LLC : comptes de capitaux propres, apports et retraits

De quels comptes de capitaux propres une LLC a-t-elle besoin?

Les comptes de capitaux propres d'une LLC dépendent de la façon dont l'IRS l'impose, non du mot « LLC » ni de la désignation de l'État. L'IRS traite une LLC constituée aux États-Unis qui compte deux membres ou plus comme une société de personnes, et une LLC à un seul membre comme une partie de la déclaration de son propriétaire, à moins que la LLC produise le formulaire 8832 pour être imposée comme une société. Sauf dans quelques cas, la loi n'exige aucun type précis de registres; les noms de comptes relèvent donc de la pratique de tenue de livres. Ce que lit chaque déclaration, en revanche, est fixe.

Un dossier n'est pas simple lorsque la LLC compte deux membres ou plus ou a fait le choix de société de type S ou de type C, que la classification est inconnue, qu'un choix a été produit mais que les livres n'ont jamais changé, qu'un membre s'est joint à la LLC ou l'a quittée, ou que l'argent du propriétaire passe par le compte de l'entreprise depuis des mois sans étiquette. Réunissez d'abord : la date de constitution, la convention d'exploitation, tout formulaire 8832 ou 2553 avec la réponse de l'IRS, les dépôts et retraits datés du propriétaire, et le dernier bilan. Pour une toute nouvelle LLC, commencez par mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.

De quels comptes de capitaux propres une LLC à membre unique a-t-elle besoin?

Une LLC à membre unique tient généralement trois comptes de capitaux propres : l'investissement du propriétaire pour l'argent versé, les retraits du propriétaire pour l'argent retiré, et les capitaux propres du propriétaire pour la participation accumulée du propriétaire. L'activité de la LLC est déclarée dans la déclaration du propriétaire et les annexes C, E et F n'ont aucune section sur les capitaux propres; ces comptes servent donc au propriétaire, à un prêteur et aux soldes d'ouverture de l'an prochain.

La Publication 334 décrit un compte de retraits comme un compte distinct pour le revenu d'entreprise retiré afin de payer des dépenses personnelles et familiales. La Publication 583 indique que les comptes de produits et de charges sont fermés à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et de valeur nette restent ouverts. En pratique, le bénéfice est fermé dans les capitaux propres du propriétaire, et de nombreux livres y ferment aussi l'investissement et les retraits pour que chaque année reparte de zéro; les capitaux propres de clôture sont les mêmes dans les deux cas. Les logiciels appellent souvent le compte de capitaux propres du propriétaire Retained Earnings (bénéfices non répartis). Pour une LLC à un propriétaire, il contient le bénéfice accumulé, ainsi que les retraits et l'argent versé une fois ces comptes fermés dans celui-ci.

Pourquoi chaque membre d'une LLC à plusieurs membres a-t-il besoin de son propre compte de capital?

Chaque membre devrait avoir un compte de capital distinct, parce que les apports, les retraits et les parts de bénéfice diffèrent selon le membre, et que la déclaration de la société de personnes déclare le compte de chaque membre, sauf si la société de personnes est assez petite pour en être dispensée (voyez l'annexe L d'une déclaration de société). La case L de chaque annexe K-1 montre le capital d'ouverture, le capital apporté, la part du revenu net ou de la perte, les autres augmentations ou diminutions, les retraits et distributions, et le capital de clôture du membre. Une seule ligne combinée de capitaux propres des propriétaires ne peut pas produire ces chiffres.

Dans les livres, donnez à chaque membre un compte de capital avec un sous-compte d'apports et un sous-compte de retraits. Le revenu net est généralement réparti selon la convention d'exploitation, et les membres peuvent devoir de l'impôt sur leur part qu'elle soit distribuée ou non. La case L compte les biens apportés à leur coût de base fiscal rajusté, non à leur valeur de marché; la méthode compte donc; voyez comptes de capital des associés.

Deux pièges :

• Le capital n'est pas le coût de base. Le montant de la case L peut ne pas égaler le coût de base rajusté du membre dans sa participation à la LLC (le coût de base est l'investissement fiscal du membre dans celle-ci); chaque membre tient donc un registre distinct de son coût de base.
• Le capital peut devenir négatif. Un compte de capital de clôture peut être négatif lorsque les pertes et les distributions dépassent les apports et la part de revenu; voyez capitaux propres négatifs du propriétaire.

Les comptes jamais tenus se trouvent dans reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes, et la rémunération d'un membre pour ses services dans paiements garantis et retraits d'associés.

