신규 LLC 장부 설정 체크리스트: 먼저 정할 것

새 LLC는 장부에 첫 거래를 기록하기 전에 무엇을 정해야 하나요?

새 LLC는 거래를 기록하기 전에 여덟 가지를 정해야 합니다. IRS의 과세 방식, 과세연도, 회계 방식, 고용주 식별번호(EIN)와 은행 계좌, 판매세 허가증 필요 여부, 급여 지급 방식, 소유주가 이미 낸 비용의 기록 방법, 장부를 누가 관리할지입니다. 이 선택들은 서로 연결되어 있고 일부는 EIN이 필요하므로, 주에서 LLC를 설립하면 곧바로 EIN을 신청하세요.

LLC에 구성원이 둘 이상이거나, S corporation 선택을 할 수 있거나, 여러 주에서 과세 상품을 판매하거나, 직원을 고용할 예정이거나, 이미 몇 달 치 거래가 개인 계좌에 있다면 단순한 사례가 아닙니다. 첫 신고서를 제출한 뒤에는 회계 방식을 바꾸려면 일반적으로 IRS의 승인이 필요하고, 과세연도를 바꾸는 데도 필요할 수 있습니다(Publication 538; Publication 583).

먼저 준비할 자료: 주 설립 서류, 운영 계약서, EIN 확인 서신, 은행 계좌 정보, 주 등록 번호. 장부를 누가 어떤 도구(소프트웨어, 스프레드시트, 장부 담당자)로 관리할지 정하세요. 직접 할지 고용할지와 스프레드시트로 장부 관리하기를 참고하세요. 세금 신고서에 맞춘 계정과목표는 이 결정 뒤에 만듭니다. Schedule C 계정과목표를 참고하세요. 설립 후 제출할 서류는 회사 설립 후 제출할 것에 있습니다.

단일 구성원 LLC와 다수 구성원 LLC는 장부 관리가 어떻게 다른가요?

단일 구성원 LLC는 개인사업자와 같은 장부를 둡니다. 수입, 비용, 소유주의 투자, 소유주의 인출금을 기록하고, 사업용 계좌를 쓰며, 모든 기록에 근거 서류를 둡니다. 다수 구성원 LLC는 구성원마다 자본 계정을 더합니다. 법인으로 과세되는 LLC는 회사에서 일하는 소유주를 위한 급여 지급이 더해집니다.

어느 쪽에 해당하는지는 LLC라는 명칭이 아니라 연방 세법상 분류가 정합니다. 구성원이 한 명인 미국 내 LLC는 소유주의 신고서에 포함되고, 구성원이 둘 이상이면 Form 8832(사업체 과세 방식 선택 신청서)로 법인 과세를 선택하지 않는 한 파트너십입니다(IRS; Form 8832). 구성원이 바뀌면 분류도 바뀝니다. 구성원이 한 명이던 LLC에 구성원이 들어오면 파트너십이 되고, 구성원이 한 명만 남은 파트너십은 별도 과세 대상이 아닌 사업체(disregarded entity)가 됩니다(26 CFR 301.7701-3(f)(2)). 선택 자체는 LLC 과세 방식에서 다룹니다.

자본 계정은 구성원이 넣은 돈, 번 돈, 가져간 돈을 계속 기록하는 장부입니다. 소유주 계정별 분개는 LLC 자본 계정에 있습니다.

S 선택은 모든 소유주의 동의를 받아 Form 2553으로 합니다. 일반 기한은 선택이 효력을 가지려는 과세연도 시작일부터 2개월 15일이며, 새 LLC는 소유주, 자산 또는 사업이 처음 생긴 날부터 계산합니다. 늦은 선택은 구제를 받지 않으면 일반적으로 다음 해에 효력이 생기며, 구제를 받으려면 정당한 사유가 있어야 하고 의도한 날짜로부터 3년 75일 이내에 요청해야 합니다(Form 2553 작성 안내). S corporation 요건을 충족하는 사업체만 선택할 수 있습니다. 예를 들어 비거주 외국인 주주가 없어야 하고 주식 종류는 하나여야 합니다. 기한 내에 선택하면 별도의 Form 8832 없이 효력일부터 LLC를 법인으로 취급하며, 그 날짜에 장부도 바뀝니다. S corporation은 사업에서 일하는 주주에게 다른 분배금을 지급하기 전에 적정 보수를 급여로 먼저 지급해야 합니다(IRS). 자격과 시기는 S corporation 선택 여부, 기한을 놓친 경우는 S corporation 늦은 선택 구제, 선택 후 장부는 S corporation 선택 후 장부를 참고하세요.

