Ghi sổ cho tiệm làm tóc: thuê ghế hay ăn hoa hồng

Ghi sổ cho tiệm làm tóc xử lý người thuê ghế và thợ ăn hoa hồng thế nào?

Người thuê ghế điều hành một doanh nghiệp riêng bên trong tiệm và trả tiền thuê cho tiệm, nên tiệm chỉ ghi tiền thuê và không ghi gì thêm. Thợ ăn hoa hồng làm việc trong doanh nghiệp của tiệm, nên tiệm ghi toàn bộ tiền dịch vụ là doanh thu và phần của thợ là chi phí lương. Thợ thuộc loại nào tùy vào thực tế của mối quan hệ, không tùy vào tên trên thỏa thuận (IRS).

Trường hợp của một tiệm không đơn giản khi "người thuê ghế" làm theo ca do tiệm đặt hoặc tính theo bảng giá của tiệm, khi "nhà thầu" chỉ được trả hoa hồng mà tiệm lại nhận đặt lịch hẹn, khi tiệm có cả hai loại thợ, hoặc khi một máy quẹt thẻ chung lẫn doanh thu, tiền boa và tiền thu của người thuê ghế. Phân loại sai có thể khiến tiệm nợ thuế lao động của những năm trước (IRS), nên thợ ăn hoa hồng được trả bằng Form 1099 là chỗ đầu tiên nên xem. Hãy gom thỏa thuận thuê, cách chia tiền, báo cáo của máy bán hàng và đơn vị xử lý thẻ, sổ ghi tiền boa, hóa đơn sản phẩm, và các Form 1099 hoặc W-2 đã nộp.

Trang này nói về quy định liên bang. Các phép thử của IRS dùng ở đây mang tính chung, nên cũng phù hợp với tiệm cắt tóc nam và tiệm làm móng, nối mi, chăm sóc da. Cơ quan lao động, thuế thất nghiệp và cấp phép của tiểu bang có thể áp dụng phép thử riêng, nên hãy kiểm tra tiểu bang của bạn.

Dấu hiệu nào cho thấy người thuê ghế thật sự điều hành doanh nghiệp riêng?

Người thuê ghế thuê chỗ từ một doanh nghiệp có sẵn và điều hành doanh nghiệp riêng với tư cách nhà thầu độc lập (Publication 4902). IRS chia bằng chứng thành quyền kiểm soát hành vi, quyền kiểm soát tài chính và quan hệ giữa các bên, và không một dữ kiện đơn lẻ nào quyết định (IRS).

Nguồn cho bảng: Publication 4902 và Publication 15-A. Publication 4902 nói rằng khi thiếu các yếu tố của người thuê ghế, thợ nhiều khả năng là nhân viên của doanh nghiệp cung cấp chỗ làm. Publication 15-A xem các chi phí cố định, liên tục, đến hạn dù có làm việc hay không, là đặc biệt quan trọng, và tiền thuê ghế là loại chi phí đó. Hướng dẫn của IRS không đề cập tiền thuê được đặt theo phần trăm doanh thu của thợ; khoản đó giống hoa hồng, và có thể cho thấy thợ là nhân viên. Thỏa thuận bằng văn bản chỉ là một dữ kiện trong nhiều dữ kiện.

Nếu câu trả lời sát nhau, doanh nghiệp hoặc người lao động đều có thể nhờ IRS quyết định bằng Form SS-8 (IRS). Phép thử đầy đủ và con đường đó nằm trong nhà thầu hay nhân viên.

Tiền thuê ghế có phải thu nhập của tiệm không, và ghi nhận thế nào?

Có. Tiền người thuê ghế trả là thu nhập của tiệm. Hãy ghi vào một tài khoản riêng, thu nhập từ tiền thuê ghế, kèm thẻ cho từng người thuê, vào lúc đến hạn hoặc lúc nhận tùy phương pháp kế toán của tiệm. Đừng đưa vào doanh thu dịch vụ. Doanh thu cắt tóc, tiền boa và doanh thu bán lẻ của người thuê ghế thuộc về người đó và không vào sổ sách của tiệm.

