Contabilidad de salones: alquiler de cabina o comisión

¿Cómo trata la contabilidad de un salón de belleza a los estilistas que alquilan cabina y a los que trabajan a comisión?

Un estilista que alquila una cabina maneja un negocio aparte dentro del salón y le paga alquiler, así que el salón registra el alquiler y nada más. Un estilista a comisión trabaja en el negocio del salón, así que el salón registra la venta completa del servicio como ingreso y la parte del estilista como pago. Cuál de los dos es el estilista depende de los hechos de la relación, no del nombre del acuerdo (IRS).

El caso de un salón deja de ser sencillo cuando un «inquilino» trabaja en turnos que fija el salón o cobra los precios del salón, cuando un «contratista» recibe solo comisión mientras el salón agenda las citas, cuando el salón tiene ambos tipos de estilista, o cuando una misma terminal de tarjetas mezcla ventas, propinas y lo cobrado por un estilista que alquila. Una etiqueta equivocada puede dejar al salón debiendo impuestos de nómina de años pasados (IRS), así que los estilistas a comisión a quienes se les paga con Form 1099 son el primer lugar para revisar. Reúna los contratos de alquiler y las divisiones de pago, los informes del punto de venta y del procesador de pagos, los registros de propinas, las facturas de productos y los Forms 1099 o W-2 que ya haya presentado.

Esta página cubre las reglas federales. Las pruebas del IRS que se usan aquí son generales, por lo que también sirven para barberías y para estudios de uñas, pestañas y cuidado de la piel. Las agencias estatales de trabajo, de impuestos de desempleo y de licencias pueden aplicar sus propias pruebas, así que verifique las de su estado.

¿Qué demuestra que un estilista que alquila cabina maneja realmente su propio negocio?

Un estilista que alquila cabina arrienda el espacio a un negocio existente y maneja su propio negocio como contratista independiente (Publication 4902). El IRS clasifica la evidencia en control del comportamiento, control financiero y relación entre las partes, y ningún hecho decide por sí solo (IRS).

Fuentes de la tabla: Publication 4902 y Publication 15-A. La Publication 4902 indica que, cuando faltan los factores del inquilino, el estilista probablemente es empleado del negocio que provee el espacio. La Publication 15-A considera especialmente importantes los costos fijos y continuos, que se deben se esté trabajando o no, y el alquiler de cabina es ese tipo de costo. La guía del IRS no trata el alquiler fijado como porcentaje de las ventas del estilista; se parece a una comisión, lo cual puede apuntar a la condición de empleado. Un contrato por escrito es un hecho entre muchos.

Si la respuesta no es clara, el negocio o el trabajador pueden pedir al IRS que decida con el Form SS-8 (IRS). La prueba completa y esa vía están en contratista o empleado.

¿El alquiler de cabina es ingreso del salón y cómo se registra?

Sí. El alquiler que paga un estilista que alquila cabina es ingreso del salón. Regístrelo en su propia cuenta, ingresos por alquiler de cabinas, con una etiqueta para cada estilista, cuando venza o cuando se reciba, según el método contable del salón. No lo mezcle con los ingresos por servicios. Las ventas de cortes, las propinas y las ventas de productos del estilista que alquila son de él y no entran en la contabilidad del salón.

Dónde se declara el alquiler es una cuestión de la declaración de impuestos. La guía del IRS sobre alquileres está escrita para propiedades residenciales, hoteles y alquileres similares, no para el alquiler de cabinas. Coloca los alquileres en el Schedule E, pero en el Schedule C, con el impuesto por trabajo independiente, cuando el propietario presta servicios sustanciales principalmente para comodidad del ocupante, como la limpieza regular o el cambio de sábanas (Publication 527; Publication 334). Si una recepción, las toallas lavadas y los suministros compartidos hacen que los servicios de un salón sean sustanciales es una cuestión de hechos, y la publicación del IRS sobre cosmetología no dice dónde declara el dueño de un negocio el alquiler de cabinas. Un salón que pertenece a una sociedad de personas o a una corporación declara el alquiler en la declaración de esa entidad.

¿Un salón registra la venta completa como ingreso cuando se trata de un estilista a comisión?

Sí, cuando el cliente compra el servicio al salón y le paga al salón: el precio completo es entonces ingreso del salón. El ingreso del negocio incluye lo que los clientes pagan con tarjeta (Publication 334). La parte del estilista es un gasto, y su nombre depende de su condición:

• Empleado: la parte es salario, y los salarios incluyen las comisiones (Publication 15). El salón retiene el impuesto sobre la renta y el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleado, y paga el impuesto del Seguro Social del empleador (6.2%) y de Medicare (1.45%), además del impuesto federal y estatal por desempleo. Los pagos a empleados y los impuestos de nómina del empleador son, por lo general, deducibles (Publication 334). Registre los salarios y el impuesto de nómina en cuentas separadas para ver el costo total de cada estilista; los asientos están en asientos contables de la nómina.
• Contratista: la parte es mano de obra contratada. No se retiene impuesto de nómina, pero se aplica una retención adicional de 24% si el contratista no da el número de identificación fiscal requerido o si el IRS indica que es incorrecto (instrucciones). Si corresponde o no un Form 1099-NEC depende del monto, de la clasificación fiscal del contratista y de cómo paga el salón (qué contratistas reciben un formulario de impuestos). Si en cambio el estilista vende en su propio nombre y el salón solo cobra, el salón puede estar transfiriendo dinero y no ganándolo, como con lo cobrado por un estilista que alquila; vea ingreso bruto o neto en un marketplace.

