Passer de Sage 50 à QuickBooks ou Xero au Canada : quand migrer

Quitter Sage 50 change-t-il mon exercice, ma période de déclaration de TPS/TVH ou ma méthode comptable?

Non. Le logiciel de comptabilité d'une entreprise canadienne ne fixe ni son exercice, ni sa période de déclaration de la TPS/TVH, ni sa méthode comptable. Ce sont les règles de l'ARC qui les fixent, et la date de passage au nouveau logiciel doit donc s'y adapter. La date de bascule est la date où l'ancien fichier s'arrête et où les soldes d'ouverture du nouveau fichier commencent; cette page l'emploie comme date de passage.

L'exercice de TPS/TVH d'un inscrit est habituellement le même que son année d'imposition, mais une société peut choisir l'année civile pour la TPS/TVH (RC4022). Votre compte de l'ARC indique vos périodes de déclaration et vos dates d'échéance (ARC); prenez les dates des périodes à cet endroit, et non dans les paramètres du logiciel.

Le passage n'est pas simple si l'une des situations suivantes s'applique :

• Les anciens soldes ne concordent pas avec la dernière T2 ou T2125 produite.
• La TPS/TVH à payer dans l'ancien fichier ne s'explique pas par rapport aux déclarations produites et au compte de l'ARC.
• Une déclaration de TPS/TVH ou une déclaration de revenus n'a pas été produite.
• Vous ne pouvez pas ouvrir l'ancien fichier, ou un essai de restauration de sa copie de sauvegarde échoue.
• Vous avez hérité du fichier lors d'un achat.
• L'entreprise exerce aussi des activités aux États-Unis.

À rassembler avant de choisir une date :

• La dernière T2 produite avec ses états financiers, ou la dernière T2125 produite.
• Si un comptable a préparé la déclaration : les écritures de régularisation de fin d'exercice ou la balance de vérification ajustée qui la sous-tendent.
• Les déclarations de TPS/TVH de l'exercice en cours et du dernier exercice, ainsi que le solde du compte de l'ARC.
• Une copie de sauvegarde de l'ancien fichier de la société et de ses rapports de fin d'exercice, avec l'identifiant de connexion du fichier et la version du programme qui a créé la copie.
• Le solde du compte de paie et le dernier registre de paie, ainsi que la liste des immobilisations avec son tableau de DPA (déduction pour amortissement, la version fiscale de l'amortissement).

Le choix du programme est une autre question : voyez QuickBooks Online, Xero ou Wave et Wave pour une petite entreprise. Les étapes ci-dessous sont les mêmes pour tout nouveau fichier. Les conditions actuelles de licence, d'abonnement et d'exportation du fournisseur ne sont pas traitées ici : lisez-les avant de fixer une date.

Que dois-je conserver du fichier Sage, et pendant combien de temps?

Conservez les anciens livres pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, sous une forme que l'ARC peut lire, sauf le grand livre, qui se conserve plus longtemps (premier point ci-dessous). La Loi de l'impôt sur le revenu (article 230) et, pour la TPS/TVH, la Loi sur la taxe d'accise (article 286) fixent toutes deux la période de six ans et exigent que les registres électroniques restent dans un format lisible électroniquement. Règles complètes : combien de temps conserver les registres d'entreprise.

La période court à partir de la fin de l'année d'imposition, et non de la date de bascule. L'ARC considère l'année d'imposition comme l'exercice pour une société et comme l'année civile pour un particulier (ARC). Les registres ordinaires d'un semestre de l'ancien fichier se conservent pendant six ans à compter de la fin de cette année complète.

