Soldes d'ouverture : quand la tenue de livres commence en retard

Dois-je enregistrer tout ce qui s'est passé avant le début de ma tenue de livres?

Souvent non, pour une année terminée et déjà produite : les livres peuvent partir du bilan de clôture de cette année, pourvu que la déclaration produite soit une base solide. Oui, pour toute année dont la déclaration reste à produire, parce qu'une déclaration rapporte les revenus et les dépenses de toute l'année d'imposition. L'IRS indique que, sauf quelques exceptions, la loi n'exige pas un type particulier de registres, mais que les registres doivent appuyer ce que la déclaration rapporte.

Un dossier n'est pas simple, et mérite d'être réglé avec un préparateur avant de rien saisir, lorsqu'une déclaration est produite ou due pour une année que vos livres ne couvrent pas, lorsqu'une année antérieure n'a aucune déclaration produite, lorsque les soldes d'ouverture ne concordent pas avec la dernière déclaration produite, lorsque du matériel n'a jamais été amorti, ou lorsque l'argent de l'entreprise et l'argent personnel partageaient un compte. Rassemblez d'abord :

• Les relevés de chaque compte bancaire, de carte et de prêt, un par mois en remontant au premier jour de l'année d'imposition.
• Le solde de chaque compte la veille de la date de départ.
• Une liste du matériel avec les dates et les coûts d'achat.
• La dernière déclaration produite.
• Un relevé de l'argent que les propriétaires ont investi ou retiré.

Conservez les pièces des années antérieures. L'IRS indique de conserver les registres aussi longtemps qu'ils peuvent servir à prouver les revenus ou les déductions d'une déclaration, et un solde d'ouverture ne les remplace pas : durée de conservation des registres d'entreprise.

Quelle date de départ choisir, et pourquoi l'année d'imposition compte-t-elle?

La date de départ habituelle est le premier jour d'une année d'imposition : le 1er janvier pour une entreprise à année civile. Une année d'imposition est la période annuelle qu'une entreprise utilise pour tenir ses registres et déclarer ses revenus et ses dépenses.

• Les livres concordent avec la déclaration. Les comptes de revenus et de dépenses sont soldés à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et de valeur nette sont reportés. Partir du premier jour de l'année fait que le premier état des résultats couvre exactement ce que couvre la déclaration.
• Les capitaux propres sont plus faciles à justifier. Ouvrir à toute autre date place le bénéfice gagné jusque-là cette année dans les capitaux propres d'ouverture, un chiffre qu'aucune déclaration produite ne contient.
• Une nouvelle entreprise commence à son premier jour, avec seulement ce que les propriétaires ont investi. Une entité qui n'a pas existé toute l'année produit une déclaration pour la période plus courte où elle a existé. Une entreprise qui a un exercice financier commence le premier jour de son exercice.

Une entreprise qui n'a jamais produit de déclaration adopte son année d'imposition et sa méthode comptable avec sa première déclaration, à moins qu'elle doive utiliser une année d'imposition particulière, et après cette déclaration, changer de méthode exige en général l'approbation de l'IRS. Les deux choix ont leurs propres règles : méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise, exercice financier ou année civile.

Que contient un solde d'ouverture?

Un solde d'ouverture est le solde de chaque actif, de chaque dette et de chaque compte de propriétaire à la date de départ. L'actif moins les dettes donne les capitaux propres.

L'argent reçu pour un travail pas encore fait peut être un passif dans les livres, mais compte en général comme un revenu à la réception, sauf si un report selon la méthode d'exercice s'applique : paiements anticipés et dépôts de clients.

Les capitaux propres sont un résultat, pas une donnée de départ. Lorsqu'ils sont étonnamment élevés ou négatifs, il faut une explication : un compte manquant ou un mauvais chiffre, ou, pour un chiffre négatif, des pertes ou des retraits qui ont vraiment dépassé ce qui avait été investi. Capitaux propres d'ouverture (Opening Balance Equity).

Comment saisir les opérations des mois précédant le début de ma tenue de livres?

Saisissez-les à partir des relevés, mois par mois, en commençant au premier jour de l'année d'imposition. Un solde d'ouverture daté du jour où les livres ont été créés ne remplace pas ces mois; un état des résultats établi à partir de ces livres omettrait leurs revenus et leurs dépenses, et une déclaration préparée à partir de cet état des résultats les omettrait aussi.

