Buchhaltungs-App oder Software für das T2125 in Kanada

Welche App eignet sich, um Betriebsausgaben zu erfassen und Kunden für das T2125 Rechnungen zu stellen?

Die Hinweise der CRA zur Aufbewahrung von Unterlagen nennen und genehmigen keine App. Wählen Sie also danach, was die App liefern muss, nicht nach der Marke. Die CRA will Unterlagen mit genug Einzelheiten, um Ihre Steuerpflichten zu bestimmen, und akzeptiert ein Journal, eine Computerdatei oder Buchhaltungssoftware (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen; CRA: Ihre Einkünfte erfassen). Form T2125 (Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit) meldet Ihre Geschäfts- oder Berufseinkünfte und -ausgaben (CRA: Form T2125). Die App liefert nur die Zahlen dafür.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie für die GST/HST registriert sind, beruflich fahren, Kunden in US-Dollar Rechnungen stellen, Unterlagen auf Servern außerhalb Kanadas führen oder Buchungen monatelang im Rückstand sind. Die Abschnitte unten behandeln jeden dieser Fälle, und Rechnungen in US-Dollar sind am Ende verlinkt. Stimmen die Zahlen nicht mehr überein, muss ein Fachmann sie ansehen, bevor eine Steuererklärung darauf aufbaut.

Zuerst bereithalten: Bank- und Kartenauszüge, Verkaufsrechnungen, Belege und den Kilometerstand jedes Fahrzeugs zu Jahresbeginn. Zum Vergleich einzelner Produkte nach Preis und Anbindung an kanadische Banken siehe Buchhaltungssoftware für ein kleines kanadisches Unternehmen. Zur kostenlosen Option siehe was eine kostenlose Buchhaltungs-App abdeckt und was nicht. Welche Ausgabe in welche Zeile des T2125 gehört, steht in Ausgabenzeilen für Selbstständige in Kanada, und einen Kontenplan, der zur Steuererklärung passt, finden Sie in Kontenplan für die Steuererklärung.

Was verlangt die CRA von meinen Büchern, und sagt sie, welche App ich nutzen soll?

Die CRA verlangt Unterlagen, anhand derer sie Ihre Steuerpflichten bestimmen kann, und sagt nicht, welches Werkzeug Sie nutzen sollen. Sie müssen alle Unterlagen, auch computergeführte, auf Anfrage vorlegen, und Sie bleiben verantwortlich, auch wenn ein Buchhalter oder Buchhaltungsexperte sie führt (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen).

Bewahren Sie Unterlagen mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. In manchen Fällen ist es länger (CRA: Wo Unterlagen aufbewahrt werden). Der Beginn der Frist und die Regel bei verspäteter Einreichung stehen in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Belegen Sie Ausgabenansprüche mit einer Verkaufsrechnung, einem Kaufvertrag, einem Beleg oder einem anderen Nachweis. Lassen Sie sich bei Barzahlungen einen Beleg geben und bewahren Sie entwertete Schecks als Zahlungsnachweis auf (CRA: Betriebsausgaben).

Das Foto eines Belegs in einer App ist eine Kopie, nicht automatisch ein Ersatz. Das Rundschreiben zu elektronischen Unterlagen erlaubt es, Papier nach dem Einscannen nur dann zu vernichten, wenn die Bilderfassung einem nationalen Standard entspricht und die weiteren Bedingungen erfüllt sind (paragraphs 25 bis 29). Prüfen Sie diese, bevor Sie Papier wegwerfen (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen). Die Bedingungen stehen in eingescannte Belege für die CRA.

Brauche ich in der App eine GST/HST-Erfassung?

Ja, wenn Sie registriert sind. Die Registrierung wird Pflicht, sobald Sie kein Kleinunternehmer (Small Supplier) mehr sind. Ein Kleinunternehmer muss sich nicht registrieren und kann es freiwillig tun (CRA: GST/HST Memorandum 2-2; CRA: Wann registrieren).

