Hủy tài khoản GST/HST: tờ khai cuối và tài sản bạn giữ lại

Tôi phải làm gì với mã số GST khi đóng doanh nghiệp một chủ hoặc ngừng làm freelance?

Hãy hủy tài khoản, nộp tờ khai cuối cùng và khai GST/HST trên hàng tồn kho và thiết bị bạn giữ lại. Đóng cửa doanh nghiệp không tự đóng tài khoản. CRA coi ngày doanh nghiệp đóng cửa là ngày hủy đăng ký (CRA).

Theo thứ tự:

1. Xác định ngày đóng cửa.
2. Hủy trong tài khoản CRA của bạn hoặc bằng Form RC145.
3. Nộp tờ khai cho kỳ kết thúc vào ngày trước ngày đó. Tờ khai này ghi thuế trên tài sản bạn giữ lại.
4. Nộp tờ khai thứ hai, ngắn, chỉ khi bạn có thuế phải nộp cho những ngày từ ngày đóng cửa đến hết tháng đó.

Trường hợp không đơn giản khi bạn giữ lại xe, thiết bị hoặc hàng tồn kho mà bạn đã yêu cầu tín thuế đầu vào (khoản GST/HST được hoàn lại trên các khoản mua cho kinh doanh), khi bạn đang bán doanh nghiệp hoặc chuyển vào công ty, khi có tờ khai nào quá hạn, hoặc khi bạn còn giữ tài khoản thuế bán hàng cấp tỉnh bang.

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec, nhìn chung bạn nộp tờ khai GST/HST cho Revenu Québec, không phải CRA, nên các bước và biểu mẫu của CRA ở đây có thể không phải nơi bạn bắt đầu (RC4022). QST là một tài khoản riêng của Quebec. Xem kinh doanh tại Quebec.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Mã số doanh nghiệp (BN) và thông tin đăng nhập tài khoản CRA của bạn.
• Ngày đóng cửa và tờ khai cuối cùng bạn đã nộp, kèm kỳ khai của tờ khai đó.
• Số lượng hàng tồn kho và vật tư còn vào ngày đóng cửa, kèm bằng chứng về giá trị của từng món vào thời điểm đó.
• Danh sách thiết bị và xe: ngày mua, giá trước thuế, GST/HST đã trả, tín thuế đã yêu cầu, các khoản cải tạo sau đó (ngày, chi phí, thuế) và giá trị vào ngày đóng cửa.
• Hóa đơn dịch vụ, tiền thuê hoặc các khoản thanh toán tương tự cho khoảng thời gian sau khi bạn đóng cửa.
• Hóa đơn khách hàng chưa thu và hóa đơn nhà cung cấp chưa trả vào ngày đóng cửa.

Tôi có thể chỉ cần ngừng nộp GST/HST thay vì hủy đăng ký không?

Không. Người đăng ký phải nộp tờ khai cho mọi kỳ khai cho đến khi việc đăng ký chấm dứt, và kỳ không có doanh thu vẫn phải có tờ khai (Excise Tax Act s. 238). Ngừng làm việc, hay phớt lờ thư của CRA, không chấm dứt nghĩa vụ đó. Việc bỏ sót tờ khai và chi phí phải trả được nói trong bỏ sót tờ khai nil và tiền phạt nộp trễ.

CRA nói rằng khi bạn hủy đăng ký, bạn phải nộp mọi tờ khai và nộp GST/HST bạn đã tính hoặc thu trong thời gian đăng ký (RC4022). Người đăng ký có thể yêu cầu hủy khi đóng doanh nghiệp hoặc ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không còn cần đăng ký.

Nhà cung cấp nhỏ vẫn đang hoạt động không thể hủy ngay: CRA yêu cầu trước đó phải đăng ký đủ một năm đầy đủ (CRA). Nếu doanh thu giảm nhưng bạn vẫn làm việc, xem khi nào đăng ký GST/HST.

