Escrituração de salão de beleza: aluguel de cadeira ou comissão

Como a escrituração contábil de um salão de beleza trata locatários de cadeira e cabeleireiros comissionados?

Um locatário de cadeira administra um negócio separado dentro do salão e paga aluguel ao salão, então o salão lança o aluguel e nada mais. Um cabeleireiro comissionado trabalha dentro do negócio do salão, então o salão lança a venda inteira do serviço como receita e a parte do cabeleireiro como remuneração. Qual dos dois o cabeleireiro é depende dos fatos da relação, não do nome no contrato (IRS).

O caso de um salão deixa de ser simples quando um “locatário” trabalha em turnos que o salão define ou cobra os preços do salão, quando um “prestador” recebe só comissão enquanto o salão marca os atendimentos, quando o salão tem os dois tipos de cabeleireiro ou quando uma maquininha de cartão mistura vendas, gorjetas e o dinheiro de um locatário. Uma classificação errada pode deixar o salão devendo impostos sobre a folha de anos passados (IRS), então os cabeleireiros comissionados pagos com Forms 1099 são o primeiro lugar para olhar. Reúna os contratos de aluguel e as divisões de pagamento, os relatórios do ponto de venda e do processador, os registros de gorjetas, as faturas de produtos e quaisquer Forms 1099 ou W-2 já entregues.

Esta página cobre as regras federais. Os testes do IRS usados aqui são gerais, então também servem para barbearias e estúdios de unhas, cílios e estética. Os órgãos estaduais de trabalho, de seguro-desemprego e de licenciamento podem aplicar testes próprios, então confira os do seu estado.

O que mostra que um locatário de cadeira realmente administra o próprio negócio?

Um locatário de cadeira aluga espaço de um negócio existente e administra o próprio negócio como prestador de serviços independente (Publication 4902). O IRS divide as provas em controle de comportamento, controle financeiro e relação entre as partes, e nenhum fato isolado decide (IRS).

Fontes da tabela: Publication 4902 e Publication 15-A. A Publication 4902 diz que, quando faltam os fatores de locatário, o cabeleireiro provavelmente é empregado do negócio que fornece o espaço. A Publication 15-A trata custos fixos e contínuos, devidos haja ou não trabalho, como especialmente importantes, e o aluguel de cadeira é um custo desse tipo. A orientação do IRS não trata de aluguel fixado como parte das vendas do cabeleireiro; ele se parece com uma comissão, o que pode apontar para o status de empregado. Um contrato escrito é um fato entre muitos.

Se a resposta é incerta, o negócio ou o trabalhador pode pedir ao IRS que decida pelo Form SS-8 (IRS). O teste completo e esse caminho estão em prestador independente ou empregado.

O aluguel de cadeira é renda do salão e como é lançado?

Sim. O aluguel que um locatário de cadeira paga é renda do salão. Lance-o em uma conta própria, renda de aluguel de cadeira, com uma etiqueta para cada locatário, quando for devido ou recebido conforme o método contábil do salão. Mantenha-o fora da receita de serviços. As vendas de corte de cabelo, as gorjetas e as vendas de produtos do locatário são dele e ficam fora da escrituração contábil do salão.

Onde o aluguel é informado é uma questão da declaração. A orientação do IRS sobre aluguéis foi escrita para imóveis residenciais, hotéis e aluguéis semelhantes, não para aluguel de cadeira. Ela põe os aluguéis no Schedule E, mas no Schedule C, com imposto de autônomo (self-employment tax), quando o proprietário presta serviços substanciais, principalmente para a conveniência do ocupante, como limpeza regular ou troca de roupa de cama (Publication 527; Publication 334). Se uma recepção, toalhas lavadas e materiais compartilhados tornam substanciais os serviços de um salão é uma questão de fatos, e a publicação do IRS sobre cosmetologia não diz onde o proprietário de um salão informa o aluguel de cadeira. Um salão de propriedade de uma sociedade ou corporação informa o aluguel na declaração dessa entidade.

O salão lança a venda inteira como receita no caso de um cabeleireiro comissionado?

Sim, quando o cliente compra o serviço do salão e paga ao salão: o preço inteiro é então receita do salão. A renda do negócio inclui o que os clientes pagam no cartão (Publication 334). A parte do cabeleireiro é uma despesa, e o nome dela depende do status:

• Empregado: a parte é salário, e salário inclui comissões (Publication 15). O salão retém o imposto de renda e o imposto de Social Security (previdência social dos EUA) e de Medicare do empregado, e paga o imposto de Social Security (6,2%) e de Medicare (1,45%) do empregador, mais o imposto federal e estadual de seguro-desemprego. A remuneração do empregado e os impostos do empregador sobre a folha são em geral dedutíveis (Publication 334). Lance salários e imposto sobre a folha em contas separadas para que o custo total de cada cabeleireiro apareça; os lançamentos estão em lançamentos contábeis da folha de pagamento.
• Prestador de serviços independente: a parte é mão de obra contratada. Não se retém imposto sobre a folha, mas se aplica a retenção adicional (backup withholding) de 24% se o prestador não fornecer o número de identificação fiscal exigido ou se o IRS disser que o número está errado (instruções). Se um Form 1099-NEC é devido depende do valor, da classificação fiscal do prestador e da forma como o salão paga (quais prestadores recebem um formulário de imposto). Se, em vez disso, o cabeleireiro vende em nome próprio e o salão apenas cobra, o salão pode estar repassando dinheiro, e não ganhando, como no caso do dinheiro de um locatário; veja receita bruta ou líquida.