부부 공동재산 주가 아닌 곳에서 부부가 소유한 LLC는 일반적으로 파트너십으로 신고해야 합니다. 부부 공동재산 주에서는 부부가 공동재산으로 전부 소유한 LLC에 대해 IRS가 파트너십 처리와 별도 과세 대상이 아닌 사업체 처리를 모두 인정합니다(IRS). 배우자·가족 LLC를 참고하세요.

새 LLC는 역년과 회계연도 중 무엇을 써야 하나요?

역년이 가장 흔한 과세연도입니다(Publication 538). 단일 구성원 LLC는 소유주의 과세연도를 따르며, 파트너십과 S corporation은 선택의 폭이 더 좁습니다.

필수 과세연도가 없다면 LLC는 첫 신고서를 해당 연도로 제출하면서 과세연도를 채택합니다. EIN을 받거나, 기한 연장을 신청하거나, 추정세를 납부한다고 해서 채택되지는 않습니다(Publication 538).

연중에 설립한 파트너십이나 법인의 첫 신고서는 존재한 기간만 다룹니다(Publication 538). 결산일을 찾거나 바꾸는 방법은 회계연도와 역년에 있습니다.

현금주의와 발생주의 중 새 LLC는 무엇으로 시작해야 하나요?

대부분의 개인과 많은 소규모 사업체가 현금주의 방식을 쓰며(Publication 538), 새 LLC도 아래 세 가지 제한에 해당하지 않으면 현금주의로 시작할 수 있습니다. 현금주의에서는 수입을 받은 때, 비용을 지급한 때 인식하고, 발생주의에서는 수입을 번 때, 비용이 발생한 때 인식합니다(Publication 583). 새 LLC는 첫 신고서에서 IRS 승인 없이 허용되는 방식을 선택할 수 있으며(Publication 538), Publication 583은 과세소득을 계산할 때와 장부를 작성할 때 같은 방식을 쓰라고 설명합니다(Publication 583).

현금주의를 쓸 수 없게 되는 경우는 세 가지입니다.

• 법인 상태. C corporation(법인 과세를 선택한 LLC 포함)과 C corporation 파트너가 있는 파트너십은 일반적으로 총수입 기준(직전 3개 과세연도의 연평균 총수입이 $32,000,000 이하)을 충족하거나 적격 개인 서비스 법인(활동의 대부분이 의료, 법률, 공학, 건축, 회계, 보험계리, 공연 예술 또는 컨설팅이고, 주식의 대부분을 해당 업무를 수행하는 직원, 은퇴자, 그들의 상속재산 또는 사망 후 2년 이내의 상속인이 소유한 법인)에 해당하지 않으면 현금주의를 쓸 수 없습니다. 단일 고용주로 취급되는 관련 사업체는 합산하며, 존재한 지 세 해가 안 된 사업은 존재한 기간만 사용하고, 짧은 과세연도는 연환산하며, 전신 사업의 총수입도 포함합니다(26 U.S.C. 448; Publication 538). S corporation은 이 범주에 속하지 않습니다.
• 택스 셸터(tax shelter) 상태. 법령이 정의하는 택스 셸터는 규모와 관계없이 현금주의를 쓸 수 없으며, 총수입 예외도 적용되지 않습니다. 이 용어에는 신디케이트가 포함됩니다. 신디케이트는 C corporation이 아닌 사업체로, 손실의 35% 초과에 해당하는 몫을 유한 파트너나 유한 사업 참여자(limited entrepreneurs), 즉 일반적으로 사업을 적극 운영하지 않는 소유주에게 배분합니다(26 U.S.C. 448; 26 CFR 1.448-2).
• 재고. 상품의 매입과 판매가 소득을 얻는 활동의 일부라면 매입과 매출은 발생주의로 처리합니다. 소규모 사업자(small business taxpayer, 총수입이 같은 한도 이하이고 택스 셸터가 아닌 사업자)는 재고를 기록하지 않기로 선택할 수 있지만, 소득을 명확히 반영하는 재고 평가 방법은 여전히 써야 합니다(Publication 538).

