Checklist de limpeza da escrituração antes da declaração

O que os meus livros devem mostrar antes de eu entregá-los ao preparador de declarações?

Os livros devem mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e cada lançamento deve ter um registro que o comprove (Publication 583). Qualquer sistema serve, desde que mostre com clareza a renda e as despesas. Em uma sociedade de pessoas ou corporação, o balanço patrimonial da declaração (Schedule L), quando exigido, também deve bater com os livros (instruções do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120).

Siga o checklist nesta ordem. Cada etapa torna a próxima possível.

O caso deixa de ser simples quando:

• Um ano já entregue não bate. Descubra a causa antes de mudar qualquer coisa; a declaração entregue pode ser afetada.
• Uma sociedade de pessoas ou corporação S tem contas de capital ou de empréstimo que ninguém acompanhou. O balanço patrimonial da declaração deve concordar com os livros; a sociedade de pessoas anexa uma explicação para qualquer diferença, e os empréstimos de acionistas de uma corporação S devem ser conciliados com os K-1s.
• O dinheiro do proprietário está misturado a meses de transações do negócio. Cada transação precisa ser classificada antes que os livros possam ser usados.
• Há meses sem lançamentos ou anos de atraso. Os meses que faltam precisam ser lançados antes que este checklist se aplique; veja como colocar em dia uma escrituração atrasada.
• A declaração vence em breve. Sobra pouco tempo para encontrar e corrigir diferenças.
• O proprietário ou a empresa controladora está fora dos EUA. Uma empresa americana de propriedade estrangeira pode ter de informar as transações com o proprietário estrangeiro (Form 5472), então a lista de transferências do proprietário precisa estar completa.

Reúna primeiro: o extrato de cada conta bancária, de cartão e de empréstimo, a declaração do ano passado já entregue, todos os Forms 1099 recebidos e uma lista do dinheiro que passou entre o negócio e os proprietários.

Cada conta bancária e de cartão bate com o extrato no fim do ano?

Concilie cada conta bancária e de cartão com o extrato até o último dia do período. Os livros e o extrato devem concordar depois que você listar o que ainda não foi compensado. A Publication 583 diz para manter a conta do negócio separada da conta pessoal e conciliá-la todo mês. Uma conciliação funciona assim:

1. Compare cada depósito e cada pagamento do extrato com os livros e anote toda diferença.
2. Liste o que está nos livros mas ainda não aparece no extrato, como cheques em aberto e depósitos em trânsito.
3. Lance o que está no extrato mas não está nos livros, como tarifas bancárias.
4. Confira se o saldo ajustado do extrato é igual ao saldo ajustado dos livros. Se não for, ainda há um erro.

Faça o mesmo teste em todas as contas e cartões, inclusive nos pouco usados e nos encerrados. Saldos de cartão de crédito e de empréstimo passam pelo mesmo teste contra os respectivos extratos. Um banco conectado não é uma conciliação: veja por que feeds bancários não são conciliação.

Uma conta conciliada mostra que o saldo em caixa está certo. Ela não mostra que as categorias estão certas.

Itens do feed bancário: devo excluir ou apagar transações sem correspondência e duplicadas?

Exclua uma cópia ou um item que não pertence a estes livros, em vez de apagá-lo. Isso vale para itens que ainda esperam no feed; um item que já entrou nos livros é corrigido nos livros. No QuickBooks Online, um item do feed excluído não é trazido de novo, enquanto um item apagado é baixado outra vez do banco (documentação da Intuit). Nenhuma fonte oficial trata de como os feeds se comportam, e outros softwares podem ser diferentes; por isso, consulte a ajuda do seu antes de confiar nisso.

Classifique cada item do feed sem correspondência em um destes três grupos:

• Real e ainda fora dos livros: lance-o com uma categoria.
• Já está nos livros por lançamento manual, pagamento de fatura ou transferência em outra conta: faça a correspondência com esse lançamento.
• Não pertence a estes livros, ou é cópia de outro item: exclua.

Exclua só o que realmente não pertence. Excluir um depósito real deixa os livros abaixo do extrato, e a diferença aparece na próxima conciliação.

