T2125-Unterlagen: Was Sie Ihrem Buchhaltungsexperten geben

Was gebe ich meinem Buchhaltungsexperten zum Jahresende für die T2125?

Geben Sie dem Buchhaltungsexperten Nachweise für jeden Dollar, den das Unternehmen im Jahr eingenommen, ausgegeben oder noch geschuldet hat, normalerweise vom 1. Januar bis 31. Dezember, dazu die Zahlen hinter allen Kosten, die Sie mit Ihrem Privatleben teilen. Die T2125 ist das Formular der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde), Statement of Business or Professional Activities, in dem ein Einzelunternehmer Geschäftseinkünfte und -ausgaben angibt. Die CRA sagt, Sie sind gesetzlich verpflichtet, Unterlagen über alle Ihre Geschäftsvorgänge aufzubewahren, die Ihre Angaben zu Einnahmen und Ausgaben stützen, und dass Selbstständige in der Regel den 31. Dezember als Jahresende verwenden. Sie reichen die Unterlagen nicht mit der Erklärung ein; Sie bewahren sie auf, falls die CRA sie anfordert.

Ein Jahr ist einfach, wenn jede Zeile vorhanden ist und die Unterlagen das ganze Jahr abdecken. Ein Jahr ist nicht einfach, wenn die Buchhaltung Monate oder Jahre im Rückstand ist, wenn es kein Fahrtenbuch oder keine Angabe zur Fläche der Wohnung gibt, wenn ein Schreiben der CRA eingetroffen ist, wenn frühere Erklärungen nie eingereicht wurden oder wenn zum ersten Mal jemand außerhalb des Unternehmens die Unterlagen sieht. Dann muss jemand entscheiden, was fehlt und ob frühere Jahre vor dieser Erklärung nachgearbeitet werden müssen.

Wo fange ich an, wenn nichts geordnet ist?

Beginnen Sie mit den Auszügen und der Liste der Kunden, die Sie bezahlt haben, und ergänzen Sie den Rest, sobald Sie ihn finden.

1. Listen Sie jedes Konto und jede Karte auf, die das Unternehmen im Jahr berührt hat, auch private, und laden Sie für jedes alle Monatsauszüge des Jahres herunter.
2. Listen Sie jeden Kunden und jede Plattform auf, die Sie bezahlt haben. Holen Sie von jedem die Rechnungsliste oder den Auszahlungsbericht.
3. Sammeln Sie jeden Beleg, den Sie haben. Werfen Sie auch die nicht weg, die Sie nicht zuordnen können.
4. Notieren Sie den heutigen Kilometerstand mit Datum. Wenn Sie keinen Stand vom Jahresanfang haben, sagen Sie das.
5. Messen Sie den Arbeitsraum und die gesamte Wohnung aus.
6. Geben Sie Kopien ab, mit einer kurzen Liste dessen, was Sie nicht finden konnten, und behalten Sie die Originale.

Sagen Sie dem Buchhaltungsexperten, wenn das Unternehmen im Jahr begonnen oder geendet hat oder früher ein anderes Jahresende hatte. Zu Zählung und Bewertung des Warenbestands siehe Wareneinsatz für Einzelunternehmer.

Welche Einnahmenunterlagen brauche ich: Rechnungen, Bankeingänge, Auszahlungsberichte oder Bescheinigungen?

Bewahren Sie für jeden Verkauf ein Originaldokument auf. Die CRA sagt, Einnahmenunterlagen müssen Datum, Betrag und Quelle der Einnahme zeigen und durch Originale wie Verkaufsrechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege, Honorarabrechnungen und Verträge gestützt sein.

