Bilan de petite entreprise erroné : ce qu'il doit montrer

Que montre le bilan d'une petite entreprise?

Le bilan d'une petite entreprise montre, à une date donnée, ce que l'entreprise possède, ce qu'elle doit et ce qui reste aux propriétaires. La SEC (la commission américaine des valeurs mobilières) le décrit comme un instantané de l'actif, du passif et des capitaux propres, et les deux côtés doivent s'équilibrer : l'actif égale le passif plus les capitaux propres. Pour un entrepreneur individuel, l'IRS décrit les trois mêmes parties : l'actif, le passif et la part du propriétaire dans l'entreprise.

Un bilan équilibré peut tout de même être faux. Les livres en partie double s'équilibrent par conception, car chaque écriture comporte un débit et un crédit (Publication 583). Dire « il est équilibré » prouve donc le calcul, pas le contenu. Voici des cas qui ne sont pas simples :

• Un montant d'équilibrage : un montant inscrit dans les capitaux propres ou dans un compte d'attente uniquement pour que les totaux concordent.
• Une encaisse qui n'a jamais été rapprochée de la banque.
• Un prêt, de l'équipement ou (si vos livres les consignent) des factures impayées qui manquent au bilan.
• Des soldes d'ouverture qui ne correspondent pas à la déclaration produite l'an dernier ni au bilan de clôture.

Pour vérifier un bilan, rassemblez :

• le bilan de fin d'exercice et une balance de vérification (le solde de chaque compte)
• chaque relevé de banque, de carte et de prêt à la date de fin d'exercice
• la déclaration produite l'an dernier et le bilan de clôture
• les listes de factures de clients impayées et de factures de fournisseurs impayées, si vos livres les consignent

Si un prêteur, un préparateur de déclarations de revenus ou un CPA attend le bilan et que celui-ci contient un montant d'équilibrage, des comptes négatifs ou un solde de capitaux propres que vous ne pouvez pas expliquer, ou qu'il ne correspond pas à la déclaration de l'an dernier, il faut un professionnel; voyez Votre situation est différente? à la fin.

Comment remplir le bilan d'une petite entreprise, et quelles lignes y figurent?

Pour le remplir, énumérez ce que l'entreprise possède, énumérez ce qu'elle doit, et la différence est constituée des capitaux propres, le tout à une même date, par exemple la fin de l'exercice. Les déclarations des sociétés de personnes et des sociétés comprennent généralement un bilan tiré des livres, l'annexe L (formulaire 1120-S, formulaire 1065), et sa liste de lignes est une bonne liste de contrôle pour toute petite entreprise.

Dans des livres tenus selon la méthode de caisse, les comptes clients et les comptes fournisseurs peuvent être à zéro par conception : vous déclarez le revenu lorsque vous le recevez et déduisez généralement les dépenses lorsque vous les payez (Publication 583). Des livres selon la méthode d'exercice montrent les deux; voyez la méthode de caisse ou la méthode d'exercice pour une petite entreprise.

La Publication 583 appelle valeur nette la différence entre l'actif et le passif. Comme les capitaux propres ressortent comme une différence, ils ne prouvent rien par eux-mêmes; comparez-les au registre du propriétaire : argent investi, argent retiré et profit conservé. Un entrepreneur individuel a un seul compte de propriétaire. Une société de personnes tient un compte de capital pour chaque associé. Une société présente le capital-actions, le capital versé et les bénéfices non répartis. Pour une LLC, voyez les comptes de capitaux propres d'une LLC.

Comment savoir si mon bilan est juste?

Un bilan a plus de chances d'être juste lorsqu'il est équilibré et que chaque ligne importante concorde avec une pièce extérieure aux livres. Quatre vérifications permettent de repérer les erreurs courantes :

L'IRS conseille de rapprocher le compte chèques chaque mois pour que le relevé bancaire, le chéquier et les livres concordent. Il énumère ce que fait le rapprochement : vérifier combien d'argent se trouve dans le compte, confirmer que les livres reflètent tous les frais bancaires et corriger les erreurs. Un flux bancaire seul ne fait pas cela; voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Un chiffre que vous ne pouvez pas retracer à un relevé, à une facture ou à une déclaration antérieure peut être un montant d'équilibrage.

Pourquoi mon bilan affiche-t-il des chiffres étranges?

Des chiffres étranges dans un bilan viennent généralement d'une encaisse jamais rapprochée, d'un prêt ou d'un actif manquant dans les livres, d'argent du propriétaire inscrit dans le mauvais compte ou de soldes d'ouverture qui diffèrent de la déclaration de l'an dernier. Associez ce que vous voyez à la cause probable :

Les instructions de l'annexe C pour les autres dépenses disent de ne pas inclure le coût de l'équipement ou du mobilier d'entreprise, ni les dépenses personnelles, de subsistance et familiales (instructions de l'annexe C). Une entreprise qui fait le choix de la règle refuge de minimis peut plutôt déduire tout de suite les petits achats d'équipement comme autres dépenses, si ses livres les passent aussi en charges (Publication 334); voyez passer en charges ou inscrire à l'actif les petits achats. Les instructions du formulaire 1065 disent que l'actif d'une société de personnes ne peut être compensé par le passif ni déclaré comme un nombre négatif (instructions du formulaire 1065); avant de remplir l'annexe L, un actif négatif doit donc avoir une cause : une erreur de saisie, ou un véritable découvert ou solde créditeur qui doit figurer au passif.

