Sage 50 para QuickBooks Online ou Xero no Canadá: quando migrar

Sair do Sage 50 muda meu exercício fiscal, meu período do GST/HST ou meu regime contábil?

Não. O software de contabilidade de uma empresa canadense não define o exercício fiscal, o período de declaração do GST/HST nem o regime contábil dela. Quem define é a CRA (Agência da Receita do Canadá), por isso a data da migração precisa se encaixar nessas datas. A data de corte é o dia em que o arquivo antigo termina e os saldos iniciais do arquivo novo começam; esta página usa essa data como a data da migração.

O exercício do GST/HST de um contribuinte registrado costuma ser o mesmo do imposto de renda, mas uma corporação pode optar pelo ano-calendário para o GST/HST (RC4022). A sua conta na CRA lista os seus períodos de declaração e os vencimentos (CRA); pegue as datas dos períodos de lá, não das configurações do software.

A migração não é simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• Os saldos antigos não batem com a última T2 ou T2125 entregue.
• O GST/HST a pagar no arquivo antigo não se explica pelas declarações entregues e pela conta na CRA.
• Há uma declaração de GST/HST ou de imposto de renda ainda não entregue.
• Você não consegue abrir o arquivo antigo, ou um teste de restauração do backup falha.
• Você herdou o arquivo em uma compra.
• A empresa também opera nos EUA.

Reúna antes de escolher a data:

• A última T2 entregue, com as demonstrações financeiras, ou a última T2125 entregue.
• Se um contador preparou a declaração: os lançamentos de ajuste de fim de exercício ou o balancete ajustado que a sustentam.
• As declarações de GST/HST do exercício atual e do anterior, e o saldo da conta na CRA.
• Um backup do arquivo antigo da empresa e dos relatórios de fim de exercício, com o login do arquivo e a versão do programa que fez o backup.
• O saldo da conta de folha de pagamento e o último registro de folha, e a lista de ativos fixos com o cronograma da CCA (Capital Cost Allowance, a versão fiscal da depreciação).

Qual programa escolher é outra pergunta: veja QuickBooks Online, Xero ou Wave e Wave para uma pequena empresa. Os passos abaixo valem para qualquer arquivo novo. Os termos atuais de licença, assinatura e exportação do fornecedor não são tratados aqui: leia-os antes de definir a data.

O que preciso guardar do arquivo do Sage e por quanto tempo?

Guarde os livros antigos por seis anos após o fim do último ano fiscal a que se referem, em um formato que a CRA consiga ler, exceto o livro-razão, que se guarda por mais tempo (primeiro item abaixo). A Income Tax Act (seção 230) e, para o GST/HST, a Excise Tax Act (seção 286) fixam o prazo de seis anos e exigem que os registros eletrônicos continuem em formato legível eletronicamente. Regras completas: por quanto tempo guardar os registros do negócio.

O prazo conta a partir do fim do ano fiscal, não da data de corte. A CRA considera o ano fiscal como o período fiscal para uma corporação e o ano-calendário para uma pessoa física (CRA). Os registros comuns de meio ano no arquivo antigo são guardados por seis anos a partir do fim desse ano inteiro.

Em alguns casos valem prazos mais longos:

• Livro-razão e os contratos necessários para lê-lo: uma corporação os guarda até dois anos depois de ser dissolvida. Um negócio que não é corporação os guarda até seis anos depois do fim do ano fiscal em que o negócio terminou (Regulations, seção 5800). A exportação do livro-razão e o backup que a contém são os arquivos a guardar por mais tempo.
• Declaração entregue em atraso: seis anos a partir do dia em que a declaração de imposto de renda é entregue (seção 230(5)).
• Contestação ou recurso: depois de uma contestação, até o fim do prazo para recorrer; no caso de um recurso, até que ele e qualquer recurso seguinte terminem ou o prazo para entrar com um tenha expirado (seção 230(6)).
• Bens de longo prazo: a CRA diz que os registros de aquisições e alienações de longo prazo devem ser guardados por tempo indeterminado (CRA), e as faturas de bens de capital devem ser guardadas por mais tempo para sustentar pedidos futuros de crédito de imposto sobre insumos (RC4022).
• Pedido da CRA: a CRA pode pedir faturas de GST/HST por mais tempo (CRA). Destruir registros antes do prazo exige permissão por escrito da CRA.

