Liste de nettoyage des livres avant la déclaration de revenus

Que doivent montrer mes livres avant que je les donne à mon préparateur?

Les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et chaque écriture doit pouvoir être rattachée à une pièce (Publication 583). N'importe quel système convient s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Pour une société de personnes ou une société, le bilan de la déclaration (annexe L), lorsqu'il est exigé, doit aussi concorder avec les livres (instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120).

Suivez la liste dans cet ordre. Chaque étape rend la suivante possible.

Le cas n'est pas simple lorsque :

• Une année déjà produite ne concorde pas. Trouvez la cause avant de rien changer; la déclaration produite pourrait être touchée.
• Une société de personnes ou une société de type S a des comptes de capital ou de prêt que personne n'a suivis. Le bilan de la déclaration doit concorder avec les livres; une société de personnes joint un état pour toute différence, et les prêts aux actionnaires d'une société de type S doivent se rapprocher des annexes K-1.
• L'argent du propriétaire est mêlé à des mois de transactions d'entreprise. Chaque transaction doit être triée avant que les livres soient utilisables.
• Des mois ne sont pas saisis, ou les livres ont des années de retard. Les mois manquants doivent être saisis avant que cette liste s'applique; voyez rattraper des livres en retard.
• Une déclaration est bientôt due. Il reste peu de temps pour trouver et corriger les écarts.
• Le propriétaire ou une société mère est hors des États-Unis. Une société américaine détenue par des étrangers peut devoir déclarer ses transactions avec son propriétaire étranger (formulaire 5472); la liste des transferts du propriétaire doit donc être complète.

Rassemblez d'abord : le relevé de chaque compte bancaire, de carte et de prêt, la déclaration produite l'an dernier, chaque formulaire 1099 reçu, et une liste de l'argent déplacé entre l'entreprise et ses propriétaires.

Chaque compte bancaire et de carte concorde-t-il avec son relevé à la fin de l'année?

Rapprochez chaque compte bancaire et de carte avec son relevé au dernier jour de la période. Les livres et le relevé doivent concorder une fois que vous avez dressé la liste de ce qui n'a pas encore été compensé. La Publication 583 demande de garder le compte d'entreprise distinct du compte personnel et de le rapprocher chaque mois. Un rapprochement se fait ainsi :

1. Comparez chaque dépôt et chaque paiement du relevé avec les livres, et notez chaque écart.
2. Dressez la liste de ce qui est dans les livres mais pas encore sur le relevé, comme les chèques en circulation et les dépôts en transit.
3. Saisissez ce qui est sur le relevé mais pas dans les livres, comme les frais bancaires.
4. Vérifiez que le solde ajusté du relevé est égal au solde ajusté des livres. Sinon, il reste une erreur.

Appliquez le même test à chaque compte et à chaque carte, y compris ceux qui sont peu utilisés ou fermés. Les soldes de carte de crédit et de prêt subissent le même test avec leurs relevés. Une banque connectée n'est pas un rapprochement : voyez pourquoi les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Un compte rapproché montre que le solde de trésorerie est exact. Il ne montre pas que les catégories le sont.

Éléments du flux bancaire : dois-je exclure ou supprimer les transactions non associées et en double?

Excluez une copie ou un élément qui n'a pas sa place dans ces livres, plutôt que de le supprimer. Cela vaut pour les éléments qui attendent encore dans le flux; un élément déjà ajouté aux livres se corrige dans les livres. Dans QuickBooks Online, un élément exclu du flux n'est pas importé de nouveau, alors qu'un élément supprimé est téléchargé de nouveau depuis la banque (documentation d'Intuit). Aucune source officielle ne décrit le comportement des flux, et d'autres logiciels peuvent différer; consultez donc leur aide avant de vous y fier.

Classez chaque élément non associé du flux dans l'un de ces trois groupes :

• Réel et pas encore dans les livres : inscrivez-le avec une catégorie.
• Déjà dans les livres par saisie manuelle, paiement de facture ou transfert dans un autre compte : associez-le à cette écriture.
• Pas pour ces livres, ou copie d'un autre élément : excluez-le.

N'excluez que les éléments qui n'ont vraiment pas leur place. Exclure un vrai dépôt laisse les livres plus bas que le relevé, et l'écart apparaît au prochain rapprochement.