Où va l'argent que j'investis dans l'entreprise ou que j'en retire?

L'argent qu'un propriétaire investit dans une entreprise ou en retire va généralement dans les comptes de capitaux propres ou de prêts du bilan, et non dans les revenus ou les charges; le compte dépend des faits et de l'entité. L'IRS indique que l'argent emprunté par un prêt véritable n'est pas un revenu (Publication 334). Il suggère aussi de noter la source de chaque dépôt : revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (Publication 583).

La rémunération d'un propriétaire pour du travail fait pour l'entreprise peut être un salaire ou un paiement garanti plutôt qu'un retrait ou une distribution. Une société de type S doit traiter les paiements à un dirigeant comme un salaire dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable pour des services (instructions du formulaire 1120-S), et une société de personnes peut déduire les paiements garantis à un associé pour des services (instructions du formulaire 1065). Voyez inscrire les distributions d'une société de type S et les paiements garantis et les retraits des associés.

Pour un entrepreneur individuel, la Publication 334 décrit un compte de retrait distinct pour le revenu d'entreprise retiré pour des dépenses personnelles et familiales, qui ne sont généralement pas déductibles. Savoir si l'argent investi par le propriétaire est un apport ou un prêt dépend des faits; voyez apport ou prêt à une LLC et inscrire les retraits du propriétaire. Si de l'argent personnel et de l'argent d'entreprise ont transité par le même compte, voyez corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.

Ai-je besoin d'un bilan, et qui en demande un?

Un prêteur ou un investisseur demande souvent un bilan, une déclaration de société de personnes ou de société peut en exiger un sous forme d'annexe L, et l'annexe C d'un entrepreneur individuel n'en comporte pas. La SBA (l'agence américaine d'aide aux petites entreprises) indique qu'une entreprise établie inclut des états des résultats, des bilans et des états des flux de trésorerie des trois à cinq dernières années dans un plan d'affaires traditionnel, que les prêteurs et les investisseurs demandent couramment. L'IRS ajoute que les états financiers aident dans les rapports avec une banque ou des créanciers. Pour savoir ce que veut un prêteur, voyez les états financiers pour un prêt bancaire.

Une société de personnes ou une société ne peut omettre l'annexe L que si elle réussit le test des petites déclarations de son propre formulaire, auquel on répond à l'annexe B pour les formulaires 1065 et 1120-S et à l'annexe K pour le formulaire 1120. Le test utilise les recettes totales et l'actif total. Les recettes totales sont plus larges que les ventes : elles ajoutent les autres revenus et, pour les formulaires 1065 et 1120-S, aussi le revenu déclaré à l'annexe K et le revenu de location du formulaire 8825 (instructions du formulaire 1065, instructions du formulaire 1120-S). Les limites et les conditions additionnelles diffèrent selon le formulaire et l'année; lisez donc le formulaire que vous produisez; l'annexe L dans une déclaration de société les traite. Omettre l'annexe L ne change pas ce qu'un prêteur ou un préparateur de déclarations de revenus demande.

Avec quoi le bilan de la déclaration doit-il concorder?

L'annexe L doit concorder avec les livres et registres de l'entité. Les instructions du formulaire 1120, du formulaire 1120-S et du formulaire 1065 le disent toutes. Une société de personnes doit joindre un état qui explique toute différence.

L'annexe L montre le bilan au début et à la fin de l'année. Les instructions du formulaire 1065 indiquent que l'actif total au début de l'année doit généralement égaler l'actif total à la clôture de l'année précédente, et qu'une société de personnes joint un état si ce n'est pas le cas. Dans la déclaration d'une société de type S, les prêts d'actionnaires de l'annexe L devraient généralement concorder avec les totaux des prêts d'actionnaires des annexes K-1 (instructions du formulaire 1120-S). La déclaration d'un entrepreneur individuel n'a pas d'annexe L, donc aucun bilan produit auquel se comparer; comparez plutôt les soldes d'ouverture au bilan de clôture de l'an dernier. Si vos livres ne s'ouvrent pas là où la déclaration de l'an dernier s'est terminée, commencez par les bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier.

Que faire quand les chiffres ne concordent pas?

