À qui s'adresse cette page
- Pigistes, entrepreneurs indépendants et travailleurs de plateformes qui déclarent leurs revenus à l'annexe C
- Entrepreneurs individuels et propriétaires de LLC à membre unique qui choisissent ou vérifient une application de tenue de livres
Non traité ici
- Comparatifs ou classements de produits : aucune source de l'IRS ne classe les applications
- Choisir un type d'entité, faire un choix de société de type S ou mettre en place la paie
- Calculer le paiement trimestriel lui-même, l'impôt sur le revenu des États et la taxe de vente
L'IRS exige-t-il une application de tenue de livres particulière pour l'annexe C?
Non. L'IRS vous laisse utiliser n'importe quel système de tenue de registres qui convient à votre entreprise, pourvu qu'il montre clairement vos revenus et vos dépenses. Il ne nomme ni ne classe aucune application. Pour un système informatisé, la Publication 583 ajoute trois critères : les registres doivent être lisibles, ils doivent concorder avec vos livres et votre déclaration, et vous devez conserver une description du système qui montre ses contrôles contre les ajouts, modifications ou suppressions non autorisés. Rapprocher signifie que les totaux de votre application concordent avec vos relevés bancaires et de carte, et que les totaux de votre déclaration concordent avec l'application. Conservez les registres jusqu'à ce que l'IRS ne puisse plus établir de cotisation pour cette déclaration et que vous ne puissiez plus demander de remboursement. La période de cotisation est généralement de 3 ans à compter de la production (une déclaration produite d'avance est réputée produite à sa date d'échéance), de 6 ans si vous avez omis plus de 25 % du revenu brut indiqué sur la déclaration, et illimitée si vous n'avez jamais produit de déclaration valide ou en avez produit une frauduleuse. Une demande de remboursement doit être faite au plus tard à la plus tardive de ces dates : 3 ans après la production ou 2 ans après le paiement. Les registres d'un équipement se conservent jusqu'à la fin de cette période pour l'année où vous vous en départissez (sujet no 305). Conservez les registres de l'impôt sur l'emploi au moins quatre ans après la date où l'impôt est dû ou payé, selon la plus tardive (IRS).
Cette page donne donc des critères, pas un classement. Un chiffrier ou un grand livre sur papier peut aussi les respecter (voyez la tenue de livres dans un chiffrier). Un bon test : chaque total de l'annexe C doit remonter à des transactions datées et à des pièces justificatives. Appliquez les six vérifications ci-dessous à toute application que vous essayez, avec un mois de vos propres données.
Votre dossier n'est pas simple si votre application contient des mois de transactions non classées, si vous devez des paiements estimatifs trimestriels sans pouvoir dire votre bénéfice à ce jour, si votre revenu ne concorde plus avec vos formulaires 1099, si vos livres sont en retard ou si vous avez reçu un avis de l'IRS. Il ne l'est pas non plus si l'entreprise compte des employés, des stocks, un copropriétaire ou un choix de société de type S en vue. Le tableau sur le moment de dépasser une application et la dernière section, « Votre situation est différente? », traitent de ces cas.
À rassembler avant de choisir ou de corriger une application :
- Les relevés bancaires et de carte de chaque compte qui a touché l'entreprise
- Les formulaires 1099-NEC, 1099-K et 1099-MISC, ainsi que les relevés de fin d'année des plateformes de paiement
- Les registres de milles datés, ou les relevés d'odomètre que vous avez
- La déclaration de l'an dernier, y compris la liste de l'équipement que vous amortissez sur plusieurs années
Que doit faire un logiciel de tenue de livres pour un pigiste ou un entrepreneur indépendant?
