Saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde

¿Tengo que registrar todo lo que ocurrió antes de que empezara mi contabilidad?

A menudo no, si el año ya terminó y su declaración está presentada: los libros pueden partir del balance general de cierre de ese año, siempre que la declaración presentada sea una base sólida. Sí, para cualquier año cuya declaración aún esté pendiente, porque una declaración reporta los ingresos y gastos de todo el año fiscal. El IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) indica que, con pocas excepciones, la ley no exige un tipo particular de registros, pero los registros deben respaldar lo que reporta la declaración.

Un caso no es sencillo, y conviene resolverlo con un preparador antes de cargar nada, cuando hay una declaración presentada o por vencer de un año que sus libros no cubren, cuando un año anterior no tiene declaración presentada, cuando los saldos iniciales no coinciden con la última declaración presentada, cuando nunca se depreció un equipo, o cuando el dinero del negocio y el personal compartieron una cuenta. Reúna primero:

• Los estados de cuenta de cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo, uno por cada mes desde el primer día del año fiscal.
• El saldo de cada cuenta el día anterior a la fecha de inicio.
• Una lista de equipos con fechas y costos de compra.
• La última declaración presentada.
• Un registro del dinero que los propietarios aportaron o retiraron.

Conserve los documentos de los años anteriores. El IRS indica que se deben conservar los registros todo el tiempo que puedan hacer falta para probar los ingresos o las deducciones de una declaración, y un saldo inicial no los reemplaza: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué fecha de inicio debo elegir y por qué importa el año fiscal?

La fecha de inicio habitual es el primer día de un año fiscal: el 1 de enero para un negocio con año calendario. Un año fiscal es el período anual que un negocio usa para llevar sus registros y reportar sus ingresos y gastos.

• Los libros coinciden con la declaración. Las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final de cada año fiscal, mientras que las cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto se arrastran al año siguiente. Empezar el primer día del año hace que el primer estado de resultados cubra exactamente lo que cubre la declaración.
• El patrimonio es más fácil de respaldar. Abrir los libros en cualquier otro día mete la ganancia obtenida hasta ese momento del año en el patrimonio inicial, una cifra que no aparece en ninguna declaración presentada.
• Un negocio nuevo empieza su primer día, solo con lo que aportaron los propietarios. Una entidad que no existió durante todo un año presenta una declaración por el período más corto en que existió. Un negocio con ejercicio fiscal empieza el primer día de su ejercicio fiscal.

Un negocio que nunca ha presentado declaración adopta su año fiscal y su método contable con su primera declaración, salvo que deba usar un año fiscal determinado, y después de esa declaración cambiar el método por lo general requiere la aprobación del IRS. Ambas decisiones tienen sus propias reglas: método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño, ejercicio fiscal o año calendario.

¿Qué incluye un saldo inicial?

Un saldo inicial es el saldo de cada activo, deuda y cuenta del propietario en la fecha de inicio. Los activos menos las deudas dejan el patrimonio.

El dinero recibido por un trabajo que aún no se hizo puede ser un pasivo en los libros, pero por lo general cuenta como ingreso cuando se recibe, salvo que se aplique un diferimiento del método de acumulación: cobros anticipados y depósitos de clientes.

El patrimonio es un resultado, no un dato de entrada. Si resulta inesperadamente grande o negativo, hay que explicarlo: una cuenta que falta o un número equivocado o, si es negativo, pérdidas o retiros que de verdad superaron lo aportado. Opening Balance Equity.

¿Cómo registro las transacciones de los meses anteriores al inicio de mi contabilidad?

Cárguelas a partir de los estados de cuenta, mes por mes, desde el primer día del año fiscal. Un saldo inicial con la fecha en que se configuraron los libros no reemplaza esos meses; un estado de resultados armado con esos libros dejaría fuera sus ingresos y gastos, y una declaración preparada con ese estado de resultados también.

