ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ: बहीखाता सौंपने से पहले की जाँचें

क्या दूसरे देश में रहने वाले बहीखाता विशेषज्ञ को रखना गलती है?

दूसरे देश में बहीखाता विशेषज्ञ रखना अपने आप में गलती नहीं है। बहीखाता विशेषज्ञ कहाँ रहता है, इससे तय नहीं होता कि व्यवस्था चलेगी या नहीं; तीन बातें यह तय करती हैं, और हर एक की ज़िम्मेदारी व्यवसाय के स्वामी पर रहती है।

मामला तब आसान नहीं रहता जब:

• बहीखाता पिछड़ा हुआ हो, या कोई नोटिस आ चुका हो
• बहीखाता विशेषज्ञ के पास पहले से बैंक की पहुँच हो और आप समझ न पा रहे हों कि काम सही है या नहीं
• पेरोल या बिक्री कर की फ़ाइलिंग बहीखाते पर निर्भर हो
• कंपनी या साझेदारी का रिटर्न उन पर निर्भर हो

इनमें से हर स्थिति इसका कारण है कि आप तय करें कि बहीखाता आगे कौन सँभालेगा, उससे पहले मौजूदा बहीखाते की समीक्षा करवा लें।

कुछ भी सौंपने से पहले इकट्ठा करें:

• काम का दायरा, लिखित में
• किसके पास कौन-सा लॉगिन है, इसकी सूची
• अनुबंध
• अकाउंटिंग फ़ाइल कहाँ होस्ट है, और वह किसके खाते में है
• आखिरी फ़ाइल किए गए रिटर्न

खुद बहीखाता रखने या किसी को रखने के बीच चुनाव के लिए अमेरिकी मार्गदर्शिका या कनाडाई मार्गदर्शिका देखें।

क्या बहीखाता विशेषज्ञ का स्थान बदलता है कि मुझे क्या चुकाना, विथहोल्ड करना या रिपोर्ट करना है?

स्थान से कागज़ी कार्रवाई बदलती है, बहीखाते की आपकी ज़िम्मेदारी नहीं। तय करने वाले तथ्य ये हैं कि काम कहाँ किया गया और बहीखाता विशेषज्ञ अमेरिकी व्यक्ति (US person) है या कनाडा का निवासी।

मेरे व्यवसाय के रिकॉर्ड कहाँ रखे जाने चाहिए, और क्या बहीखाता विदेश में बहीखाता विशेषज्ञ के क्लाउड खाते में रह सकता है?

कनाडाई व्यवसाय के लिए, विदेश में बहीखाता विशेषज्ञ का अपना क्लाउड खाता अकेले रिकॉर्ड के नियम को पूरा नहीं करता। CRA के अनुसार रिकॉर्ड कनाडा में व्यावसायिक स्थान या निवास पर रखे जाने चाहिए, और कनाडा के बाहर रखे व कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखे जाने वाले रिकॉर्ड को कनाडा में रखा नहीं माना जाता (CRA; IC05-1R1)।

• अनुमति। अपने स्थानीय CRA कर सेवा कार्यालय को लिखें। अनुमति शर्तों के साथ आ सकती है, जैसे CRA की समीक्षा के लिए रिकॉर्ड कनाडा में उपलब्ध कराना।
• प्रतियाँ। जहाँ CRA विदेश में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड की अनुमति देती है, वहाँ वह ऐसी प्रतियाँ स्वीकार कर सकती है जिन्हें उसके अधिकारी कनाडा में पढ़ सकें और जो रिटर्न के समर्थन में पर्याप्त ब्योरा दें।
• विदेश में सर्वर। CRA के अनुसार आपको उन तक पहुँचना होगा, या अपने कर्मचारियों से पहुँच करवानी होगी, और CRA के अधिकारियों को जो सिस्टम रिकॉर्ड चाहिए वे देने होंगे।
• प्रस्तुत करना। करदाता को रिकॉर्ड निरीक्षण के लिए प्रस्तुत करने होंगे, चाहे वे कहीं भी हों, और CRA कनाडा में बैकअप प्रतियाँ रखने की सलाह देती है (IC05-1R1)।