Une application pour l'annexe C devrait offrir six fonctions qui appuient les registres que l'IRS demande.
| Vérification | Ce qu'il faut chercher | Pourquoi |
|---|---|---|
| Revenus par source | Chaque client ou plateforme, avec la date et le montant brut | Les livres doivent montrer le revenu brut, et la Publication 583 cite les factures, les bordereaux de dépôt et les formulaires 1099 comme pièces justificatives. |
| Dépenses par catégorie | Chaque coût dans une catégorie qui correspond à une ligne de l'annexe C | Les livres doivent montrer les déductions, et les totaux doivent concorder avec la déclaration. |
| Pièces justificatives | Un reçu, une facture ou un relevé de compte joint à chaque transaction | Les documents doivent montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise. |
| Registre des déplacements | Date, destination, but professionnel et milles | La Publication 463 exige ces éléments pour les frais de véhicule. |
| Contrôles de l'historique | Périodes verrouillées, historique des modifications, accès que vous seul contrôlez | La Publication 583 demande des contrôles contre les ajouts, modifications ou suppressions non autorisés. |
| Exportation complète | Les rapports et une copie complète du fichier | L'IRS peut demander le fichier du logiciel lui-même lors d'un examen. |
Réglez la méthode comptable de l'application sur celle de l'annexe C. La ligne F demande quelle méthode vous utilisez. Selon la méthode de caisse, vous déclarez un revenu quand vous le recevez et une dépense quand vous la payez : une facture envoyée mais impayée n'est donc pas encore un revenu. Si l'application est en méthode d'exercice alors que votre déclaration est en méthode de caisse, son bénéfice ne concordera pas avec la déclaration (instructions de l'annexe C).
Une photo de reçu ne remplace le papier que si le système de stockage répond aux exigences de l'IRS, qu'il peut vérifier (Publication 583). Voyez les reçus numérisés à la place du papier.
Les catégories de l'application doivent-elles correspondre aux lignes de dépenses de l'annexe C?
C'est utile, mais l'IRS ne l'exige pas. La règle est que votre déclaration concorde avec vos livres, et la partie II de l'annexe C a une ligne pour chaque type de dépense, des lignes 8 à 27b. Une catégorie sans ligne où se loger doit être reclassée à la main avant la production : dressez donc la liste une fois pour toutes. Plan comptable pour l'annexe C montre quelle catégorie alimente quelle ligne.
Certaines sommes n'entrent pas dans les catégories de dépenses ordinaires, quoi que suggère l'application :
| À garder hors des dépenses ordinaires | Pourquoi |
|---|---|
| Impôt fédéral sur le revenu et impôt sur le travail autonome; la plupart des impôts sur le revenu des États | Les instructions de la ligne 23 excluent l'impôt fédéral sur le revenu, y compris l'impôt sur le travail autonome. Un impôt d'un État calculé sur le revenu brut provenant directement de l'entreprise peut figurer à l'annexe C; les autres impôts d'État et locaux sur le revenu sont une déduction détaillée à l'annexe A (Publication 334). |
| Dons de bienfaisance, frais personnels et familiaux, amendes payées à un gouvernement | Les instructions de la partie V excluent chacun de ces éléments. |
| Équipement et mobilier | Inscrivez la date et le prix d'achat comme un actif (Publication 583). Le coût passe généralement à l'annexe C par l'amortissement ou par un choix de l'article 179 à la ligne 13. L'autre voie est la règle refuge de minimis, jusqu'à 2 500 $ par article ou par facture en l'absence d'états financiers applicables (instructions de l'annexe C). Elle exige une déclaration de choix jointe à la déclaration initiale produite dans les délais, prolongations comprises, et les livres doivent passer l'article en charges selon une politique en vigueur au début de l'année (IRS). Savoir si un achat y a droit est une décision fiscale, pas une catégorie; voyez passer en charges ou capitaliser les petits achats. |
| Votre propre rémunération | Les instructions de la ligne 26 excluent les sommes que vous vous versez. |
Inscrivez les impôts payés comme des paiements d'impôt, votre propre rémunération comme des retraits du propriétaire et l'équipement comme des actifs, sauf si une règle de passage en charges admissible s'applique. Les dons de bienfaisance et les frais personnels restent hors des livres de l'entreprise ou sont étiquetés comme personnels.
Que doit enregistrer un suivi de milles pour chaque déplacement, et pourquoi la date compte-t-elle?
L'application doit enregistrer chaque déplacement d'affaires avec sa date, sa destination, son but professionnel et ses milles, ainsi que le total des milles de l'année, et non un total annuel seul (Publication 463). Un registre tenu sur ordinateur est accepté s'il est établi au moment de l'utilisation ou peu après. Les règles complètes figurent dans les exigences du registre de milles.
