Como se pagar como empresário individual no Canadá (T2125)

Como me pago como empresário individual no Canadá?

O empresário individual no Canadá não pode pagar a si mesmo um salário dedutível. Você se paga tirando dinheiro do negócio, o que é uma retirada do proprietário (owner's drawing, também chamada de owner's draw). A CRA (Agência da Receita do Canadá) diz para não deduzir salários nem retiradas pagos ou a pagar a você mesmo, então nada que você se paga reduz a renda do negócio.

Uma empresa individual não tem personalidade jurídica separada da do proprietário, então você não é seu próprio empregado: o pagamento não passa pela folha de pagamento e nenhum T4 (informe de remuneração do empregador no Canadá) é emitido. O autônomo paga as duas partes do CPP, a do empregado e a do empregador, ao entregar a declaração, no Schedule 8. O residente de Quebec declara as contribuições ao QPP (Quebec Pension Plan) na declaração da Revenu Québec.

Essa regra vale só para o pagamento a você mesmo. Um pagamento razoável a cônjuge, a companheiro em união estável (common-law) ou a filho, por trabalho de que o negócio precisa, é um salário dedutível; veja como pagar familiares.

Na prática, a retirada costuma ser uma transferência da conta do negócio para a sua conta pessoal. Uma transferência regular é mais fácil de acompanhar do que saques ocasionais.

O caso não é simples quando:

• gastos pessoais e do negócio passam pela mesma conta ou pelo mesmo cartão;
• você sacou dinheiro ou pagou contas pessoais com recursos do negócio sem deixar registro;
• você usou bens do negócio para fins pessoais, como mercadorias que vende ou um veículo do negócio;
• você não reservou nada para o imposto, o CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá) ou as parcelas (instalments);
• a escrituração está atrasada em meses ou anos.

Reúna extratos bancários e de cartão, registros de vendas e despesas, o Form T2125 do ano anterior e os avisos de parcelas enviados pela CRA.

As retiradas do proprietário reduzem a renda do meu negócio ou o meu imposto?

Não. A renda do negócio é o lucro da atividade, e a Income Tax Act proíbe a dedução de despesas pessoais ou de subsistência do contribuinte. Você paga imposto sobre o lucro líquido do negócio, quer o deixe na empresa, quer o retire. Uma retirada em dinheiro pode superar o lucro do ano sem alterar o lucro líquido.

O CPP também é calculado sobre o lucro líquido de autônomo, não sobre as retiradas (Governo do Canadá). As alíquotas e os tetos estão em como a renda de autônomo é tributada.

Como registro uma retirada do proprietário na contabilidade?

Registre a retirada em uma conta de patrimônio do proprietário, como “Retiradas do proprietário”, nunca em uma conta de despesa. Uma conta de patrimônio acompanha o que você colocou no negócio e o que tirou dele. Uma conta de despesa reduz o lucro, e a retirada não é despesa.

1. Crie uma conta de patrimônio para as retiradas e outra para os aportes (dinheiro ou bens que você coloca no negócio).
2. Lance como retirada toda transferência para você e todo item pessoal que o negócio pagou. Uma transferência para você é um débito em retiradas e um crédito na conta bancária do negócio.
3. Lance uma compra do negócio paga com dinheiro pessoal na conta de despesa ou de ativo correspondente, com o mesmo valor como aporte. Se ela quitar uma conta já registrada, baixe esse passivo em vez de registrar o custo de novo.
4. Não use uma categoria de salários, de “pagamento do proprietário” ou de folha de pagamento para você mesmo. Isso faz o lucro no Form T2125 sair menor do que o real.
5. No fim do ano, some a conta de retiradas. O total vai para a Parte 9 do Form T2125.

O que conta como retirada?

Retirada é qualquer saque de dinheiro ou de outros bens, ou de serviços do negócio, feito por você ou por sua família. O guia T4002 da CRA manda incluir nas retiradas do ano o custo ou o valor do uso pessoal de bens ou serviços do negócio.

A CRA diz para informar só a parte da despesa que é do negócio, porque despesas pessoais não podem ser deduzidas. Para estoque, veja custo das mercadorias vendidas. Para quem é registrante do GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá), os créditos de imposto sobre insumos seguem a medida em que a compra é para uso comercial, então a parte pessoal de um custo pode não dar direito ao crédito. A pessoa física registrante que retira, para uso pessoal ou de pessoa relacionada, bens ou serviços comprados para o negócio também é considerada como tendo feito uma venda pelo valor justo de mercado e cobrado o imposto sobre ela, mesmo sem venda de fato, salvo exceção (Excise Tax Act, seção 172). Veja declaração de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.

Tirar um bem de capital, como equipamento ou veículo, do uso no negócio não é uma retirada simples. A Income Tax Act considera o bem vendido pelo valor justo de mercado quando o uso muda, o que pode gerar ganho de capital ou recaptura da CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense); veja venda de um bem do negócio.

O que o Form T2125 pergunta sobre retiradas e aportes de capital?

A Parte 9 do Form T2125 mais recente publicado, “Detalhes do patrimônio (Details of equity)”, pede três valores (Form T2125). A CRA incentiva o uso do T2125 para declarar rendimentos e despesas do negócio.

O sócio de uma sociedade que entrega a declaração informativa de sociedade de pessoas não preenche a Parte 9. A retirada não é despesa, então a linha 9932 não altera o lucro líquido. Mesmo assim, ela deve bater com a sua contabilidade. O guia T4002 da CRA explica cada linha.

O residente de Quebec também declara os rendimentos do negócio à Revenu Québec. Esta página trata das regras federais.

