Phí kế toán viên cho người tự kinh doanh tại Canada: T2125

Kế toán viên cho tờ khai của người tự kinh doanh tại Canada tốn bao nhiêu?

CRA không công bố biểu phí cho người chuẩn bị thuế; trang của CRA về việc nhờ người chuẩn bị thuế chỉ nói rằng người chuẩn bị thuế nộp tờ khai cho bạn và thu phí. Báo giá phụ thuộc vào công việc mà năm của bạn tạo ra. T2125 (Báo cáo hoạt động kinh doanh hoặc nghề nghiệp) được nộp cùng tờ khai thuế cá nhân của bạn, nên bạn đang hỏi giá của tờ khai cá nhân có T2125 bên trong, cộng thêm các tờ khai GST/HST hoặc việc ghi sổ kế toán nếu bạn thuê thêm.

Một năm là đơn giản khi chỉ có một doanh nghiệp, mọi khoản thu nhập đều có hồ sơ, chi phí ít và có biên lai, và không có tài khoản GST/HST, xe, thiết bị hay thu nhập cho thuê. Một năm không đơn giản khi có những năm chưa nộp tờ khai, có tài khoản GST/HST hoặc một lần đăng ký bạn đã bỏ lỡ, có thư của CRA, hoặc có hồ sơ bạn không thể tập hợp lại. Những trường hợp này khó báo giá trước khi có ai xem hồ sơ, vì chi phí nằm ở việc dựng lại sổ sách.

Hãy mang theo thông báo ấn định thuế gần nhất (thư CRA trả lời tờ khai gần nhất của bạn), các chứng từ, sao kê ngân hàng, hóa đơn, biên lai, sổ nhật ký đi lại của xe và chi phí nhà ở; danh sách đầy đủ nằm ở phần dưới.

Một phần phí có thể là chi phí kinh doanh. Hướng dẫn của CRA về dòng 8860 liệt kê phí tư vấn chuyên môn bên ngoài, phí hỗ trợ lưu hồ sơ và phí chuẩn bị, nộp tờ khai thuế thu nhập và GST/HST là các khoản phí chuyên môn được khấu trừ. Hãy hỏi người chuẩn bị thuế cách hóa đơn được chia giữa phần kinh doanh và phần tờ khai cá nhân của bạn.

Điều gì làm phí cao hơn đối với tờ khai của người tự kinh doanh?

Mỗi mục dưới đây thêm một phép tính, một hồ sơ cần kiểm tra hoặc một tờ khai thứ hai vào T2125. Một năm không có mục nào trong số này là trường hợp nhẹ nhất.

Báo giá cho tờ khai của người tự kinh doanh cần nói rõ những gì?

Báo giá cần nói rõ nó giả định những tờ khai nào và tình trạng hồ sơ ra sao. Hãy hỏi:

• Báo giá gồm những tờ khai nào: tờ khai cá nhân của bạn kèm T2125, các tờ khai GST/HST, và tờ khai của vợ/chồng hoặc đối tác.
• Báo giá giả định sổ sách đã hoàn chỉnh, hay chỉ có chứng từ và sao kê ngân hàng.
• Phí cố định cho một danh sách công việc bằng văn bản hay tính theo giờ, và công việc phát sinh được tính thế nào: hồ sơ còn thiếu, năm chưa nộp tờ khai, thư của CRA.
• Báo giá giả định bạn có những yếu tố làm tăng phí nào, như xe, thiết bị hoặc nhà cho thuê.

Cách tìm và kiểm tra một kế toán viên được nêu trong chọn kế toán viên tại Canada.

Tôi cần đưa gì cho kế toán viên để làm T2125?

Hãy mang theo bằng chứng thu nhập, bằng chứng của từng khoản chi phí, và hồ sơ đứng sau mọi khoản được khai trong nhiều năm. CRA nêu rằng bạn bắt buộc theo luật phải lưu hồ sơ mọi giao dịch chứng minh các khoản thu nhập và chi phí bạn khai, và phải giữ tối thiểu sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (hồ sơ kinh doanh). Nếu tờ khai nộp trễ, thời hạn được tính từ ngày nộp (Income Tax Act, mục 230), nên hãy giữ hồ sơ của mọi năm chưa nộp.

