रिटर्न से पहले बहीखाते की सफ़ाई: चेकलिस्ट

कर तैयारकर्ता को देने से पहले मेरे बहीखाते में क्या दिखना चाहिए?

बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए, और हर प्रविष्टि किसी रिकॉर्ड से जुड़ी होनी चाहिए (Publication 583)। कोई भी प्रणाली चलेगी, बशर्ते वह आय और खर्च साफ़ दिखाए। साझेदारी या कंपनी के लिए, जहाँ रिटर्न पर तुलन पत्र (Schedule L) ज़रूरी है, वहाँ वह भी बहीखाते से मेल खाना चाहिए (Form 1065, Form 1120-S और Form 1120 के निर्देश)।

चेकलिस्ट इसी क्रम में पूरी करें। हर कदम अगले कदम को संभव बनाता है।

मामला आसान नहीं है, अगर:

• फ़ाइल हो चुका साल मेल नहीं खाता। कुछ भी बदलने से पहले कारण ढूँढें; फ़ाइल हुआ रिटर्न प्रभावित हो सकता है।
• साझेदारी या S corporation में ऐसे पूँजी या ऋण खाते हैं जिन्हें किसी ने ट्रैक नहीं किया। रिटर्न का तुलन पत्र बहीखाते से मेल खाना चाहिए; साझेदारी किसी भी अंतर के लिए एक विवरण संलग्न करती है, और S corporation में शेयरधारक के ऋण K-1 से मिलने चाहिए।
• स्वामी का पैसा महीनों के व्यावसायिक लेन-देन में मिला हुआ है। बहीखाता इस्तेमाल करने लायक बनने से पहले हर लेन-देन को छाँटना होगा।
• महीनों में कुछ दर्ज नहीं है, या साल पीछे चल रहे हैं। यह चेकलिस्ट लागू होने से पहले छूटे महीने दर्ज करने होंगे; देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना।
• रिटर्न की तारीख पास है। अंतर ढूँढने और ठीक करने के लिए बहुत कम समय बचा है।
• स्वामी या मूल कंपनी अमेरिका के बाहर है। विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी को अपने विदेशी स्वामी के साथ हुए लेन-देन रिपोर्ट करने पड़ सकते हैं (Form 5472), इसलिए स्वामी के ट्रांसफ़र की सूची पूरी होनी चाहिए।

पहले जमा करें: हर बैंक, कार्ड और ऋण खाते का विवरण, पिछले साल का फ़ाइल हुआ रिटर्न, मिले हुए सभी Form 1099, और व्यवसाय व उसके स्वामियों के बीच गए पैसे की सूची।

क्या साल के अंत में हर बैंक और कार्ड खाता उसके विवरण से मेल खाता है?

हर बैंक और कार्ड खाते को अवधि के आखिरी दिन के हिसाब से उसके विवरण से मिलाएँ। जो अभी क्लियर नहीं हुआ, उसे सूचीबद्ध करने के बाद बहीखाता और विवरण एक जैसे होने चाहिए। Publication 583 कहता है कि व्यावसायिक खाता व्यक्तिगत खाते से अलग रखें और उसे हर महीने मिलाएँ। मिलान ऐसे होता है:

1. विवरण के हर जमा और भुगतान की बहीखाते से तुलना करें, और हर अंतर नोट करें।
2. वह सूचीबद्ध करें जो बहीखाते में है पर विवरण में अभी नहीं आया, जैसे बकाया चेक और रास्ते में जमा।
3. वह दर्ज करें जो विवरण में है पर बहीखाते में नहीं, जैसे बैंक शुल्क।
4. जाँचें कि समायोजित विवरण शेष समायोजित बहीखाता शेष के बराबर है। नहीं है, तो कोई गलती बाकी है।

यही जाँच हर खाते और कार्ड पर करें, कम इस्तेमाल होने वाले और बंद खातों पर भी। क्रेडिट कार्ड और ऋण के शेष भी अपने विवरण से इसी तरह मिलाए जाते हैं। बैंक का जुड़ा होना मिलान नहीं है: देखें बैंक फ़ीड मिलान क्यों नहीं है।

मिला हुआ खाता दिखाता है कि नकद शेष सही है। यह नहीं दिखाता कि श्रेणियाँ सही हैं।

बैंक फ़ीड की मदें: बेमेल और डुप्लिकेट लेन-देन को बाहर रखूँ या मिटा दूँ?