1. Defina los saldos iniciales el primer día del año fiscal, o el día en que empezó el negocio si es posterior.
2. Cargue cada mes anterior a partir de los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, usando una sola fuente por mes.
3. Concilie el mes antes de empezar el siguiente. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente cada mes para que el estado de cuenta, la chequera y los libros coincidan.
4. Clasifique los depósitos según el método contable. Con el método de efectivo, los pagos de los clientes son ingreso cuando se reciben. Con el método de acumulación, un pago de una factura ya registrada cancela la cuenta por cobrar y no es ingreso otra vez. El dinero que aportó el propietario, los préstamos y las transferencias entre cuentas no son ventas: qué depósitos no son ingresos.
5. Conserve la factura o el recibo de cada costo. El comprobante de pago por sí solo no establece una deducción: recibos perdidos.

Si el dinero del negocio y el personal compartieron una cuenta en esos meses, sepárelo antes de cargarlo: cómo corregir la mezcla de fondos del negocio y personales.

¿Cómo valoro los equipos y otros activos que tenía antes de que empezaran los libros?

Use el costo de lo que compró el negocio. La base fiscal es el monto sobre el que se calcula la depreciación. En el caso de algo que un propietario único, o el dueño de una LLC de un solo miembro gravada como empresa individual, pasa del uso personal al uso del negocio, la base de depreciación es la menor entre su valor de mercado y su costo ajustado el día en que cambió su uso. Luego muestre la depreciación ya tomada o que se pudo tomar.

La fecha del cambio es el día en que empezó el uso comercial, no el día en que empezaron los libros. Una laptop usada en el negocio desde el año pasado cambió de uso el año pasado, así que su valor ese día fija la base, y la depreciación del año pasado ya puede corresponder. Un bien que un propietario aporta a una sociedad de personas por lo general conserva la base ajustada del propietario (26 U.S.C. § 723). Un bien aportado a una corporación en un canje calificado por acciones (sección 351, que exige tener el control justo después) por lo general también la conserva, pero si los bienes valen en total menos que la base que tiene el propietario en ellos, la base de la corporación se limita al valor de mercado. En cambio, el propietario y la corporación pueden acordar por escrito reducir la base de las acciones del propietario, con una declaración presentada junto con la declaración original presentada a tiempo del año de la transferencia; la elección no se puede deshacer (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542). Una LLC gravada como corporación sigue esta regla corporativa aunque tenga un solo propietario. Qué regla aplica lo decide un preparador: cómo aportar bienes personales a su LLC.

Un equipo que se canceló por completo, por ejemplo con la sección 179, igual debe estar en la lista: ya recuperó su base, así que aparece a su costo con una depreciación acumulada igual al costo.

Si una declaración anterior omitió la depreciación, el costo igual se reduce por lo que correspondía depreciar. La depreciación que correspondía en un año anterior no se puede recuperar en la declaración del año en curso; la corrigen una declaración enmendada o un cambio de método contable, y cuál aplica depende de los hechos (Publication 946): cómo reconstruir un cuadro de depreciación perdido.

¿Cuál es el asiento contable de la depreciación o amortización acumulada como saldo inicial?

La depreciación acumulada entra como un saldo acreedor junto al costo del equipo, dentro del único asiento inicial que también incluye el saldo del banco, las deudas y el patrimonio. No es un gasto del año en curso: la depreciación de los años anteriores pertenece a esos años.

• Debite cada activo: el saldo del banco, el equipo al costo, el inventario al costo.
• Acredite la depreciación acumulada y cada deuda. Acredite el patrimonio por la diferencia, o debítelo si la diferencia es un déficit.
• El total de los débitos es igual al total de los créditos, como exige la partida doble.

La amortización acumulada funciona igual con los activos intangibles, como los costos de inicio del negocio: debite el activo por su costo total y acredite la amortización acumulada por la parte ya deducida. En un equipo, el término es depreciación. El ejemplo muestra el asiento de depreciación con números.

