Pagarse como propietario único en Canadá: retiros y T2125

¿Cómo me pago como propietario único en Canadá?

Un propietario único no puede pagarse un sueldo deducible. Usted se paga sacando dinero del negocio, lo que es un retiro del propietario (en inglés, owner's draw). La CRA, la autoridad tributaria de Canadá, indica que no se deben deducir los sueldos ni los retiros pagados o por pagar a usted mismo. Por eso, nada de lo que usted se pague reduce el ingreso del negocio.

Una empresa individual no tiene personalidad jurídica separada de su propietario, así que usted no es su propio empleado: el pago no pasa por la nómina y no se emite un T4. Un trabajador independiente paga las dos partes del CPP, la del empleado y la del empleador, al presentar la declaración de impuestos en el Schedule 8. Un residente de Quebec declara en cambio las contribuciones al Plan de Pensiones de Quebec en la declaración de Revenu Québec.

Esta regla se aplica solo a lo que usted se paga a sí mismo. Un pago razonable a su cónyuge, pareja de hecho o hijo por trabajo que el negocio necesita sí es un sueldo deducible; vea cómo pagar a familiares.

En la práctica, un retiro suele ser una transferencia de la cuenta del negocio a su cuenta personal. Una transferencia regular es más fácil de controlar que retiros ocasionales.

Su caso no es sencillo cuando:

• los gastos del negocio y los personales pasan por la misma cuenta o tarjeta;
• sacó efectivo o pagó cuentas personales con dinero del negocio sin dejar registro;
• usó bienes del negocio para fines personales, como mercancía que vende o un vehículo del negocio;
• no apartó nada para impuestos, el CPP o los pagos anticipados;
• la contabilidad lleva meses o años de atraso.

Reúna los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, los registros de ventas y gastos, el T2125 del año anterior y cualquier aviso de pagos anticipados de la CRA.

¿Los retiros del propietario reducen el ingreso de mi negocio o mi impuesto?

No. El ingreso del negocio es la utilidad del negocio, y la Income Tax Act (ley del impuesto sobre la renta de Canadá) no permite deducir los gastos personales o de subsistencia del contribuyente. Usted paga impuesto sobre el ingreso neto del negocio, lo deje en el negocio o lo saque. Un retiro en efectivo puede ser mayor que la utilidad del año sin cambiar el ingreso neto.

El CPP también se calcula sobre los ingresos netos por trabajo independiente, no sobre los retiros (Gobierno de Canadá). Las tasas y los topes están en cómo se gravan los ingresos de un trabajador independiente.

¿Cómo registro un retiro del propietario en mis libros?

Registre un retiro en una cuenta de capital del propietario, como «Retiros del propietario», y nunca en una cuenta de gastos. Una cuenta de capital lleva el control de lo que usted ha puesto en el negocio y de lo que ha sacado. Una cuenta de gastos reduce la utilidad, y un retiro no es un gasto.

1. Cree una cuenta de capital para los retiros y otra para los aportes (dinero o bienes que usted pone en el negocio).
2. Registre en retiros cada transferencia a usted mismo y cada gasto personal que pagó el negocio. Una transferencia a usted mismo es un débito a retiros y un crédito a la cuenta bancaria del negocio.
3. Registre una compra del negocio que pagó con dinero personal en la cuenta de gastos o de activos que corresponda, y registre el mismo monto como un aporte. Si la compra paga una factura ya registrada, cancele ese pasivo en lugar de registrar el costo otra vez.
4. No use para usted una categoría de sueldos, salarios, «sueldo del propietario» o nómina. Eso subestima la utilidad en el T2125.
5. Al cierre del año, sume la cuenta de retiros. El total alimenta la Parte 9 del T2125.

¿Qué cuenta como retiro?

Un retiro es cualquier salida de efectivo, de otros bienes o de los servicios del negocio hecha por usted o su familia. La guía T4002 de la CRA indica incluir en los retiros del año el costo o el valor del uso personal de bienes o servicios del negocio.

La CRA indica anotar solo la parte empresarial de un gasto, porque los gastos personales no se pueden deducir. Para el inventario, vea el costo de los bienes vendidos. Para quien está registrado en el GST/HST, los créditos fiscales por insumos dependen de en qué medida la compra es para uso comercial, así que la parte personal de un costo puede no calificar. Además, una persona registrada que toma para uso personal, o de una persona relacionada, bienes o servicios comprados para el negocio se considera que hizo una venta al valor justo de mercado y que cobró el impuesto sobre ella, aunque no haya vendido nada, salvo que se aplique una excepción (Excise Tax Act, sección 172). Vea declaraciones de GST/HST y créditos fiscales por insumos.

Sacar un activo de capital, como equipo o un vehículo, del uso empresarial no es un retiro simple. La Income Tax Act lo considera vendido al valor justo de mercado cuando cambia el uso, lo que puede generar una ganancia de capital o una recuperación de la deducción por costo de capital (CCA); vea vender un activo del negocio.

¿Qué pregunta el T2125 sobre retiros y aportes de capital?

La Parte 9 del Form T2125 publicado más recientemente, «Details of equity» (detalles del capital), pide tres montos (Form T2125). La CRA recomienda el T2125 para declarar los ingresos y gastos del negocio.

El socio de una sociedad de personas que presenta una declaración informativa de la sociedad no completa la Parte 9. Los retiros no son un gasto, así que la línea 9932 no cambia el ingreso neto. Aun así, debe coincidir con sus libros. La guía T4002 de la CRA explica cada línea.

Un residente de Quebec también declara el ingreso del negocio a Revenu Québec, la autoridad tributaria de Quebec. Esta página cubre las reglas federales.