1. Établissez les soldes d'ouverture au premier jour de l'année d'imposition, ou au jour où l'entreprise a commencé si c'est plus tard.
2. Saisissez chaque mois antérieur à partir des relevés bancaires et de cartes, en utilisant une seule source pour chaque mois.
3. Rapprochez le mois avant de commencer le suivant. La Publication 583 indique de rapprocher le compte de chèques chaque mois afin que le relevé, le chéquier et les livres concordent.
4. Triez les dépôts selon la méthode comptable. Selon la méthode de caisse, les paiements de clients sont un revenu à la réception. Selon la méthode d'exercice, un paiement sur une facture déjà inscrite solde le compte client et n'est pas un revenu une deuxième fois. L'argent investi par le propriétaire, les prêts et les transferts entre comptes ne sont pas des ventes : quels dépôts ne sont pas des revenus.
5. Conservez la facture ou le reçu de chaque coût. La preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : reçus perdus.

Si l'argent de l'entreprise et l'argent personnel partageaient un compte pendant ces mois, triez-les avant de saisir : corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.

Comment évaluer le matériel et les autres actifs que je possédais avant le début des livres?

Utilisez le coût pour ce que l'entreprise a acheté. Le coût de base est le montant sur lequel l'amortissement est calculé. Pour un bien qu'un entrepreneur individuel, ou le propriétaire d'une LLC à membre unique imposée comme une entreprise individuelle, fait passer d'un usage personnel à un usage d'entreprise, le coût de base aux fins de l'amortissement est le moindre de sa valeur marchande et de son coût rajusté le jour où l'usage a changé. Montrez ensuite l'amortissement déjà pris ou admissible.

La date du changement est le jour où l'usage commercial a commencé, et non le jour où les livres ont commencé. Un ordinateur portable utilisé dans l'entreprise depuis l'an dernier a changé d'usage l'an dernier : sa valeur ce jour-là fixe le coût de base, et l'amortissement de l'an dernier est peut-être déjà admissible. Un bien qu'un propriétaire apporte à une société de personnes garde en général le coût de base rajusté du propriétaire (26 U.S.C. § 723). Un bien apporté à une société dans un échange admissible contre des actions (article 351, qui exige le contrôle immédiatement après) le garde en général aussi, mais si les biens valent moins au total que le coût de base du propriétaire, le coût de base de la société est limité à la valeur marchande. Le propriétaire et la société peuvent plutôt convenir par écrit de réduire le coût de base des actions du propriétaire, au moyen d'une déclaration jointe à la déclaration originale produite dans les délais pour l'année du transfert; le choix ne peut pas être annulé (26 U.S.C. § 362(e)(2), 26 CFR 1.362-4, Publication 542). Une LLC imposée comme une société suit cette règle des sociétés même avec un seul propriétaire. C'est au préparateur de dire quelle règle s'applique : apporter des biens personnels à votre LLC.

Le matériel passé en charges en totalité, par exemple selon l'article 179, doit tout de même figurer sur la liste : il a récupéré son coût de base; il apparaît donc au coût, avec un amortissement cumulé égal au coût.

Si une déclaration antérieure a omis l'amortissement, le coût est quand même réduit de ce qui était admissible. L'amortissement admissible une année antérieure ne peut pas être rattrapé sur la déclaration de l'année en cours; une déclaration modifiée ou un changement de méthode comptable le corrige, et le choix dépend des faits (Publication 946) : reconstituer un tableau d'amortissement manquant.

Quelle écriture de journal passer pour l'amortissement cumulé (matériel ou actifs incorporels) dans le solde d'ouverture?

L'amortissement cumulé s'inscrit au crédit, à côté du coût du matériel, dans l'unique écriture d'ouverture qui contient aussi le solde bancaire, les dettes et les capitaux propres. Ce n'est pas une dépense de l'année en cours : l'amortissement des années antérieures appartient à ces années.

• Débitez chaque actif : le solde bancaire, le matériel au coût, les stocks au coût.
• Créditez l'amortissement cumulé et chaque dette. Créditez les capitaux propres de la différence, ou débitez-les si la différence est un déficit.
• Le total des débits égale le total des crédits, comme l'exige la comptabilité en partie double.

