¿Un contratista 1099 necesita una LLC? Impuestos y elección S

¿Los contratistas independientes necesitan una LLC para cobrar con Forms 1099?

No. Un propietario único es quien tiene solo un negocio sin constituir como corporación, y lo declara en el Schedule C y el Schedule SE con el Form 1040 (IRS). Un cliente generalmente informa lo que le paga en el Form 1099-NEC cuando los pagos llegan a $2,000 en el año, y el beneficiario puede ser una persona física (instrucciones del 1099-NEC). Cobrar y que le informen el pago no depende de tener una LLC. Usted declara todos los ingresos del negocio en el Schedule C, aunque el cliente no le envíe un Form 1099 (Publication 334), y un ingreso adicional pequeño tampoco requiere una LLC: el impuesto por trabajo independiente se aplica cuando las ganancias netas llegan a $400 (IRS).

Una LLC de un solo miembro cambia poco en la declaración de impuestos. La decisión principal que cambia el impuesto federal es la elección de corporación S.

Fuentes de la tabla: empresas individuales, LLC de un solo miembro, corporaciones S, pago en una corporación S, instrucciones del 1099-NEC y la SBA.

En resumen: constituya una LLC para separar la responsabilidad según la ley estatal o porque un cliente lo exige, y considere la elección S solo cuando la ganancia sea muy superior a lo que se pagaría como sueldo por su trabajo.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• Un cliente exige una entidad, o controla sus horarios, métodos y herramientas.
• El ingreso neto por Forms 1099 creció lo suficiente como para preguntarse si la elección S conviene.
• Su estado cobra un monto anual alto solo por mantener una LLC.
• Su trabajo requiere una licencia profesional estatal. California, por ejemplo, no permite constituir ni registrar una LLC para prestar un servicio profesional que exige licencia, certificación o registro conforme a su Business and Professions Code o a la Chiropractic Act, salvo para agentes y corredores de seguros (FTB). Si su trabajo entra en esa categoría, es una pregunta para su junta de licencias o un abogado.
• Hay años anteriores con ingresos 1099 sin declarar o con impuestos estimados que no se pagaron. Constituir una LLC no cambia nada de eso.
• No puede decir cuál fue su ganancia neta el año pasado. Toda decisión aquí parte de ese número, y los totales de los Forms 1099 por sí solos no son la ganancia.

Reúna antes de decidir: el ingreso neto por Forms 1099 y los gastos de cada año (estados de cuenta bancarios, copias de los Forms 1099-NEC, recibos), los Forms W-2 de otro empleo, si algún cliente le pidió un W-9 o una LLC, su estado, y de quién son el sitio, el horario y las herramientas con los que trabaja.

¿Una LLC de un solo miembro cambia mi impuesto sobre la renta o mi impuesto por trabajo independiente?

No. Para el impuesto sobre la renta, el IRS trata a una LLC con un solo miembro como si no fuera distinta de su propietario (una «entidad ignorada», o «disregarded entity») salvo que elija tributar como corporación, por lo que sus ingresos y gastos van en el Schedule C del propietario. El propietario de una LLC de un solo miembro que opera un negocio paga el impuesto por trabajo independiente igual que un propietario único (IRS).

El impuesto por trabajo independiente es 15.3% de 92.35% de la ganancia neta. Tiene dos partes: 12.4% de Seguro Social, que se detiene en $184,500 de sueldos y ganancias netas combinados, y 2.9% de Medicare, que no tiene tope (IRS; Form 1040-ES). Usted puede deducir la parte equivalente a la del empleador al calcular el ingreso bruto ajustado.

Un cliente normalmente no retiene impuestos de un pago por Form 1099, con o sin LLC (IRS). Por lo general, usted paga impuestos estimados si espera deber al menos $1,000 después de retenciones y créditos, y sus pagos hasta ese momento no alcanzan los montos que el IRS acepta como suficientes (Form 1040-ES). Vea impuestos estimados trimestrales sobre ingresos 1099.

