Khấu trừ laptop, điện thoại, dụng cụ ở Canada: chi phí hay CCA?

Tôi có thể khấu trừ điện thoại hoặc laptop như một khoản chi phí, hay phải tính qua CCA?

Laptop hoặc điện thoại là tài sản vốn: bạn khấu trừ giá mua bằng khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA), không tính là chi phí thông thường (Guide T4002, chương 3). CCA là khoản khấu trừ hằng năm theo từng nhóm tài sản, và bạn tự chọn số tiền khấu trừ (CRA: thông tin cơ bản). Trong năm đầu, laptop Class 50 mới có thể được khấu trừ tối đa 100% giá mua và điện thoại Class 8 mới tối đa 30%, nếu các ưu đãi dưới đây áp dụng; nếu không có ưu đãi, mức khấu trừ chỉ bằng một nửa thuế suất của nhóm.

Hai khoản chi khác được xử lý khác đi. Dụng cụ có giá dưới mức giới hạn của Class 12 cũng tính qua CCA, nhưng mức khấu trừ nói chung là toàn bộ giá mua trong năm. Cước điện thoại và sửa chữa nhỏ là chi phí thông thường; xem danh sách bên dưới.

Trường hợp của bạn sẽ không còn đơn giản nếu bạn đã có thiết bị từ trước khi kinh doanh, dùng cho cả việc kinh doanh lẫn cá nhân, có nhiều thiết bị, điều hành một công ty, hoặc đã mua thiết bị ở những năm trước và ghi là chi phí. Hãy chuẩn bị hóa đơn, ngày mua, ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh, tỷ lệ dùng cho kinh doanh, và bảng CCA của năm trước nếu có. Đây là các quy tắc liên bang; tờ khai tại Quebec còn phải nộp cho Revenu Québec, và trang này không đề cập đến phần đó. Trang này dành cho doanh nghiệp hoặc công ty; yêu cầu khấu trừ của nhân viên theo quy tắc khác, bắt đầu từ guide T4044 của CRA.

Những gì được tính là chi phí thay vì CCA?

• Cước điện thoại: khấu trừ theo tỷ lệ dùng cho kinh doanh ở line 9220 (Guide T4002, chương 3).
• Sửa chữa hoặc bảo trì nhỏ: chi phí nhân công và vật liệu được khấu trừ, và khoản chi chỉ đưa tài sản về tình trạng ban đầu thường là chi phí hiện hành (Guide T4002, chương 3).
• Sửa chữa làm thiết bị tốt hơn tình trạng ban đầu: nhiều khả năng là chi phí vốn, nên tính qua CCA (Guide T4002, chương 3).

Laptop hoặc điện thoại thuộc nhóm CCA nào?

Laptop là phần cứng máy tính thuộc Class 50. CRA xếp thiết bị điện thoại điện tử, trong đó có điện thoại di động, vào Class 8.

Các trang của CRA và Regulations chỉ nêu điện thoại, không nêu máy tính bảng. Hãy nhờ chuyên gia xác nhận nhóm của máy tính bảng trước khi nộp tờ khai.

Đối với thiết bị điện thoại Class 8 có giá từ $1.000 mỗi món trở lên, bạn có thể chọn lập một nhóm riêng bằng cách đính kèm một lá thư vào tờ khai của năm mua. Thuế suất không đổi, nhưng nhóm này tồn tại trong năm năm, và khi toàn bộ tài sản trong nhóm đã được thanh lý, số dư còn lại là lỗ cuối kỳ (terminal loss) (Regulations, 1101(5p) và (5q); CRA: các nhóm tài sản).

Về cách các nhóm được gộp qua từng năm, xem khấu hao CCA cho thiết bị, xe và tòa nhà.

Ranh giới của dụng cụ nhỏ nằm ở đâu, và laptop hay điện thoại có bao giờ là dụng cụ nhỏ không?

Dụng cụ có giá dưới $500 thuộc Class 12; dụng cụ có giá bằng hoặc cao hơn mức đó thuộc Class 8 (CRA: các nhóm tài sản). Hãy xét từng dụng cụ theo giá riêng của nó. Hầu hết dụng cụ nhỏ trong Class 12 không chịu quy tắc nửa năm (half-year rule), nên toàn bộ giá mua được khấu trừ trong năm (Guide T4002, chương 4).