첫 신고서 이후 현금주의와 발생주의 사이를 바꾸려면 일반적으로 Form 3115(회계 방식 변경 신청서)로 IRS의 승인을 받아야 합니다(Publication 538). 대출 기관, 투자자, 임대인이 다른 방식의 재무제표를 요구할 것 같다면 첫 신고서 전에 정하세요. 현금주의 신고서와 함께 발생주의 재무제표를 쓰려면 신고서와 대사할 수 있는 기록이 필요합니다(26 CFR 1.446-1(a)(4); Schedule M-3 작성 안내, 14번 줄). 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고와 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

LLC에 지금 EIN이 필요한가요? 단일 구성원 LLC는 언제 필요한가요?

표에서 보듯 대부분의 새 LLC는 필요합니다. 주에서 LLC를 설립한 직후에 신청하세요. 은행이 EIN을 요구하며, IRS는 그렇지 않으면 신청이 지연될 수 있다고 설명합니다. EIN은 무료이며, IRS는 EIN에 요금을 받는 웹사이트를 조심하라고 경고합니다. 온라인 도구는 미국 내 주요 사업장과 사회보장번호(SSN) 또는 개인 납세자 식별번호(ITIN)가 있는 책임자(responsible party)가 필요합니다. 이 도구를 쓸 수 없는 LLC는 전화, 팩스, 우편으로 신청합니다(IRS).

신고서 기한이나 세금 납부일이 되기 전에 번호를 받을 수 있도록 일찍 신청하세요(Publication 583).

함정 하나: 고객이 구성원이 한 명인 LLC에 Form W-9(납세자 식별번호 확인서)를 요청하면, IRS는 개인이 소유한 별도 과세 대상이 아닌 LLC는 LLC의 EIN이 아니라 소유주의 SSN이나 EIN을 적어야 한다고 설명합니다(IRS). 소유주가 외국인이면 미국 납세자 번호가 있더라도 해당하는 Form W-8을 대신 제출합니다. 법인 또는 파트너십으로 분류된 LLC는 자체 EIN을 적습니다(Form W-9 작성 안내).

새 LLC는 첫날부터 별도의 은행 계좌와 카드가 필요한가요?

IRS는 새 사업 소유주에게 사업용 입출금 계좌를 일찍 열고 개인 계좌와 분리하라고 안내합니다. 사업용 수표책은 사업 비용을 기록하는 기본 자료이므로, 계좌가 섞여 있으면 나중에 모든 기록을 분류해야 합니다(Publication 583).

은행은 보통 EIN, 설립 서류, 소유권 합의서를 요구하며, 사업 자금과 개인 자금을 분리하면 개인의 유한 책임 보호에 도움이 됩니다(SBA). 계좌를 열지, 언제 열지는 LLC 사업용 은행 계좌에 있습니다.

첫 입금부터 다음과 같이 하세요.

• 모든 수입을 사업용 계좌에 입금하고, 입금마다 사업 소득, 개인 자금, 대출 중 하나로 표시합니다(Publication 583).
• 사업 비용은 사업용 계좌나 카드로, 개인 비용은 개인 자금으로 냅니다. 개인 인출은 사업 비용이 아니며, 어느 소유주 계정에 반영되는지는 LLC의 과세 방식에 따라 다릅니다(LLC 자본 계정 참고).
• 계좌를 매달 장부와 대사합니다(Publication 583).

이미 섞인 개인 자금과 사업 자금은 사업 자금과 개인 자금이 섞였을 때 바로잡기에서 다룹니다.

