Balance general del negocio con cifras raras: qué debe mostrar

¿Qué muestra el balance general de un negocio pequeño?

El balance general de un negocio pequeño muestra, en una misma fecha, lo que el negocio posee, lo que debe y lo que queda para los propietarios. La SEC lo describe como una instantánea de activos, pasivos y patrimonio, y los dos lados deben cuadrar: los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio. Para un propietario único, el IRS describe las mismas tres partes: activos, pasivos y la participación del propietario en el negocio.

Un balance general que cuadra puede estar mal. La contabilidad por partida doble cuadra por diseño, porque cada asiento tiene un débito y un crédito (Publication 583). Por eso «cuadra» prueba la aritmética, no el contenido. Casos que no son sencillos:

• Un ajuste forzado (plug): un monto registrado en el patrimonio o en una cuenta transitoria solo para que los totales coincidan.
• Efectivo que nunca se concilió con el banco.
• Un préstamo, un equipo o (si su contabilidad las registra) facturas por pagar que faltan en el balance.
• Saldos iniciales que no coinciden con la declaración presentada el año pasado ni con el balance general de cierre.

Para revisar un balance general, reúna:

• el balance general de fin de año y una balanza de comprobación (el saldo de cada cuenta)
• cada estado de cuenta del banco, de las tarjetas y de los préstamos a la fecha de cierre del año
• la declaración presentada el año pasado y el balance general de cierre
• las listas de facturas de clientes sin cobrar y de cuentas por pagar, si su contabilidad las registra

Si un banco, un preparador o un CPA espera el balance y este tiene un ajuste forzado, cuentas negativas o un saldo de patrimonio que no puede explicar, o no coincide con la declaración del año pasado, es un caso para un profesional; vea ¿Es distinto en su caso? al final.

¿Cómo lleno el balance general de un negocio pequeño y qué líneas incluye?

Para llenarlo, enumere lo que el negocio posee y lo que debe; la diferencia es el patrimonio, todo en una misma fecha, como el cierre del año. Las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones suelen incluir un balance general tomado de la contabilidad, el Schedule L (Form 1120-S, Form 1065), y su lista de líneas sirve de guía para cualquier negocio pequeño.

En una contabilidad llevada con el método de efectivo, las cuentas por cobrar y por pagar pueden ser cero por diseño: usted informa el ingreso cuando lo recibe y por lo general deduce los gastos cuando los paga (Publication 583). La contabilidad de acumulación muestra ambas; vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

La Publication 583 llama valor neto a la diferencia entre activos y pasivos. Como el patrimonio sale por diferencia, por sí solo no prueba nada; compárelo con el registro del propietario de lo que aportó, lo que retiró y la utilidad que se quedó. Un propietario único tiene una sola cuenta del propietario. Una sociedad de personas lleva una cuenta de capital por cada socio. Una corporación muestra capital social, capital pagado adicional y utilidades retenidas. Para una LLC, vea cuentas de patrimonio de una LLC.

¿Cómo sé si mi balance general está correcto?

Un balance general tiene más probabilidades de estar correcto cuando cuadra y cada línea importante coincide con un registro externo a la contabilidad. Cuatro cotejos detectan los errores más comunes:

El IRS aconseja conciliar la cuenta corriente cada mes para que el estado de cuenta del banco, la chequera y la contabilidad coincidan. Enumera lo que logra la conciliación: verificar cuánto dinero hay en la cuenta, confirmar que la contabilidad refleja todos los cargos del banco y corregir errores. Una conexión bancaria por sí sola no hace esto; vea las conexiones bancarias no son una conciliación.

Una cifra que no puede rastrear hasta un estado de cuenta, una factura o una declaración anterior puede ser un ajuste forzado.

¿Por qué mi balance general muestra cifras raras?

Las cifras raras en un balance general suelen venir de efectivo que nunca se concilió, un préstamo o un activo que falta en la contabilidad, dinero del propietario en la cuenta equivocada o saldos iniciales distintos de la declaración del año pasado. Relacione lo que ve con la causa probable:

Las instrucciones del Schedule C para otros gastos indican no incluir el costo de equipo o muebles del negocio, ni gastos personales, de vivienda y familiares (instrucciones del Schedule C). Un negocio que hace la elección del puerto seguro de minimis puede, en cambio, deducir de inmediato las compras de equipo pequeño como otros gastos, si su contabilidad también las registra como gasto (Publication 334); vea gasto o capitalización de compras pequeñas. Las instrucciones del Form 1065 dicen que los activos de una sociedad de personas no pueden compensarse con pasivos ni informarse como un número negativo (instrucciones del Form 1065), así que antes de llenar el Schedule L, un activo negativo necesita una causa: un error de registro, o un sobregiro o saldo acreedor real que va como pasivo.

