مسؤول مسك دفاتر في الخارج: ما تتحقق منه قبل تسليم الدفاتر

هل توظيف مسؤول مسك دفاتر في بلد آخر خطأ؟

توظيف مسؤول مسك دفاتر في بلد آخر ليس خطأً بحد ذاته. فمكان إقامته لا يحدد نجاح الترتيب؛ بل تحدده ثلاثة أمور، ويبقى صاحب العمل مسؤولًا عن كل منها.

تصبح الحالة غير بسيطة عندما:

• تكون الدفاتر متأخرة، أو وصل إشعار
• يملك مسؤول مسك الدفاتر وصولًا إلى البنك ولا تستطيع معرفة هل العمل صحيح
• تعتمد كشوف الرواتب أو إقرارات ضريبة المبيعات على الدفاتر
• يعتمد عليها إقرار شركة أو شراكة

كل حالة من هذه سبب لمراجعة الدفاتر الحالية قبل أن تقرر من يتولاها.

اجمع قبل تسليم أي شيء:

• نطاق العمل مكتوبًا
• قائمة بمن يملك كل حساب دخول
• العقد
• مكان استضافة ملف المحاسبة، وباسم من هو الحساب
• آخر الإقرارات المقدَّمة

للاختيار بين مسك دفاترك بنفسك والتوظيف، راجع الدليل الأمريكي أو الدليل الكندي.

هل يغيّر مكان مسؤول مسك الدفاتر ما أدفعه أو أستقطعه أو أبلّغ عنه؟

المكان يغيّر الأوراق المطلوبة، لا مسؤوليتك عن الدفاتر. والعاملان الحاسمان هما مكان أداء العمل، وهل مسؤول مسك الدفاتر شخص أمريكي (US person) أم مقيم في كندا.

أين يجب حفظ سجلات نشاطي، وهل يجوز أن تبقى الدفاتر في حساب سحابي لمسؤول مسك الدفاتر في الخارج؟

بالنسبة إلى نشاط كندي، لا يكفي الحساب السحابي الخاص بمسؤول مسك الدفاتر في الخارج لتلبية قاعدة السجلات بمفرده. فتشترط CRA حفظ السجلات في مكان العمل أو الإقامة في كندا، وتقول إن السجلات المحفوظة خارج كندا والمُطلَع عليها إلكترونيًا من كندا لا تُعد محفوظة في كندا (CRA؛ ⁦IC05-1R1⁩).

• الإذن. اكتب إلى مكتب خدمات الضرائب المحلي التابع لـ CRA. وقد يأتي الإذن بشروط، مثل إتاحة السجلات في كندا لمراجعة CRA.
• النسخ. حيث تسمح CRA بسجلات إلكترونية في الخارج، قد تقبل نسخًا يستطيع موظفوها قراءتها في كندا وتتضمن تفاصيل كافية لدعم الإقرارات.
• الخوادم في الخارج. تقول CRA إنه يجب عليك الوصول إليها، أو ترتيب وصول موظفين، وتقديم سجلات النظام التي يطلبها موظفوها.
• الإبراز. يجب على دافع الضرائب إبراز السجلات للفحص أينما كانت، وتوصي CRA بالاحتفاظ بنسخ احتياطية في كندا (⁦IC05-1R1⁩).

احتفظ بالسجلات ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها؛ أما سنة لم يُقدَّم إقرارها في موعده فمدة ست سنوات من يوم تقديمه. وقد يتطلب الاعتراض أو الاستئناف أو طلب من CRA مدة أطول (قانون ضريبة الدخل، المادة 230)؛ راجع مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري قبل أن يحذف مسؤول مسك الدفاتر أي شيء. اسأل أين يُستضاف ملف المحاسبة؛ فالجواب جزء من مسألة CRA. ونسخة شهرية في مساحة تخزين تتحكم فيها مفيدة، لكن صفحات CRA تعد قبول النسخ قرارًا لها، فاسأل أولًا.