O que guardar do arquivo do Sage:

• Um backup completo feito na data de corte, com restauração testada. A CRA exige que backups criptografados ou proprietários possam ser restaurados mais tarde, e uma cópia utilizável em formato não proprietário e de uso comum (IC05-1).
• Exportações em formato comum: balancete por mês, detalhe do livro-razão, livros de clientes e de fornecedores, relatórios de GST/HST com os códigos de imposto, registros de folha de pagamento, a lista de ativos fixos e a trilha de auditoria ou o log de transações, se o programa mantiver um.
• Faturas e recibos anexados. Eles sustentam os créditos de imposto sobre insumos e as deduções.
• Um registro da conversão: data, o que foi transferido, totais antes e depois. O IC05-1 exige uma documentação que preserve um registro cronológico das mudanças no sistema, à disposição da CRA quando ela pedir.

Uma mudança que afete sua capacidade de acessar e ler os registros deve ser informada à CRA (IC05-1). Confirme que você ainda consegue abrir ou exportar o arquivo antigo depois que a licença ou a assinatura terminar.

Em que momento do ano devo sair do Sage 50 para o software novo?

Uma data de corte no fim de um exercício fiscal ou de um período de declaração do GST/HST permite que um só arquivo gere cada declaração. O trabalho de conversão pode acontecer semanas depois, com a atividade desde a data de corte lançada em seguida.

Depois de uma data de corte no fim do exercício, o arquivo antigo ainda é necessário para a T2, que vence seis meses depois do fim do exercício, e para uma declaração anual de GST/HST, que vence 3 meses depois dele para a maioria dos negócios. Um empresário individual com fim de exercício em 31 de dezembro e renda do negócio no ano entrega a declaração anual de GST/HST até 15 de junho e paga até 30 de abril (CRA).

O fim de um exercício fiscal é o vínculo mais limpo com uma declaração entregue, porque a T2 e a T2125 são documentos de fim de exercício. O início de um período vem em segundo lugar. Para uma corporação, a lista de verificação do fechamento do exercício cobre a arrumação que vem primeiro.

Se a data de corte cair no meio de um período, monte a declaração única de GST/HST desse período com os dois arquivos e guarde os dois. Veja período do GST/HST e exercício fiscal.

Quais saldos iniciais passam para o arquivo novo?

Todas as contas do balanço patrimonial passam, e uma data de corte no meio do ano também precisa da demonstração do resultado acumulada no ano. Numa data de corte no fim do exercício, os números iniciais são os do fim do exercício já entregue; em qualquer outra data de corte, são esses números atualizados pela atividade desde então. Cada número inicial tem uma fonte e uma conferência.

Para recebíveis, contas a pagar e contas em dólares americanos, veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplace e ganho ou perda cambial em conta em dólares americanos.

Faturas e contas em aberto podem já estar em uma declaração entregue. O imposto sobre uma venda é devido no que vier primeiro: o dia em que a contraprestação é paga ou o dia em que ela vence (seção 168). Um crédito de imposto sobre insumos surge no período de declaração em que o imposto se torna devido, ou é pago, se pago antes de se tornar devido (seção 169); um crédito ainda não pedido pode ir em uma declaração posterior, dentro do prazo (seção 225). Para cada conta em aberto, anote se o crédito dela já foi pedido: pagá-la não cria um segundo crédito. O pagamento de uma fatura antiga por um cliente no arquivo novo é um pagamento sobre uma fatura em aberto, não uma venda nova. Compare o primeiro relatório de GST/HST do arquivo novo com o do arquivo antigo antes de entregar.

Os ativos fixos têm dois conjuntos de números. Os livros mostram o custo menos a amortização. A declaração mostra o custo de capital não depreciado por classe, e o número inicial de cada ano é o número final do ano anterior (guia da T2, Schedule 8; T4002). Se só o valor contábil líquido for levado, o arquivo novo não terá o UCC por classe para conferir com a declaração. Veja amortização e CCA nos livros da corporação.

Os totais da folha seguem o ano-calendário. Um informe T4 mostra a remuneração do ano-calendário em que ela foi paga (RC4120), então qualquer data de corte que não seja 1º de janeiro exige os números acumulados no ano de cada empregado. Um fim de exercício fiscal que não seja 31 de dezembro é uma data de corte assim. Veja lançamentos da folha de pagamento.

Como faço os saldos iniciais baterem com a minha última T2 ou T2125 entregue?

