Sage 50 से QuickBooks Online या Xero पर कनाडा में कब जाएँ

क्या Sage 50 छोड़ने से मेरा वित्त वर्ष, GST/HST अवधि या लेखा पद्धति बदल जाती है?

नहीं। कनाडा के किसी व्यवसाय का अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर उसका वित्त वर्ष, GST/HST रिपोर्टिंग अवधि या लेखा पद्धति तय नहीं करता। इन्हें CRA के नियम तय करते हैं, इसलिए बदलाव की तारीख इन तारीखों के साथ बैठनी चाहिए। कटऑफ़ वह तारीख है जब पुरानी फ़ाइल रुकती है और नई फ़ाइल के शुरुआती बैलेंस शुरू होते हैं; यह पृष्ठ बदलाव की तारीख के लिए इसी शब्द का इस्तेमाल करता है।

पंजीकृत व्यवसाय का GST/HST वित्त वर्ष आम तौर पर उसके आयकर वर्ष जैसा ही होता है, लेकिन कंपनी GST/HST के लिए कैलेंडर वर्ष चुन सकती है (RC4022)। आपका CRA खाता आपकी रिपोर्टिंग अवधियाँ और देय तारीखें दिखाता है (CRA); अवधि की तारीखें वहीं से लें, सॉफ़्टवेयर की सेटिंग से नहीं।

इनमें से कुछ भी सच हो तो बदलाव सीधा-सादा नहीं है:

• पुराने बैलेंस आखिरी दाखिल T2 या T2125 से मेल नहीं खाते।
• पुरानी फ़ाइल का देय GST/HST दाखिल रिटर्न और CRA खाते के हिसाब से समझाया नहीं जा सकता।
• कोई GST/HST रिटर्न या आयकर रिटर्न दाखिल होना बाकी है।
• आप पुरानी फ़ाइल खोल नहीं पा रहे, या उसके बैकअप को रीस्टोर करने का टेस्ट फ़ेल हो जाता है।
• फ़ाइल आपको किसी व्यवसाय की खरीद के साथ मिली है।
• व्यवसाय अमेरिका में भी काम करता है।

तारीख चुनने से पहले इकट्ठा करें:

• आखिरी दाखिल T2 और उसके वित्तीय विवरण, या आखिरी दाखिल T2125।
• अगर रिटर्न किसी लेखाकार ने तैयार किया था: उसके पीछे की वर्ष-अंत समायोजन एंट्री या समायोजित ट्रायल बैलेंस।
• चालू और पिछले वित्त वर्ष के GST/HST रिटर्न, और CRA खाते की शेष राशि।
• पुरानी कंपनी फ़ाइल का बैकअप और उसकी वर्ष-अंत रिपोर्टें, फ़ाइल का लॉगिन और वह प्रोग्राम वर्शन जिसने बैकअप बनाया था।
• पेरोल खाते की शेष राशि और आखिरी पेरोल रजिस्टर, और स्थायी संपत्ति की सूची, साथ में उसकी पूँजीगत लागत भत्ता (CCA) अनुसूची, जो मूल्यह्रास का कर वाला रूप है।

कौन सा प्रोग्राम चुनें, यह अलग सवाल है: देखें QuickBooks Online, Xero या Wave और छोटे व्यवसाय के लिए Wave। नीचे के कदम किसी भी नई फ़ाइल के लिए एक जैसे हैं। वेंडर के मौजूदा लाइसेंस, सब्सक्रिप्शन और एक्सपोर्ट की शर्तें यहाँ शामिल नहीं हैं: तारीख तय करने से पहले उन्हें पढ़ लें।

Sage फ़ाइल से मुझे क्या रखना होगा, और कितने समय तक?