• Thông báo ấn định thuế gần nhất và tờ khai năm ngoái, gồm cả T2125, nếu doanh nghiệp không phải mới thành lập. Số dư thiết bị dùng để tính khấu hao theo quy định của CRA (CCA) bắt đầu từ số dư cuối kỳ của năm ngoái.
• Tất cả chứng từ: T4A (ô 048 phí dịch vụ, ô 020 hoa hồng tự kinh doanh), T5 và mọi chứng từ khác trên tờ khai cá nhân.
• Hồ sơ thu nhập: hóa đơn, hồ sơ tiền gửi và sao kê nền tảng thanh toán, cho thấy ngày, số tiền và nguồn của từng khoản thu. Tiền mặt, chuyển khoản e-transfer và tiền gửi vào tài khoản cá nhân cũng tính.
• Hóa đơn khách hàng chưa trả và hóa đơn nhà cung cấp cuối năm. Hầu hết người tự kinh doanh khai thu nhập khi phát sinh và khấu trừ chi phí khi phát sinh, dù tiền được trả sau.
• Sao kê ngân hàng và thẻ của mọi tài khoản dùng cho kinh doanh.
• Biên lai cho từng khoản chi phí, ghi rõ khoản đó dùng vào việc gì. CRA nêu rằng khi mua hàng cho kinh doanh bạn nên luôn lấy biên lai hoặc chứng từ khác.
• Sổ nhật ký đi lại của xe có chi tiết chuyến đi và số đồng hồ đo quãng đường như nêu ở trên.
• Chi phí nhà ở trong năm và diện tích không gian làm việc so với diện tích căn nhà.
• Tồn kho, nếu bạn bán hàng hóa: số kiểm kê hàng cuối năm hoặc hồ sơ tồn kho.
• Thiết bị đã mua hoặc bán: ngày và giá của từng món.
• GST/HST: số tài khoản, các tờ khai đã nộp và mọi thư của CRA về tài khoản.

Việc cho kế toán viên quyền truy cập tài khoản CRA của bạn được nêu trong khi nào bạn cần kế toán viên thuế. Cách tổng hợp các hồ sơ này và chia chi phí dùng cho nhiều mục đích được nêu trong chủ doanh nghiệp một chủ nên đưa gì cho kế toán viên.

Tôi có thể tự làm T2125 không, và khi nào như vậy là đủ?

Có. Hướng dẫn của CRA yêu cầu bạn điền một T2125 riêng cho từng doanh nghiệp và nộp cùng tờ khai. Tự làm có thể là đủ khi tất cả các điều sau đều đúng:

• Bạn có một doanh nghiệp và mọi thu nhập đều có hồ sơ.
• Chi phí ít, mỗi khoản đều có biên lai.
• Không có tài khoản GST/HST, khoản khai xe, khoản khai văn phòng tại nhà, thiết bị hay thu nhập cho thuê.
• Mọi năm trước đều đã nộp tờ khai.

Mỗi điều kiện không còn đúng sẽ thêm yếu tố làm tăng phí tương ứng trong bảng ở trên. Việc chọn giữa tự nộp và thuê người giúp, cùng các hạn nộp, được nêu trong khi nào bạn cần kế toán viên thuế.

Nếu tôi có ít chi phí kinh doanh, kế toán viên có tìm thêm được khoản khấu trừ không?

Kế toán viên có thể kiểm tra rằng mỗi khoản chi phí bạn thực sự có đã được khai đúng dòng và đúng số tiền. Kế toán viên không thể thêm một khoản chi phí bạn không có. Theo Income Tax Act, một khoản chi phí chỉ được khấu trừ trong phạm vi nó phát sinh để tạo thu nhập từ doanh nghiệp; chi phí cá nhân hoặc sinh hoạt không được khấu trừ; và chi phí mua tài sản vốn không được khấu trừ như chi phí thông thường mà thông qua khấu hao theo quy định của CRA (CCA).

Các chi phí có thể thuộc về T2125, nếu phát sinh cho kinh doanh và bạn có hồ sơ, gồm khấu hao theo quy định của CRA (CCA) cho thiết bị mua ở các năm trước, phần xe dùng cho kinh doanh hoặc, khi đáp ứng điều kiện về không gian làm việc của CRA, phần nhà dùng cho kinh doanh, và phần phí kế toán viên dùng cho kinh doanh. Một số chi phí có giới hạn, như bữa ăn và xe cơ giới.

