De Sage 50 a QuickBooks Online o Xero en Canadá: cuándo cambiar

¿Cambiar de Sage 50 modifica mi ejercicio fiscal, mi período de GST/HST o mi método contable?

No. El software de contabilidad de un negocio canadiense no define su ejercicio fiscal, su período de reporte de GST/HST ni su método contable. Esos puntos los fijan las reglas de la CRA, así que la fecha del cambio debe encajar con ellos. La fecha de corte es el día en que termina el archivo anterior y empiezan los saldos iniciales del archivo nuevo; esta página la usa como fecha del cambio.

El ejercicio de GST/HST de un registrante suele coincidir con su año fiscal del impuesto sobre la renta, pero una corporación puede elegir el año calendario para el GST/HST (RC4022). Su cuenta de la CRA muestra sus períodos de reporte y sus fechas de vencimiento (CRA); tome las fechas de los períodos de ahí, no de la configuración del software.

El cambio no es sencillo si se cumple cualquiera de estos puntos:

• Los saldos anteriores no coinciden con la última T2 o T2125 presentada.
• El GST/HST por pagar del archivo anterior no se puede explicar frente a las declaraciones presentadas y a la cuenta de la CRA.
• Hay una declaración de GST/HST o una declaración del impuesto sobre la renta sin presentar.
• No puede abrir el archivo anterior, o falla la prueba de restauración de su copia de seguridad.
• Heredó el archivo en una compra.
• El negocio también opera en EE. UU.

Reúna esto antes de elegir una fecha:

• La última T2 presentada con sus estados financieros, o la última T2125 presentada.
• Si un contador preparó la declaración: los asientos de ajuste del cierre o la balanza de comprobación ajustada que la respaldan.
• Las declaraciones de GST/HST del ejercicio fiscal actual y del anterior, y el saldo de la cuenta de la CRA.
• Una copia de seguridad del archivo anterior de la empresa y sus reportes de cierre, con el acceso al archivo y la versión del programa que hizo la copia.
• El saldo de la cuenta de nómina y el último registro de nómina, y la lista de activos fijos con su calendario de CCA (deducción por costo de capital, la versión fiscal de la depreciación).

Qué programa elegir es otra pregunta: vea QuickBooks Online, Xero o Wave y Wave para un negocio pequeño. Los pasos siguientes son los mismos para cualquier archivo nuevo. Esta página no cubre los términos vigentes de licencia, suscripción y exportación del proveedor: léalos antes de fijar una fecha.

¿Qué debo conservar del archivo de Sage y por cuánto tiempo?

Conserve la contabilidad anterior durante seis años después del final del último año fiscal al que se refiere, en un formato que la CRA pueda leer. La excepción es el libro mayor, que se conserva más tiempo (primer punto de la lista siguiente). La Income Tax Act (sección 230) y, para el GST/HST, la Excise Tax Act (sección 286) fijan ambas el plazo de seis años y exigen que los registros electrónicos sigan en un formato legible por medios electrónicos. Reglas completas: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

El plazo se cuenta desde el final del año fiscal, no desde la fecha de corte. La CRA toma como año fiscal el ejercicio fiscal en el caso de una corporación y el año calendario en el de una persona (CRA). Los registros ordinarios de medio año en el archivo anterior se conservan durante seis años desde el final de ese año completo.

En algunos casos se aplican plazos más largos:

• Libro mayor y los contratos necesarios para leerlo: una corporación los conserva hasta dos años después de su disolución. Un negocio que no es una corporación los conserva hasta seis años después del final del año fiscal en que terminó el negocio (Regulations, sección 5800). La exportación del libro mayor y la copia de seguridad que lo contiene son los archivos que debe guardar más tiempo.
• Declaración presentada tarde: seis años desde el día en que se presenta la declaración del impuesto sobre la renta (sección 230(5)).
• Objeción o apelación: después de una objeción, hasta que haya pasado el plazo para apelar; en una apelación, hasta que ella y cualquier apelación posterior terminen o venza el plazo para presentarla (sección 230(6)).
• Bienes de largo plazo: la CRA dice que los registros de adquisiciones y ventas de bienes de largo plazo deben conservarse de forma indefinida (CRA), y que las facturas de los bienes de capital deben guardarse más tiempo para respaldar reclamos posteriores de créditos fiscales por insumos (RC4022).
• Solicitud de la CRA: la CRA puede pedirle las facturas del GST/HST por más tiempo (CRA). Destruir registros antes de tiempo requiere el permiso escrito de la CRA.