पुराना बहीखाता जुड़े हुए आखिरी कर वर्ष के अंत के छह साल बाद तक ऐसे रूप में रखें जिसे CRA पढ़ सके; सिर्फ़ जनरल लेजर इससे ज़्यादा समय तक रखा जाता है (नीचे पहली बात)। Income Tax Act (धारा 230) और GST/HST के लिए Excise Tax Act (धारा 286), दोनों 6 साल की यही अवधि तय करते हैं और चाहते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़े जा सकने वाले फ़ॉर्मेट में बने रहें। पूरे नियम: व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।

अवधि कर वर्ष के अंत से गिनी जाती है, कटऑफ़ से नहीं। CRA कंपनी के लिए कर वर्ष को वित्तीय अवधि और व्यक्ति के लिए कैलेंडर वर्ष मानती है (CRA)। पुरानी फ़ाइल के किसी आधे साल के सामान्य रिकॉर्ड उस पूरे वर्ष के अंत से छह साल तक रखे जाते हैं।

कुछ मामलों में लंबी अवधि लागू होती है:

• जनरल लेजर और उसे पढ़ने के लिए ज़रूरी अनुबंध: कंपनी इन्हें अपने विघटन के दो साल बाद तक रखती है। जो व्यवसाय कंपनी नहीं है, वह इन्हें उस कर वर्ष के अंत के छह साल बाद तक रखता है जिसमें व्यवसाय बंद हुआ (Regulations, धारा 5800)। लेजर का एक्सपोर्ट और जिस बैकअप में वह है, ये सबसे लंबे समय तक रखने वाली फ़ाइलें हैं।
• देर से दाखिल रिटर्न: आयकर रिटर्न दाखिल होने के दिन से छह साल (धारा 230(5))।
• आपत्ति या अपील: आपत्ति के बाद, अपील का समय बीतने तक; अपील के मामले में, उसके और किसी आगे की अपील के खत्म होने तक या अपील दाखिल करने का समय बीतने तक (धारा 230(6))।
• दीर्घकालिक संपत्ति: CRA के अनुसार दीर्घकालिक अधिग्रहण और निपटान के रिकॉर्ड अनिश्चितकाल तक रखने होते हैं (CRA), और पूँजीगत संपत्ति के चालान बाद के इनपुट कर क्रेडिट (ITC) दावों के समर्थन के लिए ज़्यादा समय तक रखने चाहिए (RC4022)।
• CRA का अनुरोध: CRA GST/HST चालान ज़्यादा समय तक रखने को कह सकती है (CRA)। रिकॉर्ड जल्दी नष्ट करने के लिए CRA की लिखित अनुमति चाहिए।

Sage फ़ाइल से क्या रखें:

• कटऑफ़ पर लिया गया पूरा बैकअप, जिसे रीस्टोर करके परखा गया हो। CRA के अनुसार एन्क्रिप्टेड या प्रोप्राइटरी बैकअप बाद में रीस्टोर हो सकने चाहिए, और एक आम इस्तेमाल वाले, नॉन-प्रोप्राइटरी फ़ॉर्मेट में काम की प्रति भी होनी चाहिए (IC05-1)।
• आम फ़ॉर्मेट में एक्सपोर्ट: महीने-वार ट्रायल बैलेंस, जनरल लेजर का ब्यौरा, ग्राहक और आपूर्तिकर्ता लेजर, कर कोड वाली GST/HST रिपोर्टें, पेरोल रजिस्टर, स्थायी संपत्ति की सूची, और अगर प्रोग्राम में ऑडिट ट्रेल या लेनदेन लॉग है तो वह भी।
• जुड़े हुए चालान और रसीदें। ये इनपुट कर क्रेडिट और कटौतियों का समर्थन करते हैं।
• रूपांतरण लॉग: तारीख, क्या स्थानांतरित हुआ, और पहले व बाद के कुल। IC05-1 ऐसे दस्तावेज़ माँगता है जो सिस्टम में हुए बदलावों का कालक्रम सुरक्षित रखें और माँगने पर CRA को उपलब्ध हों।

जो बदलाव रिकॉर्ड तक पहुँचने और उन्हें पढ़ने की आपकी क्षमता पर असर डालता है, उसकी जानकारी CRA को देनी होती है (IC05-1)। पक्का कर लें कि लाइसेंस या सब्सक्रिप्शन खत्म होने के बाद भी आप पुरानी फ़ाइल खोल या एक्सपोर्ट कर सकते हैं।

Sage 50 से नए सॉफ़्टवेयर पर साल के किस समय जाना चाहिए?