¿Cómo trato el dinero que los propietarios aportaron o retiraron antes del inicio?

El dinero que un propietario aporta o retira como propietario no es ingreso ni gasto. Los retiros de un propietario único son retiros del propietario (draws) aunque este trabaje en el negocio. El pago de una corporación a un propietario que trabaja en ella por lo general pasa por la nómina. Los pagos por servicios a un socio siguen las reglas de la sociedad de personas; los pagos garantizados son los fijados sin importar el ingreso de la sociedad (26 U.S.C. § 707(c)). En los años anteriores ya está dentro del patrimonio inicial. En los meses del año en curso que cargue a partir de los estados de cuenta, registre cada transferencia como un aporte o un retiro.

Que el dinero aportado por un propietario fuera un préstamo o capital cambia los libros y la declaración. Si ningún documento indica cuál fue, resuélvalo con un preparador antes del asiento inicial: aporte del propietario o préstamo a su LLC, préstamos a accionistas y cuentas de capital de los socios.

Si presenté declaraciones antes, ¿cómo cuadran mis saldos iniciales con la última declaración?

Compare los totales con el balance general (Schedule L) de la última declaración presentada, si lo tiene. La declaración de un propietario único no lo tiene.

Las instrucciones de los Forms 1065, 1120-S y 1120 dicen que los balances generales del Schedule L deben coincidir con los libros y registros. Si la declaración anterior se preparó sin libros, su Schedule L puede basarse en estimaciones que los estados de cuenta no respaldan.

Cuando los saldos iniciales difieren del Schedule L presentado, forzar una coincidencia, o dejar la diferencia en una cuenta de patrimonio general, oculta la diferencia. Anotar la diferencia y su causa la mantiene visible. Una diferencia que apunta a un error en una declaración presentada es decisión de un preparador: utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado. Si los libros se trasladan desde un contador o software anterior, use saldos iniciales después de cambiar de contador.

¿Qué gasté antes del día de apertura y cómo se tratan los costos de inicio?

Lo que se gasta antes de que empiece el negocio por lo general es un costo de inicio (start-up cost): una parte se deduce en el primer año y el resto se reparte a lo largo de 180 meses. El día en que empezaron sus libros no es el día en que empezó su negocio, y las reglas tributarias usan la fecha de inicio del negocio. Los gastos de operación posteriores al inicio del negocio pero anteriores al inicio de sus libros pertenecen al año que asigna el método contable, aunque los registre solo ahora. Los equipos, el inventario y otros gastos de capital siguen sus propias reglas.

Los costos de inicio son lo que se gasta antes de que las operaciones del negocio empiecen de verdad. Cuentan si habrían sido deducibles en un negocio ya en marcha; los intereses, los impuestos y los costos de investigación siguen sus propias reglas (26 U.S.C. § 195(c)). Una corporación o una sociedad de personas tiene una regla paralela para los costos de organización. Los equipos son distintos: su costo por lo general se recupera mediante la depreciación.

En los libros, la parte de los costos de inicio que aún no se deduce es un activo propio en el saldo inicial. La sección 195 no da una prueba para saber cuándo empieza un negocio, salvo que un negocio adquirido empieza cuando usted lo adquiere. Si esa fecha no está clara, o los costos son grandes, resuélvalo antes de los asientos iniciales. Los montos y la elección: costos de inicio de una LLC o un propietario único. Costos pagados a título personal: costos de inicio pagados a título personal antes de la LLC.

¿Cómo verifico que los saldos iniciales sean correctos?

Los saldos iniciales son correctos cuando los libros nuevos coinciden con los estados de cuenta, la lista de activos y la última declaración presentada, o cuando cada diferencia está anotada y explicada.

