Bank-Feed oder Abstimmung: Müssen Sie noch abstimmen?

Ist ein Bank-Feed dasselbe wie eine Abstimmung?

Nein. Ein Bank-Feed kopiert die von der Bank gebuchten Zeilen in Ihre Bücher. Eine Abstimmung prüft Ihre Bücher gegen den eigenen Kontoauszug der Bank und erklärt jede Abweichung. Der IRS nennt drei Zwecke, ein Girokonto abzustimmen: Sie erfahren, wie viel Geld auf dem Konto liegt, Sie stellen sicher, dass die Bücher alle Bankgebühren und den richtigen Saldo zeigen, und Sie korrigieren Fehler im Kontoauszug, im Scheckbuch und in den Büchern (Publication 583). Ein Feed liefert Zeilen, prüft sie aber nicht gegen den Kontoauszug. Allein erfüllt er daher keinen der drei Zwecke.

Ihr Fall ist nicht einfach, wenn Geld außerhalb der Bank fließt (Bargeschäfte, Barzahlungen), ein Zahlungsdienstleister nach Abzug seiner Gebühren auszahlt, mehrere Konten in dieselben Bücher laufen, jemand einen Monat nach dem Abschluss noch geändert hat oder eine frühere Abstimmung mit einem ungeklärten Eintrag ausgeglichen wurde. Jedes dieser Dinge kann eine Abweichung verbergen, die ein Feed nie zeigt.

Legen Sie zuerst bereit: die Kontoauszüge der Bank für jeden Monat (nicht die Kopie in der Software), den Abstimmungsbericht für jeden Monat und die Liste der als ausgeschlossen oder gelöscht markierten Posten.

Auch ein verbundenes Konto braucht also seine eigene Monatsabstimmung. Wenn Ihre Summen schon jetzt nicht stimmen, ein früherer Monat nur zum Ausgleich gezwungen wurde, der Feed eine Lücke hat oder der Monatsabschluss ein Wochenende dauert, brauchen die Bücher womöglich mehr als eine Monatsprüfung. Lesen Sie dazu am Ende den Abschnitt „Anders in Ihrem Fall?“.

Müssen Sie jeden Monat abstimmen, wenn Ihre Bank mit der Buchhaltungssoftware verbunden ist?

Stimmen Sie monatlich ab: Publication 583 sagt, dass Sie das Geschäftsgirokonto jeden Monat abstimmen sollten, und macht keine Ausnahme für ein mit Software verbundenes Konto (Publication 583). Das ist ein Rat, keine ausdrückliche Frist. Das Gesetz verlangt Bücher, die Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen und belegen, was die Steuererklärung meldet (Publication 583). Mit der Abstimmung erfahren Eigentümer, ob ihre Bücher das leisten.

Ein Feed ist nur eine Möglichkeit, Buchungen zu erfassen. Der IRS sagt, dass Steuerpflichtige für die Bücher und Unterlagen verantwortlich sind, die ihre Steuererklärungen belegen (IRS: FAQ zu elektronischen Buchhaltungsunterlagen). In Software geführte Unterlagen müssen die Angaben in der Steuererklärung stützen und überprüfbar machen (Publication 583). Wie lange Sie elektronische Unterlagen aufbewahren, lesen Sie unter Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Ein Monatsrhythmus folgt dem Zyklus der Kontoauszüge. So betrifft eine Abweichung die Posten eines Monats und nicht die eines ganzen Jahres.

Was kann ein Bank-Feed übersehen oder falsch machen?

Ein Feed kann eine Zeile doppelt importieren, Zeilen auslassen, das Buchungsdatum der Bank statt Ihres eigenen übernehmen und Geld nie sehen, das nicht über die Bank lief. Fehlende oder doppelte Bankzeilen zeigen sich in der Abstimmung als Differenz zwischen Büchern und Kontoauszug. Bargeld, das nie die Bank berührt hat, kann in beiden fehlen und keine Differenz hinterlassen. Dafür brauchen Sie eigene Aufzeichnungen.

In welches Jahr ein Posten gehört, hängt von der Gewinnermittlungsmethode ab; lesen Sie dazu Cash- oder Accrual-Methode für ein kleines Unternehmen.

Lesen Sie auch Einnahmen, die in den Büchern doppelt gezählt werden, Bank-Feed importiert nicht mehr und Bareinnahmen erfassen.

Was geht schief, wenn Sie nie abstimmen?

Drei Dinge: ein falscher Gewinn, unentdeckte Fehler und eine schwache Dokumentation.

