Comptable pour travailleur autonome : coût, T2125 et documents

Combien coûte un comptable pour la déclaration d'un travailleur autonome au Canada?

L'ARC ne publie aucune grille d'honoraires pour les préparateurs de déclarations; sa page sur le recours à un préparateur dit seulement qu'un préparateur produit votre déclaration contre des honoraires. Une soumission suit le travail que crée votre année. Au Canada, la T2125 (état des résultats des activités d'une entreprise ou d'une profession libérale) est produite avec votre déclaration de revenus; vous faites donc établir le prix de cette déclaration, avec la T2125 à l'intérieur, plus les déclarations de TPS/TVH ou la tenue de livres que vous ajoutez.

Une année est simple lorsqu'il y a une seule entreprise, que chaque dollar de revenu figure dans un registre, que les dépenses sont peu nombreuses et appuyées par des reçus, et qu'il n'y a ni compte de TPS/TVH, ni véhicule, ni équipement, ni revenus de location. Une année n'est pas simple lorsqu'elle comprend des années non produites, un compte de TPS/TVH ou une inscription manquée, une lettre de l'ARC, ou des registres que vous ne pouvez pas reconstituer. Ces cas sont difficiles à chiffrer avant que quelqu'un ait vu les registres, parce que le coût vient de la reconstitution.

Apportez votre dernier avis de cotisation (la réponse de l'ARC à votre dernière déclaration), vos feuillets, vos relevés bancaires, vos factures, vos reçus, un registre de véhicule et vos frais de domicile; la liste complète suit plus bas.

Une partie des honoraires peut elle-même être un coût d'entreprise. Le guide de l'ARC sur la ligne 8860 range parmi les honoraires professionnels déductibles les frais de conseils professionnels externes, d'aide à la tenue des registres et de préparation et de production des déclarations de revenus et de TPS/TVH. Demandez au préparateur comment la facture se répartit entre l'entreprise et votre déclaration personnelle.

Qu'est-ce qui fait augmenter les honoraires pour la déclaration d'un travailleur autonome?

Chaque élément ci-dessous ajoute à la T2125 un calcul, un registre à vérifier ou une seconde production. Une année sans aucun de ces éléments est le cas le plus léger.

Que doit contenir la soumission pour la déclaration d'un travailleur autonome?

Une soumission doit préciser quelles productions et quel état des registres elle suppose. Demandez :

• Quelles déclarations elle couvre : votre déclaration de revenus avec sa T2125, les déclarations de TPS/TVH s'il y en a, et celle d'un conjoint ou d'un partenaire.
• Si elle suppose des livres terminés, ou seulement des feuillets et des relevés bancaires.
• Si les honoraires sont fixes pour une liste écrite de travaux ou à l'heure, et comment le travail supplémentaire est facturé : registres manquants, années non produites, lettre de l'ARC.
• Quels facteurs de coût elle suppose que vous avez, comme un véhicule, de l'équipement ou une location.

Pour trouver et vérifier un comptable, voyez choisir un comptable au Canada.

Que dois-je remettre au comptable pour la T2125?

Apportez la preuve de vos revenus, la preuve de chaque dépense et les registres qui appuient tout ce qui se demande sur plusieurs années. L'ARC précise que la loi vous oblige à conserver des registres de toutes vos opérations qui appuient vos demandes de revenus et de dépenses, et à les garder au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (registres d'entreprise). Si une déclaration est produite en retard, la période court plutôt à partir de la date de production (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230); gardez donc les registres de toute année non encore produite.