रिकॉर्ड उस आखिरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें जिससे वे जुड़े हैं; जिस वर्ष का रिटर्न समय पर फ़ाइल नहीं हुआ, उसके लिए फ़ाइल करने के दिन से छह साल। आपत्ति, अपील या CRA की माँग के कारण इससे ज़्यादा समय तक रखना पड़ सकता है (Income Tax Act, धारा 230); बहीखाता विशेषज्ञ कुछ भी मिटाए, उससे पहले व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें देखें। पूछें कि अकाउंटिंग फ़ाइल कहाँ होस्ट है; यह जवाब CRA वाले सवाल का हिस्सा है। अपने नियंत्रण वाली जगह में हर महीने एक प्रति रखना मदद करता है, पर CRA के पृष्ठ प्रतियों को स्वीकार करना अपने फ़ैसले पर छोड़ते हैं, इसलिए पहले पूछ लें।

IRS के रिकॉर्ड रखने वाले पृष्ठ पर अमेरिकी व्यवसाय के लिए जगह का कोई समान परीक्षण नहीं है। परीक्षण यह है कि रिकॉर्ड साबित करते हैं या नहीं कि रिटर्न में क्या दावा किया गया है, और नियम कहता है कि उन्हें हर समय निरीक्षण के लिए उपलब्ध रखा जाए (26 CFR 1.6001-1)। रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाए जाने के बाद, जो भी बाद में हो, कम से कम चार साल तक रखें (26 CFR 31.6001-1(e))। अगर बहीखाता विशेषज्ञ जवाब देना बंद कर दे, तो केवल आपके नियंत्रण वाली प्रति ही बहीखाते को पहुँच में रखती है।

मैं कैसे जानूँ कि ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ भरोसेमंद लगता है?

जो जाँचा जा सकता है उसे जाँचें, और रिव्यू को शुरुआत मानें: अच्छा रिव्यू दिखाता है कि ग्राहक संतुष्ट था, यह नहीं कि खाते मिलाए गए या फ़ाइलिंग सही थी।

1. वह कौन है। वीडियो कॉल, अनुबंध और भुगतान खाते से मेल खाता नाम, और एक ऐसा संदर्भ जिसे आप फ़ोन कर सकें।
2. आपके बहीखाते पर और कौन काम करता है। पूछें कि कर्मचारी या उप-ठेकेदार आपका डेटा देखेंगे या नहीं, और उनके लिए भी वही शर्तें लिखित में लें। Privacy Commissioner of Canada (कनाडा के निजता आयुक्त) के अनुसार किसी संगठन को संतुष्ट होना चाहिए कि तीसरे पक्ष के प्रोसेसर के पास नीतियाँ और प्रक्रियाएँ हैं, जिनमें कर्मचारियों का प्रशिक्षण और सुरक्षा उपाय शामिल हैं (OPC)।
3. काम का सबूत। एक नमूना मासिक पैकेज (बैंक मिलान, आय विवरण, तुलन पत्र) माँगें और ऐसे बंद महीने पर भुगतान वाला ट्रायल चलाएँ जिसके जवाब आपको पहले से पता हों।
4. सुरक्षा के तरीके। पूछें कि वे IRS की डेटा सुरक्षा मार्गदर्शिका की बुनियादी बातें कैसे पूरी करते हैं: सुरक्षा योजना, अपडेटेड एंटी-मालवेयर, अलग-अलग पासवर्ड, एन्क्रिप्शन, बैकअप और ग्राहक डेटा तक सीमित पहुँच। यह कर पेशेवरों के लिए लिखी गई है, इसलिए यह एक पैमाना है, बहीखाता विशेषज्ञों के लिए कानूनी परीक्षा नहीं।
5. लिखित अनुबंध। दायरा, समय-सीमाएँ, कौन क्या फ़ाइल करता है, फ़ाइलों का स्वामी कौन है, डेटा और कौन देख सकता है, पहुँच कैसे खत्म होगी, विवाद पर किस देश का कानून लागू होगा और दावा कहाँ सुना जाएगा।
6. योग्यताएँ, केवल तब जब वे रिटर्न तैयार करेंगे, हस्ताक्षर करेंगे या आपका प्रतिनिधित्व करेंगे। संघीय रिटर्न तैयार करने के लिए पैसे पाने वाले हर व्यक्ति को PTIN (IRS की रिटर्न तैयारकर्ता पहचान संख्या) चाहिए। Enrolled agent वे कर पेशेवर हैं जिन्हें IRS लाइसेंस देती है, और प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार (CPA) को राज्यों के लेखाकार बोर्ड लाइसेंस देते हैं। IRS वैध PTIN वाले योग्य तैयारकर्ताओं की सार्वजनिक निर्देशिका रखती है, हालाँकि उसमें न दिखने वाला तैयारकर्ता भी भरोसेमंद हो सकता है (IRS)।