LLC에 판매세 허가증이 필요한가요? 장부에는 무엇이 추가되나요?

주의 등록 규정이 적용될 때만 필요합니다. LLC가 판매하는 것, 주와의 연관성, 마켓플레이스가 대신 세금을 징수하는 경우 같은 예외가 기준입니다. 주마다 정하므로 첫 판매 전에 해당 주의 세무 당국을 확인하세요. 캘리포니아 주가 한 예입니다. 판매자가 캘리포니아에서 사업을 하며 보통 소매 판매세 대상인 유형 동산을 판매하거나 리스할 계획이라면 캘리포니아 판매자 허가증이 있어야 합니다. 이 규정은 LLC에도 적용되고, 허가증은 무료이며, 지역 사업 면허와는 별개입니다(CDTFA Publication 73). 소매 상품 판매를 모두 CDTFA에 등록된 마켓플레이스 사업자를 통해 하는 판매자는 등록하지 않아도 되지만, 직접 판매가 하나라도 있으면 달라질 수 있습니다(CDTFA). 다른 주로 판매할 때 LLC가 세금을 징수해야 하는 곳은 판매세를 징수해야 하는 경우에 있습니다.

허가증이 있으면 장부가 추적할 내용이 달라집니다. 최소한 판매세 미지급금 계정이 있어야 합니다. 징수한 세금은 주에 내야 할 돈이며 수입이 아니기 때문입니다(Publication 583). 주마다 별도 규정이 추가됩니다. 예를 들어 캘리포니아 주는 대금을 나중에 받더라도 판매가 이루어진 기간에 보고하도록 하고, 판매가 없는 기간에도 신고서를 제출하도록 하며, 세금 없이 구매하는 고객의 재판매 증명서를 판매자가 보관하도록 합니다. 법인이나 LLC가 내야 할 세금에 대해 책임 있는 개인이 개인 책임을 질 수 있다고도 설명합니다(CDTFA Publication 73). 다른 주는 다를 수 있습니다. 분개는 판매세 분개에 있습니다.

LLC는 직원과 계약자에 대해 무엇을 준비해야 하나요?

직원이 있는 LLC는 첫 급여 지급 전에 급여 체계를 준비하고, 계약자에게 지급하는 LLC는 첫 지급 전에 미국 계약자마다 Form W-9를 받습니다. 소유주는 기본적으로 급여 대상이 아닙니다.

구성원이 한 명인 LLC도 고용세에서는 별도 사업체이므로 자체 이름과 EIN으로 급여를 신고합니다(IRS). 대부분의 고용주는 연방 실업세뿐 아니라 주 실업세도 냅니다(Publication 15). 직원을 계약자로 잘못 처리하면 LLC가 고용세와 가산세를 책임질 수 있습니다(Publication 583). 급여에서 원천징수한 세금은 신탁으로 보관하는 돈입니다. 임원, 파트너, 사업 자금을 지출할 권한이 있는 사람처럼 책임 있는 사람이 고의로 납부하지 않으면 납부하지 않은 세금과 같은 금액의 신탁기금 회수 가산세(TFRP)를 내야 하며, IRS는 일반적으로 3년 이내에 부과할 수 있습니다(Publication 15; 26 U.S.C. 6672). 미국 밖의 계약자는 W-9를 쓰지 않습니다(Form W-9 작성 안내). 해외 계약자에게 지급하기를 참고하세요. 올바른 납세자 식별번호가 없으면 지급하는 쪽은 일반적으로 보고 대상 지급액에 대해 24% 세율로 백업 원천징수를 해야 하며, LLC가 계약자에게 지급할 때나 고객에게서 받을 때 모두 마찬가지입니다(IRS). 양식별 설정은 급여 설정, 계약자 보고는 세금 양식을 받는 계약자에 있습니다.