Una cosa sí puede variar aunque el impuesto federal sobre la renta no: un estado puede cobrarle un impuesto a la propia LLC. El impuesto anual de California es $800 (FTB). Para ver todas las clasificaciones, consulte cómo tributa una LLC.

Un cliente me pidió constituir una LLC: ¿estoy obligado y cambia mi estatus de trabajador?

Un cliente puede incluir la LLC como condición de su contrato, pero la LLC no determina si el IRS lo trata como contratista o como empleado. El IRS pondera tres grupos de hechos: de comportamiento (si quien paga controla lo que usted hace y cómo), financieros (cómo se le paga, quién aporta las herramientas, si se reembolsan los gastos) y el tipo de relación (contratos escritos, beneficios, si el trabajo es una parte clave del negocio de quien paga). Ningún factor decide por sí solo, y el IRS examina toda la relación (IRS). La forma jurídica del negocio no está entre los factores que enumera.

Una LLC que factura a un solo cliente a tiempo completo, con el horario, las herramientas y la dirección de ese cliente, deja esos hechos intactos. Si los hechos apuntan a un empleado, el negocio o el trabajador pueden pedirle al IRS una determinación con el Form SS-8, que puede tardar al menos seis meses (IRS).

Algunos estados aplican una prueba más estricta que la del IRS; California, por ejemplo, aplica una prueba ABC a la mayoría de los trabajadores. Vea trabajadores que un cliente puede tratar como empleados.

Reúna el contrato, quién fija su horario, de quién son las herramientas y el sitio que usa, y sus otros clientes.

¿Puedo pasar mis ingresos 1099 a una LLC y qué va en el W-9 del cliente?

Sí en la práctica, y para efectos fiscales no se mueve nada. Usted constituye la LLC según la ley estatal y sigue trabajando para los mismos clientes. Como el IRS ignora una LLC de un solo miembro para el impuesto sobre la renta, el ingreso queda en el mismo Schedule C de antes (IRS).

El Form W-9 de un cliente pide el nombre y el número que el cliente usará en su Form 1099-NEC. Una LLC de un solo miembro que se ignora para efectos fiscales lo completa así (Form W-9):

El IRS dice lo mismo en su guía sobre las LLC: el W-9 lleva el número del propietario, no el EIN de la LLC (IRS). Si usted no le da al cliente un número válido, el cliente generalmente debe retener 24% de sus pagos como no empleado, aunque haya solicitado un número, así que devuelva el W-9 pronto (instrucciones para quien solicita el W-9).

Una elección S cambia el formulario. La LLC pasa a tributar como corporación, así que la línea 1 es el nombre de la LLC, la línea 3a es la casilla de LLC con el código S, y la Parte I lleva el EIN propio de la LLC (Form W-9). Esa LLC se trata como corporación desde la fecha de vigencia indicada en su Form 2553 (IRS); los ingresos de fechas anteriores siguen con usted en el Schedule C.

Un contrato nombra a quien recibe el pago. Pida a cada cliente que lo actualice, o firme uno nuevo a nombre de la LLC, y cambie en consecuencia las facturas, la cuenta bancaria y los seguros. Para pasar activos, cuentas y el nombre comercial a la nueva entidad, vea cómo cambiar la estructura de su negocio.

¿Qué hace una LLC por mí: responsabilidad, una cuenta bancaria ordenada y qué no cubre?

Según la ley estatal, una LLC separa las deudas y las demandas del negocio de sus bienes personales. No cambia su impuesto federal sobre la renta ni su impuesto por trabajo independiente, aunque un estado todavía puede cobrarle a la LLC su propio impuesto o tarifa. La SBA indica que una empresa individual no crea una entidad separada, por lo que los activos y pasivos del negocio y los personales no están separados, mientras que una LLC protege a los propietarios de la responsabilidad personal en la mayoría de los casos (SBA). La LLC misma se crea por ley estatal, y cada estado fija sus propias reglas (IRS).