Qué conservar del archivo de Sage:

• Una copia de seguridad completa hecha en la fecha de corte, con restauración de prueba. La CRA exige que las copias cifradas o en formato propietario se puedan restaurar más adelante, y que exista una copia utilizable en un formato no propietario de uso común (IC05-1).
• Exportaciones en un formato común: balanza de comprobación por mes, detalle del libro mayor, libros auxiliares de clientes y proveedores, reportes de GST/HST con los códigos de impuesto, registros de nómina, la lista de activos fijos y la pista de auditoría o el registro de transacciones, si el programa lo lleva.
• Las facturas y los recibos adjuntos. Respaldan los créditos fiscales por insumos y las deducciones.
• Un registro de la conversión: fecha, qué se movió y los totales antes y después. El IC05-1 exige documentación que conserve un registro cronológico de los cambios del sistema, a disposición de la CRA si lo pide.

Debe informar a la CRA de cualquier cambio que afecte su capacidad para acceder a los registros y leerlos (IC05-1). Confirme que todavía puede abrir o exportar el archivo anterior cuando termine su licencia o suscripción.

¿En qué momento del año debo cambiar de Sage 50 al software nuevo?

Una fecha de corte al final de un ejercicio fiscal o de un período de reporte de GST/HST permite que un solo archivo produzca cada declaración. El trabajo de conversión puede hacerse semanas después, e ingresar más tarde la actividad posterior a la fecha de corte.

Después de un corte al cierre del ejercicio, el archivo anterior sigue haciendo falta para la T2, que vence seis meses después del cierre, y para la declaración anual de GST/HST, que para la mayoría de los negocios vence 3 meses después de él. Un propietario único con cierre el 31 de diciembre e ingresos del negocio en el año presenta la declaración anual de GST/HST a más tardar el 15 de junio y paga a más tardar el 30 de abril (CRA).

El cierre del ejercicio fiscal es el vínculo más limpio con una declaración presentada, porque la T2 y la T2125 son documentos de fin de año. El inicio de un período es la siguiente mejor opción. Para una corporación, la lista de verificación del cierre del año cubre la limpieza que debe hacerse primero.

Si la fecha de corte cae a mitad de un período, arme la declaración única de GST/HST de ese período con los dos archivos y conserve ambos. Vea período de GST/HST y ejercicio fiscal.

¿Qué saldos iniciales se trasladan?

Se trasladan todas las cuentas del balance general, y un corte a mitad de año también necesita el estado de resultados acumulado del año. En un corte al cierre del ejercicio, las cifras iniciales son las cifras de cierre presentadas; en cualquier otro corte, son esas cifras actualizadas con la actividad posterior. Cada cifra inicial tiene una fuente y una verificación.

Para las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y las cuentas en dólares estadounidenses, vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces y ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD.

Las facturas abiertas pueden estar ya en una declaración presentada. El impuesto de una venta se paga en la primera de estas fechas: el día en que se paga la contraprestación o el día en que vence (sección 168). Un crédito fiscal por insumos surge en el período de reporte en que el impuesto se vuelve pagadero, o se paga si se pagó antes de que fuera pagadero (sección 169); un crédito aún no reclamado puede ir en una declaración posterior dentro de su plazo (sección 225). De cada factura de proveedor abierta, anote si ya se reclamó su crédito: pagarla no crea un segundo crédito. El pago de un cliente por una factura antigua en el archivo nuevo es un pago de una factura abierta, no una venta nueva. Compare el primer reporte de GST/HST del archivo nuevo con el del archivo anterior antes de presentar.

Los activos fijos llevan dos juegos de cifras. La contabilidad lleva el costo menos la amortización. La declaración lleva el saldo no depreciado del costo de capital por clase, y la cifra inicial de cada año es la cifra de cierre del año anterior (guía de la T2, Schedule 8; T4002). Si solo se traslada el valor neto en libros, el archivo nuevo no tiene el UCC por clase para comprobarlo contra la declaración. Vea amortización y CCA en la contabilidad de una corporación.

Los totales de nómina siguen el año calendario. Un comprobante T4 reporta el pago del año calendario en que se hizo (RC4120), así que cualquier fecha de corte distinta del 1 de enero necesita las cifras acumuladas del año de cada empleado. Un cierre de ejercicio distinto del 31 de diciembre es una de esas fechas. Vea asientos contables de nómina.