Comissão é uma forma de pagar, não um status. Um empregado em geral tem salário regular garantido por um período, e o IRS diz que isso costuma apontar para empregado mesmo quando se soma uma comissão; um prestador de serviços independente é mais comumente pago com um valor fixo ou por tempo e materiais (Publication 15-A). Um cabeleireiro que trabalha na agenda do salão, com os clientes e a tabela de preços do salão, só por uma parte, parece mais um empregado que um prestador independente.

O salão envia um 1099 ou um W-2 a um locatário de cadeira ou a um cabeleireiro comissionado?

Um locatário de cadeira normalmente não recebe nenhum dos dois, porque o salão não paga nada ao locatário por trabalho. Um empregado comissionado recebe o Form W-2. Um prestador comissionado em geral recebe o Form 1099-NEC.

Um salão que passa os pagamentos dos clientes de um locatário pelo próprio terminal de cartão e depois repassa o dinheiro a ele está em situação mais difícil. As instruções do Form 1099-K tratam um negócio que recebe pagamentos de cartão em nome de outros e os distribui como a parte que informa às pessoas a quem paga (instruções), então o salão pode ter que entregar um Form 1099-K para esse locatário. Guarde um registro de cada pagamento repassado e ligue o Form 1099-K do processador às vendas com conciliar vendas e repasses.

Os Forms W-2 e 1099-NEC deste ano fiscal vencem os dois em 1º de fevereiro de 2027. Quem recebe um 1099 e o Form W-9 a coletar primeiro estão em quais prestadores recebem um formulário de imposto. Como começar a folha de pagamento está em como montar a folha de pagamento.

Como um salão lança produtos de revenda, custo das mercadorias e produtos usados no atendimento?

Um salão lança os produtos de revenda como vendas de varejo, o custo do produto vendido como custo das mercadorias vendidas (CMV) e o produto usado nos clientes como despesa com suprimentos.

O IRS diz que suas regras de custo das mercadorias vendidas não se aplicam a um negócio de serviços pessoais, mas se aplicam a um que também vende ou cobra pelos materiais e suprimentos que normalmente usa (Publication 334). Por isso o produto de revenda passa pelo estoque e pelo custo das mercadorias vendidas, e um salão que cobra dos clientes uma taxa separada pelo produto de coloração ou tratamento conta esse produto da mesma forma. Um pequeno contribuinte pode optar por não manter estoque, mas ainda precisa de um método que reflita claramente a renda. Como contar o estoque e preencher a Part III do Schedule C estão em custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

Como cobrar imposto sobre vendas no varejo está em quando você deve cobrar imposto sobre vendas, e como comprar produto sem imposto para revenda está em certificados de revenda.

Como as gorjetas em dinheiro e no cartão são lançadas para um locatário de cadeira e para um cabeleireiro comissionado?

Uma gorjeta voluntária deixada para um locatário, empregado ou prestador nunca é receita do salão. Ela pertence ao cabeleireiro, e gorjetas não são valores pagos ao empregador nem parte da receita bruta do empregador. As gorjetas de um empresário individual por trabalho que ele mesmo faz são renda do negócio, informadas no Schedule C e sujeitas ao imposto de autônomo (IRS). Uma cobrança que o cliente deve pagar, como uma gorjeta automática, é uma taxa de serviço, não uma gorjeta, e é renda do salão mesmo que o salão a repasse (IRS). A escrituração contábil segue a gorjeta até a pessoa a quem ela pertence.

O crédito do empregador sobre o imposto de Social Security e Medicare das gorjetas cobre as gorjetas de empregados que prestam serviços de barbearia, cuidados com o cabelo, unhas e estética (IRS). As gorjetas em detalhe, inclusive esse crédito, as taxas de serviço obrigatórias e as regras atuais de declaração de gorjetas, estão em gorjetas de cartão de crédito: receita ou passivo.

Um depósito de cartão traz vendas, imposto sobre vendas, gorjetas e às vezes o dinheiro de um locatário, menos as taxas. Monte a receita a partir do relatório de vendas, não dos depósitos. Veja lançar as vendas diárias do ponto de venda e depósitos líquidos de taxas e gorjetas.

Como um salão vê o lucro por cadeira ou por cabeleireiro?

Etiquete cada venda, linha de pagamento e linha de aluguel com seu cabeleireiro ou cadeira, e a demonstração do resultado pode ser gerada por etiqueta. Muitos programas chamam a etiqueta de classe ou categoria de acompanhamento.