Làm sao hủy đăng ký GST/HST, và ngày nào được tính?

Hủy trực tuyến trong tài khoản CRA, hoặc gửi thư bằng Form RC145. Ngày hủy đối với doanh nghiệp đóng cửa là ngày doanh nghiệp đóng cửa (CRA).

Hãy chuẩn bị mã số doanh nghiệp, tên pháp lý của doanh nghiệp, ngày hủy và lý do. Trực tuyến, đăng nhập tài khoản CRA và chọn Business hoặc Representative. Gửi thư thì điền Part B và các phần khác của Form RC145 có liên quan, rồi gửi đến trung tâm thuế của bạn trong vòng sáu tháng kể từ khi ký. Cùng một biểu mẫu có thể đóng nhiều tài khoản mã số doanh nghiệp.

Luật cho phép CRA hủy đăng ký không còn cần thiết, và CRA phải thông báo bằng văn bản cho bạn về ngày có hiệu lực (s. 242). Nếu sau khi đóng cửa bạn sẽ có thuế phải nộp hoặc tín thuế phải yêu cầu, RC4022 hướng dẫn gọi CRA để xác nhận ngày cần dùng.

Ngày hủy rất quan trọng. Ngày đó xác định mỗi tờ khai bắt đầu và kết thúc ở đâu, ngày tài sản của bạn được định giá, và những hóa đơn nào bạn còn được yêu cầu.

Tờ khai GST/HST cuối cùng là gì, và khi nào đến hạn?

Tờ khai cuối cùng bao gồm kỳ khai kết thúc vào ngày trước ngày hủy. Nhìn chung tờ khai đến hạn sau một tháng kể từ khi kỳ đó kết thúc, và bạn nộp số tiền tờ khai cho thấy trước cùng hạn đó (s. 238; s. 228). Đây là tờ khai cuối của bạn với tư cách người đăng ký, nên nó cũng ghi thuế trên tài sản bạn giữ lại và các điều chỉnh tín thuế dưới đây.

Các ví dụ của chính CRA theo mô hình này (RC4022):

Một ngoại lệ: nếu ngày hủy của người nộp theo năm là ngày đầu tiên của năm tài chính, tờ khai cuối bao gồm cả năm vừa kết thúc và đến hạn vào ngày nộp theo năm thông thường (ba tháng sau cuối năm, hoặc ngày 15 tháng 6 đối với cá nhân có doanh nghiệp theo năm dương lịch, dù số dư vẫn đến hạn vào ngày 30 tháng 4). Tờ khai cho tháng đầu tiên chỉ cần nếu tháng đó có thuế phải nộp, và đến hạn một tháng sau khi tháng đó kết thúc (RC4022; s. 238(1); s. 228(2)).

Vì sao tôi có thể cần hai tờ khai?

Bạn chỉ cần tờ khai thứ hai, ngắn, nếu bạn còn nợ thuế cho những ngày từ ngày hủy đến hết tháng đó. Việc hủy tạo ra hai kỳ khai: phần của kỳ thông thường trước ngày hủy, và những ngày còn lại (s. 251(2)).

Tờ khai đầu tiên luôn bắt buộc. Người không còn là người đăng ký chỉ nộp tờ khai cho một kỳ khi kỳ đó có thuế ròng phải nộp (s. 238(2)). Sau đó, CRA không yêu cầu tờ khai cho các kỳ sau trừ khi bạn có thuế ròng để khai (Memorandum 8-5).

Tôi phải đóng thuế gì trên hàng tồn kho và vật tư tôi giữ lại?

Tài sản bạn nắm giữ cho kinh doanh và giữ lại được coi như đã bán theo giá trị thị trường hợp lý ngay trước khi bạn đóng cửa, và bạn đóng GST/HST trên giá trị đó (CRA; s. 171(3)). Hàng tồn kho, vật tư và tài sản khác không phải tài sản vốn thuộc nhóm này.

