Tenue de livres d'un salon : location de chaise ou commission

Comment la tenue de livres d'un salon de coiffure traite-t-elle les locataires de chaise et les coiffeurs à commission?

Un locataire de chaise exploite une entreprise distincte dans le salon et paie un loyer au salon. Le salon inscrit donc le loyer, et rien d'autre. Un coiffeur à commission travaille dans l'entreprise du salon. Le salon inscrit donc la vente de service au complet comme revenu, et la part du coiffeur comme rémunération. Le statut d'un coiffeur dépend des faits de la relation, pas du nom écrit dans l'entente (IRS).

Le cas d'un salon n'est pas simple quand un « locataire » travaille selon des quarts que le salon fixe ou facture les prix du salon, quand un « entrepreneur indépendant » est payé uniquement à commission pendant que le salon prend les rendez-vous, quand le salon a les deux types de coiffeurs, ou quand un seul terminal de carte mêle ventes, pourboires et encaissements d'un locataire. Une mauvaise étiquette peut laisser le salon devoir des impôts sur l'emploi pour des années passées (IRS). Les coiffeurs à commission payés sur des formulaires 1099 sont donc le premier endroit à examiner. Réunissez les ententes de location et les répartitions de la rémunération, les rapports du système de point de vente et du processeur de paiement, les registres de pourboires, les factures de produits, et tout formulaire 1099 ou W-2 déjà produit.

Cette page couvre les règles fédérales américaines. Les tests de l'IRS utilisés ici sont généraux : ils conviennent donc aussi aux salons de barbier et aux studios d'ongles, de cils et de soins de la peau. Les organismes d'un État chargés du travail, de l'assurance chômage et des permis peuvent appliquer leurs propres tests. Vérifiez donc ceux de votre État.

Qu'est-ce qui montre qu'un locataire de chaise exploite vraiment sa propre entreprise?

Un locataire de chaise loue un espace d'une entreprise existante et exploite sa propre entreprise comme entrepreneur indépendant (Publication 4902). L'IRS classe les éléments de preuve en contrôle du comportement, contrôle financier et relation entre les parties, et aucun fait ne décide à lui seul (IRS).

Sources du tableau : Publication 4902 et Publication 15-A. La Publication 4902 dit que, lorsque les facteurs d'un locataire manquent, le coiffeur est probablement un employé de l'entreprise qui fournit l'espace. La Publication 15-A juge particulièrement important un coût fixe et continu, dû que le travail se fasse ou non, et le loyer de chaise est un coût de ce genre. Les indications de l'IRS ne traitent pas d'un loyer établi en pourcentage des ventes du coiffeur; il ressemble à une commission, ce qui peut indiquer le statut d'employé. Une entente écrite n'est qu'un fait parmi d'autres.

Si la réponse est serrée, l'entreprise ou le travailleur peut demander à l'IRS de trancher au moyen du formulaire SS-8 (IRS). Le test complet et cette voie se trouvent dans entrepreneur ou employé.

La location de chaise est-elle un revenu du salon, et comment l'inscrire?

Oui. Le loyer que paie un locataire de chaise est un revenu du salon. Inscrivez-le dans son propre compte, revenus de location de chaise, avec une étiquette pour chaque locataire, au moment où il est dû ou reçu selon la méthode comptable du salon. Gardez-le séparé des revenus de services. Les ventes de coupes, les pourboires et les ventes au détail du locataire lui appartiennent et restent hors des livres du salon.

Savoir où déclarer le loyer est une question de déclaration de revenus. Les indications de l'IRS sur la location visent les immeubles résidentiels, les hôtels et les locations semblables, pas la location de chaise. Elles placent les loyers sur l'annexe E, mais sur l'annexe C, avec l'impôt sur le travail autonome, lorsque le propriétaire fournit des services importants principalement pour la commodité de l'occupant, comme un nettoyage régulier ou le changement de la literie (Publication 527; Publication 334). Savoir si une réception, des serviettes lavées et des fournitures partagées rendent les services d'un salon importants est une question de faits, et la publication de l'IRS sur la cosmétologie ne dit pas où le propriétaire d'un salon déclare le loyer de chaise. Un salon détenu par une société de personnes ou une société déclare le loyer dans la déclaration de cette entité.