O lucro de um cabeleireiro comissionado é a receita de serviços menos a remuneração dele, o imposto do empregador sobre ela e os suprimentos usados. O lucro de uma cadeira comissionada é a renda etiquetada nela menos a remuneração do cabeleireiro, o imposto do empregador sobre salários e gorjetas, os suprimentos e outros custos diretos, e depois a parte dela no aluguel e nas contas do salão. O lucro de uma cadeira alugada é a renda de aluguel de cadeira menos os custos que o salão arca por ela. Como dividir custos compartilhados é uma escolha de gestão, não uma regra de imposto. Para o desenho das contas, veja plano de contas para o Schedule C e custo das mercadorias vendidas em um negócio de serviços.

E se os cabeleireiros de um salão são um misto, ou os comissionados foram pagos com 1099 por anos?

Uma mistura de locatários, empregados e prestadores funciona na escrituração contábil quando cada cabeleireiro é classificado pelos seus próprios fatos e tem seu próprio contrato, etiqueta e contas. O risco está nos fatos, não em ter mais de um tipo.

Se cabeleireiros comissionados foram pagos com Forms 1099 e os fatos mostram que eram empregados, o salão pode dever impostos sobre a folha por eles, a menos que algum alívio se aplique (IRS). O alívio pode ser mais difícil para um salão que pôs alguns cabeleireiros no mesmo tipo de função na folha de pagamento e outros em Forms 1099 (IRS; IRS). Quem controla os pagamentos do salão e deixa deliberadamente de recolher o imposto retido sobre a folha pode devê-lo pessoalmente, como Trust Fund Recovery Penalty (IRS). Os caminhos (o Voluntary Classification Settlement Program, o alívio da seção 530 e uma decisão pelo Form SS-8), até quando retroagir a correção e quem mais pode dever o imposto estão em prestador independente ou empregado. Corrigir anos passados começa com uma escrituração contábil que mostre a remuneração, as gorjetas e os formulários de cada cabeleireiro, ano a ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Um locatário de cadeira paga US$800 por mês

Um locatário paga ao salão US$800 por mês. O salão lança US$800 em renda de aluguel de cadeira a cada mês, US$9.600 no ano. No mesmo ano o locatário recebe US$12.000 por cortes de cabelo, US$1.800 em gorjetas e US$500 em vendas de produtos. Tudo isso é do locatário e nada entra na escrituração contábil do salão. Se os clientes do locatário tivessem pagado na maquininha do salão, o salão lançaria esses valores como devidos ao locatário e os pagaria integralmente, não como receita.

Um empregado comissionado com divisão de 50%

Um cabeleireiro empregado faz US$6.000 em serviços no mês com divisão de 50%, e os clientes deixam US$600 em gorjetas no cartão.

A receita é de US$6.000 e as gorjetas não são receita nem despesa. Antes dos suprimentos e do imposto de seguro-desemprego, o salão fica com cerca de US$2.725 dos US$6.000.

Um salão vende xampu

Um salão compra US$2.000 de xampu para revender e vende US$3.000 dele no ano. As unidades vendidas custaram US$1.300, e US$700 ainda estão na prateleira. As vendas de varejo são de US$3.000 e o custo das mercadorias vendidas é de US$1.300, então o estoque da prateleira continua sendo um ativo. Com um imposto sobre vendas de 8% que recai sobre o comprador, o salão também retém US$240 de imposto sobre vendas a pagar, que não faz parte dos US$3.000.

E no seu caso?

• Você paga cabeleireiros comissionados com 1099, mas define os horários, os preços ou os clientes deles: os fatos podem apontar para empregados. Leia prestador independente ou empregado e depois busque ajuda de escrituração contábil para montar a escrituração de cada cabeleireiro e refazer os anos passados quando o status estiver definido.
• Você quer passar cabeleireiros comissionados para aluguel de cadeira: um novo contrato de aluguel é um fato entre muitos (IRS), então horários, preços, clientes e produtos também precisam mudar. Leia prestador independente ou empregado e depois busque ajuda de escrituração contábil para encerrar a folha de pagamento e lançar a renda de aluguel de cada locatário.
• Você é proprietário do salão e também trabalha atendendo: suas próprias vendas são receita do salão, não comissão. Veja como lançar a retirada do proprietário ou, para uma corporação S, salário do proprietário de uma corporação S.
• Locatários, cabeleireiros comissionados e o proprietário usam a mesma maquininha de cartão e os depósitos não batem com as vendas e as gorjetas: veja lançar as vendas diárias do ponto de venda e conciliar vendas e repasses, e busque ajuda de escrituração contábil para montar a escrituração por cabeleireiro.
• Os Forms 1099 ou W-2 estavam errados ou faltaram em anos anteriores: veja quais prestadores recebem um formulário de imposto e como montar a folha de pagamento, e depois busque ajuda de escrituração contábil para refazer a remuneração, as gorjetas e os formulários de cada cabeleireiro nos anos em questão.
• As gorjetas foram pagas em dinheiro ou ficaram no caixa: veja gorjetas de cartão de crédito: receita ou passivo e registros de vendas de um negócio em dinheiro, e busque ajuda de escrituração contábil se esses pagamentos nunca foram lançados.
• Você vende produtos no varejo: veja custo das mercadorias vendidas no Schedule C e quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Você precisa de contas que combinem com a declaração de imposto: veja plano de contas para o Schedule C.