किसी प्रति या ऐसी मद को, जो इस बहीखाते की नहीं है, मिटाने के बजाय बाहर रखें। यह उन मदों के लिए है जो अभी फ़ीड में इंतज़ार कर रही हैं; जो मद बहीखाते में जुड़ चुकी है, उसे बहीखाते में ही ठीक किया जाता है। QuickBooks Online में बाहर रखी गई फ़ीड मद दोबारा नहीं आती, जबकि मिटाई गई मद बैंक से फिर डाउनलोड हो जाती है (Intuit का दस्तावेज़)। फ़ीड कैसे व्यवहार करती हैं, इस पर कोई आधिकारिक स्रोत नहीं है और दूसरे सॉफ़्टवेयर अलग हो सकते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले उसकी सहायता देखें।

फ़ीड की हर बेमेल मद को तीन समूहों में से एक में रखें:

• असली और अभी बहीखाते में नहीं: उसे श्रेणी के साथ दर्ज करें।
• पहले से बहीखाते में है, हाथ से की गई प्रविष्टि, चालान के भुगतान या किसी और खाते में ट्रांसफ़र के रूप में: उसे उसी प्रविष्टि से मिलाएँ।
• इस बहीखाते की नहीं है, या किसी और मद की प्रति है: उसे बाहर रखें।

सिर्फ़ उन्हीं मदों को बाहर रखें जो सचमुच इस बहीखाते की नहीं हैं। असली जमा को बाहर रखने से बहीखाता विवरण से कम रह जाता है, और अंतर अगले मिलान में दिखता है।

मैं डुप्लिकेट आय और खर्च कैसे ढूँढूँ और हटाऊँ?

रकम और तारीख से दूसरी प्रति ढूँढें, फिर उसे हटाएँ जो किसी बैंक रिकॉर्ड या दस्तावेज़ से नहीं जुड़ती। डुप्लिकेट ऐसे दिखता है कि बहीखाते का शेष विवरण से ज़्यादा या कम होता है, या आय जमा रकम से बड़ी निकलती है।

आम स्रोत:

• चालान "चुकाया गया" चिह्नित है, और वही जमा आय के रूप में फिर से दर्ज हुई है।
• एक ही बैंक फ़ाइल फ़ीड से आई और अपलोड से भी।
• एक ही कार्ड दो बार जुड़ा है।
• कार्ड का भुगतान खर्च के रूप में दर्ज है, और कार्ड के अपने भुगतान भी।
• अपने ही खातों के बीच ट्रांसफ़र एक में आय और दूसरे में खर्च के रूप में दर्ज है। दोनों में से कोई आय या खर्च नहीं है।

इन्हें ढूँढने के लिए विवरणों की जमा रकमों का जोड़ निकालें और उसकी तुलना दर्ज आय और उन जमा से करें जो आय नहीं हैं। फिर रकम के हिसाब से छाँटें और आसपास की तारीखों पर वही आँकड़ा खोजें। मिलान का अंतर एक डुप्लिकेट के बराबर हो सकता है। Publication 583 कहता है कि रिकॉर्ड से प्राप्तियों का स्रोत पता चलना चाहिए, ताकि व्यावसायिक और गैर-व्यावसायिक पैसे में, और कर योग्य और कर-मुक्त पैसे में फ़र्क किया जा सके। अगर प्रति पर फ़ाइल हो चुके साल की तारीख है, तो उसे हटाने से पहले कर तैयारकर्ता को बताएँ।

दोहरी बिक्री के लिए देखें बहीखाते में डुप्लिकेट आय। बिक्री रिपोर्ट से मेल न खाती जमा के लिए देखें बिक्री और भुगतानों का मिलान। दो बार गिने गए कार्ड भुगतान के लिए देखें बहीखाते में क्रेडिट कार्ड भुगतान।

क्या मेरे शुरुआती शेष पिछले साल के फ़ाइल हुए रिटर्न से मेल खाते हैं?