Compare o balancete antigo do último fim de exercício com a declaração entregue, conta por conta, e resolva cada diferença antes da data de corte. Se a declaração do ano que acabou de terminar ainda não foi entregue, confira com as demonstrações financeiras assinadas do fim do exercício e com a declaração entregue do ano anterior.

1. Corporação: pegue o balanço patrimonial como entregue na Schedule 100 (ou no formulário curto do GIFI, se a corporação atendeu aos critérios; o GIFI é a lista padrão de códigos da CRA para as linhas das demonstrações financeiras), com as demonstrações financeiras do fim do exercício por trás.
2. Empresário individual: a T2125 não tem balanço patrimonial, então confira o que ela traz: a renda e as despesas do ano e o UCC por classe. Monte o balanço patrimonial inicial a partir dos extratos bancários e das listas de faturas e contas em aberto.
3. Emita o balancete antigo na mesma data e compare.
4. Liste cada diferença. Causas comuns: lançamentos de fim de exercício feitos pelo contador fora do arquivo antigo, ou lançamentos feitos no arquivo antigo depois que a declaração foi entregue.
5. Lance cada diferença comprovada no arquivo antigo antes da data de corte, ou como um lançamento de abertura datado na data de corte, com uma nota, para que os livros do último fim de exercício concordem com os números entregues. Para uma data de corte posterior a esse fim de exercício, leve para a frente a atividade desde então até a data de corte; não redefina os saldos atuais para a declaração anterior.
6. Se a própria declaração entregue está errada, isso é uma correção, não uma conversão: veja como corrigir as demonstrações financeiras do ano passado.

Monte o novo plano de contas de modo que ele corresponda às mesmas linhas de antes: veja plano de contas para o GIFI.

Como mantenho limpo o histórico do GST/HST?

Cada declaração vem de um só arquivo, o valor a pagar é conciliado com a conta na CRA antes da data de corte, e os comprovantes de cada crédito de imposto sobre insumos sobrevivem à conversão.

• Concilie primeiro. Compare o GST/HST a pagar do arquivo antigo com a conta na CRA e depois converta o número conciliado. Veja como conciliar o GST/HST a pagar com a CRA.
• Um período, uma declaração. Uma declaração cobre um período de declaração. Se a data de corte cair dentro de um, informe o imposto cobrado e os créditos dos dois arquivos nessa única declaração.
• Períodos não entregues. Um contribuinte registrado precisa entregar uma declaração para cada período de declaração, mesmo uma zerada (CRA). Com um período sem entregar, o valor a pagar inicial é uma estimativa. Veja como colocar os livros em dia.
• Guarde os comprovantes. Uma fatura de $100 ou mais precisa dos dados do imposto e do número de GST/HST do fornecedor e, a partir de $500, também do nome do comprador, de uma descrição e das condições de pagamento (CRA). A maioria dos contribuintes registrados tem quatro anos para pedir um crédito, então as faturas anexadas precisam sobreviver à conversão. Veja dados do recibo para créditos de imposto sobre insumos.
• Confira o seu método. Um contribuinte registrado no Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST) recolhe um percentual das vendas com imposto incluído e só pode pedir créditos sobre algumas compras, como bens de capital (RC4058), então o valor a pagar dele não é o imposto cobrado menos os créditos. A troca de software não muda o método; a opção do contribuinte muda. Veja Quick Method do GST/HST.
• Mapeie cada código de imposto. Cada código antigo precisa de um código novo com o mesmo tratamento: tributável, alíquota zero ou isento. Veja como registrar o GST/HST nos seus livros.

Quanto do histórico do Sage 50 converto, e como mantenho o resto legível?

Leve os saldos iniciais e, para uma data de corte no meio do ano, os totais acumulados no ano. Guarde os anos anteriores no backup arquivado e nas exportações, legíveis para a CRA.

Uma conversão não pode perder, destruir nem alterar informações, e o contribuinte é responsável por garantir que os registros convertidos sejam confiáveis e legíveis (IC05-1). Importar anos de transações aumenta o risco da conversão. É útil quando você quer relatórios comparativos ou um credor pede anos anteriores. Deixe o backup original intocado como prova e teste de novo a restauração dele de tempos em tempos.

O arquivo novo pode ficar em servidores fora do Canadá?