La comisión es una forma de pagar, no una condición. A un empleado, por lo general, se le garantiza un salario regular por un período, y el IRS indica que eso suele apuntar a un empleado aunque se agregue una comisión; a un contratista independiente se le paga con más frecuencia una tarifa fija o por tiempo y materiales (Publication 15-A). Un estilista que trabaja en el horario del salón, con los clientes y la lista de precios del salón, solo por una parte, se parece más a un empleado que a un contratista.

¿Un salón envía un Form 1099 o un W-2 a un estilista que alquila cabina o a uno a comisión?

Un estilista que alquila cabina normalmente no recibe ninguno, porque el salón no le paga nada por trabajo. Un empleado a comisión recibe un Form W-2. Un contratista a comisión recibe, por lo general, un Form 1099-NEC.

Un salón que pasa los pagos de los clientes de un estilista que alquila por su propia terminal y luego se los entrega está en una posición más difícil. Las instrucciones del Form 1099-K tratan a un negocio que recibe pagos con tarjeta en nombre de otros y los distribuye como la parte que declara a las personas a quienes paga (instrucciones), por lo que el salón podría tener que presentar un Form 1099-K por ese estilista. Guarde un registro de cada pago transferido y concilie el Form 1099-K del procesador con las ventas siguiendo conciliación de ventas y pagos.

Los Forms W-2 y 1099-NEC de este año fiscal vencen el 1 de febrero de 2027. Quién recibe un Form 1099 y el Form W-9 que debe pedir primero están en qué contratistas reciben un formulario de impuestos. Cómo empezar una nómina está en cómo configurar la nómina.

¿Cómo registra un salón los productos de venta, el costo de los bienes vendidos y el producto que se usa en la silla?

Un salón registra los productos de venta como ventas al por menor, el costo del producto vendido como costo de los bienes vendidos, y el producto usado con los clientes como gasto de suministros.

El IRS indica que sus reglas del costo de los bienes vendidos no se aplican a un negocio de servicios personales, pero sí a uno que además vende o cobra los materiales y suministros que normalmente usa (Publication 334). Por eso, el producto de venta pasa por el inventario y el costo de los bienes vendidos, y un salón que cobra a los clientes un cargo aparte por el producto de un tinte o un tratamiento cuenta ese producto de la misma manera. Un pequeño negocio puede optar por no llevar inventario, pero aun así necesita un método que refleje claramente el ingreso. Cómo contar las existencias y llenar la Parte III del Schedule C está en costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

Cómo cobrar el impuesto sobre las ventas en los productos está en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas, y cómo comprar producto sin impuesto para revenderlo está en certificados de reventa.

¿Cómo se registran las propinas en efectivo y con tarjeta de un estilista que alquila cabina y de uno a comisión?

Una propina voluntaria que se deja a un estilista que alquila, a un empleado o a un contratista nunca es ingreso del salón. Pertenece al estilista, y las propinas no son montos pagados al empleador ni forman parte de los ingresos brutos del empleador. Las propinas de un propietario único por el trabajo que él mismo hace son ingreso del negocio, se declaran en el Schedule C y están sujetas al impuesto por trabajo independiente (IRS). Un cargo que el cliente debe pagar, como una propina automática, es un cargo por servicio y no una propina, y es ingreso del salón aunque el salón lo entregue (IRS). La contabilidad sigue la propina hasta la persona a quien pertenece.

El crédito del empleador por el impuesto del Seguro Social y de Medicare sobre las propinas cubre las propinas de los empleados que prestan servicios de barbería, cuidado del cabello, cuidado de las uñas y estética (IRS). Las propinas con más detalle, incluidos ese crédito, los cargos por servicio obligatorios y las reglas vigentes para declarar propinas, están en propinas con tarjeta de crédito: ingreso o pasivo.

Un depósito de tarjeta incluye ventas, impuesto sobre las ventas, propinas y, a veces, lo cobrado por un estilista que alquila, menos las comisiones. Calcule los ingresos con el informe de ventas, no con los depósitos. Vea cómo registrar las ventas diarias del punto de venta y depósitos netos de comisiones y propinas.

¿Cómo ve un salón la ganancia por silla o por estilista?

Ponga una etiqueta con el estilista o la silla a cada venta, línea de pago y línea de alquiler, y podrá sacar el estado de resultados por etiqueta. Muchos programas llaman a la etiqueta una clase o una categoría de seguimiento.