¿Cómo cuadro los saldos iniciales con mi última T2 o T2125 presentada?

Compare la balanza de comprobación anterior al último cierre con la declaración presentada, cuenta por cuenta, y resuelva cada diferencia antes de la fecha de corte. Si la declaración del año que acaba de terminar aún no se presenta, cuadre con los estados financieros firmados del cierre y con la declaración presentada del año anterior.

1. Corporación: tome el balance general como se presentó en el Schedule 100 (o en el formato corto del GIFI, si la corporación cumplió sus criterios; el GIFI es la lista estándar de códigos de la CRA para las líneas de los estados financieros), con los estados financieros del cierre que lo respaldan.
2. Propietario único: la T2125 no tiene balance general, así que cuadre lo que sí incluye: los ingresos y gastos del año y el UCC por clase. Arme el balance general inicial con los estados de cuenta bancarios y las listas de facturas abiertas de clientes y proveedores.
3. Saque la balanza de comprobación anterior a la misma fecha y compárela.
4. Anote cada diferencia. Causas habituales: asientos de cierre que el contador hizo fuera del archivo anterior, o asientos registrados en el archivo anterior después de presentar la declaración.
5. Registre cada diferencia respaldada en el archivo anterior antes de la fecha de corte, o como un asiento inicial con la fecha de corte y una nota, para que la contabilidad al último cierre coincida con las cifras presentadas. Si la fecha de corte es posterior a ese cierre, traslade la actividad posterior hasta la fecha de corte; no restablezca los saldos actuales a los de la declaración anterior.
6. Si la propia declaración presentada tiene un error, eso es una corrección, no una conversión: vea corregir los estados financieros del año anterior.

Configure el nuevo catálogo de cuentas para que corresponda a las mismas líneas que antes: vea catálogo de cuentas para el GIFI.

¿Cómo mantengo limpio el historial de GST/HST?

Cada declaración sale de un solo archivo, el GST/HST por pagar se concilia con la cuenta de la CRA antes de la fecha de corte, y el respaldo de cada crédito fiscal por insumos sobrevive a la conversión.

• Concilie primero. Compare el GST/HST por pagar del archivo anterior con la cuenta de la CRA y luego convierta la cifra conciliada. Vea conciliar el GST/HST por pagar con la CRA.
• Un período, una declaración. Una declaración cubre un solo período de reporte. Si la fecha de corte cae dentro de uno, reporte el impuesto cobrado y los créditos de los dos archivos en esa única declaración.
• Períodos sin presentar. Un registrante debe presentar una declaración por cada período de reporte, aunque sea en cero (CRA). Si hay un período sin presentar, el saldo inicial por pagar es una estimación. Vea ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• Conserve el respaldo. Una factura de $100 o más necesita los datos del impuesto y el número de GST/HST del proveedor, y a partir de $500 también el nombre del comprador, una descripción y las condiciones de pago (CRA). La mayoría de los registrantes tiene cuatro años para reclamar un crédito, así que las facturas adjuntas deben sobrevivir a la conversión. Vea datos del recibo para los créditos fiscales por insumos.
• Revise su método. Un registrante con el Quick Method (método simplificado de GST/HST) remite un porcentaje de sus ventas con el impuesto incluido y solo puede reclamar créditos de unas pocas compras, como los bienes de capital (RC4058), así que su monto por pagar no es el impuesto cobrado menos los créditos. Cambiar de software no cambia el método; lo cambia la elección del registrante. Vea Quick Method del GST/HST.
• Asigne cada código de impuesto. Cada código anterior necesita un código nuevo con el mismo tratamiento: gravable, de tasa cero o exento. Vea registrar el GST/HST en su contabilidad.

¿Cuánto historial de Sage 50 convierto y cómo mantengo legible el resto?

Traslade los saldos iniciales y, si el corte es a mitad de año, los totales acumulados del año. Conserve los años anteriores en la copia de seguridad archivada y en las exportaciones, legibles para la CRA.

Una conversión no debe perder, destruir ni alterar información, y el contribuyente es responsable de que los registros convertidos sean confiables y legibles (IC05-1). Importar años de transacciones añade riesgo a la conversión. Sirve cuando quiere reportes comparativos o cuando un prestamista pide años anteriores. Deje intacta la copia de seguridad original como evidencia y vuelva a probar su restauración de vez en cuando.

¿El archivo nuevo puede estar en servidores fuera de Canadá?