Una primera conciliación que no logra partir del saldo correcto: el saldo inicial de la conciliación es incorrecto. Rutina de cierre continua: lista de verificación del cierre mensual.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una desarrolladora freelance empieza sus libros en julio

Una desarrolladora empezó a trabajar por su cuenta el 1 de febrero y recibió $40,000 de clientes hasta fines de junio, con $4,000 en costos de software y suscripciones. Empieza sus libros en julio. Su Schedule C cubre todo el año, así que fija la fecha de inicio el 1 de febrero con un saldo inicial de cero y luego carga de febrero a junio con sus estados de cuenta bancarios. Abrir los libros el 1 de julio con un saldo bancario dejaría esos cinco meses fuera del estado de resultados, y un Schedule C armado con los libros omitiría los $40,000. Si hubiera trabajado por su cuenta durante años y la declaración del año pasado estuviera presentada, definiría los saldos iniciales el 31 de diciembre del año pasado con sus estados de cuenta y su lista de activos, y cargaría de enero a junio con sus estados de cuenta bancarios.

Una LLC de dos miembros abre sus libros el 1 de enero

Dos socios con partes iguales empiezan los libros el 1 de enero, con aportes iguales y retiros iguales. Los estados de cuenta muestran $12,000 en el banco y $5,000 adeudados de un préstamo. La lista de activos muestra un equipo comprado por $8,000 con $3,000 de depreciación a la fecha. El patrimonio es lo que queda: $12,000 + $8,000 − $3,000 − $5,000 = $12,000, $6,000 cada uno. Si sus aportes o retiros hubieran sido distintos, cada cuenta de capital seguiría sus propios aportes, su parte de la ganancia y sus retiros.

El equipo neto de $5,000 y el capital total de $12,000 se comparan luego con el último Schedule L presentado y con el capital final de los socios en sus Schedules K-1. Si no se exigía un Schedule L, no hay nada que comparar, y los estados de cuenta y la lista de activos son la prueba.

Una laptop pasa al negocio de un propietario único

Una propietaria única compró una laptop por $1,800 para uso personal. Cuando empieza a usarla para el negocio, vale $900. Su base para la depreciación es la menor de las dos, $900. El asiento inicial es un débito a equipo y un crédito al patrimonio del propietario, ambos por $900. Los otros $900 no se pueden depreciar, y una venta posterior usa reglas de base distintas para una ganancia y para una pérdida (Publication 551).

¿Es distinto en su caso?

• Hay una declaración pendiente de un año que los libros no cubren, o una declaración presentada puede no ser sólida: qué fecha de inicio usar, qué meses anteriores reconstruir y cómo incorporar los saldos previos a los libros son decisiones de criterio que dependen de los hechos. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Nunca se presentaron las declaraciones de años anteriores: vea cómo ponerse al día con las declaraciones de negocios sin presentar.
• Los saldos iniciales no cuadran con una declaración presentada, o hay un monto grande sin explicar en una cuenta de patrimonio: vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado, Opening Balance Equity y ayuda con la contabilidad.
• Tiene informes de un contador anterior o un archivo previo: use saldos iniciales después de cambiar de contador.
• Compró con su propio dinero mercancía para vender antes de abrir: vea inventario inicial que ya tenía.
• Nunca se reclamó la depreciación o se perdió la lista de activos: vea cómo reconstruir un cuadro de depreciación perdido y ayuda con la contabilidad.
• Nunca se llevó el capital de los socios: vea cómo reconstruir las cuentas de capital de una sociedad de personas y ayuda con la contabilidad.
• El negocio es una propiedad de alquiler: vea cómo ponerse al día con la contabilidad de una propiedad de alquiler.
• Usted es dueño de la empresa de EE. UU. desde fuera de EE. UU.: vea contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera.
• Pagó a empleados o cobró impuesto sobre las ventas en esos meses: vea atraso en los impuestos de nómina y cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas sin cobrar.
• No sabe si conviene limpiar, ponerse al día o empezar un archivo nuevo: vea limpiar la contabilidad o empezar de cero.
• El negocio está en Canadá: vea libros después de constituir una empresa individual en sociedad y contabilidad atrasada en Canadá.