Die Grenze für Kleinunternehmer liegt bei $30.000 weltweiten steuerpflichtigen Verkäufen, einschließlich nullbesteuerter Verkäufe, aus allen Ihren Gewerben und denen Ihrer verbundenen Personen in einem einzelnen Kalenderquartal oder über vier. Nicht mitgezählt werden Finanzdienstleistungen, Verkäufe von Anlagevermögen und Geschäftswert aus dem Verkauf eines Gewerbes. Die App muss diese Verkäufe also getrennt kennzeichnen (Excise Tax Act, s. 148). Überschreiten Sie sie, müssen Sie sich innerhalb von 29 Tagen ab dem Wirksamkeitsdatum Ihrer Registrierung registrieren. Überschreiten Sie sie in einem einzelnen Quartal, gilt die Steuer für den Verkauf, der die Grenze überschritten hat. Die App muss dann Steuer auf einen Verkauf aufschlagen, den Sie vielleicht schon in Rechnung gestellt haben (CRA: Wann registrieren). Bis zur Registrierung sollte die App trotzdem Ihre steuerpflichtigen Verkäufe des laufenden Quartals und der letzten vier zeigen. Taxibetreiber und Fahrer gewerblicher Fahrdienste müssen sich für dieses Gewerbe unabhängig von den Einnahmen registrieren (CRA: Memorandum 2-2; CRA: GI-196). Wie die beiden Tests funktionieren und wann die Erhebung beginnt, steht in wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Nach der regulären Methode ist die Nettosteuer eines Registrierten die auf Verkäufe erhobene GST/HST abzüglich der auf zulässige Geschäftseinkäufe gezahlten GST/HST (CRA: RC4022). Der Vorsteuerabzug entsteht, wenn die Steuer fällig wird oder gezahlt ist. Unbezahlte Lieferantenrechnungen zählen also auch (Excise Tax Act, s. 169). Die App muss deshalb auf jeder Zeile beide Beträge getrennt vom Verkauf oder den Kosten speichern, nicht erstattungsfähige Steuer in den Kosten belassen und beide für Ihren Meldezeitraum summieren. Bewahren Sie die Lieferantenrechnungen auf, die Ihre Abzüge stützen (CRA: GST/HST-Unterlagen). Wie oft Sie einreichen und wann die Erklärung fällig ist, steht in GST/HST einreichen und Vorsteuerabzug. Die Einrichtung steht in GST/HST in den Büchern erfassen. Die vereinfachte Abführungsmethode, die den Vorsteuerabzug für die meisten Einkäufe in der Regel aufgibt (CRA: RC4058), steht in der Quick Method, und wie sie die Bücher verändert, in der Quick Method in den Büchern.

Wie unterscheidet sich die berechnete Steuer je Provinz, und was muss die App trennen?

Die Steuer auf einer Rechnung hängt von der Provinz ab, in der der Verkauf als erfolgt gilt, und die App muss jede Steuer in einem eigenen Konto führen. Die Provinzen und Territorien fallen in der Satztabelle der CRA in vier Gruppen (CRA: GST/HST-Sätze).

Die CRA nennt das den Ort der Leistung (Place of Supply). Bei der GST/HST auf Dienstleistungen ist die allgemeine Regel die Provinz der kanadischen Adresse Ihres Kunden. Besondere Regeln gehen ihr aber bei Arbeiten an Grundstücken, persönlichen Dienstleistungen und Beförderung vor. Bei Waren ist es in der Regel der Ort, an dem sie geliefert oder hingesendet werden. Ein Kunde oder ein Auftrag an einem Grundstück in einer anderen Provinz kann daher die Steuer auf der Rechnung ändern (CRA: Ort der Leistung).

Ob PST oder QST auf das anfällt, was Sie verkaufen, und ob Sie sich dafür registrieren müssen, bestimmt die Provinz, nicht die CRA. Die CRA verweist bei Fragen zur PST an die Website der jeweiligen Provinz. In Québec verwaltet Revenu Québec die GST/HST in der Regel (CRA: RC4022). Siehe GST, HST, PST und QST nach Provinz berechnen und für Dienstleistungen in Britisch-Kolumbien PST auf Dienstleistungen in Britisch-Kolumbien.

Was muss ein Fahrtenbuch festhalten, und kann die App es führen?

Die CRA beschreibt ein Fahrtenbuch Fahrt für Fahrt, keine Schätzung zum Jahresende (CRA: Kfz-Ausgaben). Die App muss festhalten:

• Jede Geschäftsfahrt: Datum, Ziel, Zweck und gefahrene Kilometer.
• Jedes Fahrzeug: den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie eine getrennte Aufzeichnung der gesamten und der geschäftlichen Kilometer.

Die Stichprobe über drei Monate für spätere Jahre und die übrigen Regeln stehen in dem Fahrtenbuch für die CRA.

Die Seite der CRA zu Fahrzeugen sagt nicht, ob ein Fahrtenbuch elektronisch sein darf. Ein in einer App geführtes Fahrtenbuch ist eine elektronische Unterlage, es gelten also die Regeln für elektronische Unterlagen: in lesbarer elektronischer Form führen, einen Prüfpfad behalten und der CRA eine nutzbare Kopie geben können (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen).

Wo müssen meine Unterlagen aufbewahrt werden, und spielt es eine Rolle, wenn die App sie außerhalb Kanadas speichert?

Das kann eine Rolle spielen. Die CRA sagt, Unterlagen an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufzubewahren. Unterlagen, die außerhalb Kanadas liegen und von Kanada aus elektronisch abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt (CRA: Wo Unterlagen aufbewahrt werden; CRA: IC78-10).