Una cuenta bancaria ordenada no requiere una LLC. El IRS aconseja a un negocio nuevo abrir una cuenta corriente comercial y mantenerla separada de la personal (Publication 583). Una LLC de un solo miembro sin empleados ni impuestos especiales no necesita un EIN para efectos fiscales federales, pero puede obtener uno si un banco o el estado se lo piden (IRS). Vea una cuenta bancaria comercial para una LLC o un propietario único.

Lo que una LLC no cubre:

• Impuestos. Una LLC de un solo miembro paga el mismo impuesto sobre la renta y el mismo impuesto por trabajo independiente que un propietario único.
• Estatus de trabajador. El IRS decide si usted es contratista o empleado según los hechos de la relación, no según la forma jurídica del negocio.
• Deducciones. Una LLC no agrega ninguna; un propietario único ya deduce en el Schedule C los costos ordinarios y necesarios del negocio.
• Hasta dónde llega la protección de responsabilidad. La SBA dice «en la mayoría de los casos». La ley estatal rige los reclamos ligados a su propio trabajo y las deudas que usted garantiza personalmente; consulte a un abogado con licencia en su estado. La ley tributaria federal tiene su propia excepción: una persona responsable que deliberadamente no recauda o no entrega el impuesto sobre la renta retenido ni los impuestos del Seguro Social y Medicare de los empleados puede deber el monto impago personalmente, lo cual importa cuando una elección S lo pone en nómina (IRS; sección 6672). El cobro generalmente puede hacerse durante 10 años después de la determinación, con suspensiones y prórrogas (sección 6502).

¿Cuánto cuesta una LLC cada año?

Constituir una LLC cuesta una tarifa de presentación al estado, y muchos estados cobran después una tarifa o un impuesto anual por el informe. Cada estado fija los montos y varían mucho.

Una LLC de un solo miembro por defecto generalmente no presenta una declaración federal del impuesto sobre la renta aparte, así que los trámites adicionales son sobre todo a nivel estatal. Sigue siendo una entidad separada para el impuesto de empleo y ciertos impuestos especiales (IRS). Para el cargo anual de su estado, vea tarifas e informes anuales de la LLC por estado. Para California, vea el impuesto mínimo y la tarifa de LLC de California. Para saber dónde constituirla, vea en qué estado constituir su empresa.

¿Constituir una LLC reduce mi ingreso personal o agrega deducciones?

No. Para ser deducible, un gasto del negocio debe ser ordinario y necesario, ya sea en la declaración de un propietario único o de cualquier otro negocio (Publication 583). Un propietario único ya deduce esos costos en el Schedule C, así que una LLC no agrega ninguna deducción. Los gastos personales, de vida y de familia siguen sin ser deducibles (Publication 334).

Una elección S tampoco agrega deducciones. Cambia la forma en que se paga al propietario: una parte de la ganancia pasa a ser sueldo, que tributa por la nómina, y el resto tributa en la declaración del propietario como su parte de la ganancia. El ahorro federal, cuando lo hay, está en el impuesto del Seguro Social y Medicare, no en el ingreso. Algunos estados también permiten que una corporación S, pero generalmente no una LLC ignorada, pague el impuesto estatal sobre la renta a nivel de la entidad, que el IRS permite a la corporación S deducir (Notice 2020-75); cada estado fija sus propios requisitos y condiciones.

Dejar la ganancia en una LLC que tributa como corporación C es una decisión distinta, con un impuesto corporativo aparte; vea LLC o corporación C.

¿Cuándo puede una elección de corporación S bajar el impuesto por trabajo independiente y cuánto debo pagarme?

Una elección S puede reducir el impuesto del Seguro Social y Medicare solo cuando la ganancia es muy superior a lo que se pagaría como sueldo por su trabajo. El impuesto sobre el sueldo pasa por la nómina, y la ganancia que se retira por encima del sueldo no lleva impuesto de empleo. La corporación debe pagar a un accionista-empleado una compensación razonable por sus servicios antes de hacer distribuciones que no sean sueldo, y el IRS puede reclasificar las distribuciones como sueldos (IRS). Los ejecutivos de una corporación que trabajan en el negocio son sus empleados (Publication 15).