Como encontro e removo receitas e despesas duplicadas?

Encontre a segunda cópia pelo valor e pela data e remova a que não bate com nenhum registro bancário ou documento. Uma duplicidade aparece como um saldo nos livros maior ou menor que o do extrato, ou como uma receita maior que os depósitos.

Origens comuns:

• Uma fatura marcada como paga e o mesmo depósito lançado de novo como receita.
• O mesmo arquivo do banco trazido pelo feed e outra vez por upload.
• O mesmo cartão conectado duas vezes.
• Um pagamento de cartão lançado como despesa, além das próprias cobranças do cartão.
• Uma transferência entre as suas contas lançada como receita em uma e como despesa na outra. Nenhuma das duas é receita ou despesa.

Para encontrá-las, some os depósitos dos extratos e compare com a receita registrada mais os depósitos que não são receita. Depois, ordene por valor e procure o mesmo número em datas próximas. Uma diferença na conciliação pode ser igual a uma única duplicidade. A Publication 583 diz que os registros devem identificar a origem dos recebimentos, para que seja possível separar o dinheiro do negócio do que não é do negócio e o dinheiro tributável do não tributável. Se a cópia tiver data em um ano já entregue, avise o preparador antes de removê-la.

Para vendas em duplicidade, veja receita duplicada nos seus livros. Para depósitos que não batem com um relatório de vendas, veja conciliação de vendas e repasses. Para pagamentos de cartão contados duas vezes, veja pagamentos de cartão de crédito na escrituração.

Os meus saldos iniciais batem com a declaração do ano passado já entregue?

Deveriam. Os saldos iniciais deste ano são os saldos finais do ano passado, e uma sociedade de pessoas ou corporação pode compará-los linha por linha com o balanço patrimonial da declaração entregue.

Uma entidade pequena pode dispensar o Schedule L se responder Sim à pergunta sobre porte na declaração (no Schedule B dos Forms 1065 e 1120-S, no Schedule K do Form 1120), e uma sociedade de pessoas pequena também pode dispensar o Schedule M-2 e o item L de cada Schedule K-1 (Form 1065). Nesse caso, compare com os livros finais do ano passado e com os extratos de fim de ano. Os livros ainda precisam bater com o fechamento do ano passado.

Para comparar, coloque o balanço patrimonial de fim do ano passado ao lado do balanço inicial deste ano e liste cada linha que difere. Uma causa comum é um lançamento com data no ano encerrado e alterado depois que a declaração foi preparada. O balanço patrimonial entregue por uma sociedade de pessoas pode estar na base fiscal, e o item L informa o capital na base fiscal; por isso, peça a explicação de uma diferença intencional antes de presumir que os livros estão errados.

Não feche uma diferença com um lançamento deste ano antes de saber por que ela existe. Veja um saldo inicial que mudou em um período encerrado, lucros acumulados que não batem com a declaração e como travar um ano já entregue.

Como trato gastos pessoais e transferências do proprietário na conta do negócio?

Retiradas, aportes e empréstimos do proprietário vão para contas do proprietário, nunca para renda ou despesas. Salários e pagamentos garantidos (guaranteed payments) são casos à parte, e o preparador os classifica. A Publication 334 lista as despesas pessoais, de subsistência e da família entre as que você não pode deduzir e manda separar a parte pessoal de uma despesa mista. Ela também descreve uma conta de retiradas separada para a renda do negócio retirada para uso pessoal.

A Publication 583 sugere marcar cada depósito como renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo, e fazer cheques para si mesmo só para saques pessoais. O dinheiro tomado por meio de um empréstimo genuíno não é renda.

Faça uma lista única de todas as transferências entre o negócio e os proprietários no ano: data, valor, conta e finalidade. Tire os gastos pessoais das despesas e coloque-os em uma conta do proprietário. O nome da conta não define o rótulo fiscal; o preparador classifica as transferências olhando o ano inteiro.