Laptop hoặc điện thoại không được tính là dụng cụ nhỏ, dù giá bao nhiêu. Class 12 loại trừ thiết bị liên lạc điện tử hoặc thiết bị xử lý dữ liệu điện tử có thể dùng cho bất kỳ mục đích nào ngoài đo lường, xác định vị trí và tính toán (Regulations, Schedule II, Class 12(h)). Thiết bị chỉ giới hạn ở các việc đó, chẳng hạn máy tính bỏ túi, thì không bị loại trừ. Máy khoan và dụng cụ cầm tay là những món thường gặp trong Class 12.

Năm đầu tôi có thể khấu trừ bao nhiêu cho laptop hoặc điện thoại?

Bảng cho biết mức tối đa bạn có thể khấu trừ trong năm đầu trên phần giá dùng cho kinh doanh, với kỳ tài chính trọn năm và không bán hay thanh lý nào khác trong cùng nhóm; việc thanh lý có thể làm giảm con số này (xem bán tài sản kinh doanh). Khi không có ưu đãi nào áp dụng, quy tắc nửa năm giới hạn mức khấu trừ ở một nửa thuế suất của nhóm (CRA: thông tin cơ bản).

Guide T4002 và trang các nhóm tài sản của CRA vẫn gọi khoản khấu trừ Class 50 là đề xuất. Budget 2025 Implementation Act, No. 1 đã sửa Income Tax Regulations để đưa khoản này vào, và bản Regulations hợp nhất đã ghi nhận. Khi hai nguồn khác nhau, Regulations là căn cứ; hãy xác nhận quy định hiện hành trước khi nộp tờ khai. Máy tính sẵn sàng sử dụng vào 2027 hoặc sau đó không được hưởng khoản này, dù máy đủ điều kiện vẫn không bị giảm theo quy tắc nửa năm (section 1100(2)), và năm thuế nằm vắt qua mốc đó được áp dụng hệ số pha trộn (section 1100(2.011)).

Bộ Tài chính Canada cũng đã đề xuất cho phép tính toàn bộ chi phí ngay trong năm mua (immediate expensing) đối với hầu hết tài sản khấu hao mua từ ngày 15 tháng 9 năm 2026; đề xuất này chưa phải là luật (thông cáo của Bộ Tài chính). Về tình trạng và thời điểm, xem mua thiết bị trước cuối năm.

Nếu kỳ tài chính đầu tiên của bạn ngắn hơn 365 ngày, chẳng hạn khi bạn bắt đầu làm tự do giữa năm, mức khấu trừ CCA được tính theo tỷ lệ số ngày trong kỳ (CRA: thông tin cơ bản; Guide T4002, chương 4).

Tôi có phải khấu trừ toàn bộ CCA mỗi năm không?

Không. Bạn có thể khấu trừ bất kỳ số tiền nào từ 0 đến mức tối đa của năm (Guide T4002, chương 4). Phần bạn bỏ qua không mất đi: nó nằm lại trong số dư của nhóm, chờ được khấu trừ (phần chi phí vốn chưa khấu hao, undepreciated capital cost), và dùng được ở các năm sau (CRA folio S3-F4-C1). Mức khấu trừ năm đầu được nâng chỉ áp dụng trong năm món đồ trở nên sẵn sàng sử dụng; nếu bỏ qua, các năm sau khấu trừ theo thuế suất thông thường của nhóm (Regulations, section 1100(2)).

Tôi có thể khấu trừ CCA cho laptop mua từ nhiều năm trước, trước khi tôi bắt đầu làm tự do không?