Preciso de uma conta bancária separada para o negócio?

A orientação da CRA sobre registros não diz que uma conta bancária separada é obrigatória, mas, se o negócio opera sob um nome diferente do seu, você precisa de uma para processar cheques em nome do negócio. Todo item pessoal que passa por uma conta compartilhada vira uma retirada que você precisa encontrar e somar. Com uma conta separada, esse total sai do extrato bancário, em vez de ser uma reconstrução.

Seus registros devem mostrar a data, o valor e a origem de cada rendimento recebido, um recibo ou comprovante de cada despesa e um registro diário de rendimentos e despesas. Guarde-os por pelo menos seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; uma declaração entregue com atraso, uma contestação e os registros de GST/HST têm prazos diferentes (veja por quanto tempo guardar os registros do negócio). Mais: fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

Com mais de uma conta ou cartão, dê a cada um sua própria conta na contabilidade e concilie cada um todo mês. Uma transferência entre suas próprias contas, ou o pagamento do seu próprio cartão de crédito, não é nem rendimento nem despesa. O pagamento de um cliente que cai em uma conta pessoal continua sendo receita do negócio, não aporte de capital.

Usei a conta do negócio para custos pessoais, ou paguei custos do negócio com dinheiro pessoal. Onde isso entra?

Custos pessoais pagos pelo negócio são retiradas. Compras do negócio pagas com dinheiro pessoal vão para uma conta de despesa, de ativo ou de passivo já existente, com um aporte como contrapartida. Separe antes qualquer custo misto. Para reembolso e escritório em casa, veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.

Quanto devo deixar no negócio para o imposto e as parcelas?

O imposto de renda e o CPP incidem sobre o lucro líquido, e o GST/HST que você cobrou é devido ao governo (a Coroa), não importa quanto você retirou. As parcelas (instalments), quando devidas, são pagamentos antecipados desse imposto, não um valor extra.

Você pode ter de pagar parcelas se o seu imposto líquido a pagar for maior que $3.000 ($1.800 para residentes de Quebec, pelo critério da CRA) no ano atual e em qualquer um dos dois anos anteriores (CRA); a Revenu Québec tem regras próprias de parcelas. Se a agricultura ou a pesca for sua principal fonte de renda, o valor deve superar o limite no ano atual e nos dois anos anteriores (Income Tax Act, seção 156.1). Datas de vencimento e pagamentos perdidos: lembretes de parcelas de imposto.

Muitos proprietários acompanham o lucro líquido até o momento (vendas menos despesas do negócio), estimam o imposto do ano e transferem essa parte para uma conta poupança separada a cada recebimento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, usam dólares canadenses e não incluem o GST/HST.

Amara transfere o mesmo valor todo mês

Amara, designer em Toronto, fatura C$80.000 e tem C$20.000 de despesas do negócio. Ela transfere C$3.000 por mês para a conta pessoal. Suponha que ela recebeu em dinheiro tudo o que faturou.

O lucro líquido dela no Form T2125 é C$60.000. Os C$36.000 que ela transferiu são retiradas (linha 9932), não despesa. Ela paga imposto sobre C$60.000. Os outros C$24.000 de lucro ficam no negócio; o imposto e o CPP sobre C$60.000 saem desse dinheiro ou de outro.

Ben paga a caminhonete e as compras de mercado com o mesmo cartão

Ben, empreiteiro em Alberta, paga C$2.400 de seguro da caminhonete e C$6.000 de compras de mercado com o cartão do negócio. Ele usou a caminhonete 75% para o negócio.

A parte do seguro que é do negócio, C$1.800, é despesa. Os outros C$600 e os C$6.000 de compras de mercado são retiradas, C$6.600 no total.

Chloe retira C$50.000 e não reserva nada

O lucro líquido de Chloe no ano é C$70.000. Ela retirou C$50.000 e não reservou nada.

As retiradas não reduzem os C$70.000 dela. O imposto e o CPP são calculados sobre esse valor. Se todo o lucro foi recebido em dinheiro, o negócio guarda cerca de C$20.000, para cobrir o imposto e o CPP devidos sobre C$70.000 quando o saldo vencer. Se isso basta depende da província e dos créditos dela. O imposto líquido a pagar também pode passar do limite das parcelas, então pode haver parcelas a pagar nos anos seguintes; veja lembretes de parcelas de imposto.

E no seu caso?

• Seu dinheiro pessoal e o do negócio estão nas mesmas contas, você sacou dinheiro o ano todo sem anotar, ou a conta de imposto foi maior que o dinheiro que você guardou: traga extratos, o Form T2125 anterior e os avisos de parcelas para escrituração contábil.
• A escrituração está atrasada em meses ou anos, ou você só tem extratos bancários e e-transfers: veja como atualizar a contabilidade atrasada ou como refazer a contabilidade a partir de extratos bancários.
• Você já tem uma corporação ou está avaliando abrir uma: o pagamento sai como salário ou dividendos, não como retiradas; veja salário ou dividendos ou empresa individual ou corporação.
• O negócio tem dois proprietários: uma sociedade de pessoas registra as retiradas por sócio; veja sociedade de pessoas ou corporação.
• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card e tem uma empresa individual no Canadá: veja Schedule C a partir da contabilidade de um negócio canadense.
• Você pagou custos do negócio do próprio bolso ou trabalha em casa: veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.
• A CRA enviou um lembrete de parcela ou você perdeu uma: veja lembretes de parcelas de imposto.
• Você está decidindo entre fazer a escrituração sozinho e contratar ajuda: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.