Bankeingänge allein reichen nicht. Ein Eingang kann nach Abzug der Plattformgebühren erfolgen, mehrere Rechnungen bündeln, eigenes Geld sein, das zwischen Konten verschoben wurde, und zeigt keine Rechnung, die noch offen ist. Der letzte Punkt ist wichtig, weil die meisten Selbstständigen Einnahmen in dem Zeitraum angeben müssen, in dem sie sie erzielen, unabhängig vom Zahlungseingang. Nur Landwirte, Fischer und Provisionsvertreter dürfen wählen, Einnahmen erst bei Zahlung anzugeben. Welchem Jahr ein Verkauf gehört, steht unter Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode. Wenn Sie für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registriert sind, umfassen Ihre Umsätze die Steuer, die Sie erhoben haben oder die Ihnen geschuldet wird. Weisen Sie berechnete Steuer getrennt von Ihrem Honorar aus und kennzeichnen Sie Verkäufe, auf die keine Steuer berechnet wurde.

Plattformen, die unter die Regeln der CRA für digitale Plattformen fallen, melden Ihre Auszahlungen an die CRA und geben Ihnen jedes Jahr eine Kopie dessen, was sie gemeldet haben. Bringen Sie sie zu Ihren Auszahlungsberichten mit; siehe den Ratgeber zur Meldung digitaler Plattformen.

Welche Ausgabenunterlagen erwartet die CRA, und was ist, wenn ich keinen Beleg habe?

Bewahren Sie für jeden geschäftlichen Einkauf einen Beleg oder anderen Nachweis auf. Die CRA sagt, Sie sollen beim Kauf für das Unternehmen immer Belege oder andere Nachweise besorgen. Ein Beleg sollte das Datum, Name und Adresse des Verkäufers und eine Beschreibung des Gekauften zeigen. Bewahren Sie auch Durchschriften von Einzahlungsbelegen, Kontoauszüge und entwertete Schecks auf (Geschäftsunterlagen).

Wenn ein Verkäufer Ihnen keinen Beleg gibt, sagt die CRA, Sie sollen in Ihrem Ausgabenjournal den Namen und die Adresse des Verkäufers, den gezahlten Betrag, das Zahlungsdatum und die Einzelheiten des Geschäfts festhalten. Eine Tabelle oder ein Notizbuch kann das Journal sein. Eine Zeile im Auszug zeigt, dass Geld abgeflossen ist, nicht, was damit gekauft wurde. Schreiben Sie daher den Zweck neben jede geschäftliche Zeile. Ausgaben ohne Beleg behandelt Geschäftsausgaben ohne Belege.

Zwei Fallen:

• Private Kartenausgaben, die sich beimischen. Legen Sie diese Auszüge bei und kennzeichnen Sie, welche Zeilen geschäftlich sind. Nur der geschäftliche Teil ist abzugsfähig.
• Bewirtung und Unterhaltung. Geben Sie die vollständigen Belege ab. Der Abzug ist in der Regel auf 50 % des Betrags begrenzt.

Auf welche Zeile jede Ausgabe gehört, steht unter Ausgabenzeilen für Selbstständige, und ob eine Ausgabe anerkannt wird, unter Betriebsausgaben, die die CRA anerkennt.

Wie lange und wo bewahre ich meine Unterlagen auf?

Bewahren Sie Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada (CRA). Die CRA nennt Ausnahmen:

Bewahren Sie die Unterlagen auch für nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen auf, selbst wenn die Zeiträume mehr als sechs Jahre zurückliegen (CRA).

Für die vorzeitige Vernichtung von Unterlagen brauchen Sie die schriftliche Erlaubnis der CRA auf Form T137. Auch elektronische Unterlagen, die außerhalb Kanadas aufbewahrt werden, brauchen eine Erlaubnis. Geben Sie dem Buchhaltungsexperten Kopien und behalten Sie die Originale: Die Pflicht zur Aufbewahrung liegt bei Ihnen.

Wie teile ich eine Ausgabe auf, die ich geschäftlich und privat nutze, wie Telefon, Internet oder Material?