Pour 2026, la date fixe aussi le taux. Le taux standard par mille a changé en cours d'année, et l'IRS applique l'ancien taux aux dépenses avant le 1er juillet et le nouveau taux aux dépenses à compter du 1er juillet (Announcement 2026-11). Les taux des années précédentes figurent dans le tableau des taux de l'IRS.
| Milles parcourus pour affaires | Taux standard par mille |
|---|---|
| Du 1er janvier au 30 juin | 72,5 cents par mille |
| Du 1er juillet au 31 décembre | 76 cents par mille |
Une application qui ne conserve qu'un total annuel ne peut pas appliquer les deux taux, et un déplacement sans date ne peut pas être placé avant ou après le 1er juillet. Choisir entre le taux standard et les frais réels du véhicule est une décision distincte : voyez taux standard par mille ou frais réels du véhicule.
Une application peut-elle me donner mon impôt estimatif trimestriel?
Elle peut montrer le chiffre de départ d'une estimation, mais elle ne peut pas décider l'estimation. Les entrepreneurs individuels doivent généralement verser un impôt estimatif s'ils s'attendent à devoir 1 000 $ ou plus à la production, en quatre périodes de paiement qui couvrent l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome (IRS : impôt estimatif). Les montants, les dates d'échéance et les cibles pour éviter la pénalité figurent dans les paiements d'impôt estimatif trimestriels.
| Ce que l'application peut montrer | Ce que l'application ne peut pas décider |
|---|---|
| Les revenus, les coûts et le bénéfice net cumulatifs de l'année, soit le chiffre de la ligne 31 de l'annexe C derrière l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome attendus dans la feuille de calcul du formulaire 1040-ES | Vos autres revenus, comme le salaire d'un conjoint dans une déclaration conjointe, les intérêts ou les gains |
| Le bénéfice net par mois ou par trimestre, pour voir le rythme | Les déductions et les crédits qui s'appliquent à vous |
| Ce que vous avez déjà payé, si chaque paiement est inscrit comme un paiement d'impôt et non comme une dépense | Quelle cible utiliser pour éviter la pénalité, et si les retenues vous couvrent déjà |
Choisir la cible pour éviter la pénalité et projeter l'année complète, c'est à vous de le faire, ou à votre préparateur.
Que doit exporter l'application pour mon préparateur, et que peut demander l'IRS?
Demandez à l'application des rapports que votre préparateur peut rattacher à la déclaration, et conservez une copie complète du fichier. Un préparateur a habituellement besoin de ce qui suit :
- Un état des résultats de l'année, par catégorie
- La liste des transactions avec la date, le bénéficiaire, le montant et la catégorie
- Le registre des milles, avec les milles d'affaires, de trajet domicile-travail et le total
- La liste de l'équipement acheté, avec les dates et les prix
- Les relevés de fin d'année des plateformes et les formulaires 1099, avec une note sur toute différence
Des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise décrit ces rapports en détail.
Dans les examens de sa division Small Business/Self-Employed (petites entreprises et travailleurs autonomes), l'IRS dit qu'il demande tôt le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité, sur le formulaire 4564, avec l'accès de l'administrateur (FAQ de l'IRS). La même FAQ précise :
- Les examinateurs demandent ces fichiers dans la plupart des cas où un logiciel contient les livres. Un examen de grande portée, comme celui qui vérifie le revenu brut, comprendra probablement la demande; un examen limité pourrait ne pas la comprendre.
- Un nouveau fichier reconstruit en saisissant de nouveau les transactions ne répond pas à la demande.
- Parlez à l'examinateur avant de soumettre un fichier électronique.
Un chiffrier de rapports n'est pas la même chose que le fichier; choisissez donc une application qui peut produire une copie complète. Voyez une vérification de l'IRS auprès d'une petite entreprise.
Pourquoi mes formulaires 1099 ne concordent-ils pas avec ce que montre l'application?