¿Dónde va el dinero que pongo en el negocio o que saco de él?

El dinero que un propietario pone en un negocio o saca de él generalmente va en cuentas de patrimonio o de préstamos del balance general, no en ingresos ni gastos; cuál depende de los hechos y de la entidad. El IRS dice que el dinero prestado mediante un préstamo de buena fe no es ingreso (Publication 334). También sugiere anotar el origen de cada depósito: ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (Publication 583).

El pago a un propietario por trabajo hecho para el negocio puede ser salario o un pago garantizado en lugar de un retiro o una distribución. Una corporación S debe tratar los pagos a un funcionario como salarios en la medida en que sean una compensación razonable por sus servicios (instrucciones del Form 1120-S), y una sociedad de personas puede deducir los pagos garantizados a un socio por servicios (instrucciones del Form 1065). Vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S y pagos garantizados frente a retiros de los socios.

Para un propietario único, la Publication 334 describe una cuenta de retiros aparte para el ingreso del negocio que se saca para gastos personales y familiares, que por lo general no son deducibles. Si el dinero que el propietario pone es un aporte o un préstamo depende de los hechos; vea aporte o préstamo a una LLC y cómo registrar los retiros del propietario. Si el dinero personal y el del negocio pasaron por la misma cuenta, vea cómo corregir los fondos mezclados del negocio y personales.

¿Necesito un balance general y quién lo pide?

Un banco o un inversionista suele pedir un balance general, la declaración de una sociedad de personas o de una corporación puede necesitarlo como Schedule L, y el Schedule C de un propietario único no tiene ninguno. La SBA dice que un negocio establecido incluye estados de resultados, balances generales y estados de flujo de efectivo de los últimos tres a cinco años en un plan de negocios tradicional, que los bancos y los inversionistas suelen solicitar. El IRS agrega que los estados financieros ayudan al tratar con un banco o con acreedores. Para saber qué quiere un banco, vea estados financieros para un préstamo bancario.

Una sociedad de personas o una corporación puede omitir el Schedule L solo cuando pasa una prueba de declaración pequeña en su propio formulario, que se contesta en el Schedule B para los Forms 1065 y 1120-S y en el Schedule K para el Form 1120. La prueba usa los ingresos totales y los activos totales. Los ingresos totales son más que las ventas: suman otros ingresos y, en los Forms 1065 y 1120-S, también el ingreso informado en el Schedule K y el ingreso de alquiler del Form 8825 (instrucciones del Form 1065, instrucciones del Form 1120-S). Los límites y las condiciones adicionales varían según el formulario y el año, así que lea el formulario que presenta; el Schedule L en una declaración corporativa los explica. Omitir el Schedule L no cambia lo que pide un banco o un preparador.

¿Con qué debe coincidir el balance general de la declaración de impuestos?

El Schedule L debe coincidir con los libros y registros de la entidad. Así lo dicen las instrucciones del Form 1120, el Form 1120-S y el Form 1065. Una sociedad de personas debe adjuntar un estado que explique cualquier diferencia.

El Schedule L muestra el balance general al inicio y al final del año. Las instrucciones del Form 1065 dicen que los activos totales al inicio del año generalmente deben ser iguales a los activos totales al cierre del año anterior, y que la sociedad adjunta un estado si difieren. En la declaración de una corporación S, los préstamos de accionistas del Schedule L generalmente deben conciliarse con los totales de préstamos de accionistas de los Schedules K-1 (instrucciones del Form 1120-S). La declaración de un propietario único no tiene Schedule L, así que no hay un balance general presentado con el cual compararlo; compare en cambio los saldos iniciales con el balance general de cierre del año pasado. Si su contabilidad no abre donde cerró la declaración del año pasado, empiece con utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.

¿Qué hago cuando las cifras no cuadran?

Trabaje en este orden, porque cada paso depende del anterior:

