Tự trả lương khi làm chủ doanh nghiệp một chủ ở Canada: T2125

Tôi trả tiền cho chính mình thế nào khi là chủ doanh nghiệp một chủ tại Canada?

Chủ doanh nghiệp một chủ tại Canada không thể trả cho mình một khoản tiền lương được khấu trừ. Bạn tự trả bằng cách chuyển tiền ra khỏi doanh nghiệp, gọi là khoản rút tiền của chủ sở hữu (owner's drawing, thường nói là owner's draw). CRA nói rằng không khấu trừ tiền lương hoặc khoản rút tiền đã trả hoặc phải trả cho chính bạn, nên không khoản nào bạn trả cho mình làm giảm thu nhập của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp một chủ không có tư cách pháp lý tách biệt với chủ sở hữu, nên bạn không phải nhân viên của chính mình: khoản tiền này không đi qua bảng lương và không có chứng từ T4 nào được phát hành. Người tự kinh doanh tại Canada đóng cả phần của nhân viên lẫn phần của người sử dụng lao động cho CPP khi nộp tờ khai thuế trên Schedule 8. Người cư trú tại Quebec thì khai khoản đóng Chương trình hưu trí Quebec (QPP) trên tờ khai của Revenu Québec.

Quy tắc đó chỉ áp dụng cho khoản bạn tự trả cho mình. Tiền công hợp lý trả cho vợ/chồng, bạn đời sống chung hoặc con cái cho công việc doanh nghiệp cần là tiền lương được khấu trừ; xem trả lương cho người thân trong gia đình.

Trên thực tế, khoản rút tiền thường là một lần chuyển từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân của bạn. Chuyển đều đặn dễ theo dõi hơn là rút lẻ tẻ.

Trường hợp của bạn không đơn giản khi:

• chi tiêu kinh doanh và chi tiêu cá nhân đi chung một tài khoản hoặc một thẻ;
• bạn lấy tiền mặt hoặc trả hóa đơn cá nhân từ doanh nghiệp mà không ghi lại;
• bạn dùng tài sản của doanh nghiệp, như hàng hóa bạn bán hoặc xe của doanh nghiệp, cho mục đích cá nhân;
• bạn không để dành khoản nào cho thuế, CPP hay các khoản nộp thuế tạm tính;
• sổ sách chậm vài tháng hoặc vài năm.

Hãy gom sao kê ngân hàng và thẻ, chứng từ bán hàng và chi phí, T2125 của năm trước cùng mọi thông báo nộp thuế tạm tính từ CRA.

Khoản rút tiền của chủ sở hữu có làm giảm thu nhập kinh doanh hay thuế của tôi không?

Không. Thu nhập kinh doanh là lợi nhuận của doanh nghiệp, và Income Tax Act cấm khấu trừ chi phí cá nhân hoặc chi phí sinh hoạt của người nộp thuế. Bạn bị đánh thuế trên thu nhập kinh doanh ròng dù để lại trong doanh nghiệp hay rút ra. Khoản rút tiền mặt có thể lớn hơn lợi nhuận của năm mà thu nhập ròng không đổi.

CPP cũng tính trên thu nhập tự kinh doanh ròng, không tính trên khoản rút tiền (Chính phủ Canada). Mức đóng và mức trần có trong cách tính thuế đối với thu nhập tự kinh doanh.

Tôi ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu vào sổ sách thế nào?

Hãy ghi khoản rút tiền vào một tài khoản vốn chủ sở hữu, chẳng hạn "Khoản rút tiền của chủ sở hữu", không bao giờ ghi vào tài khoản chi phí. Tài khoản vốn chủ sở hữu theo dõi số tiền bạn đã đưa vào và lấy ra khỏi doanh nghiệp. Tài khoản chi phí làm giảm lợi nhuận, còn khoản rút tiền không phải là chi phí.

1. Hãy lập một tài khoản vốn chủ sở hữu cho các khoản rút tiền và một tài khoản cho các khoản góp vốn (tiền hoặc tài sản bạn đưa vào doanh nghiệp).
2. Ghi mọi lần chuyển tiền cho chính bạn, và mọi khoản cá nhân do doanh nghiệp chi trả, vào tài khoản rút tiền. Một lần chuyển tiền cho bạn là bút toán nợ ghi vào tài khoản rút tiền và bút toán có ghi vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
3. Khoản mua cho doanh nghiệp mà bạn trả bằng tiền cá nhân thì ghi vào tài khoản chi phí hoặc tài sản tương ứng, cùng số tiền đó ghi như một khoản góp vốn. Nếu khoản đó thanh toán cho một hóa đơn đã ghi sổ, hãy xóa khoản nợ phải trả đó thay vì ghi chi phí lần nữa.
4. Đừng dùng hạng mục tiền lương, "owner pay" hay bảng lương cho chính bạn. Làm vậy khiến lợi nhuận trên T2125 bị khai thấp.
5. Cuối năm, hãy cộng tổng tài khoản rút tiền. Tổng này đưa vào Part 9 của T2125.