Des périodes plus longues s'appliquent dans certains cas :

• Grand livre et contrats nécessaires pour le lire : une société les conserve jusqu'à deux ans après sa dissolution. Une entreprise qui n'est pas une société les conserve jusqu'à six ans après la fin de l'année d'imposition où l'entreprise a pris fin (Règlement, article 5800). L'exportation du grand livre et la copie de sauvegarde qui le contient sont les fichiers à garder le plus longtemps.
• Déclaration produite en retard : six ans à compter du jour où la déclaration de revenus est produite (paragraphe 230(5)).
• Opposition ou appel : après une opposition, jusqu'à l'expiration du délai d'appel; pour un appel, jusqu'à ce qu'il soit réglé, avec tout appel subséquent, ou que le délai pour en interjeter un soit expiré (paragraphe 230(6)).
• Biens à long terme : l'ARC précise que les registres des acquisitions et des dispositions à long terme doivent être conservés indéfiniment (ARC), et que les factures de biens en capital devraient être gardées plus longtemps pour appuyer des demandes de crédits de taxe sur les intrants (CTI) ultérieures (RC4022).
• Demande de l'ARC : l'ARC peut demander les factures de TPS/TVH pendant une période plus longue (ARC). Détruire des registres avant l'échéance exige la permission écrite de l'ARC.

À conserver du fichier Sage :

• Une copie de sauvegarde complète faite à la date de bascule, avec un essai de restauration. L'ARC exige que les copies chiffrées ou propriétaires puissent être restaurées plus tard, et qu'une copie utilisable existe dans un format non propriétaire et d'usage courant (IC05-1).
• Des exportations dans un format courant : balance de vérification par mois, détail du grand livre, grands livres des clients et des fournisseurs, rapports de TPS/TVH avec les codes de taxe, registres de paie, liste des immobilisations et piste de vérification ou journal des opérations si le programme en tient un.
• Les factures et les reçus joints. Ils appuient les crédits de taxe sur les intrants et les déductions.
• Un journal de conversion : date, ce qui a été transféré, totaux avant et après. La circulaire IC05-1 exige une documentation qui conserve un historique chronologique des changements de système, accessible à l'ARC sur demande.

Un changement qui touche votre capacité d'accéder aux registres et de les lire doit être signalé à l'ARC (IC05-1). Assurez-vous de pouvoir encore ouvrir ou exporter l'ancien fichier après la fin de sa licence ou de son abonnement.

À quel moment de l'année dois-je passer de Sage 50 au nouveau logiciel?

Une date de bascule à la fin d'un exercice ou d'une période de déclaration de la TPS/TVH permet à un seul fichier de produire chaque déclaration. Le travail de conversion peut se faire des semaines plus tard, en saisissant ensuite l'activité depuis la date de bascule.

Après une bascule en fin d'exercice, l'ancien fichier est encore nécessaire pour la T2, due six mois après la fin de l'exercice, et pour une déclaration annuelle de TPS/TVH, due 3 mois après celle-ci pour la plupart des entreprises. Un entrepreneur individuel dont l'exercice se termine le 31 décembre et qui a un revenu d'entreprise pour l'année produit la déclaration annuelle de TPS/TVH au plus tard le 15 juin et verse le montant dû au plus tard le 30 avril (ARC).

Une fin d'exercice est le lien le plus net avec une déclaration produite, parce que la T2 et la T2125 sont des documents de fin d'exercice. Le début d'une période vient en deuxième. Pour une société, la liste de vérification de la clôture de fin d'exercice couvre le nettoyage à faire d'abord.

Si la date de bascule tombe en milieu de période, établissez la déclaration de TPS/TVH unique de cette période à partir des deux fichiers et gardez-les tous les deux. Voyez période de déclaration de la TPS/TVH et exercice.

Quels soldes d'ouverture sont reportés?

Tous les comptes du bilan sont reportés, et une date de bascule en cours d'exercice exige aussi l'état des résultats cumulatif depuis le début de l'exercice. À une date de bascule en fin d'exercice, les chiffres d'ouverture sont ceux de la fin d'exercice produite; à toute autre date, ce sont ces chiffres ajustés de l'activité depuis. Chaque chiffre d'ouverture a une source et une vérification.

Pour les comptes clients, les comptes fournisseurs et les comptes en dollars américains, voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché et le gain ou la perte de change sur un compte en dollars américains.