Meses de dinheiro misturado estão em como corrigir a mistura de fundos. O pagamento a sócios está em pagamentos garantidos e retiradas de sócios. As transferências do proprietário de uma corporação S estão em escrituração atrasada de uma corporação S e em despesas pessoais pagas por uma corporação S. Para uma corporação C, veja despesas do proprietário pagas por uma corporação C.

Como resolvo itens sem categoria e contas transitórias antes de enviar qualquer coisa?

Dê a cada transação uma categoria que chegue a uma linha da declaração, ou uma nota escrita dizendo o que não se sabe. Não deixe nada em receita sem categoria, despesa sem categoria ou em uma conta transitória genérica.

1. Liste todas as transações dessas contas.
2. Classifique cada uma: receita, despesa do negócio, dinheiro do proprietário, transferência entre as suas contas, pagamento de empréstimo ou cartão, ou compra de equipamento.
3. Se um item não tem registro, consulte o extrato do banco ou do cartão. O extrato pode comprovar o pagamento, mas a prova de pagamento, sozinha, não comprova uma dedução; guarde também a fatura ou o recibo.
4. Se você não consegue identificar um item, anote a data, o valor e o beneficiário em uma nota para o preparador. Não adivinhe uma categoria.

O método completo está em despesas sem categoria antes do prazo do imposto. Para recibos que faltam, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

A minha renda bate com os Forms 1099-K e 1099-NEC?

Some cada formulário por pagador ou plataforma, compare com a renda lançada dessa origem e explique cada diferença em uma nota. O IRS diz para usar o Form 1099-K junto com outros registros e para informar toda a renda, chegue ou não um formulário. Os livros podem mostrar mais que os formulários; livros que mostram menos precisam de um motivo que você consiga documentar.

Um processador de cartões envia o Form 1099-K por pagamentos com cartão, qualquer que seja o valor. Um aplicativo de pagamentos ou marketplace online precisa enviar um quando os pagamentos por bens ou serviços passam de $20.000 em mais de 200 transações, e pode enviar um por valor menor. Dinheiro de familiares e amigos como presente ou devolução de uma despesa pessoal não deveria estar em um Form 1099-K (IRS). A Publication 583 inclui os Forms 1099-MISC e 1099-NEC entre os documentos que sustentam a receita bruta.

As diferenças geralmente vêm de tarifas, reembolsos, imposto sobre vendas cobrado, prazos, pagamentos pessoais, duplicidades ou erros no formulário. O imposto sobre vendas cobrado para o estado não é renda quando o imposto recai sobre o comprador, mas é receita bruta quando o imposto recai sobre você, como vendedor (Publication 334). Prazos incluem faturas não pagas no fim do ano quando os livros estão no regime de competência e a declaração está no regime de caixa (Publication 583; veja livros no regime de competência e declaração no regime de caixa). Se um Form 1099-NEC e um Form 1099-K puderem informar o mesmo pagamento, conte-o uma vez só: veja a mesma renda em dois formulários fiscais.

A renda que não bate com um relatório de vendas está em conciliação de vendas e repasses. Conferir a renda com os formulários em uma escrituração atrasada está em como colocar em dia uma escrituração atrasada.

Quais empréstimos, cartões de crédito e equipamentos pertencem ao balanço patrimonial?

O que você deve e o que o negócio possui pertence ao balanço patrimonial, não à demonstração do resultado. O balanço patrimonial mostra ativos, passivos e o patrimônio líquido do proprietário em uma data (Publication 583).

• Empréstimos: o saldo bate com o extrato do credor no fim do ano. O dinheiro emprestado não é renda, e os juros de uma dívida do negócio são o custo que chega às despesas (Publication 334). Veja como registrar um empréstimo do negócio.
• Cartões de crédito: o saldo bate com o extrato do cartão. Pagar a fatura do cartão move dinheiro do banco para o cartão; não é uma segunda despesa. Veja pagamentos de cartão de crédito na escrituração.
• Equipamentos: um bem usado no negócio que deve durar mais de um ano geralmente não pode ser deduzido por inteiro no ano da compra; o custo é distribuído por mais de um ano fiscal, como depreciação (Publication 334). A dedução pela seção 179 (Publication 583), a depreciação especial (bonus depreciation) e a opção pelo de minimis safe harbor (regra simplificada) para itens pequenos podem permitir uma dedução maior no primeiro ano; o safe harbor vale só para valores deduzidos nos livros (Publication 334). Guarde a data de aquisição, o preço, as melhorias, qualquer dedução pela seção 179 e a depreciação já aproveitada (Publication 583).