वित्त वर्ष या GST/HST रिपोर्टिंग अवधि के अंत पर कटऑफ़ रखने से हर रिटर्न एक ही फ़ाइल से बन जाता है। रूपांतरण का काम हफ़्तों बाद भी हो सकता है; कटऑफ़ के बाद की गतिविधि बाद में दर्ज की जाती है।

वर्ष-अंत कटऑफ़ के बाद भी T2 के लिए, जो वर्ष-अंत के छह महीने बाद देय है, और ज़्यादातर व्यवसायों के वार्षिक GST/HST रिटर्न के लिए, जो उसके 3 महीने बाद देय है, पुरानी फ़ाइल की ज़रूरत रहती है। जिस एकल स्वामी का वर्ष-अंत 31 दिसंबर है और जिसकी उस साल व्यावसायिक आय है, वह वार्षिक GST/HST रिटर्न 15 जून तक दाखिल करता है और 30 अप्रैल तक भुगतान करता है (CRA)।

वित्त वर्ष-अंत दाखिल रिटर्न से जुड़ने का सबसे साफ़ बिंदु है, क्योंकि T2 और T2125 वर्ष-अंत के दस्तावेज़ हैं। अवधि की शुरुआत उसके बाद सबसे साफ़ है। कंपनी के लिए, पहले की जाने वाली सफ़ाई कंपनी के वर्ष-अंत समापन की चेकलिस्ट में है।

अगर कटऑफ़ अवधि के बीच में पड़ता है, तो उस अवधि का एक ही GST/HST रिटर्न दोनों फ़ाइलों से बनाएँ और दोनों रखें। देखें GST/HST अवधि और वित्त वर्ष।

कौन से शुरुआती बैलेंस आगे ले जाने हैं?

तुलन पत्र का हर खाता आगे जाता है, और अवधि के बीच का कटऑफ़ हो तो साल-अब-तक का लाभ-हानि भी चाहिए। वर्ष-अंत कटऑफ़ पर शुरुआती आँकड़े दाखिल वर्ष-अंत के आँकड़े होते हैं; किसी और कटऑफ़ पर वे इन्हीं आँकड़ों में बाद की गतिविधि जोड़कर निकलते हैं। हर शुरुआती आँकड़े का एक स्रोत और एक जाँच होती है।

अमेरिकी डॉलर के प्राप्य खातों, देय खातों और अन्य खातों के लिए देखें अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान और USD खाते में विदेशी मुद्रा का लाभ या हानि।

खुले चालान और बिल पहले से दाखिल रिटर्न में आ चुके हो सकते हैं। बिक्री पर कर उस दिन देय होता है जो इनमें से पहले आए: प्रतिफल का भुगतान होने का दिन या उसके देय होने का दिन (धारा 168)। इनपुट कर क्रेडिट उस रिपोर्टिंग अवधि में बनता है जिसमें कर देय होता है, या अगर देय होने से पहले चुकाया गया हो तो जिसमें चुकाया जाता है (धारा 169); जो क्रेडिट अभी दावे में नहीं लिया गया, वह समय सीमा के भीतर बाद के रिटर्न में जा सकता है (धारा 225)। हर खुले बिल के लिए नोट करें कि उसका क्रेडिट पहले ही लिया जा चुका है या नहीं: भुगतान करने से दूसरा क्रेडिट नहीं बनता। नई फ़ाइल में ग्राहक का पुराने चालान का भुगतान खुले चालान पर भुगतान है, नई बिक्री नहीं। दाखिल करने से पहले नई फ़ाइल की पहली GST/HST रिपोर्ट को पुरानी फ़ाइल से मिलाएँ।

स्थायी संपत्ति के आँकड़ों के दो सेट होते हैं। बहीखाते में लागत घटा परिशोधन (मूल्यह्रास) होता है। रिटर्न में Class-वार अपरिशोधित पूँजीगत लागत होती है, और हर साल का शुरुआती आँकड़ा पिछले साल का अंतिम आँकड़ा होता है (T2 guide, Schedule 8; T4002)। अगर सिर्फ़ शुद्ध बही मूल्य लाया जाए, तो नई फ़ाइल में रिटर्न से मिलाने के लिए Class-वार UCC नहीं रहता। देखें कंपनी के बहीखाते में मूल्यह्रास और CCA।