¿Necesito una cuenta bancaria separada para el negocio?

La guía de registros de la CRA no dice que se exija una cuenta bancaria separada, pero si el negocio opera con un nombre distinto del suyo, la necesita para procesar cheques a nombre del negocio. Cada gasto personal que pasa por una cuenta compartida se convierte en un retiro que usted debe encontrar y sumar. Una cuenta separada hace que ese total salga de un estado de cuenta bancario y no de una reconstrucción.

Sus registros deben mostrar la fecha, el monto y el origen de cada ingreso recibido, un recibo o comprobante de cada gasto y un registro diario de ingresos y gastos. Consérvelos al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren; una declaración presentada tarde, una objeción y los registros del GST/HST tienen plazos distintos (vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio). Más información: llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

Si tiene más de una cuenta o tarjeta, dé a cada una su propia cuenta en los libros y concilie cada una todos los meses. Una transferencia entre sus propias cuentas, o el pago de su propia tarjeta de crédito, no es ingreso ni gasto. El pago de un cliente que llega a una cuenta personal sigue siendo ingreso del negocio, no un aporte de capital.

Usé la cuenta del negocio para gastos personales, o pagué gastos del negocio con dinero personal. ¿Dónde se registra eso?

Los gastos personales que paga el negocio son retiros. Las compras del negocio que usted paga con dinero personal van a una cuenta de gastos, de activos o de un pasivo existente, y se financian con un aporte. Primero separe cualquier costo mixto. Para el reembolso y las dudas sobre la oficina en casa, vea gastos del negocio pagados con dinero personal.

¿Cuánto debo dejar en el negocio para impuestos y pagos anticipados?

El impuesto sobre la renta y el CPP se deben sobre el ingreso neto, y el GST/HST que usted cobró se debe a la Corona (el gobierno de Canadá), sin importar cuánto haya retirado. Los pagos anticipados, si corresponden, son abonos por adelantado a ese impuesto, no un monto adicional.

Es posible que deba hacer pagos anticipados si el impuesto neto que debe es mayor que $3,000 ($1,800 para residentes de Quebec según la prueba de la CRA) en el año en curso y en cualquiera de los dos años anteriores (CRA); Revenu Québec tiene sus propias reglas de pagos anticipados. Si la agricultura o la pesca son su principal fuente de ingresos, el monto debe superar el umbral en el año en curso y en los dos años anteriores (Income Tax Act, sección 156.1). Fechas de vencimiento y pagos omitidos: avisos de pagos anticipados.

Muchos propietarios llevan el control del ingreso neto a la fecha (ventas menos gastos del negocio), estiman el impuesto del año y pasan esa parte a una cuenta de ahorros separada cada vez que les pagan.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, usan dólares canadienses y no incluyen el GST/HST.

Amara retira el mismo monto cada mes

Amara, una diseñadora de Toronto, factura C$80,000 y tiene C$20,000 de gastos del negocio. Cada mes pasa C$3,000 a su cuenta personal. Suponga que cobró todo lo facturado en efectivo.

Su ingreso neto en el T2125 es de C$60,000. Los C$36,000 que pasó a su cuenta son retiros (línea 9932), no un gasto. Ella paga impuesto sobre C$60,000. Los otros C$24,000 de utilidad se quedan en el negocio; su impuesto y su CPP sobre C$60,000 se pagan con ese dinero o con otros fondos.

Ben paga una camioneta y el supermercado con una sola tarjeta

Ben, un contratista de Alberta, paga con la tarjeta del negocio C$2,400 de seguro de la camioneta y C$6,000 de comestibles. Usó la camioneta un 75% para el negocio.

La parte del negocio del seguro, C$1,800, es un gasto. Los otros C$600 y los C$6,000 de comestibles son retiros, C$6,600 en total.

Chloe retira C$50,000 y no aparta nada

El ingreso neto de Chloe en el año es de C$70,000. Ella sacó C$50,000 y no apartó nada.

Los retiros no reducen sus C$70,000. Su impuesto y su CPP se calculan sobre esa cifra. Si toda la utilidad se cobró en efectivo, el negocio tiene unos C$20,000, que deben cubrir el impuesto y el CPP de C$70,000 cuando venza el saldo. Que alcance o no depende de su provincia y de sus créditos. Además, el impuesto neto que debe puede superar el umbral de pagos anticipados, así que podrían exigirle pagos anticipados en los años siguientes; vea avisos de pagos anticipados.

¿Su situación es distinta?

• El dinero del negocio y el personal comparten cuentas, usted sacó efectivo todo el año sin llevar un registro, o la cuenta de impuestos fue mayor que el efectivo que dejó: traiga los estados de cuenta, el T2125 anterior y cualquier aviso de pagos anticipados a contabilidad.
• La contabilidad lleva meses o años de atraso, o solo tiene estados de cuenta bancarios y transferencias por e-transfer: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada o reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios.
• Ya tiene una corporación, o está pensando en crear una: el pago sale como sueldo o dividendos, no como retiros; vea sueldo o dividendos o empresa individual o corporación.
• El negocio tiene dos propietarios: una sociedad de personas registra los retiros por socio; vea sociedad de personas o corporación.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card y tiene una empresa individual en Canadá: vea el Schedule C a partir de los libros de un negocio canadiense.
• Pagó gastos del negocio con dinero personal o trabaja desde casa: vea gastos del negocio pagados con dinero personal.
• La CRA le envió un aviso de pagos anticipados o usted omitió uno: vea avisos de pagos anticipados.
• Está decidiendo entre llevar los libros usted mismo o contratar ayuda: vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.