Machen Sie nur den geschäftlichen Teil geltend. Die CRA sagt, dass Sie private Ausgaben nicht abziehen können und daher in der T2125 nur den geschäftlichen Teil der Ausgaben eintragen. Verwenden Sie einen angemessenen Maßstab, den Sie erklären können, wenden Sie ihn auf jede Rechnung des Jahres gleich an, bewahren Sie die Berechnung auf und sagen Sie dem Buchhaltungsexperten, wenn sich Ihre Nutzung ändert.

Was gebe ich für mein Auto ab?

Geben Sie die gefahrenen Gesamtkilometer, die geschäftlich gefahrenen Kilometer und die Belege für den Betrieb des Autos ab. Die CRA sagt, Sie sollen eine Aufzeichnung der Gesamtkilometer und der Kilometer, die Sie zur Einkommenserzielung fahren führen, Datum, Ziel, Zweck und Strecke jeder Geschäftsfahrt auflisten und den Kilometerstand am Anfang und am Ende des Geschäftsjahres festhalten. Fahrzeugkosten sind nur abzugsfähig, wenn sie angemessen und durch Belege nachgewiesen sind. Der Geschäftsanteil ist die geschäftlich gefahrene Strecke geteilt durch die Gesamtkilometer.

Wenn Sie statt eines Fahrtenbuchs für das ganze Jahr ein Fahrtenbuch für eine Drei-Monats-Stichprobe verwenden, bringen Sie auch das Fahrtenbuch des ganzen Jahres mit, auf dem es beruht. Wann eine Stichprobe erlaubt ist und was das Fahrtenbuch zeigen muss, steht im Leitfaden der CRA zum Fahrtenbuch.

Wenn es kein Fahrtenbuch gibt, sagen Sie es dem Buchhaltungsexperten und beginnen Sie jetzt eines. Ein nachträglich aus der Erinnerung geschriebenes Fahrtenbuch ist eine Rekonstruktion, und der Buchhaltungsexperte muss wissen, welches davon in der Akte liegt. Ein im Jahr gekauftes Auto gehört außerdem in den Abschnitt zur Ausrüstung unten.

Was gebe ich für mein Home-Office ab?

Geben Sie die Fläche des Arbeitsraums, die Fläche der gesamten Wohnung und die Rechnungen des Jahres für die Wohnung ab. Wenn der Raum auch privat genutzt wird, fügen Sie die Stunden pro Tag der geschäftlichen Nutzung hinzu und sagen Sie, ob das Unternehmen nur einen Teil der Woche oder des Jahres lief. Die CRA sagt, Sie sollen den Abzug entsprechend kürzen. Die CRA lässt den Abzug zu, wenn der Raum Ihr Hauptgeschäftssitz ist oder wenn Sie ihn ausschließlich zur Erzielung von Geschäftseinkünften nutzen und dort regelmäßig Kunden, Auftraggeber oder Patienten empfangen. Der geschäftliche Teil beruht auf einem angemessenen Maßstab, etwa der Fläche des Arbeitsraums geteilt durch die Gesamtfläche der Wohnung.

Bringen Sie die Rechnungen für Heizung, Strom, Wohngebäudeversicherung und Reinigungsmittel mit, dazu Grundsteuer und Hypothekenzinsen oder Ihre Miete. Der Abzug darf nicht höher sein als die Nettoeinkünfte des Unternehmens vor diesen Ausgaben und darf keinen Verlust schaffen oder erhöhen. Die CRA nennt auch die CCA auf den geschäftlichen Teil einer Wohnung, die Ihnen gehört, sagt aber, dass Kapitalgewinn- und Recapture-Regeln gelten, wenn Sie sie abziehen und die Wohnung später verkaufen. Sagen Sie dem Buchhaltungsexperten, wenn Ihnen die Wohnung gehört, damit das entschieden ist, bevor etwas geltend gemacht wird. Den vollständigen Abzug und seine Grenzen erklärt Geschäftliche Nutzung der Wohnung für Selbstständige.