Vos formulaires 1099 et l'application diffèrent parce que chaque document compte quelque chose de différent. Vous déclarez tout le revenu d'entreprise, qu'un formulaire arrive ou non (IRS); l'application doit donc contenir les montants bruts et vous laisser comparer.
| Ce que vous voyez | Ce qui est compté | Pourquoi ça diffère de l'application |
|---|---|---|
| Formulaire 1099-NEC d'un client | Les paiements pour services. Un client n'est généralement pas tenu d'en envoyer un en deçà de 2 000 $ de paiements dans l'année; avant 2026, le seuil était de 600 $ (IRS). | Un petit client n'envoie aucun formulaire, mais le revenu compte quand même. Un client qui a retenu 24 % faute d'avoir votre bon numéro d'identification fiscale fait figurer cet impôt sur le formulaire, et vos dépôts sont moindres de ce montant (IRS). Si les formulaires totalisent plus que ce que vous déclarez, les instructions de l'annexe C exigent une explication; voyez le même revenu sur deux formulaires fiscaux. |
| Formulaire 1099-K d'une plateforme de paiement | Les paiements bruts. Les processeurs de cartes déclarent n'importe quel montant. Les applications de paiement et les places de marché doivent déclarer au-dessus de 20 000 $ et plus de 200 transactions, mais elles peuvent envoyer un formulaire pour moins (IRS). | La case 1a est brute, sans égard aux frais, aux remboursements ni à l'expédition; elle est donc plus élevée que les dépôts. |
| Dépôts bancaires | Versements nets | Les dépôts arrivent après que la plateforme a prélevé ses frais; ils sont donc inférieurs à la vente brute. |
L'argent d'amis et de proches pour des cadeaux ou des frais personnels n'est pas un revenu d'entreprise, et l'IRS suggère de marquer ces paiements comme non commerciaux dans l'application de paiement.
Inscrivez la vente brute, les frais de la plateforme et tout remboursement au client comme des écritures distinctes; voyez rapprocher les ventes et les versements.
Que ne fait pas une application de tenue de livres?
Trois tâches restent les vôtres :
- Rapprocher. Un flux bancaire relié ne fait qu'importer des transactions. La Publication 583 recommande de rapprocher le compte chèques chaque mois pour que le relevé, le chéquier et les livres concordent. Voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.
- Séparer le personnel de l'entreprise. La Publication 583 recommande d'ouvrir un compte chèques d'entreprise et de le garder séparé de votre compte personnel. Une application peut étiqueter les transactions d'un compte mixte, mais elle ne peut pas savoir lesquelles étaient commerciales. Voyez un compte bancaire distinct.
- Choisir votre entité. Un entrepreneur individuel produit l'annexe C. Une LLC américaine à membre unique le fait aussi, sauf si elle a choisi d'être imposée comme une société. La déclaration qui convient dépend de la propriété et des choix, pas du logiciel.
Quand mon entreprise a-t-elle dépassé une application pour l'annexe C?
Une entreprise a dépassé une application pour l'annexe C quand elle cesse d'être un seul propriétaire avec des ventes simples. Chaque changement ci-dessous demande plus qu'une étiquette de catégorie.
| Changement | Ce qui manque à l'application pour l'annexe C | Où aller |
|---|---|---|
| Employés | Déclarations de paie : les employeurs déclarent les impôts retenus sur le formulaire 941 ou 944 et l'impôt fédéral de chômage sur le formulaire 940 (Publication 583). | Mettre en place la paie |
| Stocks | Si vous fabriquez ou achetez des biens pour les vendre, vous tenez généralement compte des stocks au début et à la fin de l'année; une petite entreprise peut choisir de ne pas le faire (instructions de l'annexe C). Dans les deux cas, c'est une décision de méthode, pas une étiquette de catégorie. | Coût des marchandises vendues à l'annexe C |
| Un copropriétaire | Des personnes qui exploitent ensemble une entreprise et en partagent les bénéfices forment généralement une société de personnes, qui produit le formulaire 1065, et non l'annexe C. Les conjoints ont des exceptions étroites qui dépendent de la propriété et du droit de l'État (instructions de l'annexe C; Publication 583). | LLC de conjoints et de familles |
| Un choix de société de type S | Une société de type S produit sa propre déclaration sur le formulaire 1120-S, et la part du propriétaire arrive au formulaire 1040 par l'annexe E, et non par l'annexe C (Publication 583). | Devriez-vous choisir le statut de société de type S? |
| Livres en retard de plusieurs mois | Les registres doivent concorder avec vos livres et votre déclaration (Publication 583); des mois de transactions de flux non rapprochées ne le font pas tant qu'elles ne sont pas rattrapées. | Rattraper des livres en retard |
Exemple
Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.