फ़्रीलांस मार्केटप्लेस से मिले बहीखाता विशेषज्ञ को भी इसी तरह परखें। लिस्टिंग की रेटिंग योग्यता की जाँच नहीं है, और यहाँ के पहुँच, रिकॉर्ड और डेटा के सवाल जैसे के तैसे लागू होते हैं। पूरी सवाल-सूची और चेतावनी के संकेतों के लिए बहीखाता विशेषज्ञ रखने से पहले पूछने के सवाल देखें; रिटर्न कौन तैयार कर सकता है, इसके लिए बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA देखें।

ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ को कौन-सी पहुँच मिलनी चाहिए, और मेरे डेटा की सुरक्षा कैसे होगी?

उतनी ही पहुँच दें जितनी काम के लिए ज़रूरी है, और बैंक की मंज़ूरी व अकाउंटिंग फ़ाइल का एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन स्वामी के पास रखें। IRS व्यवसायों से कहती है कि निजी डेटा की पहुँच उन्हीं तक सीमित रखें जिन्हें उसकी ज़रूरत है, जहाँ उपलब्ध हो वहाँ मल्टी-फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन चुनें, संवेदनशील फ़ाइलें और ईमेल एन्क्रिप्ट करें, अलग सुरक्षित स्रोत पर बैकअप लें, और निजी व व्यावसायिक ईमेल खाते अलग रखें (IRS)।

किसी को पैसे हिलाने दिए बिना यह कैसे सेट करें, यह बहीखाता विशेषज्ञ को अपने खातों की पहुँच देना में है। डेटा साझा करने के बाद IRS के बताए व्यावसायिक पहचान चोरी के संकेतों पर नज़र रखें, जैसे आपके EIN के तहत रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो जाने के कारण e-file न कर पाना; वही पृष्ठ बताता है कि शिकायत कहाँ करें।

मैं ग्राहकों और कर्मचारियों की कौन-सी जानकारी विदेश भेज सकता हूँ, और उसकी ज़िम्मेदारी किसकी रहती है?

जिस व्यवसाय ने जानकारी इकट्ठा की, ज़िम्मेदारी उसी की रहती है, चाहे प्रोसेसिंग कहीं भी हो। कनाडाई व्यवसायों के लिए, Privacy Commissioner के अनुसार PIPEDA प्रोसेसिंग के लिए निजी जानकारी दूसरे देश भेजने पर रोक नहीं लगाता, और भेजने वाला संगठन उसके लिए जवाबदेह है और उसे अनुबंध या किसी और तरीके से तुलनीय सुरक्षा देनी होगी (OPC)।