لا يواجه النشاط الأمريكي اختبار موقع مماثلًا في صفحة IRS لحفظ السجلات. والاختبار هو هل تثبت السجلات ما يدّعيه الإقرار، وتنص اللائحة على وجوب إبقائها متاحة للفحص في كل وقت (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). احتفظ بسجلات ضرائب التوظيف مدة لا تقل عن أربع سنوات بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩). وإذا توقف مسؤول مسك الدفاتر عن الرد، فلا يُبقي الدفاتر في متناولك إلا نسخة تتحكم فيها.

كيف أعرف هل مسؤول مسك الدفاتر في الخارج جدير بالثقة؟

تحقق مما يمكن التحقق منه، واعتبر التقييمات نقطة بداية: التقييم الجيد يبيّن أن العميل كان راضيًا، لا أن الحسابات سُوّيت أو أن الإقرارات صحيحة.

1. من هو. مكالمة فيديو، واسم يطابق العقد وحساب الدفع، ومرجع واحد يمكنك الاتصال به.
2. من يعمل أيضًا على دفاترك. اسأل هل سيطّلع موظفون أو متعاقدون من الباطن على بياناتك، واحصل على الشروط نفسها مكتوبة لهم. ويقول مفوض الخصوصية في كندا إن على المنظمة أن تتأكد من أن لدى الطرف الثالث الذي يعالج البيانات سياسات وإجراءات، منها تدريب الموظفين وإجراءات الأمان (OPC).
3. دليل على العمل. اطلب نموذجًا لحزمة شهرية (تسوية البنك وقائمة الدخل والميزانية العمومية)، وجرّب تجربة مدفوعة على شهر مغلق تعرف إجاباته مسبقًا.
4. ممارسات الأمان. اسأل كيف يلتزمون بالأساسيات الواردة في دليل IRS لأمن البيانات: خطة أمان، وبرامج حماية من البرمجيات الخبيثة محدَّثة، وكلمات مرور فريدة، والتشفير، والنسخ الاحتياطي، وتقييد الوصول إلى بيانات العملاء. وهو مكتوب لمحترفي الضرائب، فهو مقياس استرشادي، لا اختبار قانوني لمسؤولي مسك الدفاتر.
5. عقد مكتوب. النطاق، والمواعيد النهائية، ومن يقدّم أي إقرار، ومن يملك الملفات، ومن قد يطّلع على البيانات، وكيف ينتهي الوصول، وقانون أي بلد يحكم أي نزاع، وأين تُنظر المطالبة.
6. المؤهلات، فقط إذا كان سيعدّ الإقرارات أو يوقّعها أو يمثّلك. كل من يتقاضى أجرًا عن إعداد إقرار فيدرالي يحتاج إلى PTIN (رقم تعريف معدّ الإقرارات الضريبية لدى IRS). والوكلاء المسجلون (Enrolled Agents) محترفو ضرائب مرخَّصون من IRS، والمحاسبون القانونيون المعتمدون (CPA) مرخَّصون من هيئات المحاسبة في الولايات. وتحتفظ IRS بدليل عام لمعدّي الإقرارات المعتمدين الحاصلين على PTIN ساري، مع أن معدّ الإقرارات الغائب عنه قد يظل كفئًا (IRS).

يُقيَّم مسؤول مسك الدفاتر الذي وُجد عبر منصة عمل حر بالطريقة نفسها. فالتقييمات على الإعلان ليست فحصًا للمؤهلات، وتنطبق أسئلة الوصول والسجلات والبيانات هنا كما هي. وللاطلاع على قائمة الأسئلة الكاملة وعلامات التحذير، راجع أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر؛ ولمن يحق له إعداد الإقرارات، راجع مسؤول مسك دفاتر أم محاسب أم CPA.

ما الوصول الذي ينبغي منحه لمسؤول مسك دفاتر في الخارج، وما الذي يحمي بياناتي؟

امنح أقل وصول يؤدي العمل، وأبقِ الموافقة في البنك وحساب المسؤول (administrator) في ملف المحاسبة مع المالك. وتطلب IRS من الأعمال حصر الوصول إلى البيانات الشخصية فيمن يحتاجون إليه، واختيار المصادقة متعددة العوامل عند توفرها، وتشفير الملفات والرسائل الحساسة، والنسخ الاحتياطي إلى مصدر آمن منفصل، واستخدام حسابَي بريد إلكتروني منفصلين للشخصي وللعمل (IRS).