Nếu chi phí kinh doanh đi qua tài khoản cá nhân và chưa bao giờ được theo dõi, sao kê có thể cho thấy một số khoản. Khoản khai vẫn cần có hồ sơ và lý do kinh doanh. Một số khoản khấu trừ và tín thuế nằm trên tờ khai cá nhân, không nằm trên T2125, và là một câu hỏi riêng. CRA chấp nhận những chi phí nào được nêu trong chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận, còn phần văn phòng tại nhà nằm trong sử dụng nhà cho kinh doanh của người tự kinh doanh.

Đăng ký GST/HST có thay đổi công việc và phí không?

Có. Doanh nghiệp đã đăng ký nộp một tờ khai GST/HST cho từng kỳ khai thuế, kể cả kỳ không có doanh thu, và thu nhập trên T2125 phải nhất quán với doanh thu trên các tờ khai đó. Cách nộp được nêu trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào. Cách bạn tính GST/HST phải nộp, như quick method (cách tính đơn giản hóa), cũng thay đổi cách tính thu nhập trên T2125. Quick method là một lựa chọn bầu mà người đăng ký thực hiện trong My Business Account hoặc trên Form GST74, chỉ được dùng khi doanh thu, tính cả các công ty liên kết, không vượt quá $400.000; người khai theo năm chọn chậm nhất vào ngày đầu tiên của quý tài chính thứ hai, còn người khai theo tháng hoặc theo quý chọn chậm nhất vào hạn nộp tờ khai Quick Method đầu tiên.

Nhìn chung bạn phải đăng ký khi doanh thu chịu thuế toàn cầu vượt $30.000 trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý dương lịch liên tiếp; dưới mức đó bạn là nhà cung cấp nhỏ và việc đăng ký là tùy chọn, ngoại trừ tài xế taxi và tài xế chở khách thương mại qua ứng dụng phải đăng ký dù là nhà cung cấp nhỏ.

Sau một quý vượt mức, bạn phải thu GST/HST từ giao dịch bán làm bạn vượt mức; sau bốn quý, bạn không còn là nhà cung cấp nhỏ vào cuối tháng sau quý bạn vượt mức. Bạn có 29 ngày kể từ ngày hiệu lực đăng ký để đăng ký, nên đăng ký trễ có thể để lại GST/HST phải khai cho các giao dịch bán từ ngày đó. Việc có phải đăng ký hay không và khi nào được nêu trong khi nào phải đăng ký GST/HST.

Trang này nói về GST/HST liên bang; tại Quebec, Revenu Québec quản lý GST/HST. CRA quản lý thuế thu nhập cá nhân ở mọi tỉnh bang trừ Quebec, nên tờ khai cấp tỉnh bang của người cư trú Quebec là một câu hỏi riêng, được nêu trong khi nào bạn cần kế toán viên thuế. Thuế bán hàng cấp tỉnh bang nằm ngoài phạm vi trang này.

Nếu tôi có nhiều năm chưa nộp tờ khai, hoặc hồ sơ chưa đầy đủ thì sao?

Mỗi năm chưa nộp cần một tờ khai và một T2125 riêng, nên chi phí chủ yếu là công việc dựng lại thu nhập và chi phí từng năm một. CRA nêu rằng nếu bạn không giữ thông tin cần thiết và không có bằng chứng nào khác, CRA có thể phải xác định thu nhập của bạn bằng các phương pháp khác, và hồ sơ không đầy đủ sẽ bị phạt.

Tờ khai nộp trễ cũng tốn kém hơn. Tờ khai của người tự kinh doanh đến hạn nộp ngày 15 tháng 6, nhưng số thuế còn nợ đến hạn vào ngày 30 tháng 4, và nộp trễ sẽ bị tính thêm tiền lãi. Section 162 của Income Tax Act quy định tiền phạt nộp trễ ở mức 5% số thuế chưa nộp tại thời điểm tờ khai đến hạn, cộng 1% số thuế đó cho mỗi tháng đầy đủ nộp trễ, tối đa 12 tháng. Mức cao hơn có thể áp dụng sau khi CRA yêu cầu nộp tờ khai và đã có tiền phạt nộp trễ trước đó; xem tiền phạt, tiền lãi và cách được miễn giảm.

Hãy bắt đầu từ những gì còn có: sao kê ngân hàng và thẻ, hóa đơn, sao kê nền tảng và các chứng từ. Việc làm bù các tờ khai còn thiếu được nêu trong làm bù tờ khai chưa nộp, và sổ sách bị chậm nằm trong làm bù sổ sách quá hạn.

Nếu thu nhập của tôi đến qua chứng từ T4A hoặc tôi còn có thu nhập cho thuê thì sao?