Des factures ouvertes peuvent déjà figurer sur une déclaration produite. La taxe sur une vente est payable le premier en date du jour où la contrepartie est payée et du jour où elle devient due (article 168). Un crédit de taxe sur les intrants naît dans la période de déclaration où la taxe devient payable, ou est payée si elle est payée avant de devenir payable (article 169); un crédit non encore demandé peut figurer sur une déclaration ultérieure dans le délai prévu (article 225). Pour chaque facture fournisseur ouverte, notez si son crédit a déjà été demandé : la payer ne crée pas un deuxième crédit. Le paiement d'une ancienne facture par un client dans le nouveau fichier est un paiement sur une facture ouverte, pas une nouvelle vente. Comparez le premier rapport de TPS/TVH du nouveau fichier avec l'ancien fichier avant de produire la déclaration.

Les immobilisations portent deux séries de chiffres. Les livres portent le coût moins l'amortissement. La déclaration porte la fraction non amortie du coût en capital par catégorie, et le chiffre d'ouverture de chaque année est le chiffre de clôture de l'année précédente (guide T2, annexe 8; T4002). Si seule la valeur comptable nette est reportée, le nouveau fichier n'a pas de FNACC par catégorie à comparer avec la déclaration. Voyez l'amortissement et la DPA dans les livres d'une société.

Les totaux de paie suivent l'année civile. Un feuillet T4 déclare la rémunération de l'année civile où elle a été versée (RC4120); toute date de bascule autre que le 1er janvier exige donc les chiffres cumulatifs de chaque employé. Une fin d'exercice autre que le 31 décembre est une telle date. Voyez les écritures de journal de la paie.

Comment faire concorder les soldes d'ouverture avec ma dernière T2 ou T2125 produite?

Comparez, compte par compte, l'ancienne balance de vérification à la dernière fin d'exercice avec la déclaration produite, et réglez chaque écart avant la date de bascule. Si la déclaration de l'exercice qui vient de se terminer n'est pas encore produite, faites la concordance avec les états financiers signés de fin d'exercice et avec la déclaration produite de l'année précédente.

1. Société : prenez le bilan tel qu'il a été produit à l'annexe 100 (ou dans la version abrégée de l'IGRF, si la société respectait ses critères; l'IGRF est la liste de codes normalisée de l'ARC pour les lignes des états financiers), avec les états financiers de fin d'exercice qui la sous-tendent.
2. Entrepreneur individuel : la T2125 ne contient pas de bilan; faites donc concorder ce qu'elle contient : les revenus et les dépenses de l'année et la FNACC par catégorie. Établissez le bilan d'ouverture à partir des relevés bancaires et des listes de factures ouvertes de clients et de fournisseurs.
3. Tirez l'ancienne balance de vérification à la même date et comparez.
4. Dressez la liste de chaque écart. Causes habituelles : des écritures faites par le comptable en dehors de l'ancien fichier, ou des écritures comptabilisées dans l'ancien fichier après la production de la déclaration.
5. Comptabilisez chaque écart justifié dans l'ancien fichier avant la date de bascule, ou dans une écriture d'ouverture datée de la date de bascule et accompagnée d'une note, afin que les livres à la dernière fin d'exercice concordent avec les chiffres produits. Pour une date de bascule postérieure à cette fin d'exercice, reportez l'activité depuis jusqu'à la date de bascule; ne ramenez pas les soldes courants à ceux de la déclaration antérieure.
6. Si la déclaration produite est elle-même erronée, il s'agit d'une correction, et non d'une conversion : voyez corriger les états financiers de l'an dernier.

Mettez en place le nouveau plan comptable de façon qu'il corresponde aux mêmes lignes qu'avant : voyez le plan comptable pour l'IGRF.

Comment garder propre l'historique de la TPS/TVH?

Chaque déclaration vient d'un seul fichier, le montant à payer est rapproché du compte de l'ARC avant la date de bascule, et les pièces justificatives de chaque crédit de taxe sur les intrants survivent à la conversion.

