrag

Amara, eine Designerin in Toronto, stellt C$80.000 in Rechnung und hat C$20.000 Betriebsausgaben. Sie überweist sich C$3.000 im Monat auf ihr Privatkonto. Nehmen Sie an, sie hat alle Rechnungsbeträge in bar erhalten.

Ihre Nettoeinkünfte in der Form T2125 betragen C$60.000. Die C$36.000, die sie überwiesen hat, sind Entnahmen (Zeile 9932) und keine Ausgabe. Sie wird auf C$60.000 besteuert. Die übrigen C$24.000 Gewinn bleiben im Unternehmen. Ihre Steuer und der CPP auf C$60.000 werden daraus oder aus anderem Geld bezahlt.

Ben bezahlt einen Lkw und Lebensmittel mit derselben Karte

Ben, ein Handwerksunternehmer in Alberta, bezahlt C$2.400 Lkw-Versicherung und C$6.000 Lebensmittel mit der Geschäftskarte. Den Lkw nutzte er zu 75 % geschäftlich.

Der betriebliche Anteil der Versicherung, C$1.800, ist eine Ausgabe. Die übrigen C$600 und die C$6.000 für Lebensmittel sind Entnahmen, zusammen C$6.600.

Chloe entnimmt C$50.000 und legt nichts zurück

Chloes Nettoeinkünfte für das Jahr betragen C$70.000. Sie hat C$50.000 entnommen und nichts zurückgelegt.

Die Entnahmen senken ihre C$70.000 nicht. Ihre Steuer und der CPP werden auf diesen Betrag berechnet. Wenn sie den gesamten Gewinn in bar erhalten hat, hat das Unternehmen noch etwa C$20.000. Dem stehen Steuer und CPP auf C$70.000 gegenüber, die bei Fälligkeit des Restbetrags zu zahlen sind. Ob das reicht, hängt von ihrer Provinz und ihren Steuergutschriften ab. Ihre Steuerschuld kann auch den Schwellenwert für Vorauszahlungen überschreiten, sodass in späteren Jahren Vorauszahlungen fällig werden können; siehe Erinnerungen an Vorauszahlungen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Geschäfts- und Privatgeld läuft über dieselben Konten, Sie haben das ganze Jahr Bargeld entnommen, ohne es festzuhalten, oder die Steuerrechnung war höher als das Geld, das Sie behalten haben: Bringen Sie Kontoauszüge, die T2125 des Vorjahres und alle Mitteilungen zu Vorauszahlungen zur Buchhaltung.
• Die Buchhaltung ist Monate oder Jahre im Rückstand, oder Sie haben nur Kontoauszüge und E-Transfers: Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen oder Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen.
• Sie haben bereits eine Kapitalgesellschaft oder erwägen eine: Dort wird die Vergütung als Gehalt oder Dividende gezahlt, nicht als Entnahme; siehe Gehalt oder Dividenden oder Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft.
• Das Unternehmen gehört zwei Personen: Eine Personengesellschaft bucht Entnahmen je Gesellschafter; siehe Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft.
• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber mit einem kanadischen Einzelunternehmen: Siehe Schedule C aus kanadischen Geschäftsbüchern.
• Sie haben Geschäftsausgaben privat bezahlt oder arbeiten von zu Hause: Siehe Geschäftsausgaben, die privat bezahlt wurden.
• Die CRA hat Ihnen eine Erinnerung an Vorauszahlungen geschickt, oder Sie haben eine versäumt: Siehe Erinnerungen an Vorauszahlungen.
• Sie überlegen, die Buchhaltung selbst zu machen oder Hilfe zu holen: Siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.