Was gebe ich für Ausrüstung und andere größere Anschaffungen ab?

Geben Sie für jeden Gegenstand eine Kaufrechnung ab und sagen Sie dem Buchhaltungsexperten, was Sie verkauft haben. Die CRA sagt, dass Sie die Kosten von Anlagevermögen beim Kauf nicht abziehen können; stattdessen machen Sie die CCA geltend. Sie sagt auch, Sie sollen die gekauften und verkauften Vermögenswerte festhalten, mit dem Verkäufer, den Kosten und dem Kaufdatum.

Wenn Sie den Gegenstand auch privat nutzen, zählt nur der geschäftliche Teil. Das Beispiel der CRA teilt die Abschreibung eines Autos nach geschäftlichen Kilometern geteilt durch Gesamtkilometer auf. Die Erklärung des Vorjahres liefert den Eröffnungssaldo. Siehe CCA und Ausrüstung vor dem Jahresende kaufen.

Was gebe ich für die GST/HST und für Bescheinigungen wie die T4A ab?

Wenn Sie für die GST/HST registriert sind, geben Sie die Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, die Arbeitsunterlagen Ihrer Erklärungen und die Lieferantenrechnungen ab, die Ihre Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) stützen. Die CRA führt diese als aufzubewahrende Unterlagen auf, in der Regel für sechs Jahre. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie registriert sind, sagen Sie das, denn es ändert die Arbeit; siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Geben Sie jede Bescheinigung ab, die Sie erhalten haben. Auf einer T4A (Bescheinigung über Honorare und Renten) meldet der Zahlende Honorare für Leistungen in Feld 048 und Provisionen von Selbstständigen in Feld 020, ohne GST/HST oder Provinzumsatzsteuer. Eine Bescheinigung kann daher niedriger ausfallen als Ihre Rechnungen. Nach der Verwaltungspraxis der CRA stellt ein Zahlender sie in der Regel aus, wenn Steuer einbehalten wurde oder wenn die Zahlungen im Kalenderjahr $500 übersteigen, sodass ein kleiner Kunde möglicherweise keine schickt. Die CRA sagt, Sie müssen alle Ihre Einkünfte angeben, daher gehört jeder Kunde in jedem Fall in Ihre Unterlagen. Eine Bescheinigung, die nicht zu Ihren Rechnungen passt, behandelt Die Bescheinigung über Honorare für Leistungen in Ihrer Geschäftserklärung.

Wie lasse ich meinen Buchhaltungsexperten mein CRA-Konto einsehen?

Bevollmächtigen Sie den Buchhaltungsexperten als Vertreter. Für Ihr persönliches Konto melden Sie sich in My Account an, öffnen Profile und fügen unter bevollmächtigten Vertretern einen Vertreter hinzu (CRA). Für ein Geschäftskonto verwenden Sie My Business Account; dafür brauchen Sie zuerst eine Business Number.

Ein Buchhaltungsexperte mit einer Vertreter-ID (RepID) kann stattdessen in Represent a Client eine Anfrage senden, die Sie in Ihrem Konto bestätigen oder ablehnen. Sie wählen die Stufe: Stufe 1 gewährt nur Einsicht, Stufe 2 erlaubt zusätzlich bestimmte Änderungen am Konto. Für den Zugriff ohne Online-Konto unterschreiben Sie Form AUT-01 und senden sie innerhalb von sechs Monaten nach der Unterschrift an das auf dem Formular genannte Steuerzentrum der CRA. Damit kann der Buchhaltungsexperte telefonisch, schriftlich, per Fax oder persönlich mit der CRA verhandeln, ohne Online-Zugriff. Ob Sie überhaupt Hilfe holen sollten, steht unter Wann Sie einen Steuerexperten brauchen.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden kanadische Dollar und runde Zahlen.