Procédez dans cet ordre, car chaque étape dépend de la précédente :

1. Rapprochez l'encaisse. Rapprochez chaque compte bancaire de son relevé (Publication 583) et chaque compte de carte de la même façon, en commençant par le mois non rapproché le plus ancien afin de ne pas reporter un mauvais solde.
2. Ajoutez ce qui manque. Inscrivez les prêts et l'équipement, et, dans des livres selon la méthode d'exercice, les factures impayées, à partir des relevés des prêteurs et des factures, et sortez le capital des prêts des charges. Sortez aussi l'équipement si les livres l'inscrivent à l'actif : il doit figurer au coût avec l'amortissement cumulé, même si la déclaration en a déduit le coût selon l'article 179 ou l'amortissement bonifié, car l'amortissement comptable et l'amortissement fiscal peuvent différer (formulaire 1120-S, annexe M-1). L'équipement ne reste dans les charges que si la politique des livres le passe en charges, comme l'exige la règle refuge de minimis (Publication 334).
3. Déplacez l'argent du propriétaire. Décidez à partir des documents si chaque opération du propriétaire était un apport, un prêt ou un retrait, puis inscrivez-la dans les capitaux propres ou dans un compte de prêt.
4. Comparez les soldes d'ouverture au bilan de clôture de l'an dernier, et à l'annexe L de la déclaration de l'an dernier s'il y en avait une, avant de modifier cette année. Un écart au début de l'année vient généralement d'avant cette année ou d'une modification apportée à une période close; trouvez laquelle avant de changer quoi que ce soit.
5. Retracez chaque montant d'équilibrage et chaque solde d'attente jusqu'aux documents. N'inscrivez pas une nouvelle écriture uniquement pour équilibrer le bilan; dressez la liste de ce que vous ne pouvez pas expliquer.

Certains cas exigent un jugement professionnel, car corriger le bilan peut changer le profit ou les capitaux propres des années précédentes. Si une correction change le profit d'une année antérieure, la déclaration produite pour cette année peut devoir être examinée. L'aide d'un professionnel convient lorsque plus d'une année est erronée, qu'un prêteur ou un préparateur de déclarations de revenus attend, qu'un avis est arrivé, que l'annexe L doit concorder avec une déclaration produite ou qu'une société a des prêts d'actionnaires.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars américains.

L'encaisse est plus élevée que la banque

Le bilan d'un paysagiste montre 26 500 $ en encaisse. Le relevé bancaire montre 18 000 $, soit un écart de 8 500 $. Le rapprochement jusqu'au mois non rapproché le plus ancien révèle deux causes : un dépôt de client de 6 000 $ saisi deux fois, une fois par l'importation bancaire et une fois à la main, et 2 500 $ de paiements à des fournisseurs qui sont passés à la banque mais n'ont jamais été saisis. Une fois les deux corrigés, l'encaisse concorde avec la banque. Le dépôt en double a peut-être aussi été compté comme revenu, de sorte que l'état des résultats mérite un second examen.

Un prêt manque

Une LLC a emprunté 42 000 $ au début de l'année pour acheter de l'équipement. Le prêteur a payé directement le vendeur, si bien que ni l'équipement ni le prêt n'ont été saisis. Les paiements de 8 400 $ de l'année se trouvent dans les charges : 1 800 $ d'intérêts et 6 600 $ de capital. Le bilan corrigé montre l'équipement à 42 000 $ moins l'amortissement et un prêt de 35 400 $, ce qui concorde avec le relevé de fin d'exercice du prêteur. Seuls les 1 800 $ d'intérêts restent dans les charges. Sortir les 6 600 $ de capital augmente le profit et les capitaux propres de 6 600 $ avant l'amortissement.

Les capitaux propres ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier

Une société de type S qui produit l'annexe L a des livres qui s'ouvrent cette année avec des bénéfices non répartis de 48 000 $. L'annexe L de la déclaration produite l'an dernier montre 54 000 $ en fin d'exercice. L'écart de 6 000 $ existe avant la première écriture de cette année. L'étape suivante est de comparer, compte par compte, les soldes de clôture de l'an dernier aux soldes d'ouverture de cette année, afin de trouver ce qui a changé depuis la préparation de la déclaration.

Votre situation est différente?

• Votre prêteur, votre préparateur de déclarations de revenus ou votre CPA a demandé un bilan, et le vôtre contient un montant d'équilibrage, un gros solde de capitaux propres inexpliqué, des comptes négatifs, ou ne concorde pas avec la déclaration de l'an dernier : il faut généralement retracer les comptes et les soldes d'ouverture jusqu'aux documents avant d'envoyer le bilan à un prêteur ou de l'utiliser pour l'annexe L; voyez l'aide au nettoyage des livres.
• Un gros solde de capitaux propres, ou un solde négatif, vient des soldes d'ouverture : voyez les capitaux propres du solde d'ouverture.
• L'argent reçu mais non déposé s'accumule dans un compte d'attente : voyez le solde des fonds non déposés.
• Les capitaux propres du propriétaire sont devenus négatifs : voyez les capitaux propres négatifs du propriétaire.
• Le bilan de votre société montre un gros prêt à un actionnaire : voyez les prêts aux actionnaires.
• C'est votre profit, et non votre bilan, qui semble faux : voyez l'état des résultats semble faux.
• Corriger le bilan changerait le profit ou les capitaux propres d'une année déjà produite, ou un avis est arrivé : la déclaration antérieure peut devoir être examinée avant de modifier les livres; voyez l'aide en tenue de livres.
• L'entreprise est détenue ou financée de l'étranger, par exemple une filiale américaine d'une société mère étrangère : voyez les livres d'une filiale américaine d'une société mère étrangère.
• Plusieurs années de livres sont en retard ou ne concordent pas avec les déclarations produites : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.