Un salon inscrit-il la vente au complet comme revenu pour un coiffeur à commission?

Oui, quand le client achète le service du salon et paie le salon : le prix au complet est alors un revenu du salon. Le revenu d'entreprise comprend ce que les clients paient par carte (Publication 334). La part du coiffeur est une dépense, et son nom dépend du statut :

• Employé : la part est un salaire, et le salaire comprend les commissions (Publication 15). Le salon retient l'impôt sur le revenu ainsi que la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security) et la cotisation Medicare de l'employé, et verse la cotisation de sécurité sociale (6,2 %) et la cotisation Medicare (1,45 %) de l'employeur, plus l'impôt fédéral et celui de l'État sur le chômage. La rémunération de l'employé et les charges sociales de l'employeur sont généralement déductibles (Publication 334). Inscrivez les salaires et les charges sociales dans des comptes distincts pour voir le coût complet de chaque coiffeur; les écritures se trouvent dans les écritures de journal de la paie.
• Entrepreneur indépendant : la part est de la main-d'œuvre contractuelle. Les charges sociales ne sont pas retenues, mais une retenue de réserve de 24 % s'applique si l'entrepreneur ne donne pas le numéro d'identification fiscale exigé ou si l'IRS dit que ce numéro est erroné (instructions). Le besoin d'un formulaire 1099-NEC dépend du montant, de la classification fiscale de l'entrepreneur et de la façon dont le salon paie (quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal). Si le coiffeur vend plutôt en son propre nom et que le salon ne fait que percevoir, le salon peut simplement remettre l'argent au lieu de le gagner, comme pour les encaissements d'un locataire; voir revenu brut ou net pour une place de marché.

La commission est une façon de payer, pas un statut. Un employé se voit généralement garantir un salaire régulier pour une période, et l'IRS dit que cela indique habituellement un employé même si une commission s'y ajoute; un entrepreneur indépendant est plus souvent payé à forfait ou selon le temps et le matériel (Publication 15-A). Un coiffeur qui suit l'horaire du salon, avec les clients et la liste de prix du salon, pour une simple part, ressemble plus à un employé qu'à un entrepreneur indépendant.

Un salon envoie-t-il un formulaire 1099 ou W-2 à un locataire de chaise ou à un coiffeur à commission?

Un locataire de chaise ne reçoit normalement ni l'un ni l'autre, car le salon ne lui paie rien pour du travail. Un employé à commission reçoit un formulaire W-2. Un entrepreneur indépendant à commission reçoit généralement un formulaire 1099-NEC.

Un salon qui fait passer les paiements des clients d'un locataire par son propre terminal et verse ensuite l'argent au locataire est dans une position plus difficile. Les instructions du formulaire 1099-K traitent une entreprise qui reçoit des paiements par carte pour le compte d'autres personnes et les distribue comme la partie qui déclare aux personnes qu'elle paie (instructions). Le salon peut donc devoir produire un formulaire 1099-K pour ce locataire. Gardez un registre de chaque paiement transmis, et rattachez le formulaire 1099-K du processeur aux ventes avec le rapprochement des ventes et des versements.

Les formulaires W-2 et 1099-NEC de cette année d'imposition sont tous deux dus au plus tard le 1er février 2027. Qui reçoit un formulaire 1099 et le formulaire W-9 à recueillir d'abord sont expliqués dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal. Le démarrage de la paie est expliqué dans mettre en place la paie.

Comment un salon inscrit-il les produits de détail, le coût des marchandises vendues et les produits utilisés à la chaise?

Un salon inscrit les produits de détail comme ventes au détail, le coût des produits vendus comme coût des marchandises vendues, et les produits utilisés sur les clients comme dépense de fournitures.