تجد طريقة الإعداد من دون أن يتمكن أحد من تحريك الأموال في منح مسؤول مسك الدفاتر وصولًا إلى حساباتك. وبعد مشاركة البيانات، راقب علامات IRS على سرقة هوية النشاط التجاري، مثل العجز عن التقديم الإلكتروني لأن إقرارًا قُدّم مسبقًا برقم EIN الخاص بك؛ وتبين الصفحة نفسها أين تُبلغ.

ما معلومات العملاء والموظفين التي يجوز إرسالها إلى الخارج، ومن يبقى مسؤولًا عنها؟

النشاط التجاري الذي جمع المعلومات يبقى مسؤولًا عنها أينما عولجت. وبالنسبة إلى الأعمال الكندية، يقول مفوض الخصوصية إن PIPEDA لا تمنع إرسال المعلومات الشخصية إلى بلد آخر للمعالجة، وإن المنظمة المحوِّلة مسؤولة عنها ويجب أن تستخدم عقدًا أو وسيلة أخرى لتوفير حماية مماثلة (OPC).

• أبلغ الأشخاص المعنيين. اذكر بوضوح أن المعلومات قد تُعالج في بلد أجنبي وقد تكون متاحة لمحاكمه وجهات إنفاذ القانون والأمن القومي فيه.
• للعقد حدود. لا يبطل أي عقد قوانين البلد الذي تذهب إليه المعلومات، وقد تكون بعض المعلومات شديدة الحساسية فلا يجوز إرسالها إلى أي ولاية قضائية أجنبية.
• قد ينطبق قانون المقاطعة أيضًا. لدى ألبرتا وكولومبيا البريطانية وكيبك قوانين خصوصية خاصة بها للقطاع الخاص، ولا تغطي إرشادات المفوض عبر الحدود ⁦(2009)⁩ قواعد المقاطعات بشأن النقل. وفي ألبرتا، يجب على المنظمة التي تستعين بمزوّد خدمة خارج كندا أن تسمّي الدول والأغراض في سياسات الخصوصية لديها وأن تُخطر الأفراد عند جمع معلوماتهم لدى ذلك المزوّد أو نقلها إليه (PIPA في ألبرتا، المادتان 6 و13.1). وفي كيبك، يجب على المنظمة تقييم الأثر على الخصوصية قبل إرسال المعلومات الشخصية خارج كيبك، ولا يجوز لها إرسالها إلا إذا بيّن التقييم أنها ستحظى بحماية كافية، بموجب اتفاق مكتوب (Commission d'acces a l'information). وتظل PIPEDA تنطبق على المعلومات الشخصية التي تعبر حدود المقاطعات أو الدول في الأنشطة التجارية، أيًّا كانت المقاطعة. وهي تشمل أيضًا معلومات موظفي الأعمال الخاضعة للتنظيم الفيدرالي؛ أما أصحاب العمل الآخرون فعليهم مراجعة قانون المقاطعة (OPC).

بالنسبة إلى النشاط الأمريكي، تضع صفحات IRS للأعمال المذكورة أعلاه واجب حماية بيانات الموظفين والعملاء على النشاط التجاري. أرسل ما تحتاجه المهمة فقط: فمسؤول مسك الدفاتر الذي يصنّف المعاملات قد لا يحتاج إلى أرقام الهوية الكاملة لكل عميل أو موظف.

من المسؤول إذا كانت الدفاتر خاطئة أو تأخر إقرار؟

عمومًا صاحب النشاط التجاري، لا مسؤول مسك الدفاتر. تدرج IRS الاعتماد على محترف ضرائب بين الأسباب التي لا تعذر عمومًا التأخر في التقديم أو السداد، وتقول إن عليك أن تعرف ما يقدّمه معدّ إقراراتك وأن تحصل على إثبات بإرسال إقرارك أو دفعتك في الموعد. وبالنسبة إلى الغرامات المرتبطة بدقة الإقرار، تنظر IRS هل أعطيت مستشارك كل المعلومات اللازمة وهل كان كفئًا وذا خبرة في الحالة (IRS).

