新成立 LLC 的記帳設定清單：先決定這幾件事

新成立的 LLC 在帳簿記第一筆帳之前，要決定什麼？

新成立的 LLC 在記錄交易之前，要先確定八件事：IRS 如何對它課稅、稅務年度、會計方法、EIN 和銀行帳戶、是否需要銷售稅許可證、如何向工作人員付款、如何記錄所有者已墊付的費用，以及誰來記帳。這些選擇彼此關聯，而且有幾項需要 EIN，所以州政府核准成立 LLC 後，要馬上申請 EIN。

出現以下情況，個案就不單純：LLC 有兩位或以上成員、可能選擇 S 公司身份、在一個以上的州銷售應稅商品、即將雇人，或者個人帳戶裡已經有好幾個月的交易。第一次提交稅表之後，更改會計方法一般需要 IRS 批准，更改稅務年度也可能需要批准（Publication 538；Publication 583）。

先備齊：州政府的設立文件、營運協議、EIN 確認函、銀行帳戶資料，以及任何州的登記號碼。決定誰來記帳、用什麼工具（軟體、試算表還是記帳員）；請參閱自己記帳還是請記帳員和用試算表記帳。與稅表對應的會計科目表，要在這些決定之後再設；請參閱 Schedule C 的會計科目表。公司成立後要辦理的申報，見公司成立後要提交什麼。

單一成員 LLC 和多成員 LLC 的記帳要求有什麼不同？

單一成員 LLC 的帳簿與獨資經營者相同：收入、費用、所有者的出資和所有者的提款，有一個營業帳戶，每一筆帳都有文件支持。多成員 LLC 要為每位成員另設資本帳戶。按公司課稅的 LLC，則要為在公司工作的所有者另外做工資核算。

決定適用哪一種的，是聯邦稅務分類，不是 LLC 這個名稱。只有一位成員的美國境內 LLC，是所有者稅表的一部分；有兩位或以上成員的，則是合夥企業，除非它提交 8832 表，選擇按公司課稅（IRS；8832 表）。成員變動會改變分類：只有一位成員的 LLC 增加一位成員，就成為合夥企業；合夥企業只剩一位成員，就成為被忽略實體（26 CFR 301.7701-3(f)(2)）。選擇本身的說明，見 LLC 如何課稅。

資本帳戶是持續記錄一位成員投入、賺取和取走多少的帳戶。每個所有者帳戶的分錄，見 LLC 權益帳戶。

S 公司選擇要用 2553 表提出，並附上每位所有者的同意書。一般的截止日期，是選擇要生效的稅務年度開始後 2 個月又 15 天；新成立的 LLC 從它最早有所有者、資產或業務的那一天起算。逾期的選擇，一般在下一年才生效，除非獲得寬免，而寬免需要有合理原因，並在預定生效日期後 3 年又 75 天 內提出請求（2553 表填表說明）。只有符合 S 公司條件的實體才能選擇，例如不能有非居民外國人股東，且只有一類股票。按時提出的選擇，從生效日起把 LLC 視為公司，不需要另行提交 8832 表，而帳簿也在這一天起改變：S 公司在進行其他分配之前，必須先以工資形式向在業務中工作的股東支付合理報酬（IRS）。資格和時間，請參閱是否選擇 S 公司身份；錯過截止日期，請參閱S 公司選擇逾期寬免；另請參閱 S 公司選擇後的帳簿。

不在夫妻共同財產州的夫妻共同擁有 LLC，一般應按合夥企業申報。在夫妻共同財產州，如果 LLC 由夫妻完全以夫妻共同財產持有，IRS 接受按合夥企業或被忽略實體處理（IRS）。請參閱夫妻和家庭 LLC。

新成立的 LLC 該用曆年還是財政年度？

曆年是最常見的稅務年度（Publication 538）。單一成員 LLC 跟隨所有者的年度；合夥企業和 S 公司的自由度較小。

除非有規定的年度，否則 LLC 是以第一份稅表採用的年度來確定年度。取得 EIN、申請延期或繳納預估稅，都不算採用年度（Publication 538）。

年中成立的合夥企業或公司，第一份稅表只涵蓋其存在的那段時間（Publication 538）。怎樣確定或更改年結日，見財政年度還是曆年。

現金制還是權責制：新成立的 LLC 該從哪種方法開始？

大多數個人和許多小型企業使用現金收付制（Publication 538），新成立的 LLC 可以從現金制開始，除非下面三項限制之一適用。現金制下，收入在收到時計入，費用在支付時計入；權責制下，收入在賺取時計入，費用在發生時計入（Publication 583）。新成立的 LLC 在第一份稅表上可以選擇任何允許的方法，無需 IRS 批准（Publication 538），而 Publication 583 說明，計算應稅收入和記帳要用同一種方法（Publication 583）。