उन्हें खाना चाहिए। इस साल के शुरुआती शेष पिछले साल के अंतिम शेष होते हैं, और साझेदारी या कंपनी उन्हें फ़ाइल हुए रिटर्न के तुलन पत्र से पंक्ति-दर-पंक्ति जाँच सकती है।

छोटी संस्था Schedule L छोड़ सकती है, अगर वह अपने रिटर्न पर आकार वाले प्रश्न का उत्तर Yes देती है (Form 1065 और Form 1120-S के लिए Schedule B पर, Form 1120 के लिए Schedule K पर), और छोटी साझेदारी Schedule M-2 और हर Schedule K-1 का item L भी छोड़ सकती है (Form 1065)। ऐसा हो तो इसके बजाय पिछले साल के अंतिम बहीखाते और साल-अंत के विवरणों से तुलना करें। बहीखाते को फिर भी पिछले साल के अंत से मेल खाना होगा।

तुलना के लिए पिछले साल का साल-अंत तुलन पत्र इस साल के शुरुआती तुलन पत्र के बगल में रखें और हर अलग पंक्ति की सूची बनाएँ। आम कारण यह है कि कोई प्रविष्टि बंद हो चुके साल की तारीख की थी और रिटर्न तैयार होने के बाद बदली गई। साझेदारी का फ़ाइल हुआ तुलन पत्र कर के आधार पर हो सकता है, और item L कर-आधार पूँजी बताता है, इसलिए बहीखाते को गलत मानने से पहले वह विवरण माँगें जो जानबूझकर रखे गए अंतर को समझाता है।

अंतर का कारण जाने बिना उसे इस साल की प्रविष्टि से बंद न करें। देखें बंद अवधि में बदला हुआ शुरुआती शेष, रिटेंड अर्निंग्स जो रिटर्न से मेल नहीं खातीं और फ़ाइल हो चुके साल को लॉक करना।

व्यावसायिक खाते में व्यक्तिगत खर्च और स्वामी के ट्रांसफ़र कैसे सँभालूँ?

निकासी, योगदान और स्वामी के ऋण स्वामी के खातों में जाते हैं, आय या खर्च में कभी नहीं। वेतन और गारंटीकृत भुगतान अलग हैं, और उन्हें कर तैयारकर्ता वर्गीकृत करता है। Publication 334 व्यक्तिगत, रहन-सहन और पारिवारिक खर्चों को उन खर्चों में गिनता है जिनकी कटौती नहीं मिलती, और कहता है कि मिले-जुले खर्च का व्यक्तिगत हिस्सा अलग करें। वह व्यक्तिगत उपयोग के लिए निकाली गई व्यावसायिक आय के लिए अलग निकासी खाते का भी वर्णन करता है।

Publication 583 सुझाव देता है कि हर जमा को व्यावसायिक आय, व्यक्तिगत पैसा या ऋण के रूप में चिह्नित करें, और खुद को चेक सिर्फ़ व्यक्तिगत निकासी के लिए लिखें। वास्तविक ऋण के रूप में उधार लिया गया पैसा आय नहीं है।

साल भर में व्यवसाय और उसके स्वामियों के बीच हर ट्रांसफ़र की एक सूची बनाएँ: तारीख, रकम, खाता और उद्देश्य। व्यक्तिगत खर्च को खर्चों से निकालकर स्वामी के खाते में डालें। खाते का नाम कर की श्रेणी तय नहीं करता; कर तैयारकर्ता पूरे साल को देखकर ट्रांसफ़र छाँटता है।

महीनों तक मिले हुए पैसे के लिए देखें मिले हुए पैसे को अलग करना। साझेदार का भुगतान गारंटीकृत भुगतान और साझेदार की निकासी में है। S corporation में स्वामी के ट्रांसफ़र S corporation का पिछड़ा बहीखाता और S corporation द्वारा चुकाए गए व्यक्तिगत खर्च में हैं। C corporation के लिए देखें C corporation द्वारा चुकाए गए स्वामी के खर्च।

कुछ भी भेजने से पहले बिना श्रेणी की मदें और सस्पेंस खाते कैसे साफ़ करूँ?

