Fermer un compte de TPS/TVH : déclaration finale et biens gardés

Que faire de mon numéro de TPS quand je ferme une entreprise individuelle ou cesse le travail autonome?

Annulez le compte, produisez la déclaration finale et comptabilisez la TPS/TVH sur les stocks et l'équipement que vous gardez. Fermer l'entreprise ne ferme pas le compte. L'Agence du revenu du Canada (ARC) considère le jour de fermeture de l'entreprise comme la date d'annulation (ARC).

Dans l'ordre :

1. Fixez la date de fermeture.
2. Annulez dans votre compte de l'ARC ou avec le formulaire RC145.
3. Produisez la déclaration de la période qui se termine la veille de cette date. Elle comprend la taxe sur les biens que vous gardez.
4. Produisez une seconde déclaration, courte, seulement si vous avez de la taxe à verser pour les jours allant de la date de fermeture à la fin de ce mois.

Le cas n'est pas simple quand vous gardez un véhicule, de l'équipement ou des stocks pour lesquels vous avez demandé des crédits de taxe sur les intrants (la TPS/TVH récupérée sur les achats d'entreprise), quand vous vendez l'entreprise ou la transférez à une société, quand une déclaration est en retard, ou quand vous avez aussi un compte de taxe de vente provinciale.

Si votre entreprise est située au Québec, vous produisez généralement vos déclarations de TPS/TVH auprès de Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, et non de l'ARC; les étapes et formulaires de l'ARC présentés ici ne sont donc peut-être pas votre point de départ (RC4022). La TVQ est un compte distinct au Québec. Voyez faire affaire au Québec.

À réunir avant de commencer :

• Votre numéro d'entreprise et votre accès à votre compte de l'ARC.
• La date de fermeture, ainsi que la dernière déclaration produite et sa période.
• Un dénombrement des stocks et des fournitures détenus à la date de fermeture, avec la preuve de la valeur de chacun à ce moment-là.
• Une liste de l'équipement et des véhicules : date d'achat, prix avant taxe, TPS/TVH payée, crédits demandés, améliorations ultérieures (date, coût, taxe) et valeur à la date de fermeture.
• Les factures de services, de loyer ou de paiements semblables qui couvrent une période postérieure à la fermeture.
• Les factures de clients impayées et les factures de fournisseurs impayées à la date de fermeture.

Puis-je simplement cesser de produire mes déclarations de TPS/TVH au lieu d'annuler?

Non. Un inscrit produit une déclaration pour chaque période de déclaration jusqu'à la fin de son inscription, et une période sans ventes exige quand même une déclaration (Loi sur la taxe d'accise, article 238). Cesser de travailler ou ignorer le courrier de l'ARC ne met pas fin à cette obligation. Les déclarations manquées et leur coût sont traités dans les déclarations à zéro manquées et la pénalité pour production tardive.

L'ARC précise qu'à l'annulation, vous produisez toutes vos déclarations et versez la TPS/TVH que vous avez facturée ou perçue pendant que vous étiez inscrit (RC4022). Un inscrit peut demander l'annulation quand il ferme son entreprise ou cesse ses fournitures taxables et n'a plus besoin d'être inscrit.

Un petit fournisseur qui exerce encore ses activités ne peut pas annuler tout de suite : l'ARC exige d'abord une année complète d'inscription (ARC). Si vos ventes ont baissé mais que vous travaillez toujours, voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Comment annuler l'inscription à la TPS/TVH, et quelle date compte?

Annulez en ligne dans votre compte de l'ARC, ou par la poste avec le formulaire RC145. Pour une entreprise qui ferme, la date d'annulation est le jour de la fermeture de l'entreprise (ARC).

Ayez en main votre numéro d'entreprise, la dénomination sociale de l'entreprise, la date d'annulation et le motif. En ligne, ouvrez une session dans votre compte de l'ARC et choisissez Entreprise ou Représentant. Par la poste, remplissez la partie B et les autres parties applicables du formulaire RC145, puis envoyez-le à votre centre fiscal dans les six mois suivant sa signature. Le même formulaire peut fermer plus d'un compte de numéro d'entreprise.