有三種情況會使您不能採用現金收付制：

• 公司身份。C 公司（包括選擇成為 C 公司的 LLC），以及有 C 公司合夥人的合夥企業，一般不能使用現金制，除非符合總收入測試（前 3 個稅務年度的年均總收入在 $32,000,000 或以下），或屬於合資格個人服務公司（幾乎所有業務活動都在醫療、法律、工程、建築、會計、精算、表演藝術或諮詢領域，且幾乎所有股票都由從事這些活動的雇員、退休人員、他們的遺產，或在其死亡後 2 年內的繼承人持有）。被視為單一雇主的關聯企業合併計算；存在不足三年的企業，以其存在的年數計算，短年度要年化，並計入前身企業的收入（26 U.S.C. 448；Publication 538）。S 公司不屬於這一類。
• 稅務庇護（tax shelter）身份。稅務庇護是法規定義的一個術語，無論規模大小都不能使用現金制；總收入例外並不適用於它。這個術語包括辛迪加（syndicate）：除 C 公司以外的實體，把 超過 35% 的損失分配給有限合夥人或有限企業人，這些所有者一般不積極參與管理（26 U.S.C. 448；26 CFR 1.448-2）。
• 存貨。買賣商品是取得收入的一部分時，採購和銷售要按權責制核算。小型企業納稅人（收入在同一限額或以下，且不是稅務庇護）可以選擇不保存存貨記錄，但仍必須採用能清楚反映收入的存貨方法（Publication 538）。

第一份稅表之後，在現金制和權責制之間切換，一般需要用 3115 表取得 IRS 批准（Publication 538）。如果貸款機構、投資人或房東會要求另一種基礎的報表，要在第一份稅表之前決定：現金制稅表旁邊配權責制報表，需要有能把它們與稅表對上的記錄（26 CFR 1.446-1(a)(4)；Schedule M-3 填表說明，第 14 行）。請參閱權責制帳簿與現金制稅表和小型企業用現金制還是權責制。

LLC 現在需要 EIN 嗎？單一成員 LLC 什麼時候需要？

大多數新成立的 LLC 都需要，如下表所示。請在州政府核准成立 LLC 之後馬上申請，因為銀行會要求提供 EIN，而且 IRS 表示，否則申請可能被延誤。EIN 是免費的，IRS 提醒大家提防收費申請 EIN 的網站。線上申請工具要求在美國有主要營業地點，且負責人持有 SSN 或 ITIN；不能使用線上工具的 LLC，可以透過電話、傳真或郵寄申請（IRS）。

要提早申請，確保在稅表到期或需要存入稅款時，已經拿到號碼（Publication 583）。

有一個陷阱：客戶向一位成員 LLC 索取 W-9 表時，IRS 表示，由個人持有的被忽略 LLC，要提供所有者的 SSN 或 EIN，而不是 LLC 的 EIN（IRS）。如果所有者是外國人，則改為提供適當的 W-8 表，即使他有美國納稅人識別號碼也一樣。歸類為公司或合夥企業的 LLC，提供自己的 EIN（W-9 表填表說明）。

新成立的 LLC 從第一天起就需要獨立的銀行帳戶和信用卡嗎？

IRS 建議新企業主及早開立營業支票帳戶，並與個人帳戶分開。營業支票簿是記錄營業費用的基本依據，所以帳戶混用，意味著每一筆帳之後都要重新分類（Publication 583）。

銀行通常會要求提供 EIN、設立文件和所有權協議，而把營業資金與個人資金分開，有助於維持有限的個人責任保護（SBA）。是否開戶以及何時開戶，見 LLC 的營業銀行帳戶。

從第一筆存款開始：

• 把所有收款都存入營業帳戶，並把每筆存款標明是營業收入、個人資金還是貸款（Publication 583）。
• 營業費用從營業帳戶或信用卡支付，個人費用用個人的錢支付。個人提款不是營業費用；它記入哪個所有者帳戶，取決於 LLC 如何課稅（見 LLC 權益帳戶）。
• 每個月把帳戶與帳簿對帳（Publication 583）。