A regra é que os registros fiquem no Canadá, e registros eletrônicos em servidores fora do Canadá exigem a permissão da CRA. Se um produto hospedado específico aciona essa regra depende de onde o fornecedor guarda os dados. Pergunte ao fornecedor e leia os termos atuais dele.

• A Income Tax Act exige que os registros fiquem no local do negócio ou na residência no Canadá, ou em outro lugar que o Minister designe (seção 230). Os registros de GST/HST devem ser mantidos no Canadá, em inglês ou francês, a menos que o Minister autorize de outro modo (seção 286).
• A CRA diz que registros mantidos fora do Canadá e acessados eletronicamente a partir do Canadá não são registros mantidos no Canadá (IC05-1).
• A CRA pode permitir registros eletrônicos fora do Canadá. Ela precisa ter certeza de que as cópias são fiéis, legíveis pelo software da CRA e detalhadas o bastante para sustentar as declarações, e elas devem estar à disposição dos agentes da CRA no Canadá. A permissão se pede por escrito ao escritório de serviços fiscais (CRA).

O IC05-1 diz que um negócio hospedado em um servidor fora do Canadá é responsável por manter seus registros no Canadá e recomenda que as cópias de backup fiquem em um local dentro do Canadá. Se uma exportação regular para o Canadá basta no seu produto é uma pergunta para a CRA ou para o seu consultor.

O que confiro depois da conversão antes de confiar nela?

Faça estas verificações em ordem e guarde os resultados junto com o registro da conversão.

1. O novo balancete inicial é igual ao antigo na data de corte, conta por conta.
2. Os saldos iniciais são iguais ao balanço patrimonial da última T2 entregue ou aos números da T2125, atualizados pela atividade desde aquele fim de exercício. Se essa declaração ainda não foi entregue, use as demonstrações assinadas do fim do exercício.
3. O detalhe de contas a receber, contas a pagar e estoque soma os totais do balanço patrimonial e confere com os relatórios antigos de contas por vencimento e de estoque.
4. Os saldos de GST/HST concordam com o livro-razão antigo e com uma conciliação com as declarações entregues e a conta na CRA. O imposto líquido não declarado e as outras diferenças explicadas continuam identificados; nenhum ajuste sem explicação força a concordância.
5. O custo e a amortização acumulada dos ativos fixos concordam com o registro de ativos na data de corte, e o UCC por classe é igual ao número final da última Schedule 8 ou T2125, mais as aquisições e baixas desde então.
6. Os números acumulados da folha no ano são iguais ao último registro de folha.
7. A conta bancária concilia na data de corte e no primeiro fim de mês.
8. O primeiro relatório de GST/HST do arquivo novo concorda com o resultado esperado do arquivo antigo antes de você entregar.

Comprei um negócio que usa o Sage 50: o que assumo e quando migro?

Você pode manter o arquivo ou migrar para um software novo: as regras fiscais são as mesmas, qualquer que seja o que guarda os livros. O que decide é a confiabilidade do arquivo e os termos atuais do fornecedor, que esta página não aborda. Nos dois casos, confira o arquivo com o que o negócio já entregou. O que você assume depende de ter comprado ações ou ativos.

Se uma compra de ações dá a você, ou a um grupo de que você faz parte, o controle, o ano fiscal da corporação em geral termina imediatamente antes da mudança de controle e um novo começa (seção 249(4); guia da T2). Uma compra que não muda o controle em geral não faz isso. Uma mudança de controle também reduz ao valor atual os bens que valem menos que o custo fiscal (seção 111, subseções (4) e (5.1)); por isso leve para o arquivo novo o cronograma da CCA do ano curto, não o UCC antigo. Segue-se uma declaração de ano curto: veja fim de exercício presumido na aquisição de controle. Essa data dá um balanço patrimonial final para conferir. Leia os períodos do GST/HST na conta da CRA, não na data do ano fiscal.