Avise o preparador sobre qualquer equipamento lançado como despesa de conserto ou de material de consumo e sobre qualquer compra que falte na lista de bens. Antes de mover uma compra pequena para o balanço patrimonial, pergunte se a opção pelo safe harbor é usada: veja despesa ou capitalização em compras pequenas. A falta de uma tabela de bens está em como reconstruir uma tabela de depreciação perdida.

O que envio ao preparador quando os livros estão limpos?

Envie os livros limpos e os registros que os sustentam, com uma nota de tudo o que ficou pendente.

Os relatórios que um preparador extrai estão em dos livros à declaração do negócio. O que se fecha depois de 31 de dezembro está no checklist de fechamento do ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um designer freelancer cuja conta corrente não bate

Os livros mostram US$18.400 na conta corrente, e o extrato de 31 de dezembro mostra US$17.950. Não há cheques em aberto nem depósitos em trânsito. A diferença de US$450 é um depósito do processador de pagamentos lançado duas vezes pelo feed. Remover o lançamento extra deixa um só depósito e os livros em US$17.950. Exclua qualquer cópia que ainda esteja esperando no feed, para que ela não volte.

Uma LLC com dois membros cujo caixa inicial está errado

Uma LLC com dois membros, tributada como sociedade de pessoas, abre o ano com US$31.000 de caixa nos livros. O Schedule L entregue no ano passado mostrava US$26.500 de caixa no fim do ano. A diferença de US$4.500 pode vir de um lançamento com data no ano encerrado e alterado depois que a declaração foi preparada. A correção começa por descobrir a causa, não por ajustar o caixa deste ano. Se a causa for uma alteração que o preparador nunca viu, a declaração entregue pode precisar de uma nova análise; essa decisão é do preparador.

Uma corporação S que pagou o aluguel do proprietário

Uma corporação S pagou US$6.000 do aluguel pessoal do proprietário com o cartão da empresa e lançou o valor como despesa de aluguel. Os US$6.000 vão para uma conta do proprietário até que o preparador decida, olhando o ano inteiro, se é salário, distribuição ou empréstimo de acionista. Se for uma distribuição ou um empréstimo, tirar o valor da despesa de aluguel reduz as despesas em US$6.000 e aumenta o lucro contábil no mesmo valor. Se for remuneração razoável por serviços, ele continua como despesa de salário, com os informes da folha de pagamento, e o lucro não muda.

E no seu caso?

• Um saldo não bate com um ano já entregue, ou você não sabe se deve limpar, reconstruir ou começar um arquivo novo: veja um saldo inicial que mudou em um período encerrado, lucros acumulados que não batem com a declaração, limpar ou começar do zero e quanto custa atualizar a contabilidade atrasada, e busque ajuda com escrituração contábil.
• Há meses sem lançamentos, ou uma declaração vence em breve: veja como colocar em dia uma escrituração atrasada e busque ajuda com escrituração contábil.
• O dinheiro do proprietário está misturado a meses de transações: veja como corrigir a mistura de fundos e busque ajuda com escrituração contábil.
• Uma sociedade de pessoas ou corporação S tem contas de capital ou de empréstimo de acionistas que ninguém acompanhou: veja escrituração atrasada de uma corporação S e pagamentos garantidos e retiradas de sócios, e busque ajuda com escrituração contábil.
• O proprietário mora no exterior, uma empresa estrangeira é dona do negócio ou há uma conta no exterior: veja escrituração de uma empresa americana de propriedade estrangeira, registros de uma LLC de propriedade estrangeira e FBAR para contas da empresa no exterior, e busque ajuda tributária entre países.
• Os depósitos não batem com os seus relatórios de vendas: veja conciliação de vendas e repasses.