L'IRS dit que ses règles sur le coût des marchandises vendues ne s'appliquent pas à une entreprise de services personnels, mais s'appliquent à une entreprise qui vend aussi les matériaux et les fournitures qu'elle utilise normalement, ou qui les facture (Publication 334). Les produits de détail passent donc par les stocks et le coût des marchandises vendues, et un salon qui facture aux clients des frais distincts pour un produit de coloration ou de soin compte ce produit de la même façon. Un petit contribuable peut choisir de ne pas tenir de stocks, mais il lui faut quand même une méthode qui reflète clairement le revenu. Le dénombrement des stocks et la partie III de l'annexe C se trouvent dans le coût des marchandises vendues sur l'annexe C.

La perception de la taxe de vente sur les produits de détail est expliquée dans quand vous devez percevoir la taxe de vente, et l'achat de produits sans taxe pour la revente dans les certificats de revente.

Comment inscrire les pourboires en argent et par carte d'un locataire de chaise et d'un coiffeur à commission?

Un pourboire volontaire laissé à un locataire, à un employé ou à un entrepreneur indépendant n'est jamais un revenu du salon. Il appartient au coiffeur, et les pourboires ne sont pas des sommes versées à l'employeur ni une partie de ses recettes brutes. Les pourboires qu'un entrepreneur individuel reçoit pour son propre travail sont un revenu d'entreprise, déclaré sur l'annexe C et assujetti à l'impôt sur le travail autonome (IRS). Un montant que le client doit payer, comme un pourboire automatique, est des frais de service, pas un pourboire, et c'est un revenu du salon même si le salon le remet (IRS). Les livres suivent le pourboire jusqu'à la personne à qui il appartient.

Le crédit de l'employeur pour la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security) et la cotisation Medicare sur les pourboires couvre les pourboires des employés qui font de la coiffure, des soins des cheveux, des soins des ongles et de l'esthétique (IRS). Les pourboires en détail, y compris ce crédit, les frais de service obligatoires et les règles actuelles de déclaration des pourboires, sont expliqués dans les pourboires par carte de crédit : revenu ou dette.

Un dépôt de cartes contient des ventes, de la taxe de vente, des pourboires et parfois les encaissements d'un locataire, moins les frais. Établissez les revenus à partir du rapport des ventes, pas des dépôts. Voir inscrire les ventes quotidiennes du point de vente et les dépôts nets des frais et des pourboires.

Comment un salon voit-il son profit par chaise ou par coiffeur?

Étiquetez chaque vente, chaque ligne de rémunération et chaque ligne de loyer avec son coiffeur ou sa chaise, et l'état des résultats peut être produit par étiquette. Beaucoup de logiciels appellent l'étiquette une classe ou une catégorie de suivi.

Le profit d'un coiffeur à commission est le revenu de services moins la rémunération de ce coiffeur, les charges sociales de l'employeur qui s'y rattachent et les fournitures utilisées. Le profit d'une chaise à commission est le revenu étiqueté à cette chaise moins la rémunération du coiffeur, les charges sociales de l'employeur sur les salaires et les pourboires, les fournitures et les autres coûts directs, puis sa part du loyer et des services publics du salon. Le profit d'une chaise louée est son revenu de location moins les coûts que le salon assume pour elle. La façon de répartir les coûts partagés est un choix de gestion, pas une règle fiscale. Pour la conception des comptes, voir le plan comptable pour l'annexe C et le coût des marchandises vendues pour une entreprise de services.

Et si les coiffeurs d'un salon sont de statuts mixtes, ou si des coiffeurs à commission ont été payés sur des formulaires 1099 pendant des années?

Un mélange de locataires, d'employés et d'entrepreneurs indépendants fonctionne dans les livres quand chaque coiffeur est classé selon ses propres faits et a sa propre entente, son étiquette et ses comptes. Le risque se trouve dans les faits, pas dans le fait d'avoir plus d'un type.