Comment trouver et supprimer les revenus et les dépenses en double?

Repérez la deuxième copie par le montant et la date, puis supprimez celle qui ne correspond à aucune pièce bancaire ou à aucun document. Un doublon se manifeste par un solde des livres plus élevé ou plus bas que le relevé, ou par un revenu supérieur aux dépôts.

Sources courantes :

• Une facture marquée payée, plus le même dépôt saisi de nouveau comme revenu.
• Le même fichier bancaire importé par le flux, puis de nouveau par téléversement.
• La même carte connectée deux fois.
• Un paiement de carte inscrit comme dépense, en plus des achats portés à la carte.
• Un transfert entre vos propres comptes inscrit comme revenu dans l'un et comme dépense dans l'autre. Ce n'est ni un revenu ni une dépense.

Pour les repérer, additionnez les dépôts des relevés et comparez-les au revenu inscrit plus les dépôts qui ne sont pas des revenus. Triez ensuite par montant et cherchez le même chiffre à des dates rapprochées. Un écart de rapprochement peut être égal à un seul doublon. La Publication 583 dit que les registres doivent indiquer la source des recettes afin de séparer l'argent d'entreprise de l'argent personnel, et l'argent imposable de l'argent non imposable. Si la copie porte une date dans une année déjà produite, informez le préparateur avant de la supprimer.

Pour les ventes comptées deux fois, voyez revenus en double dans vos livres. Pour les dépôts qui ne correspondent pas à un rapport de ventes, voyez rapprocher les ventes et les versements. Pour les paiements de carte comptés deux fois, voyez paiements de carte de crédit dans les livres.

Mes soldes d'ouverture correspondent-ils à la déclaration produite l'an dernier?

Ils le devraient. Les soldes d'ouverture de cette année sont les soldes de clôture de l'an dernier, et une société de personnes ou une société peut les vérifier ligne par ligne avec le bilan de la déclaration produite.

Une petite entité peut omettre l'annexe L si elle répond Oui à la question sur la taille dans sa déclaration (à l'annexe B pour les formulaires 1065 et 1120-S, à l'annexe K pour le formulaire 1120), et une petite société de personnes peut aussi omettre l'annexe M-2 et le point L de chaque annexe K-1 (formulaire 1065). Dans ce cas, comparez plutôt avec les derniers livres de l'an dernier et les relevés de fin d'année. Les livres doivent tout de même concorder avec la clôture de l'an dernier.

Pour comparer, placez le bilan de fin d'année de l'an dernier à côté du bilan d'ouverture de cette année et dressez la liste de chaque ligne qui diffère. Une cause courante est une écriture datée dans l'année close et modifiée après la préparation de la déclaration. Le bilan produit par une société de personnes peut être établi selon la base fiscale, et le point L déclare le capital selon la base fiscale; demandez donc l'état qui explique un écart voulu avant de supposer que les livres sont erronés.

Ne comblez pas un écart par une écriture de cette année avant d'en connaître la cause. Voyez un solde d'ouverture modifié dans une période close, bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration et verrouiller une année produite.

Comment traiter les dépenses personnelles et les transferts du propriétaire dans le compte d'entreprise?

Les retraits, les apports et les prêts du propriétaire vont dans des comptes du propriétaire, jamais dans les revenus ou les dépenses. Les salaires et les paiements garantis sont distincts, et le préparateur les classe. La Publication 334 range les dépenses personnelles, de subsistance et familiales parmi les dépenses non déductibles, et demande de séparer la partie personnelle d'une dépense mixte. Elle décrit aussi un compte de retrait distinct pour le revenu d'entreprise retiré à des fins personnelles.

La Publication 583 suggère d'indiquer pour chaque dépôt s'il s'agit de revenu d'entreprise, de fonds personnels ou d'un prêt, et de ne faire de chèques à soi-même que pour des retraits personnels. L'argent emprunté au moyen d'un prêt de bonne foi n'est pas un revenu.

Dressez une liste unique de tous les transferts entre l'entreprise et ses propriétaires pour l'année : date, montant, compte et but. Sortez les dépenses personnelles des dépenses et placez-les dans un compte du propriétaire. Le nom du compte ne détermine pas l'étiquette fiscale; le préparateur classe les transferts en considérant l'année entière.

