Bầu chọn S corporation cho doanh nghiệp mới: Form 2553 từ ngày đầu

Form 2553 của doanh nghiệp mới đến hạn khi nào?

LLC hoặc công ty hoàn toàn mới đủ điều kiện có thể là S corporation từ ngày đầu tiên nếu mọi chủ sở hữu bắt buộc đồng ý và công ty nộp Form 2553 đã ký không muộn hơn 2 tháng và 15 ngày sau khi năm tính thuế đầu tiên bắt đầu (hướng dẫn Form 2553 của IRS). Năm tính thuế đầu tiên đó bắt đầu vào ngày sớm nhất trong ba ngày: ngày công ty lần đầu có chủ sở hữu, lần đầu có tài sản, hoặc bắt đầu kinh doanh. Năm này không chờ đến lần bán hàng đầu tiên, và ngày tiểu bang chấp thuận chỉ bắt đầu năm này nếu một trong ba điều đó xảy ra vào ngày ấy.

Trường hợp không đơn giản khi:

• tiền, thiết bị hoặc công sức đã vào công ty trước khi ai đó ghi lại các ngày, nên ngày bắt đầu không rõ;
• có nhiều hơn một chủ sở hữu, hoặc một chủ sở hữu kết hôn tại tiểu bang có chế độ tài sản chung của vợ chồng, vì mọi người bắt buộc đều phải ký;
• một chủ sở hữu, hoặc vợ/chồng của chủ sở hữu, không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, hoặc có kế hoạch huy động nhà đầu tư bên ngoài;
• công ty ở tiểu bang có bầu chọn S riêng, như New York;
• Form 2553 đã nộp nhưng chưa có thông báo chấp nhận (CP261), hoặc thông báo ghi ngày bắt đầu khác;
• hạn nộp đã qua.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp:

• sự chấp thuận của tiểu bang (điều lệ hoặc giấy chứng nhận) và ngày có hiệu lực;
• ngày gửi tiền đầu tiên hoặc khoản góp khác, và ngày cổ phần được phát hành hoặc thành viên được kết nạp;
• ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nếu sớm hơn;
• tên, địa chỉ, số An sinh Xã hội, cổ phần hoặc tỷ lệ sở hữu của từng chủ sở hữu, và ngày có được;
• EIN của công ty;
• mức lương dự kiến cho từng chủ sở hữu làm việc và ngày bảng lương bắt đầu.

Tôi lập S corp thế nào: LLC hay công ty?

Không tiểu bang nào lập S corporation: bạn lập LLC hoặc công ty theo luật tiểu bang, rồi nộp Form 2553 để IRS đánh thuế công ty đó như S corporation. Loại nào cũng có thể bầu chọn, và khi bầu chọn có hiệu lực, cả hai theo cùng quy tắc liên bang: cả hai nộp Form 1120-S, gửi Schedule K-1 cho từng chủ sở hữu và trả lương cho chủ sở hữu làm việc. Chúng khác nhau trước khi bầu chọn có hiệu lực (xem bảng) và về luật tiểu bang cùng giấy tờ, như lệ phí thành lập và lệ phí hằng năm, và việc công ty hoạt động theo thỏa thuận hoạt động hay theo quy chế nội bộ và biên bản hội đồng quản trị.

LLC nộp Form 2553 được coi là công ty kể từ ngày bầu chọn có hiệu lực và không cần Form 8832 (hướng dẫn Form 2553; hướng dẫn Form 8832). Chỉ nộp Form 8832 để bị đánh thuế như công ty, không có Form 2553, sẽ làm LLC thành C corporation.

LLC cũng phải đáp ứng quy tắc một loại cổ phần: quyền của mọi chủ sở hữu đối với khoản phân phối và tiền thanh lý phải giống hệt nhau (hướng dẫn Form 2553). Phân bổ đặc biệt hoặc lợi tức ưu tiên trong thỏa thuận hoạt động có thể xung đột với quy tắc này. Xem thuật ngữ thuế trong thỏa thuận hoạt động.