La Loi permet à l'ARC d'annuler une inscription devenue inutile, et l'ARC doit vous aviser par écrit de la date d'effet (article 242). Si vous aurez de la taxe à verser ou des crédits à demander après la fermeture, le RC4022 vous invite à appeler l'ARC pour confirmer la date à utiliser.

La date d'annulation est importante. Elle fixe le début et la fin de chaque déclaration, le jour où vos biens sont évalués et les factures que vous pouvez encore réclamer.

Qu'est-ce que la déclaration finale de TPS/TVH, et quand est-elle exigible?

La déclaration finale couvre la période de déclaration qui se termine la veille de la date d'annulation. Elle est généralement exigible un mois après la fin de cette période, et vous versez le montant indiqué à la même date (article 238; article 228). C'est votre dernière déclaration d'inscrit; elle comprend donc aussi la taxe sur les biens que vous gardez et les rajustements de crédits décrits plus bas.

Les exemples de l'ARC suivent ce modèle (RC4022) :

Une exception : si la date d'annulation d'un déclarant annuel est le premier jour de l'exercice, la déclaration finale couvre toute l'année qui vient de se terminer et est exigible à la date annuelle habituelle (trois mois après la fin de l'exercice, ou le 15 juin pour un particulier dont l'entreprise suit l'année civile, mais tout solde reste dû le 30 avril). La déclaration du premier mois n'est requise que s'il y a de la taxe à payer pour ce mois, et elle est exigible un mois après la fin de ce mois (RC4022; paragraphe 238(1); paragraphe 228(2)).

Pourquoi pourrais-je avoir besoin de deux déclarations?

Vous n'avez besoin d'une seconde déclaration, courte, que si vous devez de la taxe pour les jours allant de la date d'annulation à la fin de ce mois. L'annulation crée deux périodes de déclaration : la partie de votre période habituelle qui précède la date d'annulation, et ces jours (paragraphe 251(2)).

La première déclaration est toujours requise. Une personne qui n'est plus inscrite produit une déclaration pour une période seulement si de la taxe nette est à verser pour cette période (paragraphe 238(2)). Ensuite, l'ARC n'exige pas de déclarations pour les périodes suivantes, sauf si vous avez de la taxe nette à déclarer (mémorandum 8-5).

Quelle taxe dois-je payer sur les stocks et les fournitures que je garde?

Les biens que vous déteniez pour l'entreprise et que vous gardez sont réputés vendus à leur juste valeur marchande juste avant la fermeture, et vous payez la TPS/TVH sur cette valeur (ARC; paragraphe 171(3)). Les stocks, les fournitures et les autres biens qui ne sont pas des immobilisations entrent dans cette catégorie.

La juste valeur marchande est à peu près le prix auquel l'article se vendrait, et non ce que vous avez payé. La taxe se calcule sur cette valeur même pour un article acheté sans payer de TPS/TVH; de la taxe peut donc être à payer sur un article qui ne vous a jamais donné de crédit (mémorandum 8-5).

Déclarez-la dans votre dernière déclaration d'inscrit et versez la taxe nette à payer (RC4022). Les stocks que vous vendez avant la fermeture constituent une vente taxable ordinaire; voyez vendre de l'équipement usagé et des biens d'occasion.

Quelle taxe dois-je payer sur l'équipement, le véhicule ou les autres immobilisations que je garde?

L'équipement et les autres biens meubles en immobilisation que vous avez utilisés principalement dans l'entreprise et que vous gardez sont réputés vendus juste avant la fermeture, et vous comptabilisez une taxe égale à leur teneur en taxe de base selon les règles sur le changement d'utilisation (ARC; mémorandum 8-5). En général, tout ou partie des crédits demandés sur ces biens est remboursé.