• संबंधित लोगों को बताएँ। साफ़ बताएँ कि जानकारी किसी विदेशी देश में प्रोसेस हो सकती है और वहाँ की अदालतें, कानून प्रवर्तन और राष्ट्रीय सुरक्षा अधिकारी उस तक पहुँच सकते हैं।
• अनुबंध की सीमाएँ हैं। कोई अनुबंध उस देश के कानूनों को नहीं बदल सकता जहाँ जानकारी जाती है, और कुछ जानकारी इतनी संवेदनशील हो सकती है कि उसे किसी भी विदेशी क्षेत्राधिकार में भेजना ठीक न हो।
• प्रांतीय कानून भी लागू हो सकता है। Alberta, British Columbia और क्यूबेक के निजी क्षेत्र के अपने निजता कानून हैं, और Commissioner के सीमा-पार दिशानिर्देश (2009) में स्थानांतरण पर प्रांतीय नियम शामिल नहीं हैं। Alberta में, कनाडा के बाहर सेवा प्रदाता इस्तेमाल करने वाले संगठन को अपनी निजता नीतियों में देशों और उद्देश्यों के नाम बताने होंगे, और जब व्यक्तियों की जानकारी उस प्रदाता द्वारा इकट्ठा की जाए या उसे स्थानांतरित की जाए तो उन्हें सूचित करना होगा (Alberta PIPA, धाराएँ 6 और 13.1)। क्यूबेक में, संगठन को निजी जानकारी क्यूबेक से बाहर भेजने से पहले निजता पर प्रभाव का आकलन करना होगा, और वह उसे तभी भेज सकता है जब आकलन दिखाए कि लिखित समझौते के तहत उसकी पर्याप्त सुरक्षा होगी (Commission d'acces a l'information)। PIPEDA फिर भी उस निजी जानकारी पर लागू होता है जो वाणिज्यिक गतिविधियों में प्रांतीय या राष्ट्रीय सीमाएँ पार करती है, प्रांत कोई भी हो। यह संघीय रूप से विनियमित व्यवसायों के कर्मचारियों की जानकारी को भी कवर करता है; दूसरे नियोक्ताओं के लिए प्रांतीय कानून देखें (OPC)।

अमेरिकी व्यवसाय के लिए, ऊपर दिए IRS के व्यावसायिक पृष्ठ कर्मचारियों और ग्राहकों का डेटा सुरक्षित रखने की ज़िम्मेदारी व्यवसाय पर डालते हैं। सिर्फ़ वही भेजें जो काम के लिए चाहिए: लेन-देन वर्गीकृत करने वाले बहीखाता विशेषज्ञ को हर ग्राहक या कर्मचारी के पूरे पहचान नंबर की ज़रूरत नहीं हो सकती।

अगर बहीखाता गलत हो या रिटर्न देर से जाए तो ज़िम्मेदार कौन है?

आम तौर पर व्यवसाय का स्वामी, बहीखाता विशेषज्ञ नहीं। IRS कर पेशेवर पर भरोसे को उन कारणों में गिनती है जो देर से फ़ाइल करने या भुगतान को आम तौर पर माफ़ नहीं करते, और कहती है कि आपको पता होना चाहिए कि आपका तैयारकर्ता क्या फ़ाइल करता है और इसका सबूत लेना चाहिए कि आपका रिटर्न या भुगतान समय पर भेजा गया। सटीकता से जुड़े जुर्मानों के लिए IRS देखती है कि आपने अपने सलाहकार को सारी ज़रूरी जानकारी दी या नहीं और सलाहकार उस स्थिति में सक्षम व अनुभवी था या नहीं (IRS)।

कनाडा में, CRA का सर्कुलर कहता है कि तीसरे पक्ष की सेवा लेने से करदाता रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारी से मुक्त नहीं होता (IC05-1R1)।

बहीखाता विशेषज्ञ की गलती के बाद जुर्मानों के लिए अमेरिकी मार्गदर्शिका देखें; कनाडा में छूटी फ़ाइलिंग के लिए लेखाकार ने फ़ाइलिंग छोड़ दी या जवाब देना बंद कर दिया देखें।

क्या ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ मेरा रिटर्न फ़ाइल कर सकता है या मेरी ओर से IRS या CRA से बात कर सकता है?

ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ आपकी ओर से फ़ाइल या बात केवल उन सीमाओं में कर सकता है जो योग्यताएँ और आपकी दी हुई पहुँच तय करती हैं। अमेरिका में, PTIN व्यक्ति को संघीय रिटर्न तैयार करने का अधिकार देता है, लेकिन असीमित प्रतिनिधित्व के अधिकार enrolled agent, प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार (CPA) और वकीलों के पास हैं। केवल PTIN वाले तैयारकर्ता को IRS के सामने ग्राहकों का प्रतिनिधित्व करने का अधिकार नहीं है; filing season program में भाग लेने वाला तैयारकर्ता केवल उन्हीं ग्राहकों का प्रतिनिधित्व कर सकता है जिनके रिटर्न उसने तैयार किए और हस्ताक्षर किए, और केवल revenue agents, ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों और ऐसे ही IRS कर्मचारियों के सामने, अपील या वसूली में नहीं (IRS)। बाहर का जो बहीखाता विशेषज्ञ enrolled agent, CPA या वकील नहीं है, वह अपील या वसूली के मामले में आपका प्रतिनिधित्व नहीं कर सकता, और बाकी जगह उसके अधिकार सीमित या नहीं हैं। नियमित पूर्णकालिक कर्मचारी पहचान और अधिकार के प्रमाण के साथ नियोक्ता का प्रतिनिधित्व कर सकता है (31 CFR 10.7(c))। बहीखाता विशेषज्ञ को अपने IRS खाते की जानकारी पाने देने के लिए आप Form 8821 फ़ाइल कर सकते हैं; इससे वह आपकी ओर से बोल नहीं सकता या आपका पक्ष नहीं रख सकता, और प्रतिनिधित्व Form 2848 में आता है (Form 8821 के निर्देश)।

कनाडा में, आप My Business Account या Represent a Client के ज़रिए, या कागज़ पर Form AUT-01 से, अपने व्यवसाय खाते पर प्रतिनिधि को अधिकृत करते हैं। यह फ़ॉर्म केवल ऑफ़लाइन पहुँच देता है और हस्ताक्षर के छह महीने के भीतर CRA तक पहुँचना चाहिए। आप स्तर चुनते हैं: Level 1 में केवल जानकारी देख सकते हैं, Level 2 में देख और अपडेट कर सकते हैं (अधिकृत करने का तरीका; स्तर)। उस स्तर से शुरू करें जो काम के लिए ज़रूरी है।

फ़ाइलिंग बहीखाते से अलग है। CRA EFILE वह वेब सेवा है जिससे ग्राहक के T1 व्यक्तिगत रिटर्न भेजे जाते हैं। आवेदकों, या उन्हें चलाने और नियंत्रित करने वाले लोगों, का कनाडा का निवासी होना और वैध सामाजिक बीमा संख्या (SIN) होना ज़रूरी है, और रिटर्न कनाडा में तैयार और वहीं से फ़ाइल होना चाहिए (CRA)। विदेश में रहने और काम करने वाला बहीखाता विशेषज्ञ ये शर्तें पूरी नहीं करेगा। तय करें कि आपका GST/HST, पेरोल और कंपनी के रिटर्न कौन फ़ाइल करेगा, जो भी बहीखाता विशेषज्ञ आपकी ओर से फ़ाइल करने की पेशकश करे उससे पूछें कि उसके पास कौन-सा पंजीकरण है, और हर रिटर्न भेजे जाने से पहले खुद देखें।

क्या ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ को मेरे पेरोल, बिक्री कर, GST/HST और वर्षांत के नियम पता होंगे?

अपने आप नहीं। ये फ़ाइलिंग स्थानीय हैं और तय तारीखों पर चलती हैं, इसलिए बहीखाता विशेषज्ञ से यह दिखाने को कहें: आपके व्यवसाय की फ़ाइलिंग के नाम, देय तारीखें, और हर एक को कौन फ़ाइल करता है।

• अमेरिकी पेरोल। संघीय जमा लुकबैक अवधि से तय मासिक या अर्ध-साप्ताहिक (semiweekly) अनुसूची पर चलते हैं, बड़ी देनदारी के लिए अगले दिन का नियम है, और ज़्यादातर नियोक्ता राज्य बेरोज़गारी कर भी चुकाते हैं (Publication 15)।
• कनाडाई पेरोल। जमा की देय तारीखें नियोक्ता के रेमिटर के प्रकार पर निर्भर करती हैं (CRA)।
• GST/HST। रिटर्न की देय तारीख पंजीकृत व्यवसाय की रिपोर्टिंग अवधि से तय होती है (CRA)।
• अमेरिकी बिक्री कर। राज्यों के नियम अलग हैं; देखें स्थानीय या ऑनलाइन बहीखाता विशेषज्ञ।
• वर्षांत। पूछें कि वर्षांत का पैकेज कौन बनाता है और उसके बाद देय कर पर्चियाँ और फ़ॉर्म कौन जारी करता है। कनाडा में कंपनी के वर्षांत वित्तीय विवरण या अमेरिका में बहीखाते से व्यावसायिक कर रिटर्न तक देखें।