Quels comptes une LLC imposée comme société de type S ou de type C utilise-t-elle?

Une LLC imposée comme une société utilise le capital versé, les bénéfices non répartis et les distributions à la place des apports, des capitaux propres du propriétaire et des retraits. Le capital versé et les bénéfices non répartis correspondent aux lignes de capitaux propres de l'annexe L, le bilan du formulaire 1120-S et du formulaire 1120; les distributions sont déclarées sur d'autres annexes (annexe K et chaque K-1 pour le formulaire 1120-S, annexe M-2 pour le formulaire 1120).

Une LLC qui produit le formulaire 8832 pour obtenir le statut de société produit le formulaire 1120. Une LLC qui produit à temps le formulaire 2553 (dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition ou durant l'année précédente, avec le consentement de chaque propriétaire) est réputée avoir choisi la classification de société à compter de la date d'effet du choix de société de type S, si elle répond aux exigences d'une petite société, et produit le formulaire 1120-S. Une LLC émet des participations de membre, non des actions, et l'annexe L n'a aucune ligne pour elles; confirmez donc avec le préparateur de la déclaration quelle ligne contient le capital apporté.

Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions. Le règlement le vérifie selon que les dispositions régissant la société, y compris les ententes contraignantes sur les distributions, donnent à chaque action des droits identiques aux distributions et à la liquidation; les distributions qui diffèrent par le moment ou le montant reçoivent un effet fiscal selon les faits. Comparez les distributions de chaque actionnaire à sa participation, et faites lire la convention d'exploitation en regard par un professionnel.

Une distribution ne remplace pas la rémunération d'un travail. Les instructions du formulaire 1120-S indiquent que les distributions et autres paiements à un dirigeant sont un salaire dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable pour ses services. Voyez tenue de livres d'une société de type S et se payer à partir d'une LLC.

L'impôt du propriétaire sur une distribution diffère aussi. Une distribution d'une société de type S n'est généralement non imposée que jusqu'à concurrence du coût de base des actions du propriétaire (article 1368); voyez inscrire les distributions d'une société de type S. Une distribution d'une société de type C est généralement un dividende dans la mesure des bénéfices et profits, déclaré au propriétaire sur le formulaire 1099-DIV (Publication 542); voyez dividendes du propriétaire d'une société de type C.

Comment inscrire l'apport d'un propriétaire à ma LLC, et est-ce un revenu?

Inscrivez l'argent qu'un propriétaire verse comme une augmentation des capitaux propres (investissement du propriétaire, apport de capital d'un membre ou capital versé), non comme un revenu. C'est un prêt, et donc un passif, seulement s'il s'agit d'une vraie dette : la LLC est légalement tenue de la rembourser, les deux parties veulent un remboursement et le propriétaire est un véritable créancier (Publication 334). La Publication 583 suggère un chéquier avec de la place pour noter si chaque dépôt est un revenu d'entreprise, des fonds personnels ou un prêt.

Les règles fiscales vont dans le même sens. La Publication 541 indique que ni l'associé ni la société de personnes ne constate habituellement de gain ou de perte lorsqu'un bien est apporté en échange d'une participation dans la société de personnes. La Publication 542 indique que les apports au capital d'une société sont du capital versé et ne sont pas imposables pour la société. L'argent d'un véritable prêt n'est pas non plus un revenu, mais c'est un passif, non des capitaux propres.

1. Transférez l'argent par virement bancaire et conservez le relevé.
2. Décidez s'il s'agit d'un apport ou d'un prêt avant l'inscription; voyez apport ou prêt du propriétaire.
3. Augmentez le compte bancaire et le compte de capitaux propres, avec la date, le montant et le membre ou l'actionnaire concerné.
4. Pour un bien, inscrivez sa valeur de marché, le coût de base fiscal rajusté de l'apporteur et toute dette qui l'accompagne. La case L et l'annexe M-2 utilisent le coût de base fiscal rajusté net des dettes.

Une facture d'entreprise payée à partir d'un compte personnel reste une charge d'entreprise dans les livres. Inscrivez l'autre côté à l'investissement du propriétaire, ou à un compte à payer au propriétaire si la LLC va le rembourser. Le traitement fiscal d'un coût qu'un propriétaire a payé et qui n'a jamais été remboursé dépend des faits. Un associé tenu par la convention de société de personnes de payer un coût peut pouvoir le déduire à l'annexe E à la place, auquel cas la LLC doit l'exclure de ses charges; voyez dépenses d'une LLC payées personnellement par un associé. Pour une société de type S, voyez dépenses d'une société de type S jamais remboursées. Un dépôt inscrit comme vente gonfle le revenu.