Falscher Gewinn. Jedes Duplikat, jede Lücke und jede fehlende Gebühr, die als Einnahme oder Ausgabe gebucht ist, fließt in die Gewinn- und Verlustrechnung, aus der die Steuererklärung entsteht. Ein zu hoher Gewinn kann bedeuten, dass Sie Steuer auf Einkünfte zahlen, die Sie nie erzielt haben, wenn die Erklärung den Büchern folgt. Ein zu niedriger Gewinn kann zu einer Steuernachzahlung in der Erklärung des Eigentümers führen (bei Personengesellschaften und S Corporations in der Erklärung der Gesellschafter bzw. Aktionäre) oder in der einer C Corporation. Der Accuracy-related Penalty des IRS (Strafzuschlag für Ungenauigkeiten) beträgt 20 % des Teils einer Steuernachzahlung, der auf Fahrlässigkeit oder Missachtung der Vorschriften oder auf einer wesentlichen Unterbewertung der Einkommensteuer beruht. Der Test für die wesentliche Unterbewertung ist für Privatpersonen und Kapitalgesellschaften verschieden. Der IRS beschreibt Fahrlässigkeit als fehlenden vernünftigen Versuch, die Steuergesetze zu befolgen (IRS: Strafzuschlag für Ungenauigkeiten). Ob Bücher, die niemand geprüft hat, Fahrlässigkeit bedeuten, hängt von den Umständen ab. Der IRS kann einen Zuschlag erlassen oder senken, wenn Sie in gutem Glauben gehandelt haben und einen triftigen Grund nachweisen.

Fehler und Betrug, die Sie nicht sehen. Eine ausgeglichene Abstimmung beweist nicht, dass jede Zahlung autorisiert war. Eine nicht autorisierte Abbuchung, ein Bankfehler oder eine unerwartete Gebühr kann mit dem Betrag des Kontoauszugs über den Feed in die Bücher gelangen und keine Differenz hinterlassen. Prüfen Sie jede Zahlung auf dem Kontoauszug auf Autorisierung und Beleg, und melden Sie Verdächtiges sofort der Bank. Für manche dieser Meldungen gilt eine Frist; lesen Sie dazu weiter unten den Abschnitt über nicht autorisierte Transaktionen.

Eine schwache Dokumentation, wenn der IRS nachfragt. Bei Prüfungen von Kleinunternehmen und Selbstständigen, die ihre Bücher in Software führen, fordert der IRS nach eigener Aussage in den meisten Fällen früh die Sicherungsdatei der Software an, in einer umfassenden Prüfung wahrscheinlich; bei einer engen Prüfung eines einzelnen Postens vielleicht nicht. Er testet mit der Software, wie verlässlich die Unterlagen sind. Verweigert ein Steuerpflichtiger die Unterlagen, kann der IRS sie nach eigener Aussage per Vorladung anfordern, die Einkünfte mit einer indirekten Methode rekonstruieren oder Posten mangels Nachweis nicht anerkennen (IRS: FAQ zu elektronischen Buchhaltungsunterlagen). Mit einer Abstimmung testen Sie Ihre Bücher gegen die Kontoauszüge, bevor es ein anderer tut. Zur Prüfung selbst lesen Sie IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens.

Wie stimmen Sie einen Monat Schritt für Schritt ab?

Gleichen Sie die Bücher mit dem Kontoauszug des Monats ab, und erklären Sie jede Abweichung. Korrigieren Sie fehlende oder falsche Einträge; echte Zeitdifferenzen führen Sie in der Abstimmung auf, ohne sie erneut zu buchen. Die Schritte 3, 4 und 6 bis 8 folgen den IRS-Schritten in Publication 583, angewandt auf Buchhaltungssoftware.