Năm tính thuế đầu tiên của công ty mới bắt đầu khi nào theo Form 2553?

Năm tính thuế đầu tiên của công ty mới bắt đầu vào ngày công ty lần đầu có cổ đông, có được tài sản hoặc bắt đầu kinh doanh, tùy ngày nào đến trước (Treas. Reg. 1.1362-6(a)(2)(ii)(C)). Chỉ có người sáng lập hồ sơ thành lập (incorporator, tức người nộp giấy tờ thành lập) thì chưa chắc đã bắt đầu năm này. Hướng dẫn Form 2553 áp dụng cùng phép thử cho LLC, với chủ sở hữu thay cho cổ đông.

Những cách thường gặp khiến đồng hồ bắt đầu chạy:

• nhà sáng lập nhận cổ phần, hoặc thành viên được kết nạp vào LLC;
• chủ sở hữu gửi tiền vào tài khoản của công ty hoặc đưa thiết bị cho công ty;
• công ty bắt đầu hoạt động, trước khi có bất kỳ lần bán hàng nào.

Có hai cái bẫy. Tính từ lần bán đầu tiên, hoặc từ cuối tháng đầu tiên, cho ra hạn nộp quá muộn. Nộp trước khi năm tính thuế đầu tiên bắt đầu là sai lầm ngược lại: công ty không có năm tính thuế trước đó thì không thể thực hiện bầu chọn hợp lệ trước khi năm đầu tiên bắt đầu (Treas. Reg. 1.1362-6(a)(2)(iii), Example 1). Ngày bắt đầu được ghi ở dòng E của Form 2553.

Tôi tính 2 tháng 15 ngày thế nào, và có thể nộp sau ngày 15 tháng 4 không?

Hãy tính hai tháng kể từ ngày bắt đầu, kết thúc vào ngày trước ngày cùng số của tháng sau hai tháng, rồi cộng thêm 15 ngày (hướng dẫn Form 2553 của IRS). Công ty có năm tính thuế đầu tiên bắt đầu sau ngày 1 tháng 2 có thể nộp sau ngày 15 tháng 4 mà vẫn đúng hạn, vì hạn của công ty tính từ ngày bắt đầu của chính công ty.

Hạn nộp rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp (26 U.S.C. 7503).

Công ty theo năm dương lịch hiện có muốn bầu chọn cho năm tiếp theo có thể nộp bất kỳ lúc nào trong năm trước, hoặc trước ngày 15 tháng 3 của năm bầu chọn bắt đầu (26 U.S.C. 1362(b)). Công ty mới không có năm nào trước năm đầu tiên, nên với năm đầu tiên đó chỉ áp dụng khoảng 2 tháng và 15 ngày.

Ai ký Form 2553, và ghi gì ở dòng E?

Một cán bộ điều hành được ủy quyền ký bầu chọn, và mọi cổ đông ký sự đồng ý; form không có chữ ký của cán bộ điều hành không được coi là nộp đúng hạn (hướng dẫn Form 2553 của IRS). Dòng E là ngày tư cách S bắt đầu: với bầu chọn năm đầu, là ngày sớm nhất công ty có chủ sở hữu, có tài sản hoặc bắt đầu kinh doanh, thường không phải ngày 1 tháng 1.