Home-Office

Eine freiberufliche Autorin nutzt einen Raum von 15 m² ganzjährig nur geschäftlich, in ihrer Wohnung von 90 m², und es ist ihr Hauptarbeitsplatz. Sie zahlt C$6.000 im Jahr für Heizung, Strom, Versicherung und Grundsteuer. Der Arbeitsraum ist ein Sechstel der Wohnung, daher sind etwa C$1.000 der geschäftliche Anteil, vor der Einkommensgrenze. Sie bringt die Flächenangaben und die Rechnungen mit.

Auto

Ein Handwerksunternehmer fährt im Jahr 15.000 km, davon 12.000 geschäftlich. Er gibt C$6.000 für Kraftstoff, Versicherung und Reparaturen aus. Die geschäftliche Nutzung beträgt 80 %, daher sind C$4.800 der geschäftliche Anteil. Er bringt die Kilometerstände vom Anfang und vom Ende des Jahres und sein Fahrtenbuch mit.

Bankeingänge, die nicht zu den Rechnungen passen

Eine Designerin hat C$60.000 in Rechnung gestellt. Ihre Bankeingänge betragen insgesamt C$50.000, weil ein Kunde noch C$8.000 schuldet und eine Plattform C$2.000 an Gebühren einbehalten hat. Sie bringt die Rechnungsliste, die Auszahlungsberichte und die Kontoauszüge mit, damit der Buchhaltungsexperte die drei abgleichen kann.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Unterlagen decken mehrere Jahre ab, oder nichts ist geordnet: Siehe Überfällige Buchhaltung aufholen und Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen. Holen Sie sich Hilfe beim Neuaufbau der Buchhaltung und Hilfe bei der Entscheidung, ob frühere Jahre zuerst nachgearbeitet werden müssen.
• Zum ersten Mal sieht jemand außerhalb des Unternehmens Ihre Unterlagen, oder Sie haben kein Fahrtenbuch und keine Angaben zur Wohnfläche: Nutzen Sie den Leitfaden der CRA zum Fahrtenbuch und Geschäftliche Nutzung der Wohnung und holen Sie sich dann Hilfe bei der Entscheidung, wie jede gemischte Ausgabe aufgeteilt wird.
• Ein Schreiben der CRA verlangt Ihre Unterlagen: Lesen Sie Was Sie tun, wenn die CRA ein Prüfungsschreiben schickt und Geschäftsausgaben ohne Belege und holen Sie sich Hilfe, bevor Sie antworten.
• Frühere Erklärungen wurden nie eingereicht: Siehe Nicht eingereichte Erklärungen nachholen und holen Sie sich Hilfe beim Einreichen der fehlenden Erklärungen.
• Sie möchten nicht jedes Jahr alles zusammentragen: Siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben außerdem Mieteinkünfte oder einen Partner: Siehe Mieteinkünfte oder Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft. Bringen Sie getrennte Unterlagen zu den Mieten mit und, bei einer Personengesellschaft, deren Jahresabschluss und eine T5013-Bescheinigung (Informationserklärung einer Personengesellschaft); der Buchhaltungsexperte prüft, welche Formulare gelten.
• Sie haben jetzt eine Kapitalgesellschaft: Siehe Buchhaltung nach der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine Kapitalgesellschaft und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie stellen Kunden US-Dollar in Rechnung, oder Sie sind US-Staatsbürger: Siehe Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen oder US-Selbstständigensteuer oder CPP für Amerikaner in Kanada und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie leben in Québec: Diese Seite behandelt die Unterlagen für den Bund. Québec verwaltet seine Steuergesetze selbst, daher müssen Einwohner möglicherweise eine eigene Provinzerklärung einreichen, und ein Unternehmen, das physisch in Québec ansässig ist, reicht die GST/HST bei Revenu Québec ein. Siehe Wann Sie einen Steuerexperten brauchen.
• Sie möchten wissen, was ein Buchhaltungsexperte kostet: Siehe Kosten eines Buchhaltungsexperten für eine Selbstständigen-Erklärung.