Contador para trabajador independiente en Canadá: costo y T2125

¿Cuánto cuesta un contador para la declaración de un trabajador independiente en Canadá?

La CRA no publica una tarifa para los preparadores de impuestos; su página sobre cómo usar a un preparador solo dice que un preparador presenta su declaración a cambio de una tarifa. Una cotización sigue el trabajo que genera su año. El T2125 (estado de actividades empresariales o profesionales) se presenta con su declaración personal, así que usted cotiza esa declaración con el T2125 dentro, más las declaraciones de GST/HST o la contabilidad que agregue.

Un año es sencillo cuando hay un solo negocio, cada dólar de ingreso consta en un registro, los gastos son pocos y tienen recibos, y no hay cuenta de GST/HST, vehículo, equipo ni ingresos de alquiler. Un año no es sencillo cuando incluye años sin presentar, una cuenta de GST/HST o un registro que se omitió, una carta de la CRA o registros que no puede reunir. Esos casos son difíciles de cotizar antes de que alguien vea los registros, porque el costo está en la reconstrucción.

Lleve su último aviso de determinación (la respuesta de la CRA a su última declaración), los comprobantes, estados de cuenta bancarios, facturas, recibos, una bitácora del vehículo y los costos del hogar; la lista completa está más abajo.

Parte de la tarifa puede ser en sí misma un gasto del negocio. La guía de la CRA sobre la línea 8860 enumera como honorarios profesionales deducibles los pagos por asesoría profesional externa, por ayuda para llevar sus registros y por preparar y presentar sus declaraciones del impuesto sobre la renta y del GST/HST. Pregunte al preparador cómo se divide una factura entre el negocio y su declaración personal.

¿Qué hace que la tarifa sea más alta en la declaración de un trabajador independiente?

Cada elemento de la lista agrega un cálculo, un registro que revisar o una segunda presentación al T2125. Un año sin ninguno de ellos es el caso más ligero.

¿Qué debe decir una cotización para la declaración de un trabajador independiente?

Una cotización debe indicar qué presentaciones y qué estado de registros supone. Pregunte:

• Qué declaraciones cubre: su declaración personal con el T2125, las declaraciones de GST/HST y la declaración de su cónyuge o pareja.
• Si supone libros terminados, o solo comprobantes y estados de cuenta bancarios.
• Si la tarifa es fija para una lista de trabajo por escrito o por hora, y cómo se cobra el trabajo adicional: registros faltantes, años sin presentar, una carta de la CRA.
• Qué factores de costo supone que usted tiene, como un vehículo, equipo o un alquiler.

Cómo encontrar y evaluar a un contador se explica en cómo elegir un contador en Canadá.

¿Qué debo entregar al contador para el T2125?

Lleve prueba de los ingresos, prueba de cada gasto y los registros que respaldan lo que se deduce a lo largo de varios años. La CRA indica que la ley le exige conservar registros de todas sus transacciones que respalden sus ingresos y gastos, y conservarlos un mínimo de seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (registros del negocio). Si una declaración se presenta tarde, el plazo se cuenta desde la fecha de presentación (Income Tax Act, sección 230), así que conserve los registros de cualquier año aún sin presentar.

• Último aviso de determinación y declaración del año anterior, con el T2125, si el negocio no es nuevo. Los saldos de equipo que se usan para la deducción por costo de capital parten del saldo final del año anterior.
• Todos los comprobantes: T4A (casilla 048, honorarios por servicios; casilla 020, comisiones de trabajo independiente), T5 y cualquier otro comprobante de la declaración personal.
• Registros de ingresos: facturas, registros de depósitos y estados de cuenta de plataformas de pago, con la fecha, el monto y el origen de cada cobro. El efectivo, las transferencias electrónicas y los depósitos en una cuenta personal también cuentan.
• Facturas de clientes sin cobrar y cuentas de proveedores al cierre del año. La mayoría de los negocios independientes declaran el ingreso cuando se gana y deducen los gastos cuando se incurren, aunque el pago llegue después.
• Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todas las cuentas usadas para el negocio.
• Un recibo por cada gasto, con su motivo. La CRA indica que debe pedir siempre recibos u otros comprobantes cuando compra algo para el negocio.
• Una bitácora del vehículo con los datos de los viajes y las lecturas del odómetro mencionados arriba.
• Costos del hogar del año y el tamaño del espacio de trabajo en comparación con la vivienda.
• Inventario, si vende productos: el conteo de existencias al cierre del año o el registro de inventario.
• Equipo comprado o vendido: la fecha y el costo de cada artículo.
• GST/HST: el número de cuenta, las declaraciones presentadas y cualquier carta de la CRA sobre la cuenta.