Bạn có thể khấu trừ CCA kể từ ngày bắt đầu dùng laptop để tạo thu nhập. Giá gốc khởi đầu nói chung là giá trị thị trường của ngày đó nếu thấp hơn số tiền bạn đã trả. Luật coi bạn đã mua tài sản đó, một khi bạn dùng nó để tạo thu nhập, với chi phí vốn không cao hơn giá trị thị trường hợp lý tại thời điểm đó dù ban đầu mua cho mục đích khác (Income Tax Act, 13(7)(b)). Hướng dẫn điền biểu mẫu của CRA cũng nói như vậy (Guide T4002, chương 4). Nếu bạn mua trước khi trở thành người cư trú Canada, luật coi bạn đã mua với giá trị thị trường vào ngày bạn trở thành người cư trú (Income Tax Act, 128.1(1)(b) và (c)); xem năm đầu tiên của bạn với tư cách người cư trú về thuế tại Canada.

Phần giá trị giảm trước khi dùng cho kinh doanh không được khấu trừ: luật coi khoản lỗ trên tài sản dùng cá nhân bằng không (Income Tax Act, 40(2)(g)). Nếu món đồ đáng giá hơn giá mua, điều này hiếm với laptop hay điện thoại, có thể phát sinh lãi vốn và giá gốc khởi đầu theo một công thức khác trong 13(7)(b) (CRA: sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân). Chủ sở hữu có thể thay vào đó chọn theo Income Tax Act, 45(2), bằng một lá thư có chữ ký nộp cùng tờ khai của năm bắt đầu dùng cho kinh doanh. Khi đó luật coi việc dùng cho kinh doanh chưa bắt đầu, và CRA cho biết không nên khấu trừ CCA khi lựa chọn này còn hiệu lực (Folio S1-F3-C2, paragraphs 2.48 và 2.51, viết cho nhà ở). Hãy đưa trường hợp này cho chuyên gia xử lý.

CCA bắt đầu khi tài sản sẵn sàng sử dụng. Luật coi thời điểm đó là sớm nhất trong nhiều mốc, gồm lúc bạn lần đầu dùng tài sản để tạo thu nhập và lúc tài sản được giao và có thể dùng để thực hiện dịch vụ (Income Tax Act, 13(27)). Với thiết bị chuyển từ đời sống cá nhân sang, bạn được coi là mua nó khi việc dùng cho kinh doanh bắt đầu, nên ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh quyết định năm thuế của lần khấu trừ đầu tiên.

CRA cho biết quy tắc nửa năm áp dụng cho động sản, chẳng hạn máy tính cá nhân, mà bạn chuyển vào doanh nghiệp (Guide T4002, chương 4). Việc ưu đãi năm đầu có áp dụng hay không tùy vào section 1104(4.01): tài sản mua sau năm 2024 đủ điều kiện nếu trước khi bạn mua chưa ai khấu trừ CCA cho tài sản đó, hoặc nếu cả bạn lẫn người có giao dịch không độc lập với bạn đều chưa sở hữu nó trước đó. Section 1100(2.021) loại chi phí phát sinh trước năm 2025 khỏi mức khấu trừ được nâng trong trường hợp đầu. Vì vậy thiết bị mua trước năm 2025 nhiều khả năng bị giới hạn ở mức một nửa năm; thiết bị mua từ năm 2025 trở đi rồi chuyển vào sau đó là trường hợp cần xác nhận. Hãy nhờ chuyên gia xác nhận trước khi bạn khấu trừ nhiều hơn mức một nửa năm; xem phần Trường hợp của bạn có khác không? bên dưới. Đề xuất tính toàn bộ chi phí ngay không áp dụng cho thiết bị bạn đã có từ trước.

Tôi khấu trừ điện thoại hoặc laptop vừa dùng cá nhân như thế nào?

CCA chỉ được khấu trừ trên phần dùng cho kinh doanh. Luật coi bạn đã mua, để tạo thu nhập, phần tài sản tương ứng với tỷ lệ sử dụng thường xuyên để tạo thu nhập, theo cùng tỷ lệ của giá mua (Income Tax Act, 13(7)(c)). Trên Form T2125, bạn nhập tổng giá mua, phần dùng cá nhân và phần dùng cho kinh doanh (Guide T4002, chương 4).