Điều gì được tính là khoản rút tiền?

Khoản rút tiền là mọi lần bạn hoặc người nhà lấy tiền mặt hay tài sản khác, hoặc dùng dịch vụ của doanh nghiệp. Hướng dẫn T4002 của CRA yêu cầu đưa chi phí hoặc giá trị của việc dùng tài sản hay dịch vụ của doanh nghiệp cho mục đích cá nhân vào các khoản rút tiền của năm.

CRA nói rằng chỉ ghi phần chi phí dùng cho kinh doanh, vì chi phí cá nhân không được khấu trừ. Về hàng tồn kho, xem giá vốn hàng bán. Với người đã đăng ký GST/HST, tín thuế đầu vào tính theo mức khoản mua dùng cho mục đích thương mại, nên phần dùng cá nhân của một chi phí có thể không đủ điều kiện. Một cá nhân đã đăng ký mà lấy hàng hóa hoặc dịch vụ mua cho doanh nghiệp để dùng cho bản thân hoặc cho người có liên quan cũng bị coi là đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đó theo giá trị thị trường hợp lý và đã thu thuế trên đó, dù không có giao dịch bán, trừ khi có ngoại lệ (Excise Tax Act, section 172). Xem tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.

Lấy một tài sản vốn, như thiết bị hoặc xe, ra khỏi mục đích kinh doanh không phải là khoản rút tiền thông thường. Khi mục đích sử dụng thay đổi, Income Tax Act coi tài sản như đã bán theo giá trị thị trường hợp lý, nên có thể phát sinh lãi vốn hoặc khoản thu hồi CCA (recapture); xem bán tài sản kinh doanh.

T2125 hỏi gì về các khoản rút tiền và khoản góp vốn?

Part 9 của Form T2125 mới nhất đã công bố, "Chi tiết về vốn chủ sở hữu", hỏi ba số tiền (Form T2125). CRA khuyến khích dùng T2125 để khai thu nhập và chi phí kinh doanh.

Thành viên của một hợp danh có nộp tờ khai thông tin của hợp danh thì không điền Part 9. Khoản rút tiền không phải chi phí, nên line 9932 không làm thay đổi thu nhập ròng. Dù vậy, số này vẫn nên khớp với sổ sách của bạn. Hướng dẫn T4002 của CRA giải thích từng line.

Người cư trú tại Quebec còn phải khai thu nhập kinh doanh với Revenu Québec. Trang này chỉ nói về quy định liên bang.

Tôi có cần tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp không?

Hướng dẫn về sổ sách của CRA không nêu rằng bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng riêng, nhưng nếu doanh nghiệp hoạt động dưới một tên khác tên bạn, bạn cần tài khoản đó để xử lý séc ghi đích danh doanh nghiệp. Mọi khoản cá nhân đi qua tài khoản dùng chung đều trở thành khoản rút tiền mà bạn phải tìm ra và cộng lại. Có tài khoản riêng thì tổng đó là một bản sao kê ngân hàng, không phải một công việc dựng lại.

Sổ sách của bạn phải cho thấy ngày, số tiền và nguồn của từng khoản thu, biên lai hoặc chứng từ cho từng khoản chi, và một sổ ghi hằng ngày về thu nhập và chi phí. Hãy giữ chúng ít nhất sáu năm tính từ cuối năm thuế gần nhất mà chúng liên quan; tờ khai nộp trễ, khiếu nại và sổ sách GST/HST có thời hạn khác nhau (xem giữ sổ sách kinh doanh bao lâu). Xem thêm: tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ.

Nếu có nhiều tài khoản hoặc thẻ, hãy lập cho mỗi cái một tài khoản riêng trong sổ sách và đối chiếu từng cái mỗi tháng. Chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn, hoặc thanh toán thẻ tín dụng của bạn, không phải thu nhập cũng không phải chi phí. Tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân vẫn là thu nhập kinh doanh, không phải khoản góp vốn.

Tôi dùng tài khoản doanh nghiệp cho chi phí cá nhân, hoặc trả chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân. Khoản đó ghi vào đâu?

Chi phí cá nhân do doanh nghiệp trả là khoản rút tiền; khoản mua cho doanh nghiệp trả bằng tiền cá nhân thì ghi vào tài khoản chi phí, tài sản hoặc khoản nợ phải trả hiện có, và được bù bằng một khoản góp vốn. Hãy tách phần hỗn hợp trước. Về việc hoàn tiền và văn phòng tại nhà, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Tôi nên để lại bao nhiêu trong doanh nghiệp cho thuế và các khoản nộp thuế tạm tính?