La regla es que los registros permanezcan en Canadá, y los registros electrónicos en servidores fuera de Canadá necesitan el permiso de la CRA. Si un producto alojado en la nube activa esa regla depende de dónde guarde los datos el proveedor. Pregúntele al proveedor y lea sus términos vigentes.

• La Income Tax Act exige que los registros estén en el negocio o en el domicilio en Canadá, o en otro lugar que designe el Minister (sección 230). Los registros del GST/HST deben conservarse en Canadá, en inglés o en francés, salvo que el Minister autorice otra cosa (sección 286).
• La CRA dice que los registros guardados fuera de Canadá y a los que se accede por medios electrónicos desde Canadá no se consideran registros guardados en Canadá (IC05-1).
• La CRA puede permitir registros electrónicos fuera de Canadá. Debe quedar convencida de que las copias son fieles, de que el software de la CRA puede leerlas y de que tienen el detalle suficiente para respaldar las declaraciones, y deben estar disponibles para los funcionarios de la CRA en Canadá. El permiso se solicita por escrito a la oficina de servicios tributarios (CRA).

El IC05-1 dice que un negocio alojado en un servidor fuera de Canadá es responsable de conservar sus registros en Canadá, y recomienda guardar las copias de seguridad en un lugar dentro de Canadá. Si una exportación periódica a Canadá basta para su producto es una pregunta para la CRA o para su asesor.

¿Qué reviso después de la conversión antes de confiar en ella?

Haga estas verificaciones en orden y guarde los resultados con el registro de la conversión.

1. La nueva balanza de comprobación inicial es igual a la anterior en la fecha de corte, cuenta por cuenta.
2. Los saldos iniciales son iguales al balance general de la última T2 presentada o a las cifras de la T2125, actualizados con la actividad posterior a ese cierre. Si esa declaración aún no se presenta, use los estados firmados del cierre.
3. El detalle de cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario suma sus totales en el balance general y coincide con los reportes anteriores de antigüedad y de inventario.
4. Los saldos de GST/HST coinciden con el libro anterior y con una conciliación con las declaraciones presentadas y la cuenta de la CRA. El impuesto neto sin presentar y otras diferencias explicadas quedan identificados; ningún ajuste sin explicación fuerza la coincidencia.
5. El costo de los activos fijos y su amortización acumulada coinciden con el registro de activos a la fecha de corte, y el UCC por clase es igual a la cifra de cierre del último Schedule 8 o de la T2125, más las altas y bajas posteriores.
6. Las cifras acumuladas del año de nómina son iguales al último registro de nómina.
7. La cuenta bancaria se concilia en la fecha de corte y al primer cierre de mes.
8. El primer reporte de GST/HST del archivo nuevo coincide con el resultado esperado del archivo anterior antes de que usted presente.

Compré un negocio que usa Sage 50: ¿qué recibo y cuándo cambio?

Puede conservar el archivo o pasar a un software nuevo: las reglas fiscales son las mismas con cualquiera de los dos. Lo que decide es la confiabilidad del archivo y los términos vigentes del proveedor, que esta página no cubre. En ambos casos, cuadre el archivo con lo que el negocio ha presentado. Lo que recibe depende de si compró acciones o activos.

Si una compra de acciones le da el control a usted, o a un grupo del que forma parte, el año fiscal de la corporación por lo general termina justo antes de que cambie el control y comienza uno nuevo (sección 249(4); guía de la T2). Una compra que no cambia el control por lo general no lo hace. Un cambio de control también reduce a su valor los bienes que valen menos que su costo fiscal (sección 111, subsecciones (4) y (5.1)), así que traslade al archivo nuevo el calendario de CCA del año corto, no el UCC anterior. Sigue una declaración de año corto: vea cierre de año presunto al adquirir el control. Esa fecha le da un balance general de cierre con el cual cuadrar. Tome los períodos de GST/HST de la cuenta de la CRA, no de la fecha del año fiscal.

Antes de decidir si conserva el archivo o pasa a un software nuevo:

• En una compra de acciones, compare el archivo anterior con las declaraciones presentadas y las cuentas de la CRA de la corporación. Los períodos sin presentar y los saldos pendientes se quedan con la corporación que ahora usted posee.
• En una compra de activos, el vendedor conserva sus propios registros del mismo período. Si usted recibe su archivo es un asunto del contrato de compra.
• En una compra de activos, el GST/HST de los activos puede eximirse con una elección conjunta con el vendedor. Las condiciones y la fecha límite de presentación están en comprar un negocio existente.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses.