Comment inscrire un retrait de membre, et pourquoi n'est-ce pas une charge?

Inscrivez l'argent qu'un propriétaire retire dans le compte de retraits du propriétaire, de retraits du membre ou de distributions de l'actionnaire, non dans un compte de charges. Chacun réduit les capitaux propres; aucun ne touche donc l'état des résultats. La Publication 334 indique qu'un entrepreneur individuel ne peut pas déduire son propre salaire ni ses retraits personnels, et la Publication 583 indique de ne faire des chèques à votre ordre que pour des retraits à usage personnel.

Pour les membres, un retrait sur le bénéfice n'est pas un paiement garanti déductible : les instructions du formulaire 1065 limitent cette ligne aux paiements pour des services ou l'usage de capital déterminés sans égard au revenu de la société de personnes. La Publication 542 montre qu'une société ne déduit pas les dividendes qu'elle verse.

Les pièges sont un retrait codé dans un compte de charges, qui sous-estime le bénéfice, et les dépenses personnelles sur une carte de l'entreprise, qui sont aussi des retraits (dépenses personnelles sur les cartes de l'entreprise). Écriture par écriture : inscrire un retrait du propriétaire.

Que sont les bénéfices non répartis, et comment les profits atteignent-ils les capitaux propres à la fin de l'année?

Les bénéfices non répartis sont le bénéfice gagné durant les années antérieures et conservé dans l'entreprise. Le bénéfice de l'année en cours est le bénéfice à ce jour cette année, généralement présenté comme une ligne de revenu net dans la section des capitaux propres jusqu'à la fermeture de l'année. À la fin de l'année, le bénéfice passe dans les bénéfices non répartis pour une société, et dans les capitaux propres du propriétaire ou le compte de capital de chaque membre pour une LLC transparente.

Dans une LLC à plusieurs membres, répartissez le bénéfice de chaque année entre les comptes de capital des membres selon la convention d'exploitation, pour que les comptes de capital totalisent les capitaux propres.

La colonne de la société suit l'annexe M-2 du formulaire 1120. L'argent qu'un propriétaire verse à une société va dans le capital versé, non dans les bénéfices non répartis. Sur le formulaire 1065, l'annexe M-2 établit la continuité des comptes de capital des associés, apports compris. Sur le formulaire 1120-S, l'annexe M-2 est une analyse différente : elle suit le compte des ajustements cumulés (accumulated adjustments account), un compte fiscal qui n'est pas identique aux bénéfices non répartis comptables.

Si les capitaux propres d'ouverture ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier, voyez bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier.

À quoi la section des capitaux propres du bilan doit-elle être égale chaque mois?

Le total des capitaux propres au bilan d'une LLC doit être égal au total de l'actif moins le total du passif à chaque fin de mois. La Publication 583 décrit un bilan comme l'actif, le passif et votre participation dans l'entreprise, et la valeur nette comme l'excédent de l'actif sur le passif.

Les instructions du formulaire 1065 demandent une explication lorsque le total de l'actif au début de l'année diffère de la clôture de l'année précédente. Un solde laissé dans Opening Balance Equity signale une écriture manquante; voyez solder Opening Balance Equity.

Quelles annexes de la déclaration lisent les comptes de capitaux propres de ma LLC?

Les annexes C, E et F ne lisent aucun compte de capitaux propres; les déclarations de société de personnes et de société en lisent, sur les annexes ci-dessous. L'annexe L devrait concorder avec les livres et registres, selon les instructions du formulaire 1065 et du formulaire 1120-S.

Sources : formulaire 1065, formulaire 1120-S et formulaire 1120. Une annexe omise ne dispense pas de tenir les livres : la Publication 583 note que les états financiers aident dans les relations avec une banque ou des créanciers. Les petites entités peuvent omettre certaines de ces annexes. Pour savoir qui peut le faire, ou si une déclaration demande l'annexe L et que vos livres ne peuvent pas la produire, voyez l'annexe L d'une déclaration de société.

Qu'arrive-t-il aux comptes de capitaux propres si la LLC change de classification fiscale?