हर लेन-देन को ऐसी श्रेणी दें जो रिटर्न की किसी लाइन तक पहुँचे, या ऐसा लिखित नोट दें जो बताए कि क्या पता नहीं है। बिना श्रेणी की आय, बिना श्रेणी के खर्च या किसी भी सब-कुछ-रखने-वाले अस्थायी खाते में कुछ न छोड़ें।

1. उन खातों के हर लेन-देन की सूची बनाएँ।
2. हर एक को छाँटें: आय, व्यावसायिक खर्च, स्वामी का पैसा, अपने खातों के बीच ट्रांसफ़र, ऋण या कार्ड का भुगतान, या उपकरण की खरीद।
3. जिस मद का कोई रिकॉर्ड नहीं है, उसके लिए बैंक या कार्ड का विवरण देखें। विवरण भुगतान साबित कर सकता है, लेकिन सिर्फ़ भुगतान का सबूत कटौती साबित नहीं करता; चालान या रसीद भी रखें।
4. जिस मद को आप पहचान नहीं सकते, उसकी तारीख, रकम और पैसा पाने वाले का नाम कर तैयारकर्ता के लिए नोट में लिखें। श्रेणी का अंदाज़ा न लगाएँ।

पूरी विधि कर का समय आने से पहले बिना श्रेणी के खर्च में है। गुम रसीदों के लिए देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें।

क्या मेरी आय Form 1099-K और Form 1099-NEC से मेल खाती है?

हर फ़ॉर्म का कुल भुगतानकर्ता या प्लेटफ़ॉर्म के हिसाब से निकालें, उसकी तुलना उस स्रोत से दर्ज आय से करें, और हर अंतर नोट में समझाएँ। IRS कहता है कि Form 1099-K को दूसरे रिकॉर्ड के साथ इस्तेमाल करें, और सारी आय बताएँ, चाहे फ़ॉर्म आए या न आए। बहीखाता फ़ॉर्मों से ज़्यादा दिखा सकता है; जो बहीखाता कम दिखाए, उसके लिए ऐसा कारण चाहिए जिसका आप दस्तावेज़ दे सकें।

कार्ड भुगतान प्रोसेसर कार्ड भुगतानों के लिए रकम चाहे जो हो, Form 1099-K भेजता है। पेमेंट ऐप या ऑनलाइन मार्केटप्लेस को तब भेजना होता है जब वस्तुओं या सेवाओं के भुगतान 200 से ज़्यादा लेन-देन में $20,000 से ऊपर जाएँ, और वह कम पर भी भेज सकता है। परिवार और दोस्तों से उपहार या व्यक्तिगत खर्च की वापसी के रूप में मिला पैसा Form 1099-K पर नहीं होना चाहिए (IRS)। Publication 583 सकल प्राप्तियों का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ों में Form 1099-MISC और Form 1099-NEC को गिनता है।

अंतर आम तौर पर शुल्क, रिफ़ंड, वसूले गए बिक्री कर, समय के फ़र्क, व्यक्तिगत भुगतान, डुप्लिकेट या फ़ॉर्म की गलतियों से आते हैं। राज्य के लिए वसूला गया बिक्री कर आय नहीं है जब कर खरीदार पर लगता है, लेकिन सकल प्राप्तियाँ है जब कर आप पर, विक्रेता के रूप में, लगता है (Publication 334)। समय के फ़र्क में साल के अंत में बिना चुकाए चालान शामिल हैं, जब बहीखाता उपार्जन पद्धति पर और रिटर्न नकद पद्धति पर हो (Publication 583; देखें उपार्जन बहीखाता और नकद-आधार रिटर्न)। अगर Form 1099-NEC और Form 1099-K एक ही भुगतान की रिपोर्ट कर सकते हैं, तो उसे एक बार गिनें: देखें दो कर फ़ॉर्मों पर एक ही आय।