Un pigiste en première année
Une designer qui utilise la méthode de caisse reçoit 60 000 $ de paiements de clients dans l'année et paie 9 000 $ de frais d'entreprise déductibles dans l'année courante; son bénéfice net final est donc de 51 000 $. Le 1er juin, son application montre 24 000 $ reçus et 4 000 $ de coûts payés, soit 20 000 $ de bénéfice net à ce jour. Elle se sert de ce rythme et de ses projets confirmés pour estimer l'année complète avant le paiement de juin. Si le flux n'était pas classé, il ne montrerait que des dépôts et des frais, et l'estimation serait une supposition.
Un chauffeur de covoiturage
Les dépôts d'un chauffeur provenant de la plateforme totalisent 48 000 $. Le relevé de fin d'année de la plateforme montre 58 000 $ de gains bruts et 10 000 $ de frais. Le revenu brut vient du relevé, et les frais sont inscrits comme une dépense; les dépôts seuls sous-estimeraient donc le revenu de 10 000 $. L'application du chauffeur consigne chaque déplacement avec sa date. S'il utilise le taux standard, une journée de 200 milles le 30 juin vaut 145 $ au taux de la première moitié de l'année, et les mêmes 200 milles le 1er juillet valent 152 $ au taux de la seconde moitié (taux dans le tableau ci-dessus).
Une vendeuse d'artisanat en ligne
Une vendeuse a 90 000 $ de ventes sur une place de marché. Son formulaire 1099-K indique 90 000 $, mais ses dépôts sont de 81 000 $ après 9 000 $ de frais. Elle a aussi acheté 30 000 $ de matériaux, dont 8 000 $ sont invendus au 31 décembre. Une application qui classe les 30 000 $ comme fournitures traite les stocks invendus comme un coût. Décider si elle compte les stocks de fin d'année est un choix de méthode qu'aucune étiquette de catégorie ne peut faire.
Votre situation est différente?
- Votre application est un tas de transactions non classées, vous devez des paiements estimatifs trimestriels, ou votre revenu ne concorde plus avec vos formulaires 1099 : les livres doivent être classés selon les lignes de l'annexe C avant que l'estimation ou la déclaration ait un sens. Voyez la tenue de livres, l'aide fiscale pour particuliers et les dépenses non classées avant la saison des impôts.
- Vous avez des employés ou des stocks : il faut alors des livres de paie et de coût des marchandises vendues, pas une étiquette de catégorie. Voyez mettre en place la paie, le coût des marchandises vendues à l'annexe C et la tenue de livres.
- Vous avez un copropriétaire, ou une LLC ou un choix de société de type S en vue : l'annexe C n'est peut-être plus la bonne déclaration. Voyez changer la structure de votre entreprise et l'aide fiscale pour sociétés.
- Vous cherchez une solution de remplacement à une application abandonnée ou dont le prix a changé : voyez une application de tenue de livres pour travailleurs autonomes abandonnée et des logiciels pris en charge par votre comptable.
- Vous hésitez entre un chiffrier, un logiciel ou un spécialiste de la tenue de livres : voyez la tenue de livres dans un chiffrier et tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
- Vous conduisez pour une plateforme : voyez les déductions des chauffeurs de covoiturage et de livraison.
- L'IRS a écrit au sujet de vos livres ou de votre revenu : un avis fixe son propre délai de réponse, et les livres derrière votre réponse doivent concorder avec la déclaration. Voyez une vérification de l'IRS auprès d'une petite entreprise et l'aide fiscale pour particuliers.