Tiền thuê được khai ở đâu là câu hỏi về tờ khai. Hướng dẫn của IRS về cho thuê được viết cho nhà ở, khách sạn và các hình thức cho thuê tương tự, không phải tiền thuê ghế. Hướng dẫn này đưa tiền thuê vào Schedule E, nhưng vào Schedule C, kèm thuế tự kinh doanh, khi chủ sở hữu cung cấp dịch vụ đáng kể chủ yếu vì sự thuận tiện của người sử dụng chỗ, chẳng hạn dọn dẹp thường xuyên hoặc thay khăn trải (Publication 527; Publication 334). Quầy lễ tân, khăn giặt sẵn và vật tư dùng chung có làm dịch vụ của tiệm trở thành đáng kể hay không là câu hỏi về dữ kiện, và ấn phẩm của IRS về ngành thẩm mỹ không nói chủ tiệm khai tiền thuê ghế ở đâu. Tiệm do hợp danh hoặc công ty sở hữu khai tiền thuê trên tờ khai của pháp nhân đó.

Với thợ ăn hoa hồng, tiệm có ghi toàn bộ tiền dịch vụ là doanh thu không?

Có, khi khách mua dịch vụ từ tiệm và trả tiền cho tiệm: toàn bộ giá khi đó là doanh thu của tiệm. Thu nhập kinh doanh gồm cả tiền khách trả bằng thẻ (Publication 334). Phần của thợ là chi phí, và tên gọi của nó tùy vào tư cách của thợ:

• Nhân viên: phần đó là tiền lương, và tiền lương gồm cả hoa hồng (Publication 15). Tiệm khấu trừ thuế thu nhập cùng thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên, và nộp thuế An sinh Xã hội (6,2%) và Medicare (1,45%) của người sử dụng lao động, cộng thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang. Tiền lương nhân viên và thuế lương của người sử dụng lao động nhìn chung được khấu trừ (Publication 334). Hãy ghi tiền lương và thuế lương vào các tài khoản riêng để thấy toàn bộ chi phí của từng thợ; các bút toán nằm trong bút toán ghi sổ cho bảng lương.
• Nhà thầu: phần đó là chi phí nhân công theo hợp đồng. Thuế lương không bị khấu trừ, nhưng khấu trừ dự phòng 24% áp dụng nếu nhà thầu không cung cấp mã số thuế bắt buộc hoặc IRS cho biết mã số sai (hướng dẫn). Có phải nộp Form 1099-NEC hay không tùy vào số tiền, tư cách tính thuế của nhà thầu và cách tiệm trả tiền (nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế). Nếu thợ bán dưới tên mình và tiệm chỉ thu hộ, tiệm có thể chỉ đang chuyển tiền chứ không kiếm được khoản đó, như với tiền thu của người thuê ghế; xem doanh thu gộp hay ròng.

Hoa hồng là cách trả tiền, không phải tư cách. Nhân viên nhìn chung được bảo đảm một mức lương đều đặn trong một kỳ, và IRS cho biết điều đó thường cho thấy nhân viên kể cả khi có thêm hoa hồng; nhà thầu độc lập thường được trả một khoản cố định hoặc trả theo thời gian và vật liệu (Publication 15-A). Thợ làm theo lịch của tiệm, với khách và bảng giá của tiệm, chỉ ăn một phần chia, trông giống nhân viên hơn nhà thầu.

Tiệm gửi 1099 hay W-2 cho người thuê ghế hoặc thợ ăn hoa hồng?

Người thuê ghế thường không nhận biểu mẫu nào, vì tiệm không trả họ gì cho công việc. Nhân viên ăn hoa hồng nhận Form W-2. Nhà thầu ăn hoa hồng nhìn chung nhận Form 1099-NEC.

Tiệm cho khách của người thuê ghế quẹt qua máy của mình rồi chi lại cho người thuê ở vào thế khó hơn. Hướng dẫn Form 1099-K xem doanh nghiệp nhận thanh toán thẻ thay cho người khác rồi phân phối lại là bên khai cho những người mà nó trả (hướng dẫn), nên tiệm có thể phải nộp Form 1099-K cho người thuê đó. Hãy giữ hồ sơ mọi khoản chuyển qua, và đối chiếu Form 1099-K của đơn vị xử lý với doanh thu bằng đối chiếu doanh thu và tiền chi trả.

Form W-2 và Form 1099-NEC cho năm thuế này đều đến hạn ngày 1 tháng 2 năm 2027. Ai nhận 1099 và Form W-9 cần thu trước nằm trong nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế. Cách bắt đầu bảng lương nằm trong thiết lập bảng lương.

Tiệm ghi sản phẩm bán lẻ, giá vốn và sản phẩm dùng tại ghế thế nào?

Tiệm ghi sản phẩm bán lẻ là doanh thu bán lẻ, giá của sản phẩm đã bán là giá vốn hàng bán, và sản phẩm dùng cho khách là chi phí vật tư.