• Rapprochez d'abord. Comparez la TPS/TVH à payer de l'ancien fichier avec le compte de l'ARC, puis convertissez le chiffre rapproché. Voyez rapprocher la TPS/TVH à payer avec l'ARC.
• Une période, une déclaration. Une déclaration couvre une période de déclaration. Si la date de bascule tombe à l'intérieur de l'une d'elles, déclarez la taxe perçue et les crédits des deux fichiers sur cette seule déclaration.
• Périodes non produites. Un inscrit doit produire une déclaration pour chaque période de déclaration, même nulle (ARC). Lorsqu'une période n'est pas produite, le montant à payer d'ouverture est une estimation. Voyez rattraper des livres en retard.
• Conservez les pièces justificatives. Une facture de 100 $ ou plus doit indiquer les détails de la taxe et le numéro de TPS/TVH du fournisseur, et à partir de 500 $, aussi le nom de l'acheteur, une description et les modalités de paiement (ARC). La plupart des inscrits disposent de quatre ans pour demander un crédit; les factures jointes doivent donc survivre à la conversion. Voyez les renseignements des reçus pour les crédits de taxe sur les intrants.
• Vérifiez votre méthode. Un inscrit qui utilise la méthode rapide verse un pourcentage de ses ventes taxes comprises et ne peut demander de crédits que sur quelques achats, comme les biens en capital (RC4058); son montant à payer n'est donc pas la taxe perçue moins les crédits. Le changement de logiciel ne modifie pas la méthode; c'est le choix de l'inscrit qui le fait. Voyez la méthode rapide de la TPS/TVH.
• Faites correspondre chaque code de taxe. Chaque ancien code doit avoir un nouveau code au même traitement : taxable, détaxé ou exonéré. Voyez inscrire la TPS/TVH dans vos livres.

Quelle part de l'historique de Sage 50 dois-je convertir, et comment garder le reste lisible?

Apportez les soldes d'ouverture et, pour une date de bascule en cours d'exercice, les totaux cumulatifs de l'exercice. Gardez les années antérieures dans la copie de sauvegarde archivée et dans les exportations, lisibles pour l'ARC.

Une conversion ne doit ni perdre, ni détruire, ni modifier de l'information, et le contribuable doit s'assurer que les registres convertis sont fiables et lisibles (IC05-1). Importer des années d'opérations ajoute un risque de conversion. C'est utile si vous voulez des rapports comparatifs ou si un prêteur demande les années antérieures. Laissez la copie de sauvegarde originale intacte comme preuve, et refaites de temps en temps un essai de restauration.

Le nouveau fichier peut-il se trouver sur des serveurs hors du Canada?

La règle veut que les registres demeurent au Canada, et les registres électroniques sur des serveurs hors du Canada exigent la permission de l'ARC. Savoir si un produit hébergé donné déclenche cette règle dépend de l'endroit où le fournisseur stocke les données. Demandez-le au fournisseur et lisez ses conditions actuelles.

• La Loi de l'impôt sur le revenu exige que les registres soient conservés à l'établissement ou à la résidence de l'entreprise au Canada, ou à un autre endroit désigné par le ministre (article 230). Les registres de TPS/TVH doivent être conservés au Canada, en anglais ou en français, sauf autorisation contraire du ministre (article 286).
• L'ARC précise que des registres conservés hors du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas des registres conservés au Canada (IC05-1).
• L'ARC peut permettre de conserver des registres électroniques hors du Canada. Elle doit être convaincue que les copies sont des copies conformes, lisibles par ses logiciels et assez détaillées pour appuyer les déclarations, et elles doivent être accessibles à ses fonctionnaires au Canada. La permission se demande par écrit au bureau des services fiscaux (ARC).

La circulaire IC05-1 indique qu'une entreprise hébergée sur un serveur hors du Canada demeure responsable de conserver ses registres au Canada, et recommande de garder des copies de sauvegarde à un endroit au Canada. Savoir si une exportation régulière vers le Canada suffit pour votre produit est une question pour l'ARC ou votre conseiller.

Que vérifier après la conversion avant de lui faire confiance?

Faites ces vérifications dans l'ordre et gardez les résultats avec le journal de conversion.