Giá trị thị trường hợp lý gần đúng là số tiền món đồ có thể bán được, không phải số bạn đã trả. Thuế được tính trên giá trị đó, kể cả với món đồ bạn mua mà không trả GST/HST, nên có thể còn thuế phải nộp trên món đồ chưa bao giờ cho bạn tín thuế (Memorandum 8-5).

Hãy khai khoản này trên tờ khai cuối cùng với tư cách người đăng ký và nộp thuế ròng còn nợ (nếu có) (RC4022). Hàng tồn kho bán trước khi đóng cửa là giao dịch bán chịu thuế thông thường; xem bán thiết bị đã qua sử dụng và hàng second-hand.

Tôi phải đóng thuế gì trên thiết bị, xe hoặc tài sản vốn khác tôi giữ lại?

Thiết bị và các động sản là tài sản vốn khác mà bạn dùng chủ yếu cho kinh doanh và giữ lại được coi như đã bán ngay trước khi bạn đóng cửa, và bạn khai khoản thuế bằng basic tax content (phần thuế còn lại trong tài sản) theo quy tắc thay đổi mục đích sử dụng (change-in-use) (CRA; Memorandum 8-5). Nhìn chung, toàn bộ hoặc một phần tín thuế bạn đã yêu cầu trên tài sản đó phải hoàn lại.

Basic tax content là phần GST/HST còn lại trong món đồ, không đơn giản là các tín thuế bạn đã yêu cầu. Nó bắt đầu từ thuế trên lần mua cuối và trên các khoản cải tạo sau đó, trừ đi các khoản hoàn thuế bạn có thể nhận lại (ngoài tín thuế đầu vào). Nó cũng tính thuế lẽ ra phải trả nếu không có một biện pháp miễn trừ như việc chuyển nhượng theo Form GST44. Số đó được thu nhỏ theo mức thấp hơn giữa một và giá trị thị trường hợp lý của món đồ ngay trước khi hủy, chia cho giá trước GST/HST cộng chi phí cải tạo sau đó. Với một lần mua thông thường đã yêu cầu đủ tín thuế, kết quả gần bằng khoản tín thuế đó, thu nhỏ theo giá trị vào ngày đóng cửa (CRA; s. 123(1)). Tài sản đến từ doanh nghiệp khác hoặc từ tỉnh bang khác cần có thỏa thuận và lựa chọn của nó, và số tiền được tính trước khi bạn nộp tờ khai.

Quy tắc áp dụng cho những món bạn dùng chủ yếu cho kinh doanh, nghĩa là hơn 50% (s. 200(2); CRA); đất và tòa nhà dùng ngưỡng khác. Bạn cộng khoản thuế vào thuế ròng trên tờ khai cuối cùng với tư cách người đăng ký (RC4022). Hãy hỏi CRA khoản thuế này ghi vào đâu trên tờ khai, và giữ bản định giá của bạn cùng sổ sách.

Về phần thuế thu nhập đối với tài sản bạn giữ lại hoặc bán, xem bán tài sản kinh doanh.

Tôi vẫn có thể yêu cầu tín thuế đầu vào cho các hóa đơn, tiền thuê hoặc dịch vụ cuối cùng không?

Có, với các khoản liên quan đến thời gian trước khi bạn hủy, kể cả khi hóa đơn đến hạn trả sau đó. Không, với dịch vụ bạn nhận, hoặc tiền thuê và tiền bản quyền, liên quan đến thời gian sau đó (RC4022; s. 171(4)).

Nếu bạn đã yêu cầu tín thuế trên tiền thuê, tiền bản quyền hoặc dịch vụ trả trước cho khoảng thời gian sau khi đóng cửa, hãy điều chỉnh thuế ròng trên tờ khai cuối để hoàn lại chúng. Hóa đơn cuối cho công việc đã làm trước ngày đóng cửa vẫn có thể được yêu cầu trên tờ khai cuối. Quy tắc thông thường để yêu cầu tín thuế nằm trong nộp GST/HST và yêu cầu tín thuế đầu vào. Về thuế trên hóa đơn bạn đã xuất nhưng chưa được trả, xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán.