IRS cho biết quy tắc giá vốn hàng bán không áp dụng cho doanh nghiệp dịch vụ cá nhân, nhưng áp dụng cho doanh nghiệp cũng bán hoặc tính tiền cho vật liệu và vật tư mà doanh nghiệp thường dùng (Publication 334). Vì vậy sản phẩm bán lẻ đi qua hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, và tiệm tính riêng cho khách một khoản phí cho sản phẩm nhuộm hoặc dưỡng thì tính sản phẩm đó theo cách tương tự. Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ có thể chọn không giữ hàng tồn kho, nhưng vẫn cần một phương pháp phản ánh rõ thu nhập. Cách kiểm kê hàng và điền Schedule C Part III nằm trong giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Thu thuế bán hàng trên hàng bán lẻ nằm trong khi nào bạn phải thu thuế bán hàng, và mua sản phẩm miễn thuế để bán lại nằm trong giấy chứng nhận bán lại.

Tiền boa bằng tiền mặt và bằng thẻ được ghi thế nào cho người thuê ghế và thợ ăn hoa hồng?

Tiền boa tự nguyện để lại cho người thuê ghế, nhân viên hay nhà thầu không bao giờ là doanh thu của tiệm. Tiền boa thuộc về thợ, và không phải khoản trả cho người sử dụng lao động hay một phần tổng doanh thu của người sử dụng lao động. Tiền boa của chủ doanh nghiệp một chủ cho công việc chính họ làm là thu nhập kinh doanh, khai trên Schedule C và chịu thuế tự kinh doanh (IRS). Khoản khách bắt buộc phải trả, như tiền phục vụ tự động cộng thêm, là phí dịch vụ, không phải tiền boa, và là thu nhập của tiệm kể cả khi tiệm chuyển lại (IRS). Sổ sách theo tiền boa đến đúng người sở hữu nó.

Tín thuế của người sử dụng lao động cho thuế An sinh Xã hội và Medicare trên tiền boa áp dụng cho tiền boa của nhân viên làm nghề cắt tóc nam, chăm sóc tóc, chăm sóc móng và thẩm mỹ (IRS). Tiền boa nói sâu hơn, gồm tín thuế đó, phí dịch vụ bắt buộc và quy tắc khai tiền boa hiện hành, nằm trong tiền boa qua thẻ tín dụng: doanh thu hay khoản phải trả.

Một khoản tiền thẻ nộp vào ngân hàng gồm doanh thu, thuế bán hàng, tiền boa và đôi khi tiền thu của người thuê ghế, trừ phí. Hãy lập doanh thu từ báo cáo bán hàng, không từ các khoản nộp. Xem ghi doanh thu bán hàng hằng ngày từ POS và khoản nộp đã trừ phí và tiền boa.

Tiệm xem lợi nhuận theo từng ghế hay từng thợ thế nào?

Gắn thẻ cho mọi lần bán, dòng chi lương và dòng tiền thuê theo thợ hoặc ghế của nó, và báo cáo kết quả kinh doanh có thể chạy theo thẻ. Nhiều phần mềm gọi thẻ này là class hoặc tracking category.

Lợi nhuận của thợ ăn hoa hồng là doanh thu dịch vụ trừ tiền công của thợ đó, thuế lương của người sử dụng lao động trên khoản ấy và vật tư đã dùng. Lợi nhuận của ghế ăn hoa hồng là thu nhập gắn thẻ cho ghế đó trừ tiền công của thợ, thuế lương của người sử dụng lao động trên tiền lương và tiền boa, vật tư và các chi phí trực tiếp khác, rồi trừ phần chia tiền thuê mặt bằng và tiện ích của tiệm. Lợi nhuận của ghế cho thuê là thu nhập từ tiền thuê ghế trừ các chi phí tiệm gánh cho ghế đó. Cách chia chi phí chung là lựa chọn quản lý, không phải quy tắc thuế. Về cách thiết kế tài khoản, xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C và giá vốn hàng bán cho doanh nghiệp dịch vụ.

Nếu các thợ của tiệm thuộc nhiều loại, hoặc thợ ăn hoa hồng được trả bằng 1099 nhiều năm thì sao?

Tiệm có cả người thuê ghế, nhân viên và nhà thầu vẫn ghi sổ được khi mỗi thợ được phân loại theo dữ kiện riêng của họ và có thỏa thuận, thẻ và tài khoản riêng. Rủi ro nằm ở dữ kiện, không phải ở việc có nhiều hơn một loại.