• Dernier avis de cotisation et déclaration de l'an dernier, T2125 comprise, si l'entreprise n'est pas nouvelle. Les soldes d'équipement utilisés pour la déduction pour amortissement partent du solde de clôture de l'an dernier.
• Tous les feuillets : T4A (case 048 honoraires pour services rendus, case 020 commissions d'un travailleur autonome), T5 et tout autre feuillet de la déclaration de revenus.
• Registres des revenus : factures, relevés de dépôts et relevés des plateformes de paiement, qui montrent la date, le montant et la source de chaque encaissement. Les paiements en argent comptant, les virements Interac et les dépôts dans un compte personnel comptent aussi.
• Factures de clients impayées et factures de fournisseurs à la fin de l'année. La plupart des entreprises de travailleurs autonomes déclarent leurs revenus lorsqu'ils sont gagnés et déduisent leurs dépenses lorsqu'elles sont engagées, même si le paiement vient plus tard.
• Relevés bancaires et de carte de chaque compte utilisé pour l'entreprise.
• Un reçu pour chaque dépense, qui indique à quoi elle a servi. L'ARC dit de toujours obtenir des reçus ou d'autres pièces justificatives lorsque vous achetez quelque chose pour l'entreprise.
• Un registre de véhicule avec le détail des déplacements et les lectures de l'odomètre mentionnés plus haut.
• Frais de domicile de l'année et superficie de l'espace de travail par rapport au domicile.
• Stocks, si vous vendez des produits : le dénombrement des stocks à la fin de l'année ou le registre des stocks.
• Équipement acheté ou vendu : la date et le coût de chaque article.
• TPS/TVH : le numéro de compte, les déclarations produites et toute lettre de l'ARC au sujet du compte.

Pour donner au comptable l'accès à votre compte de l'ARC, voyez quand avez-vous besoin d'un comptable en fiscalité. Pour compiler ces registres et répartir les coûts à usage mixte, voyez quoi remettre à votre comptable comme entrepreneur individuel.

Puis-je faire ma T2125 moi-même, et quand est-ce suffisant?

Oui. Le guide de l'ARC vous demande de remplir une T2125 distincte pour chaque entreprise et de la produire avec votre déclaration. Le faire vous-même peut suffire lorsque toutes ces conditions sont réunies :

• Vous avez une seule entreprise et tous les revenus figurent dans un registre.
• Les dépenses sont peu nombreuses, chacune avec un reçu.
• Il n'y a ni compte de TPS/TVH, ni demande pour un véhicule, ni demande pour un bureau à domicile, ni équipement, ni revenus de location.
• Toutes les années précédentes sont produites.

Chaque condition qui cesse d'être vraie ajoute le facteur de coût correspondant du tableau ci-dessus. Pour choisir entre produire vous-même et engager de l'aide, et pour les dates limites de production, voyez quand avez-vous besoin d'un comptable en fiscalité.

Un comptable peut-il trouver plus de dépenses déductibles si j'ai peu de dépenses d'entreprise?

Un comptable peut vérifier que chaque coût que vous avez réellement eu est demandé à la bonne ligne et pour le bon montant. Il ne peut pas ajouter un coût que vous n'avez pas eu. Selon la Loi de l'impôt sur le revenu, une dépense n'est déductible que dans la mesure où elle a été engagée pour tirer un revenu de l'entreprise; les dépenses personnelles ou de subsistance ne sont pas déductibles; et le coût d'un bien en capital ne se déduit pas comme une dépense courante, mais par la déduction pour amortissement.

Les coûts qui peuvent figurer sur la T2125, s'ils ont été engagés pour l'entreprise et que vous avez un registre, comprennent la déduction pour amortissement sur l'équipement acheté les années précédentes, la part d'affaires d'un véhicule ou, lorsque les conditions de l'ARC sur l'espace de travail sont remplies, d'un domicile, et la part d'affaires des honoraires du comptable lui-même. Des limites s'appliquent à certains coûts, comme les repas et les véhicules à moteur.

Si des coûts d'entreprise sont passés par un compte personnel sans jamais être suivis, les relevés peuvent en montrer certains. Une demande exige quand même un registre et un motif d'affaires. Certaines déductions et certains crédits se trouvent dans la déclaration personnelle, pas dans la T2125, et c'est une autre question. Pour savoir quels coûts l'ARC accepte, voyez dépenses d'entreprise acceptées par l'ARC; pour la part du bureau à domicile, voyez utilisation d'une partie du domicile pour l'entreprise d'un travailleur autonome.