L'amortissement cumulé des actifs incorporels, comme les frais de démarrage, fonctionne de la même façon : débitez l'actif à son coût complet et créditez l'amortissement cumulé pour la partie déjà déduite. Pour le matériel, le terme anglais est depreciation. L'exemple montre l'écriture d'amortissement avec des chiffres.

Comment traiter l'argent que les propriétaires ont investi ou retiré avant le départ?

L'argent qu'un propriétaire investit ou retire en tant que propriétaire n'est ni un revenu ni une dépense. Les retraits d'un entrepreneur individuel sont des retraits du propriétaire même si le propriétaire travaille dans l'entreprise. La rémunération qu'une société verse à un propriétaire qui y travaille passe en général par la paie. Les paiements pour services d'un associé suivent les règles des sociétés de personnes; les paiements garantis sont ceux fixés sans égard au revenu de la société de personnes (26 U.S.C. § 707(c)). Pour les années antérieures, c'est déjà inclus dans les capitaux propres d'ouverture. Pour les mois de l'année en cours que vous saisissez à partir des relevés, inscrivez chaque transfert comme un apport ou un retrait.

Le fait qu'une somme investie par un propriétaire soit un prêt ou un apport change les livres et la déclaration. Si aucun document n'indique lequel, réglez la question avec un préparateur avant l'écriture d'ouverture : apport du propriétaire ou prêt à votre LLC, prêts aux actionnaires au bilan et comptes de capital des associés.

Si j'ai produit des déclarations auparavant, comment mes soldes d'ouverture se rattachent-ils à la dernière déclaration?

Comparez les totaux avec le bilan (annexe L) de la dernière déclaration produite, s'il y en a un. Celle d'un entrepreneur individuel n'en a pas.

Les instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120 indiquent toutes que les bilans de l'annexe L devraient concorder avec les livres et registres. Si la déclaration antérieure a été préparée sans livres, son annexe L peut reposer sur des estimations que les relevés n'appuient pas.

Lorsque les soldes d'ouverture diffèrent de l'annexe L produite, forcer la concordance, ou laisser l'écart dans un compte de capitaux propres fourre-tout, cache la différence. Consigner la différence et sa cause la garde visible. Une différence qui révèle une erreur sur une déclaration produite relève de la décision d'un préparateur : bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Pour des livres transférés d'un ancien comptable ou d'un ancien logiciel, utilisez soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Qu'ai-je dépensé avant l'ouverture, et comment les frais de démarrage sont-ils traités?

Les dépenses faites avant le début de l'entreprise sont en général des frais de démarrage : une partie est déduite la première année et le reste est étalé sur 180 mois. Le jour où vos livres ont commencé n'est pas le jour où votre entreprise a commencé, et c'est la date de début de l'entreprise que les règles fiscales utilisent. Les frais d'exploitation après le début de l'entreprise mais avant le début de vos livres appartiennent à l'année que la méthode comptable leur assigne, même si vous ne les inscrivez que maintenant. Le matériel, les stocks et les autres dépenses en immobilisations suivent leurs propres règles.

Les frais de démarrage sont ce que vous dépensez avant que les activités de l'entreprise commencent réellement. Ils comptent s'ils auraient été déductibles dans une entreprise déjà en exploitation; les intérêts, les impôts et les frais de recherche suivent leurs propres règles (26 U.S.C. § 195(c)). Une société ou une société de personnes a une règle parallèle pour les frais d'organisation. Le matériel est différent : son coût est habituellement récupéré par l'amortissement.

Dans les livres, la partie des frais de démarrage pas encore déduite est un actif distinct dans le solde d'ouverture. L'article 195 ne donne aucun critère pour déterminer quand une entreprise commence, sauf qu'une entreprise acquise commence au moment où vous l'acquérez. Si cette date n'est pas claire, ou si les frais sont élevés, réglez la question avant les écritures d'ouverture. Les montants et le choix : frais de démarrage d'une LLC ou d'un entrepreneur individuel. Frais payés personnellement : frais de démarrage payés personnellement avant la LLC.

Comment vérifier que les soldes d'ouverture sont exacts?

Les soldes d'ouverture sont exacts lorsque les nouveaux livres concordent avec les relevés, la liste des actifs et la dernière déclaration produite, ou lorsque chaque différence est consignée et expliquée.