1. Concilie el efectivo. Concilie cada cuenta bancaria con su estado de cuenta (Publication 583) y cada cuenta de tarjeta de la misma forma, empezando por el mes más antiguo sin conciliar para no arrastrar un saldo equivocado.
2. Agregue lo que falta. Registre los préstamos y el equipo, y en la contabilidad de acumulación las facturas por pagar, a partir de los estados de cuenta de los prestamistas y las facturas, y saque el capital de los préstamos de los gastos. Saque también el equipo si la contabilidad lo capitaliza: va al costo con su depreciación acumulada, aunque la declaración haya deducido su costo con la sección 179 o la depreciación adicional (bonus), porque la depreciación contable y la fiscal pueden diferir (Form 1120-S, Schedule M-1). El equipo se queda en los gastos solo cuando la política de la contabilidad lo registra como gasto, como exige el puerto seguro de minimis (Publication 334).
3. Mueva el dinero del propietario. Decida con los documentos si cada transacción del propietario fue un aporte, un préstamo o un retiro, y luego regístrela en una cuenta de patrimonio o de préstamos.
4. Compare los saldos iniciales con el balance general de cierre del año pasado, y con el Schedule L de la declaración del año pasado si se presentó uno, antes de cambiar este año. Una diferencia al inicio del año suele venir de antes de este año o de una edición a un período cerrado; averigüe cuál es antes de cambiar nada.
5. Rastree cada ajuste forzado y cada saldo transitorio hasta los documentos. No registre un asiento nuevo solo para que el balance cuadre; haga una lista de lo que no puede explicar.

Algunos casos requieren criterio profesional, porque corregir el balance general puede cambiar la utilidad o el patrimonio de años anteriores. Si una corrección cambia la utilidad de un año anterior, la declaración presentada para ese año puede necesitar revisión. Conviene la ayuda de un profesional cuando hay más de un año con errores, un banco o un preparador está esperando, llegó un aviso, el Schedule L debe coincidir con una declaración presentada o una corporación tiene préstamos de accionistas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

El efectivo es mayor que el del banco

El balance general de un paisajista muestra $26,500 en efectivo. El estado de cuenta bancario muestra $18,000, una diferencia de $8,500. Al conciliar hasta el mes más antiguo sin conciliar, aparecen dos causas: un depósito de un cliente de $6,000 registrado dos veces, una desde la importación del banco y otra a mano, y $2,500 de pagos a proveedores que ya salieron del banco pero nunca se registraron. Una vez corregidos ambos, el efectivo coincide con el banco. Es posible que el depósito duplicado también se haya contado como ingreso, así que el estado de resultados necesita una segunda revisión.

Falta un préstamo

Una LLC pidió prestados $42,000 al inicio del año para comprar equipo. El prestamista le pagó directamente al vendedor, así que ni el equipo ni el préstamo se registraron nunca. Los pagos de $8,400 del año están en los gastos: $1,800 de intereses y $6,600 de capital. El balance general corregido muestra el equipo en $42,000 menos la depreciación y un préstamo de $35,400, que coincide con el estado de cuenta del prestamista al cierre del año. Solo los $1,800 de intereses se quedan en los gastos. Sacar los $6,600 de capital sube la utilidad y el patrimonio en $6,600 antes de la depreciación.

El patrimonio no coincide con la declaración del año pasado

Una corporación S que presenta el Schedule L tiene una contabilidad que abre este año con utilidades retenidas de $48,000. El Schedule L de la declaración presentada el año pasado muestra $54,000 al cierre del año. La diferencia de $6,000 existe antes del primer asiento de este año. El siguiente paso es comparar, cuenta por cuenta, los saldos de cierre del año pasado con los saldos iniciales de este año, para encontrar qué cambió desde que se preparó la declaración.

¿Es distinto en su caso?

• Su banco, preparador o CPA le pidió un balance general, y el suyo tiene un ajuste forzado, un saldo de patrimonio grande sin explicar, cuentas negativas o no cuadra con la declaración del año pasado: por lo general hay que rastrear las cuentas y los saldos iniciales hasta los documentos antes de enviar el balance a un banco o pasarlo al Schedule L; vea ayuda para ordenar la contabilidad.
• Un saldo de patrimonio grande o negativo vino de los saldos iniciales: vea Opening Balance Equity (patrimonio de saldos iniciales).
• El dinero recibido pero no depositado se sigue acumulando en una cuenta transitoria: vea saldo de fondos sin depositar.
• El patrimonio del propietario se volvió negativo: vea patrimonio negativo del propietario.
• El balance general de su corporación muestra un préstamo grande a un accionista: vea préstamos a accionistas.
• Lo que se ve mal es su utilidad, no su balance general: vea el estado de resultados se ve mal.
• Corregir el balance cambiaría la utilidad o el patrimonio de un año que ya presentó, o llegó un aviso: la declaración anterior puede necesitar revisión antes de cambiar la contabilidad; vea ayuda con la contabilidad.
• El negocio pertenece a propietarios en el extranjero o lo financian ellos, como una subsidiaria estadounidense de una matriz extranjera: vea contabilidad de una subsidiaria estadounidense de una matriz extranjera.
• Varios años de contabilidad están atrasados o no cuadran con las declaraciones presentadas: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con la contabilidad.