Tôi đang bán doanh nghiệp hoặc thành lập công ty: có phải hủy không, và Form GST44 làm gì?

Nhìn chung, người bán ngừng điều hành doanh nghiệp sẽ đóng tài khoản GST/HST, và lựa chọn chung của hai bên có thể loại GST/HST khỏi giao dịch bán nếu đáp ứng điều kiện. Người bán có tài khoản GST/HST liên hệ văn phòng dịch vụ thuế để đóng tài khoản (CRA).

Form GST44 là lựa chọn chung của người bán và người mua rằng không phải trả GST/HST khi bán một doanh nghiệp hoặc một phần doanh nghiệp. Cần các điều kiện sau (CRA; s. 167):

• Người mua nhận toàn bộ hoặc gần như toàn bộ tài sản cần thiết để tiếp tục điều hành doanh nghiệp. CRA nhìn chung coi ít nhất 90% giá trị thị trường hợp lý là đáp ứng điều kiện này.
• Bạn bán doanh nghiệp hoặc một phần doanh nghiệp, không chỉ bán một hay nhiều tài sản.
• Nếu bạn là người đăng ký, người mua cũng là người đăng ký.

Thuế vẫn áp dụng cho các dịch vụ chịu thuế bạn sẽ thực hiện cho người mua, các hợp đồng thuê và giấy phép chịu thuế, và việc bán bất động sản chịu thuế cho người mua không phải người đăng ký. Người mua là người đăng ký nộp lựa chọn chậm nhất vào hạn nộp tờ khai GST/HST đầu tiên của công ty đối với khoản thuế sẽ phát sinh từ việc chuyển nhượng, trừ khi CRA cho phép ngày muộn hơn (Memorandum 14-4).

Trang của CRA về bán doanh nghiệp không đề cập việc chuyển doanh nghiệp vào công ty của chính bạn. Section 167 đặt điều kiện dựa trên những gì được chuyển và việc đăng ký, nên lựa chọn này có thể áp dụng khi các điều kiện được đáp ứng. Tài sản bạn giữ lại không được bán theo lựa chọn đó, và thuế coi như đã bán nêu trên áp dụng cho chúng. Một lựa chọn hợp lệ không tắt các quy tắc change-in-use của chính người mua: nếu sau này người mua dùng tài sản vốn đã nhận cho hoạt động phi thương mại, thuế có thể áp dụng cho người mua (Memorandum 14-4; s. 167(1.1)). Bản thân việc chuyển nhượng được nói trong chuyển doanh nghiệp vào công ty, còn việc bán cổ phần và bán tài sản nằm trong bán doanh nghiệp của bạn.

Còn các tài khoản thuế lương, PST và QST thì sao?

Đóng tài khoản GST/HST không đóng các tài khoản thuế lương, PST hay QST của bạn; mỗi tài khoản được đóng riêng.

• Thuế lương. Khoản nộp thuế lương cuối cùng đến hạn trong vòng 7 ngày theo lịch kể từ ngày doanh nghiệp ngừng hoạt động, và tờ khai thông tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày đó (khoản nộp; tờ khai thông tin). Người bán có nhân viên cũng phải đóng tài khoản thuế lương (CRA).
• PST. Thuế bán hàng cấp tỉnh bang do từng tỉnh bang quản lý, với các bước đóng riêng. Ví dụ, British Columbia yêu cầu gửi đề nghị đóng tài khoản, trực tuyến hoặc bằng biểu mẫu của họ, và mọi tờ khai đến ngày đóng, kể cả tờ khai nil (Chính quyền British Columbia). Xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• QST. Hủy đăng ký QST là việc của Quebec. Tại Quebec, Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST, nên doanh nghiệp đặt ở đó làm việc với Revenu Québec, không phải CRA (RC4022). Xem kinh doanh tại Quebec.