Cómo dar acceso a su cuenta de la CRA al contador se explica en cuándo necesita un contador de impuestos. Cómo reunir estos registros y dividir los costos de uso mixto se explica en qué entregar a su contador como propietario único.

¿Puedo hacer yo mismo mi T2125, y cuándo es suficiente?

Sí. La guía de la CRA indica que debe llenar un T2125 aparte por cada negocio y presentarlo con su declaración. Hacerlo usted mismo puede ser suficiente cuando se cumplen todas estas condiciones:

• Tiene un solo negocio y todos los ingresos constan en un registro.
• Los gastos son pocos y cada uno tiene su recibo.
• No hay cuenta de GST/HST, deducción por vehículo, deducción por oficina en casa, equipo ni ingresos de alquiler.
• Todos los años anteriores están presentados.

Cada condición que deja de cumplirse agrega el factor de costo correspondiente de la tabla anterior. Cómo elegir entre presentar usted mismo y contratar ayuda, y las fechas límite de presentación, se explica en cuándo necesita un contador de impuestos.

¿Puede un contador encontrar más deducciones si tengo pocos gastos de negocio?

Un contador puede comprobar que cada costo que usted realmente tuvo se deduzca en la línea correcta y por el monto correcto. Un contador no puede agregar un costo que usted no tuvo. Según la Income Tax Act, un gasto es deducible solo en la medida en que se incurrió para ganar ingresos del negocio; los gastos personales o de subsistencia no son deducibles; y el costo de un bien de capital no se deduce como gasto ordinario sino mediante la deducción por costo de capital.

Los costos que pueden corresponder al T2125, si se incurrieron para el negocio y usted tiene un registro, incluyen la deducción por costo de capital sobre equipo comprado en años anteriores, la parte de negocio de un vehículo o, cuando se cumplen las condiciones de la CRA sobre el espacio de trabajo, de una vivienda, y la parte de negocio de la tarifa del propio contador. Algunos costos tienen límites, como las comidas y los vehículos de motor.

Si los costos del negocio pasaron por una cuenta personal y nunca se registraron, los estados de cuenta pueden mostrar algunos. Una deducción aun así requiere un registro y un motivo de negocio. Algunas deducciones y créditos van en la declaración personal, no en el T2125, y son otra cuestión. Qué costos acepta la CRA se explica en gastos de negocio que acepta la CRA, y la parte de la oficina en casa en uso comercial de la vivienda para trabajadores independientes.

¿El registro en el GST/HST cambia el trabajo y el costo?

Sí. Un negocio registrado presenta una declaración de GST/HST por cada período, incluso un período sin ventas, y los ingresos del T2125 deben ser coherentes con las ventas de esas declaraciones. Cómo presentar se explica en presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos. La forma de calcular el GST/HST que remite, como el Quick Method (un cálculo simplificado), también cambia cómo se calculan los ingresos del T2125. El Quick Method es una elección que el registrado hace en My Business Account o en el Form GST74, y solo está disponible mientras los ingresos, junto con los de sus asociados, se mantengan dentro de $400,000; quien presenta anualmente la elige a más tardar el primer día del segundo trimestre fiscal, y quien presenta mensual o trimestralmente, a más tardar la fecha de vencimiento de la primera declaración del Quick Method.

El registro generalmente es obligatorio cuando las ventas gravables mundiales superan $30,000 en un solo trimestre calendario o en cuatro trimestres calendario consecutivos; por debajo de ese límite usted es un pequeño proveedor y registrarse es opcional, salvo que los conductores de taxi y de transporte comercial compartido deben registrarse aun siendo pequeños proveedores.

Después de un trimestre por encima del límite, debe cobrar el GST/HST desde la venta que lo hizo superarlo; después de cuatro trimestres, deja de ser pequeño proveedor al final del mes siguiente al trimestre en que lo superó. Usted tiene 29 días desde la fecha de entrada en vigor de su registro para registrarse, así que un registro tardío puede dejar GST/HST por declarar sobre las ventas hechas desde esa fecha. Si debe registrarse y cuándo se explica en cuándo registrarse para el GST/HST.

Esta página trata el GST/HST federal; en Quebec, Revenu Québec administra el GST/HST. La CRA administra el impuesto sobre la renta de las personas físicas de todas las provincias salvo Quebec, así que la declaración provincial de un residente de Quebec es otra cuestión, que se explica en cuándo necesita un contador de impuestos. Los impuestos provinciales sobre las ventas quedan fuera de esta página.

¿Qué pasa si tengo varios años sin presentar o mis registros están incompletos?

Cada año sin presentar necesita su propia declaración y su propio T2125, así que el costo es sobre todo el trabajo de reconstruir ingresos y gastos año por año. La CRA indica que si no conserva la información necesaria y no tiene otra prueba, puede tener que determinar sus ingresos por otros métodos, y que se aplican multas por registros inadecuados.