Si des coiffeurs à commission ont été payés sur des formulaires 1099 et que les faits montrent des employés, le salon peut devoir des impôts sur l'emploi pour eux, sauf si un allègement s'applique (IRS). L'allègement peut être plus difficile à obtenir pour un salon qui a mis certains coiffeurs d'un même type d'emploi à la paie et d'autres sur des formulaires 1099 (IRS; IRS). Une personne qui contrôle les paiements du salon et omet volontairement de verser l'impôt de paie retenu peut le devoir personnellement, sous la forme de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) (IRS). Les voies possibles (le Voluntary Classification Settlement Program, l'allègement de l'article 530 et une décision sur formulaire SS-8), jusqu'où corriger dans le passé et qui d'autre peut devoir l'impôt sont expliqués dans entrepreneur ou employé. Corriger les années passées commence par des livres qui montrent la rémunération, les pourboires et les formulaires de chaque coiffeur, année par année.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et en dollars américains.

Un locataire de chaise paie 800 $ par mois

Un locataire paie 800 $ par mois au salon. Le salon inscrit 800 $ aux revenus de location de chaise chaque mois, soit 9 600 $ pour l'année. La même année, le locataire encaisse 12 000 $ en coupes, 1 800 $ en pourboires et 500 $ en ventes au détail. Tout cela appartient au locataire, et rien n'entre dans les livres du salon. Si les clients du locataire avaient payé sur le terminal du salon, le salon inscrirait ces encaissements comme dus au locataire et les lui verserait en entier, et non comme des revenus.

Un employé à commission avec un partage de 50 %

Un coiffeur employé fait 6 000 $ de services dans un mois avec un partage de 50 %, et les clients laissent 600 $ de pourboires par carte.

Les revenus sont de 6 000 $, et les pourboires ne sont ni un revenu ni une dépense. Avant les fournitures et l'impôt sur le chômage, le salon garde environ 2 725 $ des 6 000 $.

Un salon vend du shampooing

Un salon achète 2 000 $ de shampooing pour le revendre et en vend 3 000 $ pendant l'année. Les unités vendues ont coûté 1 300 $, et 700 $ sont encore sur les tablettes. Les ventes au détail sont de 3 000 $ et le coût des marchandises vendues est de 1 300 $; les stocks sur les tablettes restent donc un actif. Avec une taxe de vente de 8 % imposée à l'acheteur, le salon détient aussi 240 $ de taxe de vente à payer, qui ne fait pas partie des 3 000 $.

Votre situation est différente?

• Vous payez des coiffeurs à commission sur un formulaire 1099, mais vous fixez leurs heures, leurs prix ou leurs clients : les faits peuvent indiquer des employés. Lisez entrepreneur ou employé, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour organiser les livres de chaque coiffeur et reconstituer les années passées une fois son statut réglé.
• Vous voulez faire passer des coiffeurs à commission à la location de chaise : un nouveau bail n'est qu'un fait parmi d'autres (IRS). Les heures, les prix, les clients et les produits doivent donc changer aussi. Lisez entrepreneur ou employé, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour clore la paie et inscrire le revenu de location de chaque locataire.
• Vous êtes propriétaire du salon et vous travaillez aussi à la chaise : vos propres ventes sont un revenu du salon, pas une commission. Voir inscrire le retrait d'un propriétaire ou, pour une société de type S, le salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Des locataires, des coiffeurs à commission et le propriétaire partagent un seul terminal de carte, et les dépôts ne concordent pas avec les ventes et les pourboires : voir inscrire les ventes quotidiennes du point de vente et le rapprochement des ventes et des versements, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour organiser les livres par coiffeur.
• Des formulaires 1099 ou W-2 étaient erronés ou manquants pour des années passées : voir quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal et mettre en place la paie, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer la rémunération, les pourboires et les formulaires de chaque coiffeur pour les années en cause.
• Des pourboires ont été payés en argent ou gardés dans la caisse : voir les pourboires par carte de crédit : revenu ou dette et les registres des ventes d'une entreprise payée comptant, et obtenez de l'aide en tenue de livres si ces paiements n'ont jamais été inscrits.
• Vous vendez des produits de détail : voir le coût des marchandises vendues sur l'annexe C et quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous avez besoin de comptes qui correspondent à la déclaration de revenus : voir le plan comptable pour l'annexe C.