Die CRA kann über Ihr Steueramt schriftlich erlauben, elektronische Unterlagen außerhalb Kanadas aufzubewahren. Sie kann dann originalgetreue Kopien akzeptieren, die ihren Beamten in Kanada in einem für ihre Software lesbaren Format zur Verfügung stehen und genug Einzelheiten zeigen, um Ihre Steuererklärungen zu stützen.

Ein Anbieter verschiebt die Pflicht nicht. Sie müssen Unterlagen, die ein Dritter hält, der CRA zugänglich machen (CRA: Aufbewahrung von Unterlagen), und das Rundschreiben empfiehlt, sich vom Anbieter eine akzeptable Kopie geben zu lassen (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen). Diese Dokumente wurden für jeden Anbieter geschrieben, und das Rundschreiben zur Aufbewahrung stammt vom Juni 2010. Sie entscheiden daher nicht, ob die Server einer bestimmten App zulässig sind. Liegt die einzige Kopie Ihrer Unterlagen auf Servern außerhalb Kanadas, ist die schriftliche Erlaubnis der Weg, den die CRA beschreibt. Ob die Einrichtung Ihrer App sie braucht, ist eine Frage an die CRA oder einen Fachmann. Fragen Sie den Anbieter, wo er Ihre Daten speichert und ob er Ihnen eine vollständige Kopie geben kann.

Zufluss oder periodengerecht: Muss die App unbezahlte Rechnungen führen?

In der Regel ja. Die CRA sagt, Geschäftseinkünfte werden in der Regel nach der periodengerechten Methode (Accrual Method) gemeldet: Einkünfte in dem Zeitraum, in dem Sie sie verdienen, und Ausgaben in dem Zeitraum, in dem sie entstehen, ob Geld geflossen ist oder nicht. Landwirte, Fischer und selbstständige Handelsvertreter auf Provisionsbasis dürfen die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) nutzen, aber keine Mischung aus beiden (CRA: Ihre Einkünfte erfassen).

Bei der periodengerechten Methode muss die App eine Rechnung erfassen, wenn die Leistung verdient ist, sie bis zur Zahlung als unbezahlt zeigen und dasselbe mit Lieferantenrechnungen tun. Eine reine Ansicht der Bankeinzahlungen lässt unbezahlte Rechnungen aus. Welche Methode für Sie gilt, steht in Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode.

Vorauszahlungen: Was soll die App mir zeigen, und wie hoch ist der Schwellenwert?

Sie leisten Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer in der Regel, wenn Ihre Nettosteuerschuld im laufenden Jahr und in einem der beiden Vorjahre über $3.000 liegt (in Québec über $1.800). Die CRA nennt Selbstständige unter denen, die zahlen müssen (CRA: Wer Vorauszahlungen leistet).

Die Nettosteuerschuld ergibt sich aus der Steuererklärung, nicht allein aus den Büchern. Die App kann Einkünfte, Ausgaben und Nettogewinn seit Jahresbeginn zeigen und nach der regulären Methode die erhobene GST/HST aus den Einkünften heraushalten, damit eine frühe Schätzung nicht überhöht ausfällt. Registrierte mit jährlicher GST/HST-Erklärung können auch GST/HST-Vorauszahlungen schulden. Die Seite der CRA nennt eine Nettosteuer von $3.000 oder mehr für das vorangegangene Geschäftsjahr (CRA: GST/HST-Vorauszahlungen). Das Gesetz stützt jede Vorauszahlung auf den niedrigeren Betrag aus der Nettosteuer des laufenden und des Vorjahres und behandelt eine Basis unter $3.000 als null, sodass in der Regel beide Jahre sie erreichen müssen (Excise Tax Act, s. 237). In Québec verwaltet Revenu Québec die GST/HST in der Regel (CRA: RC4022). Prüfen Sie daher dessen Regeln zu Vorauszahlungen für GST/HST, QST und Ihre Einkommensteuer der Provinz. Siehe Erinnerungen an Vorauszahlungen.

Kann mein Buchhaltungsexperte sie nutzen, und was mache ich mit den Unterlagen, wenn ich die App wechsle?

Prüfen Sie, dass Ihr Buchhaltungsexperte auf Daten auf Ebene der einzelnen Transaktionen zugreifen kann, per Login oder vollständigem Export, nicht nur auf eine Jahresübersicht. Der Prüfpfad muss von den Quelldokumenten bis zu den zusammengefassten Konten reichen, mit genug Einzelheiten, um sie zu stützen (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen). Was Sie übergeben, steht in was Sie als Einzelunternehmer Ihrem Buchhaltungsexperten geben.