जो आय बिक्री रिपोर्ट से मेल नहीं खाती, वह बिक्री और भुगतानों का मिलान में है। पिछड़े बहीखाते के लिए आय को फ़ॉर्मों से मिलाना पिछड़े बहीखाते को पूरा करना में है।

कौन-से ऋण, क्रेडिट कार्ड और उपकरण तुलन पत्र में आने चाहिए?

जो पैसा देना है और जो चीज़ें व्यवसाय की हैं, वे तुलन पत्र में आती हैं, लाभ-हानि विवरण में नहीं। तुलन पत्र किसी तारीख पर संपत्ति, देनदारियाँ और स्वामी की इक्विटी दिखाता है (Publication 583)।

• ऋण: शेष ऋणदाता के साल-अंत विवरण से मेल खाता है। उधार लिया पैसा आय नहीं है, और व्यावसायिक ऋण का ब्याज वह लागत है जो खर्चों में पहुँचती है (Publication 334)। देखें व्यावसायिक ऋण दर्ज करना।
• क्रेडिट कार्ड: शेष कार्ड के विवरण से मेल खाता है। कार्ड का बिल चुकाने से पैसा बैंक से कार्ड में जाता है; यह दूसरा खर्च नहीं है। देखें बहीखाते में क्रेडिट कार्ड भुगतान।
• उपकरण: व्यवसाय में इस्तेमाल होने वाली जो संपत्ति एक साल से ज़्यादा चलने की उम्मीद हो, उसकी खरीद के साल में आम तौर पर पूरी कटौती नहीं मिलती; लागत एक से ज़्यादा कर वर्षों में मूल्यह्रास के रूप में बाँटी जाती है (Publication 334)। धारा 179 की कटौती (Publication 583), बोनस मूल्यह्रास और छोटी मदों के लिए de minimis सुरक्षित दायरे (safe harbor) का चुनाव पहले साल में बड़ी कटौती की अनुमति दे सकते हैं; सुरक्षित दायरा सिर्फ़ उन रकमों पर लागू होता है जो बहीखाते में कटौती के रूप में दर्ज हैं (Publication 334)। अधिग्रहण की तारीख, कीमत, सुधार, धारा 179 की कोई भी कटौती और ली गई मूल्यह्रास की रकम रखें (Publication 583)।

कर तैयारकर्ता को ऐसा कोई भी उपकरण बताएँ जो मरम्मत या सप्लाई के खर्च के रूप में दर्ज है, और कोई भी खरीद जो संपत्ति सूची में नहीं है। छोटी खरीद को तुलन पत्र में ले जाने से पहले पूछें कि क्या सुरक्षित दायरे का चुनाव इस्तेमाल हो रहा है: देखें छोटी खरीद को खर्च मानें या पूँजीगत। गुम संपत्ति सूची गुम मूल्यह्रास सूची दोबारा बनाना में है।

बहीखाता साफ़ होने के बाद कर तैयारकर्ता को क्या भेजूँ?

साफ़ बहीखाता और उसके पीछे के रिकॉर्ड भेजें, साथ में किसी भी अनसुलझी बात का नोट।

कर तैयारकर्ता कौन-सी रिपोर्ट निकालता है, यह बहीखाते से व्यावसायिक कर रिटर्न तक में है। 31 दिसंबर के बाद क्या बंद होता है, यह साल-अंत क्लोज़ चेकलिस्ट में है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक फ़्रीलांस डिज़ाइनर, जिसका चेकिंग खाता मेल नहीं खाता