La teneur en taxe de base est la TPS/TVH qui reste dans l'article, et non simplement les crédits que vous avez demandés. Elle part de la taxe sur le dernier achat et sur les améliorations ultérieures, moins les remboursements que vous pouviez récupérer (autres que les crédits de taxe sur les intrants). Elle compte aussi la taxe qui aurait été payable sans un allègement comme un transfert visé par le formulaire GST44. Ce montant est ensuite réduit selon le moindre de un et du quotient de la juste valeur marchande de l'article juste avant l'annulation, divisée par son prix avant TPS/TVH plus le coût des améliorations ultérieures. Pour un achat ordinaire avec crédit complet, le résultat correspond à peu près à ce crédit, réduit à la valeur à la date de fermeture (ARC; paragraphe 123(1)). Un bien venu d'une autre entreprise ou d'une autre province exige son entente et son choix, et son montant se calcule avant la production.

La règle s'applique aux articles que vous avez utilisés principalement dans l'entreprise, c'est-à-dire à plus de 50 % (paragraphe 200(2); ARC); les terrains et les immeubles obéissent à d'autres seuils. Vous incluez la taxe dans votre taxe nette de la dernière déclaration d'inscrit (RC4022). Demandez à l'ARC où inscrire cette taxe dans votre déclaration, et gardez votre évaluation avec vos livres.

Pour l'impôt sur le revenu lié aux biens que vous gardez ou vendez, voyez vendre un bien d'entreprise.

Puis-je encore demander des crédits de taxe sur les intrants pour mes dernières factures, mon loyer ou mes services?

Oui, pour les montants qui se rapportent à la période précédant l'annulation, même si la facture devient payable après. Non, pour les services que vous recevez, ou le loyer et les redevances, qui se rapportent à la période suivante (RC4022; paragraphe 171(4)).

Si vous avez déjà demandé des crédits sur un loyer, des redevances ou des services payés d'avance qui couvrent une période postérieure à la fermeture, rajustez votre taxe nette dans la déclaration finale pour les reprendre. Une dernière facture pour des travaux faits avant la date de fermeture peut encore être réclamée dans la déclaration finale. Les règles ordinaires pour demander des crédits se trouvent dans produire la TPS/TVH et demander des crédits de taxe sur les intrants. Pour la taxe sur les factures que vous avez émises mais qui n'ont pas été payées, voyez la TPS/TVH sur les acomptes et les factures impayées.

Je vends l'entreprise ou je la transfère à une société : dois-je annuler, et à quoi sert le formulaire GST44?

En général, un vendeur qui cesse d'exploiter l'entreprise ferme le compte de TPS/TVH, et un choix conjoint peut supprimer la TPS/TVH sur la vente si ses conditions sont remplies. Un vendeur titulaire d'un compte de TPS/TVH communique avec le bureau des services fiscaux pour le fermer (ARC).

Le formulaire GST44 est le choix conjoint du vendeur et de l'acheteur selon lequel aucune TPS/TVH n'est payable sur la vente d'une entreprise ou d'une partie d'entreprise. Il exige ces conditions (ARC; article 167) :

• L'acheteur acquiert la totalité ou la presque totalité des biens nécessaires à l'exploitation de l'entreprise comme entreprise. L'ARC considère généralement qu'au moins 90 % de leur juste valeur marchande répond à ce critère.
• Vous vendez l'entreprise ou une partie de celle-ci, et pas seulement un ou plusieurs biens.
• Si vous êtes inscrit, l'acheteur l'est aussi.

La taxe s'applique encore aux services taxables que vous rendrez à l'acheteur, aux locations et licences taxables et aux ventes taxables d'immeubles à un acheteur non inscrit. Un acheteur inscrit produit le choix au plus tard la date d'échéance de sa première déclaration de TPS/TVH portant sur la taxe qui serait autrement exigible lors du transfert, sauf si l'ARC accorde une date ultérieure (mémorandum 14-4).

La page de l'ARC sur la vente d'une entreprise ne traite pas du transfert d'une entreprise à votre propre société. L'article 167 fixe ses conditions selon ce qui est transféré et selon l'inscription; le choix peut donc s'appliquer lorsqu'elles sont remplies. Les biens que vous retenez ne sont pas vendus en vertu du choix, et la taxe de vente réputée décrite plus haut s'applique à eux. Un choix valide n'écarte pas les règles de changement d'utilisation de l'acheteur : s'il utilise plus tard des immobilisations acquises pour des activités non commerciales, de la taxe peut s'appliquer à l'acheteur (mémorandum 14-4; paragraphe 167(1.1)). Le transfert lui-même est traité dans transférer une entreprise à une société, et les ventes d'actions et d'actifs dans vendre votre entreprise.