1. Holen Sie den Kontoauszug, den die Bank für den Monat erstellt hat. Verwenden Sie dessen Endsaldo, nicht eine Zahl aus dem Feed.
2. Prüfen Sie den Anfangssaldo. Der Anfangssaldo der Abstimmung (die bereits ausgeglichenen Posten) sollte dem Endsaldo des Vormonatskontoauszugs entsprechen. Ist das nicht so, wurde ein abgestimmter Monat geändert; lesen Sie dazu Falscher Anfangssaldo einer Abstimmung.
3. Vergleichen Sie die Einzahlungen auf dem Kontoauszug mit den Einzahlungen in den Büchern und notieren Sie jede Betragsabweichung.
4. Vergleichen Sie jede ausgeführte Zahlung nach Schecknummer und Betrag mit den Büchern. Prüfen Sie bei jedem Eintrag ohne Gegenstück auf dem Kontoauszug, ob er echt ist und noch nicht ausgeführt wurde; dann ist er offen, zum Beispiel ein noch nicht eingelöster Scheck. Ein Duplikat oder ein anderer Fehler ist kein Zeitposten: Korrigieren Sie ihn.
5. Lesen Sie die Liste der als ausgeschlossen markierten Posten. Jeder sollte zu einem Eintrag passen, der bereits in den Büchern steht.
6. Erstellen Sie die Abstimmung: Endsaldo des Kontoauszugs, plus Einzahlungen, die noch nicht darauf stehen, minus offene Zahlungen.
7. Buchen Sie, was den Büchern fehlt, etwa Kontoführungsgebühren, und korrigieren Sie falsche Einträge.
8. Prüfen Sie, ob der bereinigte Kontoauszugssaldo dem bereinigten Buchsaldo entspricht. Wenn nicht, gehen Sie die früheren Schritte noch einmal durch. Erzwingen Sie keine Übereinstimmung mit einem ungeklärten Eintrag: Er verdeckt die Abweichung nur.
9. Speichern Sie den Abstimmungsbericht zusammen mit dem Kontoauszug.

Tun Sie das für jedes Konto, das in die Bücher läuft, auch für Karten; lesen Sie dazu Kartenzahlungen in den Büchern. Für den übrigen Abschluss und für eine Abweichung, die bleibt, lesen Sie die Checkliste für den Monatsabschluss.

Bedeutet eine ausgeglichene Abstimmung, dass die Kategorien stimmen?

Nein. Eine Abstimmung beweist das Geld, nicht, was jeder Eintrag ist. Ein Eintrag in der falschen Kategorie bewegt dasselbe Geld, sodass das Konto trotzdem aufgeht.

Der IRS empfiehlt, die Quelle jeder Einzahlung zu vermerken (Geschäftseinnahme, private Mittel oder Darlehen), damit Sie betriebliche von nicht betrieblichen Einnahmen und steuerpflichtige von steuerfreien Einkünften trennen können. In seinem Beispiel würde eine private Ausgabe, die vom Geschäftskonto bezahlt wird, zwar gebucht, ließe sich aber nicht abziehen (Publication 583).

In einer Kapitalgesellschaft wird eine private Rechnung, die vom Konto der Gesellschaft bezahlt wird, meist als Gesellschafterdarlehen oder Ausschüttung gebucht, nicht als Ausgabe; lesen Sie dazu Darlehen an Gesellschafter in der Bilanz.

Lesen Sie nach jeder Abstimmung die Einzahlungen nach Quelle und die Gewinn- und Verlustrechnung Zeile für Zeile. Lesen Sie dazu Gewinn- und Verlustrechnung wirkt falsch, Nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuererklärung und Private Ausgaben vom Geschäftskonto bezahlt.

Müssen Sie Verkaufseinzahlungen mit den Umsätzen abstimmen?

Publication 583 nennt es nicht als Schritt, aber es ist eine nützliche zweite Kontrolle. Die Bankabstimmung zeigt, dass die Einzahlungen in den Büchern stehen. Sie zeigt nicht, dass die Einzahlungen den Umsätzen entsprechen.

Einzahlungen und Umsätze unterscheiden sich aus gewöhnlichen Gründen: Gebühren, Erstattungen, eingenommene Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe), Zeitversatz und Bargeschäfte. Wie Sie sie abgleichen, lesen Sie unter Umsätze und Auszahlungen abstimmen und, für einen Saldo, der nie ausgeglichen wird, unter Saldo „Undeposited Funds“.

Brauchen Sie noch Belege, wenn der Bank-Feed die Zahlung zeigt?

Ja. Der Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug. Der IRS sagt, Sie sollen weitere Unterlagen wie Rechnungen und Kreditkartenbelege aufbewahren, um zu zeigen, dass die Kosten angefallen sind (Publication 583). Eine Bankzeile zeigt, wer wie viel und wann bekam, nicht aber, was gekauft wurde oder warum.

Ein gut lesbarer Kontoauszug kann die Zahlung anstelle eines entwerteten Schecks belegen, wenn er die verlangten Angaben enthält (Publication 583). Bewahren Sie also die Kontoauszüge auf, nicht nur den Feed. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten gelten strengere Regeln. Was ein Beleg zeigen muss, lesen Sie unter IRS-Anforderungen an Belege; ein einfaches System finden Sie unter Unterlagen führen für Selbstständige; für bereits verlorene Belege lesen Sie Verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Wie lange haben Sie Zeit, eine nicht autorisierte Transaktion auf einem Geschäftskonto zu melden?