पेरोल के कुल कैलेंडर वर्ष के हिसाब से चलते हैं। T4 स्लिप उसी कैलेंडर वर्ष का वेतन बताती है जिसमें वह दिया गया (RC4120), इसलिए 1 जनवरी के अलावा किसी भी कटऑफ़ पर हर कर्मचारी के साल-अब-तक के आँकड़े चाहिए। 31 दिसंबर से अलग वित्त वर्ष-अंत ऐसा ही कटऑफ़ है। देखें पेरोल जर्नल एंट्री।

मैं शुरुआती बैलेंस को अपने आखिरी दाखिल T2 या T2125 से कैसे मिलाऊँ?

पुराने ट्रायल बैलेंस की आखिरी वर्ष-अंत की स्थिति को दाखिल रिटर्न से खाता-दर-खाता मिलाएँ और कटऑफ़ से पहले हर अंतर सुलझा लें। अगर अभी-अभी खत्म हुए वर्ष का रिटर्न दाखिल नहीं हुआ है, तो हस्ताक्षरित वर्ष-अंत वित्तीय विवरण और पिछले वर्ष के दाखिल रिटर्न से मिलान करें।

1. कंपनी: Schedule 100 पर दाखिल तुलन पत्र लें (या GIFI के संक्षिप्त फ़ॉर्म में, अगर कंपनी उसकी शर्तें पूरी करती थी; GIFI वित्तीय विवरण की पंक्तियों के लिए CRA की मानक कोड सूची है), और उसके पीछे के वर्ष-अंत वित्तीय विवरण।
2. एकल स्वामी: T2125 में तुलन पत्र नहीं होता, इसलिए जो उसमें है उसी से मिलान करें: साल की आय और खर्च तथा Class-वार UCC। शुरुआती तुलन पत्र बैंक विवरणों और खुले चालान व बिल की सूचियों से बनाएँ।
3. उसी तारीख का पुराना ट्रायल बैलेंस निकालें और तुलना करें।
4. हर अंतर की सूची बनाएँ। आम कारण: लेखाकार की वर्ष-अंत एंट्री जो पुरानी फ़ाइल के बाहर हुई, या रिटर्न दाखिल होने के बाद पुरानी फ़ाइल में दर्ज एंट्री।
5. हर समर्थित अंतर को कटऑफ़ से पहले पुरानी फ़ाइल में दर्ज करें, या कटऑफ़ की तारीख वाली शुरुआती जर्नल एंट्री के रूप में नोट के साथ दर्ज करें, ताकि आखिरी वर्ष-अंत का बहीखाता दाखिल आँकड़ों से मेल खाए। उस वर्ष-अंत के बाद के कटऑफ़ के लिए, तब से हुई गतिविधि को कटऑफ़ तक आगे ले जाएँ; चालू शेष राशियों को पहले के रिटर्न पर वापस रीसेट न करें।
6. अगर दाखिल रिटर्न ही गलत है, तो वह रूपांतरण नहीं, सुधार है: देखें पिछले साल के वित्तीय विवरण सुधारना।

नई खातों की सूची (chart of accounts) ऐसे बनाएँ कि वह पहले जैसी ही पंक्तियों से जुड़े: देखें GIFI के लिए खातों की सूची।

मैं GST/HST का इतिहास साफ़ कैसे रखूँ?

हर रिटर्न एक ही फ़ाइल से बनता है, कटऑफ़ से पहले देय राशि का CRA खाते से मिलान होता है, और हर इनपुट कर क्रेडिट का समर्थन रूपांतरण के बाद भी बचा रहता है।