Un premier rapprochement qui ne démarre pas avec le bon solde : solde de début du rapprochement erroné. Routine de clôture continue : liste de contrôle de la clôture mensuelle.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Une développeuse pigiste commence ses livres en juillet

Une développeuse a commencé à travailler à son compte le 1er février et a reçu 40 000 $ de clients à la fin de juin, avec 4 000 $ de frais de logiciels et d'abonnements. Elle commence ses livres en juillet. Son annexe C couvre toute l'année; elle fixe donc la date de départ au 1er février avec un solde d'ouverture de zéro, puis saisit février à juin à partir de ses relevés bancaires. Ouvrir les livres le 1er juillet avec un solde bancaire laisserait ces cinq mois hors de l'état des résultats, et une annexe C établie à partir des livres omettrait les 40 000 $. Si elle travaillait à son compte depuis des années et que la déclaration de l'an dernier était produite, elle établirait les soldes d'ouverture au 31 décembre de l'an dernier à partir de ses relevés et de sa liste des actifs, puis saisirait janvier à juin à partir de ses relevés bancaires.

Une LLC à deux membres ouvre ses livres le 1er janvier

Deux associés à parts égales commencent leurs livres le 1er janvier, avec des apports égaux et des retraits égaux. Les relevés montrent 12 000 $ en banque et 5 000 $ dus sur un prêt. La liste des actifs montre du matériel acheté 8 000 $ avec 3 000 $ d'amortissement à ce jour. Les capitaux propres sont ce qui reste : 12 000 $ + 8 000 $ − 3 000 $ − 5 000 $ = 12 000 $, soit 6 000 $ chacun. Si leurs apports ou leurs retraits avaient différé, chaque compte de capital suivrait ses propres apports, sa quote-part du bénéfice et ses retraits.

Le matériel net de 5 000 $ et le capital total de 12 000 $ sont ensuite comparés à la dernière annexe L produite et au capital de fin d'exercice des associés sur leurs annexes K-1. Si une annexe L n'était pas exigée, il n'y a rien à comparer, et les relevés et la liste des actifs servent de preuve.

Un ordinateur portable passe dans l'entreprise d'un entrepreneur individuel

Une entrepreneure individuelle a acheté un ordinateur portable 1 800 $ pour un usage personnel. Quand elle commence à l'utiliser pour l'entreprise, il vaut 900 $. Son coût de base aux fins de l'amortissement est le moindre des deux, soit 900 $. L'écriture d'ouverture est un débit au matériel et un crédit à l'avoir du propriétaire, tous deux de 900 $. Les autres 900 $ ne peuvent pas être amortis, et une vente ultérieure utilise des règles de coût de base différentes pour un gain et pour une perte (Publication 551).

Votre situation est différente?

• Une déclaration est due pour une année que les livres ne couvrent pas, ou une déclaration produite n'est peut-être pas fiable : le choix de la date de départ, des mois antérieurs à reconstituer et de la façon d'intégrer les soldes d'avant les livres relève du jugement et dépend des faits. Voir rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Les déclarations d'années antérieures n'ont jamais été produites : voir rattraper des déclarations d'entreprise non produites.
• Les soldes d'ouverture ne concordent pas avec une déclaration produite, ou un gros montant inexpliqué se trouve dans un compte de capitaux propres : voir bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier, capitaux propres d'ouverture (Opening Balance Equity) et l'aide en tenue de livres.
• Vous avez les rapports d'un ancien comptable ou un fichier antérieur : utilisez soldes d'ouverture après un changement de comptable.
• Vous avez acheté avec votre propre argent des marchandises à vendre avant l'ouverture : voir stocks que vous déteniez déjà au départ.
• L'amortissement n'a jamais été demandé ou la liste des actifs est perdue : voir reconstituer un tableau d'amortissement manquant et l'aide en tenue de livres.
• Le capital des associés n'a jamais été suivi : voir reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes et l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise est un immeuble locatif : voir rattraper les livres d'un immeuble locatif.
• Vous possédez l'entreprise américaine depuis l'extérieur des États-Unis : voir tenue de livres d'une entreprise américaine détenue par des étrangers.
• Vous avez payé des employés ou perçu de la taxe de vente pendant ces mois : voir retard dans les charges sociales et rattraper la taxe de vente non perçue.
• Vous ne savez pas s'il faut nettoyer, rattraper ou repartir à neuf : voir nettoyer les livres ou repartir à neuf.
• L'entreprise est au Canada : voir livres après la constitution en société d'une entreprise individuelle et livres canadiens en retard.