소유주. 개인사업자는 사업체의 직원이 아닙니다(Publication 334). 파트너에 대한 지급은 소득세 원천징수, 사회보장세와 메디케어세, 연방 실업세 대상에서 제외되지만, 사업에서 일하는 법인 임원은 직원입니다(Publication 15). 파트너십 신고서를 제출하는 LLC의 구성원은 대신 일반적으로 소득 지분에 대해 자영업세를 냅니다(IRS). 따라서 소유주 급여 지급은 일반적으로 S 선택이나 법인 선택 뒤에야 시작됩니다.

LLC 계좌가 생기기 전에 개인적으로 낸 비용은 어떻게 기록하나요?

각 비용을 원래 날짜와 금액으로 기록하고, 돈의 출처는 소유주로 표시합니다. 소유주가 LLC를 위해 넣은 돈은 소유주의 투자이며, 소유주와 LLC가 갚기로 합의했다면 대여금입니다. LLC의 수입이 아닙니다. IRS는 사업 자금과 사업 외 자금, 과세 소득과 비과세 소득이 섞이지 않도록 기록이 수입의 출처를 밝혀야 한다고 설명합니다(Publication 583).

1. 비용마다 날짜, 지급처, 금액, 목적을 목록으로 만들고 영수증을 보관합니다.
2. 지급한 날짜에 비용과 그에 대응하는 소유주 출자(또는 대여금)를 기록합니다.
3. LLC가 소유주에게 돌려줄 때는 먼저 LLC가 갚아야 할 돈을 정리합니다. 대여금 상환이나 문서로 남긴 상환은 인출금이 아닙니다. 출자한 자본을 돌려주는 것은 단일 구성원 LLC에서는 인출금이고 파트너십이나 법인에서는 분배금이며, 법인의 분배금은 과세 대상 배당이 될 수 있습니다(26 U.S.C. 301(c)). 다수 구성원 LLC가 돌려줄 때는 별도 한도가 있습니다. 소유주에게 돌려주는 것 자체는 비용이 아닙니다.

비용 자체를 지금 공제할 수 있는지, 자본화하거나 상각해야 하는지는 별도의 세금 문제입니다. 같은 자료는 영업을 시작하기 전의 대부분의 비용을 제한된 선택만 가능한 자본적 지출로 봅니다. 다수 구성원 LLC의 상환도 다루는 LLC 설립 전에 개인적으로 낸 창업 비용을 참고하세요.

LLC는 첫날부터 어떤 기록을 보관해야 하나요?

몇몇 경우를 제외하면 법은 특별한 종류의 기록을 요구하지 않지만, 시스템이 수입과 비용을 명확히 보여 주어야 하고 모든 기록을 근거 서류가 뒷받침해야 합니다(IRS; Publication 583).

각 기록의 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에, 분실한 영수증은 사업 비용 영수증 분실에 있습니다.

예시

아래 예시는 설명용이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

10월 1일에 설립한 디자이너의 단일 구성원 LLC

LLC는 10월 1일에 주에 설립 서류를 제출하고, EIN을 받고, EIN과 설립 서류로 입출금 계좌를 엽니다. 장부는 10월 1일에 소유주의 역년과 현금주의 방식으로 시작합니다. 계좌가 생기기 전에 소유주가 개인 카드로 설립 비용 $2,000을 냈습니다. 장부에는 비용 $2,000과 소유주의 투자 $2,000을 지급한 날짜로 기록합니다. 11월 5일에 LLC가 소유주에게 $2,000을 돌려주며, 이는 비용이 아니라 소유주 인출금으로 기록합니다. 비용을 공제할 수 있는지는 별도의 문제입니다.

판매세가 있는 두 구성원의 제품 LLC

둘 다 사업에서 일하는 개인인 친구 두 명이 상품을 재판매하는 LLC를 설립합니다. 기본적으로 파트너십이므로 Form 1065를 제출하고 파트너별 자본 계정을 둡니다. 파트너가 각자 현금 $25,000을 출자하므로 각 계정은 $25,000으로 시작합니다. LLC는 주 허가증을 받습니다. C corporation 파트너도 수동적 투자자도 없고 총수입이 총수입 한도에 한참 못 미치므로 현금주의 방식을 쓸 수 있고, 소규모 사업자로서 재고를 기록하지 않기로 선택할 수 있지만, 소득을 명확히 반영하는 재고 평가 방법은 써야 합니다. LLC는 소재지 주에서 세금 전 과세 상품 $150,000을 판매합니다. 예시용 세율 6%를 적용하면 고객이 판매세 $9,000을 내며, 이 금액은 신고할 때까지 판매세 미지급금 계정에 있고 수입이 아닙니다.