Una corporación con cierre el 31 de diciembre cambia el 1 de enero

Una corporación de Ontario presenta el GST/HST cada trimestre. Sus estados financieros al 31 de diciembre, las cifras que llevará la T2, muestran banco de C$42,000, cuentas por cobrar de C$30,000, cuentas por pagar de C$21,000 y GST/HST por pagar de C$6,500. El contador también registró C$4,000 de sueldos devengados que nunca se asentaron en el archivo anterior. Los C$6,500 son el impuesto neto de un período aún no presentado, por lo que la cuenta de la CRA todavía no lo muestra.

La corporación fija la fecha de corte el 1 de enero y registra los C$4,000 en los asientos de cierre del archivo anterior, de modo que cada saldo inicial es igual a esos estados. El archivo anterior sigue utilizable hasta que se prepare la T2 y se presente la declaración del trimestre de diciembre, que vence un mes después del cierre del trimestre. La presentación sigue siendo trimestral y el saldo inicial por pagar de C$6,500 del archivo nuevo se liquida cuando se paga esa declaración.

Un propietario único con GST/HST anual cambia el 1 de julio

Un propietario único de Alberta, con cierre el 31 de diciembre, presenta el GST/HST cada año. La licencia anterior termina el 30 de junio, así que la fecha de corte es el 1 de julio. Las ventas son de C$80,000 de enero a junio en el archivo anterior y de C$95,000 de julio a diciembre en el archivo nuevo.

La declaración anual reporta C$175,000 armados con dos archivos, y la T2125 necesita el año completo. El propietario ingresa los ingresos y gastos de enero a junio, por cuenta, como un asiento inicial en el archivo nuevo y conserva la copia de seguridad anterior. Ambos archivos se conservan al menos seis años contados desde el 31 de diciembre de ese año, no desde el 1 de julio, y el libro mayor por más tiempo. Una fecha de corte el 1 de enero habría mantenido el año en un solo archivo.

Comprador de una empresa con C$2,000,000 de ventas gravables

Un comprador de Ontario adquiere las acciones de una empresa cuyas ventas gravables del año anterior, de C$2,000,000, la ubican en presentación trimestral, contando las ventas de las empresas asociadas. La compra le da el control al comprador, así que el año fiscal de la empresa terminó el día antes del cierre. El comprador toma los períodos de reporte de la cuenta de la CRA después del cierre, porque un cambio en las corporaciones asociadas puede cambiar el período asignado.

El archivo anterior sigue en uso durante el trimestre en que se cerró la compra, y la declaración de ese trimestre se presenta con él. La fecha de corte es el primer día del siguiente trimestre, de modo que ningún período queda repartido en dos archivos. Los saldos iniciales son los saldos al cierre del trimestre del archivo anterior, comprobados con el balance general del año corto a la fecha en que cambió el control más la actividad posterior, y con las declaraciones presentadas y las cuentas de la CRA de la corporación.

¿Su caso es distinto?

• Los saldos anteriores no cuadran con su última T2 o T2125 presentada, o el GST/HST por pagar no se puede explicar frente a la cuenta de la CRA: la fecha de corte, el balance general inicial y las correcciones del GST/HST requieren criterio profesional. Vea corregir los estados financieros del año anterior y consiga ayuda con la contabilidad.
• Hay declaraciones de GST/HST o años fiscales sin presentar: termínelos antes de convertir. Vea ponerse al día con una contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• No puede abrir ni restaurar el archivo anterior: la obligación de conservar registros legibles sigue vigente, así que recupere los datos antes de elegir una fecha de corte. Consiga ayuda con la contabilidad.
• Compró un negocio y heredó su archivo: lea comprar un negocio existente y cierre de año presunto al adquirir el control, y luego planee la fecha de corte con ayuda con la contabilidad.
• El negocio opera en Canadá y en EE. UU.: vea QuickBooks Canadá o EE. UU. para un negocio en dos países.
• Usted está en Quebec: Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) por lo general administra el GST/HST allí, y las declaraciones se presentan ante esa autoridad (RC4022). Esta página no cubre el impuesto sobre las ventas de Quebec.
• Usted cobra el impuesto provincial sobre las ventas en Columbia Británica, Saskatchewan o Manitoba: esta página no cubre los registros de ese impuesto. Vea impuesto provincial sobre las ventas.
• También está cambiando de contador: vea cambiar de contador.