Hãy dùng cách đo mà bạn có thể chứng minh và ghi lại cách bạn tính ra tỷ lệ. Nếu sau này mức dùng cho kinh doanh tăng, luật coi phần tăng là một lần mua mới của phần đó. Nếu mức dùng giảm, luật coi bạn đã chuyển nhượng phần giảm theo tỷ lệ giá trị thị trường của phần đó, nên CCA đã khấu trừ trước đây có thể bị thu hồi (recapture) và chịu thuế dù bạn vẫn giữ thiết bị (Income Tax Act, 13(7)(d)); xem bán tài sản kinh doanh. Cước điện thoại theo cùng ý đó: khấu trừ theo tỷ lệ dùng cho kinh doanh (Guide T4002, chương 3). Về internet và các chi phí dùng chung khác, xem dùng nhà cho kinh doanh đối với người tự kinh doanh.

Công ty có xử lý laptop, điện thoại hoặc dụng cụ theo cách giống vậy không?

Có. Công ty dùng cùng các nhóm, thuế suất và ranh giới dụng cụ. Công ty tính CCA trên Schedule 8 (CRA: Schedule 8) và khấu trừ tổng số ở line 403 của Schedule 1. Giống như cá nhân, công ty có thể khấu trừ bất kỳ số tiền nào đến mức tối đa, và tính theo tỷ lệ cho năm thuế ngắn hơn 365 ngày (hướng dẫn T2, chương 3). Nếu cổ đông cũng dùng điện thoại hoặc laptop của công ty cho việc cá nhân, việc dùng đó có thể là lợi ích chịu thuế của cổ đông (Income Tax Act, 15(1)). Trang này không đề cập đến phần đó; hãy nêu ra trước khi nộp tờ khai.

Khoản khấu hao trong báo cáo tài chính của công ty là một con số riêng, khác với CCA; xem khấu hao và CCA trong sổ sách công ty. Thiết bị chuyển từ chủ sở hữu sang công ty là một loại chuyển giao khác với việc đổi mục đích sử dụng ở trên; xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.

Tôi phân loại và ghi sổ laptop, điện thoại hoặc dụng cụ như thế nào?

Sổ sách thường ghi mỗi laptop và điện thoại vào một tài khoản tài sản như thiết bị, không phải tài khoản chi phí, và dùng một danh sách tài sản duy nhất để tính CCA.

• Danh sách tài sản: mỗi món một dòng, ghi ngày hóa đơn, giá mua, nhóm, ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh và tỷ lệ dùng cho kinh doanh.
• Giá mua: toàn bộ chi phí để có được món đồ (CRA: thông tin cơ bản). Nếu bạn đã khấu trừ tín thuế đầu vào (ITC) cho khoản mua, hãy trừ nó đi trước khi nhập giá mua tính CCA (Guide T4002, chương 4). Về thuế đã trả trước khi đăng ký, xem khấu trừ GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• CCA: tính mỗi năm một lần, theo nhóm, từ danh sách. Khoản này ghi ở line 9936 của Form T2125 đối với người tự kinh doanh, hoặc ở Schedule 8 đối với công ty.
• Dụng cụ dưới mức giới hạn: mức khấu trừ Class 12 là toàn bộ giá mua trong năm, nên kết quả về thuế giống như một khoản chi phí. Hãy giữ dụng cụ trong danh sách để việc bán hoặc bỏ sau này được ghi lại; xem bán tài sản kinh doanh.
• Chi phí khác: để biết mỗi khoản ghi ở line nào của T2125, xem các dòng chi phí của người tự kinh doanh tại Canada.

Tôi nên giữ những gì cho laptop, điện thoại hoặc dụng cụ?

Hãy giữ hóa đơn, ngày mua, ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh, và tỷ lệ dùng cho kinh doanh kèm ghi chú về cách bạn tính ra. Với thiết bị bạn đã có từ trước, hãy thêm giá trị thị trường vào ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh và cách bạn xác định giá đó, chẳng hạn các tin rao bán cùng mẫu, tình trạng tương tự. Hãy giữ cả bảng CCA của năm trước. Về thời hạn lưu giữ và biên lai, xem giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu và yêu cầu của CRA về biên lai.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Canada. Giả định kỳ tài chính trọn năm (kỳ đầu ngắn hơn thì khấu trừ theo tỷ lệ), không có số dư nhóm đầu kỳ, không có khoản mua thêm hay thanh lý khác, chỉ dùng cho kinh doanh trừ khi nêu khác, và giá mua là số tiền sau khi trừ thuế bán hàng có thể được hoàn lại. Món đồ mới sẵn sàng sử dụng trước các mốc trong bảng ở trên.