Với bầu chọn nộp vào hoặc sau ngày ở dòng E, mọi người từng nắm cổ phần vào bất kỳ thời điểm nào từ ngày đó cho đến lúc nộp phải đồng ý, kể cả người đã bán từ đó. Khi cổ phần hoặc thu nhập từ cổ phần là tài sản chung của vợ chồng, cả hai vợ/chồng đều đồng ý, và từng đồng sở hữu đều đồng ý (Treas. Reg. 1.1362-6(b)). Thiếu bất kỳ sự đồng ý bắt buộc nào thì bầu chọn không hợp lệ, dù quy định cho thêm thời gian để nộp sự đồng ý còn thiếu trong một số trường hợp. Công ty cũng phải đủ điều kiện vào mọi ngày từ ngày ở dòng E đến lúc nộp: chỉ có chủ sở hữu đủ điều kiện và một loại cổ phần. Nếu không, hoặc một chủ sở hữu cũ trong khoảng đó không đồng ý, bầu chọn nộp đúng hạn chỉ có hiệu lực từ năm tính thuế kế tiếp (26 U.S.C. 1362(b)(2)). Vì vậy cổ phần lần đầu phát hành cho công ty khác hoặc cho người nước ngoài không cư trú, hoặc lợi tức ưu tiên trong thỏa thuận hoạt động, phải đúng ngay từ ngày ở dòng E, không chỉ được sửa trước khi nộp.

Tôi nộp Form 2553 thế nào và xác nhận IRS đã chấp nhận ra sao?

Fax hoặc gửi thư form đã ký đến trung tâm dịch vụ của IRS phụ trách tiểu bang nơi công ty có hoạt động kinh doanh chính; trang nộp ở đâu của IRS liệt kê địa chỉ và số fax hiện hành. Nếu fax, hãy giữ bản gốc trong hồ sơ lưu vĩnh viễn của công ty.

Hãy giữ bằng chứng đã nộp: biên nhận thư bảo đảm (certified hoặc registered), biên nhận tương đương của dịch vụ chuyển phát tư nhân được chỉ định, hoặc bản sao có đóng dấu đã nhận hoặc đã chấp nhận của IRS. IRS nói chung trả lời trong vòng 60 ngày. Việc chấp nhận đến dưới dạng thông báo CP261: hãy giữ vĩnh viễn và kiểm tra ngày có hiệu lực, vì ngày khác với dòng E nghĩa là IRS thấy form nộp trễ so với ngày đã đề nghị (thông báo CP261 của IRS).

Nếu không có trả lời trong vòng 2 tháng sau khi nộp, hướng dẫn nói hãy gọi IRS theo số 1-800-829-4933. Với thư bị thiếu, thư từ chối CP264 hoặc CP261 bị mất, xem miễn trừ khi nộp trễ bầu chọn S corporation.

Năm đầu cần chuẩn bị gì để bầu chọn S có hiệu quả?

Bầu chọn chỉ thay đổi cách công ty bị đánh thuế. Năm đầu còn cần bảng lương cho chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp và sổ sách đủ để lập Form 1120-S từ ngày ở dòng E (hướng dẫn Form 1120-S).

Form 1120-S đầu tiên đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ ba sau khi năm tính thuế đầu tiên kết thúc; xem năm tính thuế đầu tiên của công ty mới.

Năm đầu tiểu bang của tôi có cần bầu chọn S riêng không?

Một số tiểu bang cần bầu chọn S riêng hoặc đánh thuế S corporation khác đi, nên hãy kiểm tra tiểu bang trước khi dựa vào hồ sơ liên bang. Chẳng hạn New York yêu cầu Form CT-6, và công ty thành lập tại đó phải nộp cho năm đầu trong vòng hai tháng và 15 ngày sau khi giấy chứng nhận thành lập có hiệu lực (ví dụ của New York: có hiệu lực ngày 15 tháng 6, hạn nộp ngày 30 tháng 8), nên hạn này có thể đến trước hạn liên bang (hướng dẫn CT-6 của New York). New York City không có bầu chọn S và đánh thuế S corporation theo thuế công ty chung (General Corporation Tax) (NYC Department of Finance). Về chi tiết và các tiểu bang khác, xem bầu chọn S corporation ở cấp tiểu bang.

Nếu tôi lỡ hạn nộp Form 2553 của công ty mới thì sao?