Nếu thợ ăn hoa hồng được trả bằng Form 1099 mà dữ kiện cho thấy họ là nhân viên, tiệm có thể nợ thuế lao động cho họ trừ khi được miễn giảm (IRS). Việc miễn giảm có thể khó hơn với tiệm đã đưa một số thợ cùng loại công việc vào bảng lương còn số khác trả bằng Form 1099 (IRS; IRS). Người kiểm soát các khoản chi của tiệm và cố ý không nộp thuế lương đã khấu trừ có thể phải tự chịu khoản thuế đó, dưới dạng tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) (IRS). Các con đường (Voluntary Classification Settlement Program, miễn giảm section 530 và phán quyết Form SS-8), việc sửa ngược về bao xa và ai khác có thể nợ thuế nằm trong nhà thầu hay nhân viên. Sửa các năm trước bắt đầu bằng sổ sách cho thấy tiền công, tiền boa và biểu mẫu của từng thợ, từng năm.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Người thuê ghế trả $800 mỗi tháng

Một người thuê ghế trả cho tiệm $800 mỗi tháng. Tiệm ghi $800 vào thu nhập từ tiền thuê ghế mỗi tháng, $9.600 cho cả năm. Trong cùng năm, người thuê thu $12.000 từ cắt tóc, $1.800 tiền boa và $500 từ bán lẻ. Tất cả thuộc về người thuê và không vào sổ sách của tiệm. Nếu khách của người thuê trả qua máy của tiệm, tiệm sẽ ghi các khoản thu đó là khoản phải trả cho người thuê và chi lại đầy đủ, không ghi là doanh thu.

Nhân viên ăn hoa hồng chia 50%

Một thợ là nhân viên làm dịch vụ trị giá $6.000 trong một tháng, chia 50%, và khách để lại $600 tiền boa trên thẻ.

Doanh thu là $6.000 và tiền boa không phải doanh thu cũng không phải chi phí. Trước vật tư và thuế thất nghiệp, tiệm giữ lại khoảng $2.725 trong $6.000.

Tiệm bán dầu gội

Một tiệm mua $2.000 dầu gội để bán lại và bán được $3.000 trong năm. Số đơn vị đã bán có giá vốn $1.300, và $700 vẫn còn trên kệ. Doanh thu bán lẻ là $3.000 và giá vốn hàng bán là $1.300, nên hàng tồn trên kệ vẫn là tài sản. Với thuế bán hàng 8% đánh vào người mua, tiệm còn giữ $240 thuế bán hàng phải nộp, khoản này không thuộc $3.000.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn trả thợ ăn hoa hồng bằng 1099 nhưng đặt giờ làm, giá hoặc khách cho họ: dữ kiện có thể cho thấy họ là nhân viên. Hãy đọc nhà thầu hay nhân viên, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để lập sổ sách cho từng thợ và dựng lại các năm trước khi tư cách của họ được xác định.
• Bạn muốn chuyển thợ ăn hoa hồng sang thuê ghế: hợp đồng thuê mới chỉ là một dữ kiện trong nhiều dữ kiện (IRS), nên giờ làm, giá, khách và sản phẩm cũng phải thay đổi. Hãy đọc nhà thầu hay nhân viên, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để đóng bảng lương và ghi thu nhập từ tiền thuê của từng người thuê ghế.
• Bạn là chủ tiệm và cũng làm tóc tại ghế: doanh thu từ việc bạn làm là doanh thu của tiệm, không phải hoa hồng. Xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu hoặc, với S corporation, tiền lương của chủ S corporation.
• Người thuê ghế, thợ ăn hoa hồng và chủ tiệm dùng chung một máy quẹt thẻ, và khoản nộp ngân hàng không khớp với doanh thu và tiền boa: xem ghi doanh thu bán hàng hằng ngày từ POS và đối chiếu doanh thu và tiền chi trả, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để lập sổ sách theo từng thợ.
• Form 1099 hoặc W-2 của những năm trước sai hoặc bị thiếu: xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế và thiết lập bảng lương, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại tiền công, tiền boa và biểu mẫu của từng thợ cho những năm liên quan.
• Tiền boa trả bằng tiền mặt hoặc giữ trong két: xem tiền boa qua thẻ tín dụng: doanh thu hay khoản phải trả và hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp dùng tiền mặt, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu các khoản đó chưa từng được ghi.
• Bạn bán sản phẩm bán lẻ: xem giá vốn hàng bán trên Schedule C và khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn cần các tài khoản khớp với tờ khai thuế: xem hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.