個人資金和營業資金已經混在一起的情況，見整理混在一起的營業資金和個人資金。

LLC 需要銷售稅許可證嗎？它會給帳簿增加什麼？

只有州的登記規定涵蓋到它時才需要：要看 LLC 賣什麼、它與該州的關聯，以及是否有例外，例如由交易平台為它代收稅款。各州自行決定，所以第一筆銷售之前，請先向您所在州的稅務機關確認。加州是一個例子：賣方如果在加州從事業務，並打算銷售或租賃通常要課徵零售銷售稅的有形動產，就必須持有加州賣方許可證（seller's permit）。這項規定涵蓋 LLC，許可證免費，並且與地方營業執照是分開的（CDTFA Publication 73）。零售商品銷售全部透過已向 CDTFA 登記的交易平台促成者進行的賣方，不必登記；任何一筆直接銷售都可能改變這一點（CDTFA）。LLC 向其他州銷售時何處必須代收稅款，見何時必須代收銷售稅。

許可證會改變帳簿需要追蹤的內容。至少要有應付銷售稅帳戶，因為代收的稅款是欠州政府的，不是收入（Publication 583）。各州自己的規定還有更多細節。例如加州要求，銷售要在發生的期間申報，即使之後才付款；沒有銷售的期間也要提交申報表；賣方還必須保存客戶免稅購買所開具的轉售證書。它還表示，負有責任的個人可能要為公司或 LLC 欠的稅款承擔個人責任（CDTFA Publication 73）。其他州有不同規定。分錄見銷售稅日記帳分錄。

LLC 為雇員和獨立承包人要設定什麼？

有雇員的 LLC，要在發第一張工資支票之前設好工資核算；付款給獨立承包人的 LLC，要在第一筆付款之前，向每位美國獨立承包人取得 W-9 表。所有者預設不在工資名單上。

就雇傭稅而言，一位成員 LLC 仍是獨立的實體，所以要以自己的名稱和 EIN 申報工資（IRS）。大多數雇主除繳納聯邦失業稅外，還要繳納州失業稅（Publication 15）。把雇員錯誤地當作承包人，可能使 LLC 須負擔雇傭稅外加罰款（Publication 583）。從工資中預扣的稅款是信託持有的：負有責任的人如果故意不上繳，例如高級職員、合夥人或有權動用企業資金的任何人，要承擔等於未繳稅款的信託基金追繳罰款，而 IRS 一般有 3 年 的時間評定（Publication 15；26 U.S.C. 6672）。美國境外的承包人不用 W-9 表（W-9 表填表說明）；請參閱向境外承包人付款。沒有正確的納稅人識別號碼時，付款方一般必須對須申報的付款，按 24% 做備用預扣稅，不論是 LLC 向承包人付款，還是客戶向 LLC 付款（IRS）。逐項表格的設定，見設立工資核算；承包人的申報，見哪些承包人要開稅表。

所有者。獨資經營者不是自己業務的雇員（Publication 334）。付給合夥人的款項，不須預扣所得稅、社會安全稅、醫療保險稅和聯邦失業稅；而在業務中工作的公司高級職員則是雇員（Publication 15）。按合夥企業提交稅表的 LLC 的成員，一般改為就其收益份額繳納自僱稅（IRS）。因此所有者的工資核算，一般要在做了 S 公司或公司選擇之後才開始。

LLC 有帳戶之前我個人墊付的費用，要怎樣記錄？

每項費用按原本的日期和金額記錄，並註明資金來源是所有者。所有者為 LLC 投入的資金，是所有者的出資；如果所有者與 LLC 約定將來作為貸款償還，則是貸款；對 LLC 來說都不是收入。IRS 表示，記錄應能識別收款的來源，使營業資金與非營業資金、應稅收入與非應稅收入保持分開（Publication 583）。

1. 列出每項費用的日期、收款人、金額和用途，並保留收據。
2. 在付款當天，記錄費用和對應的所有者出資（或貸款）。
3. LLC 還款給所有者時，先沖銷它所欠的款項：貸款還款或有文件記錄的報銷，不是提款。償還已出資的權益，對單一成員 LLC 是提款，對合夥企業或公司則是分配，而公司的分配可能是應稅股息（26 U.S.C. 301(c)）。多成員 LLC 的還款有自己的限制。還款給所有者本身不是費用。

費用本身現在是否可以扣除、是否要資本化或攤銷，是另一個稅務問題：同一份出版物把營運開始之前的大多數費用視為資本支出，只有有限的選擇可用。請參閱LLC 成立前個人墊付的創業費用，其中也說明多成員 LLC 的還款。