Bầu chọn nộp trễ nói chung được coi là thực hiện cho năm tính thuế kế tiếp, nên tư cách S bắt đầu khi đó (26 U.S.C. 1362(b)(3)). Cho đến lúc đó, công ty nộp thuế như C corporation, còn LLC giữ cách đối xử mặc định, vì phân loại công ty giả định của LLC chỉ bắt đầu khi bầu chọn S có hiệu lực (Treas. Reg. 301.7701-3(c)(1)(v)(C)). Vào ngày đó LLC được coi là chuyển tài sản và nợ vào một công ty để đổi lấy cổ phần (đoạn (g)(1) của cùng quy định); xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation. Form 1120-S không được nộp cho bất kỳ năm nào trước khi bầu chọn có hiệu lực.

Cách khác là miễn trừ nộp trễ theo Rev. Proc. 2013-30, đề nghị trong vòng 3 năm 75 ngày kể từ ngày ở dòng E (hướng dẫn Form 2553 của IRS). Miễn trừ không tự động, và công ty cùng LLC mỗi bên có điều kiện riêng; xem miễn trừ khi nộp trễ bầu chọn S corporation.

Khi nào có tư cách S corp từ ngày đầu là một sai lầm?

Tư cách S từ ngày đầu có thể tốn kém hơn khoản tiết kiệm, hoặc chấm dứt không báo trước, trong các trường hợp sau:

• Lợi nhuận năm đầu thấp hoặc không chắc chắn. Bảng lương, tờ khai riêng và các lệ phí tiểu bang bắt đầu ngay, trong khi khoản tiết kiệm phụ thuộc vào lợi nhuận vượt mức lương hợp lý. LLC chờ đợi giữ cách đối xử mặc định cho đến khi một bầu chọn sau có hiệu lực. Công ty chờ đợi là C corporation cho đến lúc đó, và nếu chuyển sau này, khoản lãi tích lũy trước khi chuyển vẫn có thể bị đánh thuế ở cấp công ty trong 5 năm (26 U.S.C. 1374). Xem khi nào bầu chọn S có lợi.
• Có kế hoạch huy động nhà đầu tư bên ngoài. S corporation chỉ được có một loại cổ phần, và hợp danh, công ty cùng người nước ngoài không cư trú không được sở hữu cổ phần (hướng dẫn Form 2553 của IRS). Nhà đầu tư muốn cổ phần ưu đãi không phù hợp; xem C corporation hay S corporation.
• Một chủ sở hữu, hoặc vợ/chồng của chủ sở hữu, không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ. Cổ đông là người nước ngoài không cư trú khiến công ty không đủ điều kiện, và tư cách S chấm dứt vào ngày điều đó xảy ra (26 U.S.C. 1362(d)(2)). Điều tương tự áp dụng từ ngày vợ/chồng là người nước ngoài không cư trú có quyền lợi sở hữu hiện tại trong cổ phần theo luật tài sản chung của vợ chồng của tiểu bang hoặc luật của nước ngoài, trừ khi lựa chọn theo section 6013(g) của cặp vợ chồng để coi vợ/chồng đó là người cư trú Hoa Kỳ đã có hiệu lực (Treas. Reg. 1.1361-1(g)). Xem điều kiện của S corporation. Công dân Hoa Kỳ sống ở nước ngoài vẫn đủ điều kiện nhưng phải đối mặt với những đánh đổi khác: xem LLC hay S corporation khi sống ở nước ngoài.
• Đổi ý sau này. Sau khi tư cách S chấm dứt, bầu chọn mới nói chung cần sự đồng ý của IRS đối với mọi năm tính thuế trước năm thuế thứ năm sau năm thuế đầu tiên mà việc chấm dứt có hiệu lực (26 U.S.C. 1362(g)).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Trong mỗi ví dụ, mọi chủ sở hữu là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ và công ty có một loại cổ phần.