Exportieren Sie vor dem Schließen eines Kontos bei einer App den vollständigen Transaktionsverlauf und die angehängten Belege und prüfen Sie, ob sich die Datei öffnen lässt. Elektronische Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen, lesbar bleiben (CRA: Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen). Nach einem Wechsel verlangt das Rundschreiben für jede Änderung einer erfassten Transaktion eine dokumentierte Journalbuchung statt eines Überschreibens (paragraph 40).

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in kanadischen Dollar.

Freiberuflicher Designer in Ontario, für die HST registriert

Ein Designer nach der regulären Methode mit C$70.000 Einnahmen stellt einem Kunden in Ontario C$2.000 plus C$260 HST (13 %) in Rechnung. Die App erfasst C$2.000 als Einkünfte und C$260 als erhobene HST. Eine Software für C$500 trägt C$65 HST, erfasst als gezahlte HST. Für den Zeitraum beträgt die Nettosteuer C$260 abzüglich C$65, also C$195, wenn der Einkauf zulässig ist. Bucht die App C$2.260 als Einkünfte, sind die Einnahmen im T2125 überhöht, und die HST-Erklärung hat keine saubere Quelle.

Kurier in Alberta mit eigenem Auto

Ein Kurier mit C$45.000 Einnahmen fährt 20.000 geschäftliche Kilometer. Sein Kilometerstand beträgt 52.000 zu Jahresbeginn und 77.000 am Ende, also insgesamt 25.000 Kilometer und 80 % geschäftliche Nutzung. Das Fahrtenbuch braucht für jede Fahrt Datum, Ziel, Zweck und Kilometer, keine Schätzung zum Jahresende. Sind alle C$45.000 steuerpflichtige Verkäufe innerhalb von vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen, liegt er über der Grenze für Kleinunternehmer von C$30.000. Ist er noch nicht registriert, bedeutet ein Quartal über der Grenze, dass er GST auf den Verkauf berechnet, der sie überschritten hat. Verteilt sich das Überschreiten auf mehrere Quartale, endet der Status als Kleinunternehmer am Ende des Monats nach diesem Quartal (wann registrieren). Alberta hat keine PST.

Handwerker in Québec

Ein Handwerker, der für GST und QST registriert ist und C$90.000 Einnahmen aus steuerpflichtigen Arbeiten an Gebäuden in Québec hat, berechnet auf jeden Auftrag GST und QST. Ein Auftrag an einem Gebäude in Ontario würde stattdessen die HST von Ontario tragen. Die App führt zwei Steuerkonten sowie GST und QST, die auf Einkäufe gezahlt wurden. Die Schwelle für Vorauszahlungen auf Bundesebene beträgt in Québec C$1.800, anderswo C$3.000. Die App sollte deshalb Nettogewinn und erhobene Steuer das ganze Jahr zeigen und nicht erst zum Jahresende.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre App trennt erhobene Steuer nicht von den Einkünften, Sie sind registriert, fahren beruflich oder sind im Rückstand: Die Bücher müssen das T2125 und die GST/HST-Erklärung speisen, bevor eine von beiden eingereicht wird, und ob Sie sie selbst führen, ist eine Ermessensfrage. Bringen Sie Auszüge, Rechnungen, Belege und das Fahrtenbuch zu Hilfe der Buchhaltung oder zu Hilfe bei Ihrer Steuererklärung als Selbstständiger für das darauf aufbauende T2125.
• Sie liegen nahe an der Registrierungsgrenze oder schon darüber: Lesen Sie wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen, bevor Sie eine Steuereinrichtung wählen.
• Sie stellen Kunden Rechnungen in US-Dollar: Siehe Freiberufler, die in USD bezahlt werden: Bücher und Bankkonten.
• Buchungen liegen Monate zurück oder Salden stimmen nicht mit der Bank überein: Nutzen Sie überfällige Bücher nachholen oder Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen. Lassen sie sich nicht abstimmen, bringen Sie sie zu Hilfe der Buchhaltung.
• Die CRA hat Ihr Fahrtenbuch oder Ihre Belege angefordert: Siehe ein Fahrtenbuch für eine Prüfung der CRA neu aufbauen und Betriebsausgaben ohne Belege, und bringen Sie das Schreiben zu Hilfe bei Ihrer Steuererklärung als Selbstständiger.
• Sie fahren für eine Fahrdienst- oder Lieferplattform: Siehe Ausgaben von Fahrern für Fahrdienste und Lieferungen oder Fahrer, die sich nie für die GST/HST registriert haben.
• Sie überlegen, ob Sie es selbst machen oder jemanden bezahlen: Siehe eigene Buchhaltung oder Buchhalter.
• Sie haben eine Kapitalgesellschaft gegründet: Das Unternehmen reicht eine T2 ein, kein T2125. Siehe Bücher für eine neue Kapitalgesellschaft.