Antes de decidir se mantém o arquivo ou migra para um software novo:

• Numa compra de ações, confira o arquivo antigo com as declarações entregues e as contas da corporação na CRA. Períodos não entregues e saldos continuam com a corporação que agora é sua.
• Numa compra de ativos, o vendedor guarda os próprios registros pelo mesmo período. Se você recebe o arquivo dele é um assunto do contrato de compra.
• Numa compra de ativos, o GST/HST sobre os ativos pode ser dispensado por uma opção conjunta com o vendedor. As condições e o prazo de entrega estão em comprar um negócio existente.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Corporação com fim de exercício em 31 de dezembro migra em 1º de janeiro

Uma corporação de Ontário declara o GST/HST trimestralmente. As demonstrações financeiras do fim do exercício em 31 de dezembro, os números que a T2 vai usar, mostram banco C$42.000, contas a receber C$30.000, contas a pagar C$21.000 e GST/HST a pagar C$6.500. O contador também lançou C$4.000 de salários provisionados que nunca foram lançados no arquivo antigo. Os C$6.500 são o imposto líquido de um período ainda não declarado, então a conta na CRA ainda não o mostra.

A corporação define a data de corte em 1º de janeiro e lança os C$4.000 nos lançamentos de fim de exercício do arquivo antigo, de modo que todo saldo inicial é igual a essas demonstrações. O arquivo antigo continua utilizável até a T2 ser preparada e a declaração do trimestre de dezembro ser entregue, com vencimento um mês depois do fim do trimestre. A entrega continua trimestral e o GST/HST a pagar inicial de C$6.500 no arquivo novo é quitado quando essa declaração for paga.

Empresário individual com GST/HST anual migra em 1º de julho

Um empresário individual de Alberta com fim de exercício em 31 de dezembro declara o GST/HST anualmente. A licença antiga termina em 30 de junho, então a data de corte é 1º de julho. As vendas são de C$80.000 de janeiro a junho no arquivo antigo e de C$95.000 de julho a dezembro no arquivo novo.

A declaração anual informa C$175.000 montados a partir de dois arquivos, e a T2125 precisa do ano inteiro. O empresário lança a renda e as despesas de janeiro a junho, por conta, como um lançamento de abertura no arquivo novo e guarda o backup antigo. Os dois arquivos são guardados por pelo menos seis anos a partir de 31 de dezembro daquele ano, não de 1º de julho, e o livro-razão por mais tempo. Uma data de corte em 1º de janeiro teria mantido o ano em um só arquivo.

Comprador de uma empresa com C$2.000.000 de vendas tributáveis

Um comprador de Ontário compra as ações de uma empresa cujas vendas tributáveis do ano anterior, de C$2.000.000, a colocam na entrega trimestral, contando as vendas das empresas associadas. A compra dá o controle ao comprador, então o ano fiscal da empresa terminou no dia anterior ao fechamento. O comprador lê os períodos de declaração na conta da CRA depois do fechamento, porque uma mudança nas corporações associadas pode mudar o período atribuído.

O arquivo antigo continua em uso durante o trimestre em que a compra fechou, e a declaração desse trimestre é entregue a partir dele. A data de corte é o primeiro dia do trimestre seguinte, de modo que nenhum período fica dividido entre dois arquivos. Os saldos iniciais são os saldos de fim de trimestre do arquivo antigo, conferidos com o balanço patrimonial do ano curto na data em que o controle mudou mais a atividade desde então, e com as declarações entregues e as contas da corporação na CRA.

E no seu caso?

• Os saldos antigos não batem com a sua última T2 ou T2125 entregue, ou o GST/HST a pagar não se explica pela conta na CRA: a data de corte, o balanço patrimonial inicial e os acertos do GST/HST exigem julgamento profissional. Veja como corrigir as demonstrações financeiras do ano passado e procure ajuda com escrituração contábil.
• Declarações de GST/HST ou anos fiscais não entregues: termine-os antes de converter. Veja como colocar os livros em dia e ajuda com escrituração contábil.
• Você não consegue abrir ou restaurar o arquivo antigo: o dever de guardar registros legíveis continua valendo, então recupere os dados antes de escolher a data de corte. Procure ajuda com escrituração contábil.
• Você comprou um negócio e herdou o arquivo dele: leia comprar um negócio existente e fim de exercício presumido na aquisição de controle e depois planeje a data de corte com ajuda com escrituração contábil.
• O negócio opera no Canadá e nos EUA: veja QuickBooks Canadá ou EUA para um negócio nos dois países.
• Você está em Quebec: a Revenu Québec em geral administra o GST/HST lá, e as declarações são entregues a ela (RC4022). Esta página não aborda o imposto sobre vendas de Quebec.
• Você cobra imposto provincial sobre vendas na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan ou em Manitoba: esta página não aborda os registros do imposto provincial sobre vendas. Veja imposto provincial sobre vendas.
• Você também está trocando de contador: veja como trocar de contador.