وفي كندا، تقول نشرة CRA إن دافع الضرائب لا يُعفى من مسؤولية حفظ السجلات بالاستعانة بطرف ثالث (⁦IC05-1R1⁩).

وللاطلاع على الغرامات بعد خطأ مسؤول مسك الدفاتر، راجع الدليل الأمريكي؛ وللإقرارات الكندية الفائتة، راجع المحاسب فوّت الإقرارات أو توقف عن الرد.

هل يستطيع مسؤول مسك دفاتر في الخارج تقديم إقراري أو التحدث إلى IRS أو CRA نيابة عني؟

يستطيع مسؤول مسك الدفاتر في الخارج التقديم أو التحدث نيابة عنك ضمن حدود تضعها المؤهلات والوصول الذي تمنحه. في الولايات المتحدة، يخوّل PTIN شخصًا إعداد الإقرارات الفيدرالية، لكن حقوق التمثيل غير المحدودة تعود إلى الوكلاء المسجلين والمحاسبين القانونيين المعتمدين (CPA) والمحامين. ومعدّ الإقرارات الذي لديه PTIN فقط لا يملك صلاحية تمثيل العملاء أمام IRS؛ والمشارك في برنامج موسم التقديم (Annual Filing Season Program) لا يمثّل إلا العملاء الذين أعدّ إقراراتهم ووقّعها، ولا يمثّلهم إلا أمام موظفي IRS مثل وكلاء الإيرادات وممثلي خدمة العملاء ومن في حكمهم، لا في الاستئناف أو التحصيل (IRS). ومسؤول مسك الدفاتر الخارجي الذي ليس وكيلًا مسجلًا ولا CPA ولا محاميًا لا يستطيع تمثيلك في استئناف أو قضية تحصيل، وحقوقه في غير ذلك محدودة أو معدومة. ويجوز لموظف بدوام كامل منتظم تمثيل صاحب العمل، مع إبراز الهوية وإثبات الصلاحية (⁦31 CFR 10.7(c)⁩). ولتتيح لمسؤول مسك الدفاتر الاطلاع على معلومات حسابك لدى IRS، يمكنك تقديم النموذج 8821؛ وهو لا يتيح له التحدث نيابة عنك أو الدفاع عن موقفك، ويغطي النموذج 2848 التمثيل (تعليمات النموذج 8821).

في كندا، تفوّض ممثلًا على حساب نشاطك عبر «My Business Account» أو «Represent a Client»، أو ورقيًا بالنموذج ⁦AUT-01⁩، وهو يمنح وصولًا غير متصل فقط ويجب أن يصل إلى CRA خلال ستة أشهر من توقيعه، وتختار المستوى: المستوى 1 للاطلاع على المعلومات فقط، والمستوى 2 للاطلاع والتحديث (كيفية التفويض؛ المستويات). ابدأ بالمستوى الذي يتطلبه العمل.

التقديم منفصل عن مسك الدفاتر. EFILE لدى CRA هي الخدمة الإلكترونية لإرسال إقرارات ⁦T1⁩ الشخصية للعملاء. ويجب أن يكون مقدّمو الطلب، أو من يديرونهم ويتحكمون بهم، مقيمين في كندا ولديهم رقم تأمين اجتماعي (SIN) صالح، ويجب أن يُعدّ الإقرار في كندا ويُقدَّم منها (CRA). ومسؤول مسك الدفاتر الذي يقيم ويعمل في الخارج لا يستوفي هذه الشروط. حدّد من يقدّم إقرارات ⁦GST/HST⁩ والرواتب والشركات الخاصة بك، واسأل أي مسؤول مسك دفاتر يعرض التقديم عنك أي تسجيل يحمل، وراجع كل إقرار قبل إرساله.