Tôi giữ hồ sơ GST/HST bao lâu sau khi đóng cửa?

Hãy giữ trong 6 năm sau cuối năm mà hồ sơ liên quan, hoặc trong thời gian khác nếu có quy định. Quy tắc lưu giữ hồ sơ của Act không có ngoại lệ cho việc đóng cửa (s. 286(3); CRA).

Hãy giữ danh sách tài sản và bảng kiểm kê hàng tồn kho bạn đã dùng để tính thuế coi như đã bán cùng với tờ khai cuối cùng. Quy tắc đầy đủ nằm trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Tôi đã đóng cửa từ nhiều năm trước mà chưa hủy, hoặc còn tờ khai chưa nộp: bây giờ làm gì?

Tài khoản vẫn mở cho đến khi được hủy, nên tờ khai vẫn đến hạn cho mọi kỳ kể từ khi bạn ngừng hoạt động. CRA có thể ấn định một số tiền ngay cả khi không có tờ khai nào được nộp (s. 299). Hủy bây giờ không xóa các kỳ đó: các tờ khai đến ngày hủy vẫn phải nộp (RC4022; s. 238).

CRA quyết định ngày hủy có hiệu lực và thông báo cho bạn (s. 242), nên CRA có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận ngày bạn thực sự ngừng hoạt động. Nhiều người trong hoàn cảnh này yêu cầu CRA xác nhận ngày trước khi nộp, và mang theo ngày doanh nghiệp thực sự đóng cửa cùng bất cứ thứ gì chứng minh điều đó, như hóa đơn cuối cùng hoặc khoản tiền gửi ngân hàng cuối. Ngày đó quyết định những kỳ nào còn phải nộp và ngày tài sản còn lại của bạn được định giá.

Hủy đăng ký không xóa thuế chưa trả. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ thuế đó cá nhân. Hợp danh được coi là còn tồn tại cho đến khi đăng ký bị hủy, và các thành viên hợp danh chung cùng chịu trách nhiệm về GST/HST của hợp danh, kể cả các khoản phát sinh sau khi giải thể nếu họ là thành viên lúc giải thể (s. 272.1). Giám đốc có thể phải trả thuế ròng chưa nộp, tiền lãi và tiền phạt của công ty sau khi các bước thu thuế của Act được thực hiện, trừ khi họ đã chú ý đúng mức; CRA có hai năm sau khi họ thôi làm giám đốc lần cuối để ấn định thuế đối với họ (s. 323). Quy tắc dành cho công ty nằm trong đóng một công ty.

Nếu CRA đã ấn định một số tiền, xem tờ khai chưa nộp và thuế ấn định ước tính.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Canada.

Một freelancer ở Edmonton ngừng làm việc vào ngày 14 tháng 3

Một người nộp theo quý, tính 5% GST, ngừng vào ngày 14 tháng 3 và hủy kể từ ngày đó. Cô giữ lại vật tư trị giá C$1.000 và một máy tính xách tay mua với giá C$2.000 cộng C$100 GST, đã yêu cầu đủ tín thuế. Ngay trước khi hủy, máy tính xách tay trị giá C$1.000.

• Vật tư: 5% của C$1.000 là C$50.
• Máy tính xách tay: basic tax content là C$100 × (C$1.000 ÷ C$2.000) = C$50.

Cô cộng C$100 vào thuế ròng trên tờ khai cuối, bao gồm từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 13 tháng 3 và đến hạn vào ngày 13 tháng 4. Tờ khai thứ hai cho ngày 14 đến 31 tháng 3 đến hạn vào ngày 30 tháng 4, và chỉ khi cô có thuế phải nộp cho những ngày đó.

Một chuyên gia tư vấn ở Toronto thành lập công ty

Một chuyên gia tư vấn có tài khoản HST chuyển doanh nghiệp, gồm thiết bị trị giá C$60.000 là toàn bộ tài sản cần thiết để tiếp tục công việc, vào một công ty mới chỉ dùng thiết bị cho hoạt động kinh doanh chịu thuế của mình.