Beginnen Sie mit der Frist im Kontovertrag der Bank. Die Frist von 60 Tage, die man für Bankkonten oft hört, stammt aus Regulation E. Diese Regel gilt für Verbraucherkonten, nicht für Geschäftskonten.

Regulation E gilt für ein Konto, das hauptsächlich für private, familiäre oder häusliche Zwecke eröffnet wurde (12 CFR 1005.2), und für elektronische Geldüberweisungen (12 CFR 1005.3). Bei einem erfassten Konto zählt auch eine nicht autorisierte elektronische Geldüberweisung als Fehler. Die Prüfpflichten der Bank gelten für eine Meldung, die spätestens 60 Tage nach dem Versand des Kontoauszugs eingeht, der den Fehler zuerst zeigt (12 CFR 1005.11).

Ein für Geschäftszwecke eröffnetes Konto fällt in der Regel nicht unter diese Regel. Lesen Sie im Kontovertrag nach, bis wann und wie Sie melden müssen, und melden Sie am Tag, an dem Sie den Posten sehen. Das Recht der Bundesstaaten setzt für Schecks eigene Grenzen. Die Fassung des Uniform Commercial Code in Ohio verlangt zum Beispiel, dass ein Kunde Kontoauszüge mit angemessener Zügigkeit prüft und der Bank eine gefälschte Unterschrift oder einen geänderten Scheck mitteilt. Sie schließt einen Anspruch aus, der nicht innerhalb von 1 Jahr nach Bereitstellung des Kontoauszugs oder der Posten entdeckt und gemeldet wird (Ohio Revised Code 1304.35). Das ist eine äußerste Grenze, keine sichere Wartezeit: Ein Anspruch kann früher ausgeschlossen sein, wenn die Verzögerung die Bank Geld kostet, etwa bei wiederholten Posten desselben Täters. Andere Bundesstaaten und Kontoverträge weichen ab. Für Karten gelten eigene Streitregeln; dieser Abschnitt behandelt Bankkonten. Die Frist nach Regulation E beginnt, wenn die Bank den Kontoauszug versendet, nicht, wenn Sie ihn öffnen. Die Regel richtet sich nach dem Zweck, für den ein Konto eröffnet wurde. Wenn Sie Ihr Unternehmen über ein als privat eröffnetes Konto führen, fragen Sie die Bank, wie sie das Konto einstuft.

Warum dauert der Monatsabschluss ein ganzes Wochenende, und wie wird er kürzer?

Erledigen Sie die Arbeit in kleinen Teilen über den Monat, sodass die Abstimmung die letzte Kontrolle ist und nicht der erste Blick. Ein Abschluss dauert ein Wochenende, wenn die Zeilen eines ganzen Monats auf einmal geprüft werden, ältere Differenzen noch offen sind und niemand den Termin verantwortet.

• Prüfen Sie den Feed wöchentlich. Bestätigen, kategorisieren und hinterfragen Sie Zeilen, solange Sie sich an sie erinnern. Der IRS rät, Ausgaben zu erfassen, wenn sie anfallen, und die Quelle erfasster Einnahmen zu kennzeichnen, im Allgemeinen täglich (Publication 583).
• Stimmen Sie ab, sobald der Kontoauszug vorliegt. Ein Konto nach dem anderen, der älteste Monat zuerst, denn jeder Monat beginnt beim Endstand des vorigen.
• Lesen Sie, was Ihre Regeln getan haben. Regeln, die wiederkehrende Lieferanten kategorisieren, sparen Zeit; prüfen Sie einmal im Monat ihre Ergebnisse auf falsch zugeordnete Zeilen.
• Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und einen Abschlusstermin. Sperren Sie den Monat, sobald er stimmt; lesen Sie dazu Abschlussdatum nach der Steuererklärung.
• Führen Sie eine kurze Liste offener Posten. Ein Posten, den Sie nach zwei Versuchen nicht erklären können, kommt auf die Liste und nicht in einen Eintrag, der nur eine Übereinstimmung erzwingt.

Wenn die Bücher Monate zurückliegen, löst ein schnellerer Ablauf das Problem nicht; lesen Sie dazu Überfällige Buchhaltung nachholen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar angegeben.