La ganancia de un estilista a comisión es el ingreso por servicios menos el pago a ese estilista, el impuesto de nómina del empleador sobre ese pago y los suministros usados. La ganancia de una silla a comisión es el ingreso con su etiqueta menos el pago al estilista, el impuesto de nómina del empleador sobre salarios y propinas, los suministros y otros costos directos, y luego su parte del alquiler y los servicios públicos del salón. La ganancia de una silla alquilada es su ingreso por alquiler de cabina menos los costos que el salón asume por ella. Cómo repartir los costos compartidos es una decisión de administración, no una regla fiscal. Para el diseño de las cuentas, vea plan de cuentas para el Schedule C y costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios.

¿Qué pasa si los estilistas de un salón son una mezcla, o si a los estilistas a comisión se les pagó con Form 1099 durante años?

Una mezcla de estilistas que alquilan, empleados y contratistas funciona en la contabilidad cuando cada estilista se clasifica según sus propios hechos y tiene su propio contrato, su etiqueta y sus cuentas. El riesgo está en los hechos, no en tener más de un tipo.

Si a los estilistas a comisión se les pagó con Forms 1099 y los hechos muestran que son empleados, el salón puede deber impuestos de nómina por ellos, a menos que se aplique un alivio (IRS). El alivio puede ser más difícil para un salón que puso en nómina a algunos estilistas en el mismo tipo de trabajo y pagó a otros con Forms 1099 (IRS; IRS). Una persona que controla los pagos del salón y deja de pagar deliberadamente el impuesto de nómina retenido puede deberlo personalmente, como multa por recuperación de impuestos en fideicomiso (IRS). Las vías (el Voluntary Classification Settlement Program, el alivio de la sección 530 y una resolución con el Form SS-8), cuánto hay que corregir hacia atrás y quién más puede deber el impuesto están en contratista o empleado. Corregir los años pasados empieza con una contabilidad que muestre el pago, las propinas y los formularios de cada estilista, año por año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Un estilista que alquila cabina paga $800 al mes

Un estilista que alquila le paga al salón $800 al mes. El salón registra $800 como ingreso por alquiler de cabina cada mes, $9,600 en el año. En ese mismo año, el estilista cobra $12,000 por cortes, $1,800 en propinas y $500 en ventas de productos. Todo es del estilista que alquila y nada entra en la contabilidad del salón. Si los clientes del estilista hubieran pagado en la terminal del salón, el salón registraría esos cobros como adeudados al estilista y se los entregaría completos, no como ingreso.

Un empleado a comisión con una división del 50%

Un estilista empleado hace $6,000 en servicios en un mes con una división del 50%, y los clientes dejan $600 en propinas con tarjeta.

El ingreso es de $6,000 y las propinas no son ni ingreso ni gasto. Antes de los suministros y del impuesto por desempleo, el salón se queda con unos $2,725 de los $6,000.

Un salón vende champú

Un salón compra $2,000 de champú para revender y vende $3,000 durante el año. Las unidades vendidas costaron $1,300 y $700 siguen en el estante. Las ventas de productos son $3,000 y el costo de los bienes vendidos es $1,300, así que las existencias del estante siguen siendo un activo. Con un impuesto sobre las ventas del 8% que recae sobre el comprador, el salón también tiene $240 de impuesto sobre las ventas por pagar, que no forman parte de los $3,000.

¿Su caso es distinto?

• Usted paga a estilistas a comisión con Form 1099 pero fija sus horarios, precios o clientes: los hechos pueden apuntar a empleados. Lea contratista o empleado y luego busque ayuda de contabilidad para organizar la contabilidad de cada estilista y reconstruir los años pasados una vez definida su condición.
• Quiere pasar a los estilistas a comisión al alquiler de cabina: un contrato nuevo es un hecho entre muchos (IRS), así que también deben cambiar los horarios, los precios, los clientes y el producto. Lea contratista o empleado y luego busque ayuda de contabilidad para cerrar la nómina y registrar el ingreso por alquiler de cada estilista.
• Usted es propietario del salón y también trabaja en una silla: sus propias ventas son ingreso del salón, no una comisión. Vea cómo registrar el retiro de un propietario o, para una corporación S, sueldo del propietario de una corporación S.
• Los estilistas que alquilan, los estilistas a comisión y el propietario comparten una terminal de tarjetas, y los depósitos no coinciden con las ventas y las propinas: vea cómo registrar las ventas diarias del punto de venta y conciliación de ventas y pagos, y busque ayuda de contabilidad para organizar la contabilidad por estilista.
• Los Forms 1099 o W-2 de años anteriores estaban mal o faltaban: vea qué contratistas reciben un formulario de impuestos y cómo configurar la nómina, y luego busque ayuda de contabilidad para reconstruir el pago, las propinas y los formularios de cada estilista de los años en cuestión.
• Las propinas se pagaron en efectivo o se quedaron en la caja: vea propinas con tarjeta de crédito: ingreso o pasivo y registros de ventas de un negocio en efectivo, y busque ayuda de contabilidad si esos pagos nunca se registraron.
• Usted vende productos al por menor: vea costo de los bienes vendidos en el Schedule C y cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Necesita cuentas que coincidan con la declaración de impuestos: vea plan de cuentas para el Schedule C.