1. La nouvelle balance de vérification d'ouverture est égale à l'ancienne à la date de bascule, compte par compte.
2. Les soldes d'ouverture sont égaux au bilan de la dernière T2 produite ou aux chiffres de la T2125, ajustés de l'activité depuis cette fin d'exercice. Si cette déclaration n'est pas encore produite, utilisez les états signés de fin d'exercice.
3. Le détail des comptes clients, des comptes fournisseurs et des stocks correspond à leurs totaux au bilan, et concorde avec les anciens rapports de balance âgée et de stocks.
4. Les soldes de TPS/TVH concordent avec l'ancien grand livre et avec un rapprochement avec les déclarations produites et le compte de l'ARC. La taxe nette non produite et les autres écarts expliqués restent identifiés; aucun ajustement inexpliqué ne force la concordance.
5. Le coût des immobilisations et l'amortissement cumulé concordent avec le registre des biens à la date de bascule, et la FNACC par catégorie est égale au dernier chiffre de clôture de l'annexe 8 ou de la T2125, plus les acquisitions et les dispositions depuis.
6. Les chiffres cumulatifs de paie sont égaux au dernier registre de paie.
7. Le compte bancaire est rapproché à la date de bascule et à la première fin de mois.
8. Le premier rapport de TPS/TVH du nouveau fichier concorde avec le résultat attendu de l'ancien fichier avant que vous produisiez la déclaration.

J'ai acheté une entreprise qui utilise Sage 50 : que dois-je reprendre, et quand dois-je changer de logiciel?

Vous pouvez garder le fichier ou passer à un nouveau logiciel : les règles fiscales sont les mêmes quel que soit celui qui contient les livres. Ce qui décide, c'est la fiabilité du fichier et les conditions actuelles du fournisseur, que cette page ne traite pas. Dans les deux cas, faites concorder le fichier avec ce que l'entreprise a produit. Ce que vous reprenez dépend de l'achat d'actions ou d'actifs.

Si un achat d'actions vous donne le contrôle, à vous ou à un groupe dont vous faites partie, l'année d'imposition de la société se termine généralement juste avant le changement de contrôle et une nouvelle commence (paragraphe 249(4); guide T2). Un achat qui ne change pas le contrôle ne produit généralement pas cet effet. Un changement de contrôle ramène aussi à leur valeur les biens qui valent moins que leur coût fiscal (article 111, paragraphes (4) et (5.1)); reportez donc dans le nouveau fichier le tableau de DPA de l'année courte, et non l'ancienne FNACC. Une déclaration pour année courte suit : voyez la fin d'exercice réputée à l'acquisition du contrôle. Cette date donne un bilan de clôture auquel faire concorder les chiffres. Lisez les périodes de TPS/TVH dans le compte de l'ARC, et non à partir de la date de l'année d'imposition.

Avant de décider de garder le fichier ou de passer à un nouveau logiciel :

• Dans un achat d'actions, vérifiez l'ancien fichier par rapport aux déclarations produites et aux comptes de l'ARC de la société. Les périodes non produites et les soldes restent à la société dont vous êtes maintenant propriétaire.
• Dans un achat d'actifs, le vendeur garde ses propres registres pendant la même période. Savoir si vous recevez son fichier relève du contrat d'achat.
• Dans un achat d'actifs, la TPS/TVH sur les actifs peut être allégée par un choix conjoint avec le vendeur. Les conditions et la date limite de production figurent dans acheter une entreprise existante.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les chiffres sont en dollars canadiens.

Une société dont l'exercice se termine le 31 décembre change de logiciel le 1er janvier

Une société de l'Ontario produit sa déclaration de TPS/TVH chaque trimestre. Ses états financiers de fin d'exercice au 31 décembre, les chiffres que la T2 reprendra, montrent une banque de 42 000 $ CA, des comptes clients de 30 000 $ CA, des comptes fournisseurs de 21 000 $ CA et une TPS/TVH à payer de 6 500 $ CA. Le comptable a aussi inscrit 4 000 $ CA de salaires courus qui n'ont jamais été comptabilisés dans l'ancien fichier. Les 6 500 $ CA sont la taxe nette d'une période pas encore produite, et le compte de l'ARC ne les affiche donc pas encore.