Ein Ladenbesitzer öffnet den Kontoauszug nie

Der Eigentümer eines Einzelhandelsgeschäfts nimmt vorgeschlagene Zuordnungen an und öffnet den Kontoauszug nie. Die Bücher für Dezember zeigen US$18.400 auf dem Girokonto. Der Kontoauszug endet bei US$15.950, und nichts ist offen. Die Differenz von US$2.450 besteht aus einer doppelt importierten Einzahlung von US$1.500 und US$950 Zahlungsdienstleistergebühren, die noch in der Prüfliste liegen. Die doppelte Einzahlung wurde als Umsatz gebucht, daher ist der Gewinn für Dezember um US$2.450 zu hoch: US$1.500 Einnahmen, die es nie gab, und US$950 fehlende Ausgaben. Wird die zweite Einzahlung gelöscht und werden die Gebühren gebucht, stehen beide Salden bei US$15.950.

Der Feed eines Beraters fällt drei Monate aus

Der Feed eines Beraters ist drei Frühlingsmonate lang getrennt. Die Zahlungen der Kunden wurden aus den Rechnungen erfasst, aber US$9.000 an Ausgaben, die vom Konto bezahlt wurden, erreichen die Bücher nie. Der Gewinn ist um US$9.000 zu hoch, und der Kassenbestand der Bücher liegt US$9.000 über dem Kontoauszug. Die nächste Abstimmung zeigt die Lücke. Für jede Ausgabe, die aus den Kontoauszügen nachgetragen wird, braucht es weiterhin die Rechnung oder den Beleg.

Eine private Überweisung, als Umsatz gebucht

Ein Eigentümer überweist US$5.000 von einem privaten Konto auf das Geschäftskonto, und die Überweisung wird als Umsatz übernommen. Die Abstimmung geht auf den Cent auf, denn das Geld liegt auf dem Konto. Die Einnahmen sind um US$5.000 zu hoch, bis jemand die Einzahlung nach Quelle liest und als Einlage des Eigentümers oder als Darlehen bucht. Wenn die Bücher des Vorjahres die Überweisung als Umsatz führten, prüfen Sie, ob die eingereichte Steuererklärung sie enthielt; dann muss die Erklärung womöglich korrigiert werden. Lesen Sie dazu Einlage oder Darlehen des Eigentümers an Ihre LLC.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Summen stimmen nicht, oder ein früherer Monat wurde mit einem ungeklärten Eintrag ausgeglichen: Die Bücher müssen womöglich aus den Kontoauszügen neu aufgebaut werden, und jemand muss den Monatsabschluss verantworten, bevor die nächste Steuererklärung diese Zahlen verwendet. Lesen Sie Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und Hilfe bei der Buchhaltung für den Neuaufbau und die Monatsroutine.
• Der Monatsabschluss dauert ein Wochenende, oder niemand verantwortet ihn: Die Checkliste für den Monatsabschluss nennt die Schritte; wenn niemand die Routine verantwortet, lesen Sie Hilfe bei der Buchhaltung für den Monatsabschluss.
• Der Feed hat eine Lücke: Lesen Sie Bank-Feed importiert nicht mehr. Ob die verpassten Monate einen Neuaufbau aus Kontoauszügen brauchen, klären Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung für die verpassten Monate.
• Die Bücher liegen Monate zurück: Lesen Sie Überfällige Buchhaltung nachholen.
• Eine Steuererklärung ist fällig, und die Bücher sind nicht abgestimmt: Lesen Sie die Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung.
• Eine Steuererklärung wurde auf Büchern eingereicht, die sich als falsch erweisen: Die Erklärung muss womöglich korrigiert werden. Für Schedule-C-Pflichtige lesen Sie Steuererklärung ändern wegen Fehlern bei Betriebsausgaben. Für eine Personengesellschaft oder S Corporation, deren Schedules K-1 verschickt wurden, lesen Sie Eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren.
• Der IRS hat Ihre Bücher angefordert: Lesen Sie IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens und IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.
• Private und geschäftliche Gelder liegen auf einem Konto: Lesen Sie Vermischte private und geschäftliche Gelder bereinigen.
• Jemand anderes führt die Bücher: Lesen Sie Die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.
• Eine nicht autorisierte Transaktion hat ein Geschäftskonto getroffen: Melden Sie sie der Bank an dem Tag, an dem Sie sie sehen, und lesen Sie im Kontovertrag nach, welche Frist gilt; lesen Sie dazu den Abschnitt über die Frist weiter oben.