• पहले मिलान करें। पुरानी फ़ाइल के देय GST/HST की तुलना CRA खाते से करें, फिर मिलाई गई राशि को आगे ले जाएँ। देखें CRA के साथ देय GST/HST का मिलान।
• एक अवधि, एक रिटर्न। एक रिटर्न एक रिपोर्टिंग अवधि को कवर करता है। अगर कटऑफ़ किसी अवधि के अंदर पड़ता है, तो दोनों फ़ाइलों में वसूले गए कर और क्रेडिट उसी एक रिटर्न पर रिपोर्ट करें।
• अदाखिल अवधियाँ। पंजीकृत व्यक्ति को हर रिपोर्टिंग अवधि का रिटर्न दाखिल करना होता है, शून्य रिटर्न भी (CRA)। कोई अवधि अदाखिल हो तो शुरुआती देय राशि एक अनुमान है। देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना।
• समर्थन रखें। $100 या उससे ज़्यादा के चालान में कर का ब्यौरा और आपूर्तिकर्ता का GST/HST नंबर होना चाहिए, और $500 से शुरू होने वाली राशियों पर खरीदार का नाम, विवरण और भुगतान की शर्तें भी (CRA)। ज़्यादातर पंजीकृत व्यक्तियों के पास क्रेडिट का दावा करने के लिए चार साल का समय होता है, इसलिए जुड़े चालान रूपांतरण के बाद भी बचे रहने चाहिए। देखें इनपुट कर क्रेडिट के लिए रसीद का ब्यौरा।
• अपनी पद्धति जाँचें। Quick Method वाला पंजीकृत व्यक्ति कर-सहित बिक्री का एक प्रतिशत जमा करता है और क्रेडिट सिर्फ़ कुछ खरीदों, जैसे पूँजीगत संपत्ति, पर ले सकता है (RC4058), इसलिए उसका देय कर "वसूला गया कर घटा क्रेडिट" नहीं होता। सॉफ़्टवेयर बदलने से पद्धति नहीं बदलती; पंजीकृत व्यक्ति का चुनाव बदलता है। देखें GST/HST Quick Method।
• हर कर कोड जोड़ें। हर पुराने कोड के लिए ऐसा नया कोड चाहिए जिसका व्यवहार वही हो: कर योग्य, शून्य-दर या छूट प्राप्त। देखें बहीखाते में GST/HST दर्ज करना।

Sage 50 का कितना इतिहास बदलूँ, और बाकी को पढ़ने लायक कैसे रखूँ?

शुरुआती बैलेंस लाएँ और, अवधि के बीच के कटऑफ़ पर, साल-अब-तक के कुल। पुराने साल संग्रहीत बैकअप और एक्सपोर्ट में रखें, ताकि CRA उन्हें पढ़ सके।

रूपांतरण में कोई जानकारी खोनी, नष्ट होनी या बदलनी नहीं चाहिए, और बदले गए रिकॉर्ड भरोसेमंद और पढ़ने लायक हैं, यह पक्का करना करदाता की ज़िम्मेदारी है (IC05-1)। कई सालों के लेनदेन इम्पोर्ट करने से रूपांतरण का जोखिम बढ़ता है। यह तब काम का है जब आप तुलनात्मक रिपोर्टें चाहते हैं या कोई ऋणदाता पिछले साल माँगता है। मूल बैकअप को सबूत के तौर पर छुए बिना रखें, और बीच-बीच में उसका रीस्टोर टेस्ट दोहराएँ।

क्या नई फ़ाइल कनाडा के बाहर के सर्वरों पर रह सकती है?

नियम यह है कि रिकॉर्ड कनाडा में रहें, और कनाडा के बाहर के सर्वरों पर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए CRA की अनुमति चाहिए। कोई होस्ट किया गया प्रोडक्ट इस नियम के दायरे में आता है या नहीं, यह इस पर निर्भर है कि वेंडर डेटा कहाँ रखता है। वेंडर से पूछें और उसकी मौजूदा शर्तें पढ़ें।

• Income Tax Act के अनुसार रिकॉर्ड कनाडा में व्यवसाय या निवास की जगह पर, या मंत्री द्वारा तय किसी और जगह पर रखे जाने चाहिए (धारा 230)। GST/HST रिकॉर्ड कनाडा में, अंग्रेज़ी या फ्रेंच में रखे जाने चाहिए, जब तक मंत्री अन्यथा अनुमति न दें (धारा 286)।
• CRA कहती है कि कनाडा के बाहर रखे गए और कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखे जाने वाले रिकॉर्ड कनाडा में रखे गए नहीं माने जाते (IC05-1)।
• CRA कनाडा के बाहर इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड की अनुमति दे सकती है। उसे यह संतोष होना चाहिए कि प्रतियाँ सच्ची प्रतियाँ हैं, CRA के सॉफ़्टवेयर से पढ़ी जा सकती हैं और रिटर्न का समर्थन करने लायक ब्यौरेवार हैं, और वे कनाडा में CRA अधिकारियों को उपलब्ध होनी चाहिए। अनुमति कर सेवा कार्यालय को लिखकर माँगी जाती है (CRA)।