La société fixe la date de bascule au 1er janvier et comptabilise les 4 000 $ CA dans les écritures de fin d'exercice de l'ancien fichier, de sorte que chaque solde d'ouverture est égal à ces états. L'ancien fichier reste utilisable jusqu'à la préparation de la T2 et jusqu'à la production de la déclaration du trimestre de décembre, due un mois après la fin du trimestre. La production demeure trimestrielle, et le montant à payer d'ouverture de 6 500 $ CA dans le nouveau fichier est réglé lorsque cette déclaration est payée.

Un entrepreneur individuel qui produit la TPS/TVH chaque année change de logiciel le 1er juillet

Un entrepreneur individuel de l'Alberta, dont l'exercice se termine le 31 décembre, produit la TPS/TVH chaque année. L'ancienne licence prend fin le 30 juin, et la date de bascule est donc le 1er juillet. Les ventes sont de 80 000 $ CA de janvier à juin dans l'ancien fichier et de 95 000 $ CA de juillet à décembre dans le nouveau.

La déclaration annuelle indique 175 000 $ CA, établis à partir de deux fichiers, et la T2125 exige l'année complète. L'entrepreneur saisit les revenus et les dépenses de janvier à juin, par compte, dans une écriture d'ouverture du nouveau fichier et garde l'ancienne copie de sauvegarde. Les deux fichiers sont gardés au moins six ans à compter du 31 décembre de cette année, et non du 1er juillet, et le grand livre plus longtemps. Une date de bascule au 1er janvier aurait gardé l'année dans un seul fichier.

Acheteur d'une société avec 2 000 000 $ CA de ventes taxables

Un acheteur de l'Ontario achète les actions d'une société dont les ventes taxables de 2 000 000 $ CA de l'année précédente, en comptant les ventes des sociétés associées, la placent dans la déclaration trimestrielle. L'achat donne le contrôle à l'acheteur, et l'année d'imposition de la société a donc pris fin la veille de la clôture. L'acheteur lit les périodes de déclaration dans le compte de l'ARC après la clôture, parce qu'un changement dans les sociétés associées peut modifier la période attribuée.

L'ancien fichier reste en usage jusqu'à la fin du trimestre où l'achat a été conclu, et la déclaration de ce trimestre est produite à partir de celui-ci. La date de bascule est le premier jour du trimestre suivant, de sorte qu'aucune période ne chevauche deux fichiers. Les soldes d'ouverture sont les soldes de fin de trimestre de l'ancien fichier, vérifiés par rapport au bilan de l'année courte à la date du changement de contrôle plus l'activité depuis, et par rapport aux déclarations produites et aux comptes de l'ARC de la société.

Votre situation est différente?

• Les anciens soldes ne concordent pas avec votre dernière T2 ou T2125 produite, ou la TPS/TVH à payer ne s'explique pas par rapport au compte de l'ARC : la date de bascule, le bilan d'ouverture et les corrections de TPS/TVH exigent un jugement professionnel. Voyez corriger les états financiers de l'an dernier et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des déclarations de TPS/TVH ou des années d'imposition ne sont pas produites : terminez-les avant de convertir. Voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Vous ne pouvez pas ouvrir ni restaurer l'ancien fichier : l'obligation de conserver des registres lisibles s'applique toujours; récupérez donc les données avant de choisir une date de bascule. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez acheté une entreprise et hérité de son fichier : lisez acheter une entreprise existante et la fin d'exercice réputée à l'acquisition du contrôle, puis planifiez la date de bascule avec de l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise exerce ses activités au Canada et aux États-Unis : voyez QuickBooks Canada ou É.-U. pour une entreprise active dans deux pays.
• Vous êtes au Québec : Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, administre généralement la TPS/TVH à cet endroit, et les déclarations lui sont produites (RC4022). Cette page ne traite pas de la taxe de vente du Québec.
• Vous percevez la taxe de vente provinciale en Colombie-Britannique, en Saskatchewan ou au Manitoba : cette page ne traite pas des registres de taxe de vente provinciale. Voyez la taxe de vente provinciale.
• Vous changez aussi de comptable : voyez changer de comptable.