जो बहीखाता विशेषज्ञ पेरोल रन दर्ज करता है पर जमा के नियम नहीं जानता, वह छूटे हुए जमा को तब तक अनदेखा छोड़ सकता है जब तक नोटिस न आ जाए।

क्या ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ ठेकेदार है या कर्मचारी?

तथ्य तय करते हैं, अनुबंध में लिखा लेबल नहीं। IRS के अनुसार दूर से काम करने वाला कामगार common-law कर्मचारी है अगर आप तय करते हैं कि क्या और कैसे किया जाए, भले ही कामगार ने दूर से काम करना खुद चुना हो (IRS)। क्यूबेक से बाहर, CRA नियंत्रण, औज़ार, वित्तीय जोखिम और मुनाफ़े के अवसर को तौलती है; क्यूबेक की अपनी जाँच है, और CRA कनाडा के बाहर रोज़गार को विशेष स्थिति बताती है (RC4110)। कामगार के अपने देश में अलग नियम लागू हो सकते हैं, जिन्हें यह मार्गदर्शिका कवर नहीं करती। जाँचों और उपायों के लिए अमेरिकी मार्गदर्शिका या कनाडाई मार्गदर्शिका देखें।

स्थानीय बहीखाता विशेषज्ञ अतिरिक्त खर्च के लायक कब है?

स्थानीय बहीखाता विशेषज्ञ अतिरिक्त खर्च के लायक तब है जब काम में स्थानीय फ़ाइलिंग, समीक्षा या पहुँच में रहने वाले रिकॉर्ड चाहिए। फ़ीस के अंतर का तब तक कोई मतलब नहीं जब तक दायरा एक जैसा न हो, इसलिए कोटेशन की तुलना मासिक रकम से नहीं, इससे करें कि हर एक में क्या शामिल है। मासिक फ़ीस किस पर निर्भर करती है, इसके लिए अमेरिकी या कनाडाई लागत मार्गदर्शिका देखें।

स्थानीय मदद पर विचार करें जब काम में ये शामिल हों:

• पेरोल जमा या रेमिटेंस, और बिक्री कर, GST/HST या PST फ़ाइलिंग, जिनकी ज़िम्मेदारी किसी को लेनी है
• कंपनी या साझेदारी का रिटर्न जो बहीखाते पर निर्भर है
• बहीखाता जो पिछड़ा हुआ है, या पहले से आया नोटिस
• कनाडाई रिकॉर्ड जिन्हें CRA कनाडा में चाहती है
• ग्राहकों और कर्मचारियों का डेटा जिसे आप विदेश नहीं भेजना चाहेंगे

ऑफ़शोर मदद नियमित वर्गीकरण और मिलान के लिए ठीक हो सकती है, जब आप मासिक पैकेज की समीक्षा करें, एडमिनिस्ट्रेटर लॉगिन और बैंक की मंज़ूरी अपने पास रखें, बहीखाते की एक प्रति रखें, और फ़ाइलिंग कोई स्थानीय व्यक्ति सँभाले।

British Columbia में, बहीखाता उस प्रस्तावित PST विस्तार में अकाउंटिंग सेवाओं के बीच सूचीबद्ध है जिसे BC का पृष्ठ रुका हुआ बताता है (BC सरकार)। कोटेशन की तुलना से पहले पृष्ठ फिर देखें।

उदाहरण

आँकड़े समझाने के लिए हैं।

Calgary का ठेकेदार, रिकॉर्ड बहीखाता विशेषज्ञ के खाते में

Calgary का एक ठेकेदार फ़्रीलांस मार्केटप्लेस के ज़रिए विदेश के बहीखाता विशेषज्ञ को हर महीने C$800 देता है। सारी फ़ाइलें बहीखाता विशेषज्ञ के अपने क्लाउड खाते में हैं। CRA कनाडा के बाहर रखे और कनाडा से देखे जाने वाले रिकॉर्ड को कनाडा में रखा नहीं मानती, इसलिए स्वामी अनुमति के लिए कर सेवा कार्यालय को लिखता है, या फ़ाइलें कनाडा में रखने का इंतज़ाम करता है और प्रतियों पर भरोसा करने से पहले CRA से पूछता है।