هل سيعرف مسؤول مسك الدفاتر في الخارج قواعد الرواتب وضريبة المبيعات و⁦GST/HST⁩ ونهاية السنة لدي؟

ليس تلقائيًا. هذه الإقرارات محلية وتجري بمواعيد ثابتة، فاطلب منه أن يُظهر ذلك: سمِّ الإقرارات التي يقدّمها نشاطك، ومواعيد استحقاقها، ومن يقدّم كلًا منها.

• الرواتب الأمريكية. تتبع الإيداعات الفيدرالية جدولًا شهريًا أو أسبوعيًا مرتين تحدده فترة المراجعة السابقة (lookback)، مع قاعدة اليوم التالي للالتزامات الكبيرة، ويدفع معظم أصحاب العمل أيضًا ضريبة بطالة على مستوى الولاية (المنشور 15).
• الرواتب الكندية. تعتمد مواعيد سداد الاستقطاعات على نوع الجهة المسدِّدة لصاحب العمل (CRA).
• ⁦GST/HST⁩. يتحدد موعد استحقاق الإقرار بفترة الإقرار الخاصة بالمسجَّل (CRA).
• ضريبة المبيعات الأمريكية. تختلف قواعد الولايات؛ راجع مسؤول مسك دفاتر محلي أم عبر الإنترنت.
• نهاية السنة. اسأل من يعدّ حزمة نهاية السنة ومن يصدر كشوف الضرائب والنماذج المستحقة بعدها. راجع القوائم المالية لنهاية السنة للشركة في كندا أو من الدفاتر إلى إقرار ضريبة النشاط التجاري في الولايات المتحدة.

مسؤول مسك الدفاتر الذي يسجّل دورات الرواتب لكنه لا يعرف قواعد الإيداع قد يترك إيداعًا فائتًا من دون ملاحظة حتى يصل إشعار.

هل مسؤول مسك الدفاتر في الخارج مقاول أم موظف؟

الوقائع هي التي تحسم، لا التسمية في العقد. تقول IRS إن العامل عن بُعد موظف وفق القانون العام إذا كنت تتحكم في ما يُنجَز وكيف، حتى لو اختار العامل العمل عن بُعد (IRS). وخارج كيبك، تزن CRA التحكم والأدوات والمخاطر المالية وفرصة الربح؛ ولكيبك اختبارها الخاص، وتعد CRA العمل خارج كندا حالة خاصة (⁦RC4110⁩). وقد تطبّق دولة العامل نفسه قواعد منفصلة، ولا يغطيها هذا الدليل. وللاطلاع على الاختبارات والحلول، راجع الدليل الأمريكي أو الدليل الكندي.

متى يستحق مسؤول مسك الدفاتر المحلي التكلفة الإضافية؟

يستحق مسؤول مسك الدفاتر المحلي التكلفة الإضافية عندما يتطلب العمل إقرارات محلية أو مراجعة أو سجلات تبقى في المتناول. وفارق الأتعاب لا يعني شيئًا حتى يتساوى النطاق، فقارن العروض بما يغطيه كل منها، لا بالرقم الشهري. ولمعرفة ما يحدد الأتعاب الشهرية، راجع دليل التكلفة الأمريكي أو الكندي.

تستحق المساعدة المحلية الدراسة عندما يتضمن العمل:

• إيداعات الرواتب أو سداد الاستقطاعات، وإقرارات ضريبة المبيعات أو ⁦GST/HST⁩ أو PST، التي يجب أن يتولاها شخص ما
• إقرار شركة أو شراكة يعتمد على الدفاتر
• دفاتر متأخرة، أو إشعارًا وصل بالفعل
• سجلات كندية تتوقع CRA أن تبقى في كندا
• بيانات عملاء وموظفين تفضّل ألا ترسلها إلى الخارج

قد تناسب المساعدة من الخارج التصنيف الروتيني والتسويات إذا راجعت الحزمة الشهرية، واحتفظت بحساب المسؤول والموافقة في البنك، وأبقيت نسخة من الدفاتر، وتولى شخص محلي الإقرارات.