Cả hai vẫn thuộc về tờ khai, và mỗi loại thêm công việc. Với T4A, CRA nêu rằng hãy nhập số tiền ở ô 048 vào dòng tự kinh doanh phù hợp trên tờ khai của bạn, và T2125 là biểu mẫu khai thu nhập và chi phí kinh doanh. Bạn phải khai toàn bộ thu nhập, dù có chứng từ hay không.

Chứng từ có thể thấp hơn hóa đơn của bạn vì bên chi trả phải không ghi GST/HST và PST vào ô 048. Chứng từ cũng có thể bị thiếu hoặc sai. Cách một T4A khớp vào T2125 được nêu trong chứng từ phí dịch vụ trên báo cáo kinh doanh của bạn.

Thu nhập cho thuê nhìn chung được khai trên Form T776, không phải T2125. Form T776 của CRA là biểu mẫu chủ nhà cho thuê dùng để khai thu nhập và chi phí cho thuê, nên đó là báo cáo thứ hai phải lập. Nếu bạn còn cung cấp dịch vụ cho người thuê, như dọn dẹp, an ninh hoặc bữa ăn, CRA nêu rằng bạn có thể đang điều hành một doanh nghiệp, được khai trên T2125. Xem thu nhập cho thuê.

Ví dụ

Các tình huống này dùng đô la Canada. Chúng cho thấy công việc thay đổi thế nào; đây không phải báo giá.

Người làm tự do có hai khách hàng gửi T4A

Một người làm tự do ở Toronto bắt đầu doanh nghiệp đầu tiên vào tháng 1 và xuất hóa đơn C$25.000 cho hai khách hàng, mỗi khách hàng gửi một T4A. Cô không có công ty liên kết hay doanh thu kinh doanh nào khác, chưa từng đăng ký GST/HST và làm việc trong một phòng trống. Doanh thu của cô thấp hơn mức nhà cung cấp nhỏ, nên việc đăng ký là tùy chọn. Năm này cần đối chiếu chứng từ với hóa đơn và tính phần văn phòng tại nhà. Không có xe, thiết bị hay tờ khai GST/HST, nên báo giá dựa vào hồ sơ và bảng tính văn phòng tại nhà.

Nhà thầu có xe và thiết bị

Một nhà thầu ở BC có doanh thu C$120.000, đã đăng ký GST, lái xe đến các công trường và mua C$8.000 thiết bị. Công việc lúc này gồm sổ nhật ký đi lại của xe, khấu hao theo quy định của CRA (CCA) cho thiết bị và các tờ khai GST phải khớp với T2125. PST của British Columbia là loại thuế riêng và nằm ngoài phạm vi trang này.

Nhà thiết kế có ba năm chưa nộp tờ khai

Một nhà thiết kế ở Calgary ba năm chưa nộp tờ khai và không giữ sổ sách. Mỗi năm có khoảng C$30.000 thu nhập.

1. Năm thứ nhất: khoảng C$30.000 thu nhập được dựng lại từ sao kê ngân hàng và hóa đơn, sau đó phân loại chi phí, rồi lập một T2125 và một tờ khai.
2. Năm thứ hai: dựng lại tương tự, với T2125 và tờ khai riêng.
3. Năm thứ ba: làm lại tương tự. Tiền phạt nộp trễ được tính riêng cho từng năm trên số thuế chưa nộp của năm đó.

Hóa đơn chủ yếu là công việc dựng lại, không phải tờ khai. Với khoảng C$30.000 mỗi năm, cũng cần kiểm tra xem có từng phải đăng ký GST/HST hay không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có năm chưa nộp tờ khai: hãy dùng làm bù tờ khai chưa nộp và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Sổ sách của bạn bị chậm hoặc không thể tập hợp hồ sơ: xem làm bù sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn nhận được thư của CRA: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo hoặc tiền phạt, tiền lãi và cách được miễn giảm, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn có thể đã vượt mức GST/HST mà chưa đăng ký: hãy đọc khi nào phải đăng ký GST/HST và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Khách hàng của bạn ở Hoa Kỳ: xem hướng dẫn cho người làm tự do tại Canada và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn mới chuyển đến Canada hoặc có tiền hay tài sản ở ngoài Canada: xem năm đầu tiên là người cư trú về thuế tại Canada và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Thu nhập của bạn đi qua một công ty: xem phí lập T2 là bao nhiêu và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn muốn biết thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế thế nào và khi nào phải nộp: xem thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế thế nào.