• Với lựa chọn Form GST44, nếu đáp ứng điều kiện: không tính HST trên việc chuyển nhượng. Công ty phải có tài khoản GST/HST riêng, vì chuyên gia tư vấn là người đăng ký, và công ty nộp lựa chọn.
• Không có lựa chọn đó: chuyên gia tư vấn tính HST 13% trên C$60.000, khoảng C$7.800, và nộp khoản này. Công ty thường có thể yêu cầu lại khoản đó dưới dạng tín thuế đầu vào nếu là người đăng ký và dùng thiết bị cho hoạt động kinh doanh chịu thuế, nên lựa chọn này chủ yếu giúp tránh chi tiền mặt và thủ tục giấy tờ thêm.

Sau đó chuyên gia tư vấn hủy tài khoản cũ. Phần nào bị bỏ ra khỏi việc chuyển nhượng sẽ bị tính thuế theo quy tắc coi như đã bán. Cách định giá việc chuyển nhượng được nói trong chuyển doanh nghiệp vào công ty.

Một thợ ở Winnipeg chưa bao giờ hủy tài khoản

Một người nộp theo quý ngừng làm việc vào tháng 6 của năm 1 và không làm gì thêm. Giả sử dụng cụ của ông để không và không dùng cho mục đích cá nhân.

• Năm 1: tài khoản vẫn mở, và mỗi quý sau khi ông ngừng đều có tờ khai đến hạn, dù là nil hay không.
• Năm 2: không nộp tờ khai nào. CRA có thể gửi yêu cầu nộp hoặc ước tính số ông nợ.
• Năm 3: ông yêu cầu CRA hủy kể từ ngày ông ngừng; việc CRA có chấp nhận ngày đó hay không quyết định những quý nào còn cần tờ khai. Mọi tờ khai đến ngày CRA ấn định đều được nộp, và thuế trên hàng tồn kho và dụng cụ ông đang giữ được tính theo giá trị ngay trước ngày đó, không phải hôm nay. Thuế từ việc chuyển dụng cụ sang dùng cá nhân trước đó sẽ thuộc kỳ khi việc ấy xảy ra. Mọi tài khoản thuế bán hàng cấp tỉnh bang được đóng riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang ngừng hoạt động, bán hoặc thành lập công ty trong khi giữ xe, thiết bị hoặc hàng tồn kho đã yêu cầu tín thuế: số thuế phụ thuộc vào giá bạn đã trả, tín thuế đã yêu cầu và giá trị vào ngày hủy, và xe chở người có thể theo quy tắc riêng. Nhân viên ghi sổ có thể khóa sổ vào ngày đó và chuẩn bị các con số mà tờ khai cuối cần: hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai quá hạn, đã nhận thuế ấn định ước tính, hoặc các con số không đối chiếu được: xem tờ khai chưa nộp và thuế ấn định ước tính và bù sổ sách quá hạn, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đang chuyển doanh nghiệp vào công ty: có dùng lựa chọn này và lập tài khoản mới hay không được nói trong chuyển doanh nghiệp vào công ty; hỗ trợ ghi sổ kế toán sẽ đóng sổ cũ và lập sổ mới.
• Bạn đang bán doanh nghiệp hoặc cổ phần của doanh nghiệp: xem bán doanh nghiệp của bạn.
• Công ty của bạn đang đóng cửa hoặc ngừng hoạt động: tài khoản GST/HST là một bước trong đóng một công ty; về tờ khai cuối năm của công ty ngừng hoạt động, xem tờ khai nil của công ty ngừng hoạt động.
• Bạn đang giữ đất hoặc tòa nhà: xem GST/HST trên bất động sản thương mại.
• Bạn có tài khoản PST hoặc tài khoản Quebec: xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang và kinh doanh tại Quebec.