El sueldo lleva el mismo 15.3% en total, 12.4% de Seguro Social y 2.9% de Medicare, la mitad retenida del pago del propietario y la otra mitad pagada por la corporación (Publication 15). Por eso el ahorro está solo en la ganancia que no es sueldo. Dos cosas lo reducen:

• Por encima de $184,500 de sueldos y ganancias netas combinados, solo continúa la parte de Medicare, por lo que una ganancia adicional agrega poco ahorro (Form 1040-ES). Los sueldos de otro empleo consumen ese límite para el impuesto por trabajo independiente, pero la corporación S igual debe su propio impuesto del Seguro Social como empleador sobre el sueldo que le paga a usted, sin importar lo que haya retenido otro empleador (Publication 15). El Seguro Social retenido en exceso por empleadores puede acreditarse en su declaración (IRS). El Additional Medicare Tax (impuesto adicional de Medicare) también puede aplicarse a quienes ganan mucho.
• La deducción por ingreso empresarial calificado (una deducción de hasta 20% de la ganancia del negocio) está disponible tanto para propietarios únicos como para propietarios de corporaciones S, pero la compensación razonable de una corporación S no es ingreso empresarial calificado (IRS). Pasar ganancia a sueldo puede reducir esa deducción. También está limitada por el ingreso gravable, así que el efecto depende de su propia declaración.

El IRS no fija una fórmula para el sueldo. Para saber qué se considera razonable y los montos, vea el sueldo del propietario de una corporación S. Para el cálculo del punto de equilibrio y cómo presentar la elección, vea cuándo conviene una elección S.

¿Qué agrega una elección S: nómina, una declaración corporativa, reglas estatales y una fecha límite?

Una elección S agrega las obligaciones de un empleador, una segunda declaración de impuestos y, en algunos estados, un impuesto estatal, así que su ahorro tiene que cubrirlos todos. Compare el impuesto estatal bajo cada clasificación: un cargo anual fijo, como el impuesto mínimo de franquicia de $800 de California para las corporaciones S, puede borrar un ahorro pequeño. Para saber cómo pagarse desde una LLC con o sin la elección, vea cómo pagarse a sí mismo.

Si ya pasó la fecha límite del Form 2553, vea alivio por una elección tardía de corporación S. La contabilidad también cambia después de la elección: vea la contabilidad después de una elección de corporación S.

¿Cómo decido y qué configuro primero?

Constituya una LLC para separar la responsabilidad o por la exigencia de un cliente, y considere una elección S solo cuando conozca su ganancia neta y pueda manejar una nómina.

Configure en este orden:

1. Abra una cuenta bancaria comercial y deposite en ella cada dólar del dinero del negocio (Publication 583). Vea registros para trabajadores independientes.
2. Pague impuestos estimados sobre los ingresos 1099 cada trimestre si espera deber al menos $1,000 después de retenciones y créditos (Form 1040-ES).
3. Si constituye una LLC: preséntela ante su estado, obtenga un EIN si el banco o el estado lo piden, y luego envíe a cada cliente un W-9 actualizado.
4. Si hace la elección S: confirme que es elegible, configure la nómina y la contabilidad de la corporación antes del primer pago, y presente el Form 2553 antes de su fecha límite. Lo firma un ejecutivo autorizado y todos los propietarios dan su consentimiento, incluido un cónyuge con un interés de bienes gananciales en las acciones o en sus ingresos (instrucciones del Form 2553). Vea cuándo conviene una elección S.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Las cifras están en dólares estadounidenses y suponen un declarante soltero sin otros sueldos ni ingresos por trabajo independiente. Ignoran los efectos del impuesto sobre la renta y del Additional Medicare Tax, que otro estado civil para efectos de la declaración u otros ingresos podrían generar.