Chiffres de cette page
| Chiffre | Valeur | Source |
|---|---|---|
| Revenu omis qui prolonge la période de conservation des dossiers de l'IRS à 6 ans Conservez les dossiers pendant 6 ans si le revenu non déclaré dépasse cette proportion du revenu brut indiqué dans la déclaration | 25 % | IRS : combien de temps dois-je conserver mes registres? Vérifié |
| Conservation des registres de l'impôt américain sur l'emploi Minimum, compté à partir de la date où l'impôt devient exigible ou est payé, selon la dernière de ces dates | Quatre ans | IRS : Publication 583, démarrer une entreprise et tenir des registres Vérifié |
| Plafond de la règle de sécurité de minimis sans états financiers applicables Par facture ou article; choix annuel par déclaration jointe à la déclaration initiale produite à temps, prolongations comprises; les montants doivent aussi être passés en charges dans vos livres | 2 500 $ | IRS : règlements définitifs sur les biens corporels Vérifié |
| Taux standard au mille pour déplacements d'affaires, de janvier à juin Milles parcourus pour affaires avant le 1er juillet de l'année d'imposition | 72,5 cents par mille Année d'imposition 2026 | IRS : taux kilométrique standard d'entreprise pour 2026 Vérifié |
| Taux standard au mille pour déplacements d'affaires, de juillet à décembre Milles parcourus pour affaires le 1er juillet de l'année d'imposition ou après | 76 cents par mille Année d'imposition 2026 | IRS : Announcement 2026-11 Vérifié |
| Impôt à payer prévu après retenues et crédits, qui déclenche généralement des paiements estimatifs S'applique aux particuliers, y compris les propriétaires d'entreprise individuelle et les associés | 1 000 $ Année d'imposition 2026 | IRS : formulaire 1040-ES (2026) Vérifié |
| Seuil de déclaration du formulaire 1099-NEC pour les paiements faits en 2026 Généralement, les paiements de services à déclarer faits à un même bénéficiaire en 2026; la retenue de réserve peut exiger une production quel que soit le montant | 2 000 $ Année d'imposition 2026 | IRS : suis-je tenu de produire un formulaire 1099 ou une autre déclaration de renseignements? Vérifié |
| Seuil de déclaration sur le formulaire 1099-NEC de la rémunération des non-employés pour les paiements faits jusqu'en 2025 Rémunération des non-employés de 600 $ ou plus à la case 1, selon les instructions d'avril 2025; les paiements faits après le 31 décembre 2025 suivent le seuil plus élevé. | 600 $ Année d'imposition 2025 | IRS : instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC (rév. avril 2025) Vérifié |
| Taux de retenue de réserve sur les paiements à déclarer Taux actuel de la retenue de réserve fédérale sur les paiements visés par la règle | 24 % | IRS : retenue de réserve Vérifié |
| Seuil fédéral du formulaire 1099-K pour les paiements des places de marché Les paiements des places de marché ou des applications de paiement doivent dépasser ce montant et dépasser 200 opérations avant que la déclaration fédérale des réseaux de tiers soit exigée; les opérations par carte de paiement n'ont pas ce seuil. | 20 000 $ | IRS : comprendre votre formulaire 1099-K Vérifié |
Sources officielles
- IRS : Publication 583, démarrer une entreprise et tenir des registres
- IRS : tenue de registres
- IRS : sujet no 305, tenue de registres
- IRS : utilisation des registres de logiciels de comptabilité électroniques, questions fréquentes et réponses
- IRS : instructions de l'annexe C (formulaire 1040)
- IRS : annexe C (formulaire 1040)
- IRS : Publication 334, guide fiscal pour les petites entreprises
- IRS : Publication 463, frais de voyage, de cadeaux et de véhicule
- IRS : taux standard par mille parcouru
- IRS : Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11
- IRS : paiements d'impôt estimatif
- IRS : formulaire 1040-ES, impôt estimatif des particuliers
- IRS : comprendre votre formulaire 1099-K
- IRS : instructions du formulaire 1099-K
- IRS : suis-je tenu de produire un formulaire 1099 ou une autre déclaration de renseignements?
- IRS : combien de temps dois-je conserver mes registres?
- IRS : règlements définitifs sur les biens corporels
- IRS : retenue de réserve
À propos de ce guide
Traduit du guide en anglais · Lire l'original en anglais
Il explique les règles générales pour l'année d'imposition indiquée. Il ne s'agit pas d'un conseil adapté à votre situation.
Modifications à l'original anglais
- : Première publication.