बहीखाते में चेकिंग में US$18,400 दिखते हैं, और 31 दिसंबर का विवरण US$17,950 दिखाता है। कोई चेक बकाया नहीं है और कोई जमा रास्ते में नहीं है। US$450 का अंतर एक पेमेंट प्रोसेसर की जमा है, जो फ़ीड ने दो बार दर्ज कर दी। अतिरिक्त प्रविष्टि हटाने पर एक ही जमा बचती है और बहीखाता US$17,950 पर आ जाता है। फ़ीड में इंतज़ार कर रही किसी भी प्रति को बाहर रखें, ताकि वह लौटकर न आए।

दो सदस्यों वाली LLC, जिसका शुरुआती नकद गलत है

साझेदारी की तरह कर चुकाने वाली दो सदस्यों की LLC साल की शुरुआत अपने बहीखाते में US$31,000 नकद से करती है। पिछले साल के फ़ाइल हुए Schedule L में साल-अंत का नकद US$26,500 था। US$4,500 का अंतर किसी ऐसी प्रविष्टि से आ सकता है जो बंद हो चुके साल की तारीख की थी और रिटर्न तैयार होने के बाद बदली गई। सुधार कारण ढूँढने से शुरू होता है, इस साल का नकद समायोजित करने से नहीं। अगर कारण ऐसा बदलाव है जो कर तैयारकर्ता ने कभी देखा नहीं, तो फ़ाइल हुए रिटर्न को दोबारा देखना पड़ सकता है; यह कर तैयारकर्ता का फ़ैसला है।

स्वामी का किराया चुकाने वाली S corporation

एक S corporation ने व्यावसायिक कार्ड से स्वामी का US$6,000 का व्यक्तिगत किराया चुकाया और उसे किराये के खर्च के रूप में दर्ज कर दिया। कर तैयारकर्ता पूरे साल को देखकर यह तय करे कि यह भुगतान है, वितरण है या शेयरधारक का ऋण, तब तक US$6,000 स्वामी के खाते में जाएँगे। अगर यह वितरण या ऋण है, तो इसे किराये के खर्च से निकालने पर खर्च US$6,000 घटते हैं और बहीखाते का मुनाफ़ा उतना ही बढ़ता है। अगर यह सेवाओं के लिए उचित भुगतान है, तो यह पेरोल रिपोर्टिंग के साथ वेतन के रूप में खर्च ही रहता है, और मुनाफ़ा नहीं बदलता।

आपके मामले में फ़र्क है?

• कोई शेष फ़ाइल हो चुके साल से मेल नहीं खा रहा, या आप तय नहीं कर पा रहे कि सफ़ाई करें, दोबारा बनाएँ या नई फ़ाइल शुरू करें: देखें बंद अवधि में बदला हुआ शुरुआती शेष, रिटेंड अर्निंग्स जो रिटर्न से मेल नहीं खातीं, सफ़ाई करें या नए सिरे से शुरू करें और पिछड़े बहीखाते को पूरा करने की लागत, और बहीखाता सहायता लें।
• महीनों में कुछ दर्ज नहीं है, या रिटर्न की तारीख पास है: देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना और बहीखाता सहायता लें।
• स्वामी का पैसा महीनों के लेन-देन में मिला हुआ है: देखें मिले हुए पैसे को अलग करना और बहीखाता सहायता लें।
• साझेदारी या S corporation में ऐसे पूँजी या शेयरधारक-ऋण खाते हैं जिन्हें किसी ने ट्रैक नहीं किया: देखें S corporation का पिछड़ा बहीखाता और गारंटीकृत भुगतान और साझेदार की निकासी, और बहीखाता सहायता लें।
• स्वामी विदेश में रहता है, कोई विदेशी कंपनी व्यवसाय की स्वामी है, या कोई खाता विदेश में है: देखें विदेशी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी का बहीखाता, विदेशी स्वामित्व वाली LLC के लेन-देन के रिकॉर्ड और विदेश में कंपनी के खातों के लिए FBAR, और सीमा-पार कर सहायता लें।
• जमा आपकी बिक्री रिपोर्ट से मेल नहीं खाती: देखें बिक्री और भुगतानों का मिलान।