IC05-1 के अनुसार कनाडा के बाहर के सर्वर पर होस्ट किया गया व्यवसाय अपने रिकॉर्ड कनाडा में रखने के लिए खुद ज़िम्मेदार है, और वह सलाह देता है कि बैकअप प्रतियाँ कनाडा के भीतर किसी जगह रखी जाएँ। आपके प्रोडक्ट के लिए कनाडा में नियमित एक्सपोर्ट काफ़ी है या नहीं, यह CRA या आपके सलाहकार से पूछने का सवाल है।

रूपांतरण के बाद भरोसा करने से पहले मैं क्या जाँचूँ?

ये जाँचें क्रम से करें और नतीजे रूपांतरण लॉग के साथ रखें।

1. नया शुरुआती ट्रायल बैलेंस कटऑफ़ पर पुराने के बराबर है, खाता-दर-खाता।
2. शुरुआती बैलेंस आखिरी दाखिल T2 के तुलन पत्र या T2125 के आँकड़ों के बराबर हैं, उस वर्ष-अंत के बाद की किसी भी गतिविधि के साथ आगे बढ़ाए हुए। अगर वह रिटर्न अभी दाखिल नहीं हुआ है, तो हस्ताक्षरित वर्ष-अंत विवरण का इस्तेमाल करें।
3. प्राप्य खाते, देय खाते और इन्वेंटरी का ब्यौरा तुलन पत्र पर उनके कुल के बराबर है और पुरानी आयु-वार रिपोर्टों व इन्वेंटरी रिपोर्ट से मेल खाता है।
4. GST/HST की शेष राशियाँ पुराने लेजर से और दाखिल रिटर्न व CRA खाते के मिलान से मेल खाती हैं। अदाखिल शुद्ध कर और अन्य समझाए गए अंतर पहचाने हुए रहते हैं; बिना समझाए कोई समायोजन मेल बिठाने के लिए नहीं किया जाता।
5. स्थायी संपत्ति की लागत और संचित मूल्यह्रास कटऑफ़ पर संपत्ति रजिस्टर से मेल खाते हैं, और Class-वार UCC आखिरी Schedule 8 या T2125 के अंतिम आँकड़े में तब से की खरीद और निपटान जोड़ने पर बने आँकड़े के बराबर है।
6. पेरोल के साल-अब-तक के आँकड़े आखिरी पेरोल रजिस्टर के बराबर हैं।
7. बैंक खाते का मिलान कटऑफ़ पर और पहले महीने के अंत पर हो जाता है।
8. नई फ़ाइल की पहली GST/HST रिपोर्ट दाखिल करने से पहले पुरानी फ़ाइल के अपेक्षित नतीजे से मेल खाती है।

मैंने Sage 50 पर चलने वाला व्यवसाय खरीदा है: मुझे क्या संभालना है, और कब बदलूँ?

आप फ़ाइल रख सकते हैं या नए सॉफ़्टवेयर पर जा सकते हैं: बहीखाता जिसमें भी हो, कर के नियम वही हैं। फ़ैसला फ़ाइल की भरोसेमंदी और वेंडर की मौजूदा शर्तें करती हैं, जिन्हें यह पृष्ठ कवर नहीं करता। दोनों सूरतों में फ़ाइल को व्यवसाय के दाखिल किए हुए से मिलाएँ। आपको क्या संभालना है, यह इस पर निर्भर करता है कि आपने शेयर खरीदे या संपत्तियाँ।