Les mois d'argent mélangé sont traités dans corriger le mélange des fonds. La rémunération des associés est traitée dans paiements garantis et retraits des associés. Les transferts du propriétaire d'une société de type S sont traités dans livres de rattrapage d'une société de type S et dépenses personnelles payées par une société de type S. Pour une société de type C, voyez dépenses du propriétaire payées par une société de type C.

Comment régler les éléments non classés et les comptes d'attente avant d'envoyer quoi que ce soit?

Donnez à chaque transaction une catégorie qui mène à une ligne de la déclaration, ou une note écrite qui dit ce qui est inconnu. Ne laissez rien dans un revenu non classé, une dépense non classée ou un compte d'attente fourre-tout.

1. Dressez la liste de chaque transaction de ces comptes.
2. Classez chacune : revenu, dépense d'entreprise, argent du propriétaire, transfert entre vos propres comptes, paiement de prêt ou de carte, ou achat d'équipement.
3. Pour un élément sans pièce, consultez le relevé bancaire ou de carte. Un relevé peut prouver le paiement, mais la preuve du paiement seule n'établit pas une déduction; conservez aussi la facture ou le reçu.
4. Pour un élément que vous ne pouvez pas identifier, consignez la date, le montant et le bénéficiaire dans une note à l'intention du préparateur. Ne devinez pas une catégorie.

La méthode complète est dans dépenses non classées avant la saison des impôts. Pour les reçus manquants, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Mes revenus concordent-ils avec les formulaires 1099-K et 1099-NEC?

Additionnez chaque formulaire par payeur ou par plateforme, comparez-le avec le revenu inscrit pour cette source et expliquez chaque écart dans une note. L'IRS dit d'utiliser le formulaire 1099-K avec d'autres registres et de déclarer tous les revenus, qu'un formulaire arrive ou non. Les livres peuvent montrer davantage que les formulaires; des livres qui montrent moins exigent une raison que vous pouvez documenter.

Un processeur de cartes de paiement envoie un formulaire 1099-K pour les paiements par carte, quel que soit le montant. Une application de paiement ou une place de marché en ligne doit en envoyer un lorsque les paiements pour des biens ou des services dépassent 20 000 $ sur plus de 200 transactions, et peut en envoyer un pour moins. L'argent reçu de la famille et d'amis à titre de cadeau ou de remboursement d'une dépense personnelle ne devrait pas figurer sur un formulaire 1099-K (IRS). La Publication 583 range les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC parmi les documents qui appuient les recettes brutes.

Les écarts viennent généralement des frais, des remboursements, de la taxe de vente perçue, du calendrier, des paiements personnels, des doublons ou d'erreurs sur le formulaire. La taxe de vente perçue pour l'État n'est pas un revenu lorsque la taxe est imposée à l'acheteur, mais elle fait partie des recettes brutes lorsque la taxe est imposée au vendeur (Publication 334). Le calendrier comprend les factures impayées en fin d'année lorsque les livres suivent la méthode d'exercice et que la déclaration suit la méthode de caisse (Publication 583; voyez livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse). Si un formulaire 1099-NEC et un formulaire 1099-K peuvent déclarer le même paiement, comptez-le une seule fois : voyez le même revenu sur deux formulaires fiscaux.

Un revenu qui ne correspond pas à un rapport de ventes est traité dans rapprocher les ventes et les versements. La concordance du revenu avec les formulaires pour des livres en retard est traitée dans rattraper des livres en retard.

Quels prêts, cartes de crédit et équipements doivent figurer au bilan?

L'argent dû et les biens que possède l'entreprise vont au bilan, et non dans l'état des résultats. Un bilan montre l'actif, le passif et les capitaux propres du propriétaire à une date (Publication 583).

• Prêts : le solde correspond au relevé de fin d'année du prêteur. L'argent emprunté n'est pas un revenu, et les intérêts sur la dette de l'entreprise sont le coût qui va dans les dépenses (Publication 334). Voyez inscrire un prêt d'entreprise.
• Cartes de crédit : le solde correspond au relevé de la carte. Payer la facture de la carte déplace de l'argent de la banque vers la carte; ce n'est pas une deuxième dépense. Voyez paiements de carte de crédit dans les livres.
• Équipement : un bien utilisé dans l'entreprise et censé durer plus d'un an ne peut généralement pas être déduit en entier l'année de l'achat; le coût est étalé sur plusieurs années d'imposition au titre de l'amortissement (Publication 334). La déduction de l'article 179 (Publication 583), l'amortissement bonifié et le choix de la règle refuge de minimis pour les petits articles peuvent permettre une plus grande déduction la première année; la règle refuge ne s'applique qu'aux montants déduits dans les livres (Publication 334). Conservez la date d'acquisition, le prix, les améliorations, toute déduction de l'article 179 et l'amortissement pris (Publication 583).