LLC được lập và góp vốn cùng ngày

LLC một chủ sở hữu được tiểu bang chấp thuận ngày 1 tháng 3, và chủ sở hữu gửi US$5.000 vào tài khoản ngân hàng của LLC ngay hôm đó. Năm tính thuế đầu tiên bắt đầu ngày 1 tháng 3. Khoảng hai tháng kết thúc ngày 30 tháng 4, nên Form 2553 đến hạn ngày 15 tháng 5. Chủ sở hữu nộp ngày 10 tháng 5 với ngày 1 tháng 3 ở dòng E. Khi được chấp nhận, LLC là S corporation từ ngày 1 tháng 3, khoản lương đầu tiên của chủ sở hữu đi qua bảng lương, và Form 1120-S đầu tiên bao gồm giai đoạn từ ngày 1 tháng 3 đến ngày 31 tháng 12.

Công ty được lập trước khi nhà sáng lập mua cổ phần

Ba nhà sáng lập thành lập công ty ngày 20 tháng 1, nhưng công ty không phát hành cổ phần, không có tài sản và không kinh doanh cho đến ngày 1 tháng 4, khi các nhà sáng lập mua cổ phần với tổng cộng US$30.000. Năm tính thuế đầu tiên bắt đầu ngày 1 tháng 4, nên Form 2553 đến hạn ngày 15 tháng 6, và cả ba nhà sáng lập cùng ký với tư cách cổ đông. Form 2553 nộp vào tháng 2 sẽ không hợp lệ, vì năm tính thuế đầu tiên chưa bắt đầu. Nếu một nhà sáng lập đã gửi tiền vào tài khoản của công ty ngày 10 tháng 3, năm sẽ bắt đầu ngày 10 tháng 3 và hạn nộp sẽ là ngày 24 tháng 5.

LLC nộp Form 2553 vào tháng 8

LLC một chủ sở hữu được chấp thuận và góp vốn ngày 1 tháng 2, nên hạn nộp là ngày 15 tháng 4. Chủ sở hữu nộp Form 2553 ngày 1 tháng 8. Nếu không có miễn trừ, bầu chọn có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm sau, và lợi nhuận năm nay vẫn nằm trên tờ khai của chủ sở hữu. Nếu chủ sở hữu thay vào đó xin miễn trừ theo Rev. Proc. 2013-30 với ngày 1 tháng 2 ở dòng E và được chấp thuận, US$40.000 chủ sở hữu rút kể từ tháng 2 cần được xem xét, vì một phần có thể phải coi là tiền lương. Xem bảng lương S corporation chưa bao giờ chạy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sắp nộp Form 2553 và ngày bắt đầu, dòng E hoặc những chủ sở hữu phải ký chưa rõ: hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi nộp; ngày sai có thể đẩy tư cách S sang năm sau.
• Thỏa thuận hoạt động của bạn có phân bổ đặc biệt hoặc lợi tức ưu tiên: xem thuật ngữ thuế trong thỏa thuận hoạt động và nhờ hỗ trợ thuế công ty trước khi nộp Form 2553.
• Bạn đã nộp mà sau 2 tháng chưa có CP261, thông báo ghi ngày khác, hoặc hạn nộp đã qua: xem miễn trừ khi nộp trễ bầu chọn S corporation và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn không chắc tư cách S có đáng ở mức lợi nhuận của mình không: xem có nên chọn tư cách S corporation không.
• Một chủ sở hữu không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, hoặc sắp có nhà đầu tư: xem điều kiện của S corporation và C corporation hay S corporation.
• Bạn cần đặt mức lương cho chủ sở hữu: xem lương của chủ sở hữu S corporation.
• Công ty của bạn ở New York State hoặc City, New Jersey hoặc nơi khác có quy tắc riêng: xem bầu chọn S corporation ở cấp tiểu bang.
• Bạn cần sổ sách đủ để hỗ trợ Form 1120-S đầu tiên: xem ghi sổ kế toán cho S corporation và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.