Thuế thu nhập và CPP tính trên thu nhập ròng, còn GST/HST bạn đã thu thì phải nộp cho Chính phủ, dù bạn rút bao nhiêu. Các khoản nộp thuế tạm tính, nếu đến hạn, là tiền nộp trước cho khoản thuế đó, không phải khoản phát sinh thêm.

Bạn có thể phải nộp thuế tạm tính nếu số thuế ròng còn nợ lớn hơn $3.000 ($1.800 đối với người cư trú tại Quebec theo cách kiểm tra của CRA) trong năm hiện tại và trong một trong hai năm trước đó (CRA); Revenu Québec có quy định thuế tạm tính riêng. Nếu nông nghiệp hoặc ngư nghiệp là nguồn thu nhập chính của bạn, số thuế phải vượt mức ngưỡng trong năm hiện tại và trong cả hai năm trước đó (Income Tax Act, section 156.1). Hạn nộp và việc bỏ lỡ khoản nộp: thông báo nhắc nộp thuế tạm tính.

Nhiều chủ doanh nghiệp theo dõi thu nhập ròng đến thời điểm hiện tại (doanh thu trừ chi phí kinh doanh), ước tính thuế của cả năm, rồi chuyển phần thuế đó sang một tài khoản tiết kiệm riêng mỗi lần nhận tiền.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, dùng đô la Canada và không tính GST/HST.

Amara chuyển cùng một số tiền mỗi tháng

Amara, một nhà thiết kế ở Toronto, lập hóa đơn C$80.000 và có C$20.000 chi phí kinh doanh. Mỗi tháng cô chuyển C$3.000 sang tài khoản cá nhân. Giả sử cô nhận toàn bộ doanh thu bằng tiền mặt.

Thu nhập ròng của cô trên T2125 là C$60.000. Khoản C$36.000 cô đã chuyển là khoản rút tiền (line 9932), không phải chi phí. Cô bị đánh thuế trên C$60.000. Phần lợi nhuận còn lại C$24.000 nằm lại trong doanh nghiệp; thuế và CPP trên C$60.000 được trả từ đó hoặc từ tiền khác.

Ben trả tiền xe tải và tiền thực phẩm bằng cùng một thẻ

Ben, một nhà thầu ở Alberta, trả C$2.400 tiền bảo hiểm xe tải và C$6.000 tiền thực phẩm bằng thẻ của doanh nghiệp. Anh dùng xe tải 75% cho kinh doanh.

Phần bảo hiểm thuộc về kinh doanh, C$1.800, là chi phí. C$600 còn lại và C$6.000 tiền thực phẩm là các khoản rút tiền, tổng cộng C$6.600.

Chloe lấy C$50.000 và không để dành gì

Thu nhập ròng của Chloe trong năm là C$70.000. Cô rút C$50.000 và không để dành khoản nào.

Các khoản rút tiền không làm giảm C$70.000 của cô. Thuế và CPP của cô được tính trên số đó. Nếu toàn bộ lợi nhuận đã nhận bằng tiền mặt, doanh nghiệp còn khoảng C$20.000, để đối chiếu với thuế và CPP phải nộp trên C$70.000 khi đến hạn nộp số còn lại. Số đó có đủ hay không còn tùy tỉnh bang và các khoản tín thuế của cô. Số thuế ròng còn nợ của cô cũng có thể vượt ngưỡng nộp thuế tạm tính, nên những năm sau có thể phải nộp thuế tạm tính; xem thông báo nhắc nộp thuế tạm tính.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Doanh nghiệp và tiền cá nhân của bạn dùng chung tài khoản, bạn lấy tiền mặt cả năm mà không theo dõi, hoặc hóa đơn thuế lớn hơn số tiền bạn giữ lại: hãy mang sao kê, T2125 của năm trước và mọi thông báo nộp thuế tạm tính đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách chậm vài tháng hoặc vài năm, hoặc bạn chỉ có sao kê ngân hàng và các lần chuyển e-transfer: xem làm lại sổ sách quá hạn hoặc dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
• Bạn đã có công ty, hoặc đang cân nhắc thành lập: tiền trả cho chủ sở hữu ra dưới dạng tiền lương hoặc cổ tức, không phải khoản rút tiền; xem tiền lương hay cổ tức hoặc doanh nghiệp một chủ hay công ty.
• Hai người cùng sở hữu doanh nghiệp: hợp danh ghi sổ khoản rút tiền theo từng thành viên hợp danh; xem hợp danh hay công ty.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh và có doanh nghiệp một chủ tại Canada: xem Schedule C từ sổ sách kinh doanh tại Canada.
• Bạn trả chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân hoặc làm việc tại nhà: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• CRA đã gửi thông báo nhắc nộp thuế tạm tính hoặc bạn đã bỏ lỡ một khoản: xem thông báo nhắc nộp thuế tạm tính.
• Bạn đang cân nhắc giữa tự làm sổ sách và thuê người hỗ trợ: xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ.