הקמת ספרים לעסק חדש בקנדה: ⁦GST/HST⁩ וסוף שנת כספים

מה צריך לשמור מהיום הראשון, והאם CRA דורשת מערכת מסוימת?

החוק דורש רישומים של כל עסקה שתומכים בתביעות ההכנסה וההוצאה שלכם, אבל CRA אינה דורשת מערכת מסוימת. היא אינה מנפיקה פנקסי רישום ואינה ממליצה על סט ספרים, ורישומים ממוחשבים מקובלים אם הם ברורים וקריאים בקלות (CRA: רישומים עסקיים). Income Tax Act דורש ספרים ורישומים בצורה שמאפשרת לקבוע את המס לתשלום (סעיף 230).

התחילו בדברים האלה ביום הראשון:

• כל חשבונית שאתם מוציאים וכל קבלה על כסף שאתם מוציאים, בכל מערכת ברורה.
• דפי חשבון של כל חשבון בנק וכרטיס שהעסק משתמש בהם.
• תאריכי הרשמה, ובחברה, מסמכי ההתאגדות.
• כל דבר ששולם לפני המכירה הראשונה, עם הקבלה שלו.

בעל עסק יחידני מנהל רישומים נפרדים לכל עסק.

ההתחלה אינה פשוטה אם הוצאתם חשבוניות או מכרתם לפני שהיו ספרים, אם גביתם ⁦GST/HST⁩ (או לא) בלי תאריך התחלה ברור, אם העברתם כסף עסקי דרך חשבון פרטי, או אם אינכם בטוחים מהו סוף שנת הכספים שלכם. חברה צריכה גם חשבונות משלה, הון מניות וחשבון הלוואת בעל מניות. לספרים שכבר מפגרים ראו השלמת ספרים באיחור.

עסק יחידני או חברה: מה מוגדר אחרת?

בעל עסק יחידני מדווח על הכנסה עסקית בטופס ⁦T2125⁩ יחד עם הדוח האישי. חברה מגישה דוח ⁦T2⁩ משלה לכל שנת מס, גם אם אין מס לתשלום (CRA: מדריך ⁦T2⁩).

מקורות: CRA: מועדים ליחידים; CRA: מדריך ⁦T2⁩, לפני שמתחילים; CRA: מדריך GIFI. CRA מנהלת את מס ההכנסה הפרובינציאלי של חברות בכל מקום מלבד אלברטה וקוויבק (CRA: מס חברות פרובינציאלי וטריטוריאלי). חברה עם מוסד קבע באלברטה מגישה גם דוח אלברטה (⁦AT1⁩) אלא אם היא פטורה, עד שישה חודשים אחרי סוף השנה; למס באלברטה יש כללי יתרה לתשלום משלו (אלברטה: מס הכנסה על חברות). לקוויבק יש דוח חברות משלה. למעבר מהאחד לשני ראו ספרים אחרי התאגדות של עסק יחידני.

איזה סוף שנת כספים בוחרים, והאם אפשר לבחור?

בעל עסק יחידני משתמש בדרך כלל ב-⁠31 בדצמבר. חברה חדשה יכולה לבחור כל סוף שנה, כל עוד שנת המס הראשונה שלה אינה ארוכה מ-⁠53 שבועות מההתאגדות.

• בעל עסק יחידני: יחיד זכאי יכול להשתמש בתקופת כספים אחרת, אבל רק בבחירה בטופס ⁦T1139⁩, שנשלח עם הדוח הכולל את היום הראשון של תקופת הכספים הראשונה של העסק, עד מועד הדוח הזה. אחרת חל 31 בדצמבר. הטופס מוגש אז בכל שנה, ובחירה שבוטלה אי אפשר לבצע שוב (CRA: טופס ⁦T1139⁩; Income Tax Act, סעיף 249.1). תקופה ראשונה יכולה להיות קצרה משנה כי העסק התחיל באמצע השנה (CRA: ⁦T4002⁩).
• חברה: שנת המס היא תקופת הכספים. שינוי שלה בהמשך דורש בדרך כלל אישור של CRA במכתב למשרד שירותי המס, עם רשימה קצרה של חריגים (CRA: מדריך ⁦T2⁩, פרק 1). רכישת שליטה, או חברה שהופכת ל-⁠CCPC או חדלה להיות כזו, מסיימות גם הן את שנת המס מוקדם (Income Tax Act, סעיף 249; ראו סוף שנה לכאורה ברכישת שליטה).

הבחירה של חברה חדשה קובעת את מועד ה-⁠⁦T2⁩, וסוף שנה קרוב להתאגדות פירושו שנת מס ראשונה קצרה. הכריעו לפני הדוח הראשון. ראו בחירה או שינוי של סוף שנת כספים והנהלת חשבונות במזומן או בצבירה.

מתי חייבים להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩, והאם כדאי להירשם מוקדם יותר?

עסק חייב להירשם כשהמכירות החייבות במס שלו עוברות את תקרת הספק הקטן, ⁦$30,000⁩, לאורך ארבעה רבעונים קלנדריים רצופים או ברבעון קלנדרי אחד. מתחת לתקרה הוא ספק קטן וההרשמה וולונטרית, חוץ ממונית או שירות נסיעות משותפות מסחרי, שחייבים להירשם גם כספק קטן (CRA: מתי להירשם).

חציית התקרה ברבעון אחד מסיימת את מעמד הספק הקטן במכירה שהעבירה אתכם את התקרה. חציית התקרה רק לאורך כמה רבעונים מסיימת אותו בסוף החודש שאחרי הרבעון הזה. לספירה יש כללים משלה לעסקים קשורים, למכירות מחוץ לקנדה ולהחרגות: ראו מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩.

הירשמו תוך 29 ימים מתאריך התחולה. הרשמה וולונטרית חלה בדרך כלל ביום הבקשה, או עד 30 ימים קודם. מחוץ לקוויבק נרשמים דרך השירות המקוון של CRA; אם אין לכם מספר עסק (BN), מקבלים אותו עם חשבון ה-⁠⁦GST/HST⁩ (CRA: הרשמה לחשבון ⁦GST/HST⁩). אם המיקום הפיזי של העסק בקוויבק, פנו ל-⁠Revenu Québec, שמנהלת שם בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ (CRA: ⁦RC4022⁩).

הרשמה לפני שחייבים היא פשרה. אחרי ההרשמה אתם גובים ⁦GST/HST⁩ על מכירות חייבות במס, מגישים דוחות ומעבירים את מה שגביתם, ויכולים לתבוע זיכויי מס תשומות (ITC), זיכוי על ה-⁠⁦GST/HST⁩ ששולם על עלויות עסקיות. ספק קטן שלא נרשם אינו גובה ⁦GST/HST⁩ (חוץ מאספקות מסוימות של מקרקעין) ואינו יכול לתבוע זיכויי מס תשומות (CRA: ⁦RC4022⁩). מס על שירותים שסופקו לכם לפני ההרשמה אינו מזכה בזיכוי, גם אם שילמתם אותו אחרי ההרשמה. מס שמגיע לתשלום לפני ההרשמה על שירותים שסופקו אחריה אפשר לתבוע, ורכוש הוני ומלאי שבידכם בעת ההרשמה עשויים להתאים לפי כללים נפרדים (CRA: זיכויי מס תשומות). ראו תביעת ⁦GST/HST⁩ ששולם לפני ההרשמה ולמבחן ההרשמה עצמו מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩. גם חברות צריכות את חשבונות ה-⁠CRA שלהן: ראו אחרי ההתאגדות.

איך מגדירים ⁦GST/HST⁩ בספרים: שיעורים, מכירות בשיעור אפס ופטורות, PST ו-⁠QST?

השיעור נקבע לפי מקום האספקה, הפרובינציה או הטריטוריה שבהן המכירה נחשבת כמתבצעת, שאינם תמיד המקום שבו העסק יושב. הדוגמה של CRA היא מחשב נייד שנמסר בנובה סקושה, שנחשב כמסופק בנובה סקושה. שמרו PST או QST בנפרד מ-⁠⁦GST/HST⁩. חלים כללים מיוחדים, ולכן מכירה ללקוח בפרובינציה אחרת דורשת בדיקה (CRA: איזה שיעור לגבות; CRA: שיעורים).

בקולומביה הבריטית, במניטובה ובססקצ׳ואן יש גם PST, ובקוויבק יש QST. כל אחד הוא מס נפרד ש-⁠CRA מציגה בנפרד מ-⁠⁦GST/HST⁩ ומשאירה לפרובינציה, ולכן רשמו כל אחד בחשבון משלו. בקוויבק Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩, ועסק שממוקם שם מגיש לה את הדוחות. ראו PST לפי פרובינציה.

שני סוגי מכירות לא גובים מס, והם אינם אותו דבר. מכירה בשיעור אפס, כמו מצרכי יסוד, חייבת במס בשיעור ⁦0%⁩, ולכן רכישות קשורות עדיין יכולות להזכות בזיכויי מס תשומות. מכירה פטורה אינה כפופה ל-⁠⁦GST/HST⁩, ורכישות שנעשו כדי לספק מכירות פטורות אינן מזכות בדרך כלל בזיכויים (CRA: שיעורים; CRA: זיכויי מס תשומות).

בספרים פתחו חשבון ⁦GST/HST⁩ שנגבה, חשבון ⁦GST/HST⁩ ששולם על רכישות, חשבונות PST או QST נפרדים, וקוד מס אחד לכל טיפול: חייב לפי שיעור מקום האספקה, בשיעור אפס, ופטור. השלבים לכל רישום מופיעים ברישום ⁦GST/HST⁩ בספרים.

⁦GST/HST⁩ שאתם גובים מוחזק בנאמנות עבור המדינה עד שאתם מעבירים אותו (Excise Tax Act, סעיף 222). אם חברה לא מעבירה את מס הנטו שלה, הדירקטורים שלה באותו זמן אחראים יחד איתה אחרי שהגבייה מהחברה נכשלה או שהיא בפשיטת רגל, בפירוק או בחיסול. אפשר להוציא להם שומה תוך שנתיים מהמועד האחרון שבו חדלו להיות דירקטורים, אלא אם נקטו בזהירות שאדם סביר היה נוקט כדי למנוע את הכשל (סעיף 323).

מה קבלה צריכה להציג כדי שאפשר יהיה לתבוע זיכויי מס תשומות, וכמה זמן יש?

קבלה או חשבונית חייבות לכלול את הפרטים הנדרשים לפי גודל הרכישה, ויש לתבוע זיכויים בתוך מגבלת זמן (בהמשך) (CRA: זיכויי מס תשומות).

מגבלת הזמן הרגילה היא ארבע שנים אחרי סוף תקופת הדיווח שהזיכוי שייך לה: יש לתבוע זיכוי עד מועד הדוח של תקופת הדיווח האחרונה שמסתיימת בתוך החלון הזה (Excise Tax Act, סעיף 225). הרכישה חייבת להיות לפעילות המסחרית שלכם, ו-⁠CRA מצפה שיהיו בידיכם ראיות מספיקות לפני שאתם תובעים. רכישות פרטיות אינן מזכות בזיכוי, ועלויות מסוימות, כמו ארוחות, מתירות רק חלק. ראו הוצאות בלי זיכויים או עם זיכויים חלקיים. אם בקבלה של ספק חסר מספר הרישום או פרטים אחרים, ראו פרטי קבלה לזיכויי מס תשומות; אם אין קבלה, ראו הוצאות עסקיות בלי קבלות.

באיזו תדירות מגישים ⁦GST/HST⁩, ומתי מועד ההגשה?

CRA קובעת תקופת דיווח לפי היקף האספקות החייבות במס בשנה, ועסק רשום יכול לבחור תקופה תדירה יותר בבחירה, בטופס ⁦GST20⁩ או בשירות המקוון של CRA (CRA: ⁦RC4022⁩). עסק רשום חדש יכול לבחור תקופה שמתחילה בתאריך ההרשמה שלו על ידי הגשה עם הבקשה; בחירה מאוחרת יותר נכנסת לתוקף ביום הראשון של שנת כספים ומוגשת בדרך כלל תוך חודשיים אחרי אותו יום (Excise Tax Act, סעיף 250).

דוח ותשלום חודשיים או רבעוניים משולמים 1 חודש אחרי סוף התקופה; ברוב העסקים, דוח שנתי והתשלום הסופי משולמים 3 חודשים אחרי סוף שנת הכספים. מגיש שנתי שהוא יחיד בעל עסק, שסוף שנת הכספים שלו 31 בדצמבר ושהיתה לו באותה שנה הכנסה עסקית לצורכי מס, משלם עד 30 באפריל ומגיש עד 15 ביוני; מי שאינו עומד בכל שלושת התנאים פועל לפי המועדים השנתיים שלמעלה (CRA: מועדי דיווח). כדי ליישר את התקופה עם שנת הכספים, ראו תקופת דיווח ⁦GST/HST⁩ ושנת כספים.

אילו חשבונות פותחים כדי שטופס ⁦T2125⁩ או הדוח של החברה יהיה קל?

פתחו חשבון לכל דבר שהעסק מחזיק, חייב, מרוויח ומוציא, ותנו לכל חשבון שם שיגיע לשורה אחת בדוח. הוסיפו עוד רק כשעלות או מכירה אמיתית צריכה חשבון משלה.

• בעל עסק יחידני: השורה של כל עלות מופיעה בשורות ההוצאה ב-⁠⁦T2125⁩.
• חברה: הדוח מציג מאזן ב-⁠Schedule 100 ודוח רווח והפסד ב-⁠Schedule 125, כל פריט עם קוד GIFI. הדוח הראשון של חברה חדשה צריך גם Schedule 101, מאזן הפתיחה. שמרו דפי עבודה שמראים את החשבונות שמאחורי כל פריט מדווח, ואל תשלחו אותם עם הדוח (CRA: מדריך GIFI).

מדריך GIFI מניח שאתם מכינים את הקודים מהדוחות הכספיים שלכם, ולכן שמות החשבונות יכולים להיות שלכם אם כל אחד ממופה לקוד. ראו מפתח חשבונות שממופה ל-⁠GIFI, ובחירת תוכנת הנהלת חשבונות.

איך שומרים את כסף הבעלים בנפרד מכסף העסק?

תייגו כל דולר שנכנס לעסק או יוצא ממנו כעסקי, משיכה, שכר או הלוואה. בדף הרישומים העסקיים של CRA לבעלי עסק יחידני אין דרישה לחשבון בנק נפרד, אבל חשבון וכרטיס נפרדים לעסק הופכים כל רישום לברור: עסקי או פרטי.

• בעל עסק יחידני: העסק והבעלים הם נישום אחד, ולכן אין שכר לעצמכם. אסור לנכות הוצאות אישיות או הוצאות מחיה (Income Tax Act, סעיף ⁦18(1)(h)⁩), ולכן כסף שאתם לוקחים הוא משיכה ולא הוצאה. ראו משיכות של בעל עסק יחידני.
• חברה: הטבה שחברה נותנת לבעל מניות נכללת בדרך כלל בהכנסת בעל המניות. גם הלוואה לבעל מניות נכללת, אלא אם היא הוחזרה תוך שנה אחרי סוף שנת המס של החברה שבה ניתנה, וההחזר אינו חלק מסדרה של הלוואות והחזרים; קיימים חריגים נוספים (סעיפים ⁦15(1)⁩, ⁦15(2)⁩ ו-⁠⁦15(2.6)⁩). עקבו אחרי כסף שנכנס ויוצא בחשבון הלוואת בעל מניות. ראו ספרים ל-⁠CCPC חדשה, ואם עלויות אישיות כבר שולמו מהחברה, הוצאות אישיות ששילמה חברה.

מה שומרים, לכמה זמן ואיפה?

שמרו רישומים למשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם שייכים לה, במקום העסק או המגורים שלכם בקנדה (Income Tax Act, סעיף 230; CRA: היכן לשמור רישומים).

רישומים אלקטרוניים חייבים להישמר בפורמט אלקטרוני קריא לאורך כל התקופה. רישומים שנשמרים בחו״ל ונגישים מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה בלי אישור של CRA.

רישומים מסוימים, כמו רישומי רכוש לטווח ארוך ופנקס המניות, נשמרים זמן רב יותר, ודוח מאוחר, השגה, ערעור או חברה שנסגרת משנים את התקופה. ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים לנקודת ההתחלה של שש השנים ולחריגים האלה.

מה עושים עם עלויות ששולמו לפני המכירה הראשונה?

שמרו כל קבלה ורשמו כל עלות עם התאריך שלה, כי תאריך ההתחלה קובע איך מטפלים בה. לפי CRA מדווחים הכנסה, ואפשר לנכות הוצאות, מהרגע שהעסק מתחיל, ועסק מתחיל כשאתם מתחילים פעילות משמעותית שהיא חלק קבוע ממנו, כמו קניית מספיק סחורה למכירה חוזרת או ציוד כדי להתחיל. בדיקת היתכנות של עסק אפשרי אינה מתחילה אותו, ועלויות המחקר האלה אינן ניתנות לניכוי (CRA: ⁦T4002⁩). בחברה, עלות ששולמה באופן אישי לפני ההתאגדות דורשת טיפול משלה, ו-⁠⁦GST/HST⁩ על שירותים שסופקו לפני ההרשמה אינו מזכה בזיכוי (למעלה). ראו עלויות הקמה לפני המכירה הראשונה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה. כל הסכומים בדולרים קנדיים.

מעצבת עצמאית באונטריו מתחילה ב-⁠15 בינואר

המכירות שלה לפי רבעון קלנדרי הן ⁦C$9,000⁩, ⁦C$12,000⁩, ⁦C$14,000⁩ ו-⁦C$10,000⁩, כלומר ⁦C$45,000⁩ לשנה. נניח שכל מכירה היא אספקה חייבת במס ללקוח באונטריו ושאין לה עסקים קשורים. שנת ה-⁠⁦T2125⁩ שלה היא 15 בינואר עד 31 בדצמבר, ומועד הגשת הדוח הוא 15 ביוני בשנה שלאחר מכן. אחרי הרבעון השלישי המכירות שלה בכל הרבעונים עד כה הן ⁦C$35,000⁩, מעל התקרה של ⁦C$30,000⁩ אף שאף רבעון בודד לא עבר אותה. לפי העובדות האלה היא תחדל להיות ספק קטן בסוף אוקטובר, תגבה HST של אונטריו מתאריך התחולה של ההרשמה שלה (לא יאוחר מהמכירה הראשונה שלה אחרי 31 באוקטובר), ותירשם תוך 29 ימים מהתאריך הזה. למבחן ההרשמה יש חריגים.

חברה באלברטה שהתאגדה ב-⁠10 במרץ

היא בוחרת 31 בדצמבר. שנת המס הראשונה שלה נמשכת 297 ימים, בתוך מגבלת 371 הימים. מועד הגשת ה-⁠⁦T2⁩ הוא שישה חודשים אחרי סוף השנה, כלומר 30 ביוני בשנה הבאה. אם יש לה מוסד קבע באלברטה, ל-⁠⁦AT1⁩ שלה אותו מועד. מס פדרלי לתשלום נדרש חודשיים אחרי סוף השנה. מועד שלושת החודשים לחברות CCPC מסוימות בודק את שנת המס הקודמת, שאין לחברה בשנתה הראשונה, ולכן תשלום עד מועד החודשיים מסלק את השאלה (Income Tax Act, סעיף משנה ⁦248(1)⁩). למס באלברטה יש כללי יתרה לתשלום משלו. אחרי ההרשמה היא תגבה GST בשיעור ⁦5%⁩ על אספקות שמתבצעות באלברטה, ובאלברטה אין PST.

בעלת עסק יחידני באונטריו קונה ציוד

היא משלמת ⁦C$2,260⁩: ⁦C$2,000⁩ בתוספת ⁦C$260⁩ HST, לעסק רשום. מאחר שהסכום הכולל מעל ⁦C$500⁩, החשבונית שתומכת בזיכוי חייבת להציג את שם הספק ואת מספר הרישום שלו, התאריך, הסכום הכולל, ה-⁠HST, שמה, תיאור קצר ותנאי התשלום. אם היא רשומה וקנתה את הציוד לשימוש בעיקר בעסק שלה (יותר מ-⁠⁦50%⁩ משימושו), ייתכן שאפשר לתבוע את כל ⁦C$260⁩ כזיכוי מס תשומות; אם השימוש העסקי הוא ⁦50%⁩ או פחות, אין זיכוי (Excise Tax Act, סעיף 199; CRA: אחוזים לרכוש אישי הוני). אם קנתה אותו לפני ההרשמה, הציוד שבידיה בעת ההרשמה עשוי להתאים לפי הכללים הנפרדים.

המצב שלכם שונה?

• התחלתם לסחור לפני שהיו ספרים: אם חשבוניות יצאו בלי תאריך התחלה ברור ל-⁠⁦GST/HST⁩, כסף עבר דרך חשבון פרטי, או שסוף שנת הכספים לא הוכרע, מצב הפתיחה (תאריך הרשמה, סוף שנת כספים, איך מקודד מה שכבר קרה) תלוי בעובדות שאיש מקצוע צריך לבדוק. ראו השלמת ספרים באיחור, שחזור ספרים מדפי חשבון בנק ועזרה בהנהלת חשבונות.
• גביתם ⁦GST/HST⁩ לפני שהיה לכם מספר, או עברתם את התקרה בלי להירשם: ראו גביית ⁦GST/HST⁩ לפני הרשמה ודוחות ⁦GST/HST⁩ שלא הוגשו, או עזרה בהנהלת חשבונות אם הספרים של התקופות האלה לא מסודרים.
• אתם חברה חדשה: הון המניות, הלוואת בעל המניות וה-⁠⁦T2⁩ הראשון דורשים זהירות. ראו ספרים ל-⁠CCPC חדשה ועזרה במיסוי חברות.
• העברתם עסק יחידני לחברה: ראו ספרים אחרי התאגדות של עסק יחידני.
• אתם מוכרים ביותר מפרובינציה אחת או בקוויבק: ראו פעילות ביותר מפרובינציה אחת.
• אתם מקבלים תשלום בדולרים אמריקאיים או משרתים לקוחות אמריקאים: ראו פרילנסר שמקבל תשלום ב-⁠USD ועזרה במיסוי חוצה גבולות.
• יש לכם שותף עסקי: ראו השנה הראשונה של שותפות כללית.