Texas की LLC, पूरे बैंक लॉगिन के साथ

Texas की एक LLC भारत के एक बहीखाता विशेषज्ञ को हर महीने US$500 देती है और उसे पूरा बैंक लॉगिन दे रखा है। फिर भी हर कटौती का सबूत देने का बोझ LLC पर ही है। मान लें कि बहीखाता विशेषज्ञ बाहर का ठेकेदार है, तो वह enrolled agent, CPA या वकील की योग्यता के बिना IRS की अपील या वसूली के मामले में LLC का प्रतिनिधित्व नहीं कर सकता। LLC साझा लॉगिन की जगह एक अलग यूज़र बनाती है जिसे स्वामी हटा सके, और भुगतान की मंज़ूरी अपने पास रखती है।

Vancouver का स्टूडियो, कोटेशन की तुलना

Vancouver का एक डिज़ाइन स्टूडियो, जिसके कर्मचारी हैं और GST/HST खाता है, स्थानीय बहीखाता विशेषज्ञ के C$1,500 प्रति माह की तुलना ऑफ़शोर के C$600 से करता है। स्वामी पूछता है कि C$900 का अंतर क्या खरीदता है: समय पर पेरोल रेमिटेंस, फ़ाइल किए गए GST/HST रिटर्न, कनाडा में रखे रिकॉर्ड, और मासिक पैकेज की समीक्षा करने वाला व्यक्ति। अगर ऑफ़शोर बहीखाता विशेषज्ञ केवल वर्गीकरण और मिलान करता है, तो स्टूडियो उसकी और फ़ाइलिंग व समीक्षा के लिए स्थानीय पेशेवर की संयुक्त लागत की तुलना करता है। BC का पृष्ठ कहता है कि अकाउंटिंग सेवाओं पर प्रस्तावित PST रुका हुआ है; स्वामी किसी भी कोटेशन पर भरोसा करने से पहले इसे फिर जाँचता है।

आपके मामले में अलग?

• आपका बहीखाता महीनों या एक साल पिछड़ा है: अमेरिकी या कनाडाई पिछड़ा बहीखाता पूरा करने की मार्गदर्शिका से शुरू करें, और मौजूदा बहीखाते की समीक्षा करवाएँ।
• बहीखाता विशेषज्ञ के पास पहले से बैंक की पहुँच है और आप समझ नहीं पा रहे कि काम सही है या नहीं: अपने बहीखाता विशेषज्ञ का काम जाँचना देखें; फिर बहीखाते की समीक्षा तय कर सकती है कि यहाँ से बहीखाता कौन सँभाले।
• नोटिस या पत्र आया है: जब आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस मिले तो क्या करें पढ़ें, या कनाडा की अधूरी फ़ाइलिंग के लिए लेखाकार ने फ़ाइलिंग छोड़ दी या जवाब देना बंद कर दिया पढ़ें। नोटिस के पीछे के बहीखाते को भी समीक्षा की ज़रूरत हो सकती है।
• आप साल के बीच में बहीखाता विशेषज्ञ बदलना चाहते हैं: अपना बहीखाता विशेषज्ञ बदलना देखें।
• कंपनी या साझेदारी का रिटर्न इस बहीखाते पर निर्भर है: रिटर्न के लिए कंपनी कर देखें, और कौन क्या करता है इसके लिए कनाडाई बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA मार्गदर्शिका देखें।
• आप कनाडाई कंपनी और अमेरिकी कंपनी, दोनों का बहीखाता रखते हैं: कनाडाई कंपनी और उसकी अमेरिकी कंपनी का बहीखाता देखें।
• आप विदेश में ठेकेदारों या आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करते हैं: विदेश में ठेकेदारों को भुगतान या कनाडाई विदेशी चालान मार्गदर्शिका देखें।