Laptop mới mua vào tháng 3

Một nhà thiết kế ở Ontario mua laptop giá C$1.800 vào tháng 3, sau khi trừ tín thuế đầu vào, và dùng cho khách hàng ngay. Laptop thuộc Class 50. Nếu quy tắc Class 50 trong Regulations áp dụng, mức khấu trừ năm đầu cao nhất là toàn bộ C$1.800; riêng quy tắc nửa năm sẽ giới hạn ở C$495 (C$1.800 x 55% x 1/2). Cô khấu trừ ở line 9936 của Form T2125 và có thể chọn bất kỳ số tiền nào, từ không đến mức tối đa đó. Phần cô bỏ qua nằm lại trong số dư của nhóm.

Laptop đã dùng nhiều năm

Một người làm tự do đã trả C$2.000 cho laptop cách đây ba năm để dùng ở nhà. Khi cô bắt đầu lập hóa đơn cho khách hàng, laptop đáng giá khoảng C$700, và cô dùng 80% cho kinh doanh. Giá gốc khởi đầu của cô là C$700, con số thấp hơn, không phải C$2.000, và phần giảm C$1.300 không được khấu trừ. Phần dùng cho kinh doanh là C$560 (C$700 x 80%). Cô mua laptop trước năm 2025, nên mức khấu trừ năm đầu được nâng nhiều khả năng không áp dụng. Mức khấu trừ theo nửa năm là C$154 (C$560 x 55% x 1/2). Nếu cô mua từ năm 2025 trở đi, việc có ưu đãi nào áp dụng hay không là điểm cần xác nhận trước tiên.

Một máy khoan, một cưa và một máy tính bảng

Một công ty nhỏ mua mới một máy khoan C$450, một cưa C$650 và một máy tính bảng C$450. Máy khoan có giá dưới C$500 nên thuộc Class 12, và toàn bộ C$450 nói chung được khấu trừ trong năm. Cưa thuộc Class 8 với thuế suất 20%; nếu quy tắc năm đầu của Class 8 trong bảng ở trên áp dụng, mức tối đa năm đầu của cưa là C$195 (C$650 x 20% x 1,5). Máy tính bảng có giá bằng máy khoan nhưng không phải dụng cụ Class 12, vì Regulations loại trừ thiết bị điện tử có công dụng ngoài đo lường, xác định vị trí và tính toán. Nếu nó hoạt động như máy tính đa dụng, nó thuộc Class 50. Công ty khấu trừ cả ba món trên Schedule 8.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã khấu trừ laptop hoặc điện thoại như một khoản chi phí, trong sổ sách năm nay hoặc trên tờ khai đã nộp: khoản đó có thể phải thuộc CCA, và điều này có thể làm thay đổi sổ sách lẫn tờ khai. Xem bổ sung sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn có nhiều thiết bị, thiết bị chuyển từ đời sống cá nhân sang, hoặc chưa có danh sách tài sản: danh sách và bảng CCA phải được lập từ các hóa đơn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn tự trả tiền cho thiết bị và công ty của bạn dùng nó, hoặc công ty trả tiền và bạn cũng dùng cho việc cá nhân: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân và chi phí cá nhân do công ty trả.
• Bạn đang bán, bỏ hoặc thay thế món đồ: xem bán tài sản kinh doanh về thu hồi khoản khấu hao đã khấu trừ (recapture) và lỗ cuối kỳ (terminal loss).
• Bạn đang cân nhắc thời điểm mua: xem mua thiết bị trước cuối năm.
• Bạn đã trả GST/HST trước khi đăng ký: xem khấu trừ GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• Bạn đang khấu trừ một chiếc xe hơi hoặc xe tải: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.
• Bạn muốn biết CRA có chấp nhận một khoản chi hay không: xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.