अगर शेयर खरीदने से आपको, या आप जिस समूह में हैं उसे, नियंत्रण मिलता है, तो कंपनी का आयकर वर्ष आम तौर पर नियंत्रण बदलने से ठीक पहले खत्म हो जाता है और नया शुरू होता है (धारा 249(4); T2 गाइड)। जिस खरीद से नियंत्रण नहीं बदलता, उससे आम तौर पर ऐसा नहीं होता। नियंत्रण बदलने पर जिस संपत्ति का मूल्य कर लागत से कम है, उसे उसके मूल्य तक घटाया भी जाता है (धारा 111, उपधारा (4) और (5.1)), इसलिए छोटे वर्ष की पूँजीगत लागत भत्ते की अनुसूची को नई फ़ाइल में ले जाएँ, पुराना UCC नहीं। उसके बाद छोटे वर्ष का रिटर्न बनता है: देखें नियंत्रण के अधिग्रहण पर माना गया वर्ष-अंत। उस तारीख से एक अंतिम तुलन पत्र मिलता है जिससे मिलान किया जा सके। GST/HST अवधियाँ CRA खाते से पढ़ें, कर वर्ष की तारीख से नहीं।

फ़ाइल रखने या नए सॉफ़्टवेयर पर जाने का फ़ैसला करने से पहले:

• शेयर खरीद में पुरानी फ़ाइल को कंपनी के दाखिल रिटर्न और CRA खातों से मिलाएँ। अदाखिल अवधियाँ और शेष राशियाँ उस कंपनी के साथ रहती हैं जिसके अब आप स्वामी हैं।
• संपत्ति खरीद में विक्रेता उसी अवधि के लिए अपने रिकॉर्ड खुद रखता है। आपको उसकी फ़ाइल मिलेगी या नहीं, यह खरीद अनुबंध का मामला है।
• संपत्ति खरीद में संपत्तियों पर GST/HST में विक्रेता के साथ संयुक्त विकल्प से राहत मिल सकती है। शर्तें और दाखिल करने की अंतिम तारीख मौजूदा व्यवसाय खरीदना में हैं।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं। सभी आँकड़े कनाडाई डॉलर में हैं।

31 दिसंबर वर्ष-अंत वाली कंपनी 1 जनवरी को बदलती है

Ontario की एक कंपनी तिमाही GST/HST दाखिल करती है। 31 दिसंबर के उसके वर्ष-अंत वित्तीय विवरण, जिन्हें T2 आगे ले जाएगा, में बैंक C$42,000, प्राप्य खाते C$30,000, देय खाते C$21,000 और देय GST/HST C$6,500 दिखते हैं। लेखाकार ने C$4,000 की उपार्जित मज़दूरी भी दर्ज की थी जो पुरानी फ़ाइल में कभी पोस्ट नहीं हुई। C$6,500 उस अवधि का शुद्ध कर है जो अभी दाखिल नहीं हुई, इसलिए CRA खाते में वह अभी नहीं दिखता।

कंपनी कटऑफ़ 1 जनवरी रखती है और C$4,000 को पुरानी फ़ाइल की वर्ष-अंत एंट्री में पोस्ट करती है, ताकि हर शुरुआती बैलेंस उन विवरणों के बराबर हो। T2 तैयार होने और दिसंबर तिमाही का रिटर्न, जो तिमाही-अंत के एक महीने बाद देय है, दाखिल होने तक पुरानी फ़ाइल चालू रहती है। दाखिल करना तिमाही ही रहता है और नई फ़ाइल का शुरुआती देय C$6,500 उस रिटर्न का भुगतान होने पर साफ़ हो जाता है।

वार्षिक GST/HST वाला एकल स्वामी 1 जुलाई को बदलता है

Alberta का एक एकल स्वामी, जिसका वर्ष-अंत 31 दिसंबर है, वार्षिक GST/HST दाखिल करता है। पुराना लाइसेंस 30 जून को खत्म होता है, इसलिए कटऑफ़ 1 जुलाई है। जनवरी से जून की बिक्री पुरानी फ़ाइल में C$80,000 और जुलाई से दिसंबर की नई फ़ाइल में C$95,000 है।