L'inscription à la TPS/TVH change-t-elle le travail et les honoraires?

Oui. Une entreprise inscrite produit une déclaration de TPS/TVH pour chaque période de déclaration, y compris une période sans vente, et les revenus de la T2125 doivent concorder avec les ventes de ces déclarations. Pour savoir comment produire, voyez produire la TPS/TVH et demander des crédits de taxe sur les intrants. La façon de calculer la TPS/TVH que vous versez, comme la méthode rapide (un calcul simplifié), change aussi le calcul des revenus de la T2125. La méthode rapide est un choix que l'inscrit fait dans Mon dossier d'entreprise ou au moyen du formulaire GST74, possible seulement tant que les revenus, avec ceux des associés, ne dépassent pas 400 000 $; un déclarant annuel fait ce choix au plus tard le premier jour du deuxième trimestre de l'exercice, et un déclarant mensuel ou trimestriel au plus tard la date d'échéance de la première déclaration selon la méthode rapide.

L'inscription est généralement obligatoire dès que les ventes taxables mondiales dépassent 30 000 $ au cours d'un seul trimestre civil ou sur quatre trimestres civils consécutifs; sous cette limite, vous êtes un petit fournisseur et l'inscription est facultative, sauf que les chauffeurs de taxi et de covoiturage commercial doivent s'inscrire même s'ils sont de petits fournisseurs.

Après un trimestre au-delà de la limite, vous devez facturer la TPS/TVH à partir de la vente qui vous a fait dépasser la limite; après quatre trimestres, vous cessez d'être un petit fournisseur à la fin du mois qui suit le trimestre où vous avez dépassé la limite. Vous avez 29 jours à compter de la date d'entrée en vigueur de votre inscription pour vous inscrire; une inscription tardive peut donc laisser de la TPS/TVH à déclarer sur les ventes faites depuis cette date. Pour savoir si vous devez vous inscrire et quand, voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Cette page traite de la TPS/TVH fédérale; au Québec, Revenu Québec administre la TPS/TVH. L'ARC administre l'impôt sur le revenu des particuliers pour toutes les provinces, sauf le Québec; la déclaration provinciale d'un résident du Québec est donc une question distincte, traitée dans quand avez-vous besoin d'un comptable en fiscalité. Les taxes de vente provinciales ne sont pas traitées ici.

Et si plusieurs années ne sont pas produites, ou si mes registres sont incomplets?

Chaque année non produite exige sa propre déclaration et sa propre T2125; le coût tient donc surtout au travail de reconstituer les revenus et les dépenses année par année. L'ARC précise que si vous ne conservez pas les renseignements nécessaires et n'avez aucune autre preuve, elle peut devoir établir votre revenu par d'autres méthodes, et que des pénalités s'appliquent pour des registres inadéquats.

Une déclaration tardive coûte aussi plus cher. La déclaration d'un travailleur autonome doit être produite au plus tard le 15 juin, mais tout solde à payer est exigible le 30 avril, et payer plus tard ajoute des intérêts. L'article 162 de la Loi de l'impôt sur le revenu fixe la pénalité pour production tardive à 5 % de l'impôt impayé à la date d'échéance de la déclaration, plus 1 % de cet impôt pour chaque mois complet de retard, jusqu'à concurrence de 12 mois. Des taux plus élevés peuvent s'appliquer après une mise en demeure de produire de l'ARC et une pénalité antérieure pour production tardive; voyez pénalités, intérêts et allègement.

Partez de ce qui existe : relevés bancaires et de carte, factures, relevés de plateformes et feuillets. Pour rattraper des déclarations manquantes, voyez rattraper des déclarations non produites; pour des livres en retard, voyez rattraper des livres en retard.

Et si mes revenus arrivent sur des feuillets T4A ou si j'ai aussi des revenus de location?