LLC 從第一天起應保存哪些記錄？

除少數情況外，法律並沒有要求特定種類的記錄，但系統必須清楚顯示收入和費用，並且每一筆帳都要有證明文件支持（IRS；Publication 583）。

每份記錄要保存多久，見企業記錄要保存多久；遺失的收據，見遺失的營業費用收據。

舉例

以下範例僅作說明；所有數字以美元計。

設計師的一位成員 LLC，10 月 1 日成立

這家 LLC 在 10 月 1 日向州政府提交文件，取得 EIN，並用 EIN 和設立文件開立支票帳戶。帳簿從 10 月 1 日開始，採用所有者的曆年和現金制。帳戶開立之前，所有者用個人信用卡支付了 $2,000 的設立費用。帳簿記錄 $2,000 的費用和 $2,000 的所有者出資，日期為付款當天。11 月 5 日，LLC 還給所有者 $2,000，記為所有者提款，不是費用。這些費用能否扣除，是另一個問題。

有銷售稅的兩位成員產品 LLC

兩個朋友都是個人，都在業務中工作，成立了一家轉售商品的 LLC。它預設是合夥企業，所以要提交 1065 表，並為每位合夥人設一個資本帳戶；每位合夥人投入 $25,000 現金，所以每個帳戶開帳餘額都是 $25,000。LLC 取得了州許可證。它沒有 C 公司合夥人，也沒有被動投資人，收入遠低於總收入限額，所以可以採用現金制，並且作為小型企業納稅人，可以選擇不保存存貨記錄，但仍須使用能清楚反映收入的存貨方法。它在所在州銷售 $150,000 的應稅商品（未含稅）。稅率以 6% 為例，客戶支付 $9,000 的銷售稅，在申報之前記在應付銷售稅帳戶中，不是收入。

計劃做 S 公司選擇、有一名雇員的 LLC

一家由美國公民持有的一位成員諮詢 LLC，計劃選擇 S 公司，在下一個 1 月 1 日生效，並在 11 月雇用一名兼職雇員，月薪 $2,000。在發第一張工資支票之前，它設立了工資費用、工資稅費用和工資負債帳戶，收集雇員的 I-9 表和 W-4 表，並以 LLC 自己的 EIN 運行工資核算。它最遲在 3 月 15 日提交 2553 表，這是 1 月 1 日生效日期的截止日；如果更晚提交，選擇一般要晚一年才生效，除非獲得寬免。到 12 月 31 日為止，所有者領取提款。從 1 月 1 日起，所有者也按合理報酬領取工資，其他任何所有者付款都屬於分配，權益帳戶也在那一天從提款改為分配。

您的情況不同嗎？

• LLC 有兩位或以上成員，或可能增加成員：每位成員都需要與營運協議一致的資本帳戶，成員個人墊付的費用，要經過這個帳戶。只有一位成員的 LLC 增加成員，從那一天起就成為合夥企業。請參閱合夥人資本帳戶、LLC 權益帳戶和LLC 合夥人之間如何分配所有權；如果帳簿必須與第一份合夥企業稅表一致，另請參閱記帳協助。
• 您打算做 S 公司選擇：帳簿和工資核算在生效日改變，而逾期的選擇需要寬免。請參閱是否選擇 S 公司身份和 S 公司選擇後的帳簿；如果工資核算和所有者帳戶必須在生效日更改，另請參閱記帳協助。
• 您在一個以上的州銷售：每個州都可能要求自己的許可證和申報表。請參閱何時必須代收銷售稅、按州追蹤銷售額以判斷稅務關聯和在另一個州登記；如果銷售稅帳戶必須與多個州的申報表對上，另請參閱記帳協助。
• 您即將雇用雇員：請參閱設立工資核算；如果工資帳戶必須與第一份季度申報表對上，另請參閱記帳協助。
• 個人帳戶裡已有好幾個月的交易：第一份稅表之前，帳簿需要修復。請參閱整理混在一起的營業資金和個人資金和補做逾期的帳目；如果修復工作超出您獨自處理的能力，另請參閱記帳協助。
• 有所有者住在美國境外：EIN 申請可能只能透過電話、傳真或郵寄，而且 S 公司選擇不適用於非居民外國人股東。由一位外國人完全持有的美國 LLC，在有須申報交易的年度，要提交形式上的（pro forma）1120 表並附 5472 表，未提交或未保存記錄的罰款為 $25,000（5472 表填表說明）。請參閱在境外成立和經營公司、外國人持有的美國公司的記帳和外國人持有的單一成員 LLC 的申報；如果帳簿必須圍繞境外所有者來設定，另請參閱記帳協助。
• 您正在考慮是否自己記帳：請參閱自己記帳還是請記帳員；如果帳簿從第一個月起就必須配合合夥企業或 S 公司的稅表，另請參閱記帳協助。