वार्षिक रिटर्न दो फ़ाइलों से बनी C$175,000 की बिक्री दिखाता है, और T2125 को पूरा साल चाहिए। एकल स्वामी जनवरी–जून की आय और खर्च खाते-वार शुरुआती जर्नल एंट्री के रूप में नई फ़ाइल में दर्ज करता है और पुराना बैकअप रखता है। दोनों फ़ाइलें उस साल की 31 दिसंबर से कम से कम 6 साल तक रखी जाती हैं, 1 जुलाई से नहीं, और जनरल लेजर उससे ज़्यादा। 1 जनवरी का कटऑफ़ साल को एक ही फ़ाइल में रखता।

C$2,000,000 की कर योग्य बिक्री वाली कंपनी का खरीदार

Ontario का एक खरीदार ऐसी कंपनी के शेयर खरीदता है जिसकी पिछले वर्ष की C$2,000,000 की कर योग्य बिक्री (संबद्ध कंपनियों की बिक्री गिनकर) उसे तिमाही रिटर्न में रखती है। खरीद से खरीदार को नियंत्रण मिलता है, इसलिए कंपनी का कर वर्ष क्लोज़िंग से एक दिन पहले खत्म हो गया। खरीदार क्लोज़िंग के बाद CRA खाते से रिपोर्टिंग अवधियाँ पढ़ता है, क्योंकि संबद्ध कंपनियों में बदलाव से तय की गई अवधि बदल सकती है।

पुरानी फ़ाइल उस तिमाही के अंत तक चालू रहती है जिसमें खरीद पूरी हुई, और उस तिमाही का रिटर्न उसी से दाखिल होता है। कटऑफ़ अगली तिमाही का पहला दिन है, इसलिए कोई अवधि दो फ़ाइलों में नहीं बँटती। शुरुआती बैलेंस पुरानी फ़ाइल के तिमाही-अंत के बैलेंस हैं, जिन्हें नियंत्रण बदलने की तारीख के छोटे वर्ष के तुलन पत्र और उसके बाद की गतिविधि से, तथा कंपनी के दाखिल रिटर्न और CRA खातों से जाँचा जाता है।

आपकी स्थिति अलग है?

• पुराने बैलेंस आपके आखिरी दाखिल T2 या T2125 से मेल नहीं खाते, या देय GST/HST को CRA खाते के हिसाब से समझाया नहीं जा सकता: कटऑफ़, शुरुआती तुलन पत्र और GST/HST के सुधार के लिए पेशेवर विवेक चाहिए। देखें पिछले साल के वित्तीय विवरण सुधारना और बहीखाता सहायता लें।
• GST/HST रिटर्न या कर वर्ष अदाखिल हैं: बदलाव से पहले उन्हें पूरा करें। देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बहीखाता सहायता।
• आप पुरानी फ़ाइल खोल या रीस्टोर नहीं कर पा रहे: पढ़ने लायक रिकॉर्ड रखने का दायित्व फिर भी लागू है, इसलिए कटऑफ़ चुनने से पहले डेटा वापस पाएँ। बहीखाता सहायता लें।
• आपने कोई व्यवसाय खरीदा और उसकी फ़ाइल आपको मिली: पढ़ें मौजूदा व्यवसाय खरीदना और नियंत्रण के अधिग्रहण पर माना गया वर्ष-अंत, फिर बहीखाता सहायता के साथ कटऑफ़ की योजना बनाएँ।
• व्यवसाय कनाडा और अमेरिका, दोनों में चलता है: देखें दो देशों के व्यवसाय के लिए QuickBooks Canada या US।
• आप क्यूबेक में हैं: वहाँ GST/HST का प्रशासन आम तौर पर Revenu Québec (क्यूबेक की कर एजेंसी) करती है और रिटर्न उसी के पास दाखिल होते हैं (RC4022)। यह पृष्ठ क्यूबेक का बिक्री कर कवर नहीं करता।
• आप British Columbia, Saskatchewan या Manitoba में प्रांतीय बिक्री कर वसूलते हैं: यह पृष्ठ प्रांतीय बिक्री कर के रिकॉर्ड कवर नहीं करता। देखें प्रांतीय बिक्री कर।
• आप लेखाकार भी बदल रहे हैं: देखें लेखाकार बदलना।