Signalez au préparateur tout équipement inscrit comme réparation ou fourniture et tout achat absent de la liste des biens. Avant de déplacer un petit achat vers le bilan, demandez-vous si le choix de la règle refuge est utilisé : voyez passer en charges ou capitaliser les petits achats. Un tableau des biens manquant est traité dans reconstituer un tableau d'amortissement.

Que dois-je envoyer au préparateur une fois les livres nettoyés?

Envoyez les livres nettoyés et les registres qui les appuient, avec une note de tout ce qui reste non résolu.

Les rapports qu'un préparateur produit sont décrits dans des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise. Ce qui se ferme après le 31 décembre est dans la liste de contrôle de clôture de fin d'année.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Un concepteur graphique pigiste dont le compte chèques ne concorde pas

Les livres montrent 18 400 $ US dans le compte chèques, et le relevé du 31 décembre montre 17 950 $ US. Aucun chèque n'est en circulation et aucun dépôt n'est en transit. L'écart de 450 $ US est un dépôt d'un processeur de paiement saisi deux fois par le flux. Supprimer l'écriture en trop laisse un seul dépôt et des livres à 17 950 $ US. Excluez toute copie qui attend encore dans le flux, pour qu'elle ne revienne pas.

Une LLC à deux membres dont l'encaisse d'ouverture est fausse

Une LLC à deux membres imposée comme une société de personnes ouvre l'année avec 31 000 $ US d'encaisse dans ses livres. L'annexe L produite l'an dernier montrait 26 500 $ US d'encaisse à la fin de l'année. L'écart de 4 500 $ US peut venir d'une écriture datée dans l'année close et modifiée après la préparation de la déclaration. Le correctif commence par la recherche de la cause, et non par un ajustement de l'encaisse de cette année. Si la cause est un changement que le préparateur n'a jamais vu, la déclaration produite pourrait nécessiter un deuxième examen; c'est au préparateur d'en décider.

Une société de type S qui a payé le loyer du propriétaire

Une société de type S a payé 6 000 $ US du loyer personnel du propriétaire avec la carte de l'entreprise et l'a inscrit comme dépense de loyer. Les 6 000 $ US vont dans un compte du propriétaire jusqu'à ce que le préparateur décide, en considérant l'année entière, s'il s'agit d'une rémunération, d'une distribution ou d'un prêt à l'actionnaire. S'il s'agit d'une distribution ou d'un prêt, retirer ce montant du loyer réduit les dépenses de 6 000 $ US et augmente le bénéfice comptable du même montant. S'il s'agit d'une rémunération raisonnable pour des services, il reste une dépense à titre de salaire, avec la déclaration de paie, et le bénéfice ne change pas.

Votre situation est différente?

• Un solde ne concorde pas avec une année déjà produite, ou vous ne savez pas s'il faut nettoyer, reconstruire ou commencer un nouveau fichier : voyez un solde d'ouverture modifié dans une période close, bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration, nettoyer ou repartir à neuf et ce que coûte la tenue de livres de rattrapage, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des mois ne sont pas saisis, ou une déclaration est bientôt due : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'argent du propriétaire est mêlé à des mois de transactions : voyez corriger le mélange des fonds et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une société de personnes ou une société de type S a des comptes de capital ou de prêt aux actionnaires que personne n'a suivis : voyez livres de rattrapage d'une société de type S et paiements garantis et retraits des associés, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Le propriétaire vit à l'étranger, une société étrangère détient l'entreprise, ou un compte est détenu à l'étranger : voyez tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers, registres d'une LLC détenue par un étranger et le FBAR pour les comptes d'entreprise à l'étranger, et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Les dépôts ne correspondent pas à vos rapports de ventes : voyez rapprocher les ventes et les versements.