في كولومبيا البريطانية، يُدرج مسك الدفاتر ضمن الخدمات المحاسبية في توسعة مخططة لضريبة PST تقول صفحة كولومبيا البريطانية إنها متوقفة (حكومة كولومبيا البريطانية). أعد فحص الصفحة قبل مقارنة العروض.

مثال

الأرقام توضيحية.

مقاول في كالغاري، والسجلات في حساب مسؤول مسك الدفاتر

يدفع مقاول في كالغاري 800 دولار كندي شهريًا لمسؤول مسك دفاتر في الخارج عبر منصة عمل حر. وكل الملفات في الحساب السحابي الخاص بمسؤول مسك الدفاتر. وتعد CRA السجلات المحفوظة خارج كندا والمُطلَع عليها من كندا غير محفوظة في كندا، فيكتب المالك إلى مكتب خدمات الضرائب لطلب الإذن، أو يرتب حفظ الملفات في كندا ويسأل CRA قبل الاعتماد على النسخ.

شركة LLC في تكساس بحساب بنكي مفتوح بالكامل

تدفع شركة LLC في تكساس 500 دولار أمريكي شهريًا لمسؤول مسك دفاتر في الهند، وقد منحته تسجيل دخول كاملًا إلى البنك. وتظل الشركة تتحمل عبء الإثبات لكل خصم. وبافتراض أن مسؤول مسك الدفاتر مقاول خارجي، فلا يستطيع تمثيلها في استئناف أو قضية تحصيل لدى IRS من دون مؤهل وكيل مسجل أو CPA أو محامٍ. وتستبدل الشركة تسجيل الدخول المشترك بمستخدم منفصل يستطيع المالك إزالته، وتحتفظ بالموافقة على الدفع.

استوديو في فانكوفر يقارن العروض

يقارن استوديو تصميم في فانكوفر، لديه موظفون وحساب ⁦GST/HST⁩، بين 1,500 دولار كندي شهريًا لمسؤول مسك دفاتر محلي و600 دولار كندي في الخارج. ويسأل المالك ماذا يشتري فارق 900 دولار كندي: سداد استقطاعات الرواتب في موعدها، وتقديم إقرارات ⁦GST/HST⁩، وحفظ السجلات في كندا، ومراجع للحزمة الشهرية. وإذا كان مسؤول مسك الدفاتر في الخارج يغطي التصنيف والتسويات فقط، فيقارن الاستوديو التكلفة المجمّعة لذلك مع محترف محلي للإقرارات والمراجعة. وتقول صفحة كولومبيا البريطانية إن ضريبة PST المخططة على الخدمات المحاسبية متوقفة؛ ويعيد المالك فحصها قبل الاعتماد على أي عرض.

هل وضعك مختلف؟

• دفاترك متأخرة بأشهر أو بسنة: ابدأ بدليل استكمال الدفاتر الأمريكي أو الكندي، واطلب مراجعة الدفاتر الحالية.
• مسؤول مسك الدفاتر يملك وصولًا إلى البنك ولا تستطيع معرفة هل العمل صحيح: راجع التحقق من عمل مسؤول مسك الدفاتر؛ ثم يمكن أن تحسم مراجعة الدفاتر من يتولاها بعد ذلك.
• وصل إشعار أو خطاب: اقرأ ماذا تفعل عندما يتلقى نشاطك خطابًا من IRS أو، للإقرارات الكندية غير المنجزة، المحاسب فوّت الإقرارات أو توقف عن الرد. وقد تحتاج الدفاتر وراء الإشعار أيضًا إلى مراجعة.
• تريد استبدال مسؤول مسك الدفاتر في منتصف السنة: راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.
• يعتمد إقرار شركة أو شراكة على هذه الدفاتر: راجع ضرائب الشركات للإقرار، ودليل مسؤول مسك دفاتر أم محاسب أم CPA الكندي لمعرفة من يتولى ماذا.
• تمسك دفاتر شركة كندية وشركة أمريكية: راجع دفاتر شركة كندية وشركتها الأمريكية.
• تدفع لمقاولين أو موردين في الخارج: راجع الدفع لمقاولين في الخارج أو دليل الفواتير الأجنبية الكندي.