Qu'en est-il des comptes de paie, de TVP et de TVQ?

Fermer le compte de TPS/TVH ne ferme ni votre compte de paie, ni votre compte de TVP, ni votre compte de TVQ; chacun se ferme séparément.

• Paie. Un dernier versement de retenues sur la paie est exigible dans les 7 jours civils suivant le jour où l'entreprise cesse ses activités, et les déclarations de renseignements, dans les 30 jours suivant ce jour (versements; déclarations de renseignements). Un vendeur qui a des employés doit aussi fermer le compte de paie (ARC).
• TVP. La taxe de vente provinciale est administrée par chaque province, avec ses propres étapes de fermeture. La Colombie-Britannique, par exemple, demande une demande de fermeture, en ligne ou sur son formulaire, et toutes les déclarations jusqu'à la date de fermeture, même à zéro (Gouvernement de la Colombie-Britannique). Voyez la taxe de vente provinciale.
• TVQ. L'annulation de l'inscription à la TVQ relève du Québec. Au Québec, Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH; une entreprise qui y est située traite donc avec Revenu Québec, et non avec l'ARC (RC4022). Voyez faire affaire au Québec.

Combien de temps dois-je conserver mes registres de TPS/TVH après la fermeture?

Conservez-les pendant 6 ans après la fin de l'année à laquelle ils se rapportent, ou pendant une autre période si elle est prescrite. La règle de conservation de la Loi ne prévoit aucune exception pour la fermeture (paragraphe 286(3); ARC).

Conservez avec la déclaration finale la liste des biens et le dénombrement des stocks utilisés pour la taxe de vente réputée. Les règles complètes se trouvent dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

J'ai fermé il y a des années sans jamais annuler, ou des déclarations ne sont pas produites : que faire maintenant?

Le compte reste ouvert jusqu'à son annulation; des déclarations restent donc exigibles pour chaque période depuis que vous avez cessé. L'ARC peut établir une cotisation même si aucune déclaration n'a été produite (article 299). Annuler maintenant n'efface pas ces périodes : les déclarations jusqu'à la date d'annulation doivent encore être produites (RC4022; article 238).

L'ARC décide de la date d'effet de l'annulation et vous en avise (article 242); elle peut donc accepter ou non le jour où vous avez réellement cessé. Beaucoup de gens dans cette situation demandent à l'ARC de confirmer la date avant de produire, et apportent la date réelle de fermeture de l'entreprise ainsi que tout ce qui la prouve, comme une dernière facture ou un dépôt bancaire. Cette date détermine les périodes encore exigibles et le jour où vos biens restants sont évalués.

L'annulation n'éteint pas la taxe impayée. Un entrepreneur individuel la doit personnellement. Une société de personnes est considérée comme continuant jusqu'à l'annulation de son inscription, et ses associés commandités sont solidairement responsables de sa TPS/TVH, y compris des montants qui naissent après la dissolution s'ils étaient membres au moment de la dissolution (article 272.1). Les administrateurs peuvent devoir la taxe nette non versée d'une société, ainsi que les intérêts et les pénalités, une fois les mesures de recouvrement de la Loi épuisées, à moins d'avoir fait preuve de la diligence raisonnable; l'ARC dispose de deux ans après la date où ils cessent d'être administrateurs pour établir leur cotisation (article 323). Les règles pour les sociétés se trouvent dans fermer une société.

Si l'ARC a déjà établi une cotisation, voyez déclarations non produites et cotisations estimatives.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars canadiens.

Une pigiste d'Edmonton cesse le 14 mars

Une déclarante trimestrielle qui facture une TPS de 5 % cesse le 14 mars et annule à cette date. Elle garde des fournitures de 1 000 $ CA et un ordinateur portable acheté 2 000 $ CA plus 100 $ CA de TPS, avec le crédit complet demandé. Juste avant l'annulation, l'ordinateur vaut 1 000 $ CA.