S 선택을 계획하는 LLC와 직원 한 명

미국 시민권자가 소유한 단일 구성원 컨설팅 LLC가 다음 1월 1일부터 효력이 생기는 S 선택을 계획하고, 11월에 월 $2,000으로 시간제 직원을 고용합니다. 첫 급여를 지급하기 전에 급여 비용, 급여세 비용, 급여 부채 계정을 만들고, 직원의 Form I-9와 Form W-4를 받고, LLC 자체 EIN으로 급여를 지급합니다. 1월 1일 효력 기준 선택의 기한인 3월 15일까지 Form 2553을 제출합니다. 더 늦게 제출하면 구제를 받지 않는 한 선택은 일반적으로 한 해 뒤에 효력이 생깁니다. 12월 31일까지 소유주는 인출금을 가져갑니다. 1월 1일부터 소유주도 적정 보수로 급여 명단에 오르고, 그 밖의 소유주 지급은 분배금이며, 자본 계정도 그날부터 인출금에서 분배금으로 바뀝니다.

상황이 다르다면?

• LLC에 구성원이 둘 이상이거나 구성원이 늘 수 있는 경우: 구성원마다 운영 계약서와 맞는 자본 계정이 필요하며, 구성원이 개인적으로 낸 비용도 이 계정에 반영됩니다. 구성원이 한 명이던 LLC에 구성원이 들어오면 그 날짜부터 파트너십이 됩니다. 파트너 자본 계정, LLC 자본 계정, LLC 파트너 간 지분 나누기를 참고하고, 장부가 첫 파트너십 신고서와 맞아야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• S 선택을 계획하는 경우: 효력일에 장부와 급여 지급이 바뀌고, 늦은 선택은 구제가 필요합니다. S corporation 선택 여부와 S corporation 선택 후 장부를 참고하고, 효력일에 급여와 소유주 계정을 바꿔야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 여러 주에서 판매하는 경우: 주마다 별도의 허가증과 신고서를 요구할 수 있습니다. 판매세를 징수해야 하는 경우, 주별 매출 추적, 다른 주에 등록하기를 참고하고, 판매세 계정을 여러 주의 신고서와 맞춰야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 직원을 고용할 예정인 경우: 급여 설정을 참고하고, 급여 계정을 첫 분기 신고서와 맞춰야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 이미 몇 달 치 거래가 개인 계좌에 있는 경우: 첫 신고서 전에 장부를 바로잡아야 합니다. 사업 자금과 개인 자금이 섞였을 때 바로잡기와 밀린 장부 따라잡기를 참고하고, 혼자 정리하기 어렵다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 소유주가 미국 밖에 사는 경우: EIN 신청을 전화, 팩스, 우편으로 해야 할 수 있으며, S 선택은 비거주 외국인 주주에게 닫혀 있습니다. 외국인 한 명이 전부 소유한 미국 LLC는 신고 대상 거래가 있는 연도마다 Form 5472(외국인 소유 미국 법인·LLC 정보 신고서)와 함께 형식적인(pro forma) Form 1120을 제출하며, 제출하지 않거나 기록을 보관하지 않으면 가산세는 $25,000입니다(Form 5472 작성 안내). 해외에서 회사 설립하고 운영하기, 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리, 외국인 소유 단일 구성원 LLC의 신고를 참고하고, 해외 거주 소유주를 기준으로 장부를 설정해야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.
• 장부를 직접 관리할지 고민 중인 경우: 직접 할지 고용할지를 참고하고, 첫 달부터 장부가 파트너십이나 S corporation 신고서를 따라야 한다면 장부 관리 서비스를 이용하세요.