Un changement de classification fiscale met fin à un ensemble de comptes de capitaux propres et en ouvre un autre à la date d'effet. Le règlement traite chaque changement facultatif comme une opération réputée, censée avoir lieu immédiatement avant la fin du jour précédant l'entrée en vigueur du choix :

Pour revenir en arrière, il faut un nouveau choix au moyen du formulaire 8832; mettre fin au seul choix de société de type S laisse la LLC imposée comme une société de type C. La société est alors réputée distribuer tout à ses propriétaires en liquidation, ce qui peut produire un gain ou une perte pour la société et ses propriétaires (article 336, article 331). Un choix au moyen du formulaire 8832 peut prendre effet jusqu'à 75 jours avant sa production et jusqu'à 12 mois après; les livres peuvent donc devoir être refaits à partir d'une date déjà passée, et la LLC ne peut généralement pas faire un nouveau choix pendant 60 mois. Le gain ou la perte, le coût de base et les chiffres d'ouverture dépendent des faits; voyez comment les LLC sont imposées.

Ajouter ou perdre un membre déplace aussi une LLC entre les régimes par défaut à un membre et à plusieurs membres, et le compte de capital d'ouverture d'un membre diffère selon qu'il s'est joint en apportant des fonds ou en achetant une participation existante; voyez inscrire le rachat de la part d'un associé.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Un membre

Un propriétaire dépose 5 000 $ US pour démarrer, retire 2 000 $ US par mois pendant six mois (12 000 $ US) et gagne 30 000 $ US. Les capitaux propres du propriétaire se terminent à 23 000 $ US (5 000 − 12 000 + 30 000). L'état des résultats montre 30 000 $ US et aucun retrait, car les retraits ne sont pas déductibles.

Deux membres

Deux membres versent chacun 10 000 $ US, et le premier retire 3 000 $ US. Avant le revenu, les comptes de capital sont de 7 000 $ US et de 10 000 $ US. Si la LLC gagne ensuite 20 000 $ US et que la convention le partage également, ils passent à 17 000 $ US et à 20 000 $ US. Une seule ligne de capitaux propres des propriétaires de 37 000 $ US cache cet écart.

Choix de société de type S

Une LLC imposée comme une société de type S commence l'année avec 50 000 $ US de bénéfices non répartis. Le propriétaire verse 8 000 $ US en espèces, inscrits comme capital versé, non comme revenu. Un versement de 20 000 $ US en espèces est inscrit comme distribution, non comme salaire ni comme charge, et les bénéfices non répartis passent à 30 000 $ US avant le bénéfice de l'année. Si une partie sert à payer le travail du propriétaire, cette partie est un salaire et passe par la paie. L'imposition du versement dépend du coût de base des actions du propriétaire.

Votre situation est différente?

• Deux membres ou plus, un choix de société de type S, ou de l'argent du propriétaire qui passe par le compte de l'entreprise depuis des mois sans étiquette : la bonne structure de capitaux propres dépend de la classification fiscale, et les écritures déjà inscrites peuvent devoir être redressées avant l'envoi d'un K-1, d'un formulaire 1120-S ou d'un bilan. Voyez démêler l'argent personnel et l'argent d'entreprise et l'aide en tenue de livres.
• Un membre s'est joint à la LLC ou l'a quittée, ou un choix a été produit mais les livres n'ont jamais changé : les capitaux propres peuvent devoir être refaits à partir de la date d'effet. Voyez inscrire le rachat de la part d'un associé, livres après un choix de société de type S et l'aide en tenue de livres. Pour un choix tardif ou refusé, voyez allègement pour un choix fiscal tardif d'une LLC.
• Les comptes de capital n'ont jamais été tenus et le formulaire 1065 est en retard : voyez reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes et l'aide en tenue de livres.
• La LLC a un propriétaire étranger : une LLC détenue en totalité par une personne étrangère, ou imposée comme une société et détenue à au moins 25 % par des étrangers, peut devoir déclarer les apports et les distributions du propriétaire sur le formulaire 5472; des registres datés comptent donc; voyez production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger. Une LLC à plusieurs membres ayant un membre étranger doit généralement verser une retenue d'impôt sur la part de ce membre du revenu lié à une entreprise américaine, et le paiement compte comme une distribution à ce membre. Voyez associés étrangers et retenue et l'aide en tenue de livres.
• Les conjoints sont les seuls propriétaires : le régime de communauté de biens et la position de déclaration des conjoints déterminent le choix entre un seul compte de capitaux propres et un compte de capital pour chaque conjoint. Voyez LLC détenues par des conjoints et des familles.
• Un prêteur ou un investisseur a demandé un bilan : voyez états financiers pour un prêt bancaire.
• Vous ne savez pas si un dépôt était un apport ou un prêt, un solde reste dans Opening Balance Equity ou les capitaux propres sont négatifs : voyez apport ou prêt du propriétaire, Opening Balance Equity et capitaux propres négatifs du propriétaire.