Una declaración tardía también cuesta más. La declaración de un trabajador independiente vence 15 de junio, pero cualquier saldo adeudado vence el 30 de abril, y pagar después genera intereses. La sección 162 de la Income Tax Act fija la multa por presentación tardía en 5% del impuesto sin pagar cuando la declaración vencía, más 1% de ese impuesto por cada mes completo de retraso, hasta 12 meses. Pueden aplicarse tasas más altas después de un requerimiento de la CRA para presentar una declaración y de una multa anterior por presentación tardía; vea multas, intereses y alivio.

Empiece por lo que existe: estados de cuenta bancarios y de tarjetas, facturas, estados de cuenta de plataformas y comprobantes. Cómo ponerse al día con las declaraciones faltantes se explica en cómo poner al día las declaraciones sin presentar, y los libros atrasados en cómo poner al día la contabilidad atrasada.

¿Y si mis ingresos llegan en comprobantes T4A o también tengo ingresos de alquiler?

Ambos siguen perteneciendo a la declaración, y cada uno agrega trabajo. Para un T4A, la CRA indica anotar el monto de la casilla 048 en la línea de trabajo independiente que corresponda de su declaración, y el T2125 es el formulario que declara los ingresos y gastos de un negocio. Usted debe declarar todos sus ingresos, con o sin comprobante.

Un comprobante puede ser menor que sus facturas porque quienes pagan deben dejar fuera el GST/HST y el PST de la casilla 048. También puede faltar o estar equivocado. Cómo encaja un T4A en el T2125 se explica en el comprobante de honorarios por servicios en el estado de su negocio.

Los ingresos de alquiler generalmente se declaran en el Form T776, no en el T2125. El Form T776 de la CRA es el formulario que usan los propietarios de inmuebles en alquiler para declarar los ingresos y gastos del alquiler, así que es un segundo estado que preparar. Si además presta servicios a los inquilinos, como limpieza, seguridad o comidas, la CRA indica que puede estar llevando un negocio, que se declara en el T2125. Vea ingresos de alquiler.

Ejemplo

Estos escenarios usan dólares canadienses. Muestran cómo cambia el trabajo; no son cotizaciones de tarifas.

Una freelancer con dos clientes T4A

Una freelancer de Toronto inicia su primer negocio en enero y factura C$25,000 a dos clientes, que le envían un T4A cada uno. No tiene asociados ni otras ventas del negocio, nunca se ha registrado en el GST/HST y trabaja desde una habitación libre. Sus ventas se mantienen por debajo del límite de pequeño proveedor, así que el registro es opcional. El año requiere cotejar los comprobantes con las facturas y calcular la oficina en casa. No hay vehículo, equipo ni declaración de GST/HST, así que la cotización depende de los registros y del cálculo de la oficina en casa.

Un contratista con vehículo y equipo

Un contratista de Columbia Británica tiene C$120,000 en ventas, está registrado en el GST, conduce a los sitios de obra y compró C$8,000 en equipo. El trabajo ahora incluye una bitácora del vehículo, la deducción por costo de capital sobre el equipo y declaraciones de GST que deben coincidir con el T2125. El PST de Columbia Británica es aparte y queda fuera de esta página.

Una diseñadora con tres años sin presentar

Una diseñadora de Calgary no ha presentado durante tres años y no llevó libros. Cada año tuvo alrededor de C$30,000 de ingresos.

1. Primer año: se reconstruyen unos C$30,000 de ingresos a partir de estados de cuenta bancarios y facturas, luego se ordenan los gastos y después se prepara un T2125 y una declaración.
2. Segundo año: la misma reconstrucción, con su propio T2125 y su propia declaración.
3. Tercer año: otra vez lo mismo. La multa por presentación tardía se calcula por separado para cada año sobre el impuesto sin pagar de ese año.

La factura es sobre todo la reconstrucción, no la declaración. Con unos C$30,000 al año, también hay que revisar si alguna vez correspondía registrarse en el GST/HST.

¿Es distinto en su caso?

• Tiene años sin presentar: use cómo poner al día las declaraciones sin presentar y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Sus libros están atrasados o no puede reunir sus registros: vea cómo poner al día la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Llegó una carta de la CRA: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria o multas, intereses y alivio, y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Puede haber superado el límite del GST/HST sin registrarse: lea cuándo registrarse para el GST/HST y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Sus clientes están en EE. UU.: vea la guía para freelancers canadienses y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Se mudó recientemente a Canadá o tiene dinero o bienes fuera de Canadá: vea primer año como residente fiscal de Canadá y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Sus ingresos pasan por una corporación: vea cuánto cuesta una T2 y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Quiere saber cómo tributan los ingresos y cuándo pagar: vea cómo tributan los ingresos de un trabajador independiente.