• Fournitures : 5 % de 1 000 $ CA font 50 $ CA.
• Ordinateur : la teneur en taxe de base est de 100 $ CA × (1 000 $ CA ÷ 2 000 $ CA) = 50 $ CA.

Elle ajoute 100 $ CA à la taxe nette de sa déclaration finale, qui couvre du 1er janvier au 13 mars et est exigible le 13 avril. Une seconde déclaration pour la période du 14 au 31 mars est exigible le 30 avril, et seulement si elle a de la taxe à verser pour ces jours.

Un consultant de Toronto se constitue en société

Un consultant titulaire d'un compte de TVH transfère l'entreprise, y compris 60 000 $ CA d'équipement qui constitue tous les biens nécessaires à son travail, à une nouvelle société qui utilisera l'équipement uniquement dans son entreprise taxable.

• Avec un choix sur le formulaire GST44, si ses conditions sont remplies : aucune TVH n'est facturée sur le transfert. La société doit avoir son propre compte de TPS/TVH, car le consultant est un inscrit, et c'est elle qui produit le choix.
• Sans ce choix : le consultant facture la TVH de 13 % sur 60 000 $ CA, soit environ 7 800 $ CA, et la verse. La société peut généralement la récupérer sous forme de crédit de taxe sur les intrants si elle est inscrite et utilise l'équipement dans son entreprise taxable; le choix évite donc surtout la sortie de fonds et la paperasse supplémentaire.

Le consultant annule ensuite l'ancien compte. Tout ce qui est laissé hors du transfert est taxé selon les règles de vente réputée. La façon de fixer le prix du transfert est traitée dans transférer une entreprise à une société.

Un travailleur de métier de Winnipeg qui n'a jamais annulé

Un déclarant trimestriel cesse de travailler en juin de l'année 1 et ne fait rien. Supposons que ses outils restent inutilisés et ne servent pas à un usage personnel.

• Année 1 : le compte reste ouvert, et une déclaration est exigible pour chaque trimestre après son arrêt, à zéro ou non.
• Année 2 : aucune déclaration n'est produite. L'ARC peut envoyer des mises en demeure ou estimer ce qu'il doit.
• Année 3 : il demande à l'ARC d'annuler à la date où il a cessé; l'acceptation ou non de cette date détermine les trimestres pour lesquels une déclaration est encore requise. Toutes les déclarations jusqu'à la date fixée sont produites, et la taxe sur les stocks et les outils qu'il détenait se calcule sur leur valeur juste avant cette date, et non sur leur valeur actuelle. La taxe liée à un passage antérieur des outils à un usage personnel relèverait de la période où il s'est produit. Tout compte de taxe de vente provinciale se ferme séparément.

Votre situation est différente?

• Vous cessez vos activités, vendez ou vous constituez en société en gardant un véhicule, de l'équipement ou des stocks pour lesquels des crédits ont été demandés : la taxe dépend du prix payé, des crédits demandés et de la valeur à la date d'annulation, et une voiture de tourisme peut suivre des règles distinctes. Un spécialiste de la tenue de livres peut clore les livres à cette date et préparer les chiffres dont la déclaration finale a besoin : aide en tenue de livres.
• Des déclarations sont en retard, une estimation est arrivée, ou les chiffres ne concordent pas : voyez déclarations non produites et cotisations estimatives et rattraper des livres en retard, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous transférez l'entreprise à une société : pour savoir s'il faut faire le choix et ouvrir un nouveau compte, voyez transférer une entreprise à une société; l'aide en tenue de livres clôt les anciens livres et ouvre les nouveaux.
• Vous vendez l'entreprise ou ses actions : voyez vendre votre entreprise.
• Votre société ferme ou devient inactive : le compte de TPS/TVH est une étape de fermer une société; pour la déclaration de fin d'exercice d'une société inactive, voyez déclaration à zéro d'une société inactive.
• Vous détenez un terrain ou un immeuble : voyez la TPS/TVH sur les immeubles commerciaux.
• Vous avez un compte de TVP ou un compte du Québec : voyez la taxe de vente provinciale et faire affaire au Québec.