Les deux doivent quand même figurer dans la déclaration, et chacun ajoute du travail. Pour un feuillet T4A, l'ARC dit d'inscrire le montant de la case 048 à la ligne de travail autonome applicable de votre déclaration, et la T2125 est le formulaire qui déclare les revenus et les dépenses d'entreprise. Vous devez déclarer tous vos revenus, avec ou sans feuillet.

Un feuillet peut être inférieur à vos factures, parce que les payeurs doivent exclure la TPS/TVH et la TVP de la case 048. Il peut aussi manquer ou être erroné. Pour savoir comment un feuillet T4A s'intègre à la T2125, voyez le feuillet d'honoraires pour services rendus dans votre état des résultats d'entreprise.

Les revenus de location se déclarent généralement sur le formulaire T776, pas sur la T2125. Le formulaire T776 de l'ARC est celui que les propriétaires d'immeubles locatifs utilisent pour déclarer leurs revenus et leurs dépenses de location; c'est donc un second état à préparer. Si vous fournissez aussi des services aux locataires, comme le ménage, la sécurité ou les repas, l'ARC dit que vous exploitez peut-être une entreprise, à déclarer sur la T2125. Voyez revenus de location.

Exemple

Ces scénarios utilisent des dollars canadiens. Ils montrent comment le travail change; ce ne sont pas des soumissions.

Une pigiste avec deux clients qui envoient un feuillet T4A

Une pigiste de Toronto démarre sa première entreprise en janvier et facture 25 000 $ CA à deux clients, qui lui envoient chacun un feuillet T4A. Elle n'a ni associés ni autres ventes d'entreprise, ne s'est jamais inscrite à la TPS/TVH et travaille dans une chambre libre. Ses ventes restent sous la limite de petit fournisseur; l'inscription est donc facultative. L'année exige de faire correspondre les feuillets aux factures et un calcul du bureau à domicile. Il n'y a ni véhicule, ni équipement, ni déclaration de TPS/TVH; la soumission suit donc les registres et le calcul du bureau à domicile.

Un entrepreneur avec un véhicule et de l'équipement

Un entrepreneur de la Colombie-Britannique a 120 000 $ CA de ventes, est inscrit à la TPS, se rend sur des chantiers et a acheté 8 000 $ CA d'équipement. Le travail comprend maintenant un registre de véhicule, la déduction pour amortissement sur l'équipement et des déclarations de TPS qui doivent concorder avec la T2125. La TVP de la Colombie-Britannique est distincte et n'est pas traitée ici.

Un concepteur graphique avec trois années non produites

Un concepteur graphique de Calgary n'a rien produit depuis trois ans et n'a tenu aucun livre. Chaque année comptait environ 30 000 $ CA de revenus.

1. Première année : environ 30 000 $ CA de revenus sont reconstitués à partir des relevés bancaires et des factures, puis les dépenses sont triées, puis une T2125 et une déclaration sont préparées.
2. Deuxième année : la même reconstitution, avec sa propre T2125 et sa propre déclaration.
3. Troisième année : encore la même chose. La pénalité pour production tardive se calcule séparément pour chaque année, sur l'impôt impayé de cette année.

La facture porte surtout sur la reconstitution, pas sur la déclaration. À environ 30 000 $ CA par année, il faut aussi vérifier si l'inscription à la TPS/TVH était déjà obligatoire.

Votre situation est différente?

• Vous avez des années non produites : utilisez rattraper des déclarations non produites et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vos livres sont en retard ou vos registres ne peuvent pas être reconstitués : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une lettre de l'ARC est arrivée : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire ou pénalités, intérêts et allègement, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vous avez peut-être dépassé la limite de la TPS/TVH sans vous inscrire : lisez quand s'inscrire à la TPS/TVH et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Vos clients sont aux États-Unis : voyez le guide du pigiste canadien et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous êtes arrivé au Canada récemment ou vous avez de l'argent ou des biens à l'extérieur du Canada : voyez première année comme résident fiscal du Canada et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vos revenus passent par une société : voyez ce que coûte une T2 et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous voulez savoir comment le revenu est imposé et quand payer : voyez comment le revenu d'un travailleur autonome est imposé.