Una diseñadora con ganancia neta de $90,000

Una diseñadora freelance obtiene una ganancia neta de $90,000 de clientes que pagan con Form 1099-NEC, como propietaria única. Las ganancias netas del trabajo independiente son 92.35% de $90,000, es decir, unos $83,100, y el impuesto por trabajo independiente de 15.3% es de unos $12,700.

Constituir una LLC de un solo miembro deja igual el Schedule C, el impuesto por trabajo independiente y los impuestos estimados: sigue siendo de unos $12,700. El costo nuevo es la tarifa del estado. En California el impuesto anual es de $800, sea cual sea la ganancia.

Una consultora con ganancia neta de $200,000

Una consultora obtiene una ganancia neta de $200,000 como propietaria única. Las ganancias netas son de unos $184,700. El impuesto del Seguro Social de 12.4% se detiene en la base salarial de $184,500 ($22,878), y Medicare de 2.9% suma unos $5,356, así que el impuesto por trabajo independiente es de unos $28,200.

Ella constituye una LLC y hace la elección S. Solo para mostrar la aritmética, la tabla prueba dos sueldos; el IRS no fija ningún porcentaje, y lo que se considera razonable depende de su trabajo. El impuesto de nómina es 15.3% del sueldo. Se supone que el servicio de nómina, la preparación del Form 1120-S y los cargos estatales suman $4,000 al año.

El sueldo también puede reducir su deducción por ingreso empresarial calificado, lo que aumenta su impuesto sobre la renta. El ahorro real requiere una declaración preparada de ambas formas con sus propias cifras.

Un contratista con un cliente que lo controla

Un contratista trabaja a tiempo completo para un cliente, que fija su horario y aporta sus herramientas, y le pide que facture mediante una LLC. El IRS igual examina el control, el pago y la relación, así que puede ser un empleado sea cual sea su forma jurídica; él o el cliente pueden pedir una determinación con el Form SS-8.

¿Su caso es distinto?

• Su ingreso neto por Forms 1099 creció, un cliente quiere una entidad, o usted está evaluando una elección S y quiere cifras para su propio estado: si constituir, en qué estado, si hacer la elección y cuándo, y qué nómina y contabilidad configurar primero dependen de sus propias cifras. Vea constitución de empresas; la guía de la elección S incluye el cálculo del punto de equilibrio.
• Su contabilidad está atrasada, no puede decir cuál es su ganancia neta, o los totales de sus Forms 1099 no coinciden con sus depósitos: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, cómo reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y ayuda con la contabilidad.
• Pasaron años con ingresos 1099 sin declarar, o no se pagaron impuestos estimados: una LLC no corrige los años anteriores. Vea cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar y ayuda con impuestos para personas.
• Recibió un aviso del IRS que dice que su declaración no coincide con un Form 1099: vea cómo responder a un aviso de subdeclaración.
• Un cliente lo trata como empleado, o su estado usa una prueba más estricta: vea trabajadores que un cliente puede tratar como empleados.
• Ya hizo la elección S, o se le pasó la fecha límite del Form 2553: vea alivio por una elección tardía de corporación S.
• Vive en California: vea el impuesto mínimo y la tarifa de LLC de California.
• Está en EE. UU. con una visa, o no es residente fiscal de EE. UU.: si puede trabajar como freelancer y cómo tributa una LLC depende de su visa y su residencia. Vea cómo iniciar una LLC con una visa y la declaración de un no residente por ingresos de negocios.
• Vive en Canadá y trabaja por contrato para clientes de EE. UU.: vea un freelancer canadiense con clientes de EE. UU. y cómo constituir una empresa para trabajar por contrato para clientes de EE. UU..
• Es ciudadano de EE. UU. y dirige el negocio desde otro país: vea una LLC o corporación S mientras vive en el extranjero.
• La LLC